Manual Procedimientos Admvos 1 PDF

MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NDICE
CONTENIDO CPITULO PGINA
Autorizacin I 3
Presentacin II 4
III 5
Marco Jurdico
IV 6
Organigrama
Misin y Visin V 7
Simbologa VI 8
Procedimientos VII
Recursos Financieros VIII 10

Recursos Humanos IX
Recursos Materiales X
Glosario de trminos
XI 30
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PGINA

FECHA DE ELABORACIN: / MARZO / 2007 2
I.- AUTORIZACIN
Con fundamento en el Artculo 41 Fraccin X de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica del

Estado de Zacatecas, as como el Artculo 10 Fracciones VI, VIII, XII y XV del Estatuto Orgnico de
la Comisin Estatal para el Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Zacatecas, expedimos el
presente Manual de Procedimientos Administrativos de la Comisin Estatal para el Acceso a la
Informacin Pblica, con el propsito de precisar los mtodos, procedimientos y trmites que
debern de cumplirse en las actividades de carcter administrativo, contable y presupuestal al
interior de la misma con el fin de mejorar los procesos actuales y alcanzar estndares de calidad
adecuados y apegados estrictamente a la normatividad especifica.
COMISIONADA PRESIDENTA
Q.F.B. JUANA VALADEZ CASTREJN
EL COMISIONADO EL COMISIONADO
MTO. JESS MANUEL MENDOZA MALDONADO DR. JAIME ALFONSO CERVANTES DURN

II.- PRESENTACIN
El presente Manual tiene por objeto establecer los procedimientos de trabajo que faciliten las
tareas especficas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempos de ejecucin en el desarrollo
de las actividades que realizan los involucrados que intervienen en cada una de las partes del
proceso administrativo, para eficientar el uso de los recursos humanos, financieros, materiales y
tcnicos.
En la elaboracin de este manual, se identificaron las principales actividades administrativas para

actuar con mayor certeza en la ejecucin y supervisin de los trabajos de naturaleza administrativa
Este manual es de utilizacin y aplicacin obligatoria en todas las actividades administrativas que
se realicen en la Comisin Estatal de Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Zacatecas.
Dentro de ste contexto se consider necesario que la dependencia, cuente con ste documento
base, que permite tener las tareas y procedimientos definidos y autorizados, los cuales podrn ser
flexibilizados y/o modificados cuando las necesidades operativas as lo justifiquen, realizando la
propuesta correspondiente el Departamento Administrativo debidamente fundamentada ante el
Titular de la Comisin.

III.- MARCO JURDICO
CONSTITUCIONES:
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos

Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Zacatecas
LEYES:
Ley de Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Zacatecas

Ley de Administracin y Finanzas Pblicas del Estado de Zacatecas
Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Zacatecas
Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestacin de Servicios relacionados con Bienes
Muebles del Estado de Zacatecas
Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Zacatecas
Ley de Patrimonio del Estado de Zacatecas
OTRO:
Estatuto Orgnico de la Comisin Estatal para el Acceso a la Informacin Pblica del
Estado de Zacatecas

IV.- ORGANIGRAMA
PLENO
COMISIONADA
PRESIDENTA
COMISIONADO COMISIONADO
SECRETARIO
EJECUTIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
AUXILIAR DE
ADMINISTRACIN

V.- MISIN Y VISIN
DE LA COMISIN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA
MISIN:
PROMOVER Y DIFUNDIR EL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIN,

RESOLVER SOBRE LA NEGATIVA A LAS SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIN Y
PROTEGER LOS DATOS PERSONALES EN PODER DE LOS SUJETOS OBLIGADOS
VISIN:
EN EL 2009 LA COMISIN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA, ES

RECONOCIDA POR LA SOCIEDAD ZACATECANA COMO UN ORGANISMO IMPULSOR DEL
DERECHO A LA INFORMACIN, QUE CONTRIBUYE AL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE
VIDA DE LAS PERSONAS, AS COMO A LA CONSOLIDACIN DEL SISTEMA DE
CONVIVIENCIA DEMOCRTICA.
DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CEAIP
MISIN:
GESTIONAR, RESGUARDAR Y ADMINISTRAR LOS SERVICIOS DE DOTACIN DE

RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, DIVERSOS E INFORMATICOS, CON EFICIENCIA,
CALIDAD, OPORTUNIDAD Y TRATO AMABLE, APEGADOS A LA NORMATIVIDAD, PARA QUE
LAS AREAS DIRECTIVAS Y OPERATIVAS DE LA COMISIN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA
INFORMACIN PBLICA DEL ESTADO DE ZACATECAS CUMPLA CON SUS OBJETIVOS Y
METAS.
VISIN:
SER UN APOYO REAL PARA LA OPERACIN DE TODAS LAS INSTANCIAS DE LA

DEPENDENCIA, MEJORANDO NUESTROS PROCESOS Y ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS,
MEDIANTE LA SUPERACIN Y EL CONOCIMIENTO A FONDO DE CADA ACTIVIDAD.

VI.- SIMBOLOGA
INICIO/TERMINAL
OPERACIN
DECISIN O ALTERNATIVA
CONECTOR DENTRO DE PGINA
DIRECCIN DE FLUJO

DIAGRAMA DE FLUJO
INTEGRACIN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Recibe instruccin del
Comisionado Presidente, de
elaborar el anteproyecto de
Presupuesto del siguiente
ejercicio fiscal.
2
Solicita y recibe informacin
de los programas de trabajo
de los Comisionados y
dems departamentos de la
CEAIP
3
Integra y analiza la
documentacin recibida de
los Comisionados y
Departamentos
Es Correcta?
NO SI
4
Realiza correcciones Captura la informacin
para su regularizacin. obtenida
(regresa a la operacin 3)
DIAGRAMA DE FLUJO

INTEGRACIN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO
5
Revisa la informacin
capturada
Es Correcta?
NO SI
6
Realiza correcciones para Integra informacin y turna
su regularizacin. al Secretario Ejecutivo para
(regresa a la operacin 3) recabar firmas de los
Comisionados y Jefes de
Departamento que
Recibe Anteproyecto de 7
Presupuesto con las firmas
de los Comisionados, Jefes
de Departamento y
Comisionado Presidente y
prepara Oficio y paquete
para su envo a la
Secretara de Finanzas
para que lo integre al
presupuesto de egresos del
Gobierno.

PROCEDIMIENTO: Integracin del anteproyecto de Presupuesto
AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIN DE FORMA O

NMERO ACTIVIDADES DOCUMENTO
Recibe instruccin del
Comisionado Presidente, de
elaborar el anteproyecto de
DEPARTAMENTO 1 Presupuesto del siguiente
ADMINISTRATIVO ejercicio fiscal.
Solicita y recibe informacin de
los programas de trabajo de los
Comisionados y dems
2 departamentos de la CEAIP
Integra y analiza la
3 documentacin recibida de los
Comisionados y Departamentos
Es correcta?
4 No: Realiza observaciones y
remite a las reas para su
regularizacin
Si: Captura la informacin
obtenida
DEPARTAMENTO Revisa la informacin capturada
ADMINISTRATIVO 5
Es correcta?
No: Realiza correcciones para
6 su regularizacin.
Si: Integra informacin y turna al

Secretario Ejecutivo para
recabar firmas de los
Comisionados y Jefes de
Departamento que intervinieron
y del Comisionado Presidente.
Recibe Anteproyecto de
Presupuesto con las firmas de
DEPARTAMENTO los Comisionados, Jefes de
ADMINISTRATIVO 7 Departamento y Comisionado
Presidente y prepara Oficio y
paquete para su envo a la
Secretara de Finanzas para
que lo integre al presupuesto de
egresos del Gobierno del
Estado (Art. 41 fracc. XII de la
Ley de Acceso a la Informacin
Pblica del Estado de
Zacatecas)
FIN DEL PROCEDIMIENTO

DIAGRAMA DE FLUJO
RECEPCIN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS
DEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Recibe del Comisionado
Presidente y de los
Comisionados, instruccin
y/o solicitud de pago de
facturas de proveedores y
prestadores de servicios,
para su pago respectivo
2
Revisa facturas y
documentacin soporte
(facturas, orden de compra,
vales de entrada y salida del
almacn, etc.)intervinieron y
del Comisionado Presidente.
Est completa?
NO SI
3
Realiza las observaciones y Codifica y elabora pliza
regresa documentacin al contable y turna al Jefe
proveedor o prestador de del Departamento
servicios. (Regresa a la Administrativo
operacin 2) 4
Revisa la pliza y la
documentacin; firma la
pliza y elabora cheque
Pliza,
cheque

DIAGRAMA DE FLUJO
Est en las Inst.

el Comisionado
Presiden
C
SI
NO
6 5
Turna cheque, pliza, y

Turna cheque, pliza, y documentacin al
documentacin a los dos Comisionado Presidente para
Comisionados para su autorizacin y firma,
autorizacin y firma. posteriormente firma cheque
cualquiera de los
Comisionados.
Cheque, pliza y
documentacin Cheque, pliza y
documentacin
Recibe documentacin; cheque y

pliza firmadas. Elabora listado y
turna al Auxiliar de Administracin
Cheque, pliza y
documentacin

DIAGRAMA DE FLUJO
8 Recibe documentacin;
cheque y pliza firmadas.
Elabora listado y turna al
Auxiliar de Administracin
9
Recibe listado de plizas y
las plizas cheque
relacionadas, entrega a
beneficiarios y captura al
sistema de contabilidad
diariamente y archiva.
Cheque, pliza y
documentacin

PROCEDIMIENTO: Recepcin de facturas para pago a
proveedores y/o prestadores de servicios
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES FORMA O

NMERO DOCUMENTO
Recibe del Consejero Presidente y
de los Comisionados, instruccin
y/o solicitud de pago de facturas
DEPARTAMENTO 1 de proveedores y prestadores de
ADMINISTRATIVO servicios, para su pago respectivo
(Aux. de Revisa facturas y documentacin
Administracin) soporte (facturas, orden de
2 compra, vales de entrada y salida
del almacn, etc.)
Esta completa?
No: Realiza las observaciones y
3 regresa documentacin al
DEPARTAMENTO proveedor o prestador de servicios.
ADMINISTRATIVO (regresa a la operacin 2)
(Aux. de
Administracin)
Si: Codifica y elabora pliza
contable y turna al Jefe del
Departamento Administrativo
Revisa la pliza y la Pliza, Cheque
DEPARTAMENTO 4 documentacin; firma la pliza y
ADMINISTRATIVO elabora cheque.
Se encuentra en las
Instalaciones el Comisionado
Presidente?
DEPARTAMENTO Si Cheque
ADMINISTRATIVO Pliza y
5 documentacin
documentacin al Comisionado
Presidente para su autorizacin y
firma, posteriormente firma
cheque cualquiera de los
Comisionados.
DEPARTAMENTO No. Cheque
ADMINISTRATIVO 6 Pliza y
documentacin
documentacin a los dos
Comisionados para autorizacin y
firma.
Recibe documentacin; cheque y Cheque

DEPARTAMENTO pliza firmadas. Elabora listado y Pliza y
ADMINISTRATIVO 7 turna al Auxiliar de Administracin documentacin
Recibe plizas firmadas, elabora

DEPARTAMENTO 8 listado y turna al Auxiliar de
ADMINISTRATIVO Administracin.
Recibe listado de plizas y las

plizas cheque relacionadas,
DEPARTAMENTO entrega a beneficiarios y captura al
ADMINISTRATIVO 9 sistema de contabilidad
(Auxiliar de diariamente y archiva.
Administracin)

DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) REA SOLICITANTE
INICIO
1 Atiende la solicitud de
pago del rea solicitante;
elabora orden de compra
Solicitud de Material
HAY
EXISTENCIAS?
SI
2 Atiende Solicitud de Material,

elabora la Nota de Salida del
Almacn, recaba firma de
acuse de recibo en Nota ,
entrega los bienes junto con
copia de la Solicitud y de la
Nota, archiva documentos.
Nota de 3
Recibe bienes solicitados junto
con copias de la Solicitud y de
la Nota de Salida del
Almacn. Se remite al fin del
Procedimiento.
Solicitud de
Nota de

DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPTO ADMINISTRATIVO
No hay existencias
El monto solicitado es
mayor de $1 500 00 ?
SI
5 el monto solicitado es mayor de

$1,500.00 (mil quinientos pesos) el pago
se realizar con cheque. NO
6
El monto es menor de $1,500.00 se
remite al procedimiento Operacin y
control del fondo fijo revolvente
7
Elabora la pliza
contable y turna al
Pliza
8
Revisa la pliza y la
documentacin; firma la pliza
y elabora cheque.
Pliza
Cheque

DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO COMISIONADO PRESIDENTE
Se encuentra en
las Instalaciones el
Comisionado
Presidente?
SI
9 Turna cheque, pliza, y
firma, posteriormente firma cheque
cualquiera de los Comisionados.
Cheque
Pliza
Documentacin
10 NO
firma.
Cheque
Pliza
Documentacin
11
Recibe documentacin; cheque y
pliza firmadas. Elabora listado y
turna al Auxiliar de Administracin.
Cheque
Pliza
Documentacin

DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPTO. ADMINISTRATIVO
12
Recibe documentacin;
Cheque
Pliza
Documentacin
13 Realiza sus operaciones para el

pago de cheque; obtiene el bien
solicitado, las facturas, notas o
comprobantes respectivos con
los requisitos fiscales;
Cheque
Factura
14 Surte al rea solicitante

los Bienes solicitados,
acompaa la Solicitud de
Material para cotejar.
Copia al Jefe del
Departamento
15
Recibe copia de la solicitud y
archiva.
Solicitud de

DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO COMISIONADO PRESIDENTE
16 Elabora reporte diario de la

cuenta de cheques y turna de al
Comisionado Presidente
Para verificar la actividad.
Archiva copia
Informe
17
Verifica la actividad de la cuenta;
y la remite al Dpto. Admvo.

