CAPITULO 3; CONTABILIZACIONES

3.0.1. Creacin de un Documento Contable......................................................................................1

3.0.2 Modificacin de un Documento Contable.................................................................................7
3.0.3 Visualizacin de un Documento Contable..............................................................................13
3.0.4 Visualizacin de las Modificaciones de un Doc. Contable.....................................................15
3.0.5 Anulacin de Documentos Contables.....................................................................................17
3.0.5.1. Anulacin de un solo Documento Contable....................................................................17
3.0.5.1.a. Anulacin automtica de un Documento Contable...................................................17
3.0.5.1.b. Anulacin manual de un Documento Contable.........................................................18
3.0.5.2. Anulacin de varios Documentos Contables...................................................................19

3.0.1. Creacin de un Documento Contable

Objetivo: Introducir los datos necesarios para contabilizar un

documento.

Descripcin del procedimiento:

PATH DE ACCESO:

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Contabilizacin

Contab. Cta. Mayor

TRANSACCION: FB50

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 En primer lugar se introducen los campos de la Cabecera del Documento.

CAMPO EXPLICACIN Introducir

obligatoriamente
Fecha doc. Es la fecha de creacin del documento original. Si
Fecha contab. Fecha con la que un documento entra en la
contabilidad financiera o en la contabilidad de S
costes.
Referencia El nmero de documento de referencia contiene el
nmero que el documento tiene con la empresa No
colaboradora.
El nmero de documento de referencia sirve como
criterio de bsqueda en la visualizacin y
modificacin de documentos. En algunos casos,
en la correspondencia se imprime el nmero de
documento de referencia en lugar del nmero de
documento.
Txt. Brv. Contiene aclaraciones o notas con validez para No
todo el documento.

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CAMPO EXPLICACIN Introducir
obligatoriamente
Clase doc. La clase de documento sirve para clasificar los
documentos contables. S
Mediante las clases de documentos se pueden
obtener los libros de acreedores, deudores,
Por cada clase de documento se acuerdan
determinadas propiedades que controlan la
captura del documento o se incluyen en el mismo.
En especial se fija por cada clase de documento
qu rango de nmeros de documento se permite
para los documentos.
N multisoc. En el caso de existencia de multisociedades, se No
puede establecer una relacin lgica entre los
documentos generados por cada un de las
sociedades. Esta relacin puede ser automtica o
manual.
Sociedad La sociedad es una unidad organizativa de la S
Contabilidad externa.
Moneda Clave de moneda, en la cual se gestionan los S
importes en el sistema.
Tipo de cambio Tipo de cambio con el que se realiza la conversin No
entre moneda extranjera y moneda local
Fecha convers. Fecha para determinar el tipo de cambio a emplear No
en la conversin. Slo es necesario introducirlo
sino coincide con la fecha de contabilizacin.
Div. Partner. Divisin de la empresa colaboradora. Se utiliza No
para elaborar el balance por divisiones.

Calc. Impto. Hace que el sistema, al simular o al contabilizar, No

contabilice los impuestos automticamente.

En segundo lugar introducimos los datos correspondientes a la primera posicin

(Primera posicin del documento).

CAMPO EXPLICACIN Introducir

obligatoriamente
Cta. Mayor Cuenta que se ha de contabilizar con la siguiente S
posicin de documento.
D/H Muestra a que lado de la cuenta ( D = Debe, H =
Haber) se realiza la actualizacin de las cifras de S
movimiento.
Importe moneda Importe de la posicin de documento en la moneda
doc. del documento.

Introducimos el resto de datos que aparecen.

Una vez introducidos todos los campos posicin, se debe introducir la posicin
siguiente. De este modo se introducirn posiciones de debe y haber hasta haber
completado el documento contable que se desee contabilizar.

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Conviene recordar que los campos a rellenar en cada posicin vienen
determinados por el Status Campo que se introduce en el registro maestro a la
hora de crear una cuenta de mayor.

Ahora simulamos el documento. Pulsamos SIMULAR y obtenemos la

siguiente pantalla:

No olvidarse de GRABAR .

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Nos aparecer la pantalla inicial mostrndonos en la barra inferior en verde el
nmero de documento grabado y contabilizado.

Nota: El proceso de creacin de una factura tanto para Deudores como para
Acreedores es exactamente el mismo.

Deudores:
PATH DE ACCESO:

Finanzas Gestin Financiera Deudores Contabilizacin

Factura

TRANSACCION: FB70

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Acreedores:

PATH DE ACCESO:

Finanzas Gestin Financiera Acreedores Contabilizacin

Factura

TRANSACCION: FB60

As mismo el proceso de creacin de un abono es el mismo que el de

creacin de una factura.

PATH DE ACCESO:

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor/Acreedores/ Deudores

Contabilizacin Abono

3.0.2 Modificacin de un Documento Contable

Objetivo: Se trata de modificar los datos pertenecientes a un

Documento Contable en concreto.

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 Descripcin del procedimiento:

PATH DE ACCESO:

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Documento

Modificar

TRANSACCION: FB02

Introducir los datos del Documento Contable.

Pulsar INTRO .

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Para acceder a una posicin en concreto dentro del documento, realizar un doble
click en la posicin correspondiente ( ver pantalla siguiente).

Aparece la pantalla de la posicin seleccionada.

En color blanco aparecen los campos modificables.

