DESARROLLO DEL ORGANIGRAMA Y MANUAL DE FUNCIONES DEL AREA

COMERCIAL DE LA EMPRESA VIVIENDAS Y VALORES

Presentado por

MARA DEL MAR RUEDA SUZ

Trabajo de prctica empresarial

Director

ALEXIS ROMERO ARCOS

Profesional en.

UNIVERSIDAD DE ESTUDIOS SUPERIORES

FACULTAD DE

PLAN DE ESTUDIOS DE NEGOCIOS INTERNACIONALES

SAN JOS DE CCUTA

2015
 2

TABLA DE CONTENIDO

Introduccin IX

5
1. Ttulo de la prctica
5
2. Delimitacin Del rea De Trabajo en la empresa
5
3. Diagnostico 8

4. Planteamiento del Problema 9

5. Justificacin 10

6. Objetivos 10

6.1 Objetivo General 10

10
6.2 Objetivos Especficos
11
7. Resea de la Empresa
12
8. Alcance
12
9. Recursos fsicos humanos y tecnolgicos.
12
9.1 Recursos fsicos
12
9.2 Recursos humanos
13
9.3 Recursos Tecnolgicos. 13

10. Cronograma de Actividades 13

11. Desarrollo de la Propuesta 19

11.1 Anlisis primario 20

11.1.1 Anlisis de las encuestas 23

24
11.1.2 Presentacin de los resultados de las encuestas
26
 3

11.1.3 Anlisis De Los Resultados 43

11.2 Organigrama de la Inmobiliaria. 44

11.3 Manuales De Funciones

Bibliografa
 4

Introduccin

Este trabajo est enfocado en resolver una de las problemticas en la empresa inmobiliaria.

El cual est basado en organizar la estructura que posee mediante la ayuda del Diseo e

Implementacin del Manual de Funciones para los empleados de la organizacin. Cuyo objetivo

esta argumentado en aportar al crecimiento y desarrollo de la empresa, con el fin de lograr

mejores resultados organizacionales y eficaces en cuanto a su actividad como tal

Por lo tanto, este proyecto est basado y desarrollado principalmente en dos momentos,

donde en un primer momento, describe e identifica la ubicacin del problema, planteamiento,

la delimitacin, los objetivos y la justificacin de la investigacin, y en un segundo momento

posteriormente se disea un manual de funciones fundamentales de trabajo de la empresa

inmobiliaria en el rea comercial

En el sector inmobiliario perteneciente a la zona urbana, sub urbana y rural de la ciudad de

Ccuta y en trminos generales, a nivel de toda Colombia, se est haciendo cada vez ms

comn entre las inmobiliarias, la idea de realizar modificaciones que conlleven a el desarrollo de

estructuras organizacionales y manuales de funciones ms formalizados, que permitan una

comprensin ms amplia de los procesos y objetivos organizacionales, y que de alguna u otra

manera colaboren, faciliten, agilicen y apoyen la formacin de estrategias de crecimiento

empresarial sostenido, basadas cada vez ms en los fundamentos acadmicos, que se han ido

brindando al sector empresarial en los ltimos aos por parte de las universidades.
 5

1. Ttulo de la prctica

DESARROLLO DEL ORGANIGRAMA Y MANUAL DE FUNCIONES DEL AREA

COMERCIAL DE LA EMPRESA VIVIENDAS Y VALORES

2. Delimitacin Del rea De Trabajo en la empresa

Espacio: La creacin del organigrama, el manual de funciones y de las estrategias de

mercadeo y ventas en la INMOBILIARIA VIVIENDAS Y VALORES S.A. se llevar a cabo en

las instalaciones de la organizacin, la cual se encuentra ubicada en el centro de negocios del

hotel HOLIDAY INN, Calle 11 1E - 145

Tiempo: La duracin de la prctica profesional, tiempo en el cual se desarrollar el rediseo

del rea administrativa de la INMOBILIARIA VIVIENDAS Y VALORES S.A. es de cuatro

meses.

3. Diagnostico

El proyecto inicialmente comenz con la labor constante y pertinente de recoleccin de la

informacin primaria y secundaria mediante diferentes mtodos de recoleccin como la

observacin directa, diario de campo y formatos de cuestionario, todos estos procesos de

recoleccin tuvieron una etapa previa de concientizacin de las necesidades de la informacin y

de las probabilidades existentes de integrar los resultados del proyecto a la prctica diaria de sus
 6

funciones dentro de la organizacin. La recopilacin fue requerida para comprender gran parte

del entorno organizacional de la INMOBILIARIA VIVIENDAS Y VALORES S.A. y de esta

manera ir identificando todos los elementos de la organizacin que han permitido desarrollar

diariamente su razn social de venta, arrendamiento y avalo comercial. Luego de obtener,

organizar y analizar toda la informacin recopilada acerca de la estructura organizacional, las

funciones frecuentes, peridicas y ocasionales, actividades, responsabilidades, objetivos,

requisitos, aptitudes y actitudes, condiciones laborales y relaciones internas y externas, se

empezaron a disear las descripciones de todos los cargos de la empresa, para luego ser

revisados en varias ocasiones por el Gerente y los empleados de la empresa, para corregir

cualquier tipo de error.