PROCEDIMIENTO: Control de cheques
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD FORMA O

NMERO DOCUMENTO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO 1 Atiende la solicitud de pago del rea Solicitud de
solicitante; elabora orden de compra Material
(Auxiliar de
Administracin
Hay existencias?
Si
DEPARTAMENTO 2 Atiende Solicitud de Material, Solicitud de

ADMINISTRATIVO elabora la Nota de Salida del Material,
Almacn, recaba firma de acuse de Nota de Salida de
(Auxiliar de recibo en Nota , entrega los bienes Almacn
Administracin junto con copia de la Solicitud y de
la Nota, archiva documentos.
Recibe bienes solicitados junto con Solicitud de

REA SOLICITANTE 3 copias de la Solicitud y de la Nota Material
de Salida del Almacn. Se remite al Nota de Salida de
fin del Procedimiento. Almacn
4 No hay existencias y
el monto solicitado es mayor de
$1,500.00 ?
DEPARTAMENTO Si
ADMINISTRATIVO el moto solicitado es mayor de Cheque
5 $1,500.00 (mil quinientos pesos) el
(Auxiliar de pago se realizar con cheque;
Administracin
No
6 El monto es menor de $1,500.00 se
remite al procedimiento Operacin y
control del fondo fijo revolvente
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO 7 Elabora la pliza contable y turna al Pliza
Jefe del departamento Administrativo
(Auxiliar de
Administracin
DEPARTAMENTO Revisa la pliza y la documentacin; Pliza, Cheque
ADMINISTRATIVO 8 firma la pliza y elabora cheque.
Se encuentra en las Instalaciones
el Comisionado Presidente?

DEPARTAMENTO Si cheque, pliza, y
ADMINISTRATIVO documentacin
9
firma, posteriormente firma cheque
cualquiera de los Comisionados.
DEPARTAMENTO No. cheque, pliza, y
ADMINISTRATIVO 10 documentacin
firma.
DEPARTAMENTO Recibe documentacin; cheque y cheque, pliza, y
ADMINISTRATIVO 11 pliza firmadas. Elabora listado y documentacin
turna al Auxiliar de Administracin.
DEPARTAMENTO cheque, pliza, y
ADMINISTRATIVO 12 Recibe documentacin; cheque y documentacin
pliza firmadas;
(Auxiliar de
Administracin
DEPARTAMENTO Realiza sus operaciones para el pago Cheque, Factura
ADMINISTRATIVO de cheque; obtiene el bien solicitado,
13 las facturas, notas o comprobantes
(Auxiliar de respectivos con los requisitos fiscales;
Administracin
DEPARTAMENTO Surte al rea solicitante los Bienes Solicitud de
ADMINISTRATIVO 14 solicitados, acompaa la Solicitud de Material
Material para cotejar. Copia al Jefe
(Auxiliar de del Departamento Administrativo.
Administracin
DEPARTAMENTO Recibe copia de la solicitud y archiva. Solicitud de
ADMINISTRATIVO 15 Material
DEPARTAMENTO Elabora reporte de saldos de la Reporte de
ADMINISTRATIVO 16 cuenta bancaria diario de la pgina saldos de la
de Internet contra el reporte de cuenta bancaria
cheques emitidos, se determinar el
saldo disponible de bancos y turna al
Comisionado Presidente cuando
menos una vez a la semana. Archiva
copia
COMISIONADO 17 Verifica la actividad de la cuenta; y la

PRESIDENTE remite al Departamento Administrativo

DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Verifica el registro de la
contabilidad, que este
completo
Se encuentran
todos los registros?
S S
2 3
Identifica los
movimientos no Imprime reportes
considerados y los presupustales y
analticos contables
4
Concilia saldos
contables y
presupuestales
Existen diferencias
S
No
6 5
Concilia cifras contables
y financieras de cuentas
bancarias con el Jefe del
Departamento

DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7
Emite Estados
Financieros y sus
anlisis presupuestales
y contables
8
Revisa la informacin y
recaba firma del
9
Se entrega la
informacin al
y se archiva.

PROCEDIMIENTO: Elaboracin de Estados Financieros y
presupustales

NMERO DOCUMENTO
DEPARTAMENTO Verifica que se encuentre
ADMINISTRATIVO 1 registrada toda la informacin en el
(Aux. de Programa de Contabilidad
Administracin)
Se encuentran todos los
registros?
DEPARTAMENTO No: Identifica los movimientos no
ADMINISTRATIVO considerados y los captura para
(Aux. de 2 completar la Contabilidad.
Administracin) (regresa a la operacin 1)
DEPARTAMENTO Si: Imprime reportes

ADMINISTRATIVO presupustales y analticos de
(Aux. de 3 saldos del sistema de contabilidad
Administracin)
DEPARTAMENTO Concilia saldos contables y
ADMINISTRATIVO presupustales
(Aux. de 4
Administracin)
Existen diferencias?
DEPARTAMENTO Si: Determina diferencias y realiza

ADMINISTRATIVO correcciones
(Aux. de 5
Administracin)
DEPARTAMENTO No: Concilia cifras contables y
ADMINISTRATIVO financieras de cuentas bancarias
(Aux. de 6 con la Jefe de Departamento..
Administracin)
DEPARTAMENTO Emite Estados Financieros y sus
ADMINISTRATIVO 7 anlisis presupuestales y
(Aux. de contables.
Administracin) Revisa la informacin y recaba
firmas del Jefe del Departamento
DEPARTAMENTO 8 Administrativo, del Secretario
ADMINISTRATIVO Ejecutivo y del Comisionado
(Aux. de Presidente.
Administracin) Se entrega la informacin a cada
uno de los Comisionados y archiva
9 la informacin original en la
Contabilidad de la CEIAP
TERMINA EL PROCEDIMIENTO

DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIN DE CIERRE ANUAL
INICIO
1
Verifica que se encuentre
registrada toda la informacin
anual y que no existan
diferencias en Ingresos por
ministraciones con la Sra. De
Finanzas.
Est todo
registrado y no ex.
diferencia?
No S
2 3
Localiza los movimientos no

considerados y/o las diferencias, Emite reportes
los captura y concilia con la financieros y realiza
Sra. De Finanzas y registra los anlisis de saldos.
ajustes necesarios
4
Concilia saldos
contables y
presupuestales
Existen diferencias
No S
6 5
Concilia cifras contables Determina diferencias y
y financieras de cuentas realiza correcciones y
bancarias con el Jefe del aclaraciones
Departamento

DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIN DE CIERRE ANUAL
7
Emite Estados
Financieros y sus
anlisis presupustales
y contables
8
Revisa la informacin y
recaba firma del
9
Prepara documentacin
para envo a la H.
Legislatura del Estado.
Archiva

PROCEDIMIENTO: Elaboracin del Cierre Anual

NMERO DOCUMENTO
DEPARTAMENTO Verifica que se encuentre
ADMINISTRATIVO registrada toda la informacin
(Aux. de 1 anual y que no existan diferencias
Administracin) en Ingresos por ministraciones con
la Sra. De Finanzas.
Esta todo registrado y/o no

existen diferencias?
DEPARTAMENTO No: Localiza los movimientos no
ADMINISTRATIVO considerados y/o las diferencias,
(Aux. de 2 los captura y concilia con la Sra.
Administracin) De Finanzas y registra los ajustes
necesarios
DEPARTAMENTO Si: Emite reportes financieros y
ADMINISTRATIVO realiza anlisis de saldos.
(Aux. de 3
Administracin)
DEPARTAMENTO Concilia saldos contables y
ADMINISTRATIVO presupustales
(Aux. de 4
Administracin)
Existen diferencias?
DEPARTAMENTO Si: Determina diferencias y realiza

ADMINISTRATIVO correcciones y aclaraciones
(Aux. de 5
Administracin)
DEPARTAMENTO No: Concilia cifras contables y
ADMINISTRATIVO financieras con la Jefe de
(Aux. de 6 Departamento.
Administracin)
DEPARTAMENTO Emite Estados Financieros y sus
ADMINISTRATIVO anlisis presupustales y
7 contables.
DEPARTAMENTO Revisa la informacin y recaba
ADMINISTRATIVO firmas del Jefe del Departamento
8 Administrativo, del Secretario
Ejecutivo y del Comisionado
Presidente.
DEPARTAMENTO Prepara documento para envo a la
ADMINISTRATIVO H. Legislatura del Estado y archiva
9 la informacin original en la
Contabilidad de la CEAIP

DIAGRAMA DE FLUJO
GESTIN DE RECURSOS FINANCIEROS ANTE LA SRIA. DE FINANZAS
INICIO
1
Recibe Presupuesto autorizado y
calendarizado por la Sra. De Finanzas
y por la H. Legislatura del Estado
2
Elabora calendario anual para la
gestin quincenal de los recursos
financieros asignados y turna al Srio.
Ejecutivo y al Comisionado Presidente
trnsito que tengas ms de tres meses
y el monto ser reintegrado a la cuenta
de la Comisin Estatal para el Acceso a
la Informacin Pblica.
3
Recibe calendario autorizado y
presenta ante la Sra. De Finanzas
para posteriormente presentar
quincenalmente recibo y monto
establecido para la gestin de
recursos.
4
Verifica quincenalmente la cantidad
recibida va electrnica de la Sra. De
Finanzas con el presupuesto
autorizado.

PROCEDIMIENTO: Gestin de recursos financieros ante la
Secretara de Finanzas
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIN DE FORMA O

NMERO ACTIVIDADES DOCUMENTO
Recibe Presupuesto detallado y Presupuesto
autorizado por la Sra. De autorizado
Finanzas y la H. Legislatura del
1 Estado, para su ejercicio.
Elabora calendario anual para la Calendario anual
gestin quincenal de los recursos
2 financieros asignados y turna al
Srio. Ejecutivo y al Comisionado
DEPARTAMENTO Presidente.
ADMINISTRATIVO Recibe calendario autorizado y Calendario anual
presenta ante la Sra. De
3 Finanzas para posteriormente
presentar quincenalmente recibo
y monto establecido para la
gestin de recursos.
Verifica quincenalmente la
cantidad recibida va electrnica
4 de la Sra. De Finanzas con el
presupuesto autorizado.

DIAGRAMA DE FLUJO
CONCILIACIN BANCARIA
DEPTO. DEPTO. COMISIONADO
ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO (AUX) PRESIDENTE
INICIO
1 Recibe de la institucin bancaria

que opera la cuenta de cheques, el
Estado de Cuenta Bancario y lo
turna al Auxiliar Administrativo
para su conciliacin.
Estado de Cuenta
2 Coteja los movimientos e

importes presentados en el
estado de cuenta bancario
contra los registrados en el
sistema contable presupuestal
Conciliacin
Existen diferencias entre

movimientos realizados o
importes que no correspondan
en ambos registros?

DIAGRAMA DE FLUJO
SI
3
En caso de que existan diferencias y
stas se deban a errores u omisiones
de registro, efecta los ajustes
correspondientes; o Elabora en
original y copia oficio dirigido a la
institucin
bancaria en donde especifica
diferencias y solicita su aclaracin, le
anexa copia del estado de cuenta
bancario y en su caso de la
documentacin que
respalde los movimientos no
correspondidos.
Se remite a Actividad No. 6
Oficio
4
Si no existen diferencias turna el estado de
cuenta y la conciliacin bancaria al
Departamento Administrativo para su NO
revisin; y al Comisionado Presidente para
su autorizacin. Archiva el Estado de
cuenta y registra en control interno la
fecha de conciliacin.
Estado de Cuenta
Conciliacin
5
Respalda los cheques en trnsito con

Reporte de saldos de la cuenta Cancelar
los cheques en trnsito que tengas ms de
tres meses. Se emite oficio de la solicitud
de cancelacin a la Institucin bancaria
correspondiente y se registran los ajustes
contables respectivos.
Reporte de saldos de
la cuenta Bancaria

DIAGRAMA DE FLUJO
6 Turna el oficio al Jefe Administrativo

para su revisin, estado de cuenta y en
su caso documentacin anexa.
7 Oficio y/o
Recibe y revisa el oficio y
Oficio y/o Estado de Cuenta
documentacin anexa
Es correcto el
oficio?
NO
8
En caso de errores en el oficio, lo
indica al Auxiliar Administrativo y
lo devuelve para correccin.
Oficio y/o documentacin anexa
SI
9
Lo turna al Comisionado Presidente
junto con documentacin anexa para
su firma.
10
Firma oficio y
documentacin
anexa y la enva al
Departamento
Oficio y/o
documentacin
anexa

DIAGRAMA DE FLUJO
11
Recibe oficio y documentacin anexa y
acude a la institucin bancaria
correspondiente. Archiva copia del oficio

PROCEDIMIENTO: Conciliacin Bancaria

NMERO DOCUMENTO
Recibe de la institucin bancaria que
ADMINISTRATIVO opera la cuenta de cheques, el Estado
de Cuenta Bancario y lo turna al Estado de
1 Auxiliar Administrativo para su Cuenta Bancario
conciliacin.
Coteja los movimientos e importes

presentados en el estado de cuenta Conciliacin
DEPARTAMENTO 2 bancario contra los registrados en el Bancaria
ADMINISTRATIVO sistema contable presupuestal de la
dependencia.
(Auxiliar de
Administracin
Existen diferencias entre
movimientos realizados o importes
que no correspondan en ambos
registros?
Si
DEPARTAMENTO En caso de que existan diferencias y
ADMINISTRATIVO 3 stas se deban a errores u omisiones
de registro, efecta los ajustes
(Auxiliar de correspondientes; o Elabora en
Administracin original y copia oficio dirigido a la
institucin
bancaria en donde especifica
diferencias y solicita su aclaracin, le
anexa copia del estado de cuenta Oficio
bancario y en su caso de la
documentacin que Estado de
respalde los movimientos no Cuenta
correspondidos.
Se remite a Actividad No. 6
DEPARTAMENTO No. Estado de

ADMINISTRATIVO 4 Si no existen diferencias turna el Cuenta y
estado de cuenta y la conciliacin Conciliacin
(Auxiliar de bancaria al Departamento Bancaria
Administracin) Administrativo para su revisin; y al
Comisionado Presidente para su
autorizacin. Archiva el Estado de
cuenta y registra en control interno la
fecha de conciliacin.

