Cdigo: EI-PD-01

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PROCESO EVALUACIN INDEPENDIENTE
PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS Fecha: Octubre 03 de 2014
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
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1. Objetivo:

Definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditoras, establecer los registros
e informar los resultados, con el fin de determinar si el Sistema de Gestin de Calidad es conforme con las
disposiciones planificadas, con los
os requisitos de las norma NTC GP 1000:2009, y con los requisitos esta- est
blecidos en la Entidad, y si se ha implementado y mantenido de una manera eficaz para el logro de los
Objetivos institucionales y de Calidad.

2. Alcance:

Este procedimiento abarca desde la planeacin y ejecucin de las auditoras internas del Sistema de Ges- Ge
tin de la Calidad a los procesos de la entidad a nivel central y nivel territorial, hasta el seguimiento de las
Acciones definidas dentro de los planes de mejoramiento.

3. Definiciones:

P.H.V.A.: Corresponde a las siglas del Planear, Hacer, Verificar y Actuar

Planear: Evaluar los elementos definidos que dan respuesta al qu y al cmo, los cuales generalmente se
muestran en la caracterizacin; la poltica de calidad, conocimiento y aplicac
aplicacin;
in; los objetivos de calidad y
el aporte del proceso a los mismos.
Hacer: La aplicacin sistemtica de los procedimientos definidos aplicables.
Verificar: Los controles implementados y las evidencias guardadas en registros del seguimiento y medi-
cin que hace el Responsable del proceso para el logro de los resultados planificados.
Actuar: Implementacin dinmica, permanente y sistemtica de las acciones correctivas, preventivas y de
mejora.
Auditora: Proceso
roceso sistemtico, independiente y documentado para ob obtener evidencias de la auditora y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de audi-
aud
tora
NOTA 1 Las auditoras internas, denominadas en algunos casos como auditoras de primera parte, se rea- re
lizan por, o en nombre de, la propia organizacin, para la revisin por la direccin y con otros fines internos
(ej. para confirmar la efectividad del sistema de gestin o para obtener informacin para la mejora del sis- si
tema de gestin). Las auditoras internas pueden
p constituir la base para la auto declaracin
de de conformidad
de una organizacin. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeas, la independencia
puede demostrarse al estar el auditor libre de responsabilidad de la actividad que se audita o libre de pre-
juicios o conflicto de intereses. ISO 19011:2011(E)
NOTA 2 Las auditoras externas incluyen lo que se denomina generalmente auditoras de segunda y terc terce-
ra parte. Las auditoras de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un inters
int en la organiza-
cin, tal como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditoras de tercera parte se llevan a
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cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan el
registro o la certificacin de conformidad.
NOTA 3 Cuando se auditan juntos dos o ms sistemas de gestin de diferentes disciplinas (ej. calidad,
ambiental, seguridad y salud ocupacional), esto se denomina auditora combinada.
NOTA 4 Cuando dos o ms organizaciones cooperan para auditar
au a un nico auditado,
auditado se denomina audi-
tora conjunta.
NOTE 5 Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.1.
Auditora Interna de Gestin: Anlisis sistemtico de los resultados obtenidos como producto de la ejecu-
ejec
cin de procesos, procedimientos, planes, programas, proyectos y actividades, verificando el nivel de efica-
efic
cia en el cumplimiento de objetivos y metas propuestas, la evaluacin de la economa y eficiencia en la
utilizacin de recursos, la observancia a las normas jurdicas involucradas en cada caso y la evaluacin
del efecto que las actividades, de tal forma que la entidad pueda tomar correctivos oportunamente, gengene-
rando valor agregado en el proceso auditor
auditor.
Auditora Interna de Calidad: Proceso sistemtico, independiente y documentado para par obtener eviden-
cias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestin de
la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, efi-
ef
ciente y efectiva .

Criterios de auditora: Grupo de polticas, procedimientos o requisitos usados como referencia y contra
los cuales se compara la evidencia de auditora.
auditora
NOTA 1 Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.3.
NOTA 2 si los criterios de auditora son legales, se utilizan a menudo los trminos cumple o no cum-
ple en un hallazgo de auditora

Evidencia de la auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son perti-
pert
nentes para los criterios de auditora y que son verificables.
NOTA La evidencia ia de la auditora puede ser cualitativa o cuantitativa.
[ISO 9000:2005, definicin 3.9.4]

Hallazgos de la auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora (3.3) recopilada

frente a los criterios de auditora.
NOTA 1 Los hallazgos de auditora indican conformidad o no conformidad.
NOTA 2 Los hallazgos de auditora pueden llevar a la identificacin de oportunidades de mejora o al regi
regis-
tro de mejores prcticas.
NOTA 3 Si los criterios de auditora son seleccionados de requisitos legales
legales o de otra ndole, los hallazgos
de auditora se denominan Cumplimiento o Incumplimiento.
NOTA 4 Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.5. ISO 19011:2011(E)

Conclusiones de la auditora: Resultado

R de una auditora tras considerar los objetivos de la auditora y
todos los hallazgos de la auditora.
auditora
NOTA Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.6.

