Libros de Gerencia Resumidos
Organzate con eficacia
El arte de la productividad libre de estrs
por David Allen
RESUMEN EJECUTIVO
La capacidad de nuestra mente se viene a menos cuando la
sobrecargamos de trabajo; y esta merma de nuestra capacidad
mental redunda en una menor productividad tanto en lo
personal como en lo profesional.
As pues, para evitar saturar nuestra capacidad mental,
debemos vaciar nuestra mente de elementos superfluos y
emplearla en asuntos que realmente exigen de todas nuestras
facultadas y capacidades.
En el presente texto, el autor nos brinda un mtodo para
vaciar nuestra mente, organizar nuestros proyectos, deter-
minar el prximo paso que debemos dar en cada uno y, de
este modo, aprovechar toda nuestra capacidad mental en
asuntos realmente importantes y liberar nuestras vidas del
estrs que la falta de mtodo nos produce.
El arte de realizar cosas
Nuestra productividad aumenta en la medida en que tengamos
la mente clara y libre de la preocupacin de olvidar cosas im-
portantes. Para sentirnos en control, necesitamos dos cosas:
1. Un sistema lgico que nos permita capturar todo aquello
por lo que nos sintamos responsables.
2. Un plan flexible que nos permita saber cul es el siguiente
paso correcto en cada uno de los asuntos de nuestro sistema.
Lo importante no es tanto gerenciar el tiempo, la informacin y
las prioridades, sino hacerlo a travs de un sistema confiable.
Si nuestra mente est pendiente de no olvidar algo, seremos
menos efectivos al pensar en el asunto que nos ocupa. Hay
varias razones por las que un asunto puede aparecer en nuestra
mente mientras estamos tratando de pensar en otra:
1. No hemos clarificado bien los resultados que estamos
buscando en dicha rea.
2. No hemos determinado cal es el mejor prximo paso.
3. Carecemos de un sistema que nos indique las acciones y
los resultados que debemos buscar.
Estos factores obligan a la mente a asumir inconscientemente
la responsabilidad de recordarnos sobre el asunto. Pero si se
ponen en marcha muchos de estos recordatorios, pronto nos
sentiremos abrumados. Sentiremos que no podemos asumir
nada nuevo, pues nuestra mente enviar la seal de que ya hay
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Por tanto, la clave para la productividad es vaciar nuestra
mente de todas las cosas que queremos hacer e implementar un
sistema que controle nuestras tareas. Un buen sistema de
gerencia de tareas:
1. Administra el tiempo desde abajo hacia arriba: normal-
mente, la gente piensa que el tiempo debe ser administrado
de arriba hacia abajo, es decir, primero se define una misin
de vida, unos objetivos fundamentales y finalmente los deta-
lles de implementacin. Pero, en la prctica, la gente est tan
inmersa en el da a da que el panorama general se vuelve
confuso. As pues, una mejor aproximacin es administrar el
tiempo de abajo hacia arriba, es decir, tratar de controlar to-
do lo que tenemos que hacer a diario de modo que tengamos
tiempo para hacer otras actividades.
2. Posee elementos de control tanto verticales como hori-
zontales: los compromisos, las tareas y los proyectos deben
ser controlados tanto vertical como horizontalmente. El
control horizontal significa mantener el sentido en cada
rea de nuestras vidas. El control vertical significa pensar
de arriba hacia abajo en un proyecto o asunto para definir los
detalles involucrados.
3. Maneja y organiza 100% de nuestros asuntos: nuestros
asuntos son cualquier cosa que nos interese y que no sepa-
mos an cmo lograr ni qu paso dar a continuacin. Para
que haya un buen grado de control, debe haber un medio
racional de transformar nuestros asuntos en objetivos y
acciones.
4. Reduce el estrs progresivamente y finalmente lo elimina:
nuestra mente deja de preocuparse por recordarnos lo que
tenemos pendiente, y as comenzamos a pensar en los
asuntos importantes.