DEPARTAMENTO Respalda los cheques en trnsito con Reporte de
ADMINISTRATIVO Reporte de saldos de la cuenta saldos de la
5 Cancelar los cheques en trnsito que cuenta
(Auxiliar de tengas ms de tres meses. Se emite
Administracin) oficio de la solicitud de cancelacin a
la Institucin bancaria correspondiente
y se registran los ajustes contables
respectivos.
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO Turna el oficio al Jefe Administrativo Oficio y/o
6 para su revisin, estado de cuenta y documentacin
(Auxiliar de en su caso documentacin anexa. anexa, estado de
Administracin) cuenta
Oficio y/o
Recibe y revisa el oficio y documentacin
DEPARTAMENTO 7 documentacin anexa anexa
ADMINISTRATIVO
Es correcto el oficio?
No. Oficio y/o

En caso de errores en el oficio, lo documentacin
DEPARTAMENTO indica al Auxiliar Administrativo y lo anexa
ADMINISTRATIVO 8 devuelve para correccin.
Si.
DEPARTAMENTO 9 Lo turna al Comisionado Presidente Oficio y/o
ADMINISTRATIVO junto con documentacin anexa para documentacin
su firma. anexa
COMISIONADO Firma oficio y documentacin anexa y Oficio y/o

PRESIDENTE 10 la enva al Departamento documentacin
Administrativo. anexa
DEPARTAMENTO Recibe oficio y documentacin anexa Oficio y/o

ADMINISTRATIVO 11 y acude a la institucin bancaria documentacin
correspondiente. Archiva copia del anexa
oficio.

DIAGRAMA DE FLUJO
CREACIN DE PASIVOS POR CIERRE MENSUAL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO REA DE CONTABILIDAD
INICIO
1
Recibe de proveedores y/o de
prestadores de servicios facturas
debidamente requisitazas y se le expide
contra-recibo con fecha programada de
pago para despus del cierre mensual
2 Revisa facturas y
documentacin
Estn correctas?
No Si
3
Realiza
observaciones y Codifica el gasto y 4
regresa elabora pliza de
documentacin a cuentas por pagar con
proveedores para su copias de la
correccin. documentacin.
Registra la pliza y 5
turna al Jefe del
Depto. Administrativo
para firma y
autorizacin.
6
Recibe pliza
autorizada, captura y
archiva con
documentos originales
en cuentas por pagar.
7 Recibe, analiza,
autoriza y firma pliza
de cuentas por pagar
y turna para archivo
temporal.

PROCEDIMIENTO: Creacin de pasivos por cierres mensuales

NMERO DOCUMENTO
Recibe de proveedores y/o
prestadores de servicios facturas
1 debidamente requisitazas y se
DEPARTAMENTO expide contra recibo con fecha
ADMINISTRATIVO programa de pago para despus
(Aux. de del cierre de mes..
Administracin) Revisa facturas y documentacin
soporte (facturas, orden de
2 compra, vales de entrada y salida
del almacn, etc.)
Esta completa?
DEPARTAMENTO Realiza observaciones y regresa

ADMINISTRATIVO documentacin a proveedores y/o
(Aux. de 3 prestadores de servicios para su
Administracin) correccin.
DEPARTAMENTO Codifica el gasto y elabora pliza

ADMINISTRATIVO de cuentas por pagar con copias
(Aux. de 4 de la documentacin.
Administracin)
DEPARTAMENTO Registra la pliza y turna al Jefe

ADMINISTRATIVO 5 del Departamento Administrativo
(Aux. de para su firma y autorizacin.
Administracin)
DEPARTAMENTO Recibe, analiza y firma pliza y

ADMINISTRATIVO 6 turna al Auxiliar de Administracin
DEPARTAMENTO Recibe pliza autorizada, captura y

ADMINISTRATIVO activa pliza, las facturas
(Aux. de 7 originales estn en cuentas por
Administracin) pagar, para realizar trmite de
pago.

DIAGRAMA DE FLUJO
REPOSICIN DEL FONDO FIJO REVOLVENTE
INICIO
1
Solicita al Jefe del
reembolso del fondo fijo
revolvente, estableciendo la
cantidad de $10,000.00
2
Realiza el reembolso del
fondo fijo cuando su ejercicio
sea ms del 80% o del da
ultimo del mes
correspondiente, mediante el
formato Reposicin del
Fondo Fijo Revolvente
3 Recibe del encargado del

Fondo Fijo revolvente la
documentacin para
reembolso
4 Revisa facturas y
documentacin soporte que
rena requisitos
Cumple con
los requisitos?
Si No
5 Clasifica y codifica el 6 Turna al auxiliar de

gasto para realizar la administracin para su
afectacin regularizacin
presupuestal

DIAGRAMA DE FLUJO
REPOSICIN DEL FONDO FIJO REVOLVENTE
7
Elabora cdula de gastos y
anexa la documentacin de
soporte
8
Elabora pliza contable y
turna al Jede del
Departamento
Administrativo
9 Recibe pliza contable y

elabora cheque a nombre
del responsable del Fondo
Fijo Revolvente, con las
firmas autorizadas
10
Recibe relacin con
cheque, lo canjea en
institucin bancaria para
reponer el Fondo Fijo
revolvente a la caja
11 Recibe pliza contable y

con firma del cheque de
recibido por parte del
encargado del Fondo Fijo,
captura en contabilidad y
archiva

PROCEDIMIENTO: Reposicin del Fondo Fijo Revolvente

NMERO DOCUMENTO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO 1 Solicita al Jefe del Departamento
Administrativo reembolso del fondo
(Auxiliar de fijo revolvente, estableciendo la
Administracin) cantidad de $10,000.00
Realiza el reembolso del fondo fijo Reposicin de
2 cuando su ejercicio sea ms del Fondo Fijo
80% o el da ltimo del mes Revolvente
correspondiente, mediante el
formato de Reposicin de Fondo
Fijo Revolvente.
Recibe del encargado del Fondo
3 Fijo Revolvente la documentacin
comprobatoria que se integrar en
reembolso.
Revisa facturas y documentacin
soporte rena los requisitos
4 fiscales y firma de autorizacin del
Comisionado Presidente o de los
DEPARTAMENTO
Comisionados.
ADMINISTRATIVO
Cumple con los requisitos?
No: Turna al Auxiliar administrativo

5 para su regularizacin.
DEPARTAMENTO (regresa a la operacin 1)
ADMINISTRATIVO
Si: Clasifica y codifica el gasto

6 para realizar afectacin
presupuestal.
Elabora cdula de gastos y anexa

DEPARTAMENTO la documentacin soporte de dicha
ADMINISTRATIVO 7 cdula.
(Aux. de
Administracin)
DEPARTAMENTO Elabora pliza contable y turna al

ADMINISTRATIVO 8 Jefe del Departamento
(Aux. de administrativo.
Administracin)
DEPARTAMENTO Recibe pliza contable y elabora
ADMINISTRATIVO cheque a nombre del responsable
9 del fondo y turna para firma y
autorizacin.

Recibe relacin con el cheque, lo
canjea en Institucin Financiera
DEPARTAMENTO para reponer el fondo fijo en caja y
ADMINISTRATIVO 10 turna pliza para contabilizarse.
(Auxiliar de
Administracin)
DEPARTAMENTO Recibe pliza con firma de cheque
ADMINISTRATIVO 11 recibido por parte del encargado
(Auxiliar de del Fondo fijo, captura en
Administracin) contabilidad y archiva.

DIAGRAMA DE FLUJO
OPERACIN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTE
REA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1 Solicita los requerimientos

en lo que se refiere a
compras no excedentes a
$ 1,500 mediante el
formato Solicitud de
Material
Solicitud de
Material
2
Recibe original y copia de la
Solicitud del Material

Solicitud de
HAY
EXISTENCIAS?
SI
3 Atiende Solicitud de Material,
Almacn, recaba firma de
acuse de recibo en Nota ,
entrega los bienes junto con
copia de la Solicitud y de la
Nota, archiva documentos.
4 Solicitud de
con copias de la Solicitud y de
la Nota de Salida del
Almacn. Se remite al fin del
Nota de
Procedimiento.
Solicitud de
Nota de

DIAGRAMA DE FLUJO
NO
5
Elabora Orden de Compra con los
datos y caractersticas de los Bienes y/o
Servicios que se requieren, con firma del
Titular del rea solicitante y de
autorizacin del Jefe Administrativo.
Orden de Compra
6
Efecta la adquisicin de los
Bienes, entregando Orden de
Compra a Proveedor
seleccionado.
Orden de Compra
Revisa que la factura cumpla con

7 los requisitos fiscales:
a) Nombre
b) Domicilio
c) Fecha
d) Importe con nmero y letra
e) IVA desglosado
f) RFC
y que los Materiales entregados por
el Proveedor cumplan con las
caractersticas y condiciones
pactadas en precio y calidad.
Factura
Materiales
Cumplen los bienes o

servicios con las
caractersticas
requeridas?

DIAGRAMA DE FLUJO
NO
8 Rechaza factura y/o los Bienes y no

los recibe hasta que se cumpla con
los requisitos y condiciones
pactadas. Se remite a la actividad
No. 7
Factura
SI
9
Recibe factura y/o los Bienes
que cumplieron con los
requisitos y condiciones
pactadas; sella de recibo la
Factura correspondiente y
paga al Proveedor en efectivo
por los Bienes o Servicios
Factura
10
Surte al rea solicitante los Bienes
solicitados, acompaa la Solicitud de
Material para cotejar y distribuye la
Nota de Salida.
Solicitud de
Material
Nota de Salida

DIAGRAMA DE FLUJO
11
Recibe bienes solicitados junto con
copias de la Solicitud de Material y de
la Nota de Salida y verifica que el
abastecimiento sea correcto, de acuerdo
a la solicitud de material.
Solicitud de
Nota de
NO Salida
12
Utiliza el material para el fin
requerido.
SI
13
Devuelve el material al
14
Se remite a la actividad No. 8

PROCEDIMIENTO: Operacin y control del fondo fijo Revolvente

NMERO DOCUMENTO
Cuando los Responsables de
REA SOLICITANTE rea requieren bienes Solicitud de Material
Solicita los requerimientos en lo
1
que se refiere a compras no
excedentes a $ 1,500
mediante el formato Solicitud de
Material
Recibe original y copia de la Solicitud de Material

Solicitud del Material
DEPARTAMENTO 2 debidamente requisitada: verifica
ADMINISTRATIVO existencia y determina:
(Auxiliar de Hay existencias ?

Administracin
Si
DEPARTAMENTO 3 Atiende Solicitud de Material,
ADMINISTRATIVO elabora la Nota de Salida del Nota de Salida de
Almacn, recaba firma de acuse Almacn
(Auxiliar de de recibo en Nota , entrega los
Administracin bienes junto con copia de la
Solicitud y de la Nota, archiva
documentos.
Recibe bienes solicitados junto Solicitud de Material

REA SOLICITANTE 4 con copias de la Solicitud y de
la Nota de Salida del Almacn. Nota de Salida de
Se remite al fin del Almacn
Procedimiento.
No
DEPARTAMENTO Elabora Orden de Compra con Orden de Compra
ADMINISTRATIVO 5 los datos y caractersticas de los
Bienes y/o Servicios que se
(Auxiliar de requieren, con firma del Titular
Administracin) del rea solicitante y de
autorizacin del Jefe
Administrativo.

