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ManualExcel2007 Avanzado PDF
ManualExcel2007 Avanzado PDF
E-mail: acostanp@gmail.com
Web Site: www.saccec.com/educacion/
Blog: www.aulaexcelavanzado.blogspot.com
MS Excel 2007
Contenido
INTRODUCCIN A MS Excel 2007 ....................................................................................................... 7
FRMULAS ........................................................................................................................................... 10
Formatos ........................................................................................................................................... 11
DEFINICIN DE NOMBRES................................................................................................................. 36
Definir un nombre para una celda o un rango de celdas de una hoja de clculo ............................... 36
Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 2
MS Excel 2007
Crear un vnculo de referencia externa a los datos de una hoja de clculo en la Web....................... 45
MENSAJE ENTRANTE............................................................................................................................ 50
MENSAJE DE ERROR............................................................................................................................. 51
Grficos ............................................................................................................................................. 53
SUBTOTALES ...................................................................................................................................... 70
ESQUEMAS ........................................................................................................................................ 75
PLANTILLAS........................................................................................................................................ 87
FUNCIONES........................................................................................................................................ 89
FUNCION MAXIMO............................................................................................................................ 94
Modificar un origen de conexin en una tabla dinmica con fuente externa ................................ 164
Actualizar la tabla dinmica cuando se aumenta una columna (nuevo campo) ............................ 164
PROTECCIN DE UNA HOJA DE CLCULO QUE CONTIENE FRMULAS O FUNCIONES .................. 170
INICIAR EXCEL
Excel se puede iniciar de las maneras siguientes:
1. Se hace un doble clic sobre el acceso directo del Escritorio.
2. Ir al men de Inicio
Programas
Microsoft Office
Seleccionar Microsoft Office Excel 2007.
El rea de trabajo de Excel 2007 mantiene una estructura intuitiva en la cual se observan
elementos distribuidos y organizados de manera clara.
1.Botn de Office
2.Barra de Ttulo
3.Barra de Men
4.Barra de frmulas
5.Grupo del Portapapeles
6.Grupo de Fuente
7.Grupo de Alineacin
8.Grupo de Formato de Nmero
9.Grupo de Estilos
10.Grupo de Celdas
11.Grupo de Modificar
12.Barra de Herramientas de acceso rpido
13.Barras de desplazamiento
14.Zoom
15.Botones de presentacin
16.Hojas del libro
17.Barra de estado
18.Celda activa
19.Botn Minimizar
20.Botn Restaurar
21.Botn Cerrar
22.Filas
23.Columnas
24.Cuadro de nombres
25 Celdas
La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre
de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo, la
primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Celda activa: es aquella sobre la que tiene efecto las rdenes y funciones de celda que se
puedan activar posteriormente.
Un Rango de celdas, es un bloque de una o ms celdas que Excel trata como una unidad.
Los rangos son importantes en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se
realizan a base de rangos.
La versin de Excel 2007 cuenta con hojas de trabajo formadas de celdas, dispuestas por
16.384 columnas y 1.048.576 filas.
TIPOS DE DATOS
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.
Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.
FRMULAS
Es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se
pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -,
Sen, Cos, etc.
Formatos
Formato de celdas
Veremos las diferentes opciones disponibles en Excel respecto al cambio de aspecto de
las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto y
forma de visualizar nmeros en la celda.
Para ver un punto como separador de los millares o para ajustar la escala de un nmero
mediante un mltiplo de mil, incluya un punto en el formato de nmero.
Para ver Use este cdigo de formato
12000 como 12.000 #,###
12000 como 12 #,
12200000 como 12,2 0.0,,
Tabla 3: Visualizacin de cdigos bsicos
Para definir el color de una seccin del formato, escriba en la seccin el nombre del color
entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la seccin.
[NEGRO] [AZUL]
[AGUAMARINA] [VERDE]
[MAGENTA] [ROJO]
[BLANCO] [AMARILLO]
Tabla 4: Colores de formatos personalizados
4. Se visualiza:
8. Observe que los valores ingresados en las celdas se visualizarn en color azul.
9. Si adems desea ingresar una condicin, por ejemplo, que se visualicen en color
azul todos nmeros con 2 decimales cuyos valores mayores o iguales a 10, caso
contrario que se visualicen en color rojo. Las condiciones se escribirn as:
[Azul][>=10]#,00;[Rojo] #,00.
Para separar una condicin de otra se usa el separador de listas que se sugiere sea el
punto y coma.
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite modificar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo al
cumplimiento o no de reglas lgicas. Soporta hasta 64 condiciones.
