METODOLOGA DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

PLANEACIN

INSTRUMENTACIN

EXAMEN

INFORME

SEGUIMIENTO

METODOLOGA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

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Lic. Guisela Boche
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1. PLANEACION.

La planeacin se refiere a los lineamientos de carcter general que norman la aplicacin de la Auditoria
Administrativa, para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la
investigacin preliminar, el proyecto de auditoria y el diagnostico preliminar sean suficientes, pertinentes
y relevantes.

La etapa de planeacin comprende:

Objetivos: Determinar las acciones que se deben realizar para instrumentar la auditoria en forma
secuencial y ordenada.

Factores a revisar: Determinar los factores fundamentales para el estudio de la organizacin en

funcin de dos vertientes: el proceso administrativo y los elementos especficos que forman parte de
su funcionamiento.

Fuentes de estudio: Representan las instancias internas y externas a las que se recurre para
captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor y pueden ser:
Internas: rganos de gobierno, de control interno, socios, niveles de la organizacin, comisiones,
comits y grupos de trabajo y sistemas de informacin.
Externas: Normativas, competencia, lderes en el rea, organismos nacionales e internacionales que
dictan lineamientos o normas regulatorios, redes de informacin, proveedores, clientes o usuarios.

Investigacin preliminar:

Conlleva la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal, informacin del campo de trabajo, y
toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, as como el primer
contacto con la realidad. Lo que puede provocar una reformulacin de los objetivos, estrategias,
acciones a seguir o tiempos de ejecucin.

Es el punto de partida del trabajo de la Auditoria Administrativa, su finalidad es obtener informacin

bsica que permita al auditor administrativo tener una apreciacin general del desarrollo de las
operaciones administrativas de la empresa a fin de identificar las reas, funciones u operaciones
problemas en la empresa y definir claramente los problemas a investigar.

Comprende el primer lugar, la determinacin del marco de regencia de la investigacin, mediante

conversaciones directas con los ejecutivos, relacionados con la delimitacin de los objetivos de la
auditoria, del alcance de la misma (rea, funcin u operacin objeto de estudio) y las condiciones en
que se realizar la investigacin. Esta ltima se refiere a la participacin del personal, utilizacin
que podrn hacerse de los recursos de la empresa, duracin y costos de la auditoria, etc.

En segundo lugar, entraa el desarrollo propiamente dicho de la investigacin preliminar ya que a

travs de esta se pretende conocer todos los aspectos esenciales del problema que se est
estudiando; la informacin a obtenerse puede referirse a aspectos organizativos, legales u
operativos., teniendo para ello que recurrir a fuentes de informacin de la empresa como
formularios, archivos, documentos, instructivo, libros de actas, personal, lugares de trabajo, etc.

Preparacin del proyecto de auditoria:

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 Recabada la informacin preliminar, se debe proceder a seleccionar la necesaria para instrumentar
la auditora, la cual incluye dos apartados: la propuesta tcnica y el programa de trabajo.

o Propuesta Tcnica, que contiene:

Naturaleza, alcance, antecedentes, objetivos, estrategia, justificacin, acciones, recursos, costo,
resultados, informacin complementaria.

o Programa de trabajo, que contiene:

Identificacin, responsable, rea, clave, actividades, fases, calendario, representacin grfica,
formato, reporte de avances, periocidad.

Asignacin de responsabilidad: La organizacin designar al auditor o equipo de auditores que

estime conveniente, atendiendo a la magnitud o grado de complejidad de la auditora.

Capacitacin: Se debe capacitar a la persona o equipo designado, no slo en lo que respecta al

manejo de los medios de investigacin que se emplearn, sino en todo el proceso para preparar la
aplicacin e instrumentacin de la auditora.

Actitud: Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta, a fin de
procurarse una imagen positiva, lo que facilitar su tarea y estimular la participacin activa del
personal de la organizacin.

Diagnstico preliminar: Debe precisar claramente los fines susceptibles de alcanzar, los factores
que se van a examinar, las tcnicas a emplear y la programacin que va a orientar el curso de
accin de la auditora.

Pasos a seguir para el Diagnstico Preliminar:

o Enriquecer la documentacin y justificacin de la auditora
o Afinar el objetivo general y los especficos
o Complementar la estrategia global
o Ajustar y completar el proyecto de auditora
o Determinar las acciones a seguir
o Delimitar el universo a examinar
o Proponer tcnicas para la capacitacin y el anlisis de informacin
o Planear alternativas de medicin
o Depurar criterios para el manejo de papeles y evidencias
o Contribuir con la elaboracin del informe
o Proponer mecanismos de seguimiento.