DEPARTAMENTO Efecta la adquisicin de los
ADMINISTRATIVO Bienes, entregando Orden de Orden de compra
6 Compra a Proveedor
(Auxiliar de seleccionado.
Administracin)
los requisitos fiscales: Factura,
DEPARTAMENTO a) Nombre
ADMINISTRATIVO b) Domicilio Orden de Compra
7 c) Fecha
(Auxiliar de d) Importe con nmero y letra
Administracin) e) IVA desglosado
f) RFC
y que los Materiales entregados
por el Proveedor cumplan con las
especificaciones en Orden de
Compra
Cumplen los bienes o servicios
con las caractersticas
requeridas?
No
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO 8 Rechaza factura y/o los Bienes y Factura
no los recibe hasta que se
(Auxiliar de cumpla con los requisitos y
Administracin) condiciones pactadas. Se remite
a la actividad No. 7
Si
DEPARTAMENTO Recibe factura y/o los Bienes que Factura

ADMINISTRATIVO 9 cumplieron con los requisitos y
condiciones pactadas; sella de
(Auxiliar de recibo la Factura
Administracin) correspondiente y paga al
Proveedor en efectivo por los
Bienes o Servicios recibidos,
coloca folio y cancela con sello
de PAGADO toda la
documentacin soporte de la
adquisicin.
Surte al rea solicitante los

DEPARTAMENTO Bienes solicitados, acompaa la Solicitud de Material
ADMINISTRATIVO 10 Solicitud de Material para cotejar
y distribuye la Nota de Salida. Nota de Salida
(Auxiliar de
Administracin)

REA SOLICITANTE con copias de la Solicitud de Solicitud de Material
11 Material y de la Nota de Salida
y verifica que el abastecimiento Nota de Salida
sea correcto, de acuerdo a la
solicitud de material.
Si.
REA SOLICITANTE 12 Utiliza el material para el fin
requerido.
No.
REA SOLICITANTE 13 Devuelve el material al
departamento Administrativo.
DEPARTAMENTO 14
ADMINISTRATIVO Se remite a la actividad No. 8
(Auxiliar de
Administracin)

DIAGRAMA DE FLUJO
ARQUEO AL FONDO REVOLVENTE
COMISIONADO (A) AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO INICIO
1
Realiza arqueo de manera sorpresiva y
aleatoria (una vez al mes), verificando
que el importe total del fondo asignado
sea igual al importe del efectivo y
comprobantes expedidos
Est correcto?
SI
NO
2 3
Pasa a Actividad No. 11 Anota en la cdula de observaciones.
Nota: Dependiendo de la gravedad de la
situacin se levanta acta administrativa..
4 Presenta las situaciones

determinadas en la revisin
al Auxiliar Administrativo.
DIAGRAMA DE FLUJO

ARQUEO AL FONDO REVOLVENTE
COMISIONADO (A) AUXILIAR ADMINISTRATIVO
5
Comienza a solventar la cdula de
observaciones, indicando como
plazo mximo 5 das.
Da seguimiento a las justificaciones y

aclaraciones para su debida
solventacin
Solventa las
observaciones?
SI
NO
8 7
Firman de conformidad el Pasa a Actividad No. 4
Formato de Reposicin de
Fondo Revolvente. Se turna al
Jefe del Departamento
Administrativo y se archiva
para el expediente.

PROCEDIMIENTO: Arqueos al Fondo fijo Revolvente

NMERO DOCUMENTO
Realiza arqueo de manera Arqueo de Fondo
COMISIONADO (A) 1 sorpresiva y aleatoria (una vez al Revolvente
mes), verificando que el importe
total del fondo asignado sea igual
al importe del efectivo y
comprobantes expedidos.
Esta correcto ?
COMISIONADO (A) 2 Si.

Pasa a Actividad No. 11
No. Arqueo de Fondo

COMISIONADO (A) Anota en la cdula de Revolvente
3 observaciones establecida en el (cdula de
formato del Arqueo los hallazgos Observaciones) y
detectados.
Nota: Dependiendo de la gravedad Acta
de la situacin se levanta acta Administrativa
administrativa.
Presenta cdula de observaciones Arqueo de Fondo

COMISIONADO (A) al Auxiliar Administrativo para su Revolvente
4 aclaracin y justificacin. (cdula de
Observaciones)
DEPARTAMENTO Comienza a solventar cdula de Arqueo de Fondo
ADMINISTRATIVO observaciones, indicando como Revolvente
5 plazo mximo 5 das. (cdula de
(Auxiliar de Observaciones)
Administracin
Da seguimiento a las justificaciones
COMISIONADO (A) 6 y las aclaraciones para su debida
solventacin.
Solventa las observaciones?
7 No. Se remite a la actividad no. 4
DEPARTAMENTO Si. Firman de conformidad el Arqueo de Fondo
ADMINISTRATIVO Formato de Reposicin de Fondo Revolvente
(Auxiliar de 8 Revolvente. Se turna al Jefe del
Administracin Departamento Administrativo y se
archiva para el expediente.
COMISIONADO (A)

DIAGRAMA DE FLUJO
ANTICIPO DE SUELDO
TRABAJADOR SOLICITANTE PLENO DE LA COMISIN
INICIO
1
Solicita por escrito al Pleno de la
Comisin anticipo de salario, indicando
su nombre, nmero de empleado segn
nmina, cantidad solicitada, motivo para
solicitar el anticipo, y firma.
Oficio
2
Recibe la solicitud
firmada
Oficio
3
Verifica que la solicitud del
anticipo de sueldo se cumpla
con todos los requisitos
establecidos en el Manual de
Normas y Polticas para
ejercer el Gasto.
Oficio
4
Solicita expediente del
empleado al Jefe del
departamento Administrativo
para su revisin
Expediente

DIAGRAMA DE FLUJO
ANTICIPO DE SUELDOS
TRABAJADOR SOLICITANTE PLENO DE LA COMISIN
La solicitud
es autorizada
por el Pleno
NO
5
Si su solicitud es rechazada,
recibe Copia del Acuerdo de
la Sesin de Pleno, en un
plazo no mayor de cinco das
hbiles
SI
Oficio
6
Consulta al Jefe del
para conocer el saldo disponible
en la Cuenta de Bancos y el
monto mximo que pudiera
otorgarse.
Estado de Cuentas de
Banco
7
Determinan monto a dar de
anticipo y emiten acuerdo
Acuerdo
8
Reciben copia del
acuerdo
Acuerdo

DIAGRAMA DE FLUJO
ANTICIPO DE SUELDOS
DPTO ADMINISTRATIVO REA SOLICITANTE TRABAJADOR SOLICITANTE
9
Emite Cheque y Pagar
Cheque
Pagar
10
Firma pagar (por la cantidad
recibida) con un su aval que deber
ser trabajador de la Comisin y
recibe su cheque de sueldo con los
descuentos propios en nmina del
Anticipo hasta que se liquide
totalmente su adeudo
Pagar
11
Catorcenalmente elabora un
clculo de anticipos de sueldo
donde se indican las personas que
han recibido anticipos, con todos
sus datos, y el saldo actual.
12
Cuando se trata del ltimo descuento
para liquidar la totalidad del anticipo
de algn empleado, prepara la
devolucin del pagar original que
firma el empleado cuando recibe el
anticipo
Pagar
13
Cuando liquida totalmente su
adeudo, recibe el pagar
original que firm al recibir el
anticipo con el sello de
pagado
Pagar

PROCEDIMIENTO: Anticipo de Sueldo

NMERO DOCUMENTO
Solicita por escrito al Pleno de la
Comisin anticipo de salario, Oficio.
TRABAJADOR 1 indicando su nombre, nmero de
SOLICITANTE empleado segn nmina, cantidad
solicitada, motivo para solicitar el
anticipo, y firma.
PLENO DE LA 2 Recibe la solicitud firmada Oficio

COMISIN
Verifica que la solicitud del anticipo de
PLENO DE LA sueldo se cumpla con todos los Oficio
COMISIN 3 requisitos establecidos en el Manual
de Normas y Polticas para ejercer el
Gasto.
Solicita expediente del empleado al Expediente
PLENO DE LA 4 Jefe del departamento Administrativo
COMISIN para su revisin.
La solicitud es autorizada por el

Pleno de la Comisin?
No
Si su solicitud es rechazada, recibe Oficio
PLENO DE LA 5 Copia del Acuerdo de la Sesin de
COMISIN Pleno, en un plazo no mayor de cinco
das hbiles.
Si Estado de Cuenta
Consulta al Jefe del Departamento de Bancos.
PLENO DE LA 6 Administrativo para conocer el saldo
COMISIN disponible en la Cuenta de Bancos y
el monto mximo que pudiera
otorgarse.
Acuerdo
PLENO DE LA Determinan monto a dar de anticipo y
COMISIN 7 emiten acuerdo.
TRABAJADOR Reciben copia del acuerdo. Acuerdo

SOLICITANTE, 8
JEFE DEL DPTO.
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO 9 Emite cheque y pagar Cheque
ADMINISTRATIVO Pagar
Firma pagar (por la cantidad

REA SOLICITANTE 10 recibida) con un su aval que deber Pagar
ser trabajador de la Comisin y
recibe su cheque de sueldo con los
descuentos propios en nmina del
Anticipo hasta que se liquide
totalmente su adeudo.
DEPARTAMENTO 11 Catorcenalmente elabora un clculo

ADMINISTRATIVO de anticipos de sueldo donde se
indican las personas que han recibido
anticipos, con todos sus datos, y el
saldo actual.
Cuando se trata del ltimo descuento

12 para liquidar la totalidad del anticipo Pagar
DEPARTAMENTO de algn empleado, prepara la
ADMINISTRATIVO devolucin del pagar original que
firma el empleado cuando recibe el
anticipo.
Cuando liquida totalmente su adeudo, Pagar

TRABAJADOR 13 recibe el pagar original que firm al
SOLICITANTE recibir el anticipo con el sello de
pagado.

DIAGRAMA DE FLUJO
Recepcin y Registro del Inventario de Bienes Muebles.
DPTO ADMINISTRATIVO PROVEEDOR AREA SOLICITANTE
INICIO
Entrega los bienes que la

1 Comisin ha adquirido a travs
del procedimiento de
adjudicacin correspondiente
2 Entrega Factura.
Factura
3
Recibe los bienes y los coteja,
de acuerdo a la factura
Factura
4
Verifica el nmero de inventario
que les corresponde, para
efectuar la etiqueta con nmero
de identificacin, por cada bien
mueble.
5
Da de alta dicho bien en el
Inventario de bienes muebles
6 Elabora resguardos de acuerdo a

la asignacin correspondiente
Resguardo del rea

correspondiente

DIAGRAMA DE FLUJO
Recepcin y Registro del Inventario de Bienes Muebles.
DPTO ADMINISTRATIVO PROVEEDOR AREA SOLICITANTE
7
Procede a la entrega de
los bienes al personal
asignado. 8
Firma el resguardo
correspondiente.
Resguardo
9
Recibe los resguardos y
archiva
Resguardo

PROCEDIMIENTO: Recepcin y Registro del Inventario de Bienes
Muebles.

NMERO DOCUMENTO
Entrega los bienes que la Comisin
PROVEEDOR 1 ha adquirido a travs del
procedimiento de adjudicacin
correspondiente.
PROVEEDOR 2 Entrega Factura. Factura
DEPARTAMENTO Recibe los bienes y los coteja, de Factura

ADMINISTRATIVO 3 acuerdo a la factura.
DEPARTAMENTO Verifica el nmero de inventario que FORMATO

ADMINISTRATIVO les corresponde, para efectuar la Registro de Bienes
4 etiqueta con nmero de Muebles.
identificacin, por cada bien
mueble.
Nota: Anexo formato de Registro de
Bienes Muebles, el cul especifica el
nmero de Inventario, caractersticas,
rea de adscripcin, etc.
DEPARTAMENTO Da de alta dicho bien en el Inventario
ADMINISTRATIVO 5 de bienes muebles.
DEPARTAMENTO Elabora resguardos de acuerdo a la Resguardo del

ADMINISTRATIVO 6 asignacin correspondiente. rea
correspondiente.
DEPARTAMENTO 7 Procede a la entrega de los bienes al
ADMINISTRATIVO personal asignado.
REA USUARIA 8 Firma el resguardo correspondiente. Resguardo
DEPARTAMENTO 9 Resguardo
ADMINISTRATIVO Recibe los resguardos y archiva.

DIAGRAMA DE FLUJO
ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE ADJUDICACIN DIRECTA
INICIO
1
Cuando la Adjudicacin sea mayor
$10,000.00 y hasta el mximo
establecido en la normatividad aplicable
Elabora Solicitud de Material para la
solicitud de bienes y servicios, anexa
cuando menos 3 cotizaciones que ampara
los bienes o servicios solicitados y lo enva
al Departamento Administrativo.
Cumple con
los requisitos?
2
Devuelve la documentacin
NO a la rea Solicitante
3
Firma y sella de recibido
SI copia de la requisicin, y
entrega acuse al rea
Solicitante y separa una
copia para archivo
4
Analiza las cotizaciones
Cotizaciones

DIAGRAMA DE FLUJO
ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE ADJUDICACIN DIRECTA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO OFERENTE (PROVEEDOR)
5 Selecciona y adjudica al oferente

con las mejores condiciones de
precio, calidad, pago, garanta y
tiempo de entrega
6
Elabora la Orden de Compra
Orden de Compra
7
Comunica telefnicamente al proveedor
que pase con Auxiliar del Departamento
de Administrativo a recoger la Orden de
Compra o en su caso enva pedido va
fax tratndose de proveedores forneos.
8
Orden de Compra Recibe la Orden de Compra (pedido),
elabora factura y procede a surtir los
artculos, en el domicilio de la
dependencia o entidad solicitante
Orden de Compra
Cumplen los bienes o

servicios con las
caractersticas requeridas?
NO
Rechaza factura y/o los Bienes y no los

recibe hasta que se cumpla con los
requisitos y condiciones pactadas. Se
remite a la actividad No. 8
Factura y/o Bien
SI
Se remite al Procedimiento
Recepcin de Facturas para Pago a
Proveedores y/o Prestadores de
Servicios.

PROCEDIMIENTO: Adquisicin de Bienes y Servicios bajo la
modalidad de Adjudicacin Directa.