Productividad horizontal
Recolectar, o reunir las cosas
Nuestra mente dejar de lado las tareas de poca importancia si
est segura de que hay un sistema que se ocupar de todos los
asuntos futuros. As pues, debemos reunir:
1. Posesiones fsicas.
2. Notas escritas.
3. Mensajes electrnicos.

4. Mensajes de voz.
5. Material escrito o publicado.
Pero es muy importante que recolectemos todo, pues de lo
contrario nuestra mente se sentir en la obligacin de recordar
ciertos asuntos. Esta fase de recoleccin funciona mejor si:
1. Logramos reunir nuestras cosas en el menor nmero posi-
ble de cajones: de lo contrario el sistema ser inaplicable.
2. Vaciamos regularmente cada cajn: los cajones sirven
para recolectar no para almacenar. En otras palabras, no es
conveniente que nada permanezca durante mucho tiempo en
los cajones. Cada asunto debe ser procesado regularmente
con nuestro sistema de procesamiento. Demasiadas cosas en
un cajn generan estrs y nada de resultados.
3. Todo ha sido tomado en cuenta: slo dejaremos de pero-
cuparnos cuando estemos seguros de que los cajones estn
recolectando todo lo que debe ser recolectado. Llenarlos
debe formar parte de nuestras vidas. Esto quiere decir que
necesitaremos cajones que puedan contener de todo:
3.1. Utensilios que utilicemos a diario.
3.2. Material de referencia, de utilidad en el futuro.
3.3. Fotografas y recuerdos.
3.4. Correo, memos y notas escritas.
3.5. Mensajes telefnicos, tarjetas de presentacin y ma-
nuales.
3.6. Mensajes de voz y otros materiales auditivos.
3.7. Videos y materiales similares.
3.8. Correos electrnicos.
Procesar, o vaciar los cajones
Una vez que hemos reunido todo, debemos vaciar los cajo-
nes. La nica forma de hacer esto es determinar qu debemos
hacer en el futuro con respecto a cada item contenido en ellos.
Para tal fin, hay tres reglas:
1. Procesar primero el item que est arriba: asegrese de que
cada item sea tratado individualmente sin tomar en cuenta su
importancia relativa. De este modo, nos veremos obligados a
vaciar los cajones completamente, independientemente de
la importancia de cada asunto.
2. Procesar un item a la vez: procure tomar una decisin
definitiva sobre cada asunto.
3. No devolver nada al cajn: los cajones son puntos de
recoleccin para empezar el procesamiento, no depsitos en
los que yacern eternamente los asuntos. Hgase a la idea de
que todo debe ser procesado y nada debe ser diferido.
Ahora bien, cmo procesar lo que hay en los cajones? El
proceso es muy sencillo y consiste en formular tres preguntas:
1. Puedo llevar a cabo, o resolver, este item?
1.1. Si la respuesta es no, entonces hay tres cosas que
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podemos hacer con dicho artculo:
1.1.1. Archivo de espera: aqu pondremos los asuntos
que deben madurar ms para poder ser llevados a cabo.
1.1.2. Archivo de referencia: aqu almacenaremos infor-
macin relevante para el futuro.
1.1.3. A la basura: bote tanto como sea posible.
1.2. Si la respuesta es si, pase a la prxima pregunta.
2. Es esta una tarea nica o aislada?
2.1. Si la respuesta es no, pasar al rea de trabajo junto
a los proyectos relacionados.
2.2. Si la respuesta es si, pase a la prxima pregunta.
3. Esta tarea podr ser hecha en dos minutos o menos?
3.1. Si la respuesta es no, entonces hay tres cosas que
podemos hacer con dicho artculo:
3.1.1. Archivo de tareas delegadas: tareas que delega-
mos en otras personas mejor preparadas para hacerlas.
3.1.2. Archivo de calendario: si necesitamos un lapso de
tiempo para realizar esta tarea, disponga de un calenda-
rio en el que reserve el tiempo necesario.
3.1.3. Lista de prximas tareas: este es un archivo que
debemos mantener a mano. Cuando gozamos de un
tiempo libre que no estbamos esperando, podemos
aprovecharlo y dedicarnos a este archivo.
3.2. Si la respuesta es si, lleve a cabo la tarea inme-
diatamente. Ni se preocupe de aadirla al sistema. Term-
nela y ya.
Organizar, o determinar el lugar correcto
La clave para hacer funcionar nuestro sistema de procesa-
miento es organizar y estructurar adecuadamente las tareas.
