ASPECTOS GENERALES PARA LA ELABORACIN DE DIAGRAMAS O

REPRESENTACIN GRFICA DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Definicin de Grfica:
Un grfico o representacin grfica es un tipo de representacin de datos, generalmente ayuda
a
muchas
personas
a
cumplir
con
su
trabajo numrico,
mediante recursos
grficos (lneas, vectores, superficies o smbolos), para que se manifieste visualmente la relacin
matemtica o correlacin estadstica que guardan entre s. Tambin es el nombre de un conjunto
de puntos que se plasman en coordenadas cartesianas y sirven para analizar el comportamiento
de un proceso o un conjunto de elementos o signos que permiten la interpretacin de un fenmeno.
La representacin grfica permite establecer valores que no se han obtenido experimentalmente
sino mediante la interpolacin (lectura entre puntos) y la extrapolacin (valores fuera del intervalo
experimental).
La estadstica grfica es la descripcin e interpretacin de datos e inferencias sobre estos. Forma
parte de los programas estadsticos usados con los ordenadores.
Tipos de Grficas
Existen diferentes tipos de grficas:

Grfico lineal: los valores en dos ejes cartesianos ortogonales entre s. Las grficas
lineales se recomiendan para representar series en el tiempo, y es donde se muestran valores
mximos y mnimos; tambin se utilizan para varias muestras en un diagrama.

Grfico de barras: se usa cuando se pretende resaltar la representacin de porcentajes

de datos que componen un total. Una grfica de barras contiene barras verticales que
representan valores numricos, generalmente usando una hoja de clculo. Las grficas de
barras son una manera de representar frecuencias; las frecuencias estn asociadas con
categoras. Una grfica de barras se presenta de dos maneras: horizontal o vertical. El objetivo
es poner una barra de largo (alto si es horizontal) igual a la frecuencia. La grfica de barras
sirve para comparar y tener una representacin grfica de la diferencia de frecuencias o de
intensidad de la caracterstica numrica de inters.

Histograma: se emplea para ilustrar muestras agrupadas en intervalos. Est formado por
rectngulos unidos a otros, cuyos vrtices de la base coinciden con los lmites de los intervalos
y el centro de cada intervalo es la marca de clase que representamos en el eje de las
abscisas. La altura de cada rectngulo es proporcional a la frecuencia del intervalo respectivo.

Grfico circular: permite ver la distribucin interna de los datos que representan un
hecho, en forma de porcentajes sobre un total. Se suele separar el sector correspondiente al
mayor o menor valor, segn lo que se desee destacar.

Pictograma: Son imgenes que sirven para representar el comportamiento o la

distribucin de los datos cuantitativos de una poblacin, utilizando smbolos de tamao
proporcional al dato representado.

DIAGRAMA DE GANTT
Es una representacin grfica y simultnea tanto de planificacin como de programacin
concreta de procesos y/o proyecto desarrollada por Henry L. Gantt a principios del siglo XX.
Mediante el uso del diagrama de Gantt podemos representar y monitorizar el desarrollo de las
distintas actividades de un proceso y/o proyecto durante un perodo de tiempo, de manera fcil y
rpida.
En este tipo de diagramas se representan de forma muy clara las distintas fases de un
proceso y/o producto, de manera ordenada y en forma de grfica (barras horizontales),
permitindonos planificar y programar las distintas fases de un proceso y/o proyecto.
Los diagramas de Gantt se utiliza concretamente para:
La planificacin y programar las actividades a realizar en la resolucin de problemas.
La planificacin y programacin de tareas derivadas de procesos de mejora.
La planificacin y programacin de proyectos.
La planificacin y programacin de planes de accin.
PASOS DEL DIAGRAMA DE GANT
1. Definir el proceso y/o proyecto que deseamos planificar/monitorizar con el nivel de
detalle deseado.
2. Dividir el proceso y/o proyecto en fases o tareas, determinando la duracin de cada una
de estas.
3. Disear un cuadro o tabla colocando de izquierda a derecha y en el eje superior de las
X las unidades de tiempo. Las fases o tareas se colocaran de arriba abajo en el eje de las Y a la
izquierda.
4. Las tareas o fases se representarn mediantes barras horizontales con una longitud
equivalente al periodo de tiempo la duracin de cada una de las fases.

