Manual - Planificacion

MANUAL DE USUARIO VERSIN: 2
PLANIFICACIN EN SAP CDIGO:
CONTROLLING; Contabilidad de Ingresos y Costos FECHA: Octubre 2014
MANUAL DE USUARIO
Z_CO_PLANIFICADOR
UNIMINUTO
2014
Fecha ltimo Usuario ltimo cambio: Versin: Pgina:

cambio:
29.10.2014 dmontano 2.0 Pgina 1 de 26
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO.................................................................................................................... 2
1. Introduccin................................................................................................................................... 3
2. Objetivo......................................................................................................................................... 4
3. Alcance......................................................................................................................................... 5
4. Ingreso al Sistema......................................................................................................................... 6
3.1 Ingreso.................................................................................................................................... 6
3.2 Iconos..................................................................................................................................... 7
3.3 Barra de men........................................................................................................................ 9
3.3.1 Barra de herramientas estndar........................................................................................ 10
3.3.2 Barra de Status................................................................................................................. 10
3.4 Ingreso rpido....................................................................................................................... 10
5. Planificacin................................................................................................................................ 13
5.1 Procesos Empresariales....................................................................................................... 13
5.2Activar perfil de planificacin....................................................................................................... 13
5.3Planificacin de Centros de Costo.............................................................................................. 15
5.3.1 Transaccin KP06................................................................................................................ 15
5.4Sistemas de Informacin Reporting............................................................................................ 20
5.4.1Contabilidad de Centros de Beneficio......................................................................................20
6. Glosario....................................................................................................................................... 24
1. Introduccin
El mdulo de Controlling proporciona la informacin para facilitar las decisiones
de gestin y facilita la coordinacin, el control y la optimizacin de todos los
procesos de costos en una empresa. Esto implica registrar la planificacin tanto
el consumo de los factores de produccin de bienes como los servicios
suministrados para cumplir el objeto misional.
Adems de documentar sucesos reales, la tarea principal de Controlling es el

Seguimiento a la Planificacin a partir de la identificacin de posibles
desviaciones mediante la comparacin de datos reales con datos Plan. La
determinacin de dichas desviaciones permite controlar flujos empresariales.
En SAP-CO se gestiona la Planificacin de las cuentas correspondientes a la

Gestin financiera como clases de costos o clases de ingresos, en donde los
ingresos operacionales (41) y No Operacionales (42) se registran negativos y las

cambio:
cuentas de Becas, subsidios y descuentos (4175) positivos, al igual que las

cuentas del gasto (51 y 52) y del costo (61).
2. Objetivo
Proporcionar a los usuarios responsables de la planificacin de recursos
en cada uno de los Centros de Costo (Unidades Acadmicas y
Administrativas) en todas las Sedes del Sistema Universitario UNIMINUTO,
los conocimientos, habilidades y tcnicas para el uso especfico de
Planificacin de Recursos y facilitar su relacionamiento con la
herramienta SAP-CO
Conocer diferentes pantallas requeridas e informes, encontrar cdigos de

transacciones, acceder a las ayudas SAP y otras funciones generales que
sern de gran ayuda en este escenario administrativo financiero.

cambio:
3. Alcance
El presente manual contiene algunos temas y tcnicas que orientarn al usuario SAP CO
- FM, hacia las estructuras de planificacin de recursos: Planificacin de Ingresos, Costos
y Gastos; a nivel de Centros de Costo, Unidades Acadmicas y Administrativas para
cada Sede.
La definicin del manual permite la visualizacin de los reportes necesarios para

garantizar que la informacin registrada corresponde con la realidad financiera
esperada para una vigencia especfica.

cambio:

cambio:
4. Ingreso al Sistema
3.1 Ingreso
Verifique que en el escritorio de su mquina, se encuentre el icono SAP

LOGON.
Una vez ha ingresado dando doble clic sobre el icono, le deber aparecer el
siguiente recuadro:

cambio:
En la columna nombre, aparecern todos los Mandantes, es decir, rea de

trabajo en un ambiente SAP.
Para efectos prcticos del presente manual, el ambiente de pruebas y

capacitacin se denomina Calidad Uniminuto y el ambiente de trabajo real en
sus Sedes se debe seleccionar el ambiente correspondiente.
Una vez se ha identificado el mandante sobre el cual se quiere trabajar, se

ingresan con usuario SAP y clave correspondiente:
3.2Iconos
A fin de que el usuario se familiarice con las ventanas e iconos que SAP ofrece y
antes de estar inmersos en la herramienta y procesos propios de CO-
CONTROLLING, se presenta una coleccin de estos, los cuales muy seguramente
sern de gran ayuda para la persona que se inicia en el mundo SAP.

