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ANEXO TECNICO No2 MANUAL OPERATIVO PDF
ANEXO TECNICO No2 MANUAL OPERATIVO PDF
REPBLICA DE COLOMBIA
DIRECCION DE PENSIONES Y OTRAS PRESTACIONES
PROGRAMA
DE PROTECCIN SOCIAL AL ADULTO MAYOR
- HOY COLOMBIA MAYOR
MANUAL OPERATIVO
Bogot Colombia
Marzo de 2015
En cumplimiento de lo previsto en el artculo 2 de la Resolucin 1370 del 2 de mayo de 2013, con la
cual se actualiz el Manual Operativo del Programa de Proteccin Social al Adulto Mayor, hoy
Colombia Mayor, que previ que los ajustes que requiera el Manual Operativo se harn a travs de
anexo tcnico elaborado por la Direccin de Pensiones y Otras Prestaciones del Ministerio del Trabajo
y ante la expedicin del Decreto 455 del 28 de febrero de 2014 se hace necesaria la integracin de
este anexo tcnico al Manual Operativo de que trata la Resolucin 1370 de 2013, para tal fin se tomar
el contenido del Anexo Tcnico 1 reemplazndolo integralmente por este nuevo anexo as como el
contenido integral de cada ttulo del Manual Operativo.
Pueden ser beneficiarios del programa los colombianos que: (i). Han residido los ltimos 10 aos en el
Pas, (ii). Con una edad de 3 aos menos de la edad que rija para adquirir el derecho a la pensin de
vejez de los afiliados al Sistema General de Pensiones y (iii). Clasificados en los niveles 1 y 2 del
SISBEN que carecen de rentas o ingresos suficientes para subsistir, es decir, son personas que o
viven solas y su ingreso mensual no supera medio salario mnimo mensual vigente, o viven en la calle
y de la caridad pblica, o viven con la familia y el ingreso familiar es inferior o igual al salario mnimo
mensual vigente o residen en un Centro de Bienestar del Adulto Mayor o asisten como usuarios a un
centro diurno, o los indgenas de escasos recursos que residen en resguardos.
Los adultos mayores de escasos recursos que se encuentren en proteccin en Centros de Bienestar
del Adulto Mayor y aquellos que viven en la calle de la caridad pblica; as como los indgenas de
escasos recursos que residen en resguardos a quienes por dichas circunstancias no se les aplica la
encuesta Sisbn, podrn ser identificados mediante listado censal elaborado por la entidad territorial o
Resguardo Indgena. La identificacin y elaboracin de los listados censales de la poblacin indgena
para la asignacin de subsidios se efectuar de conformidad con lo previsto en el artculo 5 de la Ley
691 de 2001 y las normas que la modifiquen adicionen o sustituyan. No obstante, cuando las
autoridades tradicionales y legtimas lo soliciten, podr aplicarse la encuesta SISBN.
El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF seleccionar a las madres comunitarias, previa
verificacin del cumplimiento de los requisitos descritos. Una vez se realice dicha seleccin el ICBF
deber remitir al encargo fiduciario, los soportes correspondientes que acrediten el cumplimiento de los
requisitos. El Consejo Directivo del Fondo de Solidaridad Pensional con base en el presupuesto que
apruebe determinar anualmente, un nmero mximo de cupos para las madres comunitarias.
Las personas que dejaron de ser madres comunitarias a partir de la entrada en vigencia de la Ley
1450 de 2011 y que no renan los requisitos para acceder a una pensin, ni sean beneficiarias del
mecanismo de Beneficios Econmicos Peridicos, tendrn acceso a un subsidio de la subcuenta de
subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional, el cual ser complementado por el Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar, siempre y cuando renan las condiciones para acceder a ste. Los
cupos sern asignados anualmente por el Comit Directivo del Fondo de Solidaridad Pensional.
La asignacin de los subsidios en el programa enfrenta al igual que en otros programas de asistencia
social, situaciones en las cuales la demanda potencial supera el nmero de cupos asignados.
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Condiciones que conllevan al establecimiento e implementacin de una metodologa de priorizacin,
que permita seleccionar a los adultos mayores ms pobres de todos los entes territoriales del pas.
La metodologa de priorizacin es una herramienta tcnica que permite valorar las condiciones
socioeconmicas de los aspirantes al subsidio y ordena a los adultos mayores del ms pobre al menos
pobre, con relacin a los criterios de priorizacin, respetando el derecho al turno y a la igualdad.
Como resultado de ello, se han definido criterios de priorizacin de beneficiarios, siendo requisito
indispensable para todas las personas que resulten favorecidos del subsidio econmico haber sido
sometidos a la metodologa de priorizacin propuesta. Dando prioridad en la asignacin del subsidio a
quienes obtengan el puntaje ms alto, a partir de este procedimiento se configura la base de datos de
potenciales beneficiarios, en la cual se encuentran registrados los adultos mayores que esperan ser
beneficiados con el programa; del orden establecido en esta base se determina el ingreso de los
nuevos beneficiarios bien sea por novedades generadas por las causales de retiro o por ampliacin de
cobertura.
Es importante sealar que es competencia del ente territorial en este caso las reas delegadas para la
coordinacin del programa, realizar la seleccin y priorizacin de beneficiarios de conformidad con lo
previsto en el pargrafo 2 del artculo 30 del Decreto 3771 de 2007. Los adultos mayores que aspiran
ingresar al programa se inscriben en la alcalda del municipio donde residan y previa verificacin del
cumplimiento de requisitos y priorizacin por parte del municipio son incluidos en la Base de
Potenciales Beneficiarios, base que es remitida por el Alcalde con las fichas de priorizados, fotocopia
de cdula de ciudadana, certificacin del puntaje del Sisbn, certificado de postulacin. Para el caso
del SISBEN y para efectos del registro en Colombia Mayor en Lnea, podr ser validado mediante
cruce de informacin que se realizar directamente con la base certificada por el DNP, tomando la
fecha de corte con la cual se realiza la validacin, y el certificado para postulacin al subsidio del
Programa Colombia Mayor. Dicha informacin deber ser remitida al Administrador Fiduciario de los
recursos del Fondo de Solidaridad Pensional o su delegado, con base en lo anterior, el ingreso se da
en el orden de turno de la base de datos de potenciales beneficiarios.
Los entes territoriales debern remitir la certificacin suscrita por el adulto mayor en donde ste
manifieste: no contar con pensin, no recibir otros susidios para la vejez en dinero, otorgados por
alguna entidad pblica, que sumado con el subsidio del Programa de Proteccin Social al Adulto
Mayor sea superior a medio SMMLV. No percibir una renta por alguna actividad o bien en cuanta
superior que no excedan el medio salario mnimo legal mensual vigente, no contar con ingresos
superiores a los siguientes: 1). Si el adulto mayor vive solo su ingreso mensual no supera el salario
mnimo mensual legal vigente y 2). Si vive con su familia el ingreso familiar es inferior o igual al salario
mnimo legal mensual vigente. (Anexo formato de Certificacin), el cual deber ser remitido dentro del
proceso de priorizacin.
Surtido este proceso, la informacin allegada por los municipios es cruzada con las bases de datos
disponibles a nivel nacional por parte del administrador fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional,
entre las que se encuentran (Base de Datos nica de Afiliados BDUA y Base de Compensacin,
Aplicativo de Cargue y Descargue de Archivos de Supervivencia CDA, Fondo de Pensiones Pblicas
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del Nivel Nacional- FOPEP, Registro nico de Afiliados RUAF, Registro nico de Aportantes RUA,
Bases de datos de pensionados: Colpensiones, Administradoras de Fondos de Pensiones, FOMAG,
Fuerzas Militares, Polica, Ecopetrol y dems regmenes especiales, Base de datos del Sisbn y
dems bases que se consideren pertinentes).
Lo anterior con el fin de realizar en segunda instancia la constatacin del cumplimiento de requisitos,
luego de analizar los resultados, se ingresan a la base de potenciales beneficiarios del nivel nacional
las personas que no presentan ninguna inconsistencia y tomando como referente las fichas remitidas
por el municipio se ingresan los criterios de priorizacin los cuales se califican a partir del
procesamiento de datos y de all se genera el turno que corresponde a cada beneficiario.
En el caso particular de las madres comunitarias que pueden acceder al subsidio econmico directo
del programa, le corresponde al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF-, realizar la
priorizacin aplicando los criterios establecidos para el programa y remitir al administrador fiduciario los
soportes documentales de conformidad con el procedimiento establecido para el ingreso normal de
cualquier adulto mayor establecido en el presente documento.
1. Percibir una renta entendida como la utilidad o beneficio que se obtiene de alguna actividad o
bien en cuanta superior a la establecida en el numeral 3 del artculo 30 del Decreto 3771 de
2007 modificado por el Decreto 4943 de 2009. (Soporte: Resultado de cruce de las bases de
datos pertinentes y/o validaciones de informacin reportada por los municipios).
2. Percibir otro subsidio a la Vejez en dinero, que sumado con el del Programa de Proteccin
Social al Adulto Mayor que sea superior a 1/2 SMMLV otorgado por alguna entidad pblica.
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(Soporte: Resultado de cruce de las bases de datos pertinentes y/o validaciones de informacin
reportada por los municipios).
3. Por percibir una pensin (Soporte: Resultado de cruce de las bases de datos pertinentes y/o
validaciones de informacin reportada por los municipios).
4. Por fallecimiento (Soporte: Resultado de cruce de las bases de datos pertinentes y/o
validaciones de informacin reportada por los municipios).
5. Cuando se encuentre que se incumplen los requisitos o se presenta modificacin de los
requisitos de ingreso entre otros la edad y nivel del Sisbn o se encuentren incursos en alguna
causal de retiro. (Soporte: Resultado de cruce de las bases de datos pertinentes y/o validaciones
de informacin reportada por los municipios)
6. Cuando la persona no es posible ubicarla se debe garantizar el derecho a la defensa.
Lo anterior para no incurrir en el ingreso de una persona que no cumpla con los requisitos para
pertenecer al programa y por ende en la realizacin de pagos indebidos que conlleven a un posible
detrimento patrimonial. No obstante lo anterior, los retiros de aspirantes de la base de potenciales
beneficiarios sern informados por el administrador fiduciario al municipio o distrito respectivo, para
que se adelanten las acciones de verificacin del caso respetando, respetando el debido proceso y el
derecho a la defensa. En el evento que el ente territorial compruebe que la persona debe ser
reingresada a la base de potenciales beneficiarios, deber reportarlo nuevamente, con los soportes
documentales que acrediten tal situacin al administrador fiduciario, para que sea incluido sin
esperar un nuevo corte de actualizacin de la priorizacin y manteniendo la fecha de inscripcin al
programa con la que fue enviada inicialmente.
En el proceso de seleccin de beneficiarios que adelante la entidad territorial, debe aplicar los
siguientes criterios de priorizacin:
La aplicacin de los anteriores criterios de priorizacin busca seleccionar como beneficiarios del
programa exclusivamente a los adultos mayores en las condiciones de pobreza ms crticas.
El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF, priorizar a las madres comunitarias, aplicando
los criterios descritos y remitir al administrador fiduciario los soportes documentales, segn lo
establece el presente Manual.