Algunas de las limitaciones presentes durante la realizacin del proyecto estuvieron

relacionadas con la obtencin de la informacin, ya que fue difcil conseguir un tiempo

suficiente para realizar una entrevista detallada a cada uno de los empleados de la organizacin,

que hubiera revelado datos muy precisos y relevantes en la realizacin del objetivo de este

proyecto, esto debido a asuntos relacionados con la disponibilidad de los horarios de todos los

empleados que en algunos casos es empeorada por la carga laboral que algunos miembros de la

organizacin presentan en sus funciones, generalmente personal que est involucrado de una

manera muy profunda con el fluido de trabajo del da a da de la empresa.

Es por esto que se opt por la utilizacin de una tcnica de recoleccin de la informacin

combinada, en donde se mezclaron la observacin directa con un formato de cuestionario para la

descripcin de cada uno de los cargos de la organizacin.

 7

ENCUESTA PARA LOS EMPLEADOS DE LA INMOBILIARIA VIVIENDAS Y

VALORES S.A.

Fecha: Hora:

Nombre:

Cargo actual:

Tiempo laborado en el cargo

1. Cree usted que es importante el diseo y la implementacin de un Manual de Funciones, en

la INMOBILIARIA VIVIENDAS Y VALORES S.A?

SI NO

2. Cree usted que la falta de un manual de funciones afecta el desarrollo y crecimiento de la

INMOBILIARIA VIVIENDAS Y VALORES S.A.?

SI NO

3. Las actividades que realiza son de acuerdo con el cargo que usted desempea actualmente:

SI NO

4. Cules son las tareas que usted considera no debe realizar de acuerdo al departamento al que

pertenece?

5. De acuerdo a su historial acadmico y/o profesional cree que son los requisitos necesarios

para el cargo que usted labora?

 8

S No

4. Planteamiento del Problema

El rea sobre la cual se ejecut este proyecto en la INMOBILIARIA VIVIENDAS Y

VALORES S.A. es en el departamento de ventas de la empresa. La INMOBILIARIA

VIVIENDAS Y VALORES S.A. tiene como eje principal el mercado de proyectos sobre planos

y vivienda usada, en cual presenta debilidades en las gestiones de los procesos del departamento

de ventas, el incorrecto seguimiento de los clientes e inversionistas, las deficiencias en la

consecucin de nuevos clientes, el desorden en el sistema de remuneracin por comisiones,

inconvenientes en el cumplimiento de las fechas de entrega de los inmuebles o en los acabados

ya previamente establecidos, deficiencias en la comunicacin a nivel interno (empresa) y a nivel

externo (sector inmobiliario, clientes, inversionistas, constructores) y algunas ms a nivel de la

empresa. Pero tambin existen amenazas en todos los mbitos, como en el econmico por el

reciente aumento en las tasas de inters y en lo poltico por los recientes hechos que han

desagregado las relaciones con el pas vecino Venezuela. Estas amenazas podran encontrar la

manera de afectar el rea comercial de la empresa, que es por donde ingresan el ochenta por

ciento de los ingresos de la INMOBILIARIA VIVIENDAS Y VALORES S.A.

Por lo tanto se plante el desarrollo del organigrama del rea comercial de la inmobiliaria y

de esta forma establecer de forma adecuado los niveles jerrquicos de esta dependencia, adems

el desarrollo de manuales de funciones, que permitan a os empleados conocer cules son sus

funciones y procesemos necesarios de cada cargo.

 9

Por lo tanto nos planteamos el interrogante Cmo es el organigrama organizacional y

cules son las funciones, roles, objetivos, actividades, requisitos, condiciones laborales,

responsabilidades y relaciones a nivel interno y externo de los empleados que forman parte de la

estructura formal de la INMOBILIARIA VIVIENDAS Y VALORES S.A.?

5. Justificacin

La INMOBILIARIA VIVIENDAS Y VALORES S.A. no posee un manual de funciones

formal sobre el cual guiar sus actividades de arrendamiento, venta y avalos comerciales de

bienes inmuebles, adems el rea comercial de la empresa carece de estrategias de mercadeo y

ventas.

El tema por cargo en el anteproyecto va directamente relacionado con las competencias del

practicante, ya que la INMOBILIARIA VIVIENDAS Y VALORES S.A. planea seguir con la

comercializacin de varios proyectos y adems el practicante tiene aptitudes para el comercio de

bienes races y tiene un inters en ampliar el mercado y mejorar las ventas.

Directamente se beneficiaran, el Gerente y los asesores comerciales de la inmobiliaria, la

constructora del proyecto urbanstico PROMOTORA DE INVERSIONES SAS. y el practicante.

Indirectamente se beneficiaran los compradores del proyecto, las otras constructoras

ESTUDIOS Y SISTEMAS SAS, BARI, PROMOTORA CALLEJAS, CAMPOS ELISEOS

ENTRE OTRAS
 10

6. Objetivos

6.1 Objetivo General. Crear el organigrama y el manual de funciones para la

INMOBILIARIA VIVIENDAS Y VALORES S.A. por medio de la recoleccin, anlisis y la

organizacin de datos bsicos

6.2 Objetivos Especficos realizar un anlisis primario sobre los niveles jerrquicos y

funciones del rea comercial en la INMOBILIARIA VIVIENDAS Y VALORES S.A.