Cliente de la auditora: Organizacin o persona que solicita una auditora.

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NOTA 1 En el caso de una auditora interna, el cliente de auditora tambin puede ser el auditado (o la
persona que maneja el programa de auditora. La solicitud de auditora externa pude venir de diferentes
fuentes tales como entes reguladores, partes contratantes
con o clientes potenciales.
NOTA 2 Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.7.

Auditado: Organizacin
rganizacin que est siendo auditada
[ISO 9000:2005, definicin 3.9.8]

Auditor: Persona que lleva a cabo una auditora

Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora con el apoyo, si es necesario, de
expertos tcnicos.
NOTA 1 A un auditor del equipo auditor se le designa como lder del mismo.
NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formacin.
[ISO 9000:2005, definicin
nicin 3.9.10]

ersona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor

Experto tcnico: Persona auditor.
NOTA 1 El conocimiento o experiencia especficos son los relacionados con la organizacin, el proceso o
la actividad a auditar, el idioma o la orientacin cultural.
NOTA 2 Un experto tcnico no acta como un auditor en el equipo auditor.
[ISO 9000:2005, definicin 3.9.11] ISO 19011:2011(E)

Observador: Persona
ersona que acompaa al equipo auditor pero no audita.
NOTA 1 Un observador no es parte del equipo auditor y no influencia o interfiere con la realizacin de la
auditora.
NOTA 2 Un observador pude ser una
u persona del auditado (un regulador u otra parte interesada que fue
testigo de la auditora.

Gua: Persona nombrada por el auditado para asistir al equipo auditor.

Programa de auditora: Conjunto

onjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo dete
deter-
minado y dirigidas hacia un propsito especfico.
NOTA Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.2.

Alcance de la auditora: Extensin

xtensin y lmites de una auditora
NOTA El alcance de la auditora incluye generalmente una descripcin de las ubicaciones, las unidades de
la organizacin, las actividades y los procesos, as como el perodo de tiempo cubierto.
[ISO 9000:2005, definicin 3.9.13]

Plan de auditora: Descripcin

ipcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora.
[ISO 9000:2005, definicin 3.9.12]

Riesgo: Efecto
fecto de la incertidumbre en los objetivos
NOTA Adaptado de la Gua ISO 73:2009, definicin 1.1.
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Competencia: Habilidad
abilidad para aplicar conocimientos
conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados esperados
ISO 19011:2011(E)
NOTA Habilidad implica la aplicacin apropiada de comportamiento personal durante el proceso de audit
auditor-
a

Conformidad: Cumplimiento
umplimiento de un requisito
[ISO 9000:2005, definicin 3.6.1]

No conformidad: Incumplimiento de un requisito

[ISO 9000:2005, definicin 3.6.2]

Sistema de gestin: Sistema para establecer polticas y objetivos y para alcanzar dichos objetivos
NOTA Un sistema de gestin de una organizacin
organizacin puede incluir diferentes sistemas de gestin, tales como
sistema de gestin de calidad, un sistema de gestin financiero o un sistema de gestin ambiental.
[ISO 9000:2005, definicin 3.2.2]
4. Generalidades del procedimiento:

