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Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
ADMINISTRACIN DE VERSIONES
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
V.
Fecha
Proceso/Modificaciones
Autores
1.0
25/05/2015
2.0
26/06/2015
Finalizacin y ajustes
Ricardo Monsalve
Convalidaciones de Superior
TABLA DE CONTENIDO
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
INTRODUCCIN ........................................................................................... 8
25-05-15
OBJETIVO .................................................................................................... 10
2.0.
ALCANCE ................................................................................................... 12
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
GENERALIDADES .......................................................................................... 14
ICONOS DE GESTIN................................................................................... 14
BOTONES DE ACCIN .................................................................................. 18
Consultar ............................................................................................... 50
Trmites pendientes por pago .................................................................... 52
Salir del sistema ...................................................................................... 55
TABLERO DE ASIGNACIN MIS ASIGNADOS ...................................................... 56
RECEPCIN Y VERIFICACIN DOCUMENTAL .................................................. 58
ASIGNACIN DE SOLICITUD A PROFESIONAL ................................................. 66
REVISIN TTULO Y/O INSTITUCIN .............................................................. 71
VALIDACIN DE LA LEGALIDAD....................................................................... 78
ANALIZAR Y DETERMINAR CRITERIO DE CONVALIDACIN ................................. 86
CONSULTA INTERNA..................................................................................... 89
EVALUACIN ............................................................................................. 89
AUTO DE ARCHIVO LEGALIDAD ...................................................................... 92
PROYECTO DE RESOLUCIN POSITIVA POR ACREDITACIN ........................... 97
REVISIN DE RESOLUCIN CONVENIO..................................................... 101
APROBACIN DE RESOLUCIN AUTO ARCH LEGALIDAD.............................. 105
IMPRESIN Y ANEXO DE RESOLUCIN FIRMADA Y ENUMERADA ..................... 109
TABLA DE IMGENES
Cdigo
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Fecha de
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2.0.
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Cdigo
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2.0.
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Cdigo
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Convalidaciones de Superior
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Fecha de
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Imagen 133.
Imagen 134.
Imagen 135.
Imagen 136.
Imagen 137.
Imagen 138.
Imagen 139.
Imagen 140.
Imagen 141.
Imagen 142.
Imagen 143.
Imagen 144.
Imagen 145.
Imagen 146.
Imagen 147.
Imagen 148.
Imagen 149.
Imagen 150.
Imagen 151.
Imagen 152.
Imagen 153.
Imagen 154.
Imagen 155.
Imagen 156.
Imagen 157.
Imagen 158.
Imagen 159.
Imagen 160.
Imagen 161.
Imagen 162.
Imagen 163.
Cdigo
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1212
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2.0.
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Convalidaciones de Superior
Introduccin
Cdigo
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Fecha de
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Versin:
INTRODUCCIN
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
La solicitud de convalidacin de educacin superior cuenta con varias etapas: inicia con
el proceso de pre registro y solicitud de la convalidacin, recepcin y verificacin
documental, radicacin de la solicitud y pago electrnico, verificacin de la informacin
(institucin y ttulo), validacin de la legalidad, anlisis de la convalidacin, ciclo de
aprobacin, impresin y anexo.
Partiendo de lo anterior se hace necesario la creacin del presente manual en el cual se
detalla cada una de las etapas y los roles que intervienen en ellas.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Objetivo
OBJETIVO
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
10
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Alcance
11
ALCANCE
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
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1212
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Contextualizar y guiar a los usuarios de forma clara, bien sea los ciudadanos como
solicitantes y a los funcionarios de Ministerio de Educacin Nacional en el proceso de
convalidaciones de educacin superior, cubriendo todas sus etapas, esto quiere decir
desde el registro del solicitante hasta la expedicin de la resolucin bien sea auto archivo
de legalidad (negacin) o resolucin por convenio, caso similar, acreditacin o evaluacin.
