Inversiones Propuesta Tesis

Manual de Normas de Control
Interno en el rea de Inventarios de

Inversiones, Mercancas en la Empresa
Inversiones, PJMLN, C.A.
P.J.M.L.N, C:A
Manual de Normas de
Control Interno en el
rea de Inventarios de
Mercancas en la
Empresa Inversiones,
PJMLN, C.A.
Elaborado Por:
Montilla Gerardo.

Inversiones, Interno en el rea de Inventarios de
Mercancas en la Empresa
P.J.M.L.N, C:A Inversiones, PJMLN, C.A.
rea: Inventarios.
Paginas: Elaborado Por: Responsable
Gerardo Montilla.
NDICE PP.
PORTADA
NDICE
INTRODUCCIN 3
Objetivos del Manual 4
Objetivo General 4
Objetivos Especficos 4
Alcance del Manual 5
Polticas del Manual 6
Condiciones y operatividad del almacn 7
Responsabilidades del Jefe de Almacn 8
Codificacin y orden de la mercanca Disponible 9
Medios y equipos necesarios para la recepcin y emisin de mercanca 11
De la recepcin de mercanca 12
Del despacho o emisin de mercanca a otro almacenes 15
Devolucin de mercanca a suministradores 18
Determinacin de la mercanca ociosa o de perdida 19
Del control de existencia de los soportes 21
Control de unidades fsicas 22

rea: Inventarios.
Paginas Elaborado Por: Responsable
3/24 Gerardo Montilla.
INTRODUCCIN
La presente propuesta tiene como fundamento brindar los conocimientos

sobre las normas y procedimientos que se deben cumplir y realizar dentro
de los almacenes de la empresa Inversiones, P.J.M.L.N, C.A, para efectuar
una gestin acorde en los inventarios de mercancas. Este manual presenta
un conjunto de polticas para el correcto desempeo de las actividades que
se ejecutan en esta rea, por ello el personal encargado de efectuar y
supervisar las labores en estos espacios deben ajustarse de manera
conforme a los pasos que deben implementarse en las operaciones que se
desarrollan a diario.
El manual ser el soporte de las responsabilidades que deben ser asignadas

a los encargados de supervisar y ejecutar las acciones dentro de los
almacenes, la codificacin, ordenamiento, recepcin, emisin y existencia de
la mercanca, para que las gerencias relacionadas tomen las decisiones
convenientes con respecto al correcto funcionamiento de la empresa.
Por esto la propuesta podra minimizar las deficiencias presentadas, como

tambin incorporar nuevas medidas a esas secciones importantes de control
para el ptimo funcionamiento de estas reas de la empresa.

rea: Inventarios.
Objetivos del Manual:
Objetivo General.
Proveer un sistema de control interno para el rea de inventarios de

mercancas de la empresa Inversiones, P.J.M.L.N, C.A, el cual facilite el
proceso de las actividades que se ejecutan en los almacenes.
Objetivos Especficos.
Establecer normas de control interno para el cumplir y manejar de

manera efectiva el rea de Inventarios de mercanca de la empresa
Inversiones, P.J.M.L.N, C.A,
Describir y facilitar los procedimientos que se deben aplicar en las

actividades que se ejecutan en los almacenes de la empresa
Inversiones, P.J.M.L.N, C.A.
Corregir las deficiencias y debilidades que presenta el reas de

Inventarios de la empresa Inversiones, P.J.M.L.N, C.A.

rea: Inventarios.
Alcance de la Propuesta.
Esta propuesta va dirigida directamente al rea de Inventarios y almacenes

de la empresa Inversiones, P.J.M.L.N, C.A, con el propsito de solventar las
deficiencias y debilidades presentadas en estos espacios de la entidad.