Enfocar la realizacinn de las auditoras internas del Sistema de Gestin de la Calidad del Ministerio a la
mejora continua cumplimiento del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).
Las Auditoras Internas del Sistema de Gestin de la Calidad se realizan a los procesos de la entidad que
se consideren como auditables por parte del Seor Ministro, el Representante de la Alta Direccin para el
Sistema de Gestin o el Jefe de la Oficina de Control Interno, con base en el estado y la importancia de los
procesos por auditar, as
s como los resultados de auditoras previas, sin embargo cada proceso debe audi-
aud
tarse por lo menos una vez al ao. La planificacin de las auditorias se efecta al inicio de cada ao tte-
niendo como fundamento lo anteriormente expuesto.
El Ministerio forma y mantiene capacitado al grupo de auditores para el desarrollo de la Auditora Interna
del Sistema de Gestin de la Calidad, considerando la cantidad de procesos y las Direcciones Territoriales
para determinar el nmero mnimo de integrantes.
Los Auditores Internos de Calidad no realizan auditoras a las reas de las cuales hacen parte el desarrollo
de sus procesos y funciones.
Los Auditores Internos de Calidad deben realizar estrictamente el procedimiento definido para este ejerci-
ejerc
cio, as como utilizar exclusivamente los formatos definidos en ste.
Durante el inicio del proceso de auditora se deben contemplar los riesgos de la auditoria segn el proce-
proc
dimiento de Gestin de riesgos de la entidad Gestin de Riesgos ASIG-PD-05
Todo el personal vinculado al Ministerio de planta, provisional, contratista, pasante y dems formas de
contratacin, estn sujetos a ser auditados, por lo cual deben estar informados y preparados para tal fin.
Si el Responsable del proceso auditado no est de acuerdo con el resultado de la auditora y no se logra
conciliar las diferencias, el Auditor Interno de Calidad debe consultar el tema con el Jefe de la Oficina de
Control Interno y con el responsable del SIG para tomar la decisin correspondiente.
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5. Descripcin de las actividades

Registro
No. Actividad Responsable
/documento
Elaborar Programa de Auditoras
Auditoras, estableciendo objeti- PROGRAMA DE
vo y alcance de la auditora.
auditora AUDITORAS IN-
Jefe Oficina de
1 TERNAS
Control Interno
NOTA: Este programa tambin incluye las auditorias de
segunda y tercera parte. EI-PD-01-F-08

Jefe Oficina de PROGRAMA DE

Control Interno AUDITORAS IN-
Presentar en Comit de Coordinacin del Sistema de TERNAS
Comit Coordi-i-
2 Control Interno, el Programa de Auditoras para su EI-PD-01-F-08
nador del Siste-
e-
conocimiento y aprobacin.
aprobacin
ma de Control ACTA DE REUNIN
Interno
ASIG-F-05

Remitir all Grupo de Comunicaciones el Programa de Jefe Oficina de Solicitud de Apoyo

3 Auditoras aprobado para gestionar su divulgacin y Control Interno Comunicaciones
publicacin mediante el correo institucional. CI-F-01
Convocar el equipo auditor, para comunicar las directri-
ces sobre la ejecucin de las auditoras internas.
internas LISTADO DE ASIS-
Nota: Ell equipo auditor se conformar de acuerdo a los Jefe Oficina de TENCIA A REUNIO-
4 requisitos establecidos en el numeral 8.1 Anexo perfil Control Interno NES GTH-F-05
del auditor, de este procedimiento. Memorandos remiti-
Nota: En el caso de auditoria externa se seguirn los dos al Equipo Auditor
requisitos de los procedimientos de contratacin.
Revisar los
os criterios asociados a los procesos objeto de
auditoria,, tomando como referente el anexo 8.2 de este
procedimiento. PLAN AUDITORIAS
Elaborar y presentar el plan de auditoras al Jefe de la INTERNAS
Oficina de Control Interno para su aprobacin y poste-
post EI-PD-01-F-04
5 auditar, con mnimo Equipo Auditor
rior socializacin a los procesos a auditar
ocho (8) das de anticipacin
anticipacin. Memorandos remiti-
dos a Responsables
Nota 1: En caso de requerir ajustes el Plan de Audito-
Audit de procesos
ria, ser devuelto al equipo auditor para su respectiva
modificacin.
Preparar los formatos, formularios y listas de chequeo a
6 Equipo Auditor LISTA DE CHEQUEO
utilizar en la auditora. R
Relacionando en la Lista de
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Registro
No. Actividad Responsable
/documento
Chequeo los criterios a evaluar durante el desarrollo de AUDITORIAS IN-
la auditora. TERNAS
EI-PD-01-F-03
Realizar Reunin de Apertura con los auditados y part
parti-
ACTA DE REUNIN
7 cipantes invitados al proceso informando sobre el obje- Equipo Auditor
ASIG-F-05
tivo, alcance de la auditora y dems consideraciones.
Ejecutar el Plan de Auditora Interna, aplicando tcn
tcni-
cas de auditora, tomando
ando como referente el anexo 8.3
de este procedimiento y diligenciar el formato LISTA
DE CHEQUEO
eterminar la conformidad de los requisitos evaluados
Determinar
con base en la evidencia proporcionada por los audita-
dos.
Nota 1:: Los hallazgos pueden ser de tres tipos: Co Con- LISTA DE CHEQUEO
formidad, Observacin y No Conformidad. Revisar def defi- AUDITORIAS IN-
8 Equipo Auditor TERNAS
niciones del numeral tres (3) de este procedimiento.
Nota 2: Para
ara el caso de auditoria de segunda y tercera EI-PD-01-F-03
parte los tipos
pos de hallazgos se deben aprobar junto con
el proveedor.
Nota 3: En caso de que el Equipo Auditor necesite es-
clarecimiento de eventuales dudas que surjan durante
la ejecucin de la auditora y en la solucin de posibles
problemas es necesario consultar un experto tcnico
para as definir de manera precisa los eventuales
hallazgos.
Realizar reunin de cierre presentando a los auditados
los resultados de la auditora,
auditora destacando fortalezas
encontradas en el ejercicio, informando los
lo hallazgos y
las conclusiones de la auditora. ACTA DE REUNIN
9 Equipo Auditor
Si el auditado no est de acuerdo con la relacin de las ASIG-F-05
desviaciones,, es el momento para discutirlo con el au-
a
ditor
tor y llegar a una conciliacin,
conciliacin si no se da, se deja
consignado en el informe Fina
Final.
Elaborar y presentar el informe de auditora interna al Equipo Auditor
Informe de Auditoras
Jefe de la Oficina de Control Interno para su aprob
aproba- Interno
10 cin, soportado en el anlisis de la informacin recolec-
recole Internas
Jefe Oficina de
tada y los hallazgos detectados, suministrando una EI-PD-01-F-06
Control Interno
clara descripcin de los eventos que se presentaron
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Registro
No. Actividad Responsable
/documento
durante la auditora.
Nota: En caso de presentarse
present observaciones por parte
del Jefe de Control Interno, el Equipo Auditor efectuar
los ajustes pertinentes
es y remitir nuevamente el Infor-
Info
me de Auditoras Internas al Jefe de la Oficina de Con-
trol Interno.

