CAPITULO II

De los vehculos en general

ARTICULO 3.- Clasificacin de vehculos. Los vehculos propiedad del INA se

clasifican en:

1. De uso discrecional: Forman esta categora los vehculos asignados al Presidente

Ejecutivo, Gerente, Subgerente Tcnico, Subgerente Administrativo, Auditor Interno
y Subauditor Interno, segn lo establecido en el artculo 225 de la Ley de Trnsito.
Este tipo de vehculos no cuenta con restricciones en cuanto a gastos de
combustible, horarios de operacin, ni recorrido, aspectos que asumir bajo su
estricto criterio el funcionario responsable.

2. De uso administrativo general: Son aquellos destinados a ofrecer servicios de

transporte a los funcionarios de la Institucin, cuando as lo requieran para el buen
y normal desarrollo de sus funciones.

ARTICULO 4.- Asignacin de vehculos. Ningn vehculo estar asignado a

funcionario o empleado determinado con excepcin de los que se destinan al uso
discrecional.

ARTICULO 5.- Uso de placas y distintivos oficiales. Todos los vehculos debern tener
impreso en forma permanente y visible en ambos costados, el emblema del INA y la
Leyenda USO OFICIAL, en colores que lo resalten y en las dimensiones mnimas
establecidas en la Ley de Trnsito. As mismo debern portar placas oficiales, se
exceptan los de uso discrecional que pueden portar placas particulares y no tener
marcas visibles que los identifique como vehculos del INA.

ARTICULO 6.- Lugar de permanencia de vehculos. Cuando los vehculos de uso

administrativo no estn en servicio, debern permanecer en las instalaciones de la
sede donde estn asignados. En casos excepcionales cuando el recorrido finalice
despus de las 8:00 p. m., podrn permanecer en las instalaciones de la Institucin
ms prximas al lugar donde finalice la gira. Entindase por .n de la gira el lugar
donde se deja el ltimo usuario.

Para tomar esta decisin no se necesitar de autorizacin superior, pero el da hbil

siguiente deber presentar una justificacin por escrito al Encargado del Proceso de
Servicios Generales o Jefe de Unidad Regional o Ncleo donde est asignado el
vehculo.

Cuando el vehculo se halle realizando una gira deber aparcarse o permanecer en

el lugar que brinde las mejores condiciones de seguridad. Si este lugar es alguna
sede de la Institucin, los vehculos del INA tendrn prioridad de estacionamiento.

ARTICULO 7.- Protecciones. Para cumplir con lo establecido en el captulo II de la Ley

y lo estipulado en el Manual Sobre Normas Tcnicas, y dar una amplia proteccin a
la flotilla, todos los vehculos debern estar cubiertos por el seguro Obligatorio de
vehculos y una pliza de seguro del Instituto Nacional de Seguros, modalidad
flotilla con coberturas A; C; D y H. Los de uso discrecional adems contarn con la
cobertura F.

ARTICULO 8.- Uniformidad de vehculos. Para que los vehculos de la Institucin

circulen dentro de las normas apropiadas de seguridad y ofrezcan una apariencia
uniforme, no se debe colocar adornos, tanto en el interior como en el exterior de los
mismos, o mantener objetos en el panel de instrumentos, que afecten la buena
conduccin del vehculo.

ARTICULO 9.- Prohibiciones.

a) Utilizar los vehculos de uso administrativo general en otras actividades que no

sean las normales de la institucin salvo en los casos de emergencia como se
menciona en el artculo 241 de la Ley de Trnsito.

b) Asignar vehculos tanto de uso discrecional o de uso administrativo general a

familiares cercanos de los funcionarios.
c) Utilizar los vehculos en actividades polticas.

d) Utilizar la bandera de Costa Rica como placa o distintivo especial en vehculos

distintos de los que por disposicin legal pueden portarlas.

e) Transportar a particulares salvo, en los casos que por aspectos de trabajo o

emergencia se justifique.

ARTICULO 10.- Control sobre la entrada y salida de vehculos de las instalaciones del
Instituto. En cada Sede se debe contar con un registro detallado donde se anote el
nmero de placa del vehculo, nombre del chofer o conductor, la hora de entrada y
salida de todos los vehculos, kilometraje de salida y entrada, estado fsico general
en que salen y entran las diferentes unidades y otra informacin que se considere
relevante.

CAPITULO III

De la administracin de vehculos

ARTICULO 11.- Uso, control y mantenimiento de vehculos. El uso, control y

mantenimiento de los vehculos de la Institucin es responsabilidad del encargado
de Transportes de la Sede Central o de cada Unidad o Ncleo donde estn
asignados.

