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ManualLenguajeClaro PDF
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Crditos
Direccin General de Simplificacin Regulatoria
Carlos M. Valdovinos Chvez
Roberto Quintana Manzanilla
Martha Monobe Hernndez
Alberto Antonio Mares Chalela
Francisco Maldonado Venegas
Omar Maldonado Ros
Salom Flores Sierra Franzoni
Amanda Prez Morales
David Ramrez Villanueva
Felipe Pontigo Snchez
Jaime Enrique Ortiz Campuzano
Jos Andrs Prez Ruiz
Marcelo Maynez Eppen
Maribel Cruz Parra
Tercera edicin
ISBN 970-653-085-1
Tiraje: 5,000 ejemplares
80 pginas
2007
Contacto:
Secretara de la Funcin Pblica
Insurgentes Sur 1735, Col. Guadalupe Inn
Delegacin lvaro Obregn, Cdigo postal 01020
Mxico, D.F.
Tel. 2000 3000 x 4154
Visita la pgina:
www.lenguajeciudadano.gob.mx
La informacin contenida en este manual es propiedad de la Secretara de la Funcin Pblica y fue elaborada
por personal de la Direccin General de Simplificacin Regulatoria.
Derechos reservados conforme a la ley.
Directorio
NDICE
Presentacin 5
1. Comunicacin gubernamental 6
1.1 Introduccin 6
1.2 Antecedentes 7
1.3 Lenguaje Claro y la informacin gubernamental 9
2. Pensar en el lector 11
3. Cmo empiezo? 17
3.1 Planear 19
3.2 Escribir 26
3.3 Revisar 29
Palabras simples 31
Palabras precisas 34
Eliminar palabras innecesarias 36
Cuidado con los verbos 39
Oraciones cortas y claras 41
Prrafos efectivos 44
Tono y lenguaje adecuados 46
Estilo personal 49
Incluir slo lo necesario 51
Palabras positivas 53
Encabezados 54
Ayudas visuales 56
Conectores 58
3.4 Cuestionario para revisar 60
4. Cmo escribir... 61
4.1 Oficios? 61
4.2 Contenidos para sitios de Internet gubernamentales? 62
4.3 Informacin sobre trmites? 71
5. Repaso de gramtica 74
5.1 Signos de puntuacin 74
5.2 Uso de maysculas 76
5.3 Los acentos 77
Bibliografa 79
1. Comunicacin gubernamental
1.1 Introduccin
A quines les En nuestras tareas cotidianas escribimos correos electrnicos, oficios, notas infor-
escribimos los mativas, normatividad, manuales y un sinfn de documentos que nos permiten
servidores realizar nuestras funciones y responsabilidades.
pblicos?
Algunos de nosotros les escribimos a otros servidores pblicos solamente y algunos
otros escribimos documentos que los ciudadanos deben leer, obedecer o usar para
realizar algn trmite.
Para qu? La escritura es el ejercicio de los servidores pblicos por excelencia. Sin ella no
podramos comunicar, notificar, plasmar, solicitar, instruir, prevenir, sancionar, co-
rregir, normary esta lista podra continuar.
Qu impacto Rara vez reflexionamos sobre qu pasa con nuestros textos una vez que llegan a
tienen nuestros sus destinatarios.
escritos?
Podemos imaginar que cuando los servidores pblicos o los ciudadanos que leen los
documentos que escribimos, los comprendenpero Qu pasa cuando un documento,
un formato o cualquier informacin oficial no son comprensibles? Nuestro lector se ve
obligado a leerlo varias veces hasta descifrar el mensaje? Se ver obligado a llamarnos
para explicarle lo que quisimos decir?
Cuanto tiempo puede perder un ciudadano o un servidor pblico tratando de
comprender textos complicados, confusos, ambiguos o rebuscados.
Lo peor de todo es que muchos textos poco claro, tediosos y confusos llegan
a manos de los servidores pblicos hacindolos perder valioso tiempo y otros llegan a manos
de los ciudadanos generando su desconfianza, descontento y a veces frustracin.
Cmo Hay varias maneras de escribir, hay quienes utilizan formatos preestablecidos o
escribimos? documentos ya existentes para tomarlos como base, otros por la naturaleza de
sus documentos necesitan ser ms creativos o bien utilizan un estilo ms tcnico.
1. Comunicacin gubernamentalal
1.2 Antecedentes
A partir de 2004, se han realizado varias acciones. En 2005, se instituy la Red de Lenguaje
Claro, conformada por un grupo de ciudadanos preocupados por promover la claridad en los
escritos del sector pblico.
Lenguaje claro Para transformar este impulso, el Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012 establece que la
informacin no tiene un beneficio real si sta no es comprensible. La informacin que las
dependencias y entidades de la administracin pblica ponen a disposicin de la sociedad
tendr que ser confiable, oportuna, clara y veraz. Estos atributos debern observarse tam-
bin en la informacin que las dependencias y entidades entregan a los ciudadanos y en los
documentos de uso oficial empleados entre instituciones de gobierno, con la finalidad de
transparentar los procesos a los distintos actores involucrados.
Experiencias El uso de Lenguaje Ciudadano o Lenguaje Claro se promueve en pases como Argentina, Australia,
internacionales Canad, Chile, Espaa, Estados Unidos, Reino Unido y Suecia, entre otros. stos han trabajado por
dcadas para simplificar la comunicacin entre servidores pblicos y sobretodo entre funcionarios y
ciudadanos.
En Australia, el Departamento de Educacin, Ciencia y Capacitacin lanz una gua para mejorar
la comunicacin con los ciudadanos considerando la simplificacin de formatos y normativas.
1. Comunicacin gubernamental
En Estados Unidos, a partir del mandato presidencial de Bill Clinton, se han constituido
redes de accin en varias instituciones del Gobierno Federal y en los gobiernos estatales
con la intencin de mejorar la comunicacin y las normas que los ciudadanos deben
acatar.
En el Reino Unido, se han llevado a cabo proyectos para simplificar normas y trmites
relacionados con el pago de impuestos y recientemente se ha impulsado el uso de len-
guaje claro en la informacin contenida en las pginas gubernamentales.
1. Comunicacin gubernamentalal
1. Comunicacin gubernamental
Y a todo esto Es la expresin simple, clara y directa de la informacin que los ciudadanos y los
Qu es Lenguaje servidores pblicos necesitan conocer.
Claro?
Con Lenguaje Claro se formulan textos fciles de leer, entender y usar, de acuerdo
a las caractersticas y necesidades de las personas que los leen.
10
2. Pensar en el lector
2. Pensar en el lector
El primer paso para lograr que nuestros lectores comprendan la informacin que que-
remos transmitirles es conocer las caractersticas de quienes nos van a leer.
Muchos de nosotros escribimos para otros servidores pblicos y algunos lo hacemos
para los ciudadanos.
Reflexionar sobre quienes van a leer mis escritos y qu tienen que hacer con la infor-
macin que les transmito, es la mejor manera de escribir para ellos.
Un lector busca informacin clara en un texto, es decir, detalles precisos y expresiones
comprensibles. Sin embargo, si l que escribe no sabe quin es su lector, difcilmente lograr
transmitirle la informacin que ste busca y mucho menos, de manera clara y precisa.
Al utilizar Lenguaje Claro pensamos constantemente en quin recibir nuestro men-
saje durante la escritura, es decir, nos ponemos en los zapatos del ciudadano o servi-
dor pblico que va a leer nuestros mensajes.
La clave es buscar, perseguir y encontrar la manera de transmitir nuestras ideas con
CLARIDAD considerando las caractersticas del receptor de nuestros mensajes.
Cmo pensar en el Para enfocar adecuadamente nuestros textos, podemos comenzar por responder
lector? a estas preguntas:
1. Quines van a leer el texto que escrib? Est dirigido a una persona
o a un grupo de personas?
Si el texto va a ser ledo por varias personas, debo asegurarme de identificar al
grupo de personas que ms inters tienen en l.
Mi texto debe estructurarse y escribirse para cubrir las necesidades de informacin de
este grupo, adems de incluir informacin y detalles que puedan ser relevantes para
otros grupos de personas que quiz no tengan tanto inters en el texto pero que por
alguna razn lo leern.