DEFINICIN DIAGRAMA DE FLUJO

Un diagrama de flujo es una representacin grfica de un proceso. Cada paso del proceso
es representado por un smbolo diferente que contiene una breve descripcin de la etapa de
proceso. Los smbolos grficos del flujo del proceso estn unidos entre s con flechas que indican
la direccin de flujo del proceso.
El diagrama de flujo ofrece una descripcin visual de las actividades implicadas en un
proceso mostrando la relacin secuencial ente ellas, facilitando la rpida comprensin de cada
actividad y su relacin con las dems, el flujo de la informacin y los materiales, las ramas en el
proceso, la existencia de bucles repetitivos, el nmero de pasos del proceso, las operaciones
interdepartamentales.
VENTAJAS

Facilita la obtencin de una visin transparente del proceso, mejorando su comprensin, a

travs del l conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un proceso.
Facilita tambin la seleccin de indicadores de proceso.
Permiten definir los lmites de un proceso.

Facilita el estudio y aplicacin de acciones que redunden en la mejora de las actividades e

incidir para mejorar la eficacia y la eficiencia.
Constituyen el punto de comienzo indispensable para acciones de mejora o reingeniera.

DIAGRAMAS DE PROCESO
Es una representacin grfica de los pasos que se siguen en toda una
secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento,
identificndolos mediante smbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye,
adems, toda la informacin que se considera necesaria para el anlisis, tal
como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido. Con fines
analticos y como ayuda para descubrir y eliminar ineficiencias.
Antes de que se pueda mejorar un proceso conviene elaborar un
diagrama de operaciones que permita comprender perfectamente el problema,
y determinar en qu reas existen las posibilidades de mejoramiento. El
diagrama de operaciones de proceso permite exponer con claridad el
problema, pues si no se plantea correctamente un problema difcilmente podr
ser resuelto.
Entre las acciones que tienen lugar durante un proceso se conocen bajo
los trminos de operaciones, transportes, inspecciones, retrasos o demoras y
almacenajes.

Actividad / Definicin
Operacin.- Ocurre cuando un objeto est siendo modificado en
sus caractersticas, se est creando o agregando algo o se est
preparando para otra operacin, transporte, inspeccin o
almacenaje. Una operacin tambin ocurre cuando se est dando o
recibiendo informacin o se est planeando algo. Ejemplos: Tornear
una pieza, tiempo de secado de una pintura, un cambio en un
proceso, apretar una tuerca, barrenar una placa, dibujar un plano,
entre otras.
Transporte.- Ocurre cuando un objeto o grupo de ellos son
movidos de un lugar a otro, excepto cuando tales movimientos
forman parte de una operacin o inspeccin. Ejemplos: Mover
material a mano, en una plataforma en monorriel, en banda
transportadora, entre otras.
Inspeccin.- Ocurre cuando un objeto o grupo de ellos son
examinados para su identificacin o para comprobar y verificar la
calidad o cantidad de cualesquiera de sus caractersticas. Ejemplos:
Revisar las botellas que estn saliendo de un horno, pesar un rollo
de papel, contar un cierto nmero de piezas, leer instrumentos
medidores de presin, temperatura, entre otras.
Demora.- Ocurre cuando se interfiere en el flujo de un objeto o
grupo de ellos. Con esto se retarda el siguiente paso planeado.
Ejemplos: Esperar un elevador, o cuando una serie de piezas hace
cola para ser pesada o hay varios materiales en una plataforma
esperando el nuevo paso del proceso.
Almacenaje.- Ocurre cuando un objeto o grupo de ellos son

Smbolo

retenidos y protegidos contra movimientos o usos no autorizados.

Ejemplos: Almacn general, cuarto de herramientas, bancos de
almacenaje entre las mquinas. Si el material se encuentra
depositado en un cuarto para sufrir alguna modificacin necesaria
en el proceso, no se considera almacenaje sino operacin; tal sera
el caso de curar tabaco, madurar cerveza, entre otras
Actividad combinada.- Cuando se desea indicar actividades
conjuntas por el mismo operario en el mismo punto de trabajo, los
smbolos empleados para dichas actividades (operacin e
inspeccin) se combinan con el crculo inscrito en el cuadro.

FLUJOGRAMA O FLUXOGRAMA
Es un diagrama que expresa grficamente las distintas operaciones que
componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia
cronolgica. Segn su formato o propsito, puede contener informacin
adicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las
personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, entre otros.
Es importante los flujogramas en toda organizacin y departamento, ya
que este permite la visualizacin de las actividades innecesarias y verifica si
la distribucin del trabajo est equilibrada.
FORMATOS
Los formatos impresos, son documentos fundamentales para recabar
informacin y trasmitir informacin. El formato aporta orientacin, uniformidad
y eficiencia a las operaciones repetitivas en las organizaciones y, la
especializacin de las actividades, ha hecho indispensable su utilizacin
(GOMEZ, F 1999)
PARTES DE UN FORMATO
En los formatos se pueden ubicar las siguientes partes:
Encabezado: es la zona o campo superior reservado para colocar, por lo
general el logotipo de la empresa, y el ttulo del formato, seguido del nmero
de identificacin y fecha de elaboracin del mismo. El encabezado consta de
lateral superior izquierdo (logotipo de la empresa), y lateral superior derecho
(nmero de identificacin cuando aplique).
Cuerpo principal: es donde se ubican todos los datos que forman la
estructura primordial del formato, por ejemplo: fechas, nombres de cargos,
departamentos, etc. Este se halla ubicado en el centro del formato, entre el
encabezado y la zona reservada para las firmas.
Zona de firmas: en esta zona se colocan las firmas que se requieren en el
formato, tales como: firma de elaboracin, de revisin y aprobacin, en esta
zona se encuentra el mismo (fuera del marco del formato).
FORMULARIOS

Es un documento, fsico o digital, que se disea con el propsito de que

una persona introduzca una serie de datos en l, ya sea personales, laborales,
entre otros, en algunas zonas concretas del mismo. La finalidad principal del
formulario es almacenarlo y guardarlo para que quede registrado. Los
formularios, sean del tipo que sean, se expiden para una solicitud. Es una
forma muy sencilla y, sobre todo rpida y concreta y, al mismo tiempo, facilita
la bsqueda y la tramitacin de la peticin que se realice.
OBJETIVOS DE LOS FORMULARIOS
Los formularios representan un elemento que da agilidad en la bsqueda
y la tramitacin de todo tipo de documentacin, supone un ahorro econmico e
incluso una fuente de beneficios, desde el punto de vista de la administracin,
una uniformidad de criterio y de tramitacin para todo el territorio. Para una
empresa, la elaboracin de formularios para todos sus departamentos, tambin
suponen mayor rapidez tanto en su registro como en la tramitacin del mismo.
CARACTERSTICAS
Las caractersticas mnimas que deben tener todo formulario son las
siguientes:

Sencillez en su diseo.
Cada formulario debe estar diseado para un procedimiento
especfico.
El orden en el cual se solicita la informacin debe ser realizado en
la misma secuencia en la cual se generan los datos.
Las copias deben ser hechas y distribuidas nicamente para
aquellos departamentos que manejan que manejan la informacin
que contienen los mismos.
En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de
costo/beneficio, se deben establecer formularios pre numerados.
Los formularios deben poseer espacios adecuados para las
aprobaciones y/o autorizaciones.
Todo formulario debe estar codificado bajo algn esquema, de tal
forma que se pueda lograr una identificacin o asociacin del
formato a una funcin o rea especfica y se indique la ltima
fecha de revisin.

De acuerdo a su presentacin pueden ser:

Formularios simples: documentos que estn representados por una

sola forma y que no poseen copias anexas.
Formularios compuestos poseen ms de una hoja, son elaborados
bajo un formato predefinido y se almacenan en archivos especiales.
Dentro de este regln, podemos distinguir los siguientes tipos:
-De bloques
-Talonarios

-Juego listo o snap out

-Formas continuas
De acuerdo a su uso pueden ser:
-Para originar una accin
-Para registrar una accin
-Para informar resultados
Formularios mecanizados: su elaboracin es llevada a cabo
totalmente por una computadora. Todo formulario debe cumplir al
menos con los siguientes principios:
-Facilidad para su relleno
-Reduccin de las posibilidades de error
-Esttica
-Reduccin de costos

Para disear un adecuado sistema de formularios, debemos contemplar

las siguientes etapas:
-Inventario de formularios
-Anlisis de formulario
-Clasificacin de formularios
-Codificacin de formularios
DISEO DE FORMULARIOS
El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del
mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello
se deben cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo.
Anlisis de formularios.
Consideraciones generales sobre el anlisis de formularios: Es una
operacin que requiere la habilidad y experiencia en el trabajo de formularios,
algunas veces es recomendable agotar la existencia antes de implantar los
nuevos formularios, aunque muchas veces indica la eliminacin de los
formularios anteriores e implantar los nuevos.
Requisitos bsicos para un buen anlisis:
Todo formulario, bien
analizado, debe contener una agrupacin lgica de los datos, orden de llenado,
de lectura orden conceptual y orden de importancia. Distribucin de espacio,
ttulos claros que definan su funcin dentro de la forma, instrucciones claras y
correctamente ubicadas, tamao de las letras bien proporcionada y mejor
seleccionado
CONSIDERACIONES PARA ELABORAR UN FORMULARIO
Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario
exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisin y
determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan
en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamao estndar de papel y letra

adecuada para el diseo e impresin, y de ah elaborar una lista con toda la

formacin que contendr el formulario.
Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribucin
de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano
o a mquina, evitando reas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas
sombreadas.
Una vez realizada esta revisin se procede a poner a prueba el
formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.
Requisitos bsicos:
Antes de llevar a cabo la elaboracin del formulario se debe crear una
actitud mental favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho
formulario, y sobre todo debe presentar el mtodo ms sencillo y cmodo para
el ingreso de los datos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la informacin una
vez que ha sido registrada en la respectiva forma

CONTROL DE FORMULARIOS
Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es
porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea
para:
Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se
corrige para eliminar errores.
Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de
cualquier organizacin. Los mercados cambian, la competencia en todo el
mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atencin del pblico.
Surgen materiales y tecnologas nuevas. Se aprueban o enmiendan
reglamentos gubernamentales. La funcin del control sirve a los gerentes para
responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a
detectar los cambios que estn afectando los productos y los servicios de sus
organizaciones.
Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda de los
consumidores para un diseo, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra
muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de
esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad
no solo esperan velocidad, sino tambin productos y servicios a su medida.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemtica una
serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes
de la empresa, unificando los criterios de desempeo y cursos de accin que debern seguirse
para cumplir con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el
transcurso del tiempo y su relacin con las funciones procedimientos y la forma en la que la
empresa se encuentra organizada.
Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que se utiliza como herramienta de
soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene informacin ordenada y sistemtica, en
la cual se establecen claramente los objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa,
lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin.
Clasificacin de los manuales administrativos
La clasificacin de los Manuales puede resumirse en Generales y Especficos, siendo los
Generales aquellos que contienen informacin de aplicacin universal para todos los integrantes de
la organizacin y Especficos los que su contenido est dirigido directamente haca un rea,
proceso o funcin particular dentro de la misma.
Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen dentro de las
empresas, para efectos de este texto se hace nfasis en tres tipos de manuales, los cuales son los
que ofrecen mayor aporte para la comprensin del tema central objeto de estudio:
Manual de organizacin: Es un manual que explica en forma general y condensada todos
aquellos aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes
para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella. En trminos generales, expone con
detalle la estructura de la empresa, seala las reas que la integran y la relacin que existe entre
cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales.
Manual de normas y procedimientos: Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a
travs de la descripcin de los procedimientos que se utilizan dentro de la organizacin y la
secuencia lgica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo
y evitar su alteracin arbitraria. Ayudan a facilitar la supervisin del trabajo mediante la
normalizacin de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios
dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditora administrativa, la evaluacin del control
interno y su vigilancia.
Manual de puestos y funciones: Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones
especficas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a travs de la
descripcin de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que
estn divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e
intereses similares, definiendo las caractersticas de cada puesto de trabajo, delimitando las reas
de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada funcin de la
organizacin.
Ventajas de contar con manuales administrativos dentro de una empresa
Logran y mantienen un plan de organizacin.
Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y de sus
propios papeles en la empresa.
Facilitan el estudio de los problemas de organizacin.
Sistematizan la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones en la organizacin.
Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la organizacin.
Evitan conflictos jurisdiccionales y de funciones.
Ponen en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos niveles.
La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluacin de puestos y
como medio de comprobacin del progreso de cada quien.
Son una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar.

