OPCIN UNO

COMO ELABORAR EL PLAN DE TRABAJO

El plan anual es un instrumento que permite llevar a cabo los fines de la

organizacin, mediante una adecuada definicin de los objetivos y metas que se
pretenden alcanzar, de manera que se utilicen los recursos con eficiencia y
eficacia.

Un plan de trabajo debe contener la siguiente informacin:

Definir los objetivos especficos.
Establecer las metas necesarias para alcanzar cada uno de los objetivos
especficos.
Establecer indicadores que permitan medir el logro de la meta.
Determinar las actividades que se deben desarrollar.
Especificar el rea responsable de llevar a cabo las actividades.
Si se necesita coordinar la realizacin de alguna actividad, se debe indicar
con cual departamento o dependencia.

OBJETIVOS
Un objetivo consiste en un deseo de lo que se quiere lograr. Este propsito debe
ser expresado en forma clara y concisa. Todo objetivo debe responder la
pregunta: para qu?

Caractersticas de los objetivos:

Precisos: De tal forma que se pueda realizar una buena planificacin y
adecuada evaluacin de los objetivos. Permite que cada individuo de la
organizacin se identifique plenamente con su trabajo.
Adecuados al tiempo: Que se puedan cumplir en un perodo razonable
de trabajo.
Flexibles: Que sean posibles de modificar cuando se presenten
situaciones inesperadas.
Motivadores: Que sean para las personas un reto posible de alcanzar.
Que los involucrados se sientan identificados con el desarrollo de
actividades que mejoren la labor desarrollada.
Participativos: Los mejores resultados se logran cuando los responsables
del cumplimiento de los objetivos pueden participar en su
establecimiento.
Factibles: Deben ser reales, prcticos y posibles de lograr.
Convenientes: Que sus logros apoyen los propsitos y misiones bsicas
de la organizacin.
Obligatorios: Una vez establecidos debe existir una obligacin
razonable, para lograr su cumplimiento.
Todo objetivo ya sea general o especfico, debe ser redactado en infinitivo, debido
a que implica una accin o compromiso. Por ejemplo: acelerar, actualizar,
adecuar, atender, establecer, favorecer, abrir, cumplir, contribuir, etctera.

Existen dos clases de objetivos, generales o estratgicos y especficos u

operativos.

OBJETIVOS ESPECFICOS U OPERATIVOS

Los operativos especficos reflejan el nivel concreto de resultados fijados para ser
conseguidos en el plazo de un ao presupuestario. Estos deben ser viables y
expresarse de manera clara, concisa y medible, de manera que sea posible
determinar con precisin el grado en que se estn alcanzando.

Los objetivos especficos deben ser consecuencia con los recursos aprobados en
el presupuesto; las modificaciones de las propuestas de presupuesto deben
ajustar el plan original.

METAS
Reflejan lo que se va a lograr en un tiempo determinado, respondiendo a cunto
se desea alcanzar. La principal caracterstica de una meta es que debe explicar
claramente: qu se quiere?, cunto se quiere? Y para cundo se quiere?

La fijacin de metas hace posible la medicin de los resultados y la evaluacin del

grado de cumplimiento y eficiencia logrados por el responsable. En otras
palabras, la meta es la cuantificacin del objetivo especfico ubicado en el tiempo
y lugar.

Las metas definen la cantidad y calidad de lo que se desea alcanzar a travs de los
objetivos especficos, pueden especificarse en trminos absolutos o relativos.

Las metas deben ser:

Realistas: Que se pueden alcanzar con los recursos disponibles.
Precisas: Debidamente explcitas.
Peridicas: Definir la fecha en la que se desean alcanzar.
Medibles: Sealar unidades de medidas.
Coherentes: vinculadas con los objetivos.

INDICADORES
Son parmetros de medida por medio de los cuales se determina el logro de la
meta y por consiguiente el cumplimiento de los objetivos especficos.
Los indicadores tienen que ser medibles en cantidad y tiempo. El conjunto de
indicadores permite analizar, evaluar y justificar las actividades y los resultados de
la organizacin.

ACTIVIDADES
Las actividades son todas aquellas tareas o eventos destinados al cumplimiento
de las metas previstas. Sealan los pasos lgicos o el camino que se debe seguir
para contribuir al logro de las metas.

Las actividades deben responder a las preguntas: qu se debe hacer? y cmo se

debe hacer?

REQUERIMIENTOS

INFRAESTRUCTURA

RESPONSABLE
Se debe sealar quin concretamente es responsable de realizar la actividad. Para
poder llevar a cabo una evaluacin de la ejecucin del plan, se pueden definir
como responsables de las actividades los servidores encargados de su desarrollo.