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2. Pensar en el lector
Contesta las cinco preguntas anteriores antes de empezar a escribir, durante la escri-
tura y revisin de tu documento para recordar a tu lector en todo momento.
Escribir para que todas las personas entiendan; basta con que lo entienda el
ciudadano o el servidor pblico a quin va dirigido el mensaje.
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2. Pensar en el lector
Para qu leen las Daniel Cassany, en su libro Tras las lneas, precisa que la lectura se ha transformado
personas? y adems de libros, las personas leemos:
Esta variedad de textos refleja gneros distintos que incluso se transmiten a travs
de diversos canales.
A partir de la comunicacin digital, nuestros hbitos de lectura se han comenzado a
modificar. Hoy, usamos y leemos textos en Internet para estar informados, estar en
contacto con la familia, organizar una reunin con amigos, comprar boletos para el
cine o realizar algn pago.
La lectura en medios electrnicos es cada vez ms recurrente y resulta ms pesada si
leemos textos extensos en pantalla, por lo que en general, la informacin que encontra-
mos en Internet tiene que ser ligera y breve.
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2. Pensar en el lector
Para qu Mientras tanto, revisemos de manera general, para qu leen textos oficiales las personas. Casi
necesitan las siempre leemos documentos del Gobierno para:
personas leer
textos de Obtener algo que necesitamos, como una licencia o una beca.
instituciones Cumplir con una obligacin, como el pago de impuestos.
pblicas?
Tener informacin para decidir, como conocer las tasas de inters para planear inversiones.
En resumen, las personas queremos actuar, no leer.
Buscamos una respuesta rpida, clara y sencilla a preguntas como:
Qu tengo que hacer?
Para qu o por qu?
Cmo, cuando y dnde?
Leemos para encontrar esas respuestas y entenderlas.
En ocasiones, necesitamos del contexto para entender la informacin, pero no queremos:
Que nos expliquen lo que ya sabemos y
Detalles que contesten preguntas que no nos hemos planteado.
Por ltimo, preferimos leer palabras y oraciones que entendemos, que nos parecen naturales y
familiares.
14
2. Pensar en el lector
15
2. Pensar en el lector
Ejemplo: Ahora leamos el mismo texto pero escrito considerando las necesidades de informacin de la
Pensando en el persona que quiere saber cul es el objetivo del trmite que va a realizar:
lector
Se desglosa quin Deben realizar este trmites los usuarios de fuentes de radiacin ionizante
que cuenten con licencias o autorizaciones vigentes emitidos por esta
debe realizar el
Comisin.
trmite
Reflexin El Profesor australiano Robert Eagleason, quien se ha dedicado en los ltimos aos a promover el uso
del plain english, nos dice que los escritores deben dejar a los lectores concentrarse en el mensaje y en-
tenderlo claramente, en lugar de distraerlos con trminos complicados o informacin irrelevante.
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3. Cmo empiezo?
3. Cmo empiezo?
Introduccin Escribir de manera clara y sencilla es algo complicado, ya que va ms all de una buena
ortografa o de un amplio vocabulario. En realidad se trata de expresar mensajes, sele-
ccionar las palabras adecuadas para hacerlo y ordenarlas de manera lgica.
La forma y el orden de los enunciados le dan coherencia y sentido a los mensajes que
queremos transmitir. Para transmitir mensajes lgicos y tiles se necesita prctica.
La buena escritura no es algo emprico o mgico, tampoco depende de la disciplina
de nuestra formacin acadmica, en realidad es cuestin de voluntad, esfuerzo y
constancia.
Los servidores pblicos que escriben eficazmente siguen un sencillo proceso, igual
que cuando trabajamos con procesos definidos y controlados.
Por ejemplo, cuando trabajamos en un sistema de calidad que garantiza que los pro-
cesos y sus actividades correspondientes operen de manera consistente, cumplimos
con las expectativas de nuestros clientes (internos los servidores pblicos y externos
los ciudadanos).
En contraste, cuando escribimos mensajes para los ciudadanos u otros servidores p-
blicos, cada quien lo hace a su manera. En la mayora de los casos, porque utiliza un
formato que sus compaeros utilizan, por costumbre o porque tradicionalmente
as se ha usado.
Casi nadie utiliza un proceso para escribir, adems de que con frecuencia, trabajamos
bajo presin o con especificaciones muy ambiguas.
Esto resulta en documentos confusos y redundantes que adems son poco
efectivos y muy costosos. Lenguaje Claro nos permite seguir un proceso de pensa-
miento y escritura para comunicarnos de forma sencilla y eficaz.
Cul es el El proceso para escribir tiene tres pasos relacionados entre s, tanto que en la
proceso? prctica no deben separarse.
1
Planear
3 2
Revisar Escribir
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3. Cmo empiezo?
Reflexin Cuando algo se puede leer sin esfuerzo es que se ha puesto un gran esfuerzo en su escritura.
Enrique Jardiel Poncela.
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3. Cmo empiezo?
3.1 Planear
Introduccin Hablar o escribir sin pensar, es como disparar sin tener un objetivo en la mira
Arnold Glasow
Cmo comienza la construccin de una casa?
A partir de los cimientos? Cundo se compra el terreno? Cundo el ingeniero revisa
el plano arquitectnico?
Para construir una casa hay que tener un terreno, pero la construccin comienza
a partir de un plano que sirve de gua para que los constructores y albailes sepan
cmo y por dnde comenzar.
En la escritura sucede algo similar. Si uno comienza a construir un texto sin tener un
plano, lo ms probable es que pierda tiempo y no sepa ni por dnde comenzar.
En la prctica, la situacin se complica porque cuando escribimos estamos contra
reloj. El jefe ya quiere revisar el documento.
La prisa parece una buena razn para no planear, sin embargo un plan nos dice qu
tenemos que escribir y cmo hacerlo.
Tener un plan acelera el proceso de la escritura. Si empezamos a escribir con un
buen mapa o plan, no pasaremos tiempo perdidos a la mitad de un documento
enredado, ni tendremos que hacer tantas correcciones.
1. Definir el Un propsito preciso y claro es el mejor instrumento del escritor para alcanzar lo que quiere
propsito lograr. Si el escritor no tiene claro el propsito de su mensaje, se perder en el camino.
Para definir el propsito, pregntate:
Qu espero lograr con mi texto?
Qu debe hacer el lector con esa informacin?
Algunos ejemplos de propsitos de documentos dirigidos a ciudadanos
Proporcionar informacin a los beneficiarios de un programa
Aclarar a los contribuyentes sobre sus obligaciones fiscales pendientes
Explicar cmo se llena un formato
Advertir a las familias sobre una campaa de revisin mdica
Alertar a los directivos de empresas sobre los riesgos legales causados por un
mal sistema de control ambiental
Comunicar de los resultados de la gestin pblica a otros poderes de la fede-
racin, etc.
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3. Cmo empiezo?
3. Generar las ideas Comenzar a escribir un documento puede resultar complicado, sin embargo, para
a tratar ahorrar tiempo y tener mayor claridad en nuestras ideas, podemos comenzar por
escribirlas todas sin importar su orden, relevancia o redaccin.
Algunas tcnicas para generar ideas son:
Mapas mentales
Lluvia de ideas La estrella
Preguntas del lector Frases empezadas
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3. Cmo empiezo?
Mapas mentales Los mapas mentales son una forma visual de representar nuestro pensamiento. Esta
tcnica consiste en dibujar en un papel las asociaciones mentales de las palabras e ideas
que se nos ocurren.
Combate a
Experiencia la pobreza Descentralizacin
profesional
reas de
inters
Aspiraciones
Maestra
Crdito
personales
Planes de
manutencin Beca
Escolaridad
Lluvia de ideas La lluvia de ideas consiste simplemente en concentrarse en el tema y escribir todo lo que
se te ocurra en un trozo de papel, hoja reciclada o servilleta.
Algunas personas tienen ideas a media noche y despiertan para apuntarlas en donde
pueden.
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3. Cmo empiezo?
Preguntas del Para planear documentos ms concretos y transmitir mensajes estructurados, es til ponerse
lector en los zapatos del lector e imaginar las preguntas que le surgiran sobre tu escrito.
