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DNC Deteccion de Necesidades de Capacita PDF
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1
Contenido
INTRODUCCIN ......................................................................................................................................................3
GLOSARIO ..................................................................................................................................................................4
BAS E TERICA.........................................................................................................................................................5
FINALIDAD DE LA DNC............................................................................................................................................5
A NTECEDENTES.........................................................................................................................................................5
OBJETIVOS DE LA DNC ............................................................................................................................................6
CONSIDERACIONES PRELIMINARES ........................................................................................................................7
METODOLOGA .......................................................................................................................................................8
DETECCIN INDIVIDUAL DE REQUERIMIENTOS DE CAPACITACIN..................................................................8
CARACT ERIZACIN DE NECESIDADES DE CAPACIT ACIN POR PROYECT O......................................................9
SNT ESIS DE NECESIDADES DE CAPACITACIN POR PROYECTO ........................................................................9
CONSOLIDADO DE NECESIDADES GLOBALES DE CAPACITACIN....................................................................10
ES TRATEGIAS PARTICIPATIVAS .................................................................................................................11
CONFERENCIA DE BSQUEDA................................................................................................................................11
TKJ ...........................................................................................................................................................................12
CUEST IONARIO........................................................................................................................................................13
ESCALA ESTIMATIVA DE ACTIT UDES....................................................................................................................14
ENT REVISTA.............................................................................................................................................................14
APLICACIN ...........................................................................................................................................................17
PLANIFICACIN DE LA DNC..................................................................................................................................17
ENT REVISTA CON LOS DIRECTORES DEL PROYECTO ..........................................................................................17
ENT REVISTA CON FUNCIONARIOS.........................................................................................................................18
DISEO DEL PLAN PRELIMINAR............................................................................................................................18
PRESENTACIN DEL PLAN PRELIMINAR ..............................................................................................................18
A JUSTES AL PLAN PRELIMINAR............................................................................................................................19
REVI SIN DEL PLAN A JUSTADO CON LOS DIRECT ORES.....................................................................................19
DISEO CURRICULAR.............................................................................................................................................19
SIST EMATIZACIN DE LA METODOLOGA............................................................................................................20
DOCUMENTOS........................................................................................................................................................21
FORMULARIOS.........................................................................................................................................................21
REPORTE PLAN PRELIMINAR.................................................................................................................................21
REPORTE PLAN FINAL............................................................................................................................................22
DISEO CURRICULAR.............................................................................................................................................22
HERRAMIENTAS ...................................................................................................................................................23
FORMULARIO INST ITUCIONAL...............................................................................................................................23
FORMULARIO PERSONAL .......................................................................................................................................24
M AT RIZ DE CONSOLIDACIN POR PROYECTO ....................................................................................................26
M AT RIZ DE CONSOLIDACIN GLOBAL ................................................................................................................27
CONCLUS IONES Y RECOMENDACIONES ................................................................................................28
BIB LIOGRAFA.......................................................................................................................................................29
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Introduccin
La presente gua metodolgica es el producto de la
sistematizacin de los pasos previos que se tomaron al disear
la planificacin de la capacitacin a proyectos TICs financiado
por el Instituto Internacional para la Comunicacin y el
Desarrollo. Este trabajo cobra mayor relevancia, pues el IICD,
considera a la capacitacin, un factor clave dentro de su
estrategia de intervencin.
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Glosario
Capacitacin
Toda actividad formal, que se realice para dotar a un funcionario, participante de un
evento de nuevos conocimientos o herramientas necesarias para mejor sus
competencias laborales.
Competencia
Habilidades, destrezas y actitudes que disponen los funcionarios para desempear su
rol en una organizacin.
Evento de capacitacin
Se consideran como evento de capacitacin a seminarios, cursos, talleres, programas
que tengan objetivos de entrenamiento, formacin o educacin continua.
Funcionario
Persona que trabaja en una organizacin, empresa, institucin o proyecto que cumple
un rol especfico y participa en ellos a travs del ejercicio de responsabilidades y
cumplimiento de funciones. En este gua se entiende adems como las personas que
participan en un proyecto de desarrollo en el rol de promotores, facilitadores y
beneficiarios.
