02/07/2015

F-SG-006
CARACTERIZACIN DE PROCESOS REV. 4-2015

NOMBRE DEL PROCESO: Administracion y Finanzas NOMBRE DEL SUB-PROCESO: Cuentas por Pagar Fecha de ultima
modificacin del 08/08/2016
contenido:
TIPO DE PROCESO: Estratgico Operativo Soporte RESPONSABLES DEL PROCESO: Coordinadora de Cuentas por Pagar, Analista de cuentas por pagar.

OBJETIVO: Establecer los parmetros de control y seguridad para el desarrollo de los procesos concernientes al registro de las cuentas por pagar, requeridos por todas las reas , para los gastos ejecutados directamente
por el responsable de la Unidad Solicitante que incluyen, orden de compra, facturacin y pago.
ALCANCE: Todo lo relacionado con emisin orden de compra, registro de facturas y cuenta por pagar a los proveedores nacionales y del exterior.

REQUISITOS POR CUMPLIR DE LAS NORMAS VIGENTES: ISO 9001:2008 4.2/ 6.2.2 / 8 / 8.4 / 8.5
INTERACCIN: Todos los departamentos.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES
Planear:
1.- Recepcion y Registro de Facturas.
2.- Pagos quincenales.
3.-Presentacion de Informes Financieros. 4.-
Actualizacion de Proveedores.
SALIDAS CLIENTES
Hacer:
1.1.- Recibir facturas de las diferentes
areas con sus respectivas firmas
aprobatorias. 1.2.- Registrar Facturas
segn centro de costo en el sistema.
2.1.- Ejecutar pagos mensuales segn
credito y antiguedad de la factura.
3.1.- Elaborar Informes Financieros.
4.1.-Actualizar Proveedores segun SENIAT.

1.- Sistema de Gestin de Calidad 1.- Plan de accin para los hallazgos de auditoria.
1.1.- Poltica Integral de Gestin y Objetivos.
2.- Seguridad Fisica y Servicios 2.- Cumplimiento del cuadro de mando operacin.
1.2.- Hallazgos de auditorias
Generales. 3.- Recibos de Pagos.
1.3.- Recomendaciones para la mejora. Actuar: Verificar: 1.1.-Clientes Internos y Externos de la
3.- Abastecimiento y Suministros. 3.1.-Recibos de caja.
2.1- Cuadro de mando operacional, 1.-Establecer medidas correctivas y 1.- Llenado correcto de Facturas. Organizacin.
4.-Entes gubernamentales. 3.2.-Transferencias Electronicas.
3.1.- Solicitudes requisitorias. Preventivas en cuanto al llenado y registro 1.1.-Registro adecuado de Facturas.
5.-Empresas Privadas , Personas 4.1-Solvencia de Registro de Proveedores.
4.1.-Datos de Proveedores. de Facturas. 2.1.- El Cumplimiento de Pagos.
Naturales, Instituciones Publicas
2.1.-Conocer el grado de Satisfaccion del 3.1.- Transparencia de los Informes
cliente al cual se le realizo el pago. Financieros.
3.1.- Validar datos del Informe con datos 4.1.- Estatus de Proveedores.
registrados y establecer medidas
correctivas y preventivas si lo amerita.
4.1.-Establecer condicion de Proveedores
para su descarte o Actualizacion.

MEDICIN DEL PROCESO

DOCUMENTOS/PROCEDIMIENTOS FORMATOS/REGISTROS
FRECUENCIA DE
KPI"s META
MEDICIN
F-XP-001 Cronograma de Pagos
F-XP-002 Anticipo a proveedores nacionales
Indicador Cuenta por Pagar Nacioanles 100% Semanal
F-XP-004 Capital de trabajo funcional
P-XP-001 Gestion de Cuentas por Pagar F-XP-005 Formato Unico - Solicitud de Anticipos y Pagos
P-XP-002 Gestion de Anticipos a Proveedores Nacionales F-XP-006 Reposicin gastos de caja chica
P-XP-003 Gastos de Viajes, Anticipos y Reposiciones F-XP-007 Fondo de contingencia
I-XP-001 Guia de uso de centros de costos y cuentas contables de F-XP-008 Anticipos para hoteles
gastos. F-XP-010 Fechas de Gastos de Representacion
I-XP-002 Guia para correccion de diferencias recepcionadas vs F-XP-011 Firmas Autorizadas por Actividad Indicador Anticipos Proveedores Nacionales 100% Semanal
Facturas de cumpras F-XP-012 Abono a Factura de Proveedor nacional
Solicitudes. Planillas de trmite. Correos electrnicos.
F-XP-013 Formato Unico - Solicitud de Anticipos y Pagos- G.U.N

Realizado por: Moiss Prez Revisado por: Brenda Mendoza Aprobado por: Rebeca Parra
Cargo: Analista de Sistema de Gestion Cargo: Analista de Cuentas por pagar Cargo: Coordinador de Cuentas por pagar
Fecha: 08/08/2016 Fecha: 08/08/2016 Fecha: 08/08/2016
Firma: Firma: Firma: