UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE HONDURAS

PRINCIPIOS GERENCIALES

Modulo # _1__

I. Datos Generales
Nombre de la Asignatura: PRINCIPIOS GERENCIALES Cdigo: PGE-1501
Unidades valorativas: 4 Duracin del Mdulo: 10 das

Objetivos Especficos:
1. Explicar cmo emplear las tcnicas de priorizacin (importante vs urgente).
2. Identificar tres Come- Tiempo y disponer de dos armas contra ellos.
3. Enumerar los tres elementos claves a la hora de delegar tareas.

Competencias a alcanzar:
Aplicar en su vida personal y profesional los principios de urgente versus importante
para realizar una gestin eficaz del tiempo.

Descripcin Breve del Foro:

Luego de haber ledo el material el estudiante dar su opinin en el siguiente Foro:

El tiempo es: Para el matemtico, una dimensin, Para el economista, dinero,

Para el meteorlogo, bueno o malo. Y para ti, 1.- Para usted qu es el
tiempo? 2.- Qu podemos hacer para gestionar mejor el tiempo? 3.-
Por qu se dice que el tiempo es un recurso no renovable? 4.- Puede
pensar en alguna forma de optimizar su tiempo laboral?

Descripcin Breve de Actividades:

Participar en el Foro 1 y leer el mdulo de esta semana, realizar tarea.

Descripcin Breve de Tareas:

Tarea Individual

Lea el artculo Como Administrar su Tiempo que encontrara en la carpeta

DOCUMENTOS Material para tareas y realice una presentacin en power point
sobre el mismo. Enve el archivo por la opcin tareas.
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II. Desarrollo de Contenido

INTRODUCCIN

El tiempo es su bien ms valioso y a la vez limitado. No puede ser vendido,

comprado o intercambiado. Este mdulo trata de como optimizar tan escaso recurso.

Cada semana, todos contamos con 168 horas. Pero depende de cada quien
aprovecharlas al mximo. Tanto en el trabajo, como en el hogar, todos podemos
beneficiarnos de hacer uso del tiempo, el recurso ms preciado, en forma eficiente.
La administracin del tiempo se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en
forma regular, para comprender la forma ms adecuada de usarlo en forma efectiva.
Manejar su tiempo le obligar a ser explcito en cuanto al valor que le da a su vida
personal y profesional, y le permitir dirigir sus esfuerzos en concordancia. Controlar
su tiempo le ayudar a mantener el equilibrio entre las mltiples presiones bajo las
cuales est sometido, facilitndole entonces el logro de sus objetivos, y evitando el
estrs y el cansancio.

URGENTE VS IMPORTANTE

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EL TIEMPO COMO UN RECURSO

Puntos Clave
En cada trabajo, dispone de algunos
recursos; por ejemplo:
Personas
Material
Instalaciones
Presupuestos
Tiempo

Utilizar su tiempo
Puntos Clave
La empresa espera que consiga resultados, haciendo un uso ptimo de los recursos a
su disposicin. El Tiempo es fundamental ya que es no renovable. Si se gasta, se
pierde para siempre. Podemos mejorar algunas habilidades que nos ayudaran a
sacarle el mejor partido. Estas son:
Planificacin
Organizacin
Toma de decisiones
Delegacin

Mejorando resultados
Es probable que el 80% de sus logros se consigan en un 20% de su tiempo. El
restante 20% requerir el 80% de su tiempo. Es el principio de Pareto, tambin
llamado regla del 80/20.

Si quiere mejorar sus resultados, tiene que asegurarse que se concentra en

actividades que ayuden a conseguir el resultado deseado.(J.D.Roman, 2004)

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LOS COME- TIEMPO

Identificar las actividades y problemas que generalmente le
impidan conseguir un uso efectivo de su tiempo. Por
ejemplo: interrupciones, telfono, reuniones, peticiones de
ayuda, vida social, etc.

Cmo solemos emplear el tiempo?

El uso del tiempo varia de una persona a otra y de un puesto a otro. Hay una
teora que nos dice que el 50% del tiempo de un gerente se ve consumido por
tareas de sistema (papeleo de reuniones, colaboradores, etc.). Un 20% es a
discrecin, es decir que podemos priorizar y seleccionar lo que vamos hacer.
Los gerentes pasan un 50% de su tiempo a solas, lo cual parece mucho, pero el
tiempo medio entre interrupciones es de 8 minutos.
Como consecuencia, el 50% del tiempo total est en contacto con los dems,
generalmente en reuniones informales, pero tambin al telfono y en reuniones
formales.
El papeleo representa un 35% del tiempo del gerente. Sin embargo, la lectura de
material externo por ejemplo: peridicos representa solo un 2%
Las interrupciones duran pocos minutos, pero a una media de 20 al da, eso
representa unas diez horas a la semana.

