PLAN DE COMUNICACIN INTERNA

1. Concepto
El Plan de Comunicacin del rea de Alumnos es un instrumento para definir las
necesidades de comunicacin entre los miembros del rea y evaluar la eficacia de las
vas actualmente utilizadas para, en su caso, optimizarlas e incorporar acciones de
mejora.
Pretendemos estructurar formalmente los canales de comunicacin evaluando el grado
de comunicacin existente en el rea.
Ventajas:
Mejorar la gestin y la eficiencia
Mejorar las relaciones entre los distintos niveles
Mejorar la comunicacin, motivacin y promover la participacin de manera que
transmitamos una imagen positiva hacia el exterior, mejorando la imagen externa de
la Universidad.
2. Responsables:
Se constituye un grupo de trabajo formado por la Direccin del rea/Grupo de Mejora.
3. Destinatarios:
Todas las personas que desarrollan su trabajo en el rea de Alumnos. Posteriormente
se procuraran extenderlo a los Centros/Unidades.
4. Diagnostico:
Bsicamente hay que distinguir
4.1. Tipos de comunicacin:
-

Descendente: desde un nivel jerrquico superior a uno inferior.

Ascendente: Desde un nivel jerrquico inferior a uno superior.

Horizontal: Entre funcionarios o personal del mismo nivel o entre los componentes
de un grupo de trabajo.

Habra que analizar los puntos dbiles de la comunicacin:

Si existe participacin e implicacin de la plantilla en los objetivos a cumplir.
Es necesaria una comunicacin ascendente para contar con la experiencia, comunicacin
y participacin de la plantilla?
Hay que considerar que existe un Buzn de Sugerencias que permite canalizar las
opiniones del personal.
Para que el diagnstico se ajuste a la realidad habra que hacer una encuesta entre el
personal.

4.2 Eleccin de medios

Para una eleccin adecuada de los medios conviene tener en cuenta el fin del mensaje y el
tipo de informacin que se desea comunicar.
a) Soporte escrito:

Memorndums
Informes
Tablones de anuncios
Buzn de sugerencias

b) Soporte electrnico:

WEB de la US
Correo electrnico / listas de distribucin
Wiki
Buzn virtual de sugerencias

c) Soporte oral:

Reuniones
Entrevistas
Telfono

4.3. Nivel de difusin

Hay que definir distintos niveles de difusin, segn se vaya a difundir la informacin a todo
el personal o tan solo a una parte.
4.4. Temporalizacin
Referida tanto al tiempo que se emplear en emitir una informacin como para actualizar
una informacin ya comunicada con anterioridad (instantnea, diaria, semanal, anual,
permanente (slo modificadas con actualizaciones).
4.5. Tipo de informacin que se va a difundir
Informacin que afecta a la normativa y a los procedimientos relacionados con los
estudiantes as como informacin institucional externa o interna que afecte al personal y al
rea.

4.6. VAS DE COMUNICACIN INTERNA

CANAL

CONTENIDO DE LA
INFORMACIN

OBJETIVO

EMISOR

Memorndum

Dictado y solicitud de
instrucciones, peticiones de
informes, emisin de informes.
NO se registran

Comunicacin entre la
Direccin, Jefes de
Servicio/otros funcionarios

Direccin
Otros

Telfono

Asuntos relacionados con el

trabajo diario que no requieren
contestacin escrita o sean
urgentes

Fluidez
Efectividad

Todos

Reuniones

Convocatoria segn
procedimiento
Debates. Sugerencias,
Propuestas.

Abordar problemas
Planificar procesos
Buscar soluciones/Decidir
Revisin procedimientos

Direccin/Jefes de
Servicio/personal

Entrevistas

Asuntos relacionados O NO
con el trabajo diario

Recabar o intercambiar
informacin

Tabln Anuncios

Informacin de inters general

Buzn
Sugerencias

FORMAL

INFORMAL

ORAL

ESCRITA

ONLINE

Segn el contenido

Informacin al personal

Segn contenido

Sugerencias

Denunciar y proponer

Todos

Correo
Electrnico

Todo tipo de informacin que

no requiera registro

Aprovechar la rapidez y su
reducido coste.
Comunicacin de manera
simultnea y masiva