Por ejemplo: Dar el color de fuente rojo y trama amarilla para las notas menores a 7
de la columna nota1.
Para iniciar activar el men Inicio en el bloque Estilos seleccione Formato Condicional
y por ltimo Administrar reglas. Excel ofrece algunas alternativas:
2. Despliega:
3. En Aplicar formato a las celdas que son MENORES QUE: digite el valor de 7.
4. En con de clic en la lista desplegable y elija Formato personalizado
5. Seleccione en Fuente el color rojo.
6. En Relleno seleccione la trama de color amarillo.
7. Clic en Aceptar.
Si elige Administrar reglas, se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:
Dentro de esta pantalla se pueden colocar las condiciones, para crear una nueva regla de
clic en Nueva regla
Seleccionar la opcin Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan
Se tiene la siguiente pantalla:
Seleccione las condiciones que desea aplicar al valor de la celda y para aplicar el formato
de clic en el botn Formato
Se visualiza:
Para aadir otra condicin basta con presionar la opcin Nueva Regla
Para Modificar las condiciones de clic en Editar regla
Para eliminar de clic en Eliminar regla
3. Borrar reglas
4. Borrar reglas de las celdas seleccionadas.
Ilustracin 14: Uso de barras de colores para destacar grficamente el valor de cada celda
Ilustracin 15: Uso de escalas de colores para destacar grficamente el valor de cada celda.
Por ltimo selecciona otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn
Formato Condicional selecciona la opcin Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango
Ilustracin 16: Uso de iconos para destacar grficamente el valor de cada celda.
Una vez que se ha filtrado los datos, puede editar, ordenar, imprimir y crear un grfico a
partir de la informacin filtrada.
Para borrar un filtro de clic en la columna que contiene el filtro, y de clic en Borrar filtro de
Nombre de la columna que contiene el filtro.
FILTRADO AVANZADO
Con el filtrado avanzado se introducen los criterios de bsqueda directamente dentro de
las celdas de la hoja.
Partamos del siguiente ejemplo:
Ir a la pestaa Datos.
Seleccionar Avanzadas.
Despliega:
Si deseas Copiar los datos en otro lugar selecciona Copiar a otro lugar.
Rango de la
lista
Las condiciones colocadas en filas corresponden a un AND, es decir deben si son dos condiciones
debe cumplir las dos. Para el ejemplo tomamos las condiciones en columnas que corresponden a
un OR
En Rango de criterios: marcar el rango que contiene la condicin $B$1: $B$2. La celda que
contiene las condiciones debe estar con el mismo nombre del rango de lista: por ejemplo Campo
1
Campo 1 Campo 1
1 <8
2
3
4
5
6
7
8
9
10
En Rango de criterios: marcar el rango que contiene las condiciones $B$1: $C$2. La celda que
contiene las condiciones debe estar etiquetadas con el mismo nombre del rango de lista: por
ejemplo Campo 1
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite modificar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo al
cumplimiento o no de reglas lgicas. Soporta hasta 64 condiciones.
Por ejemplo: Dar el color de fuente rojo y trama amarilla para las notas menores a 7
de la columna nota1.
Para iniciar activar el men Inicio en el bloque Estilos seleccione Formato Condicional
y por ltimo Administrar reglas. Excel ofrece algunas alternativas:
2. Despliega:
8. En Aplicar formato a las celdas que son MENORES QUE: digite el valor de 7.
9. En con de clic en la lista desplegable y elija Formato personalizado
10. Seleccione en Fuente el color rojo.
11. En Relleno seleccione la trama de color amarillo.
12. Clic en Aceptar.
Si elige Administrar reglas, se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:
Dentro de esta pantalla se pueden colocar las condiciones, para crear una nueva regla de
clic en Nueva regla
Seleccionar la opcin Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan
Se tiene la siguiente pantalla:
Seleccione las condiciones que desea aplicar al valor de la celda y para aplicar el formato
de clic en el botn Formato
Se visualiza:
Para aadir otra condicin basta con presionar la opcin Nueva Regla
Para Modificar las condiciones de clic en Editar regla
Para eliminar de clic en Eliminar regla
3. Borrar reglas
4. Borrar reglas de las celdas seleccionadas.
Ilustracin 25: Uso de barras de colores para destacar grficamente el valor de cada celda
Ilustracin 26: Uso de escalas de colores para destacar grficamente el valor de cada celda.
Por ltimo selecciona otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn
Formato Condicional selecciona la opcin Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango
de iconos que quiere utilizar ilustracin 17.
Ilustracin 27: Uso de iconos para destacar grficamente el valor de cada celda.
