MODELO DE PROCEDIMIENTO PARA EL DISEO DE TRAZABILIDAD

DE PRODUCTO EN UNA UNIDAD DE NEGOCIO (Propuesta)

El presente documento expone un modelo de procedimiento

para el diseo de un sistema de trazabilidad, cuyo objeto es
el seguimiento de un producto desarrollado en una unidad de
negocio.

Este documento tiene como objetivo presentar al aprendiz un

modelo de procedimiento necesarioa la hora de realizar un
modelo de trazabilidad.

1. Objetivo

Orientar un procedimiento para la estructuracin y el diseo

de un sistema de trazabilidad de un producto, en el contexto
de la cadena de abastecimiento, tomando como principio el
comportamiento de cada uno de los actores relacionados
con los procesos definidos, a saber: desde el proveedor del
proveedor hasta el consumidor del consumidor.

2. Alcance

El sistema de trazabilidad se disea para definir en los

tres momentos, (ascendente y descendente), el flujo de
materiales desde el proveedor del proveedor hasta el
consumidor del consumidor, para el caso de manejar el
sistema de manera externa en la cadena de abastecimiento.

En el caso de disear elsistema de trazabilidad para el

seguimiento de los productos de manera interna como es
el caso del manejo de recibo y entrega de mercancas.

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 3. Definiciones

Sistema de trazabilidad
Los sistemas de trazabilidad se encargan de rastrear y realizar seguimiento a un producto de cualquier tipo,
ya sea textil o alimenticio.Asume la capacidad de rastrear o seguir un producto durante toda la cadena de
abastecimiento.

Momento ascendente
El momento ascendente es cuando se tiene registro del lote y de la fecha en la que es recibido el producto;
tambin, dela fecha de caducidad del producto o materia prima que llegan a la empresa.

Momento interno
Es cuando la empresa cuenta con trazabilidad en sus procesos internos.

Momento descendente
Es la trazabilidad hecha afuera de la empresa, recin sale el producto, ya sea por el transportador o cliente.

Cadena de abastecimiento
Es el proceso que tiene un producto de inicio a fin, esto es, desde que es una materia prima hasta que sale
como un producto terminado.

Actores de cadena
Es todo el personal que integra la cadena de abastecimiento y se encuentra en todos los procesos: desde el
gerente, el operario, el transportista hasta el agricultor.

Producto
Elemento que es creado de manera manual o artificial para un fin especfico.

Servicio
Labor o trabajo que se hace sirviendo al estado, a otra entidad o persona. (Instituto 2002)

Proceso
Conjunto de las fases sucesivas de un fenmeno natural o de una operacin artificial (Real s.f.)

Procedimientos
Mtodo o sistema estructurado para ejecutar algunas cosas.

Variables
Que vara o puede variar

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 3.1 Valor de la documentacin

Parael desarrollo de esta informacin es necesario que relacione la documentacin referida al sistema de
trazabilidad. Es importante recordar qu se busca con esta informacin:

La documentacin permite la comunicacin del propsito y la coherencia de la accin. Su utilizacin

contribuye a:

a) Lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad;

b) proveer la formacin apropiada;
c) la repetibilidad y la trazabilidad;
d) proporcionar evidencias objetivas, y
e) evaluar la eficacia y la adecuacin continua del sistema de gestin de la calidad.
f) La elaboracin de la documentacin no debera ser un fin en s mismo, sino que debera ser una actividad
que aporte valor(ICONTEC 2005)

3.2 Descripcin de producto

(Segn las unidades que maneja la organizacin)

Para definir el producto es preciso clasificarlo como bien o servicio, definir su naturaleza, calificacin y
caractersticas.
Esta descripcin se puede apoyar en las definiciones de la norma ISO 9000. As, el producto es definido como
resultado de un proceso (ICONTEC 2005) Asimismo, se define en unidades de medida, de acuerdo con los
productos de la organizacin.

3.3. Cliente

Este trmino tambin se puede apoyar en la definicin del cliente, presente en la Norma ISO 9000
organizacin o persona que recibe un producto(ICONTEC 2005).
Veamos algunos ejemplos de las definiciones dadas por ISO 9000:

EJEMPLO Consumidor, usuario final, minorista, beneficiado y comprador. NOTA El cliente puede ser interno o
externo a la organizacin

EJEMPLO Productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un servicio o

informacin: parte interesada, persona o grupo que tenga un inters en el desempeo o xito de una
organizacin.

EJEMPLO Clientes, propietarios, personal de una organizacin, proveedores, banqueros, sindicatos, socios o
la sociedad (Universidad s.f)

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 3.4. Trazabilidad

La norma la define en los siguientes trminos: capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin
de todo aquello que est bajo consideracin. NOTA 1 Al considerar un producto, la trazabilidad puede estar
relacionada con: - el origen de los materiales y las partes. - La historia del procesamiento. - La distribucin y
localizacin del producto despus de su entrega.

3.5. Documentos

Sobre documentacin aparece el siguiente significado: medio de soporte, informacin y datos que poseen
significado (Universidad s.f)

Veamos algunos apuntes al respecto:

NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa, muestra
patrn o una combinacin de stos.

NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo, especificaciones y registros, se denominan
documentacin.

NOTA 3 Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) estn relacionados con todos los tipos de
documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de
estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable).

NOTA 4 Una especificacin puede estar relacionada con actividades (por ejemplo, un procedimiento
documentado, una especificacin de proceso y una especificacin de ensayo/prueba), o con productos
(3.4.2) (por ejemplo, una especificacin de producto, una especificacin de desempeo y un plano) (Centro
2011).

3.6. Proceso (3.4.1)

Definido como un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados (Fernndez de Velasco, J.A 2009).

Veamos las siguientes notas:

NOTA 1 Los elementos de entrada para un proceso son generalmente resultados de otros procesos.

NOTA 2 Los procesos de una organizacin son generalmente planificados y puestos en prctica bajo
condiciones controladas para aportar valor.

NOTA 3 Un proceso en el cual la conformidad del producto resultante no pueda ser fcil o econmicamente
verificada, se denomina habitualmente proceso especial (Instituto 2011)

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 3.8. Identificacin y trazabilidad (7.5.3 / ISO 9004)

De acuerdo con algunas instituciones, cuando sea apropiado, la organizacin debe identificar el producto
por medios adecuados, a travs de toda la realizacin del producto. A su vez, la organizacin debe
identificar el estado del producto con respecto a los requisitos de seguimiento y medicin a travs de toda la
realizacin del producto. Por ltimo, cuando la trazabilidad sea un requisito, la organizacin debe controlar la
identificacin nica del producto y mantener registros (Ministerio 2003).

4 Descripcindel proceso
En la descripcin se desarrollan cada una de las operaciones que involucran el alcance definido y el momento
de la trazabilidad.

4.1 Descripcin resumida del alcance en trminos de proceso:

Para el caso de aprovisionamientose tienen en cuenta materias primas e insumos, as como proveedores, etc;
segn las caractersticas del proyecto que trae en ejecucin.

*Ejemplo: Aprovisionamiento
y distribucin que involucran
el producto (si el procedi-
miento de trazabilidad se
realiza para toda la cadena
de abastecimiento)

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 4.2. .........

Se describe el proceso, subprocesos o, si se requierems detalle, las actividades propias del alcance,segn
las caractersticas del proyecto que se encuentra en ejecucin.

4.3.Descripcin del proceso

De los procesos de fabricacin y produccin se deben registrar los siguientes datos:

4.4. Otros subprocesos asociados a los requerimientos de produccin

Para el caso de aprovisionamientose tienen en cuenta materias primas e insumos, as como proveedores, etc;
segn las caractersticas del proyecto que trae en ejecucin.

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*Las observaciones se reali-
zan, por ejemplo, si las cajas
llegan en mal estado, si la
cantidad pedida no es la mis-
ma cantidad registrada en la
entrega o si los tiempos de en-
trega no son los establecidos.

*Las observaciones se realizan, por ejemplo, si las cajas llegan en mal estado, si la cantidad pedida no es la
misma cantidad registrada en la entrega o si los tiempos de entrega no son los establecidos.

Finalmente:

Los responsables firman los documentos de los procesos involucrados, con cargo y fecha de aprobacin del
procedimiento y registran quines son los encargados de la aprobacin.

ELABORADO POR: ________________ VIGENCIA: (FECHA) XX/XX/2013

Versin: 1

*Existe un espacio para posibles modificaciones detalladas por cada uno de los numerales

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 Fuentes

Centro integral de rehabilitacin de Colombia (2011).Procedimiento control de documentos. [EN LNEA] Dis-
ponible en: http://www.cirec.org/kawak/files/SWF/1/LMD224.pdf_2.swf. [ltima visita 10 de Agosto 2013].

Fernndez de Velasco, J.A, (2009).Gestin por procesos. 3ra ed. Madrid: Esic Editorial.

ICONTEC (2005).Norma tcnica colombiana. NTC-ISO 9000. [EN LNEA] Disponible en: http://es.calameo.
com/read/0009342953af357daf825. [ltimavisita 10 de Agosto 2013].

ICONTEC (s.f).Trazabilidad parte fundamental que garantiza la calidad de los procesos empresariales. [EN
LNEA] Disponible en: http://www.stt-solutions.com/documentos/trazabilidad_icontec.pdf. [ltima visita 10 de
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Instituto Distrital de Turismo (2002).Calidad de los servicios tursticos. [EN LNEA] Disponible en:http://www.
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Instituto Nacional de Investigaciones Nucleares (2011).Control del producto no conforme. [EN LNEA] Dispo-
nible en: http://www.inin.gob.mx/transparencia/doctosnormateca/P.SGC.DG-04,%20Rev%205%20Control%20
del%20producto%20no%20conforme.pdf. [ltima visita 10 de Agosto 2013].

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la certificacin de productos. [EN LNEA] Disponible en: http://www.ctec.cu/requisitos-calidad-productos.pdf.
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Real Academia Espaola (s.f).Artculo enmendado. Avance de la vigsima tercera edicin. [EN LNEA] Dispo-
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Universidad Autnoma de Yucatn (s.f). ISO 9000:2000. [EN LNEA] Disponible en: http://www.medicina.uady.
mx/principal/sgc2011/VocaNormaISO90012000.pdf. [ltima visita 10 de Agosto 2013].

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