Contestar a estas preguntas te llevar a estructurar textos ordenados y orientados a las
necesidades del lector. Por ejemplo:
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3. Cmo empiezo?
La estrella Los periodistas utilizan esta sencilla estructura para redactar notas informativas y
parte de las siguientes preguntas:
Quin?
Dnde?
Cul?
Qu? Cundo?
Por qu?
Cuntos?
Cmo?
Hazte las preguntas sobre el tema a partir de la estrella. Responde a las preguntas
y anexa otras preguntas que sean relevantes para el lector o para el desarrollo del
tema. Evita las preguntas e ideas repetidas.
Frases empezadas Se pueden generar ideas a partir de frases empezadas que dirigen la atencin del escri-
tor al propsito y a los puntos ms importantes de la comunicacin.
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3. Cmo empiezo?
4. Ordenar las Una vez que tenemos las ideas sobre el tema a escribir debemos organizarlas y orde-
ideas narlas para lograr el propsito de nuestro texto, de manera que se adecue al contexto
de la comunicacin y a las caractersticas del lector.
Lo primero es agrupar las ideas relacionadas y escribir para cada grupo un encabezado.
Despus, se ordenan con una secuencia lgica y se escriben los textos a partir de ellas.
Definir el orden de las ideas de un texto, es darle al lector un mapa que lo gue por un es-
crito que desconoce; adems, le ayuda al escritor a lograr el propsito que ha definido.
La estructura bsica para organizar este mapa se compone de tres secciones:
introduccin
cuerpo y
conclusin.
Seccin Qu incluir?
Introduccin Da el contexto necesario al lector.
Contesta a preguntas como:
Qu es este documento?
Cul es su propsito?
Qu tiene que ver con mi lector?
Por qu es importante?
Cmo est organizado?
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3. Cmo empiezo?
Secuencia lgica La secuencia lgica presenta los fragmentos del documento concatenados; es decir,
los que se relacionen porque se suceden o porque deben ir juntos.
Algunas recomendaciones al aplicarla son:
Piensa si tu lector necesita saber algo para entender cada uno de los fragmentos
que escribes y verifica que esto se conteste en el fragmento previo.
Verifica que los fragmentos tengan una coherencia y secuencia tal, que el lector
sepa de dnde viene y a dnde va.
Si los fragmentos de informacin no se relacionan, hazlo evidente.
Incluye informacin relevante y los detalles necesarios, al final del documento.
Esto puedes hacerlo usando pies de pgina o bien anexos. De otra manera,
puedes perder al lector entre tantas ramas.
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3. Cmo empiezo?
3.2 Escribir
Introduccin sino procurar que a la llana, con palabras significantes, honestas y bien colocadas, salga
vuestra oracin y periodo sonoro y festivo, pintando en todo lo que alcanzredes y fuere po-
sible vuestra intencin, dando a entender vuestros conceptos sin intricarlos y oscurecerlos.
Miguel Cervantes de Saavedra, Prlogo de Don Quijote
Despus de planear el texto, ya se tiene una buena idea sobre su estructura y con-
tenido. Ahora, es el momento de comenzar a escribir.
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3. Cmo empiezo?
4. Hacer borradores.
a) No hago borradores; escribo directamente en la hoja final y corrijo en ella
con corrector lquido.
b) Hago un solo borrador del texto, que corrijo antes de pasarlo a limpio.
c) Hago varios borradores que corrijo varias veces, segn la dificultad del texto.
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3. Cmo empiezo?
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3. Cmo empiezo?
3.3 Revisar
Revisa mientras escribes cada prrafo; no esperes hasta el final del documento.
Revisa varias veces, tantas como sea necesario hasta que te sientas conforme
con lo que escribiste.
Invierte en la revisin segn el tiempo disponible y la relevancia del documento.
Considera las sugerencias de estilo que se presentan a continuacin.
Despus de revisarlo,
as va a quedar
LENGUAJE
CLARO
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3. Cmo empiezo?
Reflexin Una cosa es leer por gusto, en la comodidad de la casa y otra muy distinta es leer un
documento para cumplir con un requisito realizar un trmite o hacer una tarea.
Cuando leemos para trabajar, nuestro propsito no es leer sino entender lo que te-
nemos que hacer.
Esperamos que las sugerencias que se presentan en estas pginas te ayuden a facilitar
el quehacer de tus lectores, ya sean servidores pblicos o ciudadanos.
Este manual no trata de establecer lo que es correcto o incorrecto, sino de encontrar
las formas ms eficaces para comunicarnos.
Recuerda que no son reglas rgidas que se aplican por igual en todos los casos.
Sugerencias
de estilo
para:
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3. Cmo empiezo?
Introduccin Si tu intencin es describir la verdad, hazlo con sencillez y la elegancia djasela al sastre
Albert Einstein
Prefiere las palabras ms sencillas y naturales.
Las palabras complicadas oscurecen el mensaje y alejan al lector.
Sin llegar a usar trminos vulgares o incorrectos, utiliza las mismas palabras que usaras
para platicar sobre el tema con el lector.
Compara Ejemplo:
Todo mal tratamiento en la aprehensin o en las prisiones, toda molestia que se infiera
sin motivo legal, toda gabela o contribucin, en las crceles, son abusos que sern co-
rregidos por las leyes y reprimidos por las autoridades.
Ejemplo con palabras simples
Cualquier maltrato, molestia o solicitud de contribucin a una persona durante su apre-
hensin o mientras est en prisin, ser sancionada por las autoridades competentes.
Ejemplo:
Agradeciendo su deferencia aprovecho esta oportunidad para reiterarle mis ms apre-
ciables y distinguidas consideraciones.
Ejemplo con palabras simples
Agradezco su atencin y le envo un cordial saludo.
Ejemplo:
Es de aclarrsele que de no haberse establecido estos plazos los resultados desfavorables,
tendran vigencia de un ao y por tanto, pasado ese plazo podra presentar las evalua-
ciones correspondientes.
Ejemplo con palabras simples
En caso de que el resultado de sus evaluaciones sea desfavorable, deber esperar un ao
para presentarlas nuevamente.
Ejemplo:
Crustceo decpodo que pierde su estado de vigilia, es arrastrado por el mpetu marino.
Ejemplo con palabras simples
Camarn que se duerme, se lo lleva la corriente.
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3. Cmo empiezo?
MEvita sustituir trminos tcnicos por palabras simples cuando est en riesgo el
propsito del mensaje.
Si ste es el caso, simplemente explica o define el trmino para que todos los lectores
puedan comprenderlo.
Algunas palabras complicadas que podras reemplazar por palabras sencillas son:
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3. Cmo empiezo?
Otras palabras Otro tipo de palabras que debemos usar con cuidado para no complicar nuestra redaccin
complicadas son:
1 Segn la Real Academia Espaola, la cacofona es la disonancia que resulta de la falta de armona en la combinacin de los elementos
acsticos de la palabra. Por ejemplo: El Secretario de la Secretara de la Funcin Pblica.
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3. Cmo empiezo?
Introduccin Muchos aspectos tienen problemas, tenemos que hacer algo al respecto pronto.
El 25% de los expedientes estn incompletos. Tenemos que recopilar los documentos
que faltan en menos de un mes.
Una redaccin precisa contesta las preguntas del lector y lo conduce a la accin.
El 35% de los ciudadanos encuestados reporta estar satisfecho con los servicios
administrativos.
34
3. Cmo empiezo?
Sugerencia
35
3. Cmo empiezo?
Un buen texto contiene slo las palabras necesarias para transmitir el mensaje.
Revisa tus textos y pregntate:
Todas las palabras aportan informacin relevante para mi lector?
Podra decir lo mismo con menos palabras?
Hago referencia a su oficio SFII del junio 28 de los corrientes, mediante el cual
proporcion soporte documental de la recomendacin 01-102 determinada por la
Auditora Superior de la Federacin en la revisin a la Cuenta Pblica del ejercicio de
2005, responsabilidad de la Direccin Central de Pequeas y Medianas Empresas; al
respecto le comunico que dicha informacin fue analizada por el personal respon-
sable del seguimiento en este rgano Interno de Control a mi cargo, por lo que se
consideran apropiadas las acciones para avanzar en la atencin de la recomendacin.