2. INSTRUMENTACIN:

En esta etapa se tienen que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen ms
viables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditora, la medicin que se emplear, el
manejo de los papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una
coordinacin efectiva. Esta etapa comprende:

Recopilacin de informacin:
Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga posible su
examen objetivo, es conveniente aplicar un criterio de discriminacin, teniendo siempre presente el
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 objetivo del estudio y proceder continuamente a su revisin y evaluacin para mantener una lnea
de accin uniforme.
Tcnicas de recoleccin de informacin:
o Investigacin documental: consiste en la localizacin, seleccin y estudio de la documentacin
que puede aportar elementos de juicio. Las fuentes documentales bsicas a las que se puede
acudir son: Normativa, Administrativa, Mercado, Ubicacin geogrfica, estudios financieros,
situacin econmica.

o Observacin directa: Es el acercamiento y revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo
de la organizacin, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante.

o Acceso a redes de informacin: Permite detectar informacin operativa o normativa de clientes,

socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, entre otras, va intranet,
Internet o extranet, adems de mantener una situacin interactiva con el entorno.

o Entrevista: Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para
obtener informacin.

o Cuestionarios: Se emplean para obtener la informacin deseada en forma homognea, estn

constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por
captulos o temtica especfica.

Tipos de Cuestionarios:
Funcional: Descripcin de funciones que realiza el personal
De naturaleza y condiciones de trabajo
Inventario de sistemas y procedimientos
De anlisis de procedimientos
De diagrama de procedimientos
De anlisis de Formas

o Cdulas: Estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas, bloques y columnas
que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis, abren la
posibilidad de ampliar el rango de respuesta.
Sirven para unificar los reportes y facilita la consulta de stos a todo el personal que participa en
la revisin, el objetivo de las cdulas es servir como evidencia de los evaluadores.

Tipos de Cdulas:
De observacin
De entrevista
De anlisis
De anlisis documental
De anlisis de la problemtica y recomendaciones
Hoja o grfica de Gant, etc.
Otras que dependen del tipo de organizacin y problemtica previamente identificada

Medicin:

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 Evaluacin de los hechos en funcin de los indicadores de proceso administrativo y de los
elementos que lo complementan. Las escalas que se empleen con este fin, cumplen con la funcin
de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra.
Papeles de trabajo:
Son los registros en los que se describen las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas
realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones alcanzadas.

Evidencia:
Representa la comprobacin fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditora.

Tipos de Evidencia:
o Fsicas: Notas, fotografas, grficas, cuadros, mapas o muestras materiales.
o Documentales: Cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos, etc.
o Testimonial: Declaracin de personas durante la aplicacin de la auditora.
o Analtica: Clculos, comparaciones, razonamientos, anlisis numricos de operaciones.
o Suficiente: Lo necesario para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones
o Competente: Si cumple con ser consistente, convincente, confiable y ha sido validada.
o Relevante: Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en forma
lgica y patente.
o Pertinente: Cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones y
recomendaciones de la auditora.

Supervisin del trabajo:

La supervisin en las diferentes fases de ejecucin de la auditora comprende:

o Revisin del programa de trabajo

o Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores
o Aclaracin oportuna de dudas
o Control del tiempo invertido en funcin del estimado
o Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo
o Revisin final del contenido de los papeles de trabajo

Normas profesionales que debe cumplir el equipo que audita:

o Objetividad: Mantener una visin independiente de los hechos, evitando formular juicios o caer
en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que se obtengan.
o Responsabilidad: Observar una conducta profesional, cumpliendo con su labor oportuna y
eficiente.
o Confidencialidad: Conservar en secreto la informacin y no utilizarla en beneficio propio o de
intereses ajenos.
o Compromiso: Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organizacin para la
cual presta sus servicios.
o Equilibrio: No perder la dimensin de la realidad y el significado de los hechos.
o Honestidad: Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos,
evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.
o Institucionalidad: No olvidar que su tica profesional lo obliga a respetar y obedecer a la
organizacin a la que pertenece.
Criterio: Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada
Iniciativa: Asumir una actitud y capacidad de respuesta gil y efectiva.

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3. EXAMEN:

Consiste en dividir o separar sus elementos componentes para conocer la naturaleza, las
caractersticas y el origen de su comportamiento.