COORDINACIN
Debido a que el desarrollo de un plan de trabajo es un proceso integral a travs
del cual se relacionan varias unidades, con el fin de alcanzar los objetivos, surge la
necesidad de coordinar con otros departamentos o dependencias. Esto con el
propsito de no duplicar esfuerzos y optimizar el uso de los recursos.
 INDICADOR Y ORGANIZACIN
_________________________________________________________________________________________________________________

OBJETIVO (S)
METAS INDICADOR ACTIVIDADES RESPONSABLE COORDINADOR
ESPECFICO (S)
Cmo crear un plan de trabajo

Un plan de trabajo es un esquema en el que se describe un conjunto de metas y procesos

con los cuales un equipo o una persona pueden lograr sus objetivos. Asimismo, le brinda al
lector una mejor comprensin del alcance del proyecto. Dentro del mbito profesional o
acadmico, los planes de trabajo te ayudarn a mantenerte organizado mientras llevas a
cabo algn proyecto. Con su ayuda, podrs dividir un proceso en tareas ms pequeas y
alcanzables, as como a identificar las cosas que quieres lograr. En este artculo, podrs
aprender a crear un plan de trabajo con la finalidad de que ests preparado para tus
proyectos futuros.
Pasos

1
Identifica el objetivo de tu plan de trabajo. Existen diversas razones por las que se crea
un plan de trabajo. Antes de empezar a crearlo, debers determinar lo que quieres lograr
con l para que as puedas prepararte adecuadamente. Ten en cuenta que la mayora de
estos planes estn orientados a un determinado plazo (por ejemplo, 6 meses o 1 ao).
En el centro laboral, los planes de trabajo le permiten a tu supervisor saber
qu proyectos se realizarn en el trascurso de los prximos meses. Por lo
general, se desarrollan justo despus de una evaluacin anual de desempeo
o cuando los equipos emprenden proyectos de gran envergadura. Los planes
de trabajo tambin pueden ser el resultado de sesiones de planificacin
estratgica que realiza la organizacin al principio de un nuevo ao
calendario o fiscal.
En el mbito acadmico, los planes de trabajo pueden ayudar a los
estudiantes a elaborar un itinerario para un proyecto grande, y a los maestros
a planificar el material didctico para el semestre.
Si se trata de un proyecto personal, los planes de trabajo te ayudarn a
determinar lo que piensas hacer, la manera en que lo hars y la fecha en que
planeas hacerlo. Si bien no son estrictamente necesarios, te ayudarn a llevar
un registro de tus metas y tu progreso.

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Escribe la introduccin y los antecedentes. Si vas a crear un plan de trabajo profesional,
probablemente debas escribir una introduccin y los antecedentes. Esto le dar a tu
supervisor o jefe la informacin necesaria para poner en contexto el plan de trabajo. En un
mbito acadmico, estos puntos suelen ser innecesarios.
La introduccin debe ser breve e interesante. Recurdales a tus superiores la
razn por la que vas a crear este plan de trabajo. Asimismo, presenta los
proyectos especficos que desarrollars durante este periodo.
Los antecedentes deben dejar en claro las razones por las que crears el plan
de trabajo. Por ejemplo, describe los detalles o los datos estadsticos de
informes recientes, identifica los problemas que es necesario resolver, o
evala las recomendaciones o los comentarios que hayas recibido en
proyectos de trabajo anteriores.
3
Establece tus metas y objetivos. Las metas y objetivos se relacionan en lo referente a que
ambos sealan cosas que esperas alcanzar por medio del plan de trabajo. No obstante,
tambin debes tener en cuenta las diferencias que tienen: las metas son generales y los
objetivos, ms especficos.
Las metas deben enfocarse en el panorama general del proyecto. Menciona
el mximo resultado que esperas obtener con el plan de trabajo y mantenlo
en un mbito amplio. Por ejemplo, establece como meta completar un
informe de investigacin o aprender ms sobre la redaccin.
Los objetivos, por su parte, deben ser especficos y tangibles. En otras
palabras, debes descartarlos de la lista a medida que los cumplas. Por
ejemplo, entrevistar personas para tu informe de investigacin sera un buen
objetivo.
En el caso de objetivos que varan considerablemente, muchos planes de
trabajo los dividen en corto, mediano y largo plazo. Por ejemplo, la meta a
corto plazo de la empresa para aumentar el pblico en un 30 % en tres meses
podra variar considerablemente de la meta a largo plazo de reforzar la
visibilidad de la marca en los medios sociales durante el prximo ao.
Por lo general, los objetivos se escriben utilizando la voz pasiva y emplean
verbos de accin con significado especfico (por ejemplo, planear,
escribir, incrementar y medir) en lugar de unos con significado
ambiguo (por ejemplo, examinar, entender, saber, etc.).

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Considera la posibilidad de ordenar tu trabajo siguiendo objetivos SMART. SMART
(siglas en ingls para especfico, medible, alcanzable, relevante y con tiempo limitado) es
un acrnimo utilizando por personas que buscan resultados ms tangibles y factibles en los
planes de trabajo.
Especifico. Qu se har exactamente y para quin? Explica el pblico en
el que te enfocars y todas las acciones especficas que emplears para
ayudarlo.
Medible. Se trata de un objetivo cuantificable y es posible
medirlo? Puedes contar los resultados? Has estructurado el plan de trabajo
de una manera tal que la salud en Sudfrica se incremente en el 2020 o
que los casos de VIH/SIDA en bebs sudafricanos recin nacidos disminuya
un 20 % en el dicho ao?.
Recuerda que es necesario indicar una cifra referencial que te
permita cuantificar el cambio. Si no sabes la tasa de incidencia del
VIH/SIDA en los recin nacidos de Sudfrica, te ser imposible
sealar con seguridad que pudiste reducirla en un 20 %.
Alcanzable. Es posible cumplir el objetivo en el tiempo asignado y con los
recursos disponibles? El objetivo debe ser realista teniendo en cuenta las
limitaciones. Aumentar las ventas en un 500 % es un objetivo razonable
nicamente si tienes una empresa pequea. No obstante, si tu empresa es la
que domina el mercado, este objetivo es casi imposible.
 En algunos casos, quizs necesites consultar con un experto o una
autoridad para determinar si los objetivos establecidos en el plan de
trabajo son factibles.
Relevante. Este objetivo tendr un efecto en la meta o estrategia
deseadas? Si bien quizs sea importante para la salud en general, medir la
talla y el peso de los estudiantes de secundaria produce directamente un
cambio en los procedimientos de salud mental? Asegrate de que tus
objetivos y mtodos establecidos guarden una relacin clara e intuitiva.
Tiempo limitado. Cundo se lograr este objetivo o cundo se sabr que
todo est terminado? Especifica un plazo lmite invariable para el proyecto.
Estipula (si es posible) qu resultados haran que el proyecto finalice de
manera prematura, habiendo alcanzado todos los objetivos.

5
Menciona los recursos con los que cuentas. Incluye todo lo que necesitars para alcanzar
tus metas y objetivos. Los recursos variarn segn la finalidad del plan de trabajo.
En un mbito laboral, los recursos pueden incluir elementos tales como un
presupuesto financiero, personal, consultores, edificios o habitaciones, y
libros. Si tu plan de trabajo es ms formal, podras incluir un presupuesto
detallado en un apndice.
En el mbito acadmico, los recursos pueden incluir el acceso a diversas
bibliotecas, materiales de investigacin (p.ej. libros, peridicos y diarios),
acceso a computadoras e Internet, as como maestros y otras personas que
puedan ayudarte en caso de que tengas dudas.

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Identifica las limitaciones. Las limitaciones son obstculos que pueden interponerse en el
logro de tus metas y objetivos. Por ejemplo, si quieres elaborar un informe de investigacin
para la escuela, podras descubrir que tu itinerario est demasiado ocupado como para
investigar y escribir de manera apropiada. Por ende, una limitacin sera tu horario
demasiado apretado, de modo que necesitaras eliminar algunas cosas durante el semestre
para as finalizar con eficacia el plan de trabajo (si tienes ms de una clase difcil por
semestre, necesitars recurrir a la planificacin).

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Determina las partes responsables. La responsabilidad es un factor esencial en un buen
plan de trabajo. Quin ser responsable de terminar cada tarea? Puede haber un equipo de
personas trabajando en una tarea (ver el punto donde se mencionan los recursos), pero solo
una ser la encargada de hacer que se complete a tiempo.

8
Escribe tu estrategia. Revisa tu plan de trabajo y determina cmo emplears los recursos a
tu disposicin y superars las limitaciones con la finalidad de alcanzar tus metas y
objetivos.
Enumera las acciones especficas. Identifica las acciones diarias o semanales
que debers realizar para poder cumplir con tus objetivos. Tambin enumera
 las acciones que los dems integrantes de tu equipo debern realizar.
Considera la posibilidad de utilizar un software de gestin de proyectos o un
calendario personal para mantener esta informacin organizada.
Elabora un horario. Si bien puedes crear un horario de trabajo tentativo, ten
en cuenta que pueden surgir situaciones inesperadas y que necesitars contar
con un espacio disponible que te impida retrasarte.
Consejos
Si tu proyecto es particularmente grande, identifica las etapas clave. Estas son
puntos que resaltan el cumplimiento de determinados objetivos. Tambin pueden
servir como puntos de reflexin que te permitan visualizar en qu punto del proceso
te encuentras y asegurarte de seguir por buen camino.
Elabora un plan de trabajo que sea til para ti. Los planes de trabajo pueden ser tan
detallados o amplios como desees o necesites. Puedes escribirlos en un pedazo de
papel o elaborarlos en un software profesional, con la ayuda de grficos y colores.
Utiliza lo que te resulte ms natural y eficaz.