36
3. Cmo empiezo?
a fin de para
con el propsito de
con objeto de
para el propsito de
37
3. Cmo empiezo?
Evita Usa
esto se debe obviamente a la esto se debe a la falta de
falta de capacidad productiva en capacidad en las oficinas de
las oficinas de servicio. servicio.
a e xt e im a ext e n
m n
si
n si
M
i
Mx
provocan
n
provocan
mnima
comprensin
mxima
comprensin
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3. Cmo empiezo?
Verbos en lugar Cuando leemos un verbo, sabemos que ah est la accin. Cuando leemos un sustantivo
de sustantivos pensamos que se trata de algo o de alguien. Si las oraciones rompen ese patrn y se
para describir la usan sustantivos en lugar de verbos, la accin queda oculta y nuestra mente tiene que
accin trabajar ms para entender.
Ejemplo de sustantivos para describir la accin
Con el propsito de dar cumplimiento a la normatividad aplicable haremos un anli-
sis de los hechos, para estar en posibilidad de emitir el dictamen correspondiente.
Ejemplo de verbos para describir la accin
Con el propsito de cumplir la normatividad aplicable analizaremos los hechos, para
posibilitar la emisin del dictamen correspondiente.
Evita usar sustantivos Usa verbos Evita usar sustantivos Usa verbos
para describir acciones en infinitivo para describir acciones en infinitivo
dar atencin atender poner de manifiesto manifestar
dar a consideracin considerar ser de la opinin de opinar
dar comienzo comenzar tener el requerimiento requerir
dar motivacin motivar tener la necesidad de necesitar
hacer pblico publicar tomar un acuerdo acordar
hacer una investigacin investigar dar cumplimiento cumplir
hacer/ realizar un ajuste ajustar tomar una decisin decidir
hacer una peticin pedir hacer una ponderacin ponderar
llegar a la conclusin concluir hacer el conocimiento informar
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3. Cmo empiezo?
Verbos con Existen oraciones dbiles porque utilizan verbos que carecen de fuerza o que
significado deben conjugarse con otro verbo para expresar una idea.
Ejemplo: Compara
Se ha requerido que se realizaran ajustes Se requirieron ajustes al presupuesto.
al presupuesto.
Hay apoyos debido al plan de emergencia El Gobierno enva apoyos a travs del
del Gobierno. plan de emergencia.
El juez ha dictado auto de formal prisin. El juez dict auto de formal prisin.
Los verbos haber, ser y estar son algunos de estos verbos soporte.
Se recomienda sustituirlos por verbos que tengan significado porque ayudan a expresar
la accin de manera ms precisa.
Voz pasiva vs. voz La voz activa expresa la manera en la que transcurre la realidad, es decir, expresa las
activa acciones que realizan los sujetos, por ejemplo:
Otro ejemplo.
Escribe tus oraciones en voz activa. sta es preferible por varias razones:
Es ms inmediata.
Requiere menos palabras.
Implica menos esfuerzo del lector para comprender la idea.
Dirige la atencin del sujeto que ejecuta la accin.
40
3. Cmo empiezo?
Introduccin Escrib esta carta larga, porque no tuve tiempo para hacerla ms corta
Blaise Pascal
Las oraciones largas son ms difciles de leer, porque saturan nuestra memoria.
Una oracin larga generalmente contiene varias ideas.
Cuando un lector se enfrenta a varias ideas corre el riesgo de perderse entre ellas.
41
3. Cmo empiezo?
Ejemplo: Antes
Despus
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3. Cmo empiezo?
Las oraciones Existen algunos errores al formular oraciones que provocan confusin en la expresin. A
claras continuacin, revisaremos algunos de ellos.
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Para aclarar y simplificar
Prrafos efectivos
Introduccin Una oracin no debe tener palabras innecesarias, un prrafo no debe tener oraciones
innecesarias, por la misma razn que un dibujo no debe tener
lneas innecesarias o una mquina, partes innecesarias.
William Strunk, Jr.
Hasta aqu, hemos revisado cmo las palabras ayudan o dificultan la comprensin.
Adems, exploramos algunas consideraciones para escribir oraciones cortas y claras.
Ahora nos encontramos ante el parrafo.
El prrafo es un conjunto de oraciones que expresan una idea, ste se inicia con una
mayscula y termina con un punto y aparte.
1. Escribe prrafos sobre un solo tema. Cuando necesites escribir sobre otro
tema, es hora de introducir un punto y aparte.
Un solo tema La Ley del Servicio Profesional de Carrera en la Administracin Pblica Federal (LSPC) Oracin que
es aplicable para las Secretaras de Estado, incluyendo sus rganos Administrativos introduce el
Desconcentrados, Departamentos Administrativos y la Consejera Jurdica del Ejecutivo tema
Federal. Cuando entr en vigencia dicha ley, se identific un universo de 86 institucio-
Conectores nes que comenzaron a acatarla. Sin embargo, hay instituciones que en fechas recientes
han puesto en marcha su aplicacin. Este es, el caso de la Comisin Nacional de Bio-
tica y la Administracin Federal de Servicios Educativos en el Distrito Federal. Por otro Oracin que
6 oraciones lado, existen instituciones que se han desincorporado del proceso que la Ley establece, cierra la idea
139 palabras como el Instituto Nacional de Estadstica, Geografa e Informtica. Como resultado de expuesta
11 lneas movimientos, a la fecha se identifican 76 instituciones sujetas al SPC, entre las que se
encuentran 14 dependencias, la Consejera Jurdica y 61 rganos desconcentrados.
44
Para aclarar y simplificar
Ejemplo:
Un tema por A las percepciones de la ciudadana respecto al aparato burocrtico se agrega la inexis- Oracin que
prrafo tencia de la medicin de costos y resultados de la accin gubernamental. Por con- introduce el
siguiente, no existe un sistema que permita cuantificar los costos de los bienes, trmites tema
Conectores y servicios producidos por el Gobierno Federal. La mayora de estos, no cuentan con
estndares de calidad, ni con mecanismos para recabar la opinin de los ciudadanos al La oracin
respecto. Esta situacin impide en primer lugar, conocer el gasto en el que incurren final aporta
4 oraciones las instituciones pblicas para proporcionar cada bien, trmite y servicio; en segundo elementos
114 palabras lugar, el costo que significa para los particulares gestionarlos y, por ltimo, sus niveles sobre la idea
9 lneas de eficiencia y calidad. expuesta
Reflexin Haz un esfuerzo para escribir prrafos que traten de un solo tema. Para lograrlo, recuerda
tres principios bsicos:
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Para acercarse al lector
Introduccin Escribir sin pensar en el lector es como escribir una carta de amor dirigida a quien
corresponda.
Zelazny
No hay recetas para determinar el tono y el lenguaje adecuado. Todo depende del
contexto de la comunicacin. Algunas veces tenemos que escribir de manera muy
formal y en otras, la formalidad esta fuera de lugar.
Atentamente
Te mando un abrazo,
Susana
46
Para acercarse al lector
Introduccin
En Mxico, como en muchos otros pases, son numerossimos los talleres familiares, es decir,
las unidades de produccin de bienes o prestacin de servicios operadas por los miembros de
una familia y sus allegados, tales como amigos cercanos, vecinos, ahijados, compadres, etc-
tera. A nivel nacional, existen 10 millones de talleres familiares. En stos se ocupan alrededor
de 20 millones de personas, casi una cuarta parte del total de personas ocupadas en el pas.
Las actividades a que se dedican los talleres familiares son muy variadas, ya que se les observa
prcticamente en todos los sectores de la economa o ramas del aparato productivo, as como
en todas las ciudades, poblaciones o localidades, tanto urbanas como rurales. Por mencionar slo
algunos ejemplos, se pueden considerar los siguientes, aunque la lista, claro est, es inmensa (ms
adelante se incluyen algunas estadsticas sobre talleres familiares por tipos de actividad).