DEFINICIN DE NOMBRES
Definir un nombre para una celda o un rango de celdas de una hoja de
clculo
Cuadro Nombre
3. Escriba el nombre que desea utilizar para referirse a su seleccin. Los nombres
pueden tener hasta 255 caracteres de longitud.
4. Presione ENTRAR.
1. Seleccione el rango al que desea poner nombre, incluidos los rtulos de las filas y
columnas.
2. En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en Crear desde la
seleccin.
Cambiar un nombre
Si cambia un nombre definido o un nombre de tabla, tambin se cambian todos los usos
de ese nombre en el libro.
Se visualiza:
http://ejemplo.microsoft.com/noticias.htm
Ruta de acceso
Nombre de archivo
1. En una hoja de clculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo.
1. En una hoja de clculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo.
Sugerencia Asimismo, puede hacer clic con el botn secundario del mouse en la celda o
el objeto y despus elegir Hipervnculo en el men contextual, o bien, presionar
CTRL+ALT+K.
6. Si desea crear un hipervnculo a una ubicacin especfica del archivo o la pgina Web, haga
clic en Marcador y, a continuacin, haga doble clic en el marcador que desea utilizar. En el cuadro
Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervnculo.
7. Para mostrar informacin til cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga
clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla. Haga
clic en Aceptar.
Cuadro Nombre
2. En una hoja de clculo del libro de origen, haga clic en la celda en la que desea crear un
hipervnculo.
3. En el grupo Vnculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervnculo.
Para establecer un vnculo a una ubicacin del libro actual, haga clic en Lugar de este
documento.
Para establecer un vnculo a una ubicacin de otro libro, haga clic en Archivo o pgina
Web existente, busque y seleccione el libro con el que desea crear el vnculo y, a continuacin,
haga clic en Marcador.
2. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervnculo.
3. Para mostrar informacin til cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga
clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla. Haga
clic en Aceptar.
1. En una hoja de clculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo.
6. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervnculo.
7. Para mostrar informacin til cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga
clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla.
8. Haz clic en Aceptar.
1. Abra el libro de origen y seleccione la celda o el intervalo de celdas que desee copiar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.
3. Cambie a la hoja de clculo donde desee colocar la informacin y, a continuacin, haga clic
en la celda donde desee que aparezca la informacin.
4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegado especial.
5. Haga clic en Pegar vnculo.
Excel crea un vnculo de referencia externa para la celda o cada celda en el rango de
celdas.
Eliminar un hipervnculo
Para eliminar un hipervnculo, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para eliminar un hipervnculo y el texto que lo representa, con el botn secundario del
mouse, haga clic en la celda que contiene el hipervnculo y elija Borrar contenido en el men
contextual.
Para eliminar un hipervnculo y el grfico que lo representa, mantenga presionada la tecla
CTRL, haga clic en el grfico y, despus, presione la tecla SUPR.
Para desactivar un nico hipervnculo, haga clic en l con el botn secundario del mouse y
elija Quitar hipervnculo en el men contextual.
Para desactivar varios hipervnculos a la vez, haga lo siguiente:
1. En una celda en blanco, escriba el nmero 1.
2. Haga clic en la celda con el botn secundario del mouse y, a continuacin, haga
clic en Copiar en el men contextual.
3. Mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona cada uno de los
hipervnculos que desea desactivar.
En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de
Pegar y, a continuacin, en Pegado especial.
VALIDACIN DE DATOS
CREAR UNA LISTA DE ENTRADAS VALIDAS
Esta herramienta permite que Excel supervise el ingreso de informacin en una hoja de
clculo sobre la base de un conjunto de criterios previamente establecidos.
Puede crear una lista de entradas que se aceptarn en una celda de la hoja de clculo y a
continuacin, restringir la celda para que acepte nicamente las entradas de la lista
mediante el comando del men Datos opcin Validacin. El usuario que introduzca los
datos puede hacer una seleccin en la lista.
Ejemplo:
El usuario que introduzca los datos puede hacer una seleccin en la lista.
Crear una lista de entrada en la misma hoja, por ejemplo:
1707180889001
1707180889002
1707180889003
1707180889004
1707180889005
1707180889006
1707180889007
1707180889008
1707180889008
1802452944001
Para trabajar con Validacin de datos los datos deben estar en la misma hoja, debe
seleccionar la o las celdas a validar. Para este ejemplo se validar una celda que permita
seleccionar el nmero de RUC.