Disear el organigrama en el rea comercial de la INMOBILIARIA VIVIENDAS Y

VALORES S.A.

Crear el manual de funciones de la INMOBILIARIA VIVIENDAS Y VALORES S.A.

7. Resea de la Empresa

VIVIENDAS Y VALORES S.A. Fue fundada el 20 de diciembre de 1972, en estos aos de

servicio y compromiso a la comunidad, ha logrado consolidarse como LA PRIMERA

ORGANIZACIN EN FINCA RAIZ de Ccuta.

 11

Figura 1. Parte externa de la inmobiliaria viviendas y valores s.a

Actualmente, estamos certificados como una inmobiliaria integral para prestar servicios en

reas de ventas, arriendos y avalos. Esta certificacin ISO 9001 versin 2008 fue otorgada en el

ao 2004 por el ICONTEC y renovada cada 3 aos a la fecha.

El gran aporte al desarrollo urbanstico de la ciudad de Ccuta, se ha realizado al gerenciar

los proyectos inmobiliarios habitacionales ms importantes de la ciudad generando verdaderos

polos de desarrollo y logrando que sus proyectos produzcan una buena valorizacin y

rentabilidad para los clientes.

8. Alcance

El alcance en el desarrollo del trabajo de prcticas se estableci hasta el del rediseo del rea

administrativa de la INMOBILIARIA VIVIENDAS Y VALORES S.A. en el la creacin del

 12

organigrama, el manual de funciones y la formulacin de estrategias de mercadeo y ventas, con

un alcance poblacional de 80 personas vinculadas al desarrollo de estas funciones.

9. Recursos fsicos humanos y tecnolgicos.

9.1 Recursos fsicos. En el desarrollo de prcticas se utilizaron las oficinas de la

inmobiliaria VIVIENDAS Y VALORES S.A, que se encuentran ubicadas en la calle 11 N 1e-

132, urbanizacin Quinta Vlez.

Se utiliz como instrumento para recoleccin de la informacin una encuesta aplicada al

rea comercial de la empresa.

9.2 Recursos humanos

Gestor del proyecto: Mara del Mar Rueda Sus: profesional en negocios internacionales

en formacin

Director de prcticas: Alexis Romero Arcos

Personal administrativo de la INMOBILIARIA VIVIENDAS Y VALORES S.A

9.3 Recursos Tecnolgicos. Para el desarrollo del proyecto se usaron herramientas

informticas como Microsoft Excel y Word

 13

10. Cronograma de Actividades

DIAGRAMA DE GRANNT. Representacin grfica en la que la relacin de las variables

etapas de investigacin y tiempo de ejecucin se indica por el uso de barras horizontales.

N ETAPAS CRONOGRAMA DE TRABAJO

1 Inicio Proyecto de practicas
2 Observaciones
3 Encuestas
4 Fuentes secundarias
5 Clasificacin material
6 Tratamiento informacin
7 Anlisis e interpretacin
8 Redaccin preliminar
9 Mecanografa
10 Presentacin
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1
TIEMPO (Semanas)
0 1 2 3 4 5 6
Figura 2. Diagrama de Grannt

11. Desarrollo de la Propuesta

11.1 Anlisis Primario

Misin
 14

Ofrecer mejores alternativas a los clientes en los servicios inmobiliarios integrales con el

objeto de mejorar la calidad de vida de la regin, la rentabilidad de la organizacin y el bienestar

de su recurso humano.

Visin

Ser una empresa lder en la prestacin de servicios inmobiliarios integrales que garantice un

nivel de satisfaccin a los clientes apoyados en el recurso humano a la vanguardia de las

innovaciones tecnolgicas.

Estrategias organizacionales. La INMOBILIARIA VIVIENDAS Y VALORES S.A decide

como estrategia de organizacin y mejora, implementar un sistema de gestin de calidad en el

ao 2003, es por ello que con 32 aos de experiencia en el mercado obtuvo la certificacin del

ICONTEC en SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ISO9001, cuyo alcance definido es

certificar los procesos de Ventas, Arriendos y Avalos, convirtindose en la primera

inmobiliarias de la regin en lograrlo, cumpliendo con su actualizacin y renovacin hasta la

fecha.

Principales proyectos de la empresa.