Para el caso de las personas que dejaron de ser madres comunitarias a partir de la entrada en
vigencia de la Ley 1450 de 2011 y no renan los requisitos para obtener una pensin, ni sean
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beneficiarias del mecanismo de Beneficios Econmicos Peridicos (BEPS) el Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar deber aplicar los siguientes criterios de priorizacin:
Los puntajes que se deben aplicar para cada criterio de priorizacin se determinan en la siguiente
tabla:
Las personas adultas mayores de 100 y ms aos de edad que sean ingresadas a la base de
potenciales beneficiarios del programa por parte de los municipios, sern ingresadas de manera
automtica de existir cupos disponibles en el municipio donde resida el potencial beneficiario.
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TABLA CRITERIOS DE PRIORIZACIN DE PERSONAS QUE DEJEN DE SER MADRES
COMUNITARIAS (NO PENSIN NI BEPS)
Criterio de priorizacin Puntaje
1- Edad
57-60 -3
61-65 3
66-70 4
71 y ms 5
2- Tiempo de permanencia Programa Hogares Comunitarios de Bienestar Familiar
Ms de 10 aos y hasta 15 aos 2
Ms de 15 aos y hasta de 20 aos 5
Ms de 20 aos 8
3- Minusvala o discapacidad fsica o mental
S 2
No 0
La edad para acceder a esta proteccin ser en todo caso tres (3) aos inferior a la que rija en
el Sistema General de Pensiones para los afiliados, siendo a partir del 1 de enero de 2014, si
son mujeres 54 aos y 59 aos para hombres
El criterio se certifica con la cdula de ciudadana amarilla con hologramas de acuerdo con lo
establecido por el Decreto 4969 de 2009. (Conforme lo establecido en la Circular 12 del 8 de
febrero de 2012 expedida por el Registrador Nacional mediante la cual da aplicacin al
artculo 25 del Decreto ley 019 del mismo ao, se elimina la certificacin de contraseas o
comprobante de documentos en trmite que solo constituyen constancia de que un ciudadano
solicit la expedicin de la cdula de ciudadana, y que por ende no son documentos de
identificacin.
De acuerdo con la Metodologa Versin III del Sisbn y de conformidad con la Resolucin
2182 de 2014, se han determinado los siguientes puntos de corte:
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Este criterio se aplica dando prioridad a las personas adultas mayores que se encuentran en
el listado censal, luego primer nivel y por ltimo a las personas del segundo nivel.
Que implique que el beneficiario no pueda valerse por s mismo y requiera de un tercero para
su cuidado, (debe certificarse por el mdico de la EPS de acuerdo con el rgimen que le
sea aplicable al beneficiario o por el mdico de la IPS pblica, cuando el adulto mayor no se
encuentre afiliado al Sistema General de Seguridad Social en Salud; diligenciando el formato
respectivo que hace parte de este manual, o por la instancia que determine la normatividad
vigente).
Ser jefe de hogar (mujeres y hombres) con personas a cargo. Dicha informacin debe ser
suministrada por el aspirante al subsidio bajo la gravedad del juramento y de ser posible
verificada mediante visita domiciliaria por el ente territorial.
5. Ser adulto mayor que vive solo y no depende econmicamente de ninguna persona:
Se hace necesario contemplar las situaciones de cuando viven solos y tienen un ingreso
mensual inferior a medio salario mnimo mensual legal vigente, o viven en la calle y de la
caridad pblica. Lo que significa que el adulto mayor no cuenta con personas que le
suministren los medios para su subsistencia. Dicha informacin debe ser suministrada por el
aspirante al subsidio bajo la gravedad del juramento y de ser posible verificada mediante visita
domiciliaria por el ente territorial.
6. Haber perdido el subsidio al aporte en pensin por llegar a la edad de 65 aos y no contar
con capacidad econmica para continuar efectuando aportes a dicho sistema.
En este evento, el beneficiario deber informar que con este subsidio realizar el aporte a
pensin con el fin de cumplir los requisitos. Este criterio se utilizar cuando al beneficiario le
hagan falta mximo 100 semanas de cotizacin y debe estar certificado por la administradora
del Rgimen de Prima Media con Prestacin Definida.
Dentro de las causales de prdida del derecho al subsidio se ha establecido el traslado a otro
municipio o distrito; no obstante, el beneficiario podr volverse a inscribir para ingresar al
programa, en la entidad territorial en la que resida en la actualidad; lo cual, no significa el
otorgamiento del subsidio; pues deber someterse al procedimiento inicial, incluido la
aplicacin de los criterios de priorizacin, posteriormente ser inscrito dentro de la listas de
espera de adultos mayores que cumplen con los requisitos. Podr ser certificada la prdida
del subsidio por el municipio donde estuvo como beneficiario o por el administrador fiduciario
del Fondo de Solidaridad Pensional
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9. Tiempo de permanencia Programa Hogares Comunitarios de Bienestar Familiar
Es el periodo de tiempo certificado por las instancias que el ICBF determine, respecto de la
participacin en el Programa de Hogares Comunitarios de Bienestar Familiar de las personas que
dejaron de ser madres comunitarias a partir de la entrada en vigencia de la Ley 1450 de 2011.
Los anteriores criterios se aplican a cada beneficiario potencial de un subsidio directo o indirecto y su
informacin se debe registrar en una base de datos de potenciales beneficiarios, procediendo a
ordenar de mayor a menor puntaje y el ingreso estar condicionado al orden establecido, respetando
el derecho al turno y el derecho a la igualdad la informacin se encuentra sistematizada a nivel
nacional y se actualizar cada seis (6) meses por parte de los entes territoriales, en este evento el
ICBF se asume como ente territorial, para tal fin el administrador fiduciario del Fondo de Solidaridad
Pensional informar a los municipios del pas y al Instituto el cronograma y procedimiento a tener en
cuenta.
La entidad territorial, el ICBF, resguardo o Centro de Bienestar del Adulto Mayor o Centro Diurno,
seleccionarn y priorizarn los beneficiarios
La seleccin o ingreso de nuevos beneficiarios al programa puede darse por novedades o por
ampliaciones de cobertura. Para cualquiera de las situaciones de ingreso el Ente Ejecutor (la entidad
territorial, el ICBF, resguardo o Centro de Bienestar del Adulto Mayor o el Centro Diurno), son los
responsables de la seleccin y priorizacin de los beneficiarios. Instancias que debern desarrollar
todas las actividades que consideren pertinentes, garantizando la transparencia en el proceso de
seleccin, como visitas domiciliarias que conlleven un estudio socio econmico del aspirante que tenga
por objeto determinar las condiciones reales del aspirante al subsidio, cruces de bases de datos de los
posible beneficiarios con la informacin de fallecidos, SISBEN, Oficinas de Instrumentos Pblicos,
informacin generada por juzgados, personera, y dems entidades municipales o bases de datos
disponibles a nivel nacional que pueden corroborar el cumplimiento de requisitos por parte de los
aspirantes a ser beneficiarios.
La asignacin de los cupos, ya sea por liberacin de cupos o ampliacin de cobertura se debe realizar
en estricto orden de priorizacin. Es decir, se debe asignar el subsidio a la persona que sigue en turno
en la base de potenciales beneficiarios priorizados luego de efectuada la ltima asignacin.
Una vez se conocen los cupos asignados al municipio por ampliacin de cobertura o los cupos a cubrir
por novedades del programa, se procede a seleccionar los beneficiarios utilizando la base de
priorizados en estricto orden, conforme a los puntajes arrojados por los criterios de priorizacin
conforme la base de datos sistematizada a nivel nacional y que es remitida por el administrador
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fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional a todos los municipios del pas con la informacin de
turnos.
Todos los entes territoriales y el ICBF deben mantener actualizada la base de datos de potenciales
beneficiarios y remitirla cada seis (6) meses al administrador fiduciario, para que este inicie el
procedimiento de ingreso automtico de beneficiarios previa validacin de la informacin del posible
beneficiario con las alcaldas, distritos y el ICBF.
En el evento de presentarse empate en la sumatoria del puntaje total obtenido en la aplicacin de los
criterios de priorizacin; el primer criterio a tener en cuenta para el desempate es la fecha de
nacimiento otorgando el mayor puntaje a la persona de mayor edad.
Si aplicado lo anterior contina presentndose empate, se tomar como tercer criterio que el adulto
mayor que presente discapacidad misma que debe haber sido certificada por el mdico tratante
diligenciando el formato previsto para tal fin.
De continuar el empate el cuarto criterio a considerar es que la persona figure en el listado censal del
municipio donde reside.
El sexto criterio a aplicar en caso de continuar el empate es que el adulto mayor viva solo.
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A las personas que dejaron de ser madres comunitarias a partir de la entrada en vigencia de la Ley
1450 de 2011 y no renan los requisitos para tener una pensin ni sean beneficiarias del Servicio
Social Complementario de los Beneficios Econmicos Peridicos BEPS, se les aplica como causales
de prdida del subsidio los numerales 1, 2, 3, 4, 7 y 8. Las novedades de las personas beneficiarias
sern reportadas al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad Pensional por el
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, conforme con el procedimiento previsto en este
manual.
1- Muerte del beneficiario: La comprobacin sobre el fallecimiento de una persona puede ser
certificada por el Registro Civil de Defuncin expedido por la Registradura Nacional del Estado Civil, o
el Registro Civil de defuncin expedido por las Notaras, y tambin a travs de las actas de defuncin
que sirven de soporte para dicho registro diligenciada en los trminos establecidos en el artculo 7 del
Decreto 1171 de 1997. Vale la pena aclarar que para efectos del bloqueo se realizar con base en los
cruces realizados a travs del Aplicativo de Cargue y Descargue de Archivos de Supervivencia CDA
o cualquier otra base de datos que indique su fallecimiento.
3-. Percibir una pensin: En el proceso de verificacin se hace necesario efectuar cruces de
informacin con las entidades departamentales, municipales y nacionales que reconocen y pagan
pensiones que cubran las contingencias de invalidez, vejez o muerte; con el Registro nico de
Aportantes - RUA de la UGPP como mecanismo de verificacin y con cualquier otra base de datos que
indique que se ha reconocido una pensin.
4-. Percibir una renta. Entendida como la utilidad o beneficio que se obtiene de alguna actividad o
bien en cuanta superior a la establecida en el numeral 3 del artculo 30 del Decreto 3771 de 2007
modificado por el Decreto 4943 de 2009, esto es: Se trata de personas que se encuentran en una de
estas condiciones: Viven solas y su ingreso mensual no supera medio salario mnimo legal mensual
vigente; o viven en la calle y de la caridad pblica; o viven con la familia y el ingreso familiar es inferior
o igual al salario mnimo legal mensual vigente; o residen en un Centro de Bienestar del Adulto Mayor;
o asisten como usuario a un Centro Diurno. Se debern realizar cruces de informacin de acuerdo
con la evolucin de los sistemas de informacin, y se podrn realizar estudios socio econmicos
cuando se tengan indicios que la persona o su grupo familiar tienen ingresos provenientes de rentas a
travs de los cuales se pueda identificar un posible incumplimiento de requisitos de conformidad con lo
citado en la norma.
5-. Percibir otro subsidio a la Vejez en dinero. Percibir otro subsidio a la Vejez en dinero, que
sumado con el del Programa de Proteccin Social al Adulto Mayor que sea superior a 1/2 SMMLV
otorgado por alguna entidad pblica. (Soporte: Resultado del cruce de las bases de datos pertinentes
e informacin reportada por los municipios).