Si queremos modificar la Cabecera del Documento o ver datos de la creacin

del documento (autor, da, hora creacin,etc) pulsaremos el botn ( ver

pantalla siguiente ) y para modificar los Impuestos pulsaremos el botn
correspondiente.

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Pulsar ENTER.

Nota: Est parametrizado para modificar solo el texto de cabecera y la referencia.

El importe nunca se puede modificar, para ello habr que anular el documento y
crearlo de nuevo con el importe corregido.

CAMPO EXPLICACIN Introducir

obligatoriamente
Asignacin La asignacin es una informacin adicional en la
posicin del documento. Si no introducimos No
ningn dato SAP asignar automticamente la
fecha de contabilizacin en sentido inverso. Sirve
para introducir informacin adicional.
Texto Sirve para introducir informacin adicional. No

Tambin podremos modificar varios documentos uno por uno si dentro de la

pantalla de modificacin de un documento vamos a:

Documento Otro documento

Nos saldr la pantalla siguiente:

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Damos al ENTER y podremos modificar el documento que hemos elegido.

Si pulsamos en el botn lista de la primera pantalla de este punto 3.2., nos

aparecer la pantalla siguiente:

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Rellenaremos al menos los datos en 3 campos para que se ejecute el listado de
los documentos que posteriormente queramos seleccionar para su modificacin y
damos a EJECUTAR.

Hacemos doble click encima del documento que queramos modificar.

Y nos sale la pantalla de modificacin anteriormente explicada.

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 3.0.3 Visualizacin de un Documento Contable

Objetivo: Se trata de visualizar los datos pertenecientes a un

Documento Contable en concreto.

Descripcin del procedimiento:

PATH DE ACCESO:

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Documento

Visualizar

TRANSACCION: FB03

Introducir los datos del Documento Contable.

Pulsar INTRO .

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Las visualizaciones no permiten modificar ninguna cuenta. Por este motivo
aparecen los campos en color gris.

Si queremos visualizar la Cabecera del Documento, los Impuestos, etc.. pulsar

el botn correspondiente.

En este momento si quisiramos modificar el documento visualizado deberamos

pulsar el siguiente botn:

Si nos fijamos en el men (barra blanca) en el que nos hemos situado aparece el
ttulo Modificar doc.:Posicin.. que nos indica la posibilidad de modificar el
documento en cuestin de la misma manera que se ha descrito en el punto
anterior.

Una vez modificado el documento GRABAR .

Para salir de la visualizacin dar al botn flecha verde .

Al igual que lo explicado en el punto anterior tambin podemos visualizar una lista
apretando el botn correspondiente y el procedimiento es anlogo al de antes.

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 3.0.4 Visualizacin de las Modificaciones de un Doc. Contable

Objetivo: Se trata de visualizar los datos modificados pertenecientes a

un Documento Contable en concreto.

Descripcin del procedimiento:

PATH DE ACCESO para Documentos de Mayor / Deudores /

Acreedores:

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor / Deudores / Acreedores

Documento Visualizar modificaciones

TRANSACCION: FB04

Introducimos los datos del documento contable.

Damos al ENTER y nos sale la siguiente pantalla:

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Si hacemos doble click o pulsamos sobre el botn nos
saldrn todo el historial de modificaciones tal y como aparece en la siguiente
pantalla:

Si pulsamos en el botn lupa obtendremos ms informacin acerca de su

modificacin.

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 3.0.5 Anulacin de Documentos Contables

Objetivo: Se trata de anular los datos pertenecientes a uno o varios

Documentos Contables.

Requisitos:

1. No debe contener ningn apunte compensado.

2. Que contengan apuntes a Cuentas de Mayor, de Deudores o de

Acreedores.

3.0.5.1. Anulacin de un solo Documento Contable

Existen dos posibilidades:

3.0.5.1.a. Anulacin automtica de un Documento Contable

Descripcin del procedimiento:

PATH DE ACCESO para Documentos de Mayor / Deudores /

Acreedores:

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor/Deudores/Acreedores

Documento Anular Anul.Individual

TRANSACCION: FB08

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 Introducir los datos del Documento Contable.
Pulsar INTRO para validar y GRABAR .

Si queremos visualizar el documento a anular pulsar el botn .

SAP crea automticamente el asiento contrario (reversar el documento) al que

queremos anular y le asigna internamente un nmero de documento.

3.0.5.1.b. Anulacin manual de un Documento Contable

Se trata de reversar el Documento Contable a anular. Para ello se debe crear otro
documento contrario que anule los apuntes del primero. (ver apartado 3.1.
Creacin de un Documento Contable).

El nuevo documento tendr un nuevo nmero de documento.

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 3.0.5.2. Anulacin de varios Documentos Contables

Descripcin del procedimiento:

PATH DE ACCESO para Documentos de Mayor / Deudores /

Acreedores:

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor/Deudores/Acreedores

Documento Anular Anular en masa

TRANSACCION: F.80

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Esta pantalla permite acotar el grupo de documentos contables que pretendemos
anular. (campos en color blanco).

Anteriormente a ejecutar una anulacin recomendamos crear y visualizar la lista

de los documentos a anular marcando el flag correspondiente a la ejecucin de
prueba, para posteriormente desmarcar dicho flag y realizarla realmente.

Una vez acotado el grupo de documentos a anular lo ejecutamos .

SAP asigna un nmero de documento por cada documento anulado.

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