cambio:
Botn Nomb Funcin

r
e
Confirma los datos que se han
seleccionado o ingresado a la
Intro pantalla. Cumple la misma
funcin que la tecla Intro. No
graba los datos en pantalla.
Regresar al men Digite sobre este espacio /n y
principal automticamente regresar al
men principal.
Permite el ingreso de comandos,
Campo de
como lo son los cdigos de
comando
transacciones. Ej. OKENN
Salva el trabajo. Cumple con la
Grabar misma funcin de Grabar
contenida en el men
Retorna a la pantalla previa sin
salvar los datos. Si la pantalla
Atrs exige datos, esos datos deben ser
previamente incorporados
diligenciados. F3
Sale de la funcin que est
abierta sin salvar los datos.
Finalizar
Retorna a la pantalla inicial
men principal
Sale de la funcin que est
abierta sin salvar los datos.
Cancelar Cumple con la misma funcin de
Cancelar contenida en el men
principal.
Imprime los datos contenidos en
Imprimir
pantalla.
Busca los datos requeridos por la
Buscar funcionalidad contenida en la
pantalla.
Realiza una nueva bsqueda de
los datos requeridos por la
Buscar de nuevo
funcionalidad contenida en la
pantalla.
Primera pgina Lleva a la primera pgina.
Pgina anterior Lleva a la pgina anterior.
Pgina siguiente Lleva a la pgina siguiente.

cambio:
ltima pgina Lleva a la ltima pgina.
Permite borrar datos

Eliminar
Permite ir a la lugar donde se

Jerarqua encuentra ordenado un grupo
Permite sombrear o marcar un

dato para se eliminado
marcar
Crea una nueva sesin de trabajo

en el sistema R/3. Cumple con la
Crear una nueva
misma funcin contenida en la
sesin
opcin Sistema del men llamada
Crear modo
Permite crear un enlace bien sea
Crear un enlace a algn reporte SAP, a alguna
transaccin.
Ofrece un texto de ayuda
respecto al campo donde est
Ayuda
posicionado el cursor. Cumple con
la misma funcin de la tecla F1
Ajuste de Permite al usuario personalizar la
disposicin local presentacin de su pantalla
Permite el inicio del
Generar
procesamiento interno en el
Transaccin
sistema de una transaccin
Facilita la bsqueda y
visualizacin de datos maestros y
Mach Code cualquier otro componente dentro
del sistema.
Existen muchos otros iconos, que muy seguramente se van a utilizar pero en la
medida que el usuario vaya adentrndose al mdulo conocer su
funcionamiento y aplicacin.
3.3Barra de men

cambio:
La barra de men permite encontrar una transaccin especfica cuando no se

conoce o no se recuerda el cdigo de transaccin. El men est organizado de
acuerdo con las tareas que deben realizarse en el sistema.
Cada elemento de la barra de men se abre hacia abajo, en cada caso

mostrando opciones adicionales, as por ejemplo, puede verse que al abrir la
opcin Sistema, en la barra de men, se despliegan las opciones de crear
modo, borrar modo, valores prefijados, etc.
3.3.1 Barra de herramientas estndar
La barra de herramientas estndar contiene los botones que permiten realizar

en el sistema las acciones ms comunes como lo son Grabar e Intro. A
continuacin se indica el nombre y se explica brevemente la funcin de cada
uno de los botones.
3.3.2 Barra de Status
La barra de status ofrece informacin general en el sistema, mostrando en la

parte derecha informacin del servidor, quin es el usuario, qu transaccin
est realizando, qu mandante est empleando, etc. En la parte izquierda de la
barra de status se muestran los distintos mensajes que continuamente genera
el sistema.
3.4 Ingreso rpido

Una vez ha ingresado al sistema, la pantalla principal que muestra el men
completo de la solucin es la siguiente denominada se denomina SAP Easy
Access

cambio:
Por funcionalidad, usted puede ingresar a las diferentes transacciones de cuatro