rea: Inventarios.
Paginas: Elaborado Por:
6/ 22 Gerardo Montilla
Polticas del Manual.
La empresa debe garantizar y mantener en ptimas condiciones los

almacenes para el correcto desempeo laboral.
Los encargados en los almacenes son los responsables de las

medidas que se consideren en las actividades que se ejecuten.
los jefes de las bodegas deben supervisar y capacitar

peridicamente al personal obrero segn lo establecido en el manual.
Deben solo utilizarse los reportes segn los formatos que establece el
manual para su fcil comprensin tanto para el personal de almacn
como para la gerencia, con la finalidad de facilitar la toma de
decisiones ms favorables para la empresa y el rea de inventarios.
Los conteos fsicos deben aplicarse peridicamente como lo

establece el manual siguiendo los procedimientos establecidos en el
manual.
La evaluacin y autocontrol de los inventarios se realizara de manera

peridica segn lo establecido en el manual.

rea: Inventarios.
Paginas: Elaborado Por: Responsable:
7/ 24 Gerardo Montilla. Directiva de la Empresa
CONDICIONES Y OPERATIVIDAD DEL ALMACEN.
Normas:
El personal encargado de realizar las acciones de supervisin y control,

certificara si existen las condiciones necesarias para realizar las actividades
en los almacenes de la empresa.
Se debe limitar el acceso solo al personal que labore dentro de los

almacenes previamente identificados, o a las que sean autorizadas
sealado por escrito ya sea por la Gerencia de Administrativa o por el
Presidente de la empresa.
Que las reas destinadas a depsito prolongado de la mercanca estn en

constante vigilancia, con el fin de que no sean susceptibles a sustracciones.
Que los almacenes destinados al resguardo y proteccin de la mercanca se

encuentre divididos por secciones previamente identificados con un cdigo,
con el propsito de facilitar el orden y movimiento de la mercanca
No deben existir espacios ociosos dentro de los almacenes la cual genere

acumulacin de artculos obsoletos o mercanca de poco movimiento que
genere inconvenientes para movilizarse dentro del rea.
Comprobar que todos los almacenes de la empresa dispongan de los

equipos adecuados de seguridad como extintores, salidas amplias, entre
otros y sistemas para facilitar el manejo de la mercanca como escaleras,
carretillas, barras etc.
Se comprobara el nivel de conocimientos del personal que labora en los

almacenes de la empresa, mediante seminarios peridicos.

rea: Inventarios.
8/24 Gerardo Montilla. Jefe de almacn.
RESPONSABILIDADES DEL JEFE DE ALMACEN
Normas:
Se comprobara que el personal que labora en los almacenes no tenga

acceso a los registros contables ni a los de control de inventarios.
El encargado del almacn es el responsable de mantener los principios que

establece el manual para llevar los registros de control de inventarios y
hacerlos llegar al rea contable.
El jefe de almacn debe llevar un registro del personal que labora dentro del
rea y supervisar el ingreso del mismo encontrndose previamente
identificado, en caso de ser autorizaciones limitadas deben ser
acompaados por el encargado durante el trascurso de la estada en la
bodega.
Debe realizarse una evaluacin peridica del desempeo del personal

obrero y determinar si existen algunas fallas o mal funcionamiento de algn
procedimiento y realizar las correcciones pertinentes.
El jefe de almacn debe instruir y dar el conocimiento del manual de control

interno a los trabajadores que hacen vida dichas reas.
El encargado debe cumplir y hacer cumplir las normas de control interno que
establece el manual diseado y establecido.