Plan de Capacitacin
Matriz que consolidad los eventos de capacitacin de una organizacin, para un
perodo determinado de tiempo. Comnmente se preparan planes anuales.
Rapport
El rapport se refiere a la relacin armoniosa entre el entrevistado y el entrevistador.
Significa desarrollar un sentido bsico de confianza lo cual permite el flujo de
informacin desde el informante a su interlocutor. Podra decirse que es un espacio
que hay entre la indiferencia y la "amistad profunda de los amigos".
TKJ
Mtodo de exploracin de ideas. Se basa en el arte japons de formular problemas. La
T es de team o grupo o equipo y KJ de Jiro Kawakita, antroplogo japons inventor
de sto, usado primero para integrar datos de antropologa y actualmente usado
ampliamente en gerencia.
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Base terica
Finalidad de la DNC
El proceso de Deteccin de Necesidad de Capacitacin DNC, tiene como finalidad
descubrir, integrar y priorizar necesidades de capacitacin a partir del anlisis de las
capacidades que le son requeridas a las personas para desempear adecuadamente
las distintas actividades y roles laborales y especficamente para este trabajo su rol en
un proyecto TIC.
Antecedentes
Muchos autores, directrices y tratados reconocen cuatro etapas relativas a la gestin
de la capacitacin:
Para nuestro caso entenderemos como DNC al proceso de anlisis de las brechas de
competencias, reflejadas por carencias de conocimientos, habilidades o actitudes que
se observen en los funcionarios y que afectan el cabal cumplimiento de las funciones
que estn bajo su mbito de responsabilidades.
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Necesidades de
Capacitacin
(Carencia de
competencias)
Competencias Competencias
iniciales deseadas
La primera conclusin de este concepto es que se trata de la prim era etapa del
proceso y, por lo mismo, la calidad de sus resultados impactan directamente en todas
las otras fases de la gestin de la capacitacin, en cualquier tipo de organizacin.
Objetivos de la DNC
La DNC es un proceso continuo que se orienta a los siguientes objetivos generales:
1. Identificar las principales tareas que realizan los funcionarios, detectando las
principales debilidades que impidan o afecten a la calidad de su cumplimiento.
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Consideraciones preliminares
La acuciosidad con que se realice esta recoleccin de antecedentes contribuir a
establecer programas de capacitacin que trasciendan el horizonte de la planificacin
anual, por ejemplo- y, por lo mismo, permitir ir monitoreando el cierre de las brechas
a lo largo del tiempo, en una perspectiva estratgica.
Si bien, para aplicar el proceso de DNC se debe contar con perfiles de competencias,
o al menos descripciones de cargos, actualizadas y completas, es razonable esperar
que en muchas instituciones esta realidad no sea tal. En esos casos, se deber
trabajar a partir del conocimiento concreto que se alcanza como resultado de la
experiencia en el cargo as como de la observacin de los resultados que se logran
con diversos niveles de conocimientos y/o habilidades. Este tipo de opiniones se suele
denominar juicio experto y, si bien, puede provocar errores, permite al menos lograr
algn tipo de aproximacin respecto al capital humano que se posee y lo que falta,
para desempear de manera integral y eficiente una determinada funcin laboral.
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Metodologa
En la siguiente seccin se encuentra una propuesta de instrumentos para identificar
las principales brechas de conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes que
existan al interior de una organizacin, a partir de las cuales, una vez priorizadas y
conciliadas con las disponibilidades presupuestarias, definirn el correspondiente Plan
de Capacitacin.
Nivel
Caractersticas de la capacitacin (cursos, seminarios, etc)
de profundidad
Se requieren conocimientos actualizados de alto nivel, con
Avanzado
la finalidad de dominar plena e integralmente el tema.
Se requiere un dominio global de los principales contenidos
Medio del tema, sin que se precise acceder a los aspectos de uso
experto
Se requiere conocer el tema en sus aspectos primarios,
Bsico para entender de qu se trata y establecer requerimientos
que corresponde que sean resueltos por otras personas.