La naturaleza de un taller familiar se origina en los lazos civiles o sociales por los que se rela-
cionan entre s las personas que realizan actividades productivas en el taller (familiares y al-
legados), ms que por el tamao de ste, el valor de sus ventas o el nmero de personas que
integran el taller. Se trata de esfuerzos de produccin que las familias realizan para generar
ingresos para el hogar y para sus allegados, a partir de actividades que llevan a cabo los mismos
familiares y allegados. Por lo tanto, son unidades econmicas esencialmente diferentes de las
empresas (sociedades, asociaciones, personas fsicas con actividad empresarial), ya que en las
empresas quienes participan son patrones y trabajadores contratados para realizar un trabajo
de manera subordinada, de modo que las relaciones entre las personas que participan en las
empresas son de carcter laboral, mientras que en los talleres familiares, tratndose de parientes
y allegados, los lazos entre ellos son ms bien familiares, civiles o sociales. Asimismo, los talleres
familiares son distintos de las cooperativas, ya que en stas los integrantes se relacionan entre
s ms por lazos de asociacionismo entre productores independientes unos de otros en mayor o
menor grado. La legislacin vigente en Mxico desde mucho tiempo atrs reconoce esta diferen-
ciacin fundamental, como se explica ms adelante.
47
Para acercarse al lector
Actividades
Producir bienes como: Prestar servicios como:
Preparacin y venta de alimentos, como Tiendas de abarrotes o lonjas mercantiles; ver-
panaderas, tortilleras, heladeras o neveras, co- duleras, fruteras o recauderas; expendios de
cinas familiares o fondas; huevo o carnes;
Talabartera; carpinteras o fabricacin de muebles; Papeleras; sastreras; salones de belleza y pelu-
herrera; fabricacin de ladrillos o tabiques para con- queras; enmarcado de cuadros; reparaciones
struccin; hilados y tejidos; sastreras, confeccin o de aparatos electrodomsticos; reparaciones de
costura de prendas de vestir, fabricacin de cortinas; motores o vehculos automotrices, hojalatera y
produccin o reparacin de calzado; pintura automotriz, reparacin de llantas;
Produccin de artesanas; orfebrera y joyera; Transporte de mercancas, mudanzas o sitios de
taxis;
Actividades agropecuarias en parcelas o traspa- Servicios de alojamiento, como casas de hus-
tios, como cultivo de hortalizas, viveros de plan- pedes, cabaas de ecoturismo; etctera.
tas ornamentales o cra de animales; etctera.
Los talleres familiaresun negocio de tradicin donde pueden ganar todos. Infrmate!
Sugerencia Cuando planees un escrito, define con precisin al lector y analiza el contexto de la
comunicacin.
Esto te dar una buena idea sobre qu tono y qu palabras usar cuando escribas.
Cuando revises lo escrito, ajusta lo necesario, siempre pensando en el lector y el
propsito del escrito, sin ser demasiado formal o pomposo.
48
Para acercarse al lector
Estilo personal
Ahora, el aspirante ya forma parte del registro de talentos que busca reclutar a los
profesionales idneos para ocupar una vacante en la Secretara.
Estilo personal
Bienvenido (a)!
Ahora, usted ya forma parte del registro de talentos que busca reclutar a los profe-
sionales idneos para ocupar una vacante en la Secretara.
49
Para acercarse al lector
Estilo personal
Otro ejemplo: En la primera pantalla de la pgina electrnica del Infonavit, vemos otro ejemplo del
estilo personal en el que se presentan posibles preguntas de sus usuarios.
50
Para acercarse al lector
Introduccin Lleg un maestro a impartir clases a un poblado y comienza su presentacin: Seores y seoras, jvenes
y jovencitas, nios y nias! Nos encontramos aqu convocados, reunidos, arrejuntados; para educar,
conocer o aprender, un tpico, tema o asunto, trascendente, importante o de vida o muerte. El tpico,
tema o asunto que hoy nos convoca, rene o arrejunta, es el tutor, profesor o instructor de la escuela de
este municipio. En eso estaba, cuando de pronto una persona del pblico pide la palabra y le pregunta
al maestro: Oiga, y Por qu utiliza tres palabras para decir lo mismo?
Igual que el tono y el lenguaje adecuados, el contenido necesario depende del lector y del
propsito de la comunicacin.
Un buen texto evita entrar en detalles innecesarios para el lector y al mismo tiempo, incluye toda la
informacin (definiciones, ejemplos, especificaciones) que ste necesita para entender o actuar.
Qu es la Comisin?
Dentro de las instituciones que le antecedieron destacan la Direccin de Aguas, Tierras y Colo-
nizacin creada en 1917; la Comisin Nacional de Irrigacin, en 1926; la Secretara de Recursos
Hidrulicos en 1946 y la Secretara de Agricultura y Recursos Hidrulicos en 1976.
Qu es la Comisin?
Es la institucin pblica que administra y preserva las aguas nacionales para lograr su uso sus-
tentable, con la participacin de la sociedad.
51
Para acercarse al lector
M Evita inferir que el lector conoce alguna informacin. Si tienes duda sobre qu
tanto sabe tu lector acerca del texto, lo mejor ser incluir o precisar esa infor-
macin que no ests seguro de que el lector conozca.
52
Para acercarse al lector
Sugerencia Busca que tus oraciones establezcan que s hacer, o que s es, siempre que sea posible.
Antes Despus
No se aceptarn solicitudes sin la docu- Slo se aceptan solicitudes acompaa-
mentacin necesaria. das del pago y del formato SAT 5.
no omitir clasificar la informacin y clasificar la informacin y documen-
documentacin proporcionada como con- tacin proporcionada como confidencial,
fidencial, reservada o comercial reservada. reservada o comercial reservada.
El plazo de respuesta no rebasar un ran- El plazo de respuesta ser de 20 a 30
go de veinte a no ms de 30 das hbiles. das hbiles.
53
Para mejorar la presentacin
Usa encabezados
Introduccin Los encabezados comunican al lector cmo est organizado el texto. Le permiten
navegar para encontrar lo que busca y obtener los detalles necesarios. Tambin lo
ayudan a entender mejor.
Un documento con encabezados es como un aeropuerto con seales: en ambos casos
podemos llegar directamente a donde vamos, aunque no lo hayamos hecho antes.
54
Para mejorar la presentacin
Usa tipos y tamaos de letra que destaquen los encabezados y distingan claramente
su nivel.
Reflexin Ya sabemos que los lectores responden mejor a las oraciones cortas y a los prrafos bien es-
tructurados.
Sin embargo, a raz del creciente uso de los medios electrnicos, nos encontramos con que las
personas leen los encabezados y se detienen a leer slo la informacin que les interesa.
55
Para mejorar la presentacin
Introduccin Muchos lectores, cuando vemos un documento con oraciones agrupadas en prrafos lar-
gos, nos sentimos encerrados entre muros de palabras, nos da flojera leer y nos cuesta
trabajo entender.
Al usar ayudas visuales como listas, tablas y diagramas en lugar de prrafos:
logras que el documento se vea ms atractivo e invite a leer y
ayudas al lector a encontrar la informacin ms rpido.
Cuando un documento contiene instrucciones complicadas, mucha informacin o datos
numricos debes presentarlos de manera ordenada, por lo que se recomienda utilizar
listas, tablas, diagramas o grficas.
Las listas stas son tiles para resaltar las ideas ms importantes o para fragmentar la infor-
macin en oraciones ms cortas y manejables.
Las tablas stas permiten integrar y presentar datos para que se entiendan de manera rpida y
clara. Se recomienda usar tablas en lugar de extensos resmenes.
Usa... Para presentar... Ejemplo:
tabla de activi- secuencia de actividades (lineal) Actividad Descripcin
dades
56
Para mejorar la presentacin
Los diagramas Las representaciones grficas, si estn bien estructuradas, se explican por s mismas. Un diagrama
integra informacin y la representa a travs de trazos combinados con texto, lo cul facilita la
comprensin del lector.
Las grficas stas representan y relacionan grficamente una o ms series de elementos, que pueden ser
cantidades, porcentajes, periodos de tiempo, etc.
57
Para mejorar la presentacin
Usa conectores
Introduccin Los conectores son palabras que establecen las relaciones entre las ideas de un texto. Ayudan al lector
a encadenar esas ideas y a seguir la lgica del escritor.