 15

Callejas del este: Callejas Reservado, Lo mejor del este. Ubicado al oriente de la ciudad en

el sector de Prados del Este, a pocos metros de la va que comunica al puente La Gazapa, es un

proyecto de casas de dos pisos en un rea de alta valorizacin y moderno desarrollo. Sector

residencial, compuesto por cuatro manzanas que conforman un total de 109 casas con rea de

lote desde 64,49 mt2

Figura 3. Callejas del este

Asturias imperial: Asturias Imperial, Lo Mejor est por vivir. Un proyecto ubicado en una

zona residencial privilegiada, en el tradicional sector de Asturias, con fcil acceso por vas

principales como lo es la Avenida Libertadores y la Avenida del ro. Reservamos los mejores

espacios, con un diseo impecable donde se complementar la comodidad del hogar con una

completa zona social en un entorno natural

 16

Figura 4. Asturias imperial

Centro de especialistas Vita: estar ubicado en El eje de la Salud de la Ciudad de

Ccuta. Localizado en la Avenida 1 entre Calles 17 y 18, exclusivo sector comercial, donde se

encuentran las principales clnicas y centros mdicos de la ciudad, como La Clnica

Oftalmolgica San Diego, Clnica Ceginob, Clnica Norte, Clnica Los Andes, Centro Mdico

Norte, Centro Mdico Jeric entre otros

 17

Figura 5. Centro de especialistas Vita

Zakura casas: Conformado por cuatro conjuntos residenciales: Green, Gold, Platino y

Titanium. Buscando espacios aptos para el confort habitacional a travs de un ambiente Zen,

para recrear un estilo de vida rodeado de elementos naturales que ayudan a la tranquilidad del

hogar
 18

Figura 6. Zakura casas

Iguazu: Iguazu, ubicado en el tradicional sector del Colsag en el costado sur del parque

Simn Bolvar. Este proyecto por su excelente localizacin tiene fcil acceso por la Avenida

Gran Colombia, Avenida 11E y 9E; lo que hace estar muy rpidamente conectado a Clnicas,

Drogueras, Restaurantes Centros comerciales, panaderas, bancos, colegios y supermercados

como: el xito Expres y Metro

Figura 7. Iguazu

Puerto madero platino: Un proyecto ubicado contiguo a Condominio Puerto Madero entre

El limonar y La Palestina con acceso por la avenida 10 va los patios. Su ubicacin permite tener

una gran cercana a Colegios, Parques, Supermercados, Drogueras, Iglesias, y a pocos minutos

del centro de la ciudad. Este gran condominio cuenta con unas zonas verdes internas y externas

pensadas para el goce de sus propietarios, adems con toda la tranquilidad de estar en un

ambiente privado y seguro.

 19

Figura 8. Puerto madero

Ambar: Ambar del Este es un proyecto ubicado sobre la va la gazapa en el sector de

Prados del Este, la zona de mayor proyeccin y desarrollo inmobiliario de la ciudad. Por su

ubicacin tiene la ventaja de estar cerca de todo y con excelentes vas de acceso en un sector

residencial guardando la tranquilidad y seguridad.

Figura 9. Ambar del este

11.1.1 Anlisis de las encuestas

 20

PREGUNTA SI N TOTA
Cree usted que es 69 31 100%

importante el diseo y la % %

implementacin de un

Manual de Funciones, en
Cree usted que la falta de 48 52 100%
la empresa
un manual de funciones % %

afecta el desarrollo y
Las actividades que 52 48 100%

realiza son de acuerdo con % %

el cargo aque
De acuerdo usted
su historial 70 30 100

acadmico y/o profesional % %

cree que son los requisitos

necesarios para el cargo

que usted labora?

Figura 10. Anlisis de las encuestas

11.1.2 Presentacin de los resultados de las encuestas

Cree usted que es importante el

diseo y la implementacin de un
Relativos Absolutos
manual de funciones en la

inmobiliaria?
S 69% 55
 21

No 31% 25
TOTAL 100% 80

S No

31%

69%

Figura 11. Grfico de la pregunta 1 de la encuesta.

Se puede observar que de acuerdo a los datos presentados un 69% de los empleados de la

organizacin considera importante la creacin de un manual de funciones, as mismo un 31%

piensa que no es relevante, que esto aumentara la carga laboral.

Cree usted que la falta de un

manual de funciones afecta el

Relativos Absolutos
desarrollo y crecimiento de la

empresa
S 47% 38
No 53% 42
TOTAL 100% 80
 22

S No

53% 48%

Figura 12. Grfico de la pregunta 2 de la encuesta.

Se puede observar que de acuerdo a los datos presentados un 53% de los empleados de la

organizacin considera que la falta del manual de funciones afecta el crecimiento de la misma

porque muchas actividades no se realizan y en otras ocasiones no se realiza el seguimiento de las

mismas.

Las actividades que realiza son de

acuerdo con el cargo que usted Relativos Absolutos

desempea actualmente?
S 53% 42
No 48% 38
TOTAL 100% 80

S No

48%
53%
 23

Figura 13. Grfico de la pregunta 3 de la encuesta.

Se puede observar que de acuerdo a los datos presentados casi la mitad del personal dice que no,

puesto que realiza funciones de otros cargos y en muchas situaciones son actividades de otros

departamentos, las cuales por no estar definidas en un manual no existe un directo responsable.

De acuerdo a su historial

acadmico y/o profesional cree que

Relativos Absolutos
son los requisitos necesarios para el

cargo que usted labora?

S 70% 50
No 30% 30
TOTAL 100% 50

No; 30%

S; 70%

Figura 14. Grfico de la pregunta 4 de la encuesta.

 24

Se puede observar que de acuerdo a los datos presentados la mayora de las respuestas dice

que si cumplen con los requisitos del cargo, ya sea por su preparacin profesional o por su

experiencia laboral.

11.1.3 Anlisis De Los Resultados

Ms de un 70% est de acuerdo con la implementacin de un manual de funciones, puesto

que este ayudara a definir los responsables en muchas actividades para as tener un mejor

desempeo laboral.

Evidentemente la falta de un manual de funciones afecta el desarrollo diario de las

actividades y esto repercute en el crecimiento de la misma, puesto que el personal en muchos

casos no se hace responsable de ciertas actividades.

No todas las funciones y actividades que deben realizar los empleados son especficos lo que

genera desorden en algunos eventos puesto que no hay un directo responsable.

La preparacin de los empleados de la organizacin, en su gran mayora son acordes para el

cargo que se encuentran desempeando, en algunos casos se evidencia la falta de preparacin

para realizar ciertas funciones.

 25

Existen muchas actividades o funciones a las cuales se les debe hacer seguimiento, pero en

algunos procesos no est definido quien lo debera hacer, perdiendo as la oportunidad de

mejorar.
 26

11.2 Organigrama de la Inmobiliaria.

 27

11.3 Manuales De Funciones

NOMBRE DEL CARGO: Gerente Administrativo

1. DESCRIPCIN DEL CARGO

DEPARTAMENTO: Gerencia.

JEFE INMEDIATO: junta directiva.

CARGOS QUE SUPERVISA: rea comercial

OBJETIVO DEL CARGO: Verificar y velar por el adecuado estado de la cartera de la

organizacin, a travs de estrategias que faciliten el recaudo y la asignacin de crditos

acorde con las polticas de la empresa.

2. FUNCIONES:

Ejecutar todos los actos u operaciones correspondientes al objeto social, de conformidad

con lo previsto en las leyes.

Autorizar con su firma todos los documentos pblicos o privados que deban otorgarse en

desarrollo de las actividades sociales o en inters de la sociedad.

Presentar a la asamblea general en sus reuniones ordinarias, un inventario y un balance de

fin de ejercicio, junto con un informe escrito sobre la situacin de la sociedad, un detalle

completo de la cuenta de prdidas y ganancias y un proyecto de distribucin de utilidades

obtenidas.

Nombrar y remover los empleados de la sociedad cuyo nombramiento y remocin le

delegue la junta directiva.

 28

Tomar las medidas que reclame la conservacin de los bienes sociales, vigilar la actividad

de los empleados de la administracin de la sociedad e impartirle las rdenes e

instrucciones que exija la buena marcha de la compaa.

Cumplir las rdenes e instrucciones que le impartan la asamblea general o la junta

directiva y en particular, solicitar autorizaciones para los negocios que deben aprobar

previamente la asamblea general o junta directiva.

Cumplir o hacer que se cumplan oportunamente todos los requisitos o exigencias legales

que se relacionen con el funcionamiento de las actividades de la sociedad.

Evaluar las tendencias y condiciones del mercado especfico.

Tomar nota de los factores y las tendencias ambientales relevantes.

Establecer objetivos de ventas especfico, y desarrollar estrategias y procedimientos para

alcanzarlos.

Transmitir objetivos, estrategias y procedimientos a los representantes de ventas.

Dividir las tareas de ventas y las actividades de apoyo en partes operacionales (labores).

Crear descripciones de la labor especfica para estas tareas y actividades.

Reclutar y seleccionar al personal apropiado para estos trabajos.

Establecer las directrices y pautas necesarias.

Brindar las condiciones de motivacin (incentivos) para alcanzar un alto desempeo en

ventas.

Capacitar e instruir a los integrantes del equipo de ventas para lograr un mejor desempeo

en el rea.

Garantizar el alcance de niveles aceptables de conducta y comportamiento tico en ventas.

Recopilar y analizar la informacin de desempeo para confrontarla con los estndares.

Tomar las acciones remediales indicadas.

 29

3. REQUISITOS

3.1. ESTUDIOS: Estudios universitarios en Administracin de Empresas, Ingeniera

Industrial o Administracin de Negocios.

3.2. EXPERIENCIA: Requiere experiencia mnima de dos aos.

3.3. EDAD: Requiere una edad mnima de 25 aos.

3.4. SEXO: Ambos.

3.5. ACTITUDES:

30% Capacidad de juicio. 30% Creatividad.

10% Iniciativa.

10% Atencin.

10% Uso de tcnicas. 10% Lectura Prolongada.

4. CONDICIONES EXTERNAS E INTERNAS

4.1. CONDICIONES AMBIENTALES: Buena iluminacin y ventilacin.

4.2. PRESIONES PSICOLOGICAS: Relacionadas con el cumplimiento en pagos de los

arrendamientos.

4.3. RELACIONES

4.3.1 INTERNAS: Con todo el personal administrativo y comercial.

4.3.2. EXTERNAS: Terceros, personal pblico y privado, arrendatarios y arrendadores,

constructores, inversionistas y clientes.

 30

NOMBRE DEL CARGO: Secretaria de Gerencia.

1. DESCRIPCIN DEL CARGO

DEPARTAMENTO: Gerencia.

JEFE INMEDIATO: Gerente.