ARTICULO 12.- Excepciones. Se exceptan del control mencionado en el artculo

anterior, los vehculos destinados al uso discrecional siendo responsable de su
debido uso, custodia, conservacin y mantenimiento el funcionario al que le fue
asignado el vehculo.

ARTICULO 13.- Funciones del Encargado de Transportes con respecto al uso, control
y mantenimiento de los vehculos a su cargo. Son funciones del Encargado de
Transportes o de la persona que ste designe:
a) Planificar, organizar, controlar y coordinar todas las actividades de orden
administrativo relacionadas con el uso, control y mantenimiento de los vehculos.

b) Atender las solicitudes de transporte de las dependencias de la Institucin que

as lo requieran, para el adecuado cumplimiento de sus funciones, y determinar el
medio ms eficaz y eficiente de satisfacerlo.

c) Llevar un registro actualizado de cada vehculo, con indicacin del estado en que
se encuentran y de las reparaciones realizadas. Este registro debe contener como
mnimo lo siguiente:

Identificacin del vehculo (nmero de placa, tipo de vehculo, marca, modelo,

etc.)

Detalle del mantenimiento preventivo (cambios de aceite y grasas, filtros,

bateras, afinamiento, etc.)

Cambios de llantas

Reparaciones

d) Llevar un registro actualizado de firmas de los funcionarios encargados de

solicitar y autorizar servicios y otras operaciones relacionadas con el uso, control y
mantenimiento de los vehculos.

e) Llevar un registro apropiado y confiable que presente la correcta clasificacin de

los vehculos y el oportuno control de su uso.

f) Establecer y mantener actualizado un registro adecuado para el control sobre el

consumo de combustible por cada vehculo.

g) Establecer y mantener actualizado un registro con la informacin respecto a los

funcionarios que cuentan con contrato de kilometraje, as como del vehculo.
h) Establecer y mantener actualizado un registro detallado de todos los chferes y
conductores autorizados.

i) Establecer y mantener actualizados controles sobre los vehculos de uso

discrecional respecto a su asignacin, kilometraje recorrido por perodo, consumo
de combustible por perodo, reparaciones, mantenimiento, seguros y estado fsico.

j) Velar por el correcto funcionamiento, conservacin y limpieza de los vehculos, y

comunicar al superior inmediato, con la debida antelacin, las necesidades de
reparacin y sustitucin de las unidades a su cargo.

k) Garantizar en la medida de lo posible, que existan unidades para atender casos

de emergencia.

l) Controlar en cada caso, que el servicio prestado guarde relacin con el

kilometraje recorrido, tiempo empleado y consumo de combustible para lo cual se
basar en la solicitud de vehculos y el informe suministrado por el conductor sobre
los lugares visitados.

m) Tramitar las solicitudes de combustible, reparaciones y mantenimiento

realizadas por los chferes y conductores.

n) Levantar la informacin administrativa preliminar, lo ms detallada posible, en

caso de dao a un vehculo por accidente o cualquier otra razn y elevarla a
conocimiento de su superior inmediato con copia a la Auditora, con la mayor
brevedad posible.

o) Coordinar la salida de vehculos y evitar en lo posible que se produzca duplicidad

de servicios hacia un mismo lugar o ruta.

p) Entregar los vehculos nicamente a aquellas personas autorizadas para

conducirlos.
q) Informar al superior inmediato cualquier anomala que se presente en el uso de
los vehculos a su cargo.

r) Controlar la labor de los chferes e instruirlos sobre la forma de cumplir sus

deberes.

s) Realizar anualmente un inventario fsico a efecto de verificar la existencia,

localizacin, estado fsico y mecnico de todos los vehculos institucionales. Los
resultados sern comparados con los registros que lleva el sistema de bienes e
inventarios, as como los informes obtenidos del Registro Nacional de la Propiedad.

t) Llevar un control detallado y actualizado de todos los vehculos que estn fuera
de circulacin.

u) Controlar que todos los vehculos que estn en uso cuenten con la
correspondiente pliza de seguro vigente.

v) Velar porque los servicios de reparacin y mantenimiento de los vehculos se

haga con la mayor eficiencia y eficacia.

w) Llevar un control permanente de las herramientas y accesorios con que cuentan

los vehculos asignados.

x) Ejercer el control de los cupones de combustible en cuanto a la custodia, entrega,

liquidacin.

y) Todas aquellas funciones atinentes