2. Ir a la pestaa Datos
5. Se visualiza:
8. Se visualiza:
MENSAJE ENTRANTE
Para crear un mensaje entrante haga lo siguiente:
1. Marcar la celda en la que desea se cree el Mensaje entrante
2. Ir a la pestaa Datos
3. En el Grupo Herramientas de datos
4. De clic en la opcin Validacin de datos
5. Seleccione la pestaa Mensaje de entrada
1
En Ecuador, para efectos de la declaracin de impuestos, toda persona natural o empresa es identificado por el Estado mediante un
cdigo denominado Registro nico de Contribuyentes (RUC).
Mensaje de
entrada
MENSAJE DE ERROR
Para crear un mensaje de error haga lo siguiente:
1. Ir a la pestaa Datos
2. En el Grupo Herramientas de datos
3. De clic en la opcin Validacin de datos
4. Seleccione la pestaa Mensaje de error
6. En la opcin Estilo:
Ejemplo:
Despliega lo siguiente:
Grficos
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su
interpretacin.
Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier
otro objeto.
Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las
hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.
Las celdas precedentes son aquellas que suministran los datos a la frmula mientras que
las celdas dependientes contienen las frmulas y se refieren a otras celdas. Cuando el
programa encuentra las celdas precedentes o dependientes, aplica flechas de
seguimiento a las celdas. Las flechas de rastreo muestran la relacin que existe entre la
celda activa y las celdas relacionadas.
Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 53
MS Excel 2007
Cuando busca las celdas precedentes, debe seleccionar la celda de la frmula antes de
que programa pueda aplicar las flechas. De igual forma, primero debe seleccionar una
celda o el rango de celdas que contiene los datos para buscar las celdas dependientes.
Si dentro de la celda aparece un mensaje de error, como #DIV/0! o #VALUE!, debe
seleccionar la celda antes de que el programa pueda encontrar un error.
1. Pestaa Frmulas
2. Grupo Auditora de frmulas
3. Debe seleccionar una celda que contenga la frmula antes de que empiece a
buscar las celdas precedentes.
4. Debe seleccionar la celda o el rango de celdas que contienen los datos o que
proporcionan los daros a la frmula antes de que pueda encontrar las celdas
dependientes.
Ejemplo: Validar las celdas que permitan valores mayores a 500
Por didctica he pintado el grupo de celdas en color amarillo, para indicar que ese grupo
de celdas sern validadas. Seleccione las celdas a validar
Celdas a validar
1. Pestaa Frmulas
2. Grupo Auditora de frmulas
3. Despliega:
En Estilo: Seleccionar Advertencia, para que deje pasar previa confirmacin valores
diferentes a la condicin validada.
Ingresar el valor de 40, como este no cumple la condicin desplegara el mensaje de error
configurado anteriormente, se visualiza:
Dar clic en S para que se ingresen los valores que no cumplen la condicin validada.
Calcular la suma en de cada una de las columnas y rastrear sus respectivas precedentes
Para esto se debe visualizar el Grupo de Auditora de frmulas
Con lo que se tendr la siguiente pantalla:
Se visualiza:
1. Ir a la pestaa Datos
Prepara la hoja en la que aplicars la validacin de datos. En este caso abre el libro validar.xlsx y
la hoja formulario.
Se visualiza:
En Permitir elige
Lista
En origen digita:
=[datos.xlsx]ciudad
!$A$2:$A$5
Haz clic en
Aceptar.
Se visualiza:
CREAR GRFICOS
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin
Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.
En el grupo Grficos.
Se visualiza:
Se visualiza:
Se visualiza:
Estilos de diseo:
Para mover el grfico a otra hoja, haz clic en Mover grfico, se visualiza:
Selecciona el grfico.
Se visualiza:
Selecciona el grfico.
Se visualiza:
Selecciona en Porcentaje.
Se visualiza:
Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, cuando tome esta forma podrs
hacer clic y arrastrarlo a la posicin deseada.
SUBTOTALES
Ir a Datos seccin esquema
Los datos deben estar ordenados por categora y las columnas etiquetadas:
Ir a:
Se visualiza:
Se visualiza:
Se visualiza:
ESQUEMAS
Un esquema puede ser un ndice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en el
libro, el mismo que est estructurado por niveles de profundizacin sobre un tema en
concreto.
Sugerencias:
Asegurar de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados
para crear un esquema puede tener una jerarqua o disponer de una estructura por
niveles, por ejemplo si tenemos datos sobre las ventas realizadas a lo largo del ao en
Algunas provincias de Ecuador, estos datos son buenos candidatos a formar un esquema.
En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener ms de un esquema sobre los
mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.
La mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente, puesto que
tarda mucho menos tiempo que hacindolo manualmente.
Existen unos requisitos previos para que Excel 2007 pueda crear automticamente el
esquema:
Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca
entremezclados.
Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca
entremezclados.
Puedes observar que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B17, C17,
D17 y la columna E est llena de subtotales correspondientes a las filas donde se
encuentran. En las celdas B18, C18, D18 y E18 son los totales de los subtotales.
En este ejemplo puedes hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que
se ha organizado los subtotales de cada comunidad autnoma (filas) y se ha calculado los
subtotales de cada trimestre (columnas).
Para ello te sugiero situar sobre una celda cualquiera y seleccionar la opcin Autoesquema
del men Agrupar que se encuentra en la pestaa Datos.
Automticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a
continuacin:
En la imagen anterior puedes observar que ahora aparecen unas lneas en la zona
izquierda de las celdas y otra lnea sobre las columnas de la tabla.
Adems, observa en la esquina superior izquierda unos nmeros que nos indican cuntos
niveles tiene el esquema.
Ocultar un esquema.
Al ocultarlo lo que haces es ocultar las marcas que nos ayudan a expandir/contraer un
esquema, pero el esquema sigue estando activo, para ocultar un esquema basta con
presionar las teclas Ctrl+8 y automticamente desaparecen las marcas del esquema,
para volverlas a mostrar volvemos a pulsar la combinacin de teclas Ctrl+8.
Para ver las dos ventanas al mismo tiempo haz clic en Organizar todo y seleccionas
Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada, dependiendo de como estn situados los datos
en la hoja.
CONSOLIDAR DATOS
Aplicaras el siguiente ejemplo:
Se tiene informacin para enero, febrero y marzo. Se desea consolidar para el 1er
Trimestre.
Se visualiza:
Se visualiza:
Para crear vnculos entre los datos activa la opcin Crear vnculos con los datos de origen.
Se visualiza:
PLANTILLAS
Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de clculo.
Puede incluir tanto datos como formatos.
Hacer clic sobre la categora Plantillas instaladas en el cuadro de dilogo Nuevo Libro.
Rellenar la plantilla.
Al guardar nuestro modelo, nos aparecer el cuadro Guardar como para tener siempre la
plantilla original.
Crear plantillas
Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que sern comunes a todos
los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla.
En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se
abra la lista desplegable y elegir la opcin Plantilla de Excel.
FUNCIONES
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos
su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos
resultar ms fcil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una funcin en una celda:
1. Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
2. Hacer clic en la pestaa Frmulas.
3. Elegir la opcin Insertar funcin.
Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve
descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin
hacer clic sobre el botn de esta forma no es necesario conocer cada una de
las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar
una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una
categora del cuadro combinado O seleccionar una categora: esto har que en el cuadro
de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista.
Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas.
Funcin SUMA
Sumar las celdas que estn en azul:
Escogemos el icono :
OTRA FORMA:
Dar clic en
Funcin PROMEDIO
Calcula la media aritmtica, pertenece a la categora de funciones Estadsticas.
Este es el resultado:
FUNCION MAXIMO
Permite encontrar el valor mximo de una lista de valores.
FUNCION MINIMO
Encuentra el valor mnimo de una lista de valores.
FUNCION MODA
Encuentra el valor que se repite con ms frecuencia
FUNCIONA MEDIANA
Se consideran los casos:
IMPARES:
PARES:
VALORES PARES:
FUNCION CONTAR
Cuenta todos lo valores de tipo numrico de un conjunto de datos
Funcin CONTARA
Cuenta las celdas no vacas de un rango.
FUNCION CONTAR.SI
Cuenta los datos que cumplen un determinado criterio.
Ejercicio:
Clic en contar.si
FUNCION Concatenar
Une varios elementos de textos en uno solo.
FUNCION MAYUS
Cambia de minsculas a maysculas:
FUNCION MINUSC
FUNCION ESPACIOS
Permite eliminar los espacios del texto excepto los espacios individuales entre palabras.
Sealamos:
Este es el resultado.
Fijmonos en la columna:
FUNCION LOGICA SI
Si las notas son mayores o iguales a 7 indique que aprob el curso caso contrario que reprob
Funcin BUSCARV
Busca un valor especfico en la columna ms a la izquierda de una matriz y devuelve el
valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla.
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparacin;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz.
Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_de_comparacin es el conjunto de informacin donde se buscan los datos.
Indicador_columnas es el nmero de columna de matriz_de_comparacin desde la cual
debe devolverse el valor coincidente.
Ordenado Es un valor lgico que indica si desea que la funcin BUSCARV busque un
valor igual o aproximado al valor especificado.
Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor
aproximado, Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado.
Si no encuentra ningn valor, devuelve el valor de error #N/A.