Propsito: Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos con la
oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las
circunstancias especficas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisin ptimos.

Procedimiento:
El examen provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnostico de problemas,
as como de los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.

El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:

o Conocer: el hecho que se analiza
o Describir: ese hecho
o Descomponerlo: para percibir todos sus aspectos y detalles
o Revisarlo crticamente: para comprender mejor cada elemento
o Ordenar cada elemento: de acuerdo con el criterio de clasificacin seleccionado haciendo
comparaciones y buscando analogas o discrepancias
o Definir las relaciones: que operan entre cada elemento, considerando individualmente y en
conjunto
o Identificar y explicar su comportamiento: con el fin de entender las causas que lo originaron
y el camino para su atencin.

Tcnicas de Anlisis Administrativo:

Constituyen los instrumentos en que se apoya el auditor para complementar sus observaciones y le
posibilitan:

o Comprobar como se estn ejecutando las etapas del proceso administrativo

o Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos
o Examinar los resultados que est obteniendo la organizacin
o Revisar las circunstancias que inciden en los resultados
o Conocer el uso de los recursos
o Determinar la medida de consistencia en procesos especficos

Tcnicas de Anlisis:

o Administracin por objetivos, Anlisis de sistemas

o Anlisis de costo beneficio, Anlisis de estructuras
o Anlisis FODA, Anlisis marginal
o rbol de decisin, Benchmarking
o Desarrollo organizacional Diagrama de Causa y Efecto
o Diagrama de Pareto Empowerment
o Inteligencia emocional Reingeniera organizacional, etc.

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 Formulacin de Diagnstico Administrativo:
Recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta susceptible de
cuantificarse y cualificarse, es tambin una oportunidad para disear un marco global de anlisis,
para sistematizar la informacin de la realidad de una organizacin, para establecer la naturaleza y
magnitud de sus necesidades. En el se incorporan los aspectos que habrn d servir para evaluar los
hechos, las tendencias y situaciones para consolidar un modelo analtico de la organizacin.

4. INFORME:

Es necesario preparar un informe, en el cual s consignen los resultados de la auditoria identificando

claramente el rea, sistema, programa, proyecto, etc. Auditado, el objeto de la revisin, la duracin,
alcance, recursos y mtodos empleados.

Es indispensable que el informe brinde suficiente informacin respecto a la magnitud de hallazgos y

la frecuencia con que s presenta, dependiendo del nmero de casos o transacciones revisadas en
funcin de las operaciones que realiza la organizacin.

Tipos de Informe:
o Informe General, incluye:
Responsable Introduccin Antecedentes
Tcnicas empleadas Diagnstico Propuesta
Estrategia de implantacin Seguimiento Conclusiones
Recomendaciones Apndices o anexos

o Informe Ejecutivo, incluye:

Responsable Periodo de Revisin Objetivos
Alcance Metodologa Sntesis
Conclusiones

o Informe de Aspectos Relevantes:

Documento que se integra adoptando un criterio de selectividad con el objeto de contemplar los
aspectos que reflejan los obstculos, deficiencias, desviaciones captadas durante el examen de
la organizacin.

Propuesta de implantacin:
Constituye el plazo clave para impactar en forma efectiva a la organizacin, ya que constituye el
momento de transformar las propuestas en acciones especficas para cumplir con el propsito de la
auditoria.

La implantacin se efecta en tres fases:

o Preparacin del programa
o Integracin de recursos
o Ejecucin del programa

Mtodos de Implantacin:
o Instantneo
o Proyecto piloto
o Implantacin en paralelo
o Implantacin por aproximaciones sucesivas
o Combinacin de mtodos

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5. SEGUIMIENTO:

Las observaciones que se producen como resultado de la auditoria deben de sujetarse a un estricto
seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino tambin a evitar su
recurrencia, el seguimiento no se limita a la determinacin de observaciones o deficiencias, sino a
aportar elementos de crecimiento a la organizacin.

Objetivo General:
Establecer lineamientos generales para dar el adecuado seguimiento de las observaciones
formuladas por el auditor y asegurar su atencin y puesta en operacin.

Acciones Especficas:
Para examinar el grado de avance en la puesta en prctica de los cambios sugeridos y sentar las
bases para una auditara de seguimiento se requiere que el auditor verifique como se efectan, lo
cual puede visualizar desde dos perspectivas:

o Las recomendaciones se han implantado conforme a programa

o Tal implantacin se ha realizado fuera de programa

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