NMERO DOCUMENTO
REA SOLICITANTE Cuando la Adjudicacin sea mayor Solicitud de
$10,000.00 y hasta el mximo Material
1 establecido en la normatividad
aplicable
Elabora Solicitud de Material para la
solicitud de bienes y servicios, anexa
cuando menos 3 cotizaciones que
ampara los bienes o servicios
solicitados y lo enva al Departamento
Administrativo.
Cumple con los requisitos?
DEPARTAMENTO No Solicitud de
ADMINISTRATIVO 2 Material
Devuelve la documentacin a la rea
Auxiliar Administrativo
Solicitante
DEPARTAMENTO Si Solicitud de
ADMINISTRATIVO Firma y sella de recibido copia de la Material
Auxiliar Administrativo 3 requisicin, y entrega acuse al rea
Solicitante y separa una copia para
archivo.
DEPARTAMENTO analiza las cotizaciones. Cotizaciones

ADMINISTRATIVO 4
DEPARTAMENTO Selecciona y adjudica al oferente con
ADMINISTRATIVO las mejores condiciones de precio,
Auxiliar Administrativo 5 calidad, pago, garanta y
tiempo de entrega.
Elabora la Orden de Compra Orden de
6 Compra
DEPARTAMENTO Comunica telefnicamente al
ADMINISTRATIVO proveedor que pase con Auxiliar del
Auxiliar Administrativo 7 Departamento de Administrativo a Orden de
recoger la Orden de Compra Compra
o en su caso enva pedido va fax
tratndose de
proveedores forneos.
OFERENTE Recibe la Orden de Compra (pedido),

(PROVEEDOR) 8 elabora factura y procede a surtir los Orden de
artculos, en el domicilio de la Compra
dependencia o entidad solicitante.
Cumplen los bienes o servicios con las

No
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO 9 Rechaza factura y/o los Bienes y no los Factura y/o
recibe hasta que se cumpla con los Bienes
(Auxiliar de requisitos y condiciones pactadas. Se
Administracin) remite a la actividad No. 8
Si
DEPARTAMENTO Se remite al Procedimiento

ADMINISTRATIVO 10 Recepcin de Facturas para Pago a
Proveedores y/o Prestadores de
(Auxiliar de Servicios.
Administracin)
NOTA: Tratndose de bienes

inventariables, se enva mediante oficio
firmado, factura original y pliza de
garanta al Jefe del Departamento
Administrativo para su registro y
control, tramitando el pago con copia
fotosttica de la factura.

DIAGRAMA DE FLUJO
LEVANTAMIENTO FSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
(Activos Fijos)
JEFE DEL DPTO ADMINISTRATIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Instruye a Auxiliar Administrativo, para
llevar acabo el levantamiento del
Inventario Fsico de Activo Fijo y
conciliar los registros contables contra
el control fsico de los bienes.
2
Elabora oficio y recaba firma del
Comisionado Presidente, para notificar al
Jefe del Departamento Administrativo y a
cada uno de los trabajadores, acerca del
Calendario para el levantamiento del
Inventario Fsico de Bienes de Activo Fijo.
Turna oficio
Oficio
3
Conforme a las fechas del Calendario,
emite y turna el Reporte de Inventario,
por cada trabajador del rea
correspondiente, conteniendo en cada
caso los bienes de activo fijo bajo su
resguardo.
Reporte de Inventario
4
Inicia el levantamiento del Inventario
Fsico de los Bienes de Activo Fijo,
realizando su recorrido por las
instalaciones de la Comisin, con el
apoyo del personal de la Oficina de
existencias con el objeto de
identificar y ubicar los bienes
descritos en el Reporte de
Inventario.

DIAGRAMA DE FLUJO
(Activos Fijos)
JEFE DEL DPTO ADMINISTRATIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
5
Verifica que los datos del Reporte de
Inventario coincidan con los de los
bienes encontrados en el rea
respectiva
Coinciden?
NO
6 Registra a mano en el Reporte de

Inventario correspondiente, los cambios y
diferencias encontradas tras el recorrido.
Esto incluye errores en los datos propios del
bien, tales como nmeros de serie o
inventario, modelo, caractersticas, entre
otros. Tambin incluye los bienes faltantes
que resulten
SI
7
Procesa las modificaciones derivadas
del paso anterior, y emite las
actualizaciones del Reporte de
Inventario por trabajador.

DIAGRAMA DE FLUJO
(Activos Fijos)
USUARIO RESGUARDATORIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
8
Una vez concluida la revisin de todos
los bienes de activo fijo del rea de que
se trate, elabora el reporte denominado
Relacin de bienes de activo fijo
faltantes para el caso de faltantes.
Relacin de bienes de
activo fijo faltantes
9
Solicita por escrito al usuario
resguardatario que presente los bienes
faltantes en un plazo no mayor de 5 das
hbiles
10
Procede a la bsqueda exhaustiva de
los bienes faltantes.
11
Verifica si son presentados los bienes
faltantes por el usuario?
NO
12
Elabora el formato Aviso de faltantes
de bienes patrimoniales y recaba acta
administrativa circunstanciada
levantada por el usuario y turna ambas
al Departamento Jurdico, para que
proceda en el mbito de su
competencia.
Aviso de faltantes de
bienes patrimoniales
Acta Administrativa
Circunstanciada

DIAGRAMA DE FLUJO

(Activos Fijos)
DEPARTAMENTO JURDICO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
13
NO
Procede conforme a la normatividad,
determinando si aplica la baja o el
bien, el cargo contable a deudores SI
diversos correspondientes al
trabajador y el bien no identificado 14
bajo su resguardo
Una vez analizado el contenido, recaba

firma de conformidad de los
resguardatarios de los bienes de activo fijo
en la impresin definitiva de Reporte de
Inventario .
15
Elabora o imprime el formato Inventario
de Activo Fijo (con base en la
actualizacin de datos derivados del
inventario de activo fijo llevado a cabo)
Activo Fijo
16
Solicita al jefe del Departamento

Administrativo, el reporte de auxiliares de
las cuentas de activo fijo a la fecha, con la
finalidad de hacer una conciliacin
(confronta documental) entre los registros
contables y el resultado del inventario
fsico de los bienes de activo fijo.
Reporte de Auxiliares de las
cuentas de Activo Fijo
17
Verifica que coincidan los importes y

clasificacin de bienes de activo fijo, entre
el Inventario de Activo Fijo y los reportes
de auxiliares del periodo (semestre)

DIAGRAMA DE FLUJO

(Activos Fijos)
COMISIONADO PRESIDENTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
18
Elabora el documento denominado Ajustes
previos a la conciliacin por cuenta contable,
donde se identifican y aclaran las diferencias
en la aplicacin de cuentas contables y/o
movimientos no correspondidos o registrados
en el perodo; turna copia al Jefe del
Departamento Administrativo para que
proceda a realizar los ajustes contables
correspondientes.
Ajustes previos a la
Conciliacin
19
Genera la Conciliacin de saldos fsico-contable
y recaba firmas de conformidad en la
Conciliacin. Turna copia al jefe del
Departamento Administrativo para su revisin
Conciliacin de saldos fsico-

contable
20
Una vez recabada la firma del Jefe
del departamento Administrativo turna
Presidente para que haga una
supervisin y autorice la conciliacin
respectiva.
21
Archiva los documentos soporte
o trabajo del levantamiento del
Inventario Fsico del Activo Fijo
en los expedientes de control
respectivos y turna copia al Jefe
del Departamento Administrativo

PROCEDIMIENTO: Levantamiento Fsico del Inventario de
Bienes Muebles (Activos Fijos)
.

NMERO DOCUMENTO
JEFE DEL Instruye a Auxiliar Administrativo, para
DEPARTAMENTO llevar acabo el levantamiento del
ADMINISTRATIVO 1 Inventario Fsico de Activo Fijo y
conciliar los registros contables contra
el control fsico de los bienes.
AUXILIAR Elabora oficio y recaba firma del Oficio

ADMINISTRATIVO Comisionado Presidente, para notificar
2 al Jefe del Departamento Administrativo
y a cada uno de los trabajadores,
acerca del Calendario para el
levantamiento del Inventario Fsico de
Bienes de Activo Fijo. Turna oficio
JEFE DEL Conforme a las fechas del Calendario, Reporte de
DEPARTAMENTO emite y turna el Reporte de Inventario, Inventario
ADMINISTRATIVO 3 por cada trabajador del rea
correspondiente, conteniendo en cada
caso los bienes de activo fijo bajo su
resguardo.
AUXILIAR Inicia el levantamiento del Inventario Reporte de

ADMINISTRATIVO Fsico de los Bienes de Activo Fijo, Inventario
4 realizando su recorrido por las
instalaciones de la Comisin, con el
apoyo del personal de la Oficina de
existencias con el objeto de identificar y
ubicar los bienes descritos en el
Reporte de Inventario.
AUXILIAR Verifica que los datos del Reporte de Reporte de

ADMINISTRATIVO 5 Inventario coincidan con los de los Inventario
bienes encontrados en el rea
respectiva
Coinciden ?
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO 6 No
Registra a mano en el Reporte de
Inventario correspondiente, los
cambios y diferencias encontradas tras
el recorrido. Esto incluye errores en los
datos propios del bien, tales como

nmeros de serie o inventario, modelo,
caractersticas, entre otros. Tambin
incluye los bienes faltantes que
resulten.
AUXILIAR Procesa las modificaciones derivadas Reporte de

ADMINISTRATIVO del paso anterior, y emite las Inventario
7 actualizaciones del Reporte de
Inventario por trabajador.
AUXILIAR Una vez concluida la revisin de todos

ADMINISTRATIVO los bienes de activo fijo del rea de que Relacin de
8 se trate, elabora el reporte denominado bienes de activo
Relacin de bienes de activo fijo fijo faltantes
faltantes para el caso de faltantes.
AUXILIAR Solicita por escrito al usuario

ADMINISTRATIVO 9 resguardatario que presente los bienes
faltantes en un plazo no mayor de 5
das hbiles.
USUARIO 10 Procede a la bsqueda exhaustiva de

RESGUARDATARIO los bienes faltantes.
AUXILIAR Verifica si son presentados los
ADMINISTRATIVO 11 bienes faltantes por el usuario?
AUXILIAR Aviso de faltantes

ADMINISTRATIVO No de bienes
12 Elabora el formato Aviso de faltantes patrimoniales
de bienes patrimoniales y recaba acta
administrativa circunstanciada Acta
levantada por el usuario y turna ambas Administrativa
al Departamento Jurdico, para que Circunstanciada
proceda en el mbito de su
competencia.
DEPARTAMENTO Procede conforme a la normatividad,

JURDICO determinando si aplica la baja o el bien,
13 el cargo contable a deudores diversos
correspondientes al trabajador y el bien
no identificado bajo su resguardo.
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO Si Reporte de
14 Inventario
Una vez analizado el contenido, recaba
firma de conformidad de los
resguardatarios de los bienes de activo
fijo en la impresin definitiva de
Reporte de Inventario .
AUXILIAR Elabora o imprime el formato Inventario de

ADMINISTRATIVO Inventario de Activo Fijo (con base en Activo Fijo
15 la actualizacin de datos derivados del
Inventario de activo fijo llevado a cabo.
AUXILIAR Solicita al Jefe del Departamento Reporte de

ADMINISTRATIVO Administrativo, el reporte de Auxiliares de las
16 auxiliares de las cuentas de activo fijo a cuentas de Activo
la fecha, con la finalidad de hacer una Fijo
conciliacin (confronta documental)
entre los registros contables y el
resultado del inventario fsico de los
bienes de activo fijo.
AUXILIAR Verifica que coincidan los importes y

ADMINISTRATIVO clasificacin de bienes de activo fijo,
17 entre el Inventario de Activo Fijo y los
reportes de auxiliares del periodo
(semestre):
AUXILIAR Ajustes previos a

ADMINISTRATIVO 18 Si la conciliacin
Elabora el documento denominado
Ajustes previos a la conciliacin por
cuenta contable, donde se identifican y
aclaran las diferencias en
la aplicacin de cuentas contables y/o
movimientos no correspondidos o
registrados en el periodo; turna copia al
Jefe del Departamento Administrativo
para que proceda a realizar los ajustes
contables correspondientes.
AUXILIAR Genera la Conciliacin de saldos Conciliacin de
ADMINISTRATIVO fsico-contable y recaba firmas saldos fsico-
19 de conformidad en la conciliacin. contable
Turna copia al Jefe del Departamento
Administrativo para su revisin.
COMISIONADO Una vez recabada la firma del Jefe del
PRESIDENTE departamento Administrativo turna
20 documentacin al Comisionado
Presidente para que haga una
supervisin y autorice la conciliacin
respectiva.
AUXILIAR Archiva los documentos soporte o de
ADMINISTRATIVO 21 trabajo del levantamiento del Inventario
Fsico de Activo Fijo en los expedientes
de control respectivos y turna copia al
Jefe del Departamento Administrativo.

DIAGRAMA DE FLUJO
REGISTRO DE SALIDA Y ENTRADA DE BIENES MUEBLES PARA SU REPARACIN

REA SOLICITANTE DPTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Solicita la salida de cualquier bien mueble
propiedad de la Comisin para su
reparacin, mencionando el nmero de
Inventario, caractersticas principales, as
como los componentes que lo integran. El
Jefe del Departamento Administrativo
tramita lo necesario para su reparacin.
Solicitud de Salida de
bienes muebles. 2
Verifica que el bien que sale para su
reparacin, corresponde a la salida que
se informo, firma de conformidad.
Solicitud de salida de bienes

muebles
3
Archiva la salida correspondiente junto al
resguardo del bien y da el seguimiento
necesario hasta su regreso.

muebles
4
Informa al Auxiliar del Departamento
Administrativo para que est
pendiente
5
Informa al Jefe del Departamento
Administrativo la llegada del bien
despus de su reparacin.

muebles 6
Verifica fsicamente el bien a su
entrada, en el rea asignada,
firmando de conformidad
7 Archiva la solicitud de salina de

bienes de muebles correspondiente.