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Con la base de datos de los beneficiarios de programas dirigidos a personas adultas mayores que
financie el municipio o el nivel nacional; y dems bases de entidades disponibles, al igual que
mediante controles o visitas domiciliarias, entre otras. Se deber validar que al recibir la simultaneidad
de subsidios no supere la cuanta establecida para tal efecto.
Es de aclarar que los subsidios que se otorgan con recursos de la Subcuenta de Subsistencia del
Fondo de Solidaridad Pensional, son excluyentes, en el sentido de que no se puede ser beneficiario de
dos o ms subsidios para la vejez simultneamente que superen medio salario mnimo legal vigente.
Para el caso del Servicio Social Complementario de Beneficios Econmicos Peridicos - BEPS, el
Decreto 604 de 2013, en su artculo 13, habilita la posibilidad de entregar de manera simultnea
subsidio de Colombia Mayor y subsidio BEPS.
6-. Mendicidad comprobada como actividad productiva. Para su verificacin se debe realizar
seguimiento y visita al beneficiario por parte de la oficina encargada del programa en la entidad
territorial. Su ejecucin puede apoyarse en la prensa escrita y hablada, en testimonio de la comunidad
o de sus lderes. Este proceso se debe acompaar con la personera y veedores del ente territorial.
8-. Traslado a otro municipio o distrito: Para determinar el traslado de un beneficiario a otro
municipio, se hace necesario mantener las bases de datos e informacin de beneficiarios actualizada a
fin de poder constatar por medio de visita domiciliaria el traslado. Esta actuacin se puede realizar
durante los periodos de pago realizados bimestralmente, el municipio debe realizar esta verificacin e
informar al administrador fiduciario. En caso tal que el administrador tenga conocimiento de un
presunto traslado de municipio, deber informar al municipio respectivo, para que ste adelante las
acciones pertinentes de verificacin.
Para su confirmacin se hace necesario informar por medios masivos de comunicacin, realizar
reunin de asamblea de beneficiarios y dems acciones que se consideren necesarias, por parte del
municipio, para garantizar el debido proceso y el derecho a la defensa.
9-. No cobro consecutivo de subsidios programados en dos giros. El no cobro de dos giros
programados en forma sucesiva por parte del beneficiario, sin que el adulto mayor reporte, comunique
o informe al municipio los motivos que han impedido el cobro, da inicio a la verificacin y localizacin
del beneficiario, actividad que se puede adelantar apoyndose en los medios de comunicacin hablada
y escrita, contacto con los familiares, visita domiciliaria, edictos o cualquier otro medio que considere el
municipio o distrito.
8-. Retiro voluntario: El beneficiario del programa, podr a criterio y decisin propia informar al
Alcalde del Municipio donde reside o al ICBF segn corresponda, mediante comunicacin escrita su
voluntad de no continuar en el programa renunciando al subsidio. Recibida la solicitud por parte del
alcalde, este proceder reportar la novedad al administrador fiduciario.
9-. Cambio de modalidad de subsidio. La gestin operativa de los subsidios directos e indirectos,
tiene una variacin en su administracin; y teniendo en cuenta que existen beneficiarios que pasan de
directos a indirectos o viceversa, se abre la posibilidad para registrar el retiro, y as, abrir paso a que el
beneficiario, pueda cambiar de modalidad de subsidio.
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10-. Retiro por cambio de condiciones de ingreso establecidos por el Programa de Proteccin
Social al Adulto Mayor hoy denominado Colombia Mayor relacionadas con ajustes en fecha de
nacimiento que generan variacin en edad y cambios en el puntaje del Sisbn.
De generarse un cambio en la fecha de nacimiento que haya originado el pago de subsidios sin que el
beneficiario cumpliera el requisito de edad debe procederse a solicitar la restitucin de recursos de
manera inmediata
La aplicacin de cada una de las causales de retiro del programa demanda un debido proceso y el
respeto al derecho a la defensa de los beneficiarios. Los retiros realizados por los Entes Ejecutores
(Entes Territoriales, Centros de Bienestar al Adulto Mayor) o el ICBF debern contar con soportes
documentales. Es de precisar que de comprobarse falsedad en la informacin suministrada o intento
de conservar fraudulentamente el subsidio por parte del beneficiario o en los eventos en los que se
compruebe que el beneficiario percibe ingresos el ente territorial o el ICBF deben realizar las
denuncias respectivas ante los organismos de control, situacin que conlleva a adelantar las acciones
judiciales a que haya lugar para la recuperacin de los recursos, en razn a que stos son recursos
pblicos recibidos bajo circunstancias de falsedad. Para tal fin, el ente territorial o el ICBF debern
establecer acuerdos de pagos y comunicar al administrador fiduciario para que ste a su vez le
suministre la informacin de la cuenta en la cual se deben consignar el dinero por concepto de los
reintegros y realice el respectivo seguimiento.
Bloqueos o Suspensiones:
El administrador fiduciario solicita cruces peridicos de la base de datos de los beneficiarios del
programa con las bases de datos de Fondo de Pensiones Pblicas del Nivel Nacional FOPEP.,
Registro nico de Aportantes RUA, registro que contiene la informacin de todos los ciudadanos que
han aportado o se encuentran aportando al Sistema de Seguridad Social Integral, Base de Datos
nica de Afiliacin BDUA y base de Compensacin que contiene informacin de las personas
afiliadas al Sistema General de Seguridad Social en Salud junto con el Ingreso Base de Cotizacin por
el cual se realizan los aportes, Bases de datos de Entidades Administradoras de Pensiones, y visitas
domiciliarias, estudios socioeconmicos, entre otras, con el fin de validar la condicin que presentan
los beneficiarios, las condiciones de vulnerabilidad y el cumplimiento de requisitos, constatando que no
se encuentre incurso en ninguna de las causales de retiro.
De acuerdo con el avance del programa se pueden implementar otro tipo de bloqueos diferentes a los
hoy existentes, los cuales tomarn como referente la base de datos con la cual se realice el cruce, o la
entidad que es fuente de la informacin del cruce. Si como resultado de los mencionados cruces, se
encuentra que un adulto mayor del programa figura en ellos y se requiere una accin de verificacin,
se genera un bloqueo preventivo, los cuales pueden ser:
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h) Otros
Bloqueo pensionado:
El bloqueo para los beneficiarios localizados en dichas bases de datos ser inmediato, por cuanto no
estara cumpliendo con el numeral 3, del Artculo 37. Prdida del derecho al subsidio. El beneficiario
perder el subsidio cuando deje de cumplir los requisitos establecidos en la normatividad vigente y en
los siguientes eventos: 3. Percibir una pensin. El cual fue modificado por el Decreto 455 de 2014.
La deteccin de los adultos mayores del programa en condicin de pensionado estar sujeta a la
informacin recibida de las bases de datos que provienen de la fuente primaria de informacin, con las
que se realiza el cruce de informacin.
Lo anterior, permitir al ente territorial verificar la condicin de pensionado para concluir si existe
causal de retiro o no, procediendo a comunicar la novedad con los respectivos soportes documentales
al administrador fiduciario.
Para los casos de bloqueo pensionados localizados en bases de datos de Colpensiones, FOPEP,
Fuerzas Militares, Ecopetrol, FOMAG y dems, se debern realizar anlisis similares al descrito en
bloqueo BDUA observando principalmente el tipo y monto de la prestacin. De esa manera se podrn
encontrar beneficiarios que percibieron una indemnizacin que por ser pagos nicos, son compatibles
con los beneficios del programa dado que no son un ingreso constante. Es de precisar, que se podrn
identificar pensiones de invalidez, vejez, sustitucin o sobreviviente, casos que debern ser sometidos
a verificacin del municipio. Teniendo claro que dentro de los requisitos de ingreso en el numeral 3 del
artculo 30 del Decreto 3771 de 2007, se establece: carecer de rentas o ingresos suficientes para
subsistir. Se trata de personas que se encuentran en una de estas condiciones: Viven solas y su
ingreso mensual no supera medio salario mnimo legal mensual vigente; o viven en la calle y de la
caridad pblica; o viven con la familia y el ingreso familiar es inferior o igual al salario mnimo legal
mensual vigente, por tanto para la verificacin se deber establecer, si la persona cumple con las
condiciones de ingreso mensual, definidas en el artculo descrito.
Lo anterior, permitir al ente territorial determinar si existe causal de retiro o no, procediendo a
comunicar la novedad con los respectivos soportes documentales al administrador fiduciario.
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Salud, Administradoras de Fondos de Pensiones y Administradoras de Riesgos Laborales.
Los resultados que se detallan, permiten analizar los periodos de cotizacin realizados a EPS,
ARL y AFP, tenindose en cuenta para el bloqueo, los periodos cotizados despus de la fecha
de ingreso al programa, se realiza un anlisis del IBC promedio del ltimo ao o proporcional
al tiempo de ingreso.
Si como resultado de los mencionados cruces, se encuentra que un adulto mayor del
programa, se deben realizar anlisis tendientes a identificar:
1. Si el beneficiario del programa figura como cotizante; se debe analizar el Ingreso Base de
Cotizacin IBC, promedio del ltimo ao o desde la fecha de ingreso, que en el caso de
ser superior a medio SMMLV como cotizante al Sistema General de Seguridad Social, deber
ser suspendido (excepto las personas que dejaron de ser madres comunitarias); si el IBC
promedio del ltimo ao o desde la fecha de ingreso es menor o igual al valor de medio
salario mnimo mensual legal vigente, podr continuar en el programa, sin que haya lugar al
bloqueo. Sin embargo en ambos casos deben someterse a verificacin y seguimiento por parte
del ente territorial.
Lo anterior para dar cumplimiento con lo definido en el numeral 3 del artculo 30 del Decreto
3771 de 2007, que seala en relacin con los ingresos:
No obstante lo anterior, el ente territorial para adelantar la verificacin de los casos identificados,
requerir a los beneficiarios afectados, la entrega de las certificaciones que estos deben solicitar a las
diferentes administradoras segn sea el caso, (ARL- AFP- EPS) y en las cuales debe figurar el estado
15
del afiliado (activo o retirado), tipo de afiliado (cotizante o beneficiario) y los perodos que ha cotizado
cada ao incluyendo el ingreso base de cotizacin. Adicionalmente se podrn realizar estudios
socioeconmicos para constatar el cumplimiento de requisitos, y ser el ente territorial quien determine
la necesidad de su realizacin y podr emplear los parmetros definidos en este manual para tal fin, de
conformidad con el numeral 4.6.9. Debido proceso para el Retiro de Beneficiarios.
Bloqueo Posible Fallecido: Se genera como resultado de los cruces de informacin con entidades
del orden pblico y privado, encargadas de la administracin y/o pago de pensiones, o bases de datos
nacionales que contienen informacin al respecto.
Bloqueo por No cobro: Se realiza bloqueo al beneficiario cuando se presenta el no cobro de dos
giros programados en forma sucesiva por parte del beneficiario y sin que este se reporte, se
comunique e informe los motivos que han impedido el cobro, da inicio a la verificacin y localizacin
del beneficiario, actividad que se puede apoyar utilizando los medios de comunicacin hablada y
escrita, contactos con los familiares, visita domiciliaria, o cualquier otro medio que considere el
municipio o distrito.