CARGOS QUE SUPERVISA: Mensajero

OBJETIVO DEL CARGO: Su labor debe estar enfocada en lograr mantener el estatus

quo de la empresa mediante sus actividades operativas de carcter secretarial y auxiliar,

adems de buscar la permanente coordinacin de los elementos externos e internos de la

organizacin, para con esto asegurar el correcto y fluido desarrollo de la razn social de la

empresa.

2. FUNCIONES:

tender personal y telefnicamente al pblico, pasar la informacin e inquietudes

requeridas que correspondan al Gerente General y enrutar las que no correspondan a la

dependencia pertinente.

Coordinar, de acuerdo con instrucciones, reuniones y eventos que deba atender el superior

inmediato, llevar la agenda correspondiente y recordar a su superior y a los dems

funcionarios los compromisos adquiridos.

Tomar dictados, proyectar y transcribir cualquier tipo de documento que le solicite el

Gerente.

Elaborar documentos como facturaciones de arrendatarios y propietarios, recibos o

cualquier otro comprobante de egreso, reembolsos, reportes a aseguradoras de

arrendamientos y consignaciones o cheques para el pago de aportes, parafiscales,

 31

publicidad, servicios pblicos y de comunicacin, administraciones, gastos e insumos de

oficina, sueldos, propietarios e impuestos.

Recibir y archivar todo tipo de documento relacionado con consignaciones y pagos de

arrendatarios y propietarios.

Realizar el manejo de la caja menor.

Revisar la contabilidad, los pagos y las facturaciones de arrendatarios y propietarios.

Realizar el cobro oportuno a los arrendatarios.

Mantener actualizada la base de datos de arrendatarios, propietarios, inversionistas y

constructores.

Recibir y coordinar el envo de la correspondencia del Gerente.

Recibir todo tipo de documentos como consignaciones

Archivar copia de las rdenes o trabajos delegados por la Gerencia a cada una de los

subalternos, recordar su contestacin o el informe de cumplimiento, e informar al Gerente

las solicitudes no atendidas.

Llevar el archivo de la Gerencia y suministrar la informacin del mismo cuando se la

requiera.

Disear y planificar la nmina de la empresa.

Elaborar las planillas de salarios.

Efectuar las llamadas telefnicas y realizar los contactos que le sean solicitados para el

funcionamiento de la Gerencia.

Velar por la adecuada presentacin de la oficina, el buen uso y cuidado de los elementos

de trabajo a su cargo.

Orientar a los usuarios y suministrar informacin, documentos o elementos que sean

solicitados.
 32

Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y

periodicidad requeridas.

Informar al superior inmediato, en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalas

relacionadas con los asuntos, elementos o documentos encomendados.

Llevar controles peridicos sobre consumo de elementos, con el fin de determinar su

necesidad real y presentar el programa de requerimientos correspondiente.

Llevar y actualizar las hojas de vida de los equipos de la entidad, registrar las novedades

presentadas, responder por su seguridad e informar sobre el cumplimiento de los contratos

de mantenimiento.

Velar por la adecuada organizacin del archivo.

Las dems funciones que le sean asignadas por su superior inmediato.

3. REQUISITOS

3.1. ESTUDIOS: Estudios secretariales y de auxiliar contable.

3.2. EXPERIENCIA: Requiere experiencia mnima de 2 aos.

3.3. EDAD: Requiere una edad mnima de 22 aos.

3.4. SEXO: Femenino.

3.5. ACTITUDES:

25%Capacidad de juicio. 10% Creatividad.

10% Iniciativa.

25% Atencin.

15% Uso de tcnicas. 15% Lectura Prolongada.

 33

4. CONDICIONES EXTERNAS E INTERNAS

4.1. CONDICIONES AMBIENTALES: Buena iluminacin y ventilacin.

4.2. PRESIONES PSICOLOGICAS: Relacionadas con la carga laboral.

4.3. RELACIONES

4.3.1 INTERNAS: Con todo el personal administrativo y comercial.

4.3.2. EXTERNAS: Terceros, personal pblico y privado, arrendatarios, arrendadores,

constructores, inversionistas y clientes.

 34

NOMBRE DEL CARGO: director de Arrendamientos.

1. DESCRIPCIN DEL CARGO

DEPARTAMENTO: Gerencia.

JEFE INMEDIATO: Gerente administrativo

CARGOS QUE SUPERVISA: asesores comerciales

OBJETIVO DEL CARGO: Facilitar el alcance de las metas del departamento de gerencia,

su labor es indispensable para ejecutar algunas tareas operativas correspondientes al

servicio de arrendamiento que presta la empresa, las cuales permiten conjunto a las

actividades del cargo de Secretaria de Gerencia al correcto y fluido desarrollo de la razn

social de la empresa.

2. FUNCIONES:

Atender personal y telefnicamente al pblico, pasar la informacin e inquietudes

requeridas que correspondan al Gerente General y enrutar las que no correspondan a la

persona pertinente.

Elaborar documentos como facturaciones de arrendatarios y propietarios, contratos de

arrendamiento con arrendatarios y de administracin con arrendadores, recibos o cualquier

otro comprobante de egreso, reembolsos, reportes a aseguradoras de arrendamientos y

consignaciones o cheques para el pago de aportes, parafiscales, administraciones, gastos e

insumos de oficina y arrendadores.