1. Archivos:
1.1. Archivo de espera: este debe contar con al menos dos
componentes:
1.1.1. Lista esperando por alguien: incluye todas las
cosas que dependen de otra persona para que las poda-
mos llevar a cabo. Esta lista debe ser revisada frecuen-
temente. Adems, debe contar con recordatorios que
permitan asumir la tarea apenas la otra persona ha
realizado la suya.
1.1.2. Lista tal vez/algn da: aqu estn todos los
asuntos que no son inmediatamente relevantes, pero que
pueden serlo en el futuro.
1.2. Archivo de referencia: decidir qu material conservar
y organizar es una cuestin personal. Saber separar el
material que puede ser llevado a cabo del material de refe-
rencia es la clave para hacer ms cosas cada da. Si no
sabemos distinguir entre ellos, perderemos mucho tiempo.

2. Proyectos:
2.1. Lista de proyectos actuales: este es un ndice comple-
to de todos los proyectos que tenemos en marcha. Esta
lista no tiene que estar organizada en orden de prioridad,
tamao o urgencia; pero debe incluir todos los proyectos
que tengamos en mente. Cada semana debemos revisar
esta lista y dar un paso ms en cada proyecto.
2.2. Planificacin de resultados para cada proyecto: cada
proyecto debe tener una pgina particular en la que estn
detallados los objetivos del mismo, as como los pasos
semanales que debemos dar para avanzar. Incluso pode-
mos refinar la lista de proyectos del siguiente modo:
2.2.1. Separar proyectos personales y profesionales.
2.2.2. Recopilar una lista de proyectos que hemos dele-
gado en otras personas.
2.2.3. Agrupar proyectos por categoras o tipos.
2.2.4. Dividir grandes proyectos en subproyectos.
2.3. Almacenamiento de materiales de apoyo: estos no son
recordatorios, sino materiales de referencia. Dependiendo
del formato y la cantidad, podemos almacenarlos as:
2.3.1. En archivos o gavetas.
2.3.2. En formato electrnico como notas adjuntas,
bases de datos o correos electrnicos.
2.3.3. En una libreta de notas.
2.3.4. En dispositivos electrnicos.
2.3.5. En diarios o agendas.
3.Delegar:
3.1. Lista de asuntos delegados: es similar a la lista de
proyectos. Es un ndice de todas las tareas que hemos
delegado en otras personas.
3.2. Calendario diario: debemos tener un nico calendario
en el que asentaremos nuestras citas y tareas. El calendario
no es una lista de deseos en la que escribimos lo que
idealmente deberamos hacer. Por el contrario, es lo que
debemos hacer sin falta cada da. Podemos organizar el
calendario en categoras, por ejemplo:
3.2.1. Llamadas por hacer.
3.2.2. Diligencias.
3.2.3. Cosas por hacer en la oficina.
3.2.4. Cosas por hacer en casa.
3.2.5. Reuniones.
3.3. Lista de prximas tareas: si mantenemos esta lista a
mano, podremos aprovechar nuestro tiempo libre de una
manera productiva. Puede estar en el formato que mejor
nos sirva:
3.3.1. Un archivo con carpetas separadas por asunto.
3.3.2. Un software especializado para tal fin.
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3.3.3. Un dispositivo electrnico.
Revisar, o mantener todo funcionando
Revisar regularmente mantiene todo funcionando bien y nos
permitir ser ms eficientes y productivos. Adems, esto
estimular nuevas maneras de pensar.
Con qu frecuencia debemos revisar nuestro sistema?:
1. Diariamente: el calendario y la lista de prximas tareas.
Vea qu debe hacer, qu citas tiene y qu puede hacer con el
tiempo disponible.
2. Semanalmente: las listas de proyectos, de tareas delegadas
y en espera. Evale lo que est sucediendo en su vida.
Reserve tiempo la prxima semana para hacer ciertas tareas
especficas. Este es el momento de vaciar su mente y llenar
el sistema. Algunas personas hacen esta revisin al final de
la semana, mientras que otras prefieren hacerla al principio.