El administrador fiduciario en coordinacin con las entidades territoriales e instituciones con las que
suscriba convenios, realizar permanentemente la evaluacin, seguimiento y control de los
beneficiarios y de los recursos de la subcuenta de subsistencia.
Para el siguiente giro se consignan los dineros correspondientes al periodo anterior y al periodo actual
de giro. En el caso que nuevamente el beneficiario no efectu el cobro, no se realiza un nuevo giro,
procedindose a bloquear al beneficiario hasta tanto el ente territorial no establezca, el motivo o razn
por la cual dicho cobro no se ha realizado. Debindose realizar el debido proceso que permita
determinar si procede el retiro o la reactivacin del pago. Enviando las respectivas novedades al
administrador fiduciario.
Para efecto del cobro por parte de los beneficiarios de los subsidios directos, se deben realizar los
controles de acuerdo con las condiciones establecidas en el Contrato de Encargo Fiduciario suscrito
por el Ministerio del Trabajo para la administracin de los recursos del Fondo de Solidaridad Pensional,
y los que el administrador fiduciario ha definido conjuntamente con el medio de pago establecido, en
los contratos de servicios bancarios y dems contratos o convenios que se realicen para este efecto.
El administrador fiduciario deber revisar constantemente los controles implementados y realizar los
ajustes que garanticen la correcta destinacin de los recursos.
Los beneficiarios que por razones de discapacidad fsica o de otro orden no pueden desplazarse y
presentarse ante la entidad bancaria respectiva para retirar el dinero correspondiente a este subsidio,
podrn otorgar poder a un tercero para que en su nombre y representacin reclame el mismo. Dicho
poder debe ser autenticado por juez o notario y tendr la vigencia para un pago o un giro de subsidios.
16
De igual forma, los adultos mayores que hayan sido declarados interdictos judicialmente y que sean
beneficiarios del programa, sern representados por la persona que haya sido designada por el juez.
El administrador Fiduciario informar al ente territorial, cbas y resguardos indgenas sobre los pagos y
devoluciones efectuados bimestralmente para que previa verificacin con los beneficiarios, reporten
cualquier inconsistencia en el proceso de los pagos dentro de los 30 das siguientes al recibo de la
informacin.
Le corresponde:
a) Elaborar un instructivo para toda la red bancaria a nivel nacional, mediante el cual se informe
sobre el manejo operativo y contable del convenio.
b) Entregar al administrador fiduciario al proceso de cierre de cada proceso de giro, el informe de los
giros ordenados, giros pagados y giros reintegrados, independiente al extracto bancario de la
cuenta.
c) Efectuar los pagos a los beneficiarios que determine el administrador fiduciario, nicamente en
efectivo, para lo cual se deber tener en cuenta lo siguiente:
17
Realiza pago a travs de apoderado.
En el momento del pago del subsidio, el pagador verificar la informacin del autorizado por el
beneficiario as:
b) Exigir al reclamante la entrega del poder debidamente otorgado por el beneficiario del subsidio
ante Notario o Juez, donde consigna su autorizacin expresa para que el cobro del subsidio lo
realice el autorizado. Dicho poder no puede tener una vigencia superior a treinta (30) das.
c) Verificar el contenido del poder as: El poder debe estar firmado y llevar la huella dactilar del
beneficiario, la firma de aceptacin del apoderado, los nmeros de documentos de identificacin
tanto del otorgante (el beneficiario) como del apoderado (quien lo acepta, har el cobro y recibir
el pago a nombre del adulto mayor), haciendo expresa manifestacin que se lo faculta para el
cobro del subsidio en nombre del adulto mayor. Bajo ninguna circunstancia un poder puede
otorgarse para cobrar ms de un periodo de pago, es decir, que solamente es vlido para el
periodo de pago que se est efectuando. Ningn poder puede carecer de los elementos
enunciados. El artculo 36 del Decreto Ley 19 de 2012, establece frente a los recursos del Sistema
de Seguridad Social Integral, mantiene el requisito de autenticacin de firmas ante Notario Pblico
Juez de la Repblica. El poder puede ir dirigido a nombre de la entidad pagadora o del
administrador fiduciario, sin necesidad de identificar la entidad pagadora. El poder puede ser
otorgado individualmente por el beneficiario o por varios de ellos a un mismo tercero autorizado.
e) Verificar la cdula de ciudadana y los nombres completos del beneficiario contra la informacin
del registro de pagos, y/o listados que allegue el Administrador Fiduciario, y el poder que ha sido
entregado por el autorizado. Dejar el documento que contenga el poder original.
Si un juez determina que un beneficiario se encuentra imposibilitado para administrar sus propios
bienes, puede designar a una persona denominada curador provisional o definitivo, para que dicho
curador cobre los subsidios y realice los trmites relacionados con el pago, a nombre del beneficiario.
a) Fotocopia autenticada del auto o de la sentencia que lo designa como curador provisional o
definitivo.
18
c) Exhibicin de la cdula en original del curador (amarilla con hologramas de acuerdo con lo
establecido por el Decreto 4969 de 2009) y fotocopia simple del documento de identificacin tanto
del beneficiario interdicto como del curador.
En todo caso, el Curador que est actuando en nombre del beneficiario deber hacer registro previo
ante el pagador.
a) Que el beneficiario est registrado en el archivo de pagos y/o listado y se encuentre el valor a
pagar a los beneficiarios.
c) Verifica la identificacin del Curador y del beneficiario contra la informacin del auto o sentencia
del juez, presentada previo registro en el archivo de pagos y/o listado enviado por el Administrador
Fiduciario.
b) Por presentar poderes otorgados sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en el literal c)
de los pagos a travs de apoderado previsto en este numeral.
e) Por la no realizacin de alguno de los trmites exigidos a los beneficiarios en el presente numeral
o permitir condiciones diferentes a las establecidos en este numeral.
19
Cuando el coordinador del programa en el municipio, el resguardo o el ICBF reciben informacin del
fallecimiento de un beneficiario del programa y no disponen del registro civil de funcin. Inicialmente y
de conformidad con la informacin de los beneficiarios se les solicita a los familiares el respectivo
registro y de manera inmediata debe proceder a solicitar al administrador fiduciario el bloqueo del
beneficiario.
Para los casos en que el fallecido no tiene familiares, se debe verificar en el aplicativo de Cargue y
Descargue de Archivos de Supervivencia CDA o reporte de vigencia de la cdula en la pgina web de
la Registradura Nacional del Estado Civil. Igualmente, se puede acudir a los medios de comunicacin
(hablada y escrita), solicitar informacin al DANE mediante la revisin de los formularios de defuncin,
indagar en la alcalda en los registros de inhumacin o ante el registrador municipal e instituciones
prestadoras de servicios de salud.
Adicionalmente a las validaciones realizadas con las fuentes antes descritas, se deber disponer del
respectivo registro civil de defuncin, o certificado de defuncin para proceder a cubrir el cupo que
qued vaco, se tomar en el estricto orden de la base de datos de los potenciales beneficiarios
priorizados, al adulto mayor que reemplaza al fallecido; seguidamente realiza la revisin, verificacin y
comprobacin de la informacin del posible beneficiario.
Lo anterior por cuanto el ente territorial debe haber remitido la base de potenciales beneficiarios con
los documentos soportes al administrador fiduciario, mantenindola actualizada cada seis (6) meses.
Aunque se debe precisar que en caso tal que el municipio se quede sin base de priorizados podr
enviar actualizacin antes que se cumpla dicho periodo definido en el Decreto 3773 de 2007.
La comprobacin sobre el fallecimiento de una persona puede ser verificada por el municipio y el
administrador fiduciario a travs del Registro Civil de Defuncin expedido por la Registradura Nacional
del Estado Civil, o el Registro Civil expedido por las Notaras, y tambin a travs de las actas de
defuncin que sirven de soporte para dicho registro diligenciada en los trminos establecidos en el
artculo 7 del Decreto 1171 de 1997.
MANUAL OPERATIVO
Repblica de Colombia
CDIGO: VERSIN: 01 FECHA:
Ministerio del Trabajo
Fijar las actividades, responsabilidades y competencias que debe adelantar cada una de
PROPSITO: las instituciones que intervienen en el procedimiento de retiro de beneficiarios del programa
Subcuenta de Subsistencia Fondo de Solidaridad Pensional.
El procedimiento inicia con la ocurrencia del fallecimiento de un beneficiario del programa
ALCANCE
y concluye con el reemplazo del mismo e inicio del procedimiento de novedades.
20
MANUAL OPERATIVO
Repblica de Colombia
CDIGO: VERSIN: 01 FECHA:
Ministerio del Trabajo
Los beneficiarios del programa, perdern el subsidio cuando dejen de cumplir los requisitos
DEFINICIONES: establecidos en la normatividad vigente y los contemplados en el artculo 37 del Decreto
3771 de 2007, el cual fue modificado mediante el artculo 4 del Decreto 455 de 2014. .
Ley 100 de 1993 y todos sus decretos reglamentarios posteriores y leyes que la
modifican.
Ley 797 del 29 de enero de 2003.
MARCO LEGAL: Decreto 3771 del 1 de octubre de 2007.
Decreto 3550 de 23009.
Conpes Social 70 de 2003.
Decreto 455 del 28 de febrero de 2014.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
Registr y/o
No. Actividad Responsable
documento
Confirma el fallecimiento de un beneficiario del
programa, (acudiente del beneficiario, familiares,
beneficiarios, CDA, reporte vigencia de la cdula
1
de ciudadana, Comit Municipal de Apoyo a los
Beneficiarios, asamblea de beneficiarios entre
otros)
Solicita administrador fiduciario el bloqueo del
2 Comunicacin
subsidio del beneficiario fallecido.
Si se dispone del registro civil de defuncin o
Registro civil de
3 certificado de defuncin, o soporte legal que de
defuncin
cuenta del hecho, se continua con la actividad 5
No dispone del registro civil de defuncin. De
Ente Territorial -
conformidad con la informacin del beneficiario se
Resguardos Indgenas
les solicita a los familiares el respectivo registro, si Comunicaciones
Centros- ICBF
4 no tiene familiares, se puede acudir a los medios de solicitud de
de comunicacin (hablada y escrita), solicitar informacin
informacin al DANE, o indagar en la alcalda en
los registros de inhumacin.
Si se dispone del respectivo registro de
defuncin, se procede en el estricto orden de la
Registro civil de
5 base de datos de los potenciales beneficiarios
defuncin
priorizados, a tomar la informacin del adulto
mayor que reemplazar al fallecido
Establecidos el beneficiario que reemplazar al
fallecido, se revisa, verifica, actualiza y comprueba
6 Documentacin
la informacin y documentacin de conformidad
con las normas vigentes.
21
MANUAL OPERATIVO
Repblica de Colombia
CDIGO: VERSIN: 01 FECHA:
Ministerio del Trabajo
Elabora diligencia ficha de retiro del beneficiario
7
fallecido acompaado del respectivo soporte legal.
Documentacin
Con la informacin del beneficiario que falleci y
y ficha de retiro
8 la del reemplazo se da inicio al procedimiento de
novedades
22
PROCEDIMIENTO RETIRO BENEFICIARIO POR FALLECIMIENTO
INICIO
1.
RECIBE Y CONFIRMA
INFORMACIN DEL
FALLECIMIENTO DE UN
BENEFICIARIO
2.