Recibir y archivar todo tipo de documento relacionado con consignaciones y pagos de

arrendatarios y propietarios.

Realizar el manejo de la caja menor.

 35

Revisar la contabilidad, los pagos y las facturaciones de arrendatarios y propietarios.

Realizar el cobro oportuno a los arrendatarios.

Mantener actualizada la base de datos de arrendatarios y arrendadores.

Efectuar las llamadas telefnicas y realizar los contactos que le sean solicitados para

el funcionamiento de la Gerencia.

Velar por la adecuada presentacin de la oficina, el buen uso y cuidado de los

elementos de trabajo a su cargo.

Orientar a los usuarios y suministrar informacin, documentos o elementos que sean

solicitados.

Llevar controles peridicos sobre consumo de elementos, con el fin de determinar

su necesidad real y presentar el programa de requerimientos correspondiente.

Velar por la adecuada organizacin del archivo.

Reportar a la aseguradora de arrendamientos sobre novedades en ingresos, retiros,

incrementos y deudores morosos.

Revisar y enva facturacin a los arrendatarios.

Revisar y organizar facturacin a propietarios.

Las dems funciones que le sean asignadas por su superior inmediato.

3. REQUISITOS

3.1. ESTUDIOS: Estudios secretariales y de auxiliar contable.

3.2. EXPERIENCIA: Requiere experiencia mnima de 2 aos.

3.3. EDAD: Requiere una edad mnima de 22 aos.

3.4. SEXO: Femenino.

3.5. ACTITUDES:
 36

15%Capacidad de juicio. 15% Creatividad.

10% Iniciativa.

30% Atencin.

20% Uso de tcnicas. 10% Lectura Prolongada.

4. CONDICIONES EXTERNAS E INTERNAS

4.1. CONDICIONES AMBIENTALES: Buena iluminacin y ventilacin.

4.2. PRESIONES PSICOLOGICAS: Relacionadas con la carga laboral.

4.3. RELACIONES

4.3.1 INTERNAS: Con todo el personal administrativo y comercial.

4.3.2. EXTERNAS: Terceros, clientes, arrendatarios, propietarios, empleados privados.

 37

NOMBRE DEL CARGO: Director de ventas

1. DESCRIPCIN DEL CARGO

DEPARTAMENTO: Comercial

JEFE INMEDIATO: Gerente.

CARGOS QUE SUPERVISA:

OBJETIVO DEL CARGO: Elaborar la planificacin estratgica, presupuesto de ventas,

reportes mensuales de la gestin de ventas y controlar el cumplimiento de objetivos.

2. FUNCIONES:

Elaborar con su equipo de trabajo la planificacin mensual de ventas

Fijar los objetivos de ventas

Realizar el seguimiento del cumplimiento de metas establecidas

Solucionar conflictos y reclamos de clientes

Crear un buen ambiente laboral, fomentar el trabajo en equipo y generar compromiso con

la empresa

Gestionar la disponibilidad de recursos para el equipo de ventas

3. REQUISITOS

3.1. ESTUDIOS: Estudios Universitarios.

3.2. EXPERIENCIA: Requiere experiencia mnima de 2 aos.

3.3. EDAD: Requiere una edad mnima de 25 aos.

3.4. SEXO: Ambos.

3.5. ACTITUDES:
 38

Trabajo en equipo

Flexibilidad

Liderazgo

Orientacin al cliente interno y externo

Orientacin a resultados

Visin estratgica

Tolerancia a presin

Habilidad analtica

4. CONDICIONES EXTERNAS E INTERNAS

4.1. CONDICIONES AMBIENTALES: Buena Iluminacin y ventilacin

4.2. PRESIONES PSICOLOGICAS: Relacionadas con asuntos del sector pblico.

4.3. RELACIONES

4.3.1 INTERNAS: Principalmente con el Gerente y la Secretaria de Gerencia, pero

tambin con todo el personal administrativo.

4.3.2. EXTERNAS: Terceros, contadores y asesores comerciales nuevos

 39

NOMBRE DEL CARGO: Asesor Comercial.

1. DESCRIPCIN DEL CARGO

DEPARTAMENTO: Comercial.

JEFE INMEDIATO: Gerente.

CARGOS QUE SUPERVISA: Ninguno.

OBJETIVO DEL CARGO: Brindar, de una manera tica, informacin necesaria para

todos los clientes de la empresa que se encuentran en una situacin de incertidumbre frente

a la toma de decisiones que les es requerida para la utilizacin de alguno de los servicios de

venta, arrendamiento y avalo comercial que presta la empresa, para con esta intervencin

comercial alcanzar el cierre de negocios relacionados con la razn social de la empresa,

basados en la confianza y la satisfaccin del cliente.

2. FUNCIONES:

Brindar la informacin adecuada y pertinente que requieren los clientes potenciales y

clientes antiguos - incluyendo los de los proyectos de construccin sobre planos que son

comercializados por la empresa - con el fin de influir en la toma de decisiones del cliente

relacionadas con las actividades de ventas, arrendamientos y avalo comerciales de bienes

inmuebles.