La revisin semanal es el mejor momento para:
2.1. Reunir todo lo que llegue a nuestras vidas.
2.2. Procesar eficientemente todas las cosas.
2.3. Ver el calendario de la prxima semana.
2.4. Actualizar las listas.
2.5. Limpiar los archivos de cosas irrelevantes.
2.6. Limpiar, actualizar y completarlo todo.
3. Mensualmente o trimestralmente: el panorama completo.
Es importante aclarar peridicamente los objetivos a largo
plazo, la visin y los valores. En la revisin mensual
debemos:
3.1. Repasar los objetivos fundamentales.
3.2. Pensar dnde queremos estar en tres aos.
3.3. Evaluar cmo est progresando nuestra carrera.
3.4. Considerar asuntos sobre nuestro estilo de vida.
3.5. Tratar de alinear nuestros valores y estilo de vida.
3.6. Evaluar nuestra vida y trabajo.
3.7. Tomar decisiones importantes.
Si revisamos regularmente el sistema, estaremos ms seguros
de estar haciendo lo correcto. Dado que nuestras necesidades y
preferencia personales cambian con el tiempo, debemos revisar
constantemente el sistema para que este no se salga de los
objetivos fundamentales.
Hacerlo, o tomar las mejores decisiones
La idea de cualquier sistema gerencial es, por una parte, mejo-
rar nuestra capacidad para tomar decisiones; y, por la otra, vol-
vernos ms productivos, pues nos permite administrar mejor
nuestro tiempo.
As pues, cmo implementamos el sistema para decidir qu
hacer? Hay tres formas:
1. Cuatro preguntas para elegir qu hacer en cualquier
momento:

1.1. Qu puedo hacer inmediatamente con los instrumen-
tos disponibles?
1.2. Cunto tiempo tengo disponible antes de mi prxima
cita?
1.3. De cunta energa dispongo actualmente?
1.4. De todo lo que tengo que hacer, qu es lo ms
importante?
2. Modelo triple para evaluar nuestro trabajo diario: diaria-
mente hacemos tres tipos de actividades:
2.1. Trabajo predefinido y planificado.
2.2. Trabajo que surge en el momento.
2.3. Definir nuestro trabajo.
Al final del da, debemos evaluar el balance entre estas tres
actividades y responder la siguiente pregunta: estoy contento
con dicho balance? Y si la respuesta es negativa, qu debo
hacer para cambiar dicho balance?
3. Modelo de seis niveles para revisar el trabajo: en lneas
generales, podemos analizar nuestra vida en seis reas:
3.1. Toda la vida.
3.2. Prximos 3 a 5 aos.
3.3. Prximos 1 a 2 aos.
3.4. reas de responsabilidad.
3.5. Proyectos actuales.
3.6. Tareas actuales.
Nuestro xito depender de que gerenciemos estas seis reas
de nuestra vida de un modo balanceado.
Por otra parte, la lista de cosas que no estamos haciendo siem-
pre ser mayor que la lista de cosas que s estamos haciendo.
La clave para sentirnos bien es no slo saber qu hacer sino
adems qu dejar de hacer. Nuestro sistema de tareas debe
ayudarnos en ambos sentidos.
Productividad vertical
Definir, o especificar objetivos y principios
Por qu es importante cierto proyecto? Qu estndares y
valores debo cumplir para lograr cierto proyecto?
Debemos responder a estas preguntas desde un principio para
lograr un mayor nivel de motivacin y establecer la direccin a
seguir. Pensar en el objetivo de un proyecto nos permitir
desarrollar los procesos de planificacin del mismo. Por otra
parte, dicho proceso debe tomar en cuenta, adems, nuestros
valores, que ayudarn a delimitar el proyecto. En definitiva,
nuestros valores determinarn la manera en la que ser
completado un proyecto.
Visualizar, o ver el resultado perfecto
Al imaginar en qu consistir el xito de un proyecto, nos
concentraremos mejor en los detalles. De hecho, en muchas
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ocasiones no seremos capaces de visualizar cmo llevar a cabo
un proyecto hasta que nos visualicemos completndolo y
disfrutndolo.
Adems, visualizar un proyecto ya finalizado de forma exitosa
nos brindar mucho entusiasmo e impulso. Mientras ms atrac-
tiva sea la imagen mental, ms motivados nos sentiremos.
Pensar, o brainstorm
Una vez que casi podemos saborear el xito, es hora de deter-
minar cmo conseguirlo. Si somos demasiado estrictos en esta
etapa, no le daremos mucha cabida a la creatividad. La idea es,
por el contrario, buscar ideas de todo tipo: buenas, malas,
extraas, etc.