SOLICITA BLOQUEO DEL BENEFICIARIO
AL ADMINISTRADOR FIDUCIARIO
3.
SE DISPONE DEL ACTA
DE DEFUNCIN
NO
4.
SE SOLICITA A LOS FAMILIARES, SE INFORMA POR
SI LOS MEDIOS DE COMUNICACIN (HABLADA Y
ESCRITA) ACUDE FORMULARIOS DE DEFUNCIN
DANE REGISTROS ALCALDA
5.
EN ESTRICTO ORDEN DE LA BASE DE
DATOS DE POTENCIALES
BENEFICIARIOS PRIORIZADOS TOMA LA
INFORMACIN DEL REMPLAZO.
6.
REVISA, VERIFICA, ACTUALIZA Y
COMPRUEBA LA INFORMACIN Y
DOCUMENTACIN DEL REMPLAZO
7.
ELABORA EL ACTO ADMINISTRATIVO Y
DILIGENCIA LA FICHA DE NOVEDADES
DE BENEFICIARIOS
8.
INICIA EL PROCEDIMIENTO
DE NOVEDADES
TERMINA
23
Se adiciona el subnumeral 4.6.9 al numeral 4.6 el cual quedar as:
Como referente para los entes territoriales acerca del respeto al debido proceso a continuacin se
presentan apartes de la sentencia C980/10 de la Honorable corte Constitucional en la que se
pronuncia en relacin con este derecho fundamental en los siguientes trminos:
3.3. La misma jurisprudencia ha expresado, que el respeto al derecho fundamental al debido proceso,
le impone a quien asume la direccin de la actuacin judicial o administrativa, la obligacin de
observar, en todos sus actos, el procedimiento previamente establecido en la ley o en los reglamentos,
con el fin de preservar las garantas -derechos y obligaciones- de quienes se encuentran incursos en
una relacin jurdica, en todos aquellos casos en que la actuacin conduzca a la creacin, modificacin
o extincin de un derecho o a la imposicin de una sancin"[3].
()
()
()
24
fundamentales de las personas que acceden a la administracin o de alguna forma quedan
vinculadas por sus actuaciones.
Aunado a lo anterior debe tenerse en cuenta la decisin proferida en sentencia T 207 de 2013 en la
que se resuelve lo siguiente:
Sexto.- INSTAR al Ministerio de Salud y Proteccin Social para que en el menor tiempo posible ajuste
el contenido del Manual Operativo del Programa de Proteccin Social al Adulto Mayor a lo dicho en esta
providencia. Especficamente, se llama la atencin acerca del respeto al debido proceso en los trmites
de reporte de novedades de retiro, en el sentido en el que es necesario verificar las condiciones reales
de cada persona antes de proceder a dar inicio a la actuacin.. (Subrayado fuera de texto).
Respecto de lo resuelto por la Honorable Corporacin es procedente indicar algunos apartes del
contenido de la sentencia as:
Finalmente, existen ciertos casos en los cuales se pierde el derecho a recibir el subsidio, lo cual se
ejecuta a travs del reporte de la novedad por parte del ente territorial. Este trmite debe sujetarse al
respeto al derecho fundamental al debido proceso, en el sentido en el que esto no puede ser el
agotamiento meramente formal de etapas procesales, sino que la condicin de vulnerabilidad en la que
en principio se encuentran los beneficiarios, le impone la obligacin a las autoridades de verificar las
condiciones reales de cada persona antes de iniciar los trmites respectivos, en aras de evitar el
incremento de la indefensin y la posible comisin de arbitrariedades. Esto a su vez se constituye en una
garanta de los derechos fundamentales al mnimo vital, a la vida digna y a la igualdad material, a travs
de la materializacin de los principios de solidaridad y dignidad humanas, y de la priorizacin del gasto
pblico en materia social. (Subrayado fuera de texto).
()
() De all que sea necesario que las autoridades pblicas encargadas de llevar a cabo el reporte de las
novedades de exclusin, deban llevar a cabo un estudio ms minucioso y cauteloso de las condiciones
reales de las personas a retirar, en aras de evitar que con ello no solo se viole su derecho fundamental al
debido proceso, sino que adems la actuacin derive en una afectacin de la vida digna y del mnimo
vital de sujetos de especial proteccin constitucional, como de hecho ocurri.
En los eventos en los cuales se determine del estudio socio econmico que las persona recibi
subsidios sin tener las condiciones socio econmicas para hacerse acreedor, el ente territorial debe
proceder a solicitar el reintegro de recursos, para tal fin deber solicitar al administrador fiduciario del
Fondo de Solidaridad Pensional el nmero de cuenta de la Subcuenta de Subsistencia a la cual deben
25
ser consignados los recursos objeto de devolucin y deber hacer seguimiento del reintegro, mismo
que se realizar segn el acuerdo de pagos que se pacte entre la personas que recibi el beneficio y el
respectivo ente territorial (alcalde o delegado).
1. Informacin General, datos generales del aspirante al programa y de cada uno de los miembros
que conforman su grupo familiar o personas con quienes vive en especial el nmero de
documento de identificacin, la identificacin geogrfica de donde est ubicada la vivienda, la
direccin de la vivienda, informacin de dos contactos que pueden informar la ubicacin del
aspirante en caso de cambio de lugar de residencia.
3. Derechos de dominio, es decir se deber realizar un anlisis de los bienes inmuebles registrados
a nombre del beneficiario realizando la descripcin, la propiedad y uso de cada bien.
7. Suscripcin del estudio socio econmico, se debe registrar nombres completos, cargos y firmas de
quien o quienes realizaron el estudio y su fecha de realizacin. De ser posible el ente territorial
deber realizar el estudio socio econmico acompaado de representante del Ministerio Pblico
que de fe de la transparencia en el proceso. Deber contener un espacio para el registro de las
conclusiones del estudio socio econmico realizado al beneficiario.
26
El estudio socio econmico junto con los dems documentos necesarios para reporte de novedades
previstos en el Manual Operativo deben ser enviados por el alcalde o su delegado a la Regional del
administrador fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional, como parte del reporte de novedades.
Las novedades deben estar contenidas en un acto administrativo, expedido por el Alcalde del
municipio, debidamente motivado y sustentado, excepto la causal de fallecimiento.
Dicho acto, debe identificar al beneficiario, con sus nombres y apellidos completos, documento de
identificacin, la casual de retiro, indicando con exactitud los documentos soportes del mismo, quien lo
expide, la fecha de expedicin y el detalle de su contenido.
Para los CBA y Centros Diurnos, el Representante legal debe enviar una comunicacin escrita, en
donde se consigne la identificacin del beneficiario, nombres y apellidos completos, documento de
identificacin, indicar claramente la casual de retiro, e indicar con exactitud los documentos soportes
del mismo.
En todo caso, el municipio, deber conservar en sus archivos a excepcin de las actas de defuncin y
la carta retiro voluntario del beneficiario, los soportes que sustentan la motivacin del retiro contenido
en el acto administrativo correspondiente.
Las fichas y certificaciones para operacin del programa son las siguientes:
1. Ficha de priorizacin de beneficiarios (Se contar con un diseo de ficha de priorizacin para
Colombia Mayor en Lnea)
2. Ficha de Ingreso de beneficiarios
3. Ficha de retiro
4. Certificado de discapacidad
5. Certificacin para postulacin al subsidio del Programa Colombia Mayor
27
MINISTERIO DEL TRABAJO
PROGRAMA COLOMBIA MAYOR
FICHA DE PRIORIZACIN
AAAA MM DD 2.Nom bre Departam ento: 3.Nom bre Municipio: 4.Cdigo Municipio:
1.Fecha de elaboracin:
5. Cdigo Resguardo 6. Nom bre del Resguardo Indgena 7. NIT del Resguardo Indgena
9 . F e c ha de
11. Prim er 12. Segundo 13. Prim er 14. Segundo 15. Direccin
8 .N o . Ins c ripc i n 10. Cdula 16. Telfono
AAAA/M M /DD Apellido Apellido Nom bre Nom bre
17.1 Ao 17.2 Mes 17.3 Da
18. Gnero (F M)
19. Listado Censal
Puntaje Sisben
20. Ubicacin: Urbano
Rural
21. Tiempo de
residencia en el
territorio nacional
22.1 Condicin del
adulto mayor
22.2. Con
personas a Cargo
22.3 Discapacitado
(S/N)
22.4 Indgena (S/N)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
28
12
13
14
15
16
17
18
19
20
NOTA: Es obligatorio el diligenciamiento de todos los campos. Los cuales deben ser diligenciados con letra imprenta, tinta color negra, legible, sin tachones, ni enmendaduras. Para el diligenciamiento en computador debe ser en letra arial 10.
Cuando las fichas no correspondan a Resguardos Indigenas, no es necesario diligenciar los campos 5.6 y 7.
Ficha de Priorizacin N
Cdigo Municipio Cdigo Resguardo D D M M A A A A
MINISTERIO DEL TRABAJO
PROGRAMA COLOMBIA MAYOR
8. Cdigo Resguardo: 9. Nombre de la Institucin o Resguardo Indgena 10. NIT de la Institucin o Resguardo Indgena
-
24.Condicin del
19. Fecha de Nacimiento
beneficiario
11.No. 12. Cdula 13. Primer Apellido 14. Segundo Apellido 15. Primer Nombre 16. Segundo Nombre 17. Direccin 18. Telfono
19.1 Ao
19.2 Mes
19.3 Da
21. Listado Censal
Puntaje Sisben
20. Gnero (F M)
22. Ubicacin:
Urbano Rural
23. Tiempo de residencia
en el territorial nacional
24.1. Condicin del
Adulto Mayor (1)
24.2 Con personas a
cargo (S/N)
24.3 Discapacitado (S/N)
24.4 Indgena (S/N)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
29
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
NOTA: Es obligatorio el diligenciamiento de todos los campos. Los cuales deben ser diligenciados con letra imprenta, tinta color negra, legible, sin tachones, ni enmendaduras. Para el diligenciamiento en computador debe ser en letra arial 10.
Cuando las fichas no correspondan a Resguardos Indigenas, no es necesario diligenciar los campos 5, 7, 8, 9, 10.
(1)
No. 10. Cdula 11. Primer Apellido 12. Segundo Apellido 13. Primer Nombre 14. Segundo Nombre 15. Cdigo de Retiro 16. Observaciones
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
30
17
18
19
20
1
Aprobado por: Cdigo Retiro Motivo Prdida del Derecho al Subsidio
1 Muerte del benef iciario
Percibir una renta entendida como la utilidad o benef icio que se obtiene de alguna actividad o bien en cuanta
4 superior a la establecida, es decir, si vive solo, y su ingreso mensual no supera el medio SMMLV, o vive con
Cargo: su f amilia, y el ingreso f amiliar es inf erior o igual a un SMMLV.
Percibir otro subsidio a la Vejez en dinero, que sumado con el del Programa de Proteccin Social al Adulto
5 Mayor sea inf erior a medio SMMLV otorgado por alguna entidad pblica.
CC:
6 Mendicidad comprobada como actividad productiva
NOTA: Es ob ligatorio el diligenciam iento de todos los cam pos. Los cuales deb en ser diligenciados con letra im prenta, tinta color negra, legib le, sin tachones, ni enm endaduras. Para el diligenciam iento en com putador deb e ser en letra arial 10.