Ninguno No se requiere conocimientos en el tema.
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El instrumento propuesto debe ser muy breve con la finalidad de asegurar una alta
tasa de respuestas que, al no demandar mucho tiempo, implique un adecuado anlisis
de cada consulta sobre la que se deba pronunciar el funcionario.
Esta encuesta debe permitir una mirada lo ms global posible de las carencias o
debilidades del rea de trabajo, proyectada hacia los temas de mayor importancia que
demandarn competencias especficas en el futuro inmediato para el respectivo
equipo laboral. Por la misma razn, se podra incluir una consulta especfica respecto
de las tecnologas de la informacin de manera de dar cuenta de un componente clave
en los conocimientos requeridos para una gestin eficiente bajo los nuevos
paradigmas de competitividad y productividad.
Importancia de la necesidad
Prioridad Alta 3 puntos
Prioridad Media 2 puntos
Prioridad Baja 1 punto
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Consolidado de Necesidades Globales de Capacitacin
Con estos antecedentes, se estar en condiciones de elaborar y presentar un
Consolidado de Necesidades Globales de Capacitacin, que corresponde a la ltima
fase del proceso.
Dnde:
a= Funcionario con necesidad detectada en su contenido y nivel de
profundidad requerido.
b= Importancia de esta necesidad (clasificacin realizada por la jefatura del
rea)
c= Nmero de reas en que se detect una misma brecha, en un mismo
nivel de profundidad.
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Estrategias Participativas
A continuacin se describen cinco estrategias participativas que podran ser utilizadas
dentro del proceso de la DNC, para facilitar el relevamiento de informacin, la revisin
de las necesidades o la identificacin de problemas o carencias de capacitacin. Est
por dems sealar que estas estrategias no son las nicas, pero son las ms usuales
dentro del contexto que nos ocupa.
Conferencia de bsqueda
Objetivo
Alcanzar una dimensin ms concreta del problema o caso a analizar y generar
opciones novedosas que permitan entablar relaciones ms estrechas entre quienes, a
causa de una aparente incompatibilidad o conocimiento parcial, no han podido llegar a
un acuerdo.
Caractersticas
Lugar: Se desarrolla en un lugar sin distractores y aislado.
Tiempo sugerido: De tres a cinco das.
Los participantes no necesitan ser expertos en la materia, ms bien requiere que
sean participantes de la situacin a analizar.
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Determinar las polticas posibles a considerar para asegurar el logro de los
objetivos.
Asumir compromisos de colaboracin en las diversas fases o etapas a desarrollar.
Aplicaciones
Anlisis del futuro probable, deseable y posible.
Identificacin de las variables que inciden en pro o contra de una situacin ideal
Planteamiento de estrategias, programas y polticas a corto, mediano y largo
plazos.
Limitaciones
Requiere de una preparacin cuidadosa y una planeacin conjunta entre el
personal o participantes y los organizadores del proceso.
Un grupo muy heterogneo puede inhibirse o manipular la participacin la
participacin de los menos expertos. Para ello, debe cuidarse el trabajo con
equipos equilibrados, en los que las diversas tendencias sean proporcionales.
Inversin econmica para sufragar costos de alquiler del rea, alimentos, estancia,
etc.
TKJ
Objetivo
Obtener una aproximacin cientfica y sistemtica de informacin que oriente la
solucin de problemas.
Aplicaciones
Anlisis de la realidad.
Determinacin inicial de estrategias de trabajo.
Formulacin de objetivos generales y particulares, as como los planes y acciones
a seguir para su logro.
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Limitaciones
El conductor debe estar ubicado o ser uno ms de los conocedores de la situacin a
analizar y comportarse con imparcialidad al seleccionar la informacin que emane de
las participaciones.
Ventajas
Permite la ubicacin concreta y concisa de la problemtica.
La elaboracin de la hiptesis del problema es generada por quienes viven la
situacin a analizar, desde varios puntos de vista y reales.
Conjuga la experiencia de los participantes y su reflexin como parte del proceso
que se vive.