Todos

Lista Distribucin

Comunicaciones dirigidas al
personal o al estudiantado

Sostenibilidad, medio
ambiente, calidad

Direccin/Jefe de
Servicio Becas

Pgina Web

Organigrama, Calidad, Normas,

procedimientos

Ofrecer informacin

Direccin
Jefes de Servicio

Wiki

Calidad, Plan de Mejora,

Encuestas, Actas, Manual de
Procesos

Ofrecer informacin

Direccin
Grupo de Mejora

5. SITUACIN ACTUAL:
1. La comunicacin interna se hace mayoritariamente a travs de correo electrnico. Todos
los miembros del rea de Alumnos disponen de una cuenta de correo. Las cuentas pueden
ser personales o Institucionales.
2. Para la difusin de informacin que afecte a todo el personal, se crearon unas listas de
distribucin cerradas dependiendo de la Direccin del rea y gestionadas por el puesto de
Gestor adscrito a la Direccin.
3. Del mismo modo, como se ha expresado, est disponible el Portal de Calidad del rea de
Alumnos (Wiki), utilizndose este medio para la comunicacin de todas las acciones de
mejora del rea, actas de reuniones, manual de procesos, encuestas de satisfaccin,
buzn de sugerencias, etc.
4. Respecto al Buzn de Sugerencias, se trata de un buzn fsico instalado en las
dependencias del rea de Alumnos destinado entre otros al personal del rea. A tal efecto
existen Formularios disponibles en los mostradores de atencin al pblico.
Simultneamente existe un buzn de sugerencias virtual al que se accede bien a travs de
la direccin de correo sugerenciasalumnos@us.es o formulario electrnico disponible en la
web del rea de Alumnos.
Modo de trabajo:
La informacin relevante en materia de calidad o gestin de personal que afecte a todo el
personal del rea, se remitir desde el puesto de Gestor adscrito a la Direccin del rea
PRIMORDIALMENTE por correo electrnico, a los Jefes de Servicio para dar difusin o bien
directamente a todos los funcionarios.
La difusin a travs del correo electrnico se podr completar con el uso de las listas de
distribucin. En cualquier momento, cualquier usuario de la lista podr remitir sugerencias o
comentarios a la informacin difundida.
Respecto a la comunicacin descendente con niveles jerrquicamente dependientes, con
motivo de la gestin de los asuntos diarios de trabajo, se realiza por diferentes medios:
memorndums, correo electrnico, telfono, reuniones
Por otro lado, los Jefes de Servicio se comunican con la Direccin por las mismas vas
indicadas en el prrafo anterior en funcin del contenido de los asuntos, .
En cualquier caso, la va adecuada de comunicacin se seleccionar en funcin de la
urgencia, del contenido de la informacin, de la necesidad de que haya constancia formal de
su emisin/recepcin (registro)

Ejemplos de procesos de comunicacin interna:

ESQUEMA FUNCIONAL
TIPO DE
comunicacin

CONTENIDO

PERIODICIDAD

EMISOR

Normas generales y especficas

relacionadas con la gestin de Alumnos

Normas estatales/autonmicas
publicadas en el BOE/BOJA
Normativa propia de la US

Sin periodicidad

Estadsticas de Acceso / Becas /

Alumnos

Estadsticas relacionadas con el

acceso a la Universidad (PAU,
Preinscripcin), Gestin de Alumnos y
Becas y Ayudas Propias

Coinciden con fechas de

celebracin de los
procesos (Acceso/Becas)
Mensual (Gestin
Alumnos/Ttulos)

Jefes Servicio

Actas de reuniones Grupo de Mejora

Calidad/ Planes de Mejora

Sin periodicidad

Grupo de
Mejora

Informes y documentos de trabajo

(instrucciones, memorndums)

Elaborados por la Direccin/Jefes de

Servicio

Formacin

Direccin
Jefes Servicio

DESTINATARIO

Jefes Servicio/
Unidad Todos?

Direccin/
rganos
superiores,
Colegiados,

MEDIOS

Correo elec/
papel

Correo elec/
papel

Todos

wiki

Sin periodicidad

Direccin
Jefes Servicio

Direccin/
rganos
superiores

Correo elec/
papel

Oferta de cursos organizados por US

de contenido diverso

Sin periodicidad

Centro de
Formacin

Segn contenido
de los cursos

Correo
electrnico

Formularios en formato electrnico

Solicitud de permisos, licencias,

vacaciones, enfermedad familiar,
exmenes, maternidad, etc

Sin periodicidad

Funcionario

Jefes Servicio
Direccin

On-Line

Formulario en formato fsico

Solicitud de permiso por Asuntos

Propios

Sin periodicidad

Funcionario

Jefes Servicio
Direccin

Papel

Anual

Direccin / Jefe
Servicio Becas

Gerencia
Vicerrectorado
Direccin rea

Correo elec/
papel

Sin periodicidad

Direccin
Todos

Todos

Papel

Sin periodicidad

Todos

Direccin

Correo elec/
Papel

Presupuesto
Anuncios tabln
Sugerencias

Previsiones presupuestarias del rea

de Alumnos y de Becas del Ministerio
y Ayudas Propias
Informacin puntual sobre temas de
inters
Comentarios del personal

6. DESCRIPCIN DEL TRABAJO

Fase I: Revisin de las actuales vas de comunicacin
Fase II: Identificacin de las necesidades de comunicacin
Fase III: Encuesta sobre la situacin actual de la comunicacin en el rea
Fase IV: Diseo del Plan / Acciones de mejora
Revisin: Evaluacin de resultados / indicadores
7. ACCIONES DE MEJORA:
1. Potenciar las reuniones como canal de comunicacin interna. Actas.
2. Mantener actualizada la informacin sobre RPT del rea de Alumnos que cambia
peridicamente. A tal efecto se dispone de una base de datos Access as como un
cuadrante en formato Word con relacin detallada del personal que presta servicios en el
rea, puesto, nivel, etc.
3. Promover la formacin en comunicacin interna: Fomentar la asistencia a cursos
relacionados con los planes de comunicacin.
4. Examinar anualmente en las reuniones del Grupo de Mejora los aspectos sobre
comunicacin en la encuesta de clima laboral de Recursos Humanos y mejorar
determinados tems
8. EVALUACIN/REVISIN:
Se analizarn los resultados de la encuesta que se lleve a cabo.
Se estudiar la incorporacin de las sugerencias que se reciban.
Indicador de medicin: Nmero de reclamaciones recibidas contra el propio plan de
comunicacin.
Objetivo: A partir de su entrada en vigor 0 reclamaciones al 4 ao.
9. ENTRADA EN VIGOR:
20 de septiembre de 2011