Cuando las fichas no correspondan a Resguardos Indigenas, no es necesario diligenciar los cam pos 5.6 y 7.
Fecha de expedicin
Ciudad de expedicin
Departamento de expedicin
Apellidos
Nombres
No. de Tarjeta Profesional 1
Apellidos
Nombres
Documento de identidad CC Otro No.
Fecha de Nacimiento Edad
Genero Masculino Femenino
Estado Civil Soltero Casado Viudo U.L. Separado Otro
Escolaridad Primaria Secundaria Tcnico Univ. Analfabeta Otro
FUNDAMENTOS DE LA CERTIFICACIN
RELACIN DE DOCUMENTOS
________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
1
O nombre de la Universidad si se encuentra realizando el servicio social obligatorio
31
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
__________________________________________ _________________________________
Nombre Firma
32
CERTIFICACIN PARA POSTULACIN AL SUBSIDIO
PROGRAMA DE PROTECCIN SOCIAL AL ADULTO MAYOR, HOY COLOMBIA MAYOR
FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL
De igual manera autorizo al respectivo municipio, al Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad
Pensional y al Ministerio del Trabajo para que puedan disponer para los efectos del programa
Colombia Mayor de mis datos personales de conformidad con la ley 1581 de 2012. (Ley de Proteccin
de Datos Personales), y aseguro que todos los datos suministrados son verdaderos.
Me comprometo a actualizar mis datos personales y a dar aviso oportuno al municipio cuando las
condiciones antes descritas se modifiquen.
Atentamente,
_________________________
C.C No:
Nota: en caso tal que la persona no sepa firmar puede registrar la huella dactilar
33
5. ENTREGA SERVICIO SOCIAL COMPLEMENTARIO DE BENEFICIOS ECONMICOS
PERIDICOS (BEPS) y SIMULTNEAMENTE SUBSIDIO DEL PROGRAMA COLOMBIA MAYOR.
Mediante Decreto 604 del 1 de abril de 2013, se reglamenta el acceso y operacin del Servicio Social
Complementario de Beneficios Econmicos Peridicos BEPS, el cual fue modificado mediante el
Decreto 2983 del 20 de diciembre 2013.
Teniendo en cuenta que el Decreto 604 de 2013 mediante su artculo 13, habilita la coexistencia con
otros programas de los Servicios Sociales Complementarios, esto es que las personas que al
momento de cumplir los requisitos para ser beneficiarias del Servicio Social Complementario de BEPS
cumplan tambin con los requisitos para ser beneficiarias del otro programa de los que pertenecen a
estos Servicios, podrn ser beneficiarias de los dos programas paralelamente.
En esta seccin se describen las principales caractersticas para la entrega de subsidios simultnea.
Una vez otorgado el subsidio de Beneficios Econmicos Peridicos BEPS, se valida el cumplimiento
de requisitos para el Programa de Proteccin Social al Adulto Mayor, hoy Colombia Mayor y se
determina la entrega de dicho subsidio econmico directo o indirecto segn sea el caso.
Un subsidio econmico indirecto: que se otorga en Servicios Sociales Bsicos, el cual se entrega a
travs de los Centros de Bienestar del Adulto Mayor, Centros Diurnos o Resguardos Indgenas que
brinden proteccin a personas a quienes se les haya otorgado el Beneficio Econmico Peridico, que
cumplan con los requisitos para acceder al subsidio entregado por el Programa de Proteccin Social al
Adulto Mayor, hoy Colombia Mayor.
34
5.1.4 MONTO DEL SUBSIDIO: El subsidio econmico se otorgar de acuerdo con la disponibilidad
presupuestal que destine anualmente para tal fin el Comit Directivo del Fondo de Solidaridad
Pensional y su valor mensual ser de setenta y cinco mil pesos m/cte. ($75.000.oo).
5.1.5. RECURSOS Y ENTREGA DEL SUBSIDIO: El subsidio econmico se financiar con los
recursos de la Subcuenta de Subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional, de acuerdo con la
modalidad de subsidio as:
A). El subsidio econmico directo en municipios donde existen entidades bancarias o entidades
autorizadas para prestar el servicio de giros postales, se entregar directamente al beneficiario o a su
representante legal, por medio de la entidad bancaria o la entidad autorizada para prestar el servicio
de giros postales, con la cual el administrador fiduciario suscriba el convenio respectivo.
C). El subsidio econmico directo en municipios donde no existen entidades bancarias o entidades
autorizadas para prestar el servicio de giros postales, se girar a una cuenta especial a nombre del
Fondo de Solidaridad Pensional Subcuenta de Subsistencia que el municipio abra para su
administracin una vez haya firmado el convenio con el administrador fiduciario; cuenta a la cual se
girarn los subsidios a nombre de cada beneficiario. El municipio se encargar de hacer la respectiva
entrega a los beneficiarios.
5.1.6. COBERTURA: El Ministerio del Trabajo establecer anualmente la cobertura, que otorgar de
acuerdo con la disponibilidad presupuestal para la respectiva vigencia.
Para tal efecto, el Administrador del Servicio Social Complementario de Beneficios Econmicos
Peridicos - BEPS, identificar a la poblacin objeto de dicho servicio, dicha informacin debe ser
remitida al Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional, instancia que de acuerdo con
el nmero de cupos aprobados por el Comit Directivo del FSP, previa verificacin de cumplimiento de
los requisitos para ingreso al Programa, solicitar a la Direccin de Pensiones del Ministerio de Trabajo
o quien haga sus veces, la asignacin de los cupos, proporcionalmente de acuerdo con el nmero de
personas inscritas a nivel regional.
5.1.7. REQUISITOS: Para acceder de manera simultnea al subsidio del Beneficio Econmico:
Requisitos Requisitos
BENEFICIO ECONMICO PERIODICO PROGRAMA DE PROTECCIN SOCIAL AL
ADULTO MAYOR hoy COLOMBIA MAYOR
1. Ser ciudadano colombiano. 1. Ser colombiano.
2. Pertenecer a los niveles I, II y III del SISBEN, 2. Tener mnimo tres aos menos de la edad que
de acuerdo con los cortes que defina el Ministerio se requiere para pensionarse por vejez (54 aos
del Trabajo y el Departamento Nacional de para mujeres y 59 para hombres).
Planeacin (DNP). Las personas indgenas 3. Estar clasificado en los niveles 1 2 del
residentes en resguardos o comunidades SISBEN y carecer de rentas o ingresos
indgenas, que no se encuentren Sisbenizadas, suficientes para subsistir. Se trata de personas
ni hagan parte de las excepciones previstas en el que se encuentran en una de estas condiciones:
artculo 5 de la Ley 691 de 2001, debern Viven solas y su ingreso mensual no supera
presentar el listado censal. medio salario mnimo legal mensual vigente
Viven en la calle y de la caridad pblica
Viven con la familia y el ingreso familiar es
inferior o igual al salario mnimo legal mensual
vigente
Residen en un Centro de Bienestar del Adulto
35
Requisitos Requisitos
BENEFICIO ECONMICO PERIODICO PROGRAMA DE PROTECCIN SOCIAL AL
ADULTO MAYOR hoy COLOMBIA MAYOR
Mayor; o asisten como usuario a un Centro
Diurno.
4. Haber residido durante los ltimos diez (10)
aos en el territorio nacional.
Los adultos mayores que se encuentren en
proteccin de los Centros de Bienestar del Adulto
Mayor y los que viven en la calle de la caridad
pblica, as como los indgenas de escasos
recursos que residen en resguardos, a los que no
se les aplica la encuesta SISBEN, sern
identificados mediante un listado censal
elaborado por la entidad o la autoridad
competente.
Para los Beneficios econmicos Peridicos, se aplicar la Metodologa Versin III del Sisbn se han
determinado los siguientes puntos de corte:
Este criterio se aplica dando prioridad a las personas adultas mayores que se encuentran en el listado
censal, luego primer nivel y por ltimo a las personas del segundo nivel.
El beneficio se entregar de manera simultnea a las personas a las que se les haya otorgado un
BEP, que tengan la edad de pensin pero que cumplan con los requisitos del Programa.
En ningn caso la solicitud del subsidio garantiza la asignacin del mismo, por cuanto sta depender
de la disponibilidad de recursos, y de que la persona en procesos de verificacin del cumplimiento de
requisitos no presenta inconsistencias..
1- Muerte del beneficiario: La comprobacin sobre el fallecimiento de una persona puede ser
certificada por el Registro Civil de Defuncin expedido por la Registradura Nacional del Estado Civil, o
el Registro Civil de defuncin expedido por las Notaras, y tambin a travs de las actas de defuncin
que sirven de soporte para dicho registro diligenciada en los trminos establecidos en el artculo 7 del
Decreto 1171 de 1997. Vale la pena aclarar que para efectos del bloqueo se realizar con base en los
cruces realizados a travs del Aplicativo de Cargue y Descargue de Archivos de Supervivencia CDA.
36
2-. Comprobacin de falsedad en la informacin suministrada o intento de conservar
fraudulentamente el subsidio: Para su comprobacin se pueden realizar cruces con bases de datos
de entidades que permitan constatar el cumplimiento de los requisitos de ingreso al programa. stas
incluyen la Registradura Nacional del Estado Civil, pensiones territoriales, entidades administradoras
de pensiones, el Sisbn, Oficina de Instrumentos Pblicos que los entes territoriales pueden consultar
para constatar informacin relacionada con rentas, la Cmara de Comercio, bases de afiliacin al
Sistema General de Seguridad Social Integral, informacin generada por juzgados y toda aquella
informacin que se encuentre disponible.
3-. Percibir una pensin: En el proceso de verificacin se hace necesario efectuar cruces de
informacin con las entidades departamentales, municipales y nacionales que reconocen y pagan
pensiones que cubran las contingencias de invalidez, vejez o muerte; con el Registro nico de
Aportantes - RUA de la UGPP como mecanismo de verificacin.
4-. Percibir una renta. Entendida como la utilidad o beneficio que se obtiene de alguna actividad o
bien en cuanta superior a la establecida en el numeral 3 del artculo 30 del Decreto 3771 de 2007
modificado por el Decreto 4943 de 2009, esto es: Se trata de personas que se encuentran en una de
estas condiciones: Viven solas y su ingreso mensual no supera medio salario mnimo legal mensual
vigente; o viven en la calle y de la caridad pblica; o viven con la familia y el ingreso familiar es inferior
o igual al salario mnimo legal mensual vigente; o residen en un Centro de Bienestar del Adulto Mayor;
o asisten como usuario a un Centro Diurno. Se debern realizar cruces de informacin de acuerdo
con la evolucin de los sistemas de informacin, y se podrn realizar estudios socio econmicos
cuando se tengan indicios que la persona o su grupo familiar tienen ingresos provenientes de rentas a
travs de los cuales se pueda identificar un posible incumplimiento de requisitos de conformidad con lo
citado en la norma.
5-. Percibir otro subsidio a la Vejez en dinero. Percibir otro subsidio a la Vejez en dinero, que
sumado con el del Programa de Proteccin Social al Adulto Mayor que sea superior a 1/2 SMMLV
otorgado por alguna entidad pblica. (Soporte: Resultado del cruce de las bases de datos pertinentes
e informacin reportada por los municipios).
Con la base de datos de los beneficiarios de programas dirigidos a personas adultas mayores que
financie el municipio o el nivel nacional; y dems bases de entidades disponibles, al igual que
mediante controles o visitas domiciliarias, entre otras. Se deber validar que al recibir la simultaneidad
de subsidios no supere la cuanta establecida para tal efecto.
Es de aclarar que los subsidios que se otorgan con recursos de la Subcuenta de Subsistencia del
Fondo de Solidaridad Pensional, son excluyentes, en el sentido de que no se puede ser beneficiario de
dos o ms subsidios para la vejez simultneamente que superen medio salario mnimo legal vigente.
Para el caso del Servicio Social Complementario de Beneficios Econmicos Peridicos - BEPS, el
Decreto 604 de 2013, en su artculo 13, habilita la posibilidad de entregar de manera simultnea
subsidio de Colombia Mayor y subsidio BEPS.
4-. Mendicidad comprobada como actividad productiva. Para su verificacin se debe realizar
seguimiento y visita al beneficiario por parte de la oficina encargada del programa en la entidad
territorial. Su ejecucin puede apoyarse en la prensa escrita y hablada, en testimonio de la comunidad
o de sus lderes. Este proceso se debe acompaar con la personera y veedores del ente territorial.
37
entregados por la Registradura Nacional del Estado Civil, y el ente territorial puede verificar con
instancias de la Rama Judicial.
7-. No cobro consecutivo de subsidios programados en dos giros. El no cobro de dos giros
programados en forma sucesiva por parte del beneficiario y sin que este se reporte, se comunique e
informe los motivos que han impedido el cobro, da inicio a la verificacin y localizacin del beneficiario,
actividad que se puede apoyar utilizando los medios de comunicacin hablada y escrita, contactos con
los familiares, visita domiciliaria, edictos o cualquier otro medio que considere el municipio o distrito.
8-. Retiro voluntario: El beneficiario del programa, podr a criterio y decisin propia informar al
Alcalde del Municipio donde reside o al ICBF segn corresponda, mediante comunicacin escrita su
voluntad de no continuar en el programa renunciando al subsidio. Recibida la solicitud por parte del
alcalde, este proceder reportar la novedad al administrador fiduciario.
9-. Cambio de modalidad de subsidio. La gestin operativa de los subsidios directos e indirectos,
tiene una variacin en su administracin; y teniendo en cuenta que existen beneficiarios que pasan de
directos a indirectos o viceversa, se abre la posibilidad para registrar el retiro, y as, abrir paso a que el
beneficiario, pueda cambiar de modalidad de subsidio.
10-. Retiro por cambio de condiciones de ingreso establecidos por el Programa de Proteccin
Social al Adulto Mayor hoy denominado Colombia Mayor relacionadas con ajustes en fecha de
nacimiento que generan variacin en edad y cambios en el puntaje del Sisbn.
En el de generarse un cambio en la fecha de nacimiento que haya originado el pago de subsidios sin
que el beneficiario cumpliera el requisito de edad debe procederse a solicitar la restitucin de recursos
de manera inmediata
Bloqueos o Suspensiones:
El administrador fiduciario solicita cruces peridicos de la base de datos de los beneficiarios del
programa con las bases de datos de Fondo de Pensiones Pblicas del Nivel Nacional FOPEP.,
Registro nico de Aportantes RUA, registro que contiene la informacin de todos los ciudadanos que
han aportado o se encuentran aportando al Sistema de Seguridad Social Integral, Base de Datos
nica de Afiliacin BDUA y base de Compensacin que contiene informacin de las personas
afiliadas al Sistema General de Seguridad Social en Salud junto con el Ingreso Base de Cotizacin por
el cual se realizan los aportes, Bases de datos de Entidades Administradoras de Pensiones, y visitas
domiciliarias, estudios socioeconmicos, entre otras, con el fin de validar la condicin que presentan
los beneficiarios, las condiciones de vulnerabilidad y el cumplimiento de requisitos, constatando que no
se encuentre incurso en ninguna de las causales de retiro.
La aplicacin de cada una de las causales de retiro del programa demanda un debido proceso y el
respeto al derecho a la defensa de los beneficiarios. Los retiros realizados por los entes ejecutores
(entes territoriales, Centros de Bienestar al Adulto Mayor) o el ICBF debern contar con soportes
documentales. Es de precisar que de comprobarse falsedad en la informacin suministrada o intento
de conservar fraudulentamente el subsidio por parte del beneficiario o en los eventos en los que se
compruebe que el beneficiario percibe ingresos el ente territorial o el ICBF debe realizar las denuncias
respectivas ante los organismos de control, situacin que conlleva a adelantar las acciones judiciales a
que haya lugar para la recuperacin los recursos, en razn a que stos son recursos pblicos recibidos
bajo circunstancias de falsedad. Para tal fin, el ente territorial o el ICBF debern establecer acuerdos
de pagos y comunicar al administrador fiduciario para que ste a su vez le suministre la informacin de
38
la cuenta en la cual se deben consignar el dinero por concepto de los reintegros y realice el respectivo
seguimiento
De acuerdo con el avance del programa se pueden implementar otro tipo de bloqueos diferentes a los
hoy existentes, los cuales tomarn como referente la base de datos con la cual se realice el cruce, o la
entidad que es fuente de la informacin del cruce. Si como resultado de los mencionados cruces, se
encuentra que un adulto mayor del programa figura en ellos y se requiere una accin de verificacin,
se genera un bloqueo preventivo, los cuales pueden ser:
Bloqueo pensionado:
Se genera como resultado de la aplicacin de los mecanismos de control diseados por el
Administrador Fiduciario, con la finalidad de detectar beneficiarios del programa que perciben una
pensin. Dichos mecanismos consisten en efectuar cruces de informacin con las entidades del orden
pblico y privado encargadas de la administracin y/o pago de pensiones, o bases de datos nacionales
que contienen informacin al respecto, tales como Colpensiones, Fondos de pensiones, Fuerzas
Militares, Magisterio, Ecopetrol, Fondo de Pensiones Pblicas del Nivel Nacional FOPEP, RUA,
RUAF, BDUA entre otros.
El bloqueo para los beneficiarios localizados en dichas bases de datos ser inmediato, por cuanto no
estara cumpliendo con el numeral 3, del Artculo 37. Prdida del derecho al subsidio. El beneficiario
perder el subsidio cuando deje de cumplir los requisitos establecidos en la normatividad vigente y en
los siguientes eventos: 3. Percibir una pensin. El cual fue modificado por el Decreto 455 de 2014.
La deteccin de los adultos mayores del programa en condicin de pensionado estar sujeta a la
informacin contenida en las bases de datos con las que se realiza el cruce de informacin.
Lo anterior, permitir al ente territorial verificar la condicin de pensionado para concluir si existe
causal de retiro o no, procediendo a comunicar la novedad con los respectivos soportes documentales
al administrador fiduciario.
Para los casos de bloqueo pensionados localizados en bases de datos de Colpensiones, FOPEP,
Fuerzas Militares, Ecopetrol, FOMAG y dems, se debern realizar anlisis similares al descrito en
bloqueo BDUA observando principalmente el tipo y monto de la prestacin. De esa manera se podrn
encontrar beneficiarios que percibieron una indemnizacin que por ser pagos nicos, son compatibles
con los beneficios del programa dado que no son un ingreso constante. Es de precisar, que se podrn
identificar pensiones de invalidez, vejez, sustitucin o sobreviviente, casos que debern ser sometidos
a verificacin del municipio. Teniendo claro que dentro de los requisitos de ingreso se establece en el
numeral 3 del artculo 30 del Decreto 3771 de 2007, se establece: carecer de rentas o ingresos
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suficientes para subsistir. Se trata de personas que se encuentran en una de estas condiciones: Viven
solas y su ingreso mensual no supera medio salario mnimo legal mensual vigente; o viven en la calle y
de la caridad pblica; o viven con la familia y el ingreso familiar es inferior o igual al salario mnimo
legal mensual vigente, por tanto para la verificacin se deber establecer, si la persona cumple con
las condiciones de ingreso mensual, definidas en el artculo descrito.
Lo anterior, permitir al ente territorial determinar si existe causal de retiro o no, procediendo a
comunicar la novedad con los respectivos soportes documentales al administrador fiduciario.
Bloqueo RUA: Se genera cuando se identifica que un beneficiario se encuentra relacionado en las
bases de datos del Registro nico de Aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral RUA,
mecanismos que permite el control del cumplimiento de las obligaciones que la ley establece en
materia de seguridad social y se apoya en un sistema de informacin que provee lo siguiente:
Administradoras de Rgimen Contributivo en Salud, Administradoras de Rgimen Subsidiado de
Salud, Administradoras de Rgimen Especial en Salud, Administradoras de Fondos de Pensiones
y Administradoras de Riesgos Laborales. Los resultados que detalla el RUA, permiten analizar los
periodos de cotizacin realizados a EPS, ARL y AFP, tenindose en cuenta para el bloqueo, los
periodos cotizados despus de la fecha de ingreso al programa, se realiza un anlisis del IBC
promedio ao o proporcional al tiempo de ingreso.
Si como resultado de los mencionados cruces, se encuentra que un adulto mayor del programa, figura
como cotizante o beneficiario del rgimen contributivo en salud y que el cotizante tiene un ingreso
superior al salario mnimo mensual legal vigente, o que el beneficiario es pensionado o cualquier
situacin que haga presumir algn ingreso, se procede al bloqueo inmediato, por cuanto no estara
cumpliendo con el artculo 30 numeral 3 del Decreto 3771 de 2007, que seala:
Para los casos de afiliacin al Sistema General de Seguridad Social de Salud (SGSSS) el
administrador fiduciario, realiza el anlisis de los periodos cotizados por ao y tiempo de afiliacin al
programa, con el fin de poder establecer ao a ao los meses en los cuales el adulto mayor fue
beneficiario del programa y simultneamente cotiz al SGSSS. El anlisis tambin debe adelantarse
para los casos en que el adulto mayor es beneficiario del rgimen contributivo, por cuanto presume la
dependencia econmica del cotizante de conformidad con el artculo 34 del Decreto 806 de 1998, se
entiende por beneficiario a aquel miembro del grupo familiar del cotizante que depende
econmicamente de ste, dependencia definida en el pargrafo del citado artculo que seala:
existe dependencia econmica cuando una persona recibe de otra los medios necesarios para su
congrua subsistencia.
40
De acuerdo con el anlisis realizado, una vez se establece el IBC promedio por cada periodo cotizado
y luego el promedio del IBC del ao, se determinar:
a). Si el IBC correspondiente al tiempo que aport directamente el beneficiario del programa como
cotizante al Sistema General de Seguridad Social , es menor o igual al valor de medio salario mnimo
mensual legal vigente, podr continuar en el programa, si que haya lugar al bloqueo. Sin embargo
estos casos deben someterse a verificacin y seguimiento por parte del ente territorial.
b). Si el IBC correspondiente al tiempo que aport directamente el beneficiario del programa como
cotizante al Sistema General de Seguridad Social en Salud, es mayor al valor de medio salario
mnimo mensual legal vigente, se bloquea y somete a verificacin.
c). Si el IBC correspondiente al tiempo que se aport al Sistema General de Seguridad Social en Salud
el cotizante que tiene afiliado como beneficiario al adulto mayor, es mayor al valor del salario mnimo
mensual legal vigente, se bloquea, se somete a verificacin.