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GESTION DEL TIEMPO- PRINCIPIOS BASICOS

Tareas proactivas- tareas planificadas, tales como planificacin tctica,
presupuestos, formacin, informes y presupuestos, etc

Tareas reactivas- tareas no planificadas; por ejemplo: llamadas recibidas,

reuniones imprevistas, gestin de quejas, etc

A que le dedica ms tiempo? A tareas proactivas o a tareas reactivas?. Tenga un

diario de actividades para medir como emplea su tiempo en la actualidad.
(J.D.Roman, 2004)

PRIORIZACION

Identifique sus tareas habituales. De qu tipo son?

Urgente e importante: Su puesto de trabajo

depende de que se hagan bien.

Importante pero no urgente: Pueden estar relacionadas con sus objetivos

personales, o tienen un horizonte a medio- largo plazo.

No importante pero urgente: Suelen ser tareas rutinarias en las que ni

siquiera pensamos; o tareas que nos encasquetan de repente.

Ni importante ni urgente: Tareas que no suelen ser d su incumbencia

habitual, pero que pueden ser llevadas a cabo por otros.

En realidad, sin una buena planificacin del tiempo, tenemos tendencia a hacerlo
todo de forma urgente. Pero el objetivo consiste en priorizar dependiendo de la
importancia de la tarea a llevar a cabo.

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CLASIFICAR TAREAS
Debemos clasificar las tareas en tres tipos:
Tipo A: Muy importante para usted, tanto en su puesto como a nivel de
objetivos personales. Que requieren de sus habilidades especficas. Con poca o
ninguna posibilidad de delegar.

Tipo B: Medianamente importante. Otros pueden tener habilidades para llevarla

a cabo, tal vez no tanto como usted, pero con un nivel aceptable.

Tipo C: Sin importancia. Mucha flexibilidad en el nivel de exigencia o la

posibilidad de delegar. (J.D.Roman, 2004)

Ahora que hemos clasificado las tareas, veamos la urgencia que entraan:

Ahora/Muy pronto, Para ms tarde Delegar

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PLANIFICACION DEL TIEMPO

Puntos clave
Soportes de ayuda para planificar: Debe seleccionar las ms
apropiadas para planificar tanto a Corto como a Medio y
Largo Plazo.
Planificador anual de pared.
Sistema soportado por computadora
Organizador de bolsillo (por ejemplo. conectado a una Computadora)
Diario
Listas de tareas

Plan diario de tareas por hacer

Cumplimntalo cada da.
Incluya todo lo pendiente, no solo lo de hoy.
Subraya debo hacer/ empezar hoy.
En que secuencia piensa hacerlo, no necesariamente en orden de prioridad.
Tachar una vez acabado.
Apunte otras tareas que pueda llevar a cabo si sobra tiempo.
Incluya tareas personales.
Concdase un premio cuando acaba antes de tiempo.
No permita acostumbrarse a perder tiempo en tareas rutinarias.

Emplee este plan para evitar que le encasqueten tareas. Cuando alguien le aparece
con algo urgente por hacer, ensele el Plan para que vea que peticin puede tener
un impacto sobre otras tareas importantes. De esta forma, implica a su interlocutor
en el problema; y este debe, bien sea rebajar el grado de urgencia o ayudaros a
delegar otras tareas.(J.D.Roman, 2004)

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EL PROCESO DE PLANIFICACION

Una Planificacin empieza teniendo objetivos claros. Usted tiene responsabilidades y

cuentas que rendir por lo que hace. Sus objetivos han de estar relacionados con lo
que desea, y no con lo que desea su jefe.
Una vez que ha priorizado de forma realista, ya puede empezar a planificar por
mes, semana y da.
Tambin puede dejar un espacio de tiempo cada da para tareas reactivas. Por
ejemplo, si sufre muchas interrupciones por parte de clientes o empleados,
planifique de 9 horas a 10 horas como tiempo disponible.
No lo conseguir a la primera, pero vera que con el tiempo, se le hace cada vez
ms fcil.
Los planes pueden cambiar y hay que ser flexible, pero intente analizar. El plan
estaba mal hecho o simplemente me deje invadir?
Prevea tiempo para contingencias.
Calcule el tiempo para una tarea importante y adale un mnimo de un 50%.