rea: Inventarios.
9/24 Gerardo Montilla. Personal obrero
CODIFICACIN Y ORDEN DE LA MERCANCIA DISPONIBLE
Procedimientos.
Se comprobara que:
Se debe estructurar una tabla que identifique la mercanca en existencia del

almacn.
Este formato debe llevar un nmero de control, descripcin, modelo, seccin

y total de bultos disponibles.
Usar referencia segn como venga asignada o distinguida la mercanca o

por otro lado usar alfa numrico segn la seccin y modelo de lente
ingresado.
Que la mercanca de mayor salida se ubique en una seccin amplia y

cmoda para su disposicin rpida, y la de menos corriente en un rea
accesible y adecuada de disponer, para que no genere intromisiones dentro
del almacn.
Que en la mercanca este visible y definida la referencia asignada y este

ordenada segn su ubicacin en el almacn.
Comprobar que no estn almacenados productos ociosos o que deterioren

la mercanca almacenada como lquidos qumicos basura o recipientes
llenos de agua.

rea: Inventarios.
10/ 24 Gerardo Montilla Jefe de Almacn.
CODIFICACIN Y ORDEN DE LA MERCANCIA DISPONIBLE
Inversiones P.J.M.L.N, C.A

Tabla de Mercanca Disponible
Almacn San Agustn
Al 01/01/2014
Grfico N 1
N de Control______
Descripcin Referencia Seccin Bultos

Disponibles
Total Mercanca disponible

rea: Inventarios.
11/24 Gerardo Montilla Jefe de Almacn.
MEDIOS Y EQUIPOS NECESARIOS PARA LA RECEPCION Y EMISION

DE MERCANCIA
Normas:
Medidas y equipos a utilizar para la recepcin y despacho de la mercanca:
Comprobar la plena disposicin de herramientas necesarias para realizar las

gestiones de recepcin y despacho de la mercanca solicitada ya sean
escaleras, barras, carretillas entre otros.
Verificar que se cuente con las medidas de capacidad establecidas para el

orden y control en la recepcin y emisin de la mercanca.
El almacn debe contar con el personal adecuado y capacitado para cumplir

las actividades que se desempean en los inventarios.
Comprobar la existencia de soportes que demuestren la recepcin o emisin

de la mercanca.
Realizar actualizaciones peridicas sobre los registros de control en los

inventarios.

rea: Inventarios.
12/24 Gerardo Montilla. Encargado y obreros de
almacn.
DE LA RECEPCION DE LA MERCANCIA.
Normas:
Se comprobara en la recepcin de la mercanca lo siguiente:
Comprobar que los almacenes cuenten con el personal adecuado para

recibir, ordenar y registrar la mercanca recibida.
Distribuir las actividades antes mencionadas entre los trabajadores de

manera coordinada y efectiva.
Inspeccionar y registrar la mercanca ingresada de manera efectiva y

confiable.
Solo el encargado del almacn rellenara los registros de entrada segn lo

establecido en el manual y los ordenara de manera efectiva.
Los registros de recepcin de mercanca se ordenaran segn el nmero de

control, da, mes y ao en que se elabor, acompaado de una copia de la
factura de compra enviada desde el departamento encargado.
Cuando en el almacn no se disponga del personal adecuado no se podr

realizar la recepcin de mercanca por razones de seguridad de la
mercanca.
rea: Inventarios.
13/24 Gerardo Montilla. Jefe de Almacn.
Procedimientos:
1. Nmero de Control: se coloca el nmero de control establecido por

el rea contable.
2. Fecha: Se coloca la fecha del da en que se recibe la mercanca.
3. Descripcin: Se coloca el nombre o modelo del lente.
4. Referencia: Se coloca el nmero de referencia asignada.
5. Seccin: Se coloca la seccin a la que ser destinada la mercanca.
6. Cantidad: Se indica el nmero de bultos ingresados por el modelo o
referencia.
7. Proveedor: Se coloca el nombre de la empresa o almacn que envi
la mercanca.
8. Autorizado Por: Nombre del responsable que autoriza el ingreso de
la mercanca al almacn.
9. Despachado Por: Nombre de la persona que hace entrega de la
mercanca.
10. Recibido Por: Firma del encargado del almacn que recibe la
mercanca.
rea: Inventarios.