(4) formas posibles, a saber:
i. Siguiendo las rutas de men que se indican a lo largo del manual, se

ubica en el cdigo de la transaccin y hace clic, as:
ii. Asignando el cdigo de la transaccin respectiva a la carpeta de

favoritos, haciendo clic derecho sobre la transaccin; con lo cual en
el momento de ingresar, lo ubicara directamente en la transaccin,
as:

cambio:
iii. Digitando el cdigo de la transaccin en el rea de comandos
y haciendo clic en el icono

(continuar), lo ubicara directamente en la transaccin; ejemplo:
iv. Si se encuentra trabajando dentro de alguna transaccin y necesita ir
a otra transaccin, en el icono (rea de

comandos) digite el cdigo de la transaccin anteponiendo: /N.
Por ejemplo, si se encuentra trabajando en la transaccin ZE10 y desea ir a la

KP04 (Activar Perfil de Planificacin) digite en el rea de comandos
el cdigo: /NKP04, con lo cual, el sistema
lo ubicara en la transaccin digitada, as:

cambio:
5. Planificacin
5.1Procesos Empresariales
El objetivo principal de la planificacin/modificacin ingresos/egresos en

procesos empresariales es la de asignar valores plan (ingresos costos y gastos)
a los procesos empresariales por Centro de Costo de acuerdo con la Estructura
Organizacional reflejada en el Sistema de Informacin para cada Segmento,
Centro de Operacin o Sede, a fin de realizar anlisis comparativos, preventivos
de lo que puede suceder en un periodo definido.
Adems de documentar sucesos reales, la tarea principal del Controlling, es la

planificacin. Estas Planificaciones determinan desviaciones mediante la
comparacin de datos reales con datos de plan. La determinacin de dichas
desviaciones permite controlar flujos empresariales.
La Planificacin permite determinar las desviaciones de estas cifras cuando

compara estos valores plan con los costos realmente producidos en el mismo
ejercicio o en ejercicios anteriores. Estas desviaciones sirven como una seal
para hacer las modificaciones necesarias en los procesos empresariales y se
visualizan como comparacin de costos Real vs. Plan a travs de la Transaccin
S_ALR_87013326.
La planificacin de centros costo (CeCo) forma parte del proceso de

planificacin empresarial global. La caracterstica principal del clculo de costos
es que se planifican los valores y las cantidades para plazos especificados,
independientemente de los valores reales de perodos anteriores.
El subproceso de incorporacin de la planificacin detallada de ingresos, costos

y gastos facilitar para la vigencia 2015 la comparacin de costos Real vs. Plan
en los diferentes escenarios. La planificacin tendr como base el presupuesto
financiero y se creara en la versin plan real identificada como versin cero (0).
5.2 Activar perfil de planificacin

cambio:
A travs de la transaccin KP04, Activar perfil de planificacin. Se activa el

perfil de planificacin, previo para ejecutar cualquier proceso de planificacin
empresarial en el sistema.
Perfil de planificacin definido para Uniminuto, sociedad 2000 Z1
Seguidamente confirme y quedar activo el perfil de planificacin.

cambio:
Este procedimiento debe ser ejecutado para determinar la entrada en el sistema

del plan financiero o presupuesto operativo aprobado por las mximas
directivas institucionales mediante la transaccin KP06.
5.3Planificacin de Centros de Costo
La planificacin de centros de costo implica la introduccin de cifras plan para

costos, gastos, precios o los valores estadsticos para un centro de costo
particular y un perodo de planificacin determinado. Puede determinar las
desviaciones de estas cifras cuando compara estos valores plan con los costos
realmente producidos. Estas desviaciones sirven como una seal para hacer las
modificaciones necesarias en sus procesos empresariales.
5.3.1 Transaccin KP06
Se inicia el proceso de planificacin de costos, gastos e ingresos.

cambio:

cambio:
Las versiones de
planificacin se pueden
numerar como: 1, 2, 3...
Planificacin de Enero a Y estn supuestas a
Junio, para el primer modificacin, copia u
periodo 2015. otros procesos. La
versin 0 es la versin
Vigencia de la
definitiva y es con la
planificacin
De acuerdo a los grupos de CeCo,

podemos diligenciar este campo.
Valores fijos, representan: el

fondo de recursos propios, el
rea funcional estndar de
UMD y el grupo de cuentas
PO-2015, que agrupa
costos, gastos e ingresos.
Seleccionar la entrada libre
para valores y cuentas, lo que
nos permite incluir en SAP
datos para el clculo del
presupuesto.

cambio:
Al pulsar este icono (F5), pasamos a la siguiente pantalla resumen:
Antes de ingresar las cuentas y los valores

del plan, debemos verificar que este CeCo,
corresponda al que necesitamos incluirle
informacin.
Posicionando el cursor en la columna Cl.