Ayudan a hacer efectivo los objetivos, las polticas, los procedimientos, las funciones, las normas,
entre otros.
Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs del tiempo.
Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal.
Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.
Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del
supervisor se puede circunscribir al control por excepcin.
Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecucin de un trabajo determinado.
Sirven como base para la realizacin de estudios de mtodos y sistemas, con la finalidad de lograr
la agilizacin, simplificacin, automatizacin o desconcentracin de las actividades que se llevan a
cabo en las dependencias.
Auxilian en las labores de auditora administrativa.
Cmo elaborar un manual administrativo
Contar con manuales es fundamental, ya que nos sirven de apoyo y brindan soporte a la estructura
de la organizacin.
Pero para elaborarlos es necesario ejecutar ciertas etapas que nos permitirn obtener de manera
ptima un manual administrativo sin importar el que fuere, entre esas etapas estn, el estudio
preliminar que es lo primero en realizar, ya que con esto podemos conocer en forma global las
funciones y actividades que se realizan en el rea o reas donde se va a actuar.
Posteriormente se realiza la recopilacin de la informacin, el cual consiste obtener una
descripcin lo ms detallada y exacta posible de cmo se desarrollan las operaciones que integran
el procedimiento y para recopilar dicha informacin se hace uso de diversas tcnicas, como la
investigacin documental que es la revisin de los archivos de la institucin, la observacin directa
que es ver de manera presencial cmo se ejecutan las actividades en la empresa, la encuesta que
es un cuestionario aplicado a los empleados y por ltimo la entrevista, la cual nos permite
interactuar a travs de una serie de preguntas con los altos directivos de la organizacin.
Una vez concluida esta etapa se procede a registrar la informacin, en donde registramos los
hechos aplicando un criterio de discriminacin.
La integracin de la informacin consiste en el orden y sistematizacin de los datos a efecto de
poder efectuar su anlisis.
Y la ltima etapa que es propiamente el anlisis de la informacin que es el estudio de cada uno de
los elementos que integramos en la fase anterior, al finalizar esto, obtenemos el diagnstico que
refleja la realidad de la empresa, procedemos entonces a solicitar la publicacin del contenido,
para dar a conocer los objetivos y funciones de manera general de la organizacin, as como las
bondades que resultan al elaborar manuales administrativos para una empresa.

SIMPLIFICACIN DEL TRABAJO

A nivel empresarial el concepto de la Simplificacin del Trabajo, no es ms que la labor que se
realiza constantemente a travs de la utilizacin de planes organizados, que sirven para la
aplicacin de mejores tcnicas que faciliten la ejecucin de las tareas.
Desde un punto de vista administrativo, la Simplificacin del Trabajo es cualquier mtodo, artificio
recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido para ejecutar una labor
determinada y es concebida fundamentalmente como una tarea permanente con el objeto de
minimizar las tareas ordinarias propias de toda organizacin.

Dentro de algunos de los objetivos de la Simplificacin del trabajo a nivel organizacional se

encuentran los siguientes:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

Reducir al mnimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada tarea, ya sea
mental o fsica.
Mejorar el funcionamiento organizacional, a travs de mtodos tales como la redistribucin
de funciones, la eliminacin, reduccin y combinacin de fases de una actividad o labor y
la nivelacin o tabulacin del trabajo.
Optimizacin y aprovechamiento de los recursos disponibles.
Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las reas que la integran.
Reduccin del nmero y el costo de las operaciones administrativas, mediante la
disminucin de trmites y la combinacin, unin eliminacin de formas impresas.
Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir desplazamientos y tiempos
innecesarios.
Satisfaccin del personal con su trabajo y mayor disposicin del mismo al encomendarle
una labor o tarea.
Mejora la supervisin, ya que se estimula la iniciativa personal del trabajador.
Mejor atencin al pblico, al disminuir el tiempo dedicado a las actividades de trmite de
documentos y trabajo rutinario.
Renovacin del inters del empleado por su trabajo, resultado de una comprensin ms
clara del objetivo de su tarea y de su relacin con otros trabajos dentro de la oficina.

La Simplificacin del trabajo a pesar de ser una labor eminentemente de lgica y sentido comn,
tambin debe ser apoyada por tcnicas administrativas que puedan ayudar a la comprensin y
faciliten su aplicacin.
Para lograr una aplicacin ms efectiva se han desarrollado muchas tcnicas que facilitan la labor
de anlisis y estudios que se realizan para lograr la simplificacin del trabajo, se aplican
secuencialmente y a criterio del investigador, las cuales pueden ayudar a comprender o cuestionar
cada uno de los aspectos evaluados, siendo las ms conocidas y aceptadas las siguientes.
La medicin del trabajo: Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se est
realizando. Disponer de datos exactos acerca del volumen de trabajo a menudo significa la
diferencia entre una solucin realista y otra terica. Conociendo como se obtiene cierta cantidad de
produccin de trabajo, se pueden mejorar los mtodos empleados para su realizacin, reajustar la
asignacin de tareas, aliviar en general la carga de trabajo y eliminar congestiones. Tambin ayuda
a detectar rpidamente los problemas, indicando dnde hay desigualdad de responsabilidades.
La medicin del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario, un plan o programa que devuelva o
conserve en la empresa el equilibrio necesario para lograr mayor eficiencia. Adems ayuda a
detectar los embotellamientos o cuellos de botella y a constatar los requerimientos del personal.
Cuadro de distribucin del trabajo: El principio bsico de una buena administracin es el
mantenimiento de una buena distribucin del trabajo, de forma tal que sean utilizadas debidamente
todas las facultades laborales y personales de los empleados. Siempre que existan dos o tres
personas trabajando juntas se presentar el problema de la distribucin de las funciones, por lo
cual se deber aplicar el grfico de distribucin del trabajo.
Este cuadro es la tabulacin del trabajo efectuado por el empleado dentro de un grupo u oficina
determinada. La elaboracin del mismo es el primer paso en el programa de simplificacin del
trabajo, es el indicador de los puntos dbiles, as como de aquellos que debern estudiarse con
detenimiento, aplicando las tcnicas del programa.

Este cuadro de distribucin demuestra el trabajo que se ejecuta en una oficina, qu empleados
desempean las diversas actividades, as como el tiempo necesario para su ejecucin. Permite
hacer una redistribucin ms eficaz del trabajo.
Estudios de tiempos y movimientos: Para realizar una adecuada medicin del trabajo, es
necesario realizar estudios de tiempos y movimientos para cada uno de los procesos y sus
actividades componentes, as como tambin para las funciones independientes que se realicen
dentro del rea.
La metodologa es simple, como su nombre lo indica es medir el tiempo efectivo en el que se lleva
a cabo cada actividad, funcin y/o proceso y determinar bajo parmetros estadsticos la eficiencia
con la que se estn realizando. Se basa en los principios del balance de lnea y de la economa de
movimientos, que se refieren a la distribucin del trabajo, al uso de las manos y el cuerpo humano
y al diseo y empleo de las herramientas con la finalidad de realizar el menor esfuerzo posible.
Diagrama de procedimientos o procesos: Los diagramas de procedimientos ayudan a los
analistas a comprender en su totalidad los trmites actuales de una dependencia u oficina y
tambin sirven para la bsqueda de mejoras, adems permiten discutir los trmites ms
eficazmente con el personal operativo.
Describe un listado en forma secuencial de las actividades que conforman el proceso en estudio y
paralelamente utiliza cinco figuras distribuidas en columnas independientes, las cuales demuestran
las actividades operativas, de transporte, de inspeccin, de almacenamiento y espera, su
interrelacin y los tiempos de duracin de cada una de ellas.
Flujogramas: surgieron como consecuencia del diagrama de procedimientos o procesos, su
diferencia radica en que no se realiza el listado de actividades que conforman el proceso, sino que
se van describiendo directamente dentro de las figuras que se han diseado para ilustrarlo.
Para su elaboracin existen alrededor de quince figuras, las cuales a su vez sirven de base para el
diseo de los mismos, sin embargo es comn encontrar figuras diferentes creadas por el
investigador, dependiendo del grado de complejidad de los procesos o la creatividad que desee
introducir en ellos.
Grafica de la distribucin fsica de la oficina y distribucin en planta: La grfica de distribucin
fsica de la oficina pretende la optimizacin del crculo de trabajo, distribuyendo los puestos
adecuadamente para cada una de las actividades que se deben realizar, utilizando la mejor
combinacin posible, adecuando el mobiliario y equipo dentro del espacio disponible de la manera
ms racional, para lograr los objetivos de la oficina evitando prdidas de tiempo.
Por su parte la distribucin en planta es la organizacin del espacio fsico en el cual se encuentran
los recursos que servirn para la fabricacin de un bien o servicio y que tambin consiste en
determinar la ubicacin de los sitios de trabajo de la maquinaria, equipo y materiales en general,
tomando en cuenta el posible incremento en el nivel de la demanda y de la capacidad instalada.
Ambas tcnicas persiguen los mismos objetivos, la diferencia fundamental es que la distribucin
fsica de la oficina se basa en los puestos de trabajo administrativos, mientras que la distribucin
en planta se basa en la maquinaria y equipo y materiales.
Diagrama de recorrido: El diagrama de recorrido es una tcnica bsica para realizar la
distribucin fsica de la oficina y/o distribucin en planta, se fundamenta en la bsqueda de la
facilitacin del flujo de trabajo a travs de la reduccin de actividades de transporte innecesarias y
el anlisis del traslado del personal, materiales, productos y papelera en general dentro de las
reas integrales de la organizacin.

Elaborar el diagrama de recorrido ayuda a visualizar el por qu existen tiempos ociosos y cuellos
de botella que no dejan fluir eficazmente los procesos dentro de las oficinas, planta de produccin
o empresa en general.
Grafica de Gantt: Es un mtodo de planeacin y programacin, se le denomina tambin grfica de
barras y tiene por objeto controlar la ejecucin simultnea de varias actividades que se realizan
coordinadamente, consiste en una matriz de doble entrada que lleva en las columnas el tiempo de
duracin y en los renglones la identificacin de las actividades.
Establece el orden de la ejecucin de las actividades y la relacin de dependencia que existe entre
cada una de ellas, adems permite la revisin y control entre lo ejecutado y lo planeado.
Grafica CPM: es un mtodo de trayectoria crtica, eficaz para la planificacin, programacin y
control de toda clase de proyectos. Su estructura bsica consiste en un diagrama o red de flechas
que representan grfica, lgica y secuencialmente el desarrollo de las actividades o tareas que
componen el proyecto, con miras a economizar tiempos, utilizar eficientemente los recursos
disponibles, e indicar previamente los cuellos de botella.
Su finalidad es determinar el tiempo ms temprano posible en el que pueden concluirse todas las
actividades que lleguen a un evento determinado, la mayor cantidad de tiempo de duracin de
todas las actividades que convergen en un evento, se calcula de izquierda a derecha y en forma
progresiva sumando al tiempo inicial el tiempo de la actividad posterior.
Grafica PERT: es una tcnica utilizada para el planeamiento, programacin y control de procesos
productivos provistos de factores cuantitativos. Como el CPM se basa en el estudio de la
trayectoria crtica, en el grfico de flechas que representan el trabajo que debe realizarse para
alcanzar un objetivo distinguindose de otras tcnicas por el grado y utilizacin de la estadstica.
Est orientado hacia la evaluacin del progreso de un proyecto, pone de manifiesto sus principales
problemas reales o potenciales, proporciona informacin precisa del estado del mismo, predice la
verosimilitud de alcanzar los objetivos y determina el menor tiempo en el cual puede realizarse.