Cabe aclarar que la solicitud de convalidacin de educacin superior, no garantiza el acto
administrativo, si existe incoherencia o carencia de soportes de los estudios realizados.
Solo se garantiza el manejo y entendimiento del aplicativo.
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Cdigo
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Fecha de
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2.0.
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Convalidaciones de Superior
Generalidades
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GENERALIDADES
Cdigo
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Iconos de Gestin
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A lo largo del proceso, los usuarios visualizan y pueden hacer uso de los iconos de gestin.
Estos iconos se encuentran ubicados a la izquierda de cada solicitud. Dependiendo de la
etapa se cuenta con cuatro o cinco iconos de gestin. A continuacin se explica el
funcionamiento de cada icono con una imagen de ejemplo.
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Ver documento: Muestra el formato pre diligenciado por parte del convalidante.
El documento se puede leer y configurar para imprimirlo pero no permite realizar cambios
en los datos.
14
Ver gestin: Muestra las acciones realizadas en el proceso por el usuario en sesin
Cdigo
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1212
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Ver expediente: Muestra a la izquierda de la pantalla las etapas que se han cumplido
en el proceso y a la derecha los documentos adjuntos al mismo, ofreciendo la posibilidad
de leerlos
Ver flujo: Muestra todas las etapas del proceso a la izquierda de la pantalla y a la
derecha la trazabilidad y el responsable de cada una de ellas. Las tareas con sus sub
tareas se presentan en forma de rbol, mientras estn activas se ven en color verde, a
medida que se vayan cumpliendo o cerrando cambian a color negro.
15
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
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Versin:
1212
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Documento etapa: Estos dos iconos reciben el mismo nombre y obliga al usuario
a realizar una accin, puede ser un documento nuevo o un complemento al documento
principal. En algunas etapas se requiere la elaboracin de este proceso antes de la tarea
relacionada al icono ver documento. Normalmente las acciones del icono documento
etapa se deben radicar y finalizar para continuar con el proceso.
Si el icono
es el primero que se visualiza significa que el documento a trabajar se va
a crear en ese momento, adems al dar clic sobre l cambia al otro modelo de icono.
Si desde un inicio se visualiza el icono
representa que el documento ya est creado y
que se debe diligenciar una parte del mismo.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
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2.0.
Manual de usuario
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Botones de accin
Cdigo
Consecutivo:
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1212
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2.0.
Manual de usuario
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
20
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
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1212
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
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1212
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
asignadas
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2.0.
Manual de usuario
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
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1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
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Registro de usuarios
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REGISTRO DE USUARIOS
Cdigo
Consecutivo:
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2.0.
Manual de usuario
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
Si es la primera vez que un ciudadano ingresa al sistema para radicar una solicitud de
convalidacin de estudios superiores debe registrarse, para esto debe dar clic en el link
Registro persona natural.
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2.0.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
Datos personales: La informacin que se pide es la del convalidante, tal como tipo
de identificacin, nombres, apellidos, gnero y lugar de expedicin del documento
de identidad.
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Validacin de seguridad: En esta parte del formato se deben digitar los caracteres
que se visualizan en pantalla tal como aparecen, si no se ve bien o si son confusos
se da clic en recargar imagen y posteriormente clic en el botn registrar.
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Diligenciados todos los campos correctamente del formulario de registro, el sistema lanza
un mensaje.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
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Cambio de clave
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
Una vez registrado el convalidante, puede solicitar el cambio de clave, para esto solo
basta con dar clic en el link cambiar contrasea de la ventana autenticacin de usuario.
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
El sistema trae a pantalla una nueva ventana, en la cual pide digitar la clave actual, la
nueva clave y verificacin de la nueva clave. La nueva contrasea debe contener mnimo
6 caracteres. Para terminar el proceso se da clic en el botn cambiar.
29
Olvid su contrasea?
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
Si el convalidante olvida la clave que digit al momento del registro, puede solicitarle al
sistema recordar su contrasea. Este link se encuentra en la ventana de autenticacin de
usuario.