PROCEDIMIENTO: Registro de Salida y Entrada de Bienes
Muebles para su reparacin.

NMERO DOCUMENTO
REA SOLICITANTE solicita la salida de cualquier bien
mueble propiedad de la Comisin para Solicitud de salida
1 su reparacin, mencionando el nmero de bines muebles
de Inventario, caractersticas principales,
as como los componentes que lo
integran. El Jefe del Departamento
Administrativo tramita lo necesario para
su reparacin.
DEPARTAMENTO Verifica que el bien que sale para su Solicitud de salida

ADMINISTRATIVO 2 reparacin, corresponde a la salida que de bines muebles
se informo, firma de conformidad.
DEPARTAMENTO Archiva la salida correspondiente junto al Solicitud de salida
ADMINISTRATIVO 3 resguardo del bien y da el seguimiento de bines muebles
necesario hasta su regreso.
DEPARTAMENTO Informa al Auxiliar del Departamento
ADMINISTRATIVO 4 Administrativo para que est pendiente
del pago correspondiente.
REA SOLICITANTE Informa al Jefe del Departamento Solicitud de salida
5 Administrativo la llegada del bien de bines muebles
despus de su reparacin.
DEPARTAMENTO Verifica fsicamente el bien a su entrada, Solicitud de salida
ADMINISTRATIVO 6 en el rea asignada, firmando de de bines muebles
conformidad.
DEPARTAMENTO Archiva la solicitud de salida de bines Solicitud de salida
ADMINISTRATIVO 7 muebles correspondiente. de bines muebles

DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE PEQUEAS HERRAMIENTAS

AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Revisa y controla el material y las
herramientas disponibles en almacn
Hay existencia de los

materiales y/o herramientas
de las que el trabajador
solicita y/o necesita?
NO
2
Solicita los materiales y pequeas herramientas al
proveedor seleccionado
3
Recibe factura, materiales y controla los materiales,
as como de la distribucin de las mismas a los
distintos trabajadores.
SI
4

PROCEDIMIENTO: Control de Pequeas Herramientas.

NMERO DOCUMENTO
DEPARTAMENTO Revisa y controla el material y las
ADMINISTRATIVO herramientas disponibles en almacn.
1
(Auxiliar Administrativo)
Hay existencia de los materiales y/o

herramientas de las que el trabajador
solicita y/o necesita?
DEPARTAMENTO No. Solicitud de

ADMINISTRATIVO 2 material
Solicita los materiales y pequeas
herramientas al proveedor seleccionado
(Auxiliar Administrativo)
DEPARTAMENTO Solicitud de
ADMINISTRATIVO Recibe factura, materiales y controla los material
3 materiales, as como de la distribucin
(Auxiliar Administrativo) de las mismas a los distintos
trabajadores.
Si.
4
Fin del procedimiento

DIAGRAMA DE FLUJO
CONTRAPARTIDA
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Recibe los Bienes Muebles e
Inmuebles
2
Contabilizar inmediatamente cargo
al captulo 5000 bienes muebles;
con abono a bancos.
3
Reflejar en el Registro Contable,
cargo al activo fijo con abono a
patrimonio
4
Trimestralmente conciliar los
saldos de las cuentas de Activo
Fijo contra Patrimonio.

PROCEDIMIENTO: CONTRAPARTIDA

NMERO DOCUMENTO
JEFE DEL Recibe los Bienes Muebles e
DEPARTAMENTO 1 Inmuebles
ADMINISTRATIVO
JEFE DEL Contabilizar inmediatamente cargo al

DEPARTAMENTO 2 captulo 5000 bienes muebles; con
ADMINISTRATIVO abono a bancos.
JEFE DEL
Reflejar en el Registro Contable,
DEPARTAMENTO 3
cargo al activo fijo con abono a
ADMINISTRATIVO
patrimonio.
JEFE DEL Trimestralmente conciliar los saldos

DEPARTAMENTO 4 de las cuentas de Activo Fijo contra
ADMINISTRATIVO Patrimonio.

DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL
DEPTO. DEPTO. PLENO DE LA COMISIN
ADMINISTRATIVO (AUX) ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Conforme al presupuesto
autorizado por captulo y partidas,
as como a los registros contables
correspondientes determinar mes
a mes variaciones presupustales
(absolutas y relativas) para
remitirlas al Jefe del departamento
Administrativo.
Formato de variaciones
presupustales
2
Revisin y anlisis de variaciones
presupustales para dar a conocer
a los Comisionados el
comportamiento del presupuesto y
sus consideraciones respecto a las
modificaciones presupuestales
requeridas para su aprobacin.
Formato de variaciones
presupustales
3
Revisin y anlisis de
las variaciones
presupustales para
su aprobacin.
Acuerdo de
aprobacin

PROCEDIMIENTO: Control del Ejercicio Presupuestal

NMERO DOCUMENTO
Conforme al presupuesto autorizado
por captulo y partidas, as como a los Formato de
DEPARTAMENTO 1 registros contables correspondientes variaciones
ADMINISTRATIVO determinar mes a mes variaciones presupuestales
presupustales (absolutas y relativas)
(Aux. de para remitirlas al Jefe del
Administracin) departamento Administrativo.
DEPARTAMENTO Revisin y anlisis de variaciones

ADMINISTRATIVO presupustales para dar a conocer a Formato de
los Comisionados el comportamiento variaciones
del presupuesto y sus presupustales
2 consideraciones respecto a las
modificaciones presupustales
requeridas para su aprobacin.
Pleno de la Comisin Revisin y anlisis de las variaciones Acuerdo de
3 presupustales discusin y aprobacin
aprobacin.

DIAGRAMA DE FLUJO
INTEGRACIN Y ELABORACIN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
SECRETARIO EJECUTIVO JEFES DE DEPARTAMENTO
INICIO
1
Solicita a cada uno de los Departamentos
la elaboracin del Programa Operativo
Anual (POA)
Programa Operativo Anual
2
Reciben la indicacin y proceden a
recabar la informacin solicitada
3
Entregan en tiempo y forma la
informacin al Secretario Ejecutivo
4
Recibe y revisa que la informacin est
debidamente requisitada
La informacin es
correcta?
NO
SI
5
Regresa la informacin a la/s rea/s Pasa a la actividad 9
correspondientes, con las debidas
observaciones para su correccin
6
Reciben la documentacin, proceden a
realizar las correcciones y entregan al
Secretario Ejecutivo.
Regresa al punto 4.

DIAGRAMA DE FLUJO
SECRETARIO EJECUTIVO COMISIONADO JEFES DE
PRESIDENTE DEPARTAMENTO
SI
97
Integra la informacin y
elabora propuesta del
Programa Operativo Anual y
lo turna al Comisionado
Presidente.
Programa Operativo
Anual
11
8
Revisa la propuesta del
Programa Operativo Anual y cita
a los de Jefes de Departamento
a reunin Administrativa para 129
tratar su contenido y definirlo.
Se renen en junta
Administrativa con los
Comisionados, revisan y
definen los contenidos del POA.
13
10
Una vez analizado el Programa
Operativo Anual lo turnan al
Secretario Ejecutivo, con sus
respectivas modificaciones, en
caso de que las hubiese.
13
11
Una vez analizado el Programa
Operativo Anual lo turnan al
respectivas modificaciones, en
caso de que las hubiese.
Programa Operativo
Anual

DIAGRAMA DE FLUJO
SECRETARIO PLENO DE LA DEPARTAMENTO JEFES DE
EJECUTIVO COMISIN ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO
15 Elabora la propuesta del

12 Programa Operativo Anual
y turnar al Comisionado
Presidente para su
autorizacin.
13
Aprueba el Programa
Operativo Anual y turna al
Jefe del Departamento
administrativo y Secretario Programa
Ejecutivo. Operativo Anual
14
Envan al Secretario Ejecutivo
el da primero de cada mes, el
formatos seguimiento al
POA especificando
15 Seguimiento al
15 POA
Recibe formatos y
analiza el avance
programtico de
cada rea.
Seguimiento al
POA
16
Recibe formatos, revisa
y turna al
Departamento
Administrativo.
Seguimiento al
POA

PROCEDIMIENTO: Integracin y Elaboracin del programa
operativo Anual.

NMERO DOCUMENTO
SECRETARIO Solicita a cada uno de los Programa
EJECUTIVO 1 Departamentos la elaboracin del Operativo Anual
Programa Operativo
Anual (POA)
JEFES DE Reciben la indicacin y proceden a

DEPARTAMENTO 2 recabar
la informacin solicitada.
JEFES DE Entregan en tiempo y forma la

DEPARTAMENTO 3 informacin al Secretario Ejecutivo.
SECRETARIO Recibe y revisa que la informacin

EJECUTIVO 4 est
debidamente requisitada.
La informacin es correcta.
SECRETARIO No
EJECUTIVO Regresa la informacin a la/s rea/s
5 correspondiente/s, con las debidas
observaciones
para su correccin.
Reciben la documentacin,
JEFE DE proceden a realizar las
DEPARTAMENTO 6 correcciones y entregan al
Regresa al punto 4.
Si Programa
SECRETARIO 7 Integra la informacin y elabora Operativo Anual
EJECUTIVO propuesta del
Programa Operativo Anual
y lo turna al Comisionado
Presidente.
Revisa la propuesta del Programa

COMISIONADO 8 Operativo Anual
PRESIDENTE y cita a los de Jefes de
Departamento a reunin
Administrativa para tratar su
contenido y definirlo.

JEFES DE Se renen en junta administrativa
DEPARTAMENTO 9 con los Comisionados, revisan y
definen los contenidos del POA.
JEFES DE Una vez analizado el Programa

DEPARTAMENTO 10 Operativo Anual lo turnan al
respectivas modificaciones, en caso
de que las hubiese.
El Secretario Ejecutivo analizar e Programa
SECRETARIO integrar la informacin que se Operativo Anual
EJECUTIVO 11 requiera para turnarlo
DEPARTAMENTO Elabora la propuesta del Programa

ADMINSITRATIVO 12 Operativo Anual y turnar al
autorizacin.
PLENO DE LA Aprueba el Programa Operativo Programa
COMISIN Anual y turna al Jefe del Operativo Anual
13 Departamento administrativo y
JEFES DE Envan al Secretario Ejecutivo el da seguimiento al
DEPARTAMENTO primero de cada mes, el formatos POA
14 seguimiento al POA especificando
porcentajes de avance alcanzados
en cada una de las actividades.
SECRETARIO Recibe formatos, revisa y turna al seguimiento al
EJECUTIVO 15 Departamento Administrativo. POA
DEPARTAMENTO Recibe formatos y analiza el avance seguimiento al
ADMINISTRATIVO 16 programtico de cada rea. POA

DIAGRAMA DE FLUJO
CONCILIACIN DE NMINA Y REGISTROS CONTABLES
INICIO
1
Inicia el proceso de elaboracin de
nmina, contempla el sueldo base y
procede a realizar el clculo
correspondiente al periodo.
2
Captura las dems prestaciones y
renumeraciones del personal.
3
Inicia el proceso de calculo de pre-
nmina.
4
Informa al Jefe del Departamento
Administrativo la finalizacin del
clculo de pre-nmina.
Nmina
5
Revisa el calculo de la pre-nmina, observando
que los pagos efectuados por alta, percepciones
y deducciones de ley, pagos extraordinarios, se
hayan calculado de manera correcta,
conciliando las cifras de nmina, con las cifras
de la quincena inmediata anterior.
Nmina

DIAGRAMA DE FLUJO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO JEFE DE DPTO. ADMINISTRATIVO
Es correcta la
Nmina?
NO
6
Indica correcciones al Auxiliar
Administrativo.
Nmina
SI
7
Valida el clculo de la nmina y
realiza la transferencia
electrnica indica al Auxiliar del
elabore recibos de nmina y en
caso de ser necesario los
cheques correspondientes.
Nmina
8
Elabora cheques, recibos de
nmina y recaba de los
trabajadores su firma
Nmina
Pliza

DIAGRAMA DE FLUJO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO JEFE DE DPTO. ADMINISTRATIVO
9
Entrega recibos a cada uno de los
trabajadores, archiva e informa al Jefe
del departamento Administrativo
finalizacin del procedimiento.
Recibos de Nmina
10
Realiza los registros contables
correspondientes de nmina
11
Concilia saldos entre nminas y los
registros contables, en caso de haber
diferencia le indica al Auxiliar del
Departamento Administrativo proceda a
su correccin.

PROCEDIMIENTO: Conciliacin de nmina y registros
contables

NMERO DOCUMENTO
AUXILIAR Inicia el proceso de elaboracin de
ADMINISTRATIVO 1 nmina, contempla el sueldo base y
procede a realizar el clculo
correspondiente al periodo.
AUXILIAR Captura las dems prestaciones y

ADMINISTRATIVO 2 renumeraciones del personal.
AUXILIAR Inicia el proceso de calculo de pre-

ADMINISTRATIVO 3 nmina.
AUXILIAR Informa al Jefe del Departamento

ADMINISTRATIVO 4 Administrativo la finalizacin del Nmina
clculo de pre-nmina.
JEFE DEL Revisa el calculo de la pre-nmina,

DEPARTAMENTO 5 observando que
ADMINISTRATIVO los pagos efectuados por alta, Nmina
percepciones y
deducciones de ley, pagos
extraordinarios, se hayan
calculado de manera correcta,
conciliando las cifras
de nmina, con las cifras de la
quincena inmediata
anterior.
JEFE DEL Es Correcta la nmina ?