FIJAR OBJETIVOS
A corto plazo- muy especficos y detallados
A medio plazo- ms general
A largo plazo- grandes rasgos
Fije objetivos SMART:
Especifico
Medible
Alcanzable
Realista
Tiempo Lmite

Incluya objetivos vitales para proteger el equilibrio entre vida personal/

profesional. (J.D.Roman, 2004)

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DELEGAR
Cundo?
Alguien lo puede hacer mejor?
Hay alguien, que aunque lo haga de forma distinta, puede sin
embargo, conseguir un resultado aceptable?
Hay alguien que cobre menos, que lo pueda hacer bien, por
ende ahorrando dinero?
Hay alguien que lo podra hacer ms rpidamente que usted?
Hay alguien que podra aprovechar esta oportunidad para su desarrollo
personal?
Delegar una tarea repetitiva le ayudara a ahorrar tiempo a largo plazo.

Cules son los obstculos a la hora de delegar?

Yo lo hare ms rpidamente
Tardo menos en hacerlo que en delegar
Si quieres que se haga bien, hazlo t mismo
No tengo a nadie en quien delegar
Me dirn que ese trabajo no es de su responsabilidad

Algunas pistas:
Encuentre la persona adecuada
Consulte primero
Piense a largo plazo
Delegue la tarea completa
Especifique cuales son los resultados esperados
Conceda tiempo suficiente
Delegue tanto lo bueno como lo malo
Si delega, confe
Asegrese de que disponen de los recursos necesarios. (J.D.Roman, 2004)

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El tiempo vuela?

Cuando hablamos o pensamos acerca de la forma como manejamos nuestro tiempo,

debemos ser conscientes de que estamos influenciados por una serie de ideas,
concepciones y creencias que nos han sido trasmitidas culturalmente y que se han
ido validando por las siguientes razones:

Porque reflejan experiencias vividas anteriormente

Porque no encontramos el camino o las soluciones adecuadas para su manejo.

A continuacin enunciamos y analizamos algunos de los preconceptos que tenemos y

utilizamos frecuentemente, cuando nos referimos a la utilizacin del tiempo.

El tiempo es oro
El tiempo vuela
Quisiera recuperar el tiempo perdido
El tiempo y el reloj estn en mi contra
Veo que hay personas que tienen ms tiempo que yo
No me alcanza el tiempo para nada

El tiempo no est en contra nuestra, no es nuestro

enemigo, no se puede recuperar, y diariamente
disponemos de las mismas horas para realizar nuestras
actividades.

A pesar de que creemos que el tiempo es oro, lo

derrochamos y desperdiciamos constantemente, cuando
no organizamos las actividades, cuando no cumplimos
con los horarios.

Definitivamente, para poder disfrutar de todas las reas de su vida (trabajo, familia,
personal y social), es importante aprovechar bien el tiempo designado a cada cosa.
(Microempresarial, 1998)

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Las mentiras ms habituales sobre el tiempo.

Las mentiras ms habituales sobre el tiempo se pueden or en las bocas ms

respetables. Hay quien cree que queda bien decirlas. Pero son rigurosamente
falsas.
Utilizar bien el tiempo es cuestin, sobre todo, de trabajar ms deprisa o ms
horas.
Mejorar el uso del tiempo es cosa, sobre todo, de reducir el empleado en
diversas actividades.
Hago un uso ptimo del tiempo porque realizo varias tareas a la vez.
No necesito planificar la mayora de mis actividades diarias.
Los individuos ms atareados y activos son los que logran los mejores
resultados.
Controlar el tiempo lleva a perder muchas oportunidades inesperadas pero
interesantes.
Manejar bien el tiempo supone trabajar como un robot.
Las personas de mayor responsabilidad deben trabajar ms tiempo para dar el
ejemplo. (Acosta, 2010)

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EJERCICIO 1- Cules SON SUS CRITERIOS A LA HORA DE PRIORIZAR?