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Recordar contrasea consiste en enviar al correo electrnico del solicitante una nueva
contrasea para que pueda acceder al sistema.
Tan pronto ingresa debe cambiar la contrasea asignada por una personal.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Interfaz de usuario
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INTERFAZ DE USUARIO
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Al dar los pasos anteriores el solicitante tendr el primer encuentro con el sistema general
de convalidaciones de educacin superior.
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Top o encabezado
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Barra de mens
Es el rea en el cual se presentan las opciones y herramientas que puede utilizar el
solicitante.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Mis asignados
Hace referencia a las tareas que le sean
establecidas al usuario en sesin. Dicha
tarea puede ser el anexar un documento
faltante a su solicitud.
Mis asignados se visualizan en la parte inferior de la barra de mens y cuenta con el
nombre de la etapa o proceso a la izquierda de la ventana y los semforos a la derecha
(ver funcionalidad de los mismos en el captulo generalidades).
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
El ciudadano tambin puede revisar el acta de compromisos dando clic en el icono ver
expediente
al solicitante.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
Para resolver una tarea relaciona, el solicitante debe dar clic sobre el botn que tenga
un nmero diferente de cero, para el ejemplo semforo verde a tiempo. El sistema
despliega la tarea relacionada, mostrando inicialmente los iconos de accin (ver
capitulo generalidades), el nmero de radicado, el proceso etapa, la fecha de inicio,
de vencimiento y el nombre del convalidante.
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Los documentos a anexar deben estar previamente escaneados en formato PDF o como
imagen ya que solo acepta este tipo de archivos.
Si son varios se puede hacer uso del icono duplicar bloques para adjuntar uno a uno
lo pedido. Debajo de los bloques de los adjuntos se puede digitar una observacin o
comentario por parte del convalidante.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Para enviar los documentos faltantes se debe hacer uso de los botones de accin
ubicados en la parte superior de la ventana (ver la funcionalidad de cada botn en el
captulo generalidades).
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
En Mis Asignados el estudiante visualiza el proceso o etapa activa con estado prrroga.
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Mis originados
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Si se da clic en el botn que tenga un nmero diferente de cero se despliega una nueva
vista.
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Si acepta los trminos emerge el formulario para diligenciar por parte del convalidante.
Los iconos, botones de accin y dems caractersticas de los campos del formato se
explican a profundidad en el capitulo generalidades de este mismo manual.
En la parte superior del formato se pregunta si desea ser notificado electrnicamente (al
correo electrnico) de no aceptar todas las notificaciones se realizan a la direccin
suministrada en el registro.
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
2. Datos personales del convalidante: La informacin que se visualiza son los datos
personales del convalidante tomada del registro, no es modificable desde este
formulario.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
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El sistema retira la lupa y permite digitar el nombre sin tener que validarlo.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
En el campo posible equivalencia del ttulo a convalidar, se debe elegir una de las
opciones ya que son las nicas validas en Colombia.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Cuando el archivo se adjunta correctamente se visualizan dos nuevos iconos, los cuales
permiten ver el anexo o eliminarlo (ver captulo generalidades).
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Consultar
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Si ya pas por esta etapa (verificacin documental) se genera el cobro por el trmite.
Al dar clic en el men trmites pendientes por pago se despliega una nueva ventana, en
la cual se visualiza el icono ver documento, el nmero de pre radicado, el nmero de
radicacin, el ttulo a convalidar, la institucin que otorga el ttulo y el nombre del
convalidante.
convalidacin de ttulos
52
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
En la parte superior del formulario se encuentra un nuevo botn de accin para realizar
el pago.
El sistema lanza una ventana con la lista de bancos para que el convalidante seleccione
la entidad por medio de la cual va a realizar el pago. Solo basta con dar clic sobre el
ubicado a la derecha de la ventana.
53
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Seleccionando la entidad se extiende una ventana propia del banco para que el usuario
puede realizar el pago en lnea.
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1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
55
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
56
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Recepcin y Verificacin
Documental
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Dando clic en cualquiera de los botones que tenga un nmero diferente de cero se
despliegan las solicitudes asignadas.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
En la parte superior de la ventana se encuentran los botones para seleccionar todas las
asignaciones, para finalizar etapa o para reportar actividad (Ver funcionalidad en el
captulo Generalidades). Cada solicitud cuenta con cinco iconos de gestin (ver
funcionalidad en el mdulo generalidades), el nmero de pre-radicado, el nombre de la
etapa, el asunto, fecha de radicacin, fecha de vencimiento y el responsable
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
59
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
60
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Al dar clic en el botn Radicar se plasma el nmero de radicado y por medio del
botn generar PDF se imprime, para ser entregada al estudiante.
Con este link se crea una tarea para el convalidante, la cual consiste
en adjuntar el o los documentos faltantes. El sistema toma del formulario
de pre inscripcin los documentos mnimos exigidos para la
convalidacin, de faltar un documento especial por ejemplo el
61
1212
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Al radicar el acta solicitando los documentos el sistema genera el nmero de radicado para
ese requerimiento.
62
Para que pase el requerimiento al convalidante se debe seleccionar la solicitud y dar clic
en reportar actividad, eligiendo en Estado: Traslado al solicitante.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
64
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Asignacin de solicitud
a profesional
65
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Esto nos lleva directamente a la pantalla de mis Asignados en donde se visualiza la etapa
correspondiente a CNV Asignacin de solicitud a profesional de convalidaciones.
Para continuar, es necesario dar clic sobre el semforo correspondiente, aquel con un
nmero diferente de cero. Esto lista los procesos relacionados.
66
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Para continuar, se debe dar clic sobre el icono correspondiente a documento etapa .
Esta accin abre un formulario en donde se debe seleccionar el profesional pertinente para
realizar la convalidacin.
Una vez seleccionado el profesional, se debe dar clic sobre la opcin del men Radicar y
Cerrar. Al hacer esto se abre una ventana de confirmacin.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Dar clic sobre el botn Aceptar. Se visualiza una ventana de cierre satisfactorio.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
69
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
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2.0.
Manual de usuario
El funcionario encargado de esta labor, encuentra dentro de sus tareas una denominada
revisin ttulo y/o institucin.
Convalidaciones de Superior
Pulsando el botn del semforo que tenga un nmero diferente de cero, el sistema despliega
la lista de solicitudes pendientes. Cada solicitud cuenta con cinco iconos de gestin (ver
la funcionalidad en el captulo generalidades).
El funcionario debe verificar la existencia de esta institucin y su legalidad, al igual que los
ttulos que otorga. Si la institucin cumple con los requisitos debe agregarla a la base de
datos del sistema, para esto se debe dar clic en el icono documento etapa, el sistema
lanza el formato actualizacin de institucin convalidante.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Se debe dar clic sobre el vnculo Administrar Instituciones, lo que abre un formulario en
donde se debe anexar la Institucin.
72
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
1212
25-05-15
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Para agregar o actualizar una entidad educativa se debe dar clic sobre el icono del ms
, e ingresar la informacin correspondiente, diligenciando cada uno de los campos.
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1212
25-05-15
As mismo, se debe dar clic sobre el vnculo Administrar Ttulos y realizar la actualizacin
del ttulo en la base de datos.
2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Para agregar o actualizar un ttulo del extranjero se debe dar clic sobre el icono del ms
, e ingresar la informacin correspondiente, diligenciando cada uno de los campos.
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2.0.
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Convalidaciones de Superior
Una vez actualizadas tanto la institucin como el ttulo, se procede a dar clic sobre la
opcin Radicar y Cerrar ubicada en la parte superior.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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2.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Se abre una ventana de cierre satisfactorio de la etapa. Dar clic sobre el botn Aceptar.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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2.0.
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Validacin de la
Legalidad
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VALIDACIN DE LA LEGALIDAD
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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Esta etapa es fundamental para continuar con el trmite. El sistema almacena en su base
de datos la lista de las Instituciones legalizadas. Sin embargo, es posible que la institucin
registrada por el convalidante no exista an en el registro del MEN.
2.0.
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Dar clic sobre el semforo correspondiente, aquel que tenga un nmero diferente de cero,
para listar los procesos relacionados a la etapa.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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2.0.
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Para continuar se procede a dar clic sobre el icono correspondiente a documento etapa.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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2.0.
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El siguiente campo Ente externo aclara. En el caso de haber consultado una embajada o
consulado directamente y recogido la informacin requerida.
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SI: De igual manera que el campo anterior, pero aplica en la titulacin otorgada
por las IES del convalidante. Este ttulo puede o no estar registrado en la base de
datos del MEN. De todos modos se debe comprobar el ttulo, frente a las IES y
ante la base de datos.
NO: Aplica cuando no existe la titulacin o falta informacin obligatoria requerida
en el acta de compromiso.
el programa.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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2.0.
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Analizar y determinar
Criterio de Convalidacin
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El profesional de rea en esta etapa analiza los documentos e identifica cual es el tipo de
caso en el que encaja la convalidacin:
Convenio.
Caso similar.
Acreditacin.
Evaluacin.
Para iniciar la gestin se debe dar clic sobre el semforo correspondiente, aquel que tenga
un nmero diferente de cero. Es conveniente mantener este semforo siempre en verde, es
decir, A tiempo, pues de lo contrario el sistema hace un escalamiento, dando alarma al
jefe inmediato del funcionario que tenga asignada la solicitud.
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Para continuar con la gestin se da clic sobre el icono correspondiente a documento etapa.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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2.0.
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Convenio. Si hay un nmero uno en esta opcin significa que el MEN tiene un
convenio con la Institucin y/o Universidad, el cual se puede utilizar en caso que
el funcionario se decida por resolver la convalidacin por CONVENIO.
Caso Similar. El sistema seala que el MEN tiene casos similares de convalidacin.
El funcionario puede decidir por esta opcin expresa que hay casos similares en la
base de datos. La solicitud se puede resolver por este criterio sin problema.
Acreditacin. Si hay un nmero diferente de cero en esta opcin, el sistema seala
que hay casos resueltos por Acreditacin, esto significa que el MEN tiene la opcin
de resolver la convalidacin a travs de este criterio.
Evaluacin. Si hay nmeros diferentes de cero en esta opcin, significa que bajo
este criterio se han resuelto solicitud con antelacin para la universidad o institucin,
por tanto se puede definir la convalidacin por este criterio. El funcionario decide.
Como se muestra en la imagen anterior, para dar solucin a esta convalidacin, se debe
dar clic sobre el icono correspondiente a Acreditacin. Al dar clic sobre este se obtiene la
siguiente pantalla.
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Consulta interna
Evaluacin
Para efectos de la convalidacin de pregrado y de postgrado se deber hacer una
evaluacin de la informacin y en su orden verificar cul de los siguientes criterios se aplica
para de esta forma proceder al trmite correspondiente. Se debe seleccionar cul de ellos
es el adecuado entre:
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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convalidacin.
Para los ttulos de pregrado en Derecho, los criterios de convalidacin por Caso similar y
programa o Institucin acreditados, o su equivalente en el pas de procedencia, se
aplicarn una vez el convalidante acredite el cumplimiento de los requisitos anteriores.
As mismo, en el evento de no proceder la aplicacin de alguno de estos criterios de
convalidacin, se remite la documentacin a evaluacin acadmica, as el solicitante
hubiere acreditado los requisitos mnimos establecidos para la convalidacin de ttulos de
pregrado en Derecho.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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Auto de archivo
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En esta etapa se visualiza un icono diferente de gestin. Para continuar se debe dar clic
sobre el icono de Word. Esta accin visualiza un mensaje en la parte inferior de la pantalla,
que dice Quieres abrir o guardar cnv-2015-00000005_xxxxxx p.m. tmp.doc desde
convalidacin.mineducacion.gov.co?, se debe dar clic sobre el botn Guardar y
posteriormente en Abrir.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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Imagen 130. Abrir documento
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Se debe dar clic sobre la opcin Habilitar edicin y habilitar contenido. Esto abre un
documento en Word.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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2.0.
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Esto visualiza un men en la parte derecha correspondiente a T&MS, se debe dar clic sobre
ella, y esta accin visualiza dos opciones: inicio proceso de aprobacin y ver parmetros
en plantilla.
Dar clic sobre la opcin Iniciar proceso de aprobacin.
Dar clic sobre el botn S e ingrese un comentario. Dar clic sobre el botn Aceptar.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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2.0.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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2.0.
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Proyecto de Resolucin
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Para iniciar el proceso se debe dar clic sobre el icono correspondiente a documento de
Word. Al dar clic sobre este se visualiza un mensaje en la parte inferior de la pantalla, dar
clic sobre el botn Guardar y despus en Abrir cuando se finalice la descarga.
Dar clic sobre los botones Habilitar Edicin y Habilitar Contenido. Esta accin abre un
documento en Word, que es el oficio de resolucin por medio de la cual se resuelve una
solicitud de convalidacin.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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2.0.
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Para continuar, se debe dar clic sobre la opcin del men en Word, COMPLEMENTOS.
Al dar clic sobre esta opcin, se habilita un men a lado izquierdo, con las opciones de
T&MS. Desplegar las opciones y dar clic sobre la opcin Inicio Proceso de Aprobacin.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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2.0.
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Al dar clic sobre el botn SI, el sistema solicita que se digite un comentario sobre la gestin.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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Revisin de Resolucin
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Dar clic sobre el semforo correspondiente para listar los procesos correspondientes a la
etapa.
Dar clic sobre el icono de Word, en los iconos de gestin. Dar clic sobre el botn Guardar
y posteriormente Abrir, opciones que muestra el sistema en la parte inferior, y posteriormente
dar clic sobre las opciones de Habilitar edicin y Habilitar contenido. Esto visualiza el
oficio, el cual se debe revisar y verificar que la informacin contenida est acorde a los
requerimientos del MEN.
Una vez realizada la verificacin de la resolucin, se debe dar clic sobre el men
COMPLEMENTOS T&MS Revisado. Esta accin prosigue con el ciclo de aprobacin.
S el documento es rechazado, se devuelve al funcionario que lo origin para su revisin,
y nuevamente iniciar ciclo de aprobacin.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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2.0.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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2.0.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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2.0.
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Aprobacin de Resolucin
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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Se selecciona una de las solicitudes, y se da clic sobre el icono de gestin, en este caso
el icono de documento Word. Al dar clic sobre este se genera un mensaje en la parte
inferior de la pantalla. Se debe dar clic primero sobre el botn Guardar y despus, cuando
se haya cargado el archivo, clic sobre el botn Abrir.
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Al dar clic sobre esta opcin, se visualiza una ventana de confirmacin de la radicacin,
as como uno de advertencia, que dice que una vez radicado el documento no podr
modificarlo.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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Impresin y Anexo de
Resolucin firmada
Y enumerada
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Dar clic sobre el semforo correspondiente en la etapa, lo que abre el listado de procesos
correspondientes.
Para iniciar la gestin sobre esta solicitud, se debe dar clic sobre el icono correspondiente
a documento etapa.
Esta accin abre el formulario con el ttulo: IMPRESIN Y ANEXO DE LA RESOLUCIN.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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2.0.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:
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2.0.
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Para finalizar dar clic sobre la opcin del men Radicar y cerrar. Se visualiza una ventana
de confirmacin.
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