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO 6
JEFE DEL No.
DEPARTAMENTO Indica correcciones al Auxiliar Nmina
ADMINISTRATIVO Administrativo.
JEFE DEL Si.
DEPARTAMENTO Valida el clculo de la nmina y realiza
ADMINISTRATIVO 7 la transferencia electrnica indica al Nmina
Auxiliar del Departamento
Administrativo elabore recibos de
nmina y en caso de ser necesario los
cheques correspondientes.
AUXILIAR DEL Elabora cheques, recibos de nmina y Cheque, Nmina

DEPARTAMENTO recaba de los trabajadores su firma. Recibos
ADMINISTRATIVO 8

AUXILIAR DEL Entrega recibos a cada uno de los Recibos de Nmina
DEPARTAMENTO 9 trabajadores, archiva e informa al Jefe
ADMINISTRATIVO del departamento Administrativo
finalizacin del procedimiento.
AUXILIAR DEL Realiza los registros contables
DEPARTAMENTO 10 correspondientes de nmina.
ADMINISTRATIVO
JEFE DEL Concilia saldos entre nminas y los
DEPARTAMENTO 11 registros contables, en caso de haber
ADMINISTARTIVO diferencia le indica al Auxiliar del
Departamento Administrativo proceda a
su correccin.

DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS
AREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Solicita los requerimientos
mediante el formato Solicitud de
Material
Solicitud de
material
2
Captura las dems prestaciones y
renumeraciones del personal.
Solicitud
de material
Hay
Existencias?
No Si
Pasa a Atiende Solicitud de Material, 3

actividad 5 elabora la Nota de Salida del
Almacn, recaba firma de acuse
de recibo en Nota , entrega los
bienes junto con copia de la
Solicitud y de la Nota, archiva
documentos.
Solicitud de
4 material, Nota
Recibe bienes solicitados junto con salida de Almacn
copias de la Solicitud y de la Nota
de Salida del Almacn. Se remite al
fin del Procedimiento.
Solicitud de
material, Nota
salida de Almacn

DIAGRAMA DE FLUJO
5
Elabora Orden de Compra con
los datos y caractersticas de los
Bienes y/o Servicios que se
requieren, con firma del Titular del
rea solicitante y de autorizacin
del Jefe Administrativo.
Orden de
Compra
6
Efecta la adquisicin de los
Bienes, entregando Orden de
Compra a Proveedor
seleccionado.
Orden de
Compra
7
los requisitos fiscales:
a) Nombre
b) Domicilio
c) Fecha
d) Importe con nmero y letra
e) IVA desglosado
f) RFC
y que los Materiales entregados
por el Proveedor cumplan con
las caractersticas y condiciones
Compra
Factura, bienes
solicitados

DIAGRAMA DE FLUJO
Cumplen con las

caractersticas
requeridas?
Si No
8
9
Recibe factura y/o los Bienes que Rechaza factura y/o los
cumplieron con los requisitos y Bienes y no los recibe
condiciones pactadas; sella de recibo hasta que se cumpla con
la Factura correspondiente y paga al los requisitos y
Proveedor en efectivo por los Bienes
o Servicios recibidos, coloca folio y
condiciones pactadas. Se
cancela con sello de PAGADO toda remite a la actividad No. 7
la documentacin soporte de la Correccin.
adqui
Factura, bienes
solicitados
10 Surte al rea solicitante los Bienes
solicitados, acompaa la Solicitud de
Material para cotejar y distribuye la
Nota de Salida.
Solicitud de
Material, Nota
11 de salida
Recibe bienes solicitados junto con

copias de la Solicitud de Material y
de la Nota de Salida y verifica que
el abastecimiento sea correcto, de
acuerdo a la solicitud de material. Solicitud de
Material, Nota
de salida
Cumplen con las

caractersticas
requeridas?

DIAGRAMA DE FLUJO
Si
No
13 12
Devuelve el material al Utiliza el material para el
departamento fin requerido. PAGADO
Administrativo. toda la documentacin
soporte de la adquisicin.
14
Se remite a la actividad
No. 8

PROCEDIMIENTO: Solicitud de materiales y suministros

NMERO DOCUMENTO
Solicita los requerimientos mediante
REA SOLICITANTE el formato Solicitud de Material Solicitud de
Material
1
Recibe original y copia de la Solicitud de

Solicitud del Material debidamente Material
DEPARTAMENTO 2 requisitada: verifica existencia y
ADMINISTRATIVO determina:
(Auxiliar de Hay existencias ?

Administracin
Si
3 Solicitud de
Atiende Solicitud de Material, Material
Almacn, recaba firma de acuse de Nota de Salida
recibo en Nota , entrega los bienes de Almacn
junto con copia de la Solicitud y de
la Nota, archiva documentos.
Recibe bienes solicitados junto con Solicitud de

REA SOLICITANTE 4 copias de la Solicitud y de la Nota Material,
de Salida del Almacn. Se remite al Nota de Salida
fin del Procedimiento. de Almacn
No
DEPARTAMENTO Elabora Orden de Compra con los Orden de
ADMINISTRATIVO 5 datos y caractersticas de los Bienes Compra
y/o Servicios que se requieren, con
(Auxiliar de firma del Titular del rea solicitante y
Administracin) de autorizacin del Jefe
Administrativo.
DEPARTAMENTO Efecta la adquisicin de los Bienes,

ADMINISTRATIVO entregando Orden de Compra a Orden de compra
6 Proveedor seleccionado.
(Auxiliar de
Administracin)
Revisa que la factura cumpla con los

requisitos fiscales: Factura,
DEPARTAMENTO a) Nombre
ADMINISTRATIVO b) Domicilio Materiales
7 c) Fecha solicitados
(Auxiliar de d) Importe con nmero y letra
Administracin) e) IVA desglosado
f) RFC
y que los Materiales entregados por
el Proveedor cumplan con las
Compra
Cumplen los bienes o servicios
con las caractersticas requeridas?
No
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO 8 Rechaza factura y/o los Bienes y no Factura y/o
los recibe hasta que se cumpla con
(Auxiliar de los requisitos y condiciones pactadas. Materiales
Administracin) Se remite a la actividad No. 7 solicitados
Si
DEPARTAMENTO Recibe factura y/o los Bienes que Factura y/o

ADMINISTRATIVO 9 cumplieron con los requisitos y
condiciones pactadas; sella de recibo Materiales
(Auxiliar de la Factura correspondiente y paga solicitados
Administracin) al Proveedor en efectivo por los
Bienes o Servicios recibidos, coloca
folio y cancela con sello de
PAGADO toda la documentacin
soporte de la adquisicin.
10 Surte al rea solicitante los Bienes
DEPARTAMENTO solicitados, acompaa la Solicitud de Solicitud de
ADMINISTRATIVO Material para cotejar y distribuye la Material, Nota de
Nota de Salida. Salida
(Auxiliar de
Administracin)
11 Recibe bienes solicitados junto con

REA SOLICITANTE copias de la Solicitud de Material y Solicitud de
de la Nota de Salida y verifica que el Material
abastecimiento sea correcto, de Nota de Salida
acuerdo a la solicitud de material.
Si.
REA SOLICITANTE 12 Utiliza el material para el fin
requerido.
13 No.
REA SOLICITANTE Devuelve el material al departamento
Administrativo.
DEPARTAMENTO 14

ADMINISTRATIVO Se remite a la actividad No. 8
(Auxiliar de
Administracin)

DIAGRAMA DE FLUJO
REPARACIN DE VEHCULOS Y APLICACIN DE BITCORA
CHOFER DEPARTAMENTO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Elabora solicitud de
mantenimiento requiriendo al
Departamento de Administracin
el servicio de reparacin
especificado del vehculo y la
aplicacin de bitcora.
Solicitud de
mantenimiento
2
Recibe la solicitud, verifica en
el control de vehculos que la
unidad sea propiedad de la
Comisin. Turna al Auxiliar
Administrativo
Solicitud
de mantenimiento
Es monto
mayor a
$10,000?
3
No
Pasa a actividad 7
Si 4
Solicita cotizacin a los talleres,
en su caso enva la unidad.
Cotizaciones

DIAGRAMA DE FLUJO
PROVEEDOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO
5
Recibe las cotizaciones de los
talleres.
Cotizaciones
6
Analiza las cotizaciones,
selecciona el taller que ofrezca
las mejores condiciones, afecta
al
Cotizaciones
7
Elabora la orden de servicio y
entrega copia al taller
seleccionado.
Orden de
Servicio
8
Repara el vehculo prepara la
factura y la entrega junto con el
vehculo.
Factura
9
Elabora la pliza contable
registra y cheque.
Pliza, Cheque
Recibe el vehculo y registra el 10

servicio proporcionado en la
bitcora del mismo.
Bitcora

PROCEDIMIENTO: Reparacin de vehculos y aplicacin de
bitcora

NMERO DOCUMENTO
CHOFER Elabora solicitud de mantenimiento Solicitud de
requiriendo al Departamento de Mantenimiento
Administracin el servicio de
1 reparacin especificado del vehculo
y la aplicacin de bitcora.
JEFE DEL Recibe la solicitud, verifica en el Solicitud de
DEPARTAMENTO control de vehculos que la unidad Mantenimiento
ADMINISTRATIVO 2 sea propiedad de la Comisin. Turna
al Auxiliar Administrativo
Es monto mayor a $10,000.00?

DEPARTAMENTO
No. Continuar con la actividad No.
ADMINISTRATIVO 3
7.
(Auxiliar de
Administracin)
DEPARTAMENTO
S. Solicita cotizacin a los talleres,
ADMINISTRATIVO 4
en su caso enva la unidad.
(Auxiliar de
Administracin)
DEPARTAMENTO Cotizaciones
Recibe las cotizaciones de los
ADMINISTRATIVO 5
talleres.
(Auxiliar de
Administracin)
DEPARTAMENTO
Analiza las cotizaciones,
ADMINISTRATIVO 6
selecciona el taller que ofrezca las
mejores condiciones, afecta al
(Auxiliar de
presupuesto.
Administracin)
DEPARTAMENTO Orden de
Elabora la orden de servicio y
ADMINISTRATIVO 7 Servicio
entrega copia al taller
seleccionado.
(Auxiliar de
Administracin)
Factura
Repara el vehculo prepara la
PROVEEDOR
factura y la entrega junto con el
8
vehculo.
DEPARTAMENTO
Elabora la pliza contable registra
ADMINISTRATIVO
y cheque.
9
(Auxiliar de

Administracin)
DEPARTAMENTO Bitcora
Recibe el vehculo y registra el
ADMINISTRATIVO 10
servicio proporcionado en la
bitcora del mismo.
(Auxiliar de
Administracin)
Termina el Procedimiento.

DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE VIATICOS
TRABAJADOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Solicita Pliego de Comisin
para viticos, indica el lugar,
objeto de comisin, modalidad
de transporte utilizado. Turna al
Pliego de
Comisin
2
Elabora Pliego de Comisin
asigna la cantidad que
corresponde con respecto a los
lineamientos de viticos, (si
requiere gasolina, asigna gasolina).
Pliego de Comisin
3
Turna al Jefe del Departamento
Administrativo para su revisin y al
autorizacin.
Es monto
mayor a
$10,000?
4
No
Se remite a la actividad 2
Si 5
Entrega la cantidad
correspondiente al trabajador y
elabora vale provisional de caja
Vale caja

DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE VITICOS
TRABAJADOR SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
6
Recibe el monto correspondiente,
firma vale provisional de caja,
realiza la comisin.
Vale provisional
caja
Recibe y revisa facturas o notas

comprobatorias, afecta el fondo
revolverte la partida de Viticos
de Servidores Pblicos
Facturas

PROCEDIMIENTO: Solicitud de Viticos

NMERO DOCUMENTO
TRABAJADOR Solicita Pliego de Comisin para viticos, Pliego de
indica el lugar, objeto de comisin, modalidad Comisin
1 de transporte utilizado. Turna al Auxiliar
Administrativo
DEPARTAMENTO Elabora Pliego de Comisin , asigna la Pliego de
ADMINSITARTIVO cantidad que corresponde con respecto a los Comisin
Auxiliar Administrativo 2 lineamientos de viticos, (si requiere gasolina,
asigna gasolina).
DEPARTAMENTO Turna al Jefe del Departamento Administrativo Pliego de
ADMINSITARTIVO para su revisin y al Comisionado Presidente Comisin
Auxiliar Administrativo 3 para su autorizacin.
Estn correctos los datos?

DEPARTAMENTO
ADMINSITARTIVO 4 No. Se remite a la actividad 2
DEPARTAMENTO Si. Entrega la cantidad correspondiente al Vale Provisional de
ADMINSITARTIVO 5 trabajador y elabora vale provisional de caja Caja
TRABAJADOR Recibe el monto correspondiente, firma vale Vale Provisional de
6 provisional de caja, realiza la comisin. Caja
Una vez realizada la comisin entrega al
Auxiliar Administrativo las facturas o notas de
los gastos erogados.
Recibe y revisa facturas o notas Facturas, Notas,
comprobatorias, afecta el fondo revolverte la
7 partida de Viticos de Servidores Pblicos
Archiva.