Por qu hacemos lo que hacemos y en ese momento preciso?Qu criterios

seguimos a la hora de decidir lo que vamos a hacer en un momento dado? Cada uno
de nosotros tiene distintos criterios a la hora de tomar este tipo de decisiones. A
continuacin, encontraran una lista de los criterios ms habituales que empleamos.
Apunte cuales son para usted, los tres primeros en el ranking.(J.D.Roman, 2004)

SU MODELO HABITUAL DE ASIGNACION DE TIEMPOS

1 Hago lo que me gusta hacer, antes que lo que no me gusta
2 Hago ms rpidamente lo que domino que lo que no domino
3 Hago primero lo fcil, y luego lo que toma mucho tiempo
4 Hago primero lo que toma poco tiempo y luego lo que toma mucho tiempo
5 Hago las cosas para las cuales dispongo de los medios
6 Hago lo planificado (por ejemplo reuniones) antes que lo no- planificado
7 A veces hago cosas planificadas antes que cosas no planificadas
8 Respondo a las peticiones de los dems antes a que a las mas
9 Hago lo urgente antes que lo importante
10 Reacciono rpidamente ante una crisis
11 Hago las cosas interesante antes que las no
12 Hago cosas que sirven ms a objetivos personales o que son polticamente
rentables
13 Espero hasta que apremie el tiempo para empezar a moverme
14 Hago las cosas que se pueden terminar pronto
15 Reacciono dependiendo de quin lo pide
16 Reacciono dependiendo de las consecuencias que entraa para m el hacer
o no las cosas.
17 Me quito de encima las tareas pequeas antes que las grandes
18 Ataco las tareas a medida que me van llegando
19 Trabajo en funcin del impacto sobre el resto de mi equipo
20 Trabajo en base al principio de la bisagra chirriante (esa es la bisagra que
va a recibir una dosis de grasa)

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Cules SON SUS CRITERIOS A LA HORA DE DECIDIR POR QUE

TAREA EMPEZAR?

Cules son sus tres criterios principales?

1.
2.
3.
Son esos tres criterios los tres que deberan usar? Comntelo en grupo. Con la
ayuda de la lista de la pgina anterior u con cualquier criterio que le parezca
adecuado, elabore una nueva lista con los tres criterios ideales
1.
2.
3.

EJERCICIO 2- EJERCICIO DEL USO DEL TIEMPO PERSONAL

Esta actividad le proporciona un modelo para examinar como emplea su tiempo en la

actualidad.
Complete la Seccin A de forma individual, luego forme equipo con un colega para
completar la Seccin B. Revise cada tarea de forma precisa y pensada. Sea tan
honesto y preciso como le sea posible.

SECCION A
1. En la columna (I) de la Tabla de Tiempo Personal, liste las principales
responsabilidades de su trabajo, tal como definido por su organizacin.
2. Tambin en la columna(I), haga una lista de las otras actividades en las que
participa a lo largo de su semana laboral (puede incluir solo las actividades
profesionales o tambin las no profesionales, como desee)
3. En la celda a la base de la columna (II), entre la cantidad de horas que pasa cada
semana en su trabajo.
4. Estime la cantidad aproximada de horas que pasa en cada actividad listada en la
columna (l), y entre las cantidades en la columna (II).

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SECCION B
En pareja con un colega.
1. Dedique unos minutos a analizar las preguntas
2. Mirando a su tabla de Tiempo, Qu opina de la forma en la que emplea su
tiempo?
3. Pasa la cantidad correcta de tiempo en las actividades correctas?
4. Puede pensar en alguna forma de optimizar su tiempo laboral. Sea lo ms preciso
posible.
5. Por turnos, comente sus reflexiones con su colega. Recuerde que estamos
hablando de su tiempo. Solo usted puede decidir cmo mejorar la gestin de tan
valioso recurso, cuya gestin determinar en gran medida, su eficiencia y la de su
tiempo.

TABLA DE USO DE TIEMPO PERSONAL PROFESIONAL

Columna (I) Columna (II)
Responsabilidades Laborales
Principales:

Otras Actividades Laborales:

Total horas/ semana laboral:

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Bibliografa

Acosta, J. M. (2010). USO EFICAZ DEL TIEMPO. Barcelona: Profit Editorial I., S.L.

J.D.Roman. (2004). Nueve habilidades directivas. Libros en red.

Microempresarial, C. A. (1998). Manejo del tiempo empresarial. Santa Fe de Bogota,

Colombia: Centro ACCION Microempresarial.

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