CAPACITAMOS A MANDOS MEDIOS

Curso
Habilidades de Direccin
para Mandos Medios"

MDULO 2: DELEGACIN

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Mdulo 2: Delegacin

Comencemos ahora por el significado de la palabra Responsabilidad.

Qu significa Responsabilidad?

Es responder ante los dems por las cosas confiadas a nuestro

cuidado.

As como la empresa asigna una determinada responsabilidad al

supervisor y ciertos recursos (materias primas, gente, herramientas y
elementos adecuados al tipo de tareas para su grupo), al mismo
tiempo se deben asignar la autoridad necesaria para que la
responsabilidad pueda ser asumida.

Por lo expuesto, podremos concluir que:

La autoridad se delega.

La responsabilidad no se delega, se asigna.

Son conceptos estrechamente unidos.

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Qu es entonces, Delegar?

Delegar es pasar a un nivel inferior una unidad completa de trabajo,

junto con la necesaria responsabilidad y autoridad para llevarla a
cabo.

Y para que esto sea posible, el conductor deber creer en el

colaborador, formarlo, orientarlo y brindarle herramientas, como as
tambin darle responsabilidad, autoridad y confianza para que
funcione con criterio autnomo.

Y qu NO es delegar?

Asignar trabajo normalmente.

Dar a los supervisados todos los trabajos desagradables.
Dar a los supervisados a ltimo momento todo lo que Ud. no
pudo terminar.
Dar a los supervisados solamente una oportunidad.
Permitir que los supervisados propongan exactamente lo que
Ud. tena en mente en primer lugar (y solamente eso).

Sienta la tranquilidad de
DELEGAR una tarea y
que su colaborador la
ejecutar hasta llegar a
la meta

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Prctica

Vamos a analizar las tareas que hace actualmente y que podra

empezar a delegar:

1. Qu tareas podra delegar? (Puede incluir tareas operativas

que Ud hace actualmente, proyectos nuevos, etc)

2. Quin est capacitado para hacer esas tareas? (Puede incluir

las personas que actualmente estn capacitadas para realizar esas
tareas)

Si quiere puede utilizar esta grilla para responder las preguntas

anteriores:

Tareas Persona Capacitada

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Los beneficios de Delegar

Si delegamos para hacer superar una debilidad o bien para optimizar

las habilidades ms destacadas de un subordinado, lograremos que
se sume al equipo otorgndole una ms fuerte sensacin de que est
acompaado para el logro de sus objetivos.

Al llevar a los empleados hacia reas de inters y darles objetivos

claros con suficientes estructuras de desafo, estamos formando
trabajadores motivados y un clima de mutua confianza y desarrollo.

Adems de mejorar la calidad del personal, delegar le permitir:

Ahorrar tiempo.
Alivianar la presin del trabajo.
Liberarse de tareas rutinarias.
Dedicarse a deberes administrativos y planificacin de
proyectos.
Desarrollar personal ms fuerte y responsable.
Dar a entender a los empleados que su trabajo es ms
importante.

Aviso Importante: no caer en la tentacin

Debemos permitir que nuestros subordinados cometan errores y

ayudarles a aprender de ellos, dentro de un marco de riesgo acotado.
An cuando hayamos delegado, podemos sucumbir ante nuestro
impulso de proseguir el trabajo, dejando que nos domine.

En muchas oportunidades recibimos nuevamente lo delegado y

destruimos la autoridad de nuestro subordinado. Pero es importante
saber que con frecuencia los subordinados refuerzan una misma
conducta, porque inconscientemente tambin desean evadir
responsabilidades.

Por qu habra un profesional de delegar trabajo a otro? Por lo

general, porque est demasiado ocupado para hacer todo el trabajo
solo y porque necesita ms tiempo para pensar y planificar. La
delegacin efectiva puede hacer que todo siga su curso cuando el jefe

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no est presente. Puede fortalecer la moral, ayudar a las personas a

desarrollarse y descubrir potencialidades.