DIAGRAMA DE FLUJO
SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIN
TRABAJADOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Elabora Orden de Servicio con
los datos y caractersticas del
Servicio que se requiere, con
firma del trabajador solicitante y
de revisin del Jefe
Administrativo.
Orden de Servicio
2
Revisa el Departamento
Administrativo y turna al
autorizacin.
Orden de Servicio
Autoriza
Comisionado
Presidente?
3
No
Archiva Orden de Servicio e
indica que no se autorizo el
Servicio.
Si 4
Entrega Orden de Servicio al
Proveedor seleccionado.
Orden de Servicio

DIAGRAMA DE FLUJO
PROVEEDOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Cumplen los
servicios con las
caractersticas
requeridas?
Si No
5
6
Recibe factura del servicio, que Se remite a la actividad
cumpli con los requisitos y no. 4 para su correccin.
condiciones pactadas; sella de
recibo la Factura
correspondiente y paga al
Proveedor por los Servicios
recibidos, coloca folio y cancela
con sello de PAGADO toda la
documentacin
Factura

PROCEDIMIENTO: Servicios de Mantenimiento y Conservacin

NMERO DOCUMENTO
TRABAJADOR Elabora Orden de Servicio con los datos y Orden de Servicio
1 caractersticas del Servicio que se requiere, con
firma del trabajador solicitante y de revisin del
Jefe Administrativo.
DEPARTAMENTO Revisa el Departamento Administrativo y turna
ADMINSITRATIVO 2 al Comisionado Presidente para su
Auxiliar Administrativo autorizacin.
Autoriza Comisionado Presidente?

DEPARTAMENTO No. Archiva Orden de Servicio e indica que no Orden de Servicio
ADMINSITRATIVO 3 se autorizo el Servicio.
DEPARTAMENTO Si. entrega Orden de Servicio al Proveedor
ADMINSITRATIVO 4 seleccionado.
Cumplen los servicios con las
DEPARTAMENTO 5
ADMINSITRATIVO No. Se remite a la actividad no. 4
DEPARTAMENTO 6 Si. Recibe factura del servicio, que cumpli con Factura
ADMINSITRATIVO los requisitos y condiciones pactadas; sella de
Auxiliar Administrativo recibo la Factura correspondiente y paga al
Proveedor por los Servicios recibidos, coloca
folio y cancela con sello de PAGADO toda la
documentacin soporte.

DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
1
Se realiza registro contable de
retenciones por salarios,
retenciones del ISR y crdito al
salario en la pliza de egresos
correspondiente al pago de nmina.
2
Se realiza registro contable de
provisin de retencin de ISR sobre
honorarios profesionales en la pliza
de egresos correspondiente al pago
del honorario profesional.
3
Determina el importe total a cargo,
conforme el reporte Auxiliar del
CONTPAQ de las retenciones por
salarios, retenciones del Impuesto
del ISR y Crdito al Salario y remite
copia al Jefe del Departamento
Administrativo para su revisin a
ms tardar el 15 de cada mes del
honorario profesional.
4
Una vez verificados los clculos
realiza pago electrnico en la pgina
de Internet en el plazo establecido
en la normatividad aplicable.

PROCEDIMIENTO: Pago de Impuestos

NMERO DOCUMENTO
DEPARTAMENTO Se realiza registro contable de retenciones por
ADMINSITRATIVO salarios, retenciones del ISR y crdito al
Auxiliar Administrativo 1 salario en la pliza de egresos
correspondiente al pago de nmina.
DEPARTAMENTO Se realiza registro contable de provisin de

ADMINSITRATIVO retencin de ISR sobre
Auxiliar Administrativo 2 honorarios profesionales en la pliza de
egresos correspondiente al pago
del honorario profesional.
DEPARTAMENTO Determina el importe total a cargo, conforme el

ADMINSITRATIVO 3 reporte Auxiliar del CONTPAQ de las
Auxiliar Administrativo retenciones por salarios, retenciones del
Impuesto del ISR y Crdito al Salario y remite
copia al Jefe del Departamento Administrativo
para su revisin a ms tardar el 15 de cada
mes.
JEFE DEL Una vez verificados los clculos realiza pago

DEPARTAMENTO electrnico en la pgina de Internet en el plazo
ADMINISTARTIVO 4 establecido en la normatividad aplicable.

XI.- GLOSARIO
GLOSARIO DE TRMINOS:
ACTA CIRCUNSTANCIADA.- Documento de tipo administrativo en el cual se plasma(n) la (s)

evidencias o circunstancias de hechos, actos u omisiones que impliquen alguna irregularidad o
conducta ilcita en los ingresos, egresos, manejo, registros, custodia y aplicacin de fondos y
recursos pblicos. Documento que sirve de prueba para efectos de procesos administrativos,
judiciales y laborales.
ACTIVIDAD.- una o ms acciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento

ejecutado por una misma persona o unidad administrativa.
ACTO ADMINISTRATIVO.- manifestacin externa de la voluntad proveniente de la autoridad

competente, que se emite con el fin de crear determinadas consecuencias jurdicas para casos
particulares especficamente determinados.
ACUERDO.- Es la resolucin o disposicin tomada sobre algn asunto, por un Organo

Administrativo o persona facultada a fin de que se ejecute uno o ms actos administrativos.
ACUSE.- Accin o efecto de acusar recibo.
ADMINISTRACIN PBLICA.- Conjunto ordenado y sistematizado de principios, tcnicas y

prcticas que tienen como finalidad apoyar la consecucin de los objetivos de una organizacin, a
travs de los medios para la obtencin de resultados con el mximo aprovechamiento de los
recursos humanos, materiales, tcnicos y financieros de la organizacin, generando las normas,
los servicios, los bienes y la informacin que demanda la poblacin.
ADQUISICIN.- Acta o hecho en virtud del cual una persona adquiere el dominio o propiedad de
una cosa mueble o inmueble- o algn derecho real sobre ella. Puede tener efecto a titulo oneroso
o gratuito; a titulo singular o universal, mortis causa o intervivos.
AGENDAR.- Apuntes sobre las cosas que se han de hacer cada da y las direcciones.
ANLISIS.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus
caractersticas representativas; as como sus interrelaciones y la relacin de cada elemento con el
todo.
ANTEPROYECTO.- Conjunto de trabajos preliminares para redactar el proyecto de una obra, ley,
programa, escrito, etc.

XI.- GLOSARIO
ARCHIVO.- Comprende el conjunto de expedientes o documentos organizados con el fin de

integrar una fuente de informacin, en razn de las actividades de una institucin.
ARRENDAR.- Cesin de uso de un bien por tiempo determinado, mediante pago de una renta, de
conformidad con las partes interesadas y las normas aplicadas.
ASESORAR.- Es el suministro, a una autoridad de lnea, de informacin tcnica y conocimientos

especializados en calidad de proposiciones y recomendaciones, a efecto de facilitar la toma de
decisiones.
BIENES INMUEBLES.- Son aquellos bienes arraigados que por su propia naturaleza no se pueden
trasladar de un lugar a otro sin deterioro o sin alteracin de su forma o sustancia, o los que son
considerados como tales por ley.
BIENES MUEBLES.- Son objetos susceptibles de ser trasladados de un lugar a otro, ya sea que se
muevan por s mismos o por efecto de una fuerza exterior.
CAPACITACIN.- Es el proceso mediante el cual el hombre desarrolla y perfecciona sus

habilidades, destrezas y aptitudes a travs de un conjunto de conocimientos terico-practicos,
relativos a un determinado campo tecnolgico, para lograr una formacin integral que responda a
las exigencias del mismo campo de trabajo.
CONTRATO.- Es el instrumento usual para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que
intervienen.
CONTROL.- Mecanismo por el cual se prev la realizacin de las acciones justas y necesarias
para el logro de objetivos planeados y en su caso, determinar las desviaciones incurridas para su
correccin.
COORDINACIN.- Sincronizar y armonizar todos los esfuerzos con el fin de lograr un resultado
esperado.
ECONOMA.- Se refiere a los trminos y a las condiciones bajo los cuales una Entidad adquiere
recursos humanos, financieros y materiales en la cantidad y en la calidad adecuada al menor
costo.
EFICACIA.- El grado en que una actividad alcanza sus objetivos, previstos en programas y
proyectos.
EFICIENCIA.- Se refiere a la relacin entre los recursos utilizados como insumo y los resultados
obtenidos en bienes y/o servicios; es decir, la eficacia aumenta cuando disminuye la cantidad de
insumos utilizados para producir cada unidad de resultados o bien cuando por una cantidad dada
de insumos se producen ms bienes o servicios.

XI.- GLOSARIO
ESTRUCTURA ORGNICA.- Disposicin en que se ordenan las Unidades Administrativas de una

organizacin de acuerdo a los criterios de jerarqua y especializacin. Sistema formal en que se
plasma la divisin del trabajo, precisando la interrelacin y coordinacin de las funciones con
misin y objetivos.
EVALAUACIN.- Revisin detallada y sistemtica de un proyecto, plan u organismo en su

conjunto, con objeto de medir el grado de eficiencia y eficacia con que est operando en un
momento determinado para alcanzar los objetivos propuestos.
FONDO REVOLVENTE.- Importe o monto destinado exclusivamente para cubrir gastos menores,
que posteriormente debern cargarse a las partidas presupustales correspondientes.
LINEAMIENTO.- Criterios establecidos que, an sin rango de ley, deben de tener observacin
obligatoria para el buen desarrollo de las actividades.
MANUAL DE ORGANIZACIN.- Documento en el que se registra y actualiza la informacin

detallada de una Institucin, acerca de sus antecedentes, atribuciones, estructura orgnica,
funciones, niveles jerrquicos, lneas de comunicacin, coordinacin y los organigramas que
representen en forma esquemtica la estructura y otros que se consideren necesarios para el
mejor desempeo de las labores.
MTODO.- Forma prescrita para ejecutar un trabajo dado, poniendo adecuada consideracin al
objetivo, instalaciones disponibles y al total de gastos de tiempo, dinero y esfuerzo.
METODOLOGA.- Disposicin lgica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemas

administrativos por medio de un anlisis ordenado.
NORMA.- Ordenamiento imperativo y especfico que persiguen un fin determinado, con la

caracterstica de ser rgido en su aplicacin.
OFICIO.- Comunicacin escrita acerca de ciertos asuntos pblicos.
RGANO.- Unidad Administrativa impersonal en la que se pueden ejercer una, varias funciones o
parte de ellas, integrada por uno o ms puestos.
ORGANIGRAMA.- Representacin grfica que d una visin general de la estructura interna de un

organismo social.
PLAN.- Instrumento diseado para alcanzar determinados objetivos, en el que se definen en

espacio y tiempo, los medios utilizables para su alcance, en tal virtud se contempla en forma
ordenada y coherente las metas, estrategias, directrices y tcticas; as como los instrumentos y
acciones que se utilizan para llegar a los fines deseados.
POLTICA.- Criterio general que tiene por objeto orientar la accin en las decisiones; sirven por ello
para formular, interpretar o suplir las normas concretas; sealan medios genricos para alcanzar
las metas.

XI.- GLOSARIO
PLANEACIN.- Es el conjunto sistematizado de acciones para fijar prioridades, elegir alternativas,

as como establecer objetivos y metas.
PRESUPUESTO.- Estimacin programada en forma sistemtica de los recursos financieros que

manejar un organismo en un periodo determinado.
PROCEDIMIENTO.- Sucesin cronolgica de operaciones concatenadas entre s, que se

constituyen en una unidad en funcin de la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro
de un mbito predeterminado de aplicacin.
PROCESO.- Conjunto de fases sucesivas de una accin dinmica y progresiva que concluye con
la obtencin de un resultado.
PROGRAMA.- Plan en el que se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, y el tiempo que
se requiere para realizar cada una de las partes.
REGULARIZAR.- Poner algo en estado de normalidad.
REQUISITAR.- Accin y efecto de solicitar que se cumpla con una o varias condiciones.
SUPERVISIN.- Verificacin y comprobacin de las actividades emprendidas en el desarrollo de

un proceso sistemtico de trabajo, acordes con los programas y proyectos previamente
formulados.
VITICOS.- Dinero o conjunto de provisiones para realizar una comisin fuera de su lugar de
adscripcin.

Q.F.B. JUANA VALADEZ CASTREJN
COMISIONADA PRESIDENTA
MTRO. JESS MANUEL MENDOZA MALDONADO

COMISIONADO
DR. JAIME ALFONSO CERVANTES DURN

COMISIONADO
LIC. VICTOR HUGO HERNNDEZ REYES

SECRETARIO EJECUTIVO


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V.- MISIN Y VISIN

DE LA COMISIN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA

PROMOVER Y DIFUNDIR EL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIN,

EN EL 2009 LA COMISIN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA, ES

DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CEAIP

GESTIONAR, RESGUARDAR Y ADMINISTRAR LOS SERVICIOS DE DOTACIN DE

SER UN APOYO REAL PARA LA OPERACIN DE TODAS LAS INSTANCIAS DE LA

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RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIN DE FORMA O

Si: Integra informacin y turna al

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PGINA

Est en las Inst.

Turna cheque, pliza, y

Recibe documentacin; cheque y

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PGINA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PGINA

RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES FORMA O

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Recibe plizas firmadas, elabora

Recibe listado de plizas y las

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2 Atiende Solicitud de Material,

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PGINA

5 el monto solicitado es mayor de

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PGINA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PGINA

13 Realiza sus operaciones para el

14 Surte al rea solicitante

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16 Elabora reporte diario de la

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PGINA

RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD FORMA O

DEPARTAMENTO 2 Atiende Solicitud de Material, Solicitud de

Recibe bienes solicitados junto con Solicitud de

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PGINA

COMISIONADO 17 Verifica la actividad de la cuenta; y la

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PGINA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PGINA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PGINA

RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES FORMA O

DEPARTAMENTO Si: Imprime reportes

DEPARTAMENTO Si: Determina diferencias y realiza

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PGINA

Localiza los movimientos no