Control de Entrada de Mercanca
Almacn San Agustn
Grfico N 2
N de Control______
Fecha Descripcin Referencia Seccin Cantidad Proveedor
_______________ _______________ ________________

Autorizado Por Despachado Por Recibido Por
rea: Inventarios.
15/24 Gerardo Montilla. Encargado y obreros del
almacn.
DEL DESPACHO O EMISIN DE MERCANCA A OTROS ALMACENES.
Normas:
Certificar que la gerencia, departamento o almacn solicita la mercanca.
Comprobar que lo reflejado en la facturas de pedido es lo solicitado por el

rea de comercializacin o almacenes de la entidad.
Verificar la acreditacin de la o las personas que solicitan la mercanca con

su nombre apellido y funcin que desempea en la empresa.
Supervisar el control y orden del despacho de la mercanca.
Rellenar el formato de control de salida donde especifique los datos

establecidos en el manual.
El jefe de almacn confirmara y supervisara el embarque de la mercanca

solicitada a las unidades de transporte.
Que el encargado de trasladar la mercanca solicitada firme el registro de

salida.
Por ltimo el jefe de almacn se encargara de ordenar el registro de salida

por el nmero de control da mes y ao en que se realiz el retiro de la
mercanca.
rea: Inventarios.

Procedimientos:
1. Nmero de Control: Se verifica el correlativo del talonario asignado

desde el rea contable.
2. Fecha: Se coloca el da, mes y ao en que se emiti la mercanca.
3. Modelo: Se coloca el nombre o modelo del lente.
4. Seccin: Se coloca el cdigo del rea de donde se extrajo la
mercanca.
5. Referencia: Se coloca la referencia que tiene asignada el bulto de la
mercanca.
6. Total solicitados: Se indica el nmero de bultos solicitados por la
gerencia, departamento o almacn.
7. Total entregados: Se coloca el total de bultos cedidos a la gerencia,
departamento o almacn.
8. Autorizado Por: Nombre de la persona que autoriza la salida de la
mercanca.
9. Recibido Por: Nombre o firma de la persona que recibe la mercanca
solicitada.

rea: Inventarios.

Control de Salida de Mercanca
Almacn San Agustn
Grfico N 3
N de Control______
Fecha Modelo Seccin Referenci Total Total

a Solicitado Entregado
s s
_______________ _______________
Autorizado Por Recibido Por

rea: Inventarios.
DEVOLUCIONES DE MERCANCIA A SUMINISTRADORES.

Normas:
Comprobar que exista diferencia entre la mercanca ingresada y lo notificado

en facturas por el proveedor.
Verificar que en caso de averas, deterioro o encontrarse seales de haber

sido abiertos los bultos antes de su ingreso a los almacenes de la empresa,
se consignara un acta al departamento de compras con la firma del
encargado de hacer llegar la mercanca a los depsitos.
El departamento de compras asignara a una persona autorizada a

inspeccionar los detalles de las diferencias existidas, en caso de existir esta
se encargara de levantar una carta de notificacin dirigida al proveedor
indicando las diferencia acompaada del registro de control de inventarios
formulado y la factura de compra.

rea: Inventarios.
DETERMINACIN DE LA MERCANCA OCIOSA O DETERIORADA.

Procedimientos:
En el control a realizar se comprobara:
Que el encargado del almacn tenga definido e identificado los productos

que se consideran ociosos o deteriorados totalmente.
En caso de la mercanca ociosa se verificara que:
La mercanca tiene referencia asignada.

Verificar la seccin en la que se encuentra y comparar con la tabla de
codificacin si esa fue el rea asignada.
Comprobar si es el ltimo artculo en existencia.
En caso de ser afirmativo estos pasos se procede a registrar la referencia de

la mercanca que tienen poca existencia y se notificara al departamento de
compras.

rea: Inventarios.
20/24 Gerardo Montilla. Encargado y obreros del
almacn.
DETERMINACIN DE LA MERCANCA OCIOSA O DETERIORADA.