No obstante lo anterior, el ente territorial para adelantar la verificacin de los casos identificados,
requerir a los beneficiarios afectados, la entrega de las certificaciones que estos deben solicitar a las
diferentes administradoras segn sea el caso, (ARL- AFP- EPS) y en las cuales debe figurar el estado
del afiliado (activo o retirado), tipo de afiliado (cotizante o beneficiario) y los perodos que ha cotizado
cada ao incluyendo el ingreso base de cotizacin. Adicionalmente se podrn realizar estudios
socioeconmicos para constatar el cumplimiento de requisitos, y ser el ente territorial quien determine
la necesidad de su realizacin y podr emplear los parmetros definidos en este manual para tal fin, de
conformidad con el numeral 4.6.9. Debido proceso para el Retiro de Beneficiarios.
MANUAL OPERATIVO
PROGRAMA DE PROTECCIN SOCIAL AL ADULTO MAYOR
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA SIMULTNEA DE SERVICIOS SOCIAL
Libertad y Orden COMPLEMENTARIO BEP Y SUBSIDIO DEL PROGRAMA DE PROTECCIN
Ministerio de la Proteccin Social
Repblica de Colombia SOCIAL AL ADULTO MAYOR, HOY COLOMBIA MAYOR
CDIGO: VERSIN: 01 FECHA:
Fijar las actividades, responsabilidades y competencias que debe adelantar cada una de
las entidades que intervienen en el procedimiento del otorgamiento de subsidio de
PROPSITO:
servicios sociales complementarios BEP y Programa de Proteccin Social al Adulto
Mayor.
El procedimiento inicia con la definicin del proceso de identificacin de posibles
beneficiarios BEPS y posibles beneficiarios del Programa de Proteccin Social al Adulto
ALCANCE
Mayor hoy Colombia Mayor. Y termina con la definicin de aceptacin en el ingreso como
beneficiario y programacin de pagos de subsidios, por parte del administrador fiduciario.
DEFINICIONES:
Ley 100 de 1993 y todos sus decretos reglamentarios posteriores y leyes que la
modifican.
Ley 797 del 29 de enero de 2003.
MARCO LEGAL: Ley 1151 de 2007.
Decreto 3771 del 1 de octubre de 2007.
Decreto 604 del 1 de abril de 2013.
Decreto 2983 del 20 de diciembre de 2013
41
MANUAL OPERATIVO
PROGRAMA DE PROTECCIN SOCIAL AL ADULTO MAYOR
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA SIMULTNEA DE SERVICIOS SOCIAL
Libertad y Orden COMPLEMENTARIO BEP Y SUBSIDIO DEL PROGRAMA DE PROTECCIN
Ministerio de la Proteccin Social
Repblica de Colombia SOCIAL AL ADULTO MAYOR, HOY COLOMBIA MAYOR
CDIGO: VERSIN: 01 FECHA:
Decreto 455 del 28 de febrero de 2014.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
Registr y/o
No. Actividad Responsable
documento
Entrega listados de potenciales beneficiarios. Administrador de
1 Oficio envo de BD
BEP
Solicita cruces de BD de potenciales Administrador
2 Oficio envo de BD
beneficiarios para una validacin previa. Fiduciario
Anlisis de Informacin con los cruces Administrador Notificacin de
3
realizados. Fiduciario Resultados
Contacta al potencial beneficiario Administrador de
4 Contacto telefnico
BEP
Si no se logra contactar al potencial
Administrador de
5 beneficiario, se busca contactar a travs de un Contacto telefnico
BEP
enlace municipal con la Alcalda Municipal
Se realiza jornada de vinculacin y Administrador de Formato de
6
diligenciamiento de formato de vinculacin BEP Vinculacin
Validacin , expedicin y comunicacin del Administrador de Validacin de
7
otorgamiento de BEPS BEP requisitos
Comunica al beneficiario del otorgamiento Administrador de Oficio al Beneficiario
8
BEP BEP
rdenes de pago expedicin de ttulos Administrador de Expedicin de ttulo
9
BEP Orden de Pago
Cambio de estado de cuenta individual del Administrador de
10 Base de Datos
vinculado BEP
Transferencia de informacin para definicin Base de datos
de beneficiarios Imagen digitalizadas
Administrador de de documento de
11
BEP identidad Carpetas
FTP
42
MANUAL OPERATIVO
PROGRAMA DE PROTECCIN SOCIAL AL ADULTO MAYOR
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA SIMULTNEA DE SERVICIOS SOCIAL
Libertad y Orden COMPLEMENTARIO BEP Y SUBSIDIO DEL PROGRAMA DE PROTECCIN
Ministerio de la Proteccin Social
Repblica de Colombia SOCIAL AL ADULTO MAYOR, HOY COLOMBIA MAYOR
CDIGO: VERSIN: 01 FECHA:
Enva informacin de beneficiarios para Administrador
16 Oficio, base de datos
asignacin Fiduciario
17 Asignacin de recursos Ministerio de Trabajo Resolucin
Cargue de presupuesto Administrador
18 Archivo resolucin
Fiduciario
Notificacin de Ingreso de Beneficiarios al
Oficio que puede ser
19 Programa de Proteccin Social al Adulto Mayor Administrador BEP
por correo electrnico
hoy Colombia Mayor
Cruces de informacin para validacin Administrador Oficios con base de
20
Fiduciario datos
Gestin de Novedades, desbloqueo y Retiros Oficios con base de
21 Administrador BEP
datos
22 Comunicacin al beneficiario Administrador BEP Comunicacin
Programacin Pago Administrador
23 Pago
Fiduciario
ANEXOS: Anexo 1 Flujograma
43
PROCESO OPERATIVO INGRESO BENEFICIARIOS
PROGRAMA BEPS COLOMBIA MAYOR
lunes, 7 de abril de 2014
CONSORCIO
POTENCIAL
COLPENSIONES COLOMBIA MAYOR MINISTERIO FIRMA
BENEFICIARIO DEL TRABAJO DIGITADORA
2013
INICIO
Entrega Envo de
listado de listado a
potenciales cruces a BD
Contacta al
potencial
beneficiario
Enlace
SI municipal
FIN
NO
Jornada Diligenciar el formato
Acepta? vinculacin
BEPS
Se debe remitir mediante
carta, la relacin de los
beneficiarios con nivel del
sisbn y adjuntando el
soporte de la cdula en
medio magntico
Validacin,
expedicin y
comunicacin
NO Cumple?
Beneficiarios
del
programa
Ordenes Cambio Enva
Comunicacin Transferencia
pago estado Informacin
al Beneficiario Informacin
Exp. Ttulo cuenta beneficiarios
Beneficiarios
del
programa
Ingreso
Cruce de Seguimiento
Gestin informacin a pagos
novedades
FIN
desbloqueos
No
y retiros FIN
ETAPA II
ETAPA I
Pago
Cumple?
Comunicacin SI
al Beneficiario
44
6. POLITICA DE CUPOS VACIOS
Con la poltica que a continuacin se presenta se plantean los lineamientos a aplicar para el Programa
de Proteccin Social al Adulto Mayor, hoy Colombia Mayor, respecto de la no utilizacin de cupos con
el fin de lograr una disminucin de los cupos vacos a un rango que se considere aceptable.
En el cuadro se detalla el manejo de cupos vacos definiendo diferentes rangos entre los cuales se
encuentra el aceptable o admisible:
RANGOS DE HASTA PRIMER TRIMESTRE OBSERVACIN
RANGO 1 0% 2% ADMISIBLE O ACEPTABLE
RANGO 2 2,1% 6%
Si finalizado el trimestre el municipio no ha logrado
Durante un perodo de tres meses como llegar al rango inmediatamente inferior se reducen
RANGO 3 6,1% 10%
mximo, el municipio deber pasar al los cupos asignados que se encuentran vacios,
Rango inmediatamente inferior dejando solo lo que corresponda al rango admisible o
> 10,1 aceptable
RANGO 4
%
Para dar aplicacin a la poltica el Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional deber
tener en cuenta lo siguiente:
1. Siempre que exista un cupo vaco, el Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional
debe enviar una comunicacin escrita al alcalde municipal.
2. Para los municipios que NO se encuentran en el rango admisible o aceptable, pasado un mes sin
que la alcalda se haya pronunciado respecto de la utilizacin de los cupos vacos, el
Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional deber remitir una comunicacin
escrita al personero del municipio, en la cual se evidencie que no se ha gestionado la utilizacin
de los cupos vacos existentes.
3. Los municipios catalogados situacin especial de orden pblico, sern monitoreados a travs de
mecanismos no presenciales tales como, teleconferencias, contacto telefnico, reuniones virtuales
o similares, dejando las constancia a que haya lugar
DISMINUCIN DE CUPOS
Los cupos que se disminuyan a cada municipio podrn ser redistribuidos as:
1. Redistribucin en municipios del mismo departamento, que tengan una ejecucin del 100%
durante 3 meses consecutivos. Si no llegaran a existir municipios en el departamento que
tengan ejecucin del 100%, se tomarn de manera descendente hasta llegar a municipios
que tengan ejecucin del 98%.
2. Si aun as, no se identifican municipios que tengan ejecuciones como mnimo del 98%, se
tomarn en cuenta municipios con ejecucin hasta del 95%.
45
ANEXO 1
Teniendo en cuenta que el rea delegada por el alcalde para la coordinacin del Programa de
Proteccin Social al Adulto Mayor, hoy Colombia Mayor en cada uno de los municipios y distritos del
pas tiene un rol de gran importancia en la ejecucin de ste, resulta imprescindible que parte del
equipo de trabajo cuente con los siguientes requisitos mnimos:
PERFILES
Ciudades principales ((Bogot, Medelln, Cali, Barranquilla, Cartagena, Ccuta, Bucaramanga,
Ibagu, Pereira, Villavicencio, Pasto, Montera, Manizales):
Ciudades intermedias (Tunja, Florencia, Popayn, Valledupar, Quibd, Neiva, Riohacha, Santa
Marta, Armenia, Sincelejo y San Andrs
46
Resto de Municipios
La oficina del Adulto Mayor debe contar con los todos los recursos fsicos necesarios para la buena
atencin de los beneficiarios y potenciales beneficiarios (priorizados), debe estar dotada de equipos de
cmputo, impresora, escner, copiadora, internet y lneas telefnicas que faciliten la comunicacin a
nmeros fijos y celulares. Y deber contar con un auxiliar que apoye la gestin.
El coordinador del programa y todo aquel funcionario que ingrese a formar parte del equipo de trabajo
que gestione el Programa Colombia Mayor, deber recibir la respectiva induccin al cargo que
desempear y el respectivo proceso de capacitacin por parte del Administrador Fiduciario, en
relacin con el funcionamiento del Programa Colombia Mayor, en relacin con el proceso de
priorizacin, seleccin e ingreso y retiro de beneficiarios, proceso de bloqueo y desbloqueo de
47
beneficiarios, proceso de pagos, entre otros, esta induccin y capacitacin se debe realizar durante los
primeros 15 das despus del ingreso al rea de coordinacin.
De igual forma las autoridades locales de manera semestral debern evaluar la gestin de la
coordinacin en aras de tomar las medidas correctivas a que haya lugar, informacin que deber ser
presentada al comit Municipal de Apoyo a los Beneficiarios.
48