Cuestionario
Objetivo
Obtener informacin, en trminos de opinin, sobre un asunto o tema determinado,
con datos que permitan identificar las medidas de tendencia central: media (promedio),
mediana y moda y la relacin matemtica de sus variables.
Aplicaciones
Cuando el tamao de la muestra impide un contacto personal como el que se da
en una entrevista.
Cuando se requiere una gran cantidad de informacin sobre opiniones diversas.
Cuando se cuenta con la herramienta para el procesamiento de los datos.
Limitaciones
Tiempo para la elaboracin de los reactivos y su piloteo. Requiere el apoyo de un
conocedor de la aplicacin de pruebas estadsticas y la interpretacin de los
resultados.
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Ventajas
Puede aplicarse de manera colectiva, la informacin cualitativa se convierte en
cuantitativa, se involucra a los participantes del caso y se les toma opinin.
Crear un ambiente de confianza a fin de que la gente responda sin inhibiciones
pues se mantiene el anonimato. Las respuestas pueden reflejar de mejor forma lo
que, en otros casos, los participantes opinan.
Aplicaciones
Para medir actitudes sobre planteamientos posibles o reales
Limitaciones
Requiere inversin de tiempo, aunque un poco menos que el cuestionario. Las
actitudes no siempre representan compromisos
Ventajas
Por su fcil elaboracin no se requiere entrenamiento complejo a los diseadores
del instrumento. Puede aplicarse de manera colectiva.
Crear un ambiente de confianza a fin de que la gente responda sin inhibiciones
pues se mantiene el anonimato.
Entrevista
Cuando hablamos de identificar necesidades para la capacitacin es indispensable
poder contar con la mayor informacin posible que nos permita delimitar de una
manera ms congruente los cursos y programas a ofrecer. No olvidemos que en la
medida en que tengamos ms claridad de lo que necesitan los participantes, mayor
ser xito en la implementacin del Plan de Capacitacin.
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Es en este contexto que cobra especial atencin la entrevista como una herramienta
que precisamente permite optimizar el trabajo a desarrollar en el mbito de la
identificacin de necesidades. Para este fin, se requiere contar con bases
metodolgicas para llevar a cabo una entrevista amena, atinada y que deje en el
entrevistado la sensacin de haber recibido a un entrevistador sensible que le orient
para analizar e identificar sus necesidades de capacitacin o actualizacin profesional,
en un marco de respeto en cuanto a sus puntos de vista y conocimientos previos. La
entrevista suele ser muy socorrida en los mtodos informales para la identificacin de
necesidades.
En una entrevista, -incluso en alguna que dure slo unos cuantos minutos- se deben
considerar una serie de aspectos para fortalecer el cumplimiento de los objetivos y
metas del personal responsable de llevar a cabo la identificacin de necesidades.
El objetivo de la entrevista
Centrar la atencin en su entrevistado
Considerar los apoyos vs. las limitaciones en antesala
La idea principal
El producto final
La amistad
Empata (saber ponerse en el lugar del otro y que el otro se ponga en mi lugar)
Confort emocional (confianza)
Identidad del entrevistado
La transferencia
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En el caso de la transferencia, cabe mencionar que al principio de una relacin
interpersonal, los tres primeros minutos suelen ser los ms representativos para
causar una impresin de quienes somos. En el contexto de la entrevista, se procura en
los primeros momentos guardar una distancia (esfera emocional) que salvaguarde la
integracin de ambas partes. Segundos despus y a travs de un buen rapport se
deben logran acercamientos que permitan un encuentro, entre entrevistador y
entrevistado, como dos personas con mutuos intereses y caractersticas similares.
La autoestima de la persona
La necesidad de logro
La retroalimentacin y comunicacin bilateral
El reforzamiento diferencial y,
El cierre
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Aplicacin
En esta seccin se describen los pasos que deben darse al aplicar la metodologa de
la DNC, se incluye la lista de involucrados, el objetivo de la actividad y algunas
recomendaciones.