Para el ejemplo se trabaja con la hoja factura y cliente.
La hoja factura contiene:
Al digitar el nmero de RUC, con la funcin BUSCARV se debe desplegar el nombre del
cliente, que debe ser buscado de en la hoja Clientes. El mismo ejercicio lo pues realizar
si los datos de la hoja cliente se encuentra en otro libro de MS Excel.
Despliega:
De clic en Aceptar
Se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:
En Matriz_buscar_en
Marque la hoja clientes, como se visualiza:
Ejercicios propuestos:
Aplique la funcin BUSCARV para encontrar la Direccin y el telfono del cliente.
Funciones Lgicas
Funcin Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si
uno o ms argumentos son FALSO.
Sintaxis
Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Valor_lgico1;valor_lgico2; ... son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y que
pueden ser VERDADERO o FALSO.
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos (VERDADERO O FALSO), o los
argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lgicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, esos valores se
pasan por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor de
error #VALOR!
Ejemplos
Y(VERDADERO; VERDADERO) es igual a VERDADERO
Y(VERDADERO; FALSO) es igual a FALSO
Y(2+2=4; 2+3=5) es igual a VERDADERO
Si B1:B3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO, entonces:
Y(B1:B3) es igual a FALSO
Si B4 contiene un nmero entre 1 y 100, entonces:
Y(1<B4; B4<100) es igual a VERDADERO
Funcin SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es Verdadero y otro valor si dicho
argumento es Falso.
Se utiliza para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
Sintaxis
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Pruba_logica es cualquier valor o expresin que puede evaluarse como
VERDADERO o FALSO
Valor_si_Verdadero es el valor que se devolver si prueba_logica es VERDADERO
Valor_si_falso es el valor que se devolver si prueba_logica es FALSO
Observaciones: Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumento
Valor_si_verdadero y Valor_si _ falso para construir formulas mas elaboradas
Ejemplo:
Para este ejemplo utilizar la hoja Factura, para validar datos si la forma de pago es al
CONTADO realice un descuento del 20%, se utilizar la funcin lgica S.
Funciones de Informacin
Funcin ESERROR
Devuelve como VERDADERO si Valor es cualquier valor de error ( #N/A, #VALOR!,
#REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? o #NULO)
Ejemplo
Color Cantidad Precio
unitario Precio total
Rojo 7 12
Verde 12 aa
Para calcular el precio Total se multiplicar la cantidad por el precio unitario.
Ejercicios propuestos
Validar con la funcin s de tal forma que si existe el error se visualice la celda en blanco,
caso contrario que se muestre la operacin.
Funciones Anidadas
Funciones anidadas dentro de funciones
En algunos casos, puede que tenga que utilizar una funcin como uno de los argumentos
de otra funcin. Por ejemplo, la frmula utiliza una funcin PROMEDIO anidada y
compara el resultado con el valor 50.
Devoluciones vlidas Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, deber
devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el
argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber devolver
VERDADERO o FALSO. Si ste no es el caso, Microsoft Excel mostrar el valor de error
#VALOR!
Lmites del nivel de anidamiento Las funciones anidadas utilizan una funcin como uno
de los argumentos de otra. Puede anidar hasta 64 niveles de funciones.
Ejemplo: Para el ejercicio anterior aplicar lo siguiente
Si la forma de pago el al CONTADO y es MAYORISTA realice el descuento del 20%.
Si la forma de pago el al CONTADO y es MINORISTA realice el descuento del 10%.
Si la forma de pago el al CREDITO y es MAYORISTA realice el descuento del 15%.
Caso contrario sin descuento.
Exportacin de datos
Obtener datos desde Excel a formatos como .txt, .csv, y .html
Ir al botn de office en el caso de Excel 2007 en Excel 2003 debera ir a archivo guardar como.
Clic en Guardar
Cerrar Excel.
Clic en NO.
Se visualiza:
Pero no observa los archivos de tipo texto, cambie tipo de archivo a todos los archivos.
Clic en abrir.
Se visualiza:
Clic en siguiente
Clic en siguiente.
Clic en finalizar.
Se visualiza:
Pero no observa los archivos de tipo texto, cambie tipo de archivo a todos los archivos.
Clic en abrir.
Se visualiza:
Clic en siguiente.
Clic en siguiente.
Clic en finalizar.
HERRAMIENTAS DE ANLISIS
Buscar Objetivo
Buscar objetivo es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
anlisis. En el caso de que conozca el resultado deseado de una frmula sencilla, pero no la
variable que determina el resultado, podr utilizar la funcin Buscar objetivo.