En otras palabras, debemos hacer un brainstorm o tormenta
de ideas. Tras reunir todas las ideas que podamos, descartare-
mos las menos viables.
Para hacer un brainstorm efectivo:
1. Evite emitir juicios: mientras ms evaluemos o critique-
mos las nuevas ideas, habr menos oportunidad de conseguir
algo original. Debemos fomentar el flujo libre de ideas con
el fin de obtener buenas ideas. Deje el anlisis crtico para
despus.
2. Favorezca la cantidad por encima de la cualidad: mientras
ms ideas tengamos desde el comienzo, habr una mayor
posibilidad de que surja una idea de calidad.
3. Deje el anlisis y la organizacin en un segundo plano:
esto debe venir luego. Fomente ideas originales y creativas,
y no se limite a las que son prcticas o viables.
Organizar, o componentes y secuencias
Con frecuencia, cuando disponemos de todas las ideas, comen-
zarn a surgir secuencias y relaciones naturales. La secuencia
natural que solemos seguir mientras organizamos nuestras
ideas es:
1. Identificar las partes ms significantes: componentes,
subcomponentes, secuencias, eventos o prioridades.
2. Clasificar las partes mediante el criterio ms conveniente:
2.1. Componentes.
2.2. Secuencias.
2.3. Prioridades.
3. Rellenar los huecos y ocuparse de los detalles.
Actuar, o concentrarse en la prxima tarea
Ya tenemos nuestro proyecto bien delimitado, qu hacer
ahora? En esta etapa debemos establecer con detalle lo que
haremos, los recursos requeridos, de dnde provendrn dichos
recursos y planificar tomando en cuenta la realidad.
Los elementos bsicos son:
1. Cada proyecto tendr partes movibles, es decir, compo-
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nentes que requerirn antes la complecin de otros compo-
nentes. Analice los elementos del proyecto que pueden ser
implementados y cmo llevar a cabo la prxima tarea.
2. Si considera que debe planificar an ms, decida cul ser
el prximo paso y determine cundo deber ser completado,
y por quin.
3. Si el prximo paso est en manos de otra persona, esta-
blezca una fecha lmite.
4. Haga un programa de tareas e identifique las que puedan
ser realizadas de inmediato aun si el proyecto no ser
culminado hasta dentro de varios meses.
Pensar en un proyecto no tiene por qu ser una tarea muy
elaborada: una aproximacin informal suele ser ms producti-
va. Sin embargo, tarde o temprano necesitaremos de una
estructura ms formal o de un plan escrito.
Por otra parte, la ejecucin de los proyectos debe ser inclusiva.
Todos los involucrados deben sentir que estn contribuyendo
significativamente. Y, de nuevo, lo mejor en este sentido es
hacerlo de manera informal, pues las reuniones formales
funcionan mejor si son complementadas con reuniones infor-
males en las que las personas puedan hablar de los detalles.
Beneficios de este sistema
1. Eliminar la ansiedad de pensar que los detalles se nos
estn escapando: cuando la gente con la que trabajamos se
d cuenta de que siempre le hacemos seguimiento a nuestras
asignaciones, tendrn mayor confianza en nosotros y en
nuestras destrezas. Por otra parte, dejaremos de sentirnos
abrumados y comenzaremos a sentirnos aliviados y en con-
trol, lo que genera gran entusiasmo y energa personal.
Desde un punto de vista organizacional, si todo el mundo
trabaja disciplinadamente en sus tareas, los resultados sern
impresionantes.
2. Mejorar nuestra productividad y resultados: es muy frus-
trante cuando algo se discute una y otra vez sin que nada
suceda. Por el contrario, cuando las personas y los equipos
deciden cul es el prximo paso a dar y lo dan, surge un gran
compromiso. Preguntar cul es el prximo paso? forzar
a todo el mundo a ser claro, responsable, productivo e impul-
sar todo.
3. Cultivar nuestras capacidades mentales: la gente que est
habituada a lograr buenos resultados siempre obtiene ms
que quienes se pasan el tiempo pendientes de problemas
poco claros. As pues, determinar con claridad y precisin lo
que queremos nos permitir establecer el modo de actuar y
llevarlo a cabo.

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