Planificacin de la DNC
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Entrevista con funcionarios
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Ajustes al Plan Preliminar
Diseo Curricular
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Sistematizacin de la metodologa
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Documentos
Los documentos producidos a lo largo de la DNC, son los siguientes:
Formularios
Dirigido a Directores de proyecto, y
Participantes de los cursos
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Reporte Plan Final
Dirigido a Directores de proyecto
Director General
Diseo Curricular
Dirigido a Directores de proyecto
Participantes de los cursos
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Herramientas
Se desarrollaron dos formularios, para el relevamiento de informacin institucional y pers onal y
dos matrices para la consolidacin de datos.
Formulario institucional
1. Datos generales:
Nombre de la organizacin:
Direccin:
Telfono(s):
Correo electrnico:
Nombre del Proy ecto:
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6. Cuales cree que son los temas o materias relacionadas con TIC que su
equipo necesita manejar para el cumplimiento de las metas del proyecto?:
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Formulario Personal
Formulario 2: Cuestionario de Informacin y Necesidades de los integrantes del proy ecto TIC
El objetivo de este cuestionario identificar las habilidades, conocimientos y necesidades de los
integrantes de los proyectos TIC con la finalidad de disear y planificar el programa de capacitacin.
1. Informacin general:
1.1 Nombre de la
organizacin:
1.2 Ttulo del Proyecto:
1.3 Nombre:
1.4 Cargo en el Proyecto:
1.5 Formacin / Ocupacin:
1.6 Lugar de trabajo:
1.7 Correo electrnico:
1.8 Telfono: 1.9 Fecha:
2.2 Cuales son sus actividades o tareas espec fic as relacionados a las TIC en el proyecto?
usted utilizasistema
2.4 Qu co mputadora?
operativo PC-Windows: Mac: PC-Linux:
utiliza (indique la versin)?
2.5 Qu caractersticas tiene Procesador: Mem Ram: Disco
o tendr su comput adora? Duro:
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3. Conocimiento de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin:
Conocimientos actuales
# Temas de TIC Indique en que nivel cree que se encuentran sus
conocimient os actuales:
Mantenimiento preventivo de
1 Ninguno Bsico Intermedio Avanz ado
hardware y software
2 Manejo de Procesador de Textos Ninguno Bsico Intermedio Avanz ado
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Matriz de Consolidacin por Proyecto
Organizacin:
Proyecto:
Observacione s:
1.
2.
3.
Costo Costo
Ref.(*) Talleres Persona s Hora s Hora Total
Sub-total (a)
Viticos
#
Pers. Orgen Horas Talleres Talleres Viticos Costo
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Matriz de Consolidacin Global
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Conclusiones y Recomendaciones
1. La Deteccin de Necesidades de Capacitacin involucra una
serie de etapas y desarrolla herramientas que buscan
determinar objetivamente las demandas reales de
mejoramiento de competencias laborales.
2. La DNC debe ser implementada utilizando herramientas
participativas que tenga validez su aplicacin
3. Para que el resultado de la DNC tenga mayor efectividad,
debe insistir que los proyectos definan lo antes posible al
equipo de personas involucradas. El hecho de variar
continuamente quita consistencia a la herramienta.
4. El ajuste de la versin final del Plan de Capacitacin deber
tomar en cuenta sobre todo limitaciones de tipo
presupuestario, lo que marcar el alance de ste.
5. Debe considerarse que el Plan de Capacitacin en su
versin final, an estar sujeto a cambios dependiendo de la
dinmica propia de cada organizacin y proyecto.
6. Hay que tomar en cuenta que en general las organizaciones
que llevan adelante proyectos de desarrollo tienen
prioridades diferentes y que el cambio de participantes,
fechas y otros datos logsticos debern ajustarse
continuamente.
7. Por todo esto, debe considerar a la DNC como un ejercicio
que facilitar el diseo de un plan que necesariamente
tendr que ser muy flexible en su aplicacin.
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Bibliografa
1. ANUIES (1996). Proyecto Nacional 7.2, documento interno. 1988; citado por
Crdenas Lara. H. en "Educacin Continua en el Mundo". Mxico: Asociacin
Mexicana de Educacin Continua A. C.
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