Estas palabras unen, subordinan, objetan o hacen que las oraciones concuerden. A continuacin,
encontrars una lista de los conectores ms utilizados:
Para... Usa...
introducir el tema del texto el objetivo principal de
este texto trata de
le informo que
introducir un tema nuevo en cuanto a
en relacin con
acerca de
el siguiente punto trata de
marcar un orden en primer lugar, primero, para empezar,
en segundo lugar, segundo
adems, luego, despus
en ltimo lugar, para concluir, al final
distinguir por un lado, por otro
por una parte, por otra
en cambio
sin embargo
continuar sobre el mismo punto adems
asimismo
a continuacin
despus
luego
enfatizar es decir
en otras palabras
como se ha dicho
lo ms importante
la idea central es
hay que destacar
detallar por ejemplo
en particular
resumir en resumen
recapitulando
en pocas palabras
en conclusin
terminar
para finalizar
finalmente
58
Para mejorar la presentacin
en consecuencia
por tanto
indicar consecuencia de modo que
por esto
pues
por consiguiente
siempre que
indicar condicin siempre y cuando
en caso de (que)
con tal de (que)
en cambio
ahora bien
indicar oposicin con todo
sin embargo
no obstante
aunque
si bien
indicar objecin a pesar de que
con todo
Cassany D. La cocina de la escritura. p. 157.
Sugerencia Revisa esta lista de palabras mientras redactas un texto, ya que te ayudarn a encadenar
mejor tus oraciones y una vez terminado, le ayudarn a tu lector a seguir la secuencia
de las ideas expresadas.
59
3. Cmo empiezo?
Cuestionario Te sugerimos contestar las siguientes preguntas para revisar lo que escribiste:
para revisar
Propsito
Cul es el propsito del documento? (Procura contestar a esta pregunta con uno o ms
verbos en infinitivo)
Respuesta:
Adems del propsito, Qu trat de trasmitir?
Respuesta:
S No
Logr transmitirlo de manera clara y precisa?
Organizacin
S No
La organizacin de las ideas del documento es la ms adecuada?
La secuencia de la informacin es lgica?
El documento tiene un principio, un desarrollo y una conclusin?
La informacin se presenta con ayudas visuales?
Contenido
S No
El documento cubre las necesidades de informacin del lector?
El lector sabr qu hacer despus de leer el texto?
La informacin del documento es relevante para el tema tratado?
La informacin y los detalles son los necesarios para cumplir con el propsito?
Organizacin
S No
Cada palabra es necesaria?
El lenguaje es claro y sencillo?
Puedo reemplazar alguna palabra tcnica o muletilla por una palabra simple?
Utilic palabras positivas?
Utilic gerundios o voz pasiva?
La longitud de mis oraciones es de 30 palabras en promedio?
La construccin de las oraciones es adecuada?
El tono es el indicado para el lector y el propsito del documento?
La ortografa y la puntuacin son las correctas?
60
4. Cmo escribir...
4.1 ...Oficios?
OFICIALA MAYOR
DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN
DIRECCIN GENERAL AJUNTA DE RECURSOS
Datos de la unidad
Escudo MATERIALES administrativa
DIRECCIN DE REA emisora
No. DE OFICIO
Referencia
Sr. Eduardo Prez (Arial 10 puntos)
Institucin Fecha
Direccin Destinatario
Ciudad Asunto
Qu? 13 del mes de 2007
ATENTAMENTE
EL DIRECTOR GENERAL (Arial 10 puntos)
NOMBRE DEL DIRECTOR GENERAL Responsable
61
4. Cmo escribir...
Accesibilidad: Es la capacidad de acceso que tiene una persona para usar, visitar o acceder a un
sitio de Internet, independientemente de sus capacidades fsicas, intelectuales o tcnicas.
Las instituciones gubernamentales deben realizar un esfuerzo adicional por considerar las posibles
barreras que tienen los diferentes grupos de la sociedad para acceder a un sitio de Internet (tipo
de conexin y tecnologa disponible, discapacidades motrices o visuales, lenguaje ciudadano, etc.)
y buscar alternativas para eliminarlas o disminuirlas.
Transparencia: Los sitios de Internet de las dependencias y entidades son uno de los medios ms
utilizados por los ciudadanos para obtener informacin y para realizar trmites y servicios.
El Plan Nacional de Desarrollo 2007 -2012, establece que la informacin no tiene un beneficio real
si sta no es comprensible, por lo que las dependencias y entidades de la administracin pblica
deben poner a disposicin de la sociedad, informacin confiable, oportuna, clara y veraz. Estos
atributos tambin deben observarse en los contenidos de los sitios de Internet.
Con accesibilidad, porque un lenguaje claro permite a los usuarios acceder a la infor-
macin gubernamental sin complicaciones;
62
4.Cmo escribir...
Para comenzar Antes de comenzar a desarrollar contenidos, es fundamental considerar elementos bsi-
cos de los sitios de Internet gubernamentales, como son:
El Manual de imagen para sitios de Internet del Gobierno Federal. ste esta-
blece los elementos y las caractersticas de diseo, tamao y contenido que
deben mostrarse en un portal.
63
4.Cmo escribir...
Identificar el Una vez entendida la relacin entre accesibilidad, usabilidad y Lenguaje Claro, el punto de partida es:
propsito
Conocer el propsito general tanto de nuestro sitio y de sus diferentes secciones.
del sitio y de
Estos pueden ser:
cada seccin
Informar u orientar
Resolver un trmite
Invitar a participar
Recibir una queja
Ningn sitio o seccin es igual, algunos deben facilitar la realizacin de trmites en lnea
mientras que otros son meramente informativos, por eso los propsitos que se persiguen
deben ser claros y consistentes para as construir los contenidos que logren esos propsitos.
Un ejemplo de esto es el Portal Ciudadano www.gob.mx, ya que ste contiene informacin
general del Gobierno mexicano y a la vez informacin de trmites.
Otro ejemplo: Cul es el propsito de la seccin de Transparencia de un portal?
Informar a los ciudadanos que existe una Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental?
Publicar el artculo 7 de dicha Ley?
Invitarlo a que solicite informacin?
Probablemente todas estas preguntas sean parte del propsito de la seccin de Transparencia.
Sin embargo, al plantear el propsito de esta seccin no podemos olvidar a los ciudadanos y pensar en:
Qu es lo que ms les interesar en relacin con este tema?
Qu informacin puede ser relevante para ellos?
Los que van a leer son abogados y es importante para ellos encontrar las disposiciones norma-
tivas relacionadas con el tema?
Y si son estudiantes?
Los contenidos de los portales deben redactarse para que los usuarios encuentren las respuestas
a sus posibles preguntas.
64
4.Cmo escribir...
Identificar a los Identificar el propsito del sitio y de las secciones es importante y como vimos es funda-
usuarios mental relacionarlo con las necesidades de los posibles usuarios del sitio. Para establecer
esa relacin debemos:
Identificar las necesidades de los ciudadanos que visitan el portal.
Quines son? Son empresarios, estudiantes, ancianos o amas de casa?
Qu informacin y/o servicios buscan en el portal de la institucin?
Por qu la necesitan?
Qu tan frecuentemente la necesitan?
Cmo la necesitan?
Qu informacin necesita la institucin transmitir a esas personas?
Es muy complicado que un sitio de Internet cubra las necesidades de TODOS los usuarios
que lo visitan, por lo que se sugiere priorizar los contenidos considerando las necesi-
dades de los grupos de ciudadanos que ms lo visitan y lo que la institucin les quiere
transmitir u ofrecer.
N Existen varias maneras de identificar el perfil de los visitantes de un portal, as como
la informacin que buscan, para ello podemos considerar:
La informacin que captan los centros de atencin telefnica de la insti-
tucin.
Los correos electrnicos que reciben los administradores de los portales, as
como las reas de quejas y denuncias.
Las solicitudes de informacin que llegan a travs de las unidades de enlace.
Herramientas informticas para analizar el trfico de visitas de un portal.
Algunas de estas herramientas estn construidas en software libre, por lo que
pueden obtenerse fcilmente en Internet.
Por ejemplo: Quines sern los usuarios de la pgina de la Secretara de Educacin
Pblica?