Procedimientos:
En el control a realizar se comprobara:
Que el encargado del almacn tenga definido e identificado los productos

que se consideran ociosos o deteriorados totalmente.
En caso de la mercanca deteriorada se verificara que:
El jefe de almacn debe determinar la mercanca que se encuentre

en total deterioro.
Se contabilizara la mercanca que se encuentra en prdida total
Se realizara un informe al departamento de compras y a la gerencia
contable del total de mercanca perdida.
Luego se proceder a desincorporar estos artculos del almacn
donde se encuentran

rea: Inventarios.
21/24 Gerardo Montilla. Gerencia de Contabilidad.
DEL CONTROL DE LAS EXISTENCIAS DE LOS SOPORTES.

Normas:
Se verificara en los almacenes que se cumpla con las normas y

procedimientos de control interno, solicitando los registros realizados por el
encargado del almacn.
Se analizaran los registros que estn cargados que solicita segn lo

establecido en el manual, por ello se realizara un anlisis en prctica con los
soportes de entrada y salida de mercanca del ltimo mes comprobando
que:
Que se ha recibido la mercanca indicada en los registros hasta un da antes

al conteo fsico.
Que la mercanca emitida se le haya realizado el comprobante de salida.
Que la mercanca amparada por los soportes de entrada o salida hayan sido
entregadas o recibidas en fsico.
Que la informacin suministrada en los registros de control de inventarios

este en bolgrafo en cada una de sus indicaciones.
Que los soportes no contengan tachones, borrones, ni enmendaduras.
Que estn relacionados con el nmero de control da, mes y ao en que se

elabor.
Verificar que la informacin reguardada en los almacenes coincide con la

emitida a la gerencia de contabilidad.

rea: Inventarios.
Gerencia de Contabilidad.
CONTROL DE LAS UNIDADES FISICAS.
Normas:
Verificar que se efecten los chequeos fsicos peridicos de la existencia

almacenada constando la evidencia de su ejecucin y registrando las
diferencia detectadas y notificadas al rea contable.
Verificar mediante un muestreo los productos recibidos y emitidos en

consignacin y depsito, estos controlados mediante registros en los
almacenes y en el libro de inventarios de la empresa.
Verificar que en los casos de mercanca recibida en consignacin o

depsito, en vista de pertenecer a terceros no se contabiliza en el libro de
inventarios si no atreves de cuentas de orden en libros auxiliares llevados
por la gerencia de contabilidad.
Los productos emitidos en consignacin, por no pertenecer a la empresa se

mantendrn controlados en el libro de inventarios llevado por la gerencia de
contabilidad hasta su liquidacin final.
Comprobar que este habilitados los expedientes por la diferencia o

investigacin de anlisis, depuracin o depuracin segn lo establecido en
el manual.
Comprobar que los conteos fsicos de los inventarios estn certificados

mediante actas firmadas por el encargado del almacn o ejecutor de la
supervisin respectiva.
rea: Inventarios.
Procedimientos:
1. Nmero de Control: Se coloca el correlativo asignado desde el rea

contable.
2. Supervisado Por: Encargado de supervisar el conteo de la
mercanca.
3. Fecha: Se coloca la fecha en que se elabora el conteo.
4. Descripcin: El modelo de la mercanca contabilizada.
5. Referencia: Se coloca la referencia que tiene asignada la mercanca.
6. Seccin: Se coloca el cdigo del rea del almacn donde se
encuentra la mercanca.
7. Entrada: Se coloca el total de la mercanca recibida segn los
registros.
8. Salida: Se coloca el total de la mercanca despachada o transferida a
otros almacenes segn los registros.
9. Existencia: Se coloca el total de la mercanca disponible Segn la
referencia.
Inversiones, Interno en el rea de
Inventarios de Mercancas en
P.J.M.L.N, C:A la Empresa Inversiones,
PJMLN, C.A.
rea: Inventarios.