Para utilizar esta herramienta haz clic en el men
Herramientas
Opcin Buscar objetivo
Al realizar una bsqueda de objetivo, Microsoft Excel vara el valor de celda especfica
hasta que una frmula dependiente de dicha celda devuelve el resultado deseado.
Para esto partamos del siguiente ejemplo:
Ir al men Herramientas
En Definir la celda: marque la celda que contiene la frmula por ejemplo, B14.
En con el valor: digite el valor que requiere que sea su objetivo por ejemplo 1000.
En para cambiar la celda: marque la celda a cambiar por ejemplo la celda $B$15.
El cuadro de dilogo contendr:
Cuando termine y buscar objetivo haya encontrado una solucin de clic en Aceptar, se
visualizarn los siguientes resultados:
Costo Fijo
PRECIO 4
RENTABILIDAD
Con los siguientes datos el estudiante requiere conocer cuanto debe obtener en el examen para
que su nota total sea de 7/10.
DEBERES 1,5
ASISTENCIA 2
PRUEBA 1
EXAMEN 0
TOTAL 4,5
Escenario
MAXIMO SUGERIDA
DEBERES 2 1,5
ASISTENCIA 3 2,5
EXAMEN 3 2,5
Ir al men Herramientas
Opcin Escenarios
En Celdas cambiantes: marque las celdas que contienen los datos a guardar en el escenario.
Una vez guardados los escenarios puede administrarlos ya sea para modificar, eliminar, mostrar o
generar resmenes.
Modificar un Escenario
Para modificar un escenario haga lo siguiente:
Ir al men Herramientas
Opcin Escenarios
Se visualiza:
Se visualiza:
Una vez modificados, para que estos se guarden de clic en el botn Aceptar.
Hojas de resumen
Para visualizar el Administrador de escenarios guardados, haga clic en el men Herramientas,
opcin Escenarios
Se visualiza:
Observe que automticamente Excel le genera una nueva hoja de clculo de nombre Resumen
de escenarios con los datos de los escenarios a comparar.
Solver
Con Solver, puede buscarse el valor ptimo para una celda, denominada celda objetivo, en
una hoja de clculo. Solver funciona en un grupo de celdas que estn relacionadas, directa o
indirectamente, con la frmula de la celda objetivo. Solver ajusta los valores en las celdas
cambiantes que se especifiquen, denominadas celdas ajustables, para generar el resultado
especificado en la frmula de la celda objetivo. Pueden aplicarse restricciones para
restringir los valores que puede utilizar Solver en el modelo y las restricciones pueden
hacer referencia a otras celdas a las que afecte la frmula de la celda objetivo.
Instalando el Solver
Haz clic en el botn de Office
Opciones de Excel.
Selecciona Complementos.
Se visualiza:
Grupo Anlisis.
EJERCICIO DE APLICACIN
Calcular cunto se debe vender en las ciudades de Ambato y Quito en el ao 2010 para alcanzar
un total de 30000 dlares en ventas.
Para aplicar Solver se requiere conocer el objetivo, en este caso el monto de 30000 dlares,
adems la celda objetivo contiene la frmula:
Las celdas cambiantes estn relacionadas con las ventas del ao 2010 correspondientes a las
ciudades de Ambato y Quito.
Se visualiza:
Se obtiene el resultado:
Tablas Dinmicas
Un informe de tabla dinmica es una forma interactiva de resumir rpidamente grandes
volmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinmica para analizar datos numricos
en profundidad y para responder preguntas no anticipadas sobre los datos.
Un informe de tabla dinmica est especialmente diseado para:
1. Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes para el
usuario.
2. Calcular el subtotal y agregar datos numricos, resumir datos por categoras y
subcategoras, y crear clculos y frmulas personalizados.
3. Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados y desplazarse
hacia abajo para ver los detalles de los datos de resumen de las reas de inters.
4. Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resmenes diferentes de
los datos de origen.
5. Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos ms
tiles e interesantes para poder centrarse en la informacin que le interesa.
Para crear un informe de tabla dinmica, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga
clic en Tabla dinmica y, a continuacin, en Tabla dinmica.
Por ejemplo si se requiere un reporte dinmico de los empleados por el mes, Nombre,
departamento, ingresos y egresos se tendra:
Para agregar los datos a la tabla dinmica basta con arrastrarlos y colocarlos en su
estructura de diseo o seleccionarlos con un visto en la casilla de verificacin del campo
que desea agregar.
Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 147
MS Excel 2007
Grfico dinmico
Para actualizar datos de la tabla dinmica basta con hacer un clic derecho sobre la tabla
dinmica
Se visualiza:
3. Y Diseo:
Permite mostrar u ocultar subtotales, opciones de estilo de tabla dinmica, estilos de tabla
dinmica.