Los nios? Los maestros? Las mams de los nios? Existen contenidos de acuerdo a
las necesidades de todos ellos en el portal?
65
4.Cmo escribir...
Cmo Construir una matriz de contenidos como la que aparece a continuacin puede ser til para iden-
relacionar tificarlos, relacionarlos y administrarlos:
propsito Este es un ejemplo de los posibles usuarios del sitio de Internet de la Secretara de Economa:
y usuarios?
Matriz de contenidos
Propsito (s) Informar
del sitio Resolver
Invitar a participar
Quin visita Qu buscan? Cmo se les proporciona Cul es el rea respon-
el sitio? esa informacin? sable de ese contenido?
Normas Micrositio de normas Oficiala mayor
Empresarios
Resolver un trmite Texto descriptivo Direccin de PYMES
Servicio social No hay N / A
Estudiantes
Estadsticas Unidad de enlace N / A
En este breve ejemplo, se proponen posibles propsitos del sitio y dos de los grupos de ciudadanos
que ms lo visitan.
En el caso de las empresas, se identificaron dos de las consultas que ms realizan y cmo se les propor-
ciona la informacin que buscan. Por ltimo, se identific el rea responsable de su publicacin.
Si se le da una lectura horizontal a la matriz, notaremos que si un grupo de empresarios busca
resolver un trmite y se les proporciona un texto descriptivo, lo ms probable es que el sitio no
cumpla con las expectativas de ese grupo de usuarios.
Considerar las necesidades de los grupos de usuarios que visitan el portal, es til para valorar:
Si la informacin contenida en el sitio es suficiente y clara?
Si necesitamos complementar un texto descriptivo con otro tipo de herramientas infor-
mticas que permitan realizar un trmite en lnea y atender mejor a los usuarios?
Si la informacin ms buscada est escondida y tendramos que colocarla en la pgina
principal?
NLa mayora de las dependencias y entidades trabajan sobre sitios que fueron creados hace algn
tiempo y se enfrentan al reto de redisear sus portales, lo que de por s ya es complicado.
En este caso, es fundamental cuestionarse si la informacin publicada es relevante para los usua-
rios que visitan el portal.
Quiz nos encontremos con informacin que no ha sido consultada en varios meses y eso significa
que no debera estar publicada.
Los contenidos de un portal no deberan ser estticos. Se recomienda definir procesos continuos
para adecuar los contenidos del sitio de acuerdo a las solicitudes de informacin, dudas y suge-
rencias de los usuarios. Esta matriz es un primer paso para identificar las necesidades de infor-
macin de los usuarios.
66
4.Cmo escribir...
Informacin relevante. Es muy til para los ciudadanos incluir una seccin en la que
los ciudadanos puedan encontrar informes y estadsticas sobre la Secretara y el sector
que atiende.
Transparencia. La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gu-
bernamental establece las obligaciones de transparencia de las dependencias y entidades
que deben incluirse en esta seccin.
Sala de prensa. Se recomienda incluir en orden cronolgico los boletines de prensa, los
discursos pronunciados por los funcionarios y las sntesis informativas.
Contacto. Es primordial proporcionar los datos completos de la institucin: Direccin
de oficinas centrales, forneas, telfonos, nmero de fax, horarios de atencin y orien-
tacin sobre quejas.
Sitios de inters. Se sugiere establecer vnculos con otras instituciones gubernamen-
tales federales o de otros niveles de gobierno, as como organismos acadmicos o inter-
nacionales ya que puede ser til para complementar la informacin relacionada con las
labores de la institucin en un contexto ms amplio.
67
4.Cmo escribir...
Cmo organizar Adems de considerar todas las recomendaciones de la seccin 3. Cmo empiezo? de este
los contenidos? manual, se recomienda organizar la informacin utilizando el estilo de la pirmide invertida o de
informacin descendente que se presenta a continuacin:
68
4.Cmo escribir...
3. Fragmentar la informacin.
Para lograr que los contenidos sean breves se recomienda fragmentar los prrafos
para crear varios segmentos en lugar de textos extensos, adems de usar listas con
vietas o con nmeros, grficas y tablas (Ver seccin Ayudas visuales).
Un texto debe ser lo suficientemente corto como para captar la atencin del lector y
darle informacin rpidamente. Ya revisamos que los prrafos extensos en documen-
tos impresos dificultan la comprensin; en una pantalla, cuidar la longitud de los
prrafos es crtico. Se recomienda escribir prrafos breves, es decir, que contengan
un mximo de 5 a 7 oraciones y que desarrollen slo una idea.
69
4.Cmo escribir...
Lenguaje Claro 4. Construir encabezados o etiquetas que describan de manera breve pero significativa el
en sitios contenido de una seccin.
de Internet
La mayora de la gente lee los encabezados ms que el texto, aprovchalos para proporcionar a
(cont.) los usuarios una visin general de la informacin que puede encontrar en el sitio y facilitar su
navegacin.
N Evita utilizar demasiados encabezados o etiquetas ya que pueden destruir la homogeneidad
del sitio.
Los vnculos son invitaciones a los usuarios para visitar otra seccin o pgina por lo que deben
usarse con cuidado para evitar distraer su atencin.
Se recomienda:
Evitar incluir demasiados vnculos en un prrafo.
Que los vnculos abran en una nueva ventana.
Evitar los De clic aqu o los Seleccione aqu
Usar en su lugar Leer ms , Si tiene sugerencias o comentarios o Utilice el formato 5-A
para
Para resaltarlas puedes escoger entre las siguientes opciones: hipertexto, negritas o colores que
contrasten con el resto del texto. Al igual que los encabezados al resaltar palabras clave se le da
la posibilidad al usuario de navegar en el contenido del sitio.
A diferencia de un texto impreso, las palabras en hipertexto ofrecen un sinfn de opciones para
el lector, en cuanto a ligas, explicaciones, definiciones, descarga de archivos, etc.
N Evita utilizar textos escritos en maysculas ya que son ms difciles de leer.
70
4.Cmo escribir...
Qu informacin
Las preguntas que los La informacin
necesita la ciudadanos se hacen con que buscan es
persona que frecuencia son
realiza un Para qu debo hacerlo? Una breve descripcin de cul es el objetivo del trmite.
trmite?
Quines deben hacerlo? El grupo o segmento de la poblacin que debe realizarlo
y en que casos debe hacerlo.
Cmo puedo realizarlo? Opciones para realizar el trmite. stas pueden ser:
Personalmente
Por correo
Por telfono
Por Internet
En qu das y horarios me Deben indicarse los das y los horarios en los que puede
van a atender? hacerse.
71
4.Cmo escribir...
Qu informacin
Las preguntas que los La informacin
necesita la
ciudadanos se hacen con que buscan es
persona que frecuencia son
realiza un
Los documentos que deben presentar.
trmite?
(cont.) El nmero y tipo de copias.
Qu requisitos debo cubrir? Los formatos requeridos y dnde pueden
conseguirse. En caso de que esta informacin
se proporcione por Internet, se sugiere crear un
vnculo al formato para que se pueda descargar.
Aproveche el nombre del formato para crear el
una liga, evite los: Haga clic, Descargue aqu,
Seleccione aqu.
Voy a obtener algn docu- Nombre del documento que se obtiene (en su caso).
mento?
El tiempo que se pueden ejercer los derechos
adquiridos una vez que el trmite se resuelve
Cul es la vigencia? favorablemente.
Se sugiere indicar las causas por las que podra
quedar sin validez.
72
4.Cmo escribir...
Recomendaciones Utilizar encabezados que pregunten como los descritos en las pginas anteri-
ores, es una manera til y amigable de transmitir informacin a los ciudada-
nos, por lo que se propone utilizarlos en textos impresos o electrnicos.
En caso de proporcionar la informacin de manera electrnica, se sugiere que
slo aparezcan las preguntas a manera de encabezados para que el ciudadano
pueda tener TODA la informacin en una pantalla.
Por ejemplo:
Para ahorrar tiempo y facilitar la navegacin a los ciudadanos que buscan infor-
macin, se recomienda crear segmentos o grupos, por ejemplo trmites para:
73
5. Repaso de grmatica
Introduccin En este ltimo apartado se presenta un repaso de aspectos que a veces nos provocan dudas en
cuanto a si estamos escribiendo de manera correcta o no.