Declaraciones de una secretaria:

Mi jefe se recibi de psiclogo y cree que entiende a las personas y

que sabe cmo delegar tareas. Solo delega cuando la carga de
trabajo es excesiva y trata de dar un buen ejemplo trabajando
mucho. Siempre controla todo exhaustivamente, no tienen tiempo
para compartir objetivos conmigo, no puede soportar que alguien
haga las cosas diferente que l, rara vez le cree a otra persona, y es
implacable con los errores. En realidad, o te sents desmoralizada o
trabajs para l como una zombi.

Mitos de la delegacin

Analizaremos algunos mitos o creencias que hacen que las personas

pongan excusas para no delegar. Sabemos que NO es su caso, pero
otras personas que no tomaron este curso a veces caen en estas
creencias sin proponrselo ;-)

1. No se puede confiar en que los empleados sean

responsables
En algunos casos los empleados son tan jvenes (de 18 a 22
aos) que ni siquiera tienen la nocin de la palabra
responsabilidad. El jefe no tienen la suficiente confianza con ese
empleado y es por eso que no delega.

2. Al delegar se pierde el control sobre la actividad y su

resultado
Cuando usted delega, el control lo tiene su empleado y l
decide cuando y cmo realizar la tarea delegada. Recuerde que
l sabe que cuenta con su apoyo y que tiene los recursos que
usted le dio para llevar a cabo con xito ese trabajo.

3. Ud. es el nico que tiene todas las respuestas

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Por supuesto que es usted quien tiene mayor informacin que

su empleado ya que este se encuentra en un nivel inferior del
organigrama. Cuanto ms arriba se encuentre mayor
informacin tendr y cuanto ms abajo, mayor operatividad
realizar. Es su deber bajar la informacin necesaria.

4. Ud. puede hacer el trabajo ms rpido

Muchos gerentes comerciales suelen decir esta creencia o mito,
ya que ellos fueron vendedores anteriormente y conocen las
encrucijadas de la venta y los atajos para llegar a los objetivos.
Su experiencia hace que pueda hacer ms rpido una tarea,
pero ahora es su funcin capacitar a su gente para que ellos
desarrollen nuevas habilidades.

5. Al delegar se diluye la autoridad

Algunos piensan esto y usted?
Nuestra respuesta es no. Sabemos que su autoridad permanece
intacta y que sus empleados estarn facultados para realizar
esas tareas que le permiten mantener la llama de la motivacin
encendida para ir a trabajar todos los das.

6. Si delega el reconocimiento lo tendrn sus colaboradores

y no usted
Cuando trabajamos en equipo el logro se lo atribuye a todo el
equipo. En las empresas de hoy las individualidades tienen a
pasar a un segundo plano.

7. Sus empleados estn demasiado ocupados

Una vez una gerente de operaciones de una empresa de
turismo nos dijo esta frase. Ella no encontraba a un empleado
libre para que tipee una nota que tenan que presentar al
directorio. Qu hizo? Se puso a escribirla ella misma en su PC.
No decimos que alguna vez lo haga, sino que al convertirse en
una creencia, ya deja de ser cuestionada.
La compaa no estar pagando un sueldo elevado para el
tipeo de este tipo de notas?

8. Los empleados no ven el cuadro completo

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Si el proceso de delegacin fue rpido por cuestiones operativas

y urgentes, a veces no se le transfiere al empleado el marco
general de para qu tiene que realizar esa tarea.

9. Delegar insume mucho tiempo y esfuerzo

Claro que s. El tiempo de entrenamiento y capacitacin del
personal y tambin el tiempo de pensar el proceso para que
usted ya no sea el ejecutor de esa tarea.