Realizar efectivamente todas las funciones de comercializacin para garantizar la venta,

arrendamiento o avalu comercial de bienes inmuebles por parte de los clientes de la

empresa.
 40

Consecucin de nuevos clientes mediante el uso de las relaciones pblicas y la

investigacin de clientes potenciales.

Conocer los procedimientos para todo el portafolio de servicios que presta la empresa.

Ejercer el respectivo control y servicio postventa para cada uno de los servicios prestados.

Mantenerse actualizado en las polticas y normas de los servicios que presta la empresa.

Mantenerse actualizado con respecto a la competencia, a los nuevos proyectos de

construccin de bienes inmuebles de las constructoras y a las nuevas tendencias que afectan

los servicios que brinda la empresa.

Recibir y entregar todo tipo de bienes inmuebles en arrendamiento.

Asistir a todas las reuniones peridicas convocadas por el gerente de la empresa para

tratar asuntos de comercializacin o administrativos.

3. REQUISITOS

3.1. ESTUDIOS: Estudios universitarios.

3.2. EXPERIENCIA: Requiere experiencia mnima de 1 ao.

3.3. EDAD: Requiere una edad mnima de 21 aos.

3.4. SEXO: Ambos.

3.5. ACTITUDES:

20%Capacidad de juicio. 20% Creatividad.

20% Iniciativa.

15% Atencin.

15% Uso de tcnicas. 10% Lectura Prolongada.

 41

4. CONDICIONES EXTERNAS E INTERNAS

4.1. CONDICIONES AMBIENTALES: Buena iluminacin y ventilacin.

4.2. PRESIONES PSICOLOGICAS: Relacionadas con los puntos de equilibrio de los

proyectos sobre planos que son comercializados por la empresa.

4.3. RELACIONES

4.3.1 INTERNAS: Con todo el personal administrativo y comercial.

4.3.2. EXTERNAS: Clientes antiguos, clientes potenciales, vendedores de otras

inmobiliarias y cualquier persona involucrada con la comercializacin de bienes inmuebles.

 42

NOMBRE DEL CARGO: Revisor fiscal.

1. DESCRIPCIN DEL CARGO

DEPARTAMENTO: Gerencia.

JEFE INMEDIATO: Gerente.

CARGOS QUE SUPERVISA: Ninguno.

OBJETIVO DEL CARGO: Revisar que la organizacin cumpla con todas las normas

impartidas por el gobierno y que el gerente cumpla con todas las decisiones tomadas por la

Asamblea General o Junta directiva.

2. FUNCIONES:

Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspeccin y vigilancia sobre

la empresa.

Velar porque se lleve regularmente la contabilidad de la empresa y velar porque se tomen

las medidas de conservacin de los bienes de la misma.

Revisar el cumplimiento de las funciones por parte del departamento administrativo, en

especial del gerente, en las instrucciones dadas por la Asamblea de Socios y la Junta

directiva.

Dar oportuna cuenta por escrito, a la Asamblea de socios, a la Junta Directiva o al

Gerente, segn el caso, acerca de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la

organizacin.

Velar por el cumplimiento de los controles internos establecidos

Revisin de las cuentas desde el punto de vista contable, financiero, administrativo y

operativo.
 43

Ser un asesor de la organizacin.

Revisar y evaluar la efectividad, propiedad y aplicacin de los controles internos.

Cerciorarse del grado de cumplimiento de las normas, polticas y procedimientos

vigentes.

Comprobar el grado de confiabilidad de la informacin que produzca la organizacin.

Evaluar la calidaddel desempeo en el cumplimiento de las

responsabilidades asignadas.

Promover la eficiencia operacional.

3. REQUISITOS

3.1. ESTUDIOS: Estudios Universitarios.

3.2. EXPERIENCIA: Requiere experiencia mnima de 2 aos.

3.3. EDAD: Requiere una edad mnima de 25 aos.

3.4. SEXO: Ambos.

3.5. ACTITUDES:

25%Capacidad de juicio. 10% Creatividad.

10% Iniciativa.

20% Atencin.

25% Uso de tcnicas. 10% Lectura Prolongada.

4. CONDICIONES EXTERNAS E INTERNAS

4.1. CONDICIONES AMBIENTALES: Buena Iluminacin y ventilacin

4.2. PRESIONES PSICOLOGICAS: Relacionadas con asuntos del sector pblico.

 44

Bibliografa

KOTLER. Philips & ARMSTRONG, Gary. Fundamentos de mercadotecnia, Editorial

Prentice-Hall, Cuarta edicin, 1998.

WERTHER, William & DAVIS, Keith. Administracin de personal y recursos humanos,

Quinta edicin, Editorial McGrawl-Hill, Mxico, 2000.

ROCK, Milton L. Manual de administracin de sueldos y salarios, Tomo I, Segunda

edicin, Editorial McGrawl-Hill, Mxico, 1989.

OSPINA DUQUE, Mary Luz. Oportunidades del mercado inmobiliario de los estratos 3 y

4 en los municipios de Dosquebradas y Pereira, Investigacin de mercados presentada

al departamento de prcticas profesionales de la Universidad Catlica Popular del

Risaralda, Pereira, 2007.