Informe de Auditoras
Remitir Informe de Auditora Interna al auditado
auditado, requi- Internas de Calidad
riendo la elaboracin de los Planes de Mejoramiento Jefe Oficina de EI-PD-01-F-06
11
correspondientes para subsanar los hallazgos efectua-
efectu Control Interno. Memorandos remiti-
dos en la Auditora. dos a Responsables
de procesos

REGISTRO DE AC-
Revisar el Informe de Auditoria Interna y formular el Responsable del CIONES CORREC-
Plan de Mejoramiento conforme al PROCEDIMIENTO proceso
TIVAS,
12 FORMULACIN Y SEGUIMIENTO A ACCIONES CO- Director Territo- o-
PREVENTIVAS Y DE
RRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA - ASIG- rial
MEJORA
PD-02
Director Tcnico
ASIG-PD-02-F-01

Consolidar los resultados de las auditoras internas Funcionario Informe Consolidado

13 adelantadas y presentar al Jefe de la OCI para revisin Oficina de Con-
n- de las auditoras in-
y aprobacin. trol Interno ternas de calidad.

Acta de reunin
Presentar los resultados del informe consolidado de ASIG-F-05.
auditoras internas de calidad al Representante de la Jefe Oficina de
14 Presentacin de re-
Alta Direccin para el Sistema Integrado de Gestin Control Interno
SIG y a las dems partes interesadas. sultados Auditoras
Internas de Calidad.

Jefe Oficina de
Control Interno.
Programar los seguimientos a los planes de mejor
mejora-
15 Memorando
miento documentados. Profesional Ofi-i-
cina Control
Interno

16 Realiza el seguimiento al cumplimiento de las Acciones Profesional Ofi-i- Formato seguimiento

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Registro
No. Actividad Responsable
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definidas dentro de los planes de mejoramiento, con-co cina Control a las acciones Co-
forme al PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO FORMULACIN Y S SE- Interno rrectivas, Preventivas
GUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS, PR PRE- y de Mejora
VENTIVAS Y DE MEJORA - ASIG-PD-02 -.
(ASIG-PD-02-F-02)
Nota 1: El equipo auditor interno de calidad verifica el
cumplimiento de las acciones definidas por el Auditado.