Fundamentos para una delegacin eficaz

Hay cuatro pasos fundamentales para desarrollar una delegacin

eficaz:

a) Escoger una persona competente

Si estamos delegando para que se lleve a cabo un trabajo o

simplemente para ayudar a un empleado a prepararse, es importante
que se evale tanto el trabajo como la persona asignados.

Resultar necesario tener expectativas razonables en relacin con lo

que puede hacer el trabajador, para lo cual debemos preguntarnos si
no estamos delegando demasiado pronto o a alguien que no se
encuentre apto para realizarlo apropiadamente.

b) Explicar objetivos

Hay situaciones en las que un directivo ha delegado un trabajo a un

subordinado y ambos continan desempeando sus tareas
animadamente hasta llegado el tiempo lmite cuando se dan cuenta
de que tenan ideas diferentes acerca del trabajo asignado.

Para que esto no ocurra, se debern definir claramente, desde un

principio, los resultados esperados y las lneas de autoridad, aunque
con cierta flexibilidad, dejando al empleado utilizar su propia
iniciativa.

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c) Brindar autoridad y los medios necesarios

Es tal la importancia de este paso que de no haberse realizado an, el

trabajo no habr sido delegado en su totalidad, con lo cual provocara
una sensacin de frustracin en el empleo y una prdida de tiempo al
directivo, mayor al que le hubiese tomando hacer l mismo el
trabajo.
Tanto el dirigente como el empleado, necesitan entender los lmites y
la autoridad que estn implcitos en el trabajo asignado.
As como el empleado debe saber de quin depender para pedir
asistencia, aquellos a quienes afecte el nuevo poder del subordinado,
debern ser notificados.

d) Mantenerse en contacto

Hay muchos mtodos tiles para supervisar el trabajo de un

subordinado: informes estadsticos de desarrollo, sesiones de revisin
entre el empleado y subordinado, informes de personas involucradas
con el proyecto, etc.

Mantenerse en contacto es una forma cmoda de supervisin, porque

con el delegar viene el dejar actuar. An as, es importante destacar
que ningn empleado se sentir confiado si un supervisor lo sofoca
con una excesiva supervisin.

Qu necesita SOLTAR para

delegar efectivamente?

Qu lo mantiene ATADO que

no permite delegar?

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Prctica

Tmese unos minutos y conteste por favor los siguientes puntos:

1. Observe si Ud. est trabajando ms horas que sus empleados,

si lleva trabajo a casa con frecuencia o si deja demasiadas
tareas inconclusas.
Identifique sus objetivos personales y el tiempo que le
demandar implementar una delegacin efectiva de ciertas
tareas regulares. Si su personal no est capacitado para
manejar ese trabajo, planifique cmo capacitarlo.

2. Analice cuidadosamente sus responsabilidades laborales, sus

tareas diarias y su agenda semanal y despus decida si hay
tareas que Ud. est haciendo por otros y que los dems podran
muy bien realizar por s mismos. En ese caso, planifique un
proceso de delegacin adecuado para revertir la situacin.
Pregunta de ayuda: Se beneficiara usted persuadiendo a los
clientes internos (o al personal de otros sectores de la empresa)
para que realicen algunas de sus tareas?

3. Planifique la delegacin de una tarea especfica a un

empleado principiante. Decida usted cul ser esa tarea, defina
los pasos a seguir, la autoridad y la capacitacin necesarias.
Discuta el tema con la persona elegida y pdale un feedback
franco de cmo usted pens el proceso de delegacin.

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PARA EJERCITAR DURANTE LA PROXIMA SEMANA!!!

Piense en su mejor jefe y cmo este delegaba las tareas a sus

colaboradores.

Qu diferencia ve entre esa delegacin y la que usted est

realizando en esta nueva semana?

Qu est necesitando SOLTAR para que pueda delegar an ms?

(Puede soltar confianza a una persona nueva o puede generar
confianza en personas que an no la tienen, o puede soltar prejuicios
de hechos antiguos que hacen que usted no confe en cierta gente)

Hasta el prximo mdulo !

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