Control de Salida de Mercanca
Almacn San Agustn
Grfico N 4
N de Control______
Supervisado Por:_______________
Fech Descripci Referenci Secci Entrad Salid Existenci

a n a n a a a

Inversiones Propuesta Tesis

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Manual de Normas de Control

Interno en el rea de Inventarios de

Manual de Normas de Control

Manual de Normas de Control

La presente propuesta tiene como fundamento brindar los conocimientos

El manual ser el soporte de las responsabilidades que deben ser asignadas

Por esto la propuesta podra minimizar las deficiencias presentadas, como

Manual de Normas de Control

Proveer un sistema de control interno para el rea de inventarios de

Establecer normas de control interno para el cumplir y manejar de

Describir y facilitar los procedimientos que se deben aplicar en las

Corregir las deficiencias y debilidades que presenta el reas de

Manual de Normas de Control

Esta propuesta va dirigida directamente al rea de Inventarios y almacenes

Manual de Normas de Control

La empresa debe garantizar y mantener en ptimas condiciones los

Los encargados en los almacenes son los responsables de las

los jefes de las bodegas deben supervisar y capacitar

Los conteos fsicos deben aplicarse peridicamente como lo

La evaluacin y autocontrol de los inventarios se realizara de manera

Manual de Normas de Control

El personal encargado de realizar las acciones de supervisin y control,

Se debe limitar el acceso solo al personal que labore dentro de los

Que las reas destinadas a depsito prolongado de la mercanca estn en

Que los almacenes destinados al resguardo y proteccin de la mercanca se

No deben existir espacios ociosos dentro de los almacenes la cual genere

Comprobar que todos los almacenes de la empresa dispongan de los

Se comprobara el nivel de conocimientos del personal que labora en los

Manual de Normas de Control

RESPONSABILIDADES DEL JEFE DE ALMACEN

Se comprobara que el personal que labora en los almacenes no tenga

El encargado del almacn es el responsable de mantener los principios que

Debe realizarse una evaluacin peridica del desempeo del personal

El jefe de almacn debe instruir y dar el conocimiento del manual de control

Manual de Normas de Control

Se debe estructurar una tabla que identifique la mercanca en existencia del

Este formato debe llevar un nmero de control, descripcin, modelo, seccin

Usar referencia segn como venga asignada o distinguida la mercanca o

Que la mercanca de mayor salida se ubique en una seccin amplia y

Que en la mercanca este visible y definida la referencia asignada y este

Comprobar que no estn almacenados productos ociosos o que deterioren

Manual de Normas de Control

CODIFICACIN Y ORDEN DE LA MERCANCIA DISPONIBLE

Inversiones P.J.M.L.N, C.A

Descripcin Referencia Seccin Bultos

Total Mercanca disponible

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MEDIOS Y EQUIPOS NECESARIOS PARA LA RECEPCION Y EMISION

Medidas y equipos a utilizar para la recepcin y despacho de la mercanca:

Comprobar la plena disposicin de herramientas necesarias para realizar las

Verificar que se cuente con las medidas de capacidad establecidas para el

El almacn debe contar con el personal adecuado y capacitado para cumplir

Comprobar la existencia de soportes que demuestren la recepcin o emisin

Realizar actualizaciones peridicas sobre los registros de control en los

Manual de Normas de Control

Se comprobara en la recepcin de la mercanca lo siguiente:

Comprobar que los almacenes cuenten con el personal adecuado para

Distribuir las actividades antes mencionadas entre los trabajadores de

Inspeccionar y registrar la mercanca ingresada de manera efectiva y

Solo el encargado del almacn rellenara los registros de entrada segn lo

Los registros de recepcin de mercanca se ordenaran segn el nmero de

Cuando en el almacn no se disponga del personal adecuado no se podr

1. Nmero de Control: se coloca el nmero de control establecido por

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