6. Requerimientos Tcnicos (puntos de control de las actividades del numeral 5).

Actividad 2: Revisar y aprobar la propuesta del Programa de Auditoras Internas, ajustando las inclusiones
o exclusiones determinadas por el Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno.
Interno
Actividad 5: Revisar y aprobar el plan de auditora interna de gestin y en caso de ajustes gestionar las
modificaciones correspondientes.
Actividad 12: Revisar informe de auditora interna y formular e implermentar el plan de mejoramiento co-
c
rrespondiente.
Actividad 16: Realiza el seguimiento al cumplimiento de las Acciones, con
on el fin de verificar la eficacia de
las acciones tomadas para mantener el sistema.
Aspectos a considerar
En la reunin de apertura de la auditoria se:
Presenta el equipo auditor
Presenta el objetivo de la auditoria
Presenta el plan de auditoria
Presenta metodologa de la auditoria
Confirman los canales de comunicacin.
Responden inquietudes de los auditados.

En la reunin de cierre de la auditoria se debe explicar:

Que la evidencia recopilada se bas en una muestra de la informacin disponible.
El mtodo de presentacin de la informacin.
La forma de tratamiento de los hallazgos
Presentacin de hallazgos, conclusiones y recomendaciones de mejora.
Forma de tratamiento de actividades posteriores a la auditoria relacionadas con: implementacin de
acciones correctivas,
orrectivas, tratamiento de quejas de auditoria.
Los planes de mejoramiento (acciones correctivas, preventivas y de mejora) las deben enviar los auditados
en un lapso mximo de 15 das hbiles.
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Las competencias del equipo auditor debern ser evaluadas de acuerdo a su desempeo y es importante
tener en cuenta los resultados obtenidos para fortalecer el grupo de auditores internos existentes.

7. Anexos

7.1 Anexo perfil del auditor

El Auditor Interno debe tener conocimientos de las reas sealadas a continuacin.

Principios, procedimientos y mtodos de auditoria
Sistemas de gestin y documentos de referencia
Contexto de la organizacin
Requisitos legales aplicables y otros requisitos que aplican al auditado.
Conocimientos especficos en auditora.

PARMETRO REQUISITOS

Educacin - Formacin Tcnica, Tecnolgica o Funcionario en cualquier disciplina.

- Certificado de auditor interno expedido por una entidad autorizada y

Conocimientos aprobada.
- Normas de los sistemas de gestin implementados en el Ministerio

- Comunicacin verbal y escrita.

- Observacin
- Buenas relaciones interpersonales
Habilidades - Pensamiento analtico y abierto a diferentes puntos de vista
- Planificacin y organizacin del trabajo.
- Responsabilidad
- Mantener confidencialidad y seguridad
seguridad de la informacin.

El auditor interno es responsable por realizar las siguientes actividades:

Elaborar el plan de auditoras.
Preparar los documentos necesarios para la realizacin de la auditora.
Revisar previamente la documentacin relacionada con el Sistema Integrado de Gestin.
Concertar con el Equipo Auditor los hallazgos identificados.
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Presentar ante los auditados los resultados de las auditoras y concertar las diferencias que se
puedan presentar.
Presentar a la Oficina de Control Interno los resultados de las auditoras realizadas.
Solicitar la formulacin de las acciones, y realizar el seguimiento y verificacin de la eficacia y efe
efec-
tividad a las acciones preventivas, correctivas y de mejora, segn corresponda.
Las dems que le sean asignadas
asignadas para la adecuada gestin de las auditoras internas en el Minis-
Mini
terio del Trabajo
Para el caso de auditoras de segunda y tercera parte, la competencia del auditor se deja consig-consi
nada en Estudios previos Contratacin Directa diferente a prestacin de serviciosser profesionales
GC-PD-02-F-03

7.2 Anexo Documentacin asociada a los procesos objeto de auditoria

El equipo auditor deber como mnimo revisar los siguientes documentos:

Normatividad aplicable al proceso sujeto de auditora.
Documentacin publicada en la mesa de ayuda del Sistema Integrado de Gestin
Mapa de Riesgos del Proceso
Plan de Accin del Proceso
Requisitos del cliente
Indicadores
Planes de Mejoramiento
Resultado de auditoras anteriores

7.3 Tcnicas de Auditora

Dentro de las tcnicas de Auditora que pueden ser empleadas para obtener evidencias suficientes
suficien sobre las
cuales emitir hallazgos, no conformidades, observaciones y/o oportunidades de mejora, conclusiones y
recomendaciones respecto al proceso auditado, necesarios para alcanzar los objetivos de auditora esta-
est
blecidos, son:
Encuestas
Entrevistas
Bases de datos con informacin
Observacin y anlisis de actividades y procedimientos
Pruebas selectivas
Revisin documental y de registros
Resultados de retroalimentacin con el cliente
Resmenes de datos, anlisis e indicadores de desempeo