Coste (cuenta), en la primera fila puede
pegar o diligenciar los valores; Si desea
pegar datos de otra hoja de clculo, es
importante tener presente el nmero de

cambio:
Previamente, he verificado el nmero mximo de filas que aparecen en mi

pantalla de SAP (para este ejemplo: 19 filas) por lo anterior, nicamente puedo
copiar este mismo nmero de filas de la hoja de clculo donde se encuentran
los datos y llevarlos a SAP.
Para este ejemplo, necesito copiar los datos de 22 filas, el proceso es el

siguiente: Primero copio los datos de la hoja de clculo (Ctrl+C) de la fila 1
hasta la fila 19 y los pego (Ctrl+V) en SAP:
Solo pudimos cargar hasta la

cuenta de vigilancia; bajamos para
pegar las otras tres cuentas y sus
valores.

cambio:
Luego, copio los datos de la hoja de clculo (Ctrl+C) de la fila 20 hasta la fila 22:
Y los pego (Ctrl +V) en SAP.

cambio:
Este proceso se repite cuantas veces sean necesarias hasta finalizar el ingreso
de todos los datos de la hoja de Excel. Para guardar en SAP dichos valores se
deber dar clic en el cono .
5.4 Sistemas de Informacin Reporting.
Uniminuto utilizar la funcionalidad estndar de sistema de informacin

ofrecido por SAP para la contabilidad de centros de beneficio, a travs de la
transaccin S_ALR_87013326 Grupo CeBe: Plan/Real/Desviacin, cada
usuario podr consultar los valores cargados para cada CeBe en cada
cuenta.
5.4.1 Contabilidad de Centros de Beneficio.
Ingresa a la transaccion de reporte para CeBe, mediante el arbol de menu

digitando directamente
en el area de comandos , de la siguiente forma:

cambio:
Una vez entramos a la transaccion, llenamos los campos obligatorios de la

siguiente manera:
Para este campo, escogemos el

grupo de CeBe que estamos
presupuestando.

cambio:
Ejecutamos con (F8) y obtenemos el siguiente reporte, que nos muestra

exactamente lo que hemos cargado al sistema:
Para guardar este reporte, podemos hacer clic en el icono , y seleccionar la

opcin Traspasar informe a XXL.

cambio:
A continuacin realizamos una pequea configuracin de cmo queremos

visualizar los datos, escogiendo las siguientes opciones.
Nmero de cuenta, las dems opciones no son relevantes.
Seleccionar
Tabla para
visualizar los
datos
Seleccionamos Microsoft Excel para visualizar los datos en Excel y pulsamos

Enter.

cambio:

cambio:
6. Glosario
Sociedad CO: Clave que identifica una sociedad CO de forma unvoca. La
sociedad CO representa en costos la unidad organizativa superior.
Clase de costo (Cl. coste): Las clases de costo son posiciones de plan de
cuentas relevantes para el clculo de costos. Se emplean para registrar todos
los costos en la totalidad del sistema de clculo de costos; hace referencia a las
cuentas del PUC, para el ejercicio 2015 con la planeacin de entrada libre, se
cre el grupo PO-2015, que trae todas las cuentas necesarias y que ingresamos
con Ctrl C, Ctrl V desde las herramientas de clculo del presupuesto.
Centro de costo: Es la unidad organizativa dentro de una Sociedad CO, que

representa el lugar donde se producen los costos.
Centro de Beneficio: Son reas especficas de negocio de la empresa,

representan los negocios bajo los cuales se quiere medir la rentabilidad interna.

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Permite ir a la lugar donde se

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La barra de men permite encontrar una transaccin especfica cuando no se

Cada elemento de la barra de men se abre hacia abajo, en cada caso

3.3.1 Barra de herramientas estndar

La barra de herramientas estndar contiene los botones que permiten realizar

3.3.2 Barra de Status

La barra de status ofrece informacin general en el sistema, mostrando en la

3.4 Ingreso rpido

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Por funcionalidad, usted puede ingresar a las diferentes transacciones de cuatro

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