Signos de Estos signos son como las seales de trnsito: ponen sobre aviso al lector sobre lo que sucede en
puntuacin la oracin y su relacin con otras oraciones.
Si los utilizamos de manera correcta daremos la pausa y el sentido que buscamos en la oracin.
N Cuntas veces hemos escuchado a alguien decir se perdi el juicio por una coma? Esto no es una
exageracin, en realidad, estos signos son poderossimos, de acuerdo al orginal as que ms
vale ponerles la atencin que merecen.
Nombre Signo Funcin
Indicar una pausa corta en un texto.
Se usan:
1. Para separar y enumerar los elementos de una oracin.
,
Ejemplo:
Las competencias laborales requeridas son escucha activa, manejo de
personal, conocimientos informticos y tolerancia a la frustracin.
2. Cuando se da un dato o una explicacin en medio de la
Coma oracin.
Ejemplo:
El Secretario Ejecutivo, el Sr. Alfonso Rodrguez, imparti la con-
ferencia magistral.
3. Cuando se invierte el orden de las palabras en una oracin.
Ejemplo:
En caso de no contar con la contrasea, el usuario deber solici-
tarla a la Direccin General de Informtica
Casi NO se usan:
Para separar el sujeto del verbo.
Despus del verbo.
Para separar oraciones enlazadas por y o ni, a menos
de que sean muy largas.
;
Indica una pausa media, un espacio para tomar aire.
Punto Se usa:
y coma Para dividir oraciones entre cuyo sentido no hay tanta
relacin como para poner coma, ni tan poca como para
poner punto y seguido.
74
5. Repaso de grmatica
Ms signos (cont.)
Nombre Signo Funcin
Punto y
coma
; Indica una pausa media, un espacio para tomar aire.
Se usa:
Para separar oraciones de un mismo tema en las que ya
hay comas.
Entre frases que indican una accin y su consecuencia.
En las relaciones de varios nombres seguidos por cargos.
:
de elementos.
Se usan:
Antes de una lista o enumeracin de elementos.
Antes de una cita textual.
Dos puntos Antes de poner ejemplos.
Despus de los saludos en un oficio o carta.
Despus de un verbo que ordene algo, como: ordeno,
dicto, dispongo, etc.
Puntos sus-
pensivos
... Indican que una oracin o idea no se ha concluido.
Se usan:
Para expresar duda, desconocimiento o expectacin.
Cuando se cita un texto incompleto.
Antes de citar palabras de un prrafo largo.
?
Slo la parte del texto en tono de pregunta debe ir
enmarcada entre estos signos.
Signos de En espaol siempre se usan dos: el que abre la cuestin y
interro- el que la cierra.
gacin Cuando las preguntas planteadas en el texto son varias y
sucesivas, entonces la primera oracin entre signos de inte-
rrogacin se inicia con mayscula, las dems con minsculas.
Comillas Sealar un ttulo.
Escribir una palabra nueva (neologismo) o en otro idioma
y para sugerir irona.
N Siempre se escriben antes que el punto.
75
5. Repaso de grmatica
No se escriben con das, meses, estaciones del ao, nombres de ttulos universitarios
maysculas que no estn abreviados
76
5. Repaso de grmatica
Reglas de Las palabras agudas, que tienen el acento de intensidad en la ltima slaba, slo llevan
acentuacin tilde si terminan en n, s o vocal.
Ejemplo:
direccin, evaluacin, har, adelant, pas
Las palabras graves que tienen el acento de intensidad en la penltima slaba, slo
llevan tilde si no terminan en n, s o vocal.
Ejemplo:
rbol, difcil, cncer, carcter
Las palabras esdrjulas que tienen el acento de intensidad en la antepenltima slaba,
siempre llevan tilde.
Ejemplo:
histrico, repblica, pblico, econmica, poltica
M Las siguientes palabras nunca llevan acento.
fue, fui, vio, dio, hui, fe, ti, esto, examen, volumen, imagen, tras, tesis, incluido
El acento Este acento es una seal que usamos para distinguir dos palabras que se escriben
diacrtico igual, pero con distinta funcin dentro de la oracin o con un significado distinto.
Las siguientes palabras se distinguen por medio del acento diacrtico.
Palabra Se acenta cuando es No se acenta cuando es
m /mi Pronombre personal Adjetivo posesivo
Ejemplo: Es para m. Ejemplo: Es mi documento.
Pronombre personal Pronombre posesivo
t / tu Ejemplo: T leste el reporte. Ejemplo: Tu material.
Adverbio afirmativo Adverbio condicional
s / si Ejemplo: S se realiz el pago. Ejemplo: por tu libro.
Pronombre personal
Ejemplo: Lo hizo por s mismo.
Adverbio condicional Adjetivo calificativo
slo/solo Ejemplo: Slo hizo tres viajes en su vida. Ejemplo: Edgar asisti solo al curso
N Se acenta cuando lo puedes susti- porque Adrin se enferm.
tuir por solamente
Pronombre personal Artculo
l / el
Ejemplo: Donde l naci. Ejemplo: En el nacimiento.
El verbo dar en modo imperativo Preposicin
d/ de Ejemplo: Dile que me d su informe de Ejemplo: La declaracin de impuestos
actividades maana. se hace trimestralmente
77
5. Repaso de grmatica
El acento
Palabra Se acenta cuando es No se acenta cuando es
diacrtico
ms / mas Adverbio de cantidad Conjuncin adversativa
Ejemplo: Hay ms retos a largo plazo. Ejemplo: Asisti a la reunin, mas no
emiti su voto.
Equivalente a todava sustituible por tambin, hasta, incluso
an/aun Ejemplo: An no recibe su notificacin. Ejemplo: Le notificaron aun sin hacerlo
personalmente.
Adverbio usado en una interrogacin o ad- Adverbio
miracin Ejemplo: La oficina donde trabaja.
dnde/ Ejemplo: Dnde est?
donde Usado en el estilo indirecto con su sentido
interrogativo o exclamativo
Ejemplo: Pregntale dnde lo guard.
Adverbio interrogativo de tiempo Adverbio de tiempo
cundo/ Ejemplo: Cundo viene? Ejemplo: Cuando venga se lo dir.
cuando Usado en el estilo indirecto con su sentido
interrogativo o exclamativo
Ejemplo: Pregntale cundo lo perdi.
cunto/ Adverbio interrogativo de cantidad Adverbio de modo
cuanto Ejemplo: Cunto cuesta! Ejemplo: En cuanto se enter, vino.
Adverbio de modo usado en una interro- Adverbio de modo
gacin o admiracin Ejemplo: Es exactamente como me lo
cmo/como Ejemplo: Cmo dijo? ima-ginaba.
Adverbio de modo usado en el estilo in-
directo con su sentido interrogativo o ex-
clamativo
Ejemplo: Le dijo cmo se haca.
Pronombre relativo usado en una interro- Pronombre relativo, sustituible por como
cul/cual gacin o admiracin Ejemplo: Es un personaje cual ninguno.
Ejemplo: Cul de todos?
Pronombre relativo usado en el estilo in-
directo con su sentido interrogativo o ex-
clamativo
Ejemplo: No saba cul escoger.
Interrogacin Es una respuesta
por qu/ Ejemplo: Por qu hiciste eso? Ejemplo: No salgo porque estoy enfermo.
porqu/ Es sustantivo
porque Ejemplo: Dime el porqu de tu conducta
Adverbio interrogativo Pronombre
quin/quien Ejemplo: Quin habla? Ejemplo: No hay quien me gane.
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Bibliografa
Otras fuentes de Gua de Plain Language emitida por el Gobierno Federal Australiano.
informacin Joseph Kimble, The Elements of Plain Language. Michigan Bar Journal, Oct, 2002.
OECD style guide, OECD Publications, 2005.
Orwell, Politics and the English Language, tomado del sitio:
www.resort.com/~prime8/Orwell/patee.html
Paul Merrill, On Writing Bad, tomado del sitio: www.paccs.cc.ca.us/ps2/poorwrt.htm
Sitio de Internet de Clarity http://www.clarity-international.net/home/about.htm
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