REQUISITOS:
EJEMPLO
Archivo roles que se lo renombro como datos externos .xls
Contiene:
Se visualiza:
Clic en Aceptar
Se visualiza:
Se visualiza:
Seleccionar el tipo de controlador, esto depende del tipo de archivo, en nuestro caso el
controlador es para MS Excel 2003 se selecciona
Localizar el archivo
Si Excel nunca ha trabajo anteriormente con tablas dinmicas con fuente externa es posible que
no se visualicen las tablas.
Para este de clic en Aceptar, es muy posible que nos del mensaje que No estn visible las tablas
del sistema, Da clic en Aceptar el error.
Para activar las tablas del sistema ir a opciones y colocar un visto en la opcin tablas del sistema:
Al activar esa opcin se visualizarn todas las tablas incluidas las del sistema.
Para seleccionar todos los datos hacia las Columnas en la consulta de un clic en la punta de flecha
Se visualiza:
Clic en siguiente
Se visualiza:
Se visualiza
Por ejemplo el reporte con los datos de mes, nombre, departamento e ingresos
Pestaa mostrar
Se visualiza:
Aumentar una nueva columna al archivo de fuente externa, se aumenta la columna Estado
Ir a Conexiones
Se visualiza:
Clic en Siguiente
Se visualiza
Clic en siguiente
Siguiente
Clic en Finalizar
Clic en Aceptar
Se visualiza
Error de conexin
Se sugiere Examinar la conexin de su archivo, se debe volver a conectar
Clic en examinar
Clic en Abrir
NOTA: La actualizacin de datos es posible realizar si se la hace en la base de fuente externa con la
que realiz la conexin. Si actualiza otra base es imposible realizar la actualizacin de una tabla
dinmica con fuente externa.
Prctica:
Todas las celdas en color amarillo quedarn libres para el ingreso de datos.
Para proteger las celdas que contiene las frmulas realice lo siguiente:
Seleccionar toda la hoja.
Se visualiza:
Clic en Proteger
Activar con un visto
Bloqueada y oculta
Marcar la primera celda amarilla, mantener presionada la tecla control hasta seleccionar
todas las celdas en color amarillo.
Soltar control.
Dar un clic derecho sobre las celdas seleccionadas (amarillas).
Se visualiza:
Ir a Revisar.
Opcin Proteger hoja.
Clic en Aceptar.
Volver a reingresar la contrasea.
Clic en Aceptar.
Guardar el archivo.
Ir a Herramientas.
Opciones generales.
Se sugiere activar Crear siempre una copia de seguridad.
Clic en Aceptar.
Se visualiza:
Clic en Guardar.
Clic en S.
Salir de Excel.
Probar el funcionamiento. Al abrir el archivo protegido se visualiza:
Ingresar la contrasea.
BIBLIOGRAFA
1. Ayuda de Microsoft Excel 2007.
2. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx
Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artculos relacionados con la
Validacin de datos en Excel.
3. http://office.microsoft.com/es-hn/excel/HA010346573082.aspx
En este sitio encontrars ejemplos sencillos acerca de la validacin de datos en
Excel.
4. http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP100725993082.aspx
Este es un sitio en lnea de Microsoft para el rea de Excel que presenta
ejemplos e informacin ms detallada que incluye las diferentes versiones de
Excel desde el 2000 hasta el 2007.
5. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx
Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artculos
relacionados con funciones en Excel.
6. http://www.uv.mx/iip/enrique/sistemasII/apuntesexcel.pdf
Es un sitio del Instituto Tecnolgico Autnomo de Mxico en donde encontrars
generalidades de Excel y reglas para el uso de las bibliotecas de funciones.
7. http://www.mat21.etsii.upm.es\ayudainf\aprendainf\Excel2000\Excel2000.pdf
Es un sitio de la Universidad Politcnica de Madrid, que contiene un archivo .pdf que
permite aprender Excel desde lo bsico e introduce a la utilizacin de frmulas y
funciones en Excel.
8. http://www.eumed.net/libros/finanzas.htm
En este sitio encontraras libros gratuitos con funciones financieras.
9. http://office.microsoft.com/
Este es un sitio en lnea de Microsoft para el rea de Excel en el que podrs consultar
informacin ms detallada sobre cualquier tpico de MS Excel.
10. http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP052047113082.aspx?pid=CH062528393082
Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel
11. http://support.microsoft.com/kb/213740/es
Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel
12. http://ciberconta.unizar.es/leccion/cursointermedioexcel/01_macro/macro03.htm
Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel