Google Drive - Manual Basico PDF

Manual de uso bsico de la aplicacin
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Centro de Apoyo Tecnolgico a Emprendedores, Fundacin Parque Cientfico y Tecnolgico de Albacete
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1.0
Fecha: 10-06-2013
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OFICINA MVIL - Manual de uso bsico de la aplicacin Google drive
Bienvenido/a al espacio Oficina Mvil,

te presentamos nuestro Manual de
uso bsico de la aplicacin Google
drive
El espacio Oficina Mvil ofrece a las pymes y autnomos de

Castilla-La Mancha el acceso a Servicios TIC online que le
permitirn ser ms productivos y competitivos, facilitndole
la implantacin y el uso de estas herramientas en su
negocio.
El concepto de oficina mvil hace referencia a la posibilidad
de acceder a los recursos digitales de una pyme o autnomo
desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde
cualquier dispositivo.
A travs de este servicio de Oficina Mvil, las Pymes y
autnomos de la regin podrn dotar a su negocio de ese
carcter de movilidad e itinerancia que le facilite al
profesional el acceso y la gestin de su negocio desde
cualquier punto. Las ventajas ms destacadas que suponen
su uso para una pyme o un autnomo abarcan:
Optimizacin del Tiempo
Ahorro de costes
Acceso a la gestin de su empresa desde cualquier

lugar y en cualquier momento
La Junta de comunidades de Castilla-La Mancha pone en

marcha este servicio para ofrecer al tejido empresarial las
mejores y ms completas herramientas de gestin y
administracin de su negocio, sin coste alguno para ellos y
con las mayores garantas de calidad, seguridad y servicio.
ndice de contenidos
1. Cmo acceder a Google Drive?

1.1. Qu necesitamos para acceder?
1.2. Cmo crear una cuenta de Google?
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2. Interfaz general
2.1. Qu encontramos en la interfaz?
2.2. Crear
2.2.1. Cmo crear un documento?
2.2.2. Cmo crear una hoja de clculo?
2.2.3. Cmo crear una presentacin?
2.3. Archivos
2.3.1. Cmo subir un archivo o carpeta?
2.3.2. Descargar un archivo
2.3.3. Eliminar archivos y vaciar papelera
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3. Aplicaciones
3.1. Documentos
3.1.1. Qu encontramos en la interfaz del procesador de textos?
3.1.2. Cmo descargamos nuestros documentos?
3.2. Hojas de clculo
3.2.1. Qu encontramos en la interfaz de la hoja de clculo?
3.2.2. Cmo insertamos una funcin?
3.2.3. Cmo descargamos nuestras hojas de clculo?
3.3. Presentaciones
3.3.1. Qu encontramos en la interfaz de las presentaciones?
3.3.2. Cmo crear una nueva diapositiva?
3.3.3. Configuracin bsica de las animaciones/Transiciones
3.3.4. Cmo descargamos nuestras presentaciones?
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Cmo acceder a Google drive?
1.1. Qu necesitamos para acceder?

Para acceder a Google drive necesitamos una cuenta de Google, si dispones de una cuenta de Gmail
ya dispones de una cuenta de Google y puedes acceder a Google drive sino en el siguiente apartado
se indica la manera de crear una cuenta de Google.
1.2. Cmo crear una cuenta de Google?

Para crear una cuenta de Google nos dirigimos al siguiente ENLACE
Una vez que accedamos a la pgina web de

Google Drive hacemos clic en CREAR CUENTA
En la parte superior derecha.
Despus nos aparecer un formulario dnde nos pide algunos de nuestros datos as como el
nombre de la cuenta de correo que queremos para los servicios de Google.
Una vez que hayamos puesto todos nuestros datos le damos a SIGUIENTE PASO y nos aparecer lo
siguiente.
Interfaz general
2.1 Qu encontramos en la interfaz?
Crear: Este botn te permite acceder a un men desplegable para hacer nuevos
documentos, nuevas hojas de clculo, presentaciones y carpetas.
Subir archivo: Google drive permite subir ms de 30 tipos de archivos para

almacenamiento online, al hacer clic aparecer un men desplegable para elegir si quieres
subir un solo archivo o una carpeta de tu equipo.
Mi unidad: Aqu tendrs una visin general de los archivos que hayas creado y de los
archivos que hayas subido a la aplicacin.
Compartido conmigo: Aqu vers los archivos que otros miembros de Google Drive han
compartido contigo.
Destacados: En esta seccin vers los archivos o carpetas que ha marcado como los ms
importantes (favoritos) con la estrella.
Reciente: Aqu encontraras todo lo que hayas abierto o editado recientemente desde
Google drive.
Ms: Se desplegar un men con otras opciones como por ejemplo la papelera, dnde en
caso de borrar accidentalmente un archivo, podamos recuperarlo de manera sencilla o
tambin la actividad que otros miembros con los que tengas archivos compartidos han
tenido sobre esos archivos.
Nueva carpeta: Desde esta opcin podrs crear rpidamente una carpeta para organizar
mejor tus archivos.
Ordenar: Te permite acomodar tus archivos segn la ltima vez que han sido modificados,
segn su nombre y segn el espacio que ocupan.
10
Tipo de vista: Estas dos opciones te permitirn alternar entre ver los archivos en forma de
lista, o verlos en forma de cuadrcula con una vista previa de su contenido.
11
Engranaje: Aqu podrs cambiar la configuracin de la cuenta, manejar las aplicaciones que
tengas conectadas o cambiar la manera de ver la interfaz.
12
Cuadro de bsqueda: Si tienes muchos archivos en la aplicacin desde aqu podrs buscar
directamente el archivo, indicndole el nombre o tambin puedes desplegar un men
dndole a la flecha gris accedemos a la bsqueda avanzada para filtrar tus archivos por: Su
tipo (Documento, Presentacin, PDF), Ver solo los compartidos con otros miembros, o ver
solo los que has creado tu desde la aplicacin.
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Otros servicios de Google: Podrs acceder directamente a otros servicios de Google como
Noticias, Gmail, YouTube, Google Maps, etc.
2.2. Crear
2.2.1. Cmo crear un documento?
Para crear un documento nuevo debemos ir a la parte izquierda y darle a
y dentro
seleccionamos Documento.
Cargar el procesador de textos y ya podemos empezar a escribir.
2.2.2. Cmo crear una hoja de clculo?

Para crear una nueva Hoja de clculo debemos ir a la parte izquierda y darle a
y dentro
seleccionamos Hoja de clculo.
Cargar la Hoja de clculo y ya podremos empezar a escribir.
2.2.3. Cmo crear una presentacin?
Para
crear
una
nueva
Presentacin debemos ir a la
parte izquierda y darle a
y
dentro
seleccionamos
Presentacin.
Cargar
la
aplicacin
de
presentaciones y nos pedir que
seleccionemos un estilo para
nuestra nueva presentacin (Ese
estilo que escojamos se puede
cambiar ms adelante).
Y a continuacin ya podemos
empezar
a crear
nuestras
diapositivas.
2.3. Archivos
2.3.1. Cmo subir un archivo o carpeta?
Para subir un archivo o una carpeta debes hacer clic en el botn
en la parte superior izquierda.
Despus aparecer un men para que selecciones que quieres subir: Un archivo o una carpeta.
Ahora debes seleccionar del equipo el archivo o carpeta que quieres subir.
Una vez seleccionado el archivo o la carpeta, la aplicacin comenzar el proceso de subida.
Y ya aparecer el archivo en Mi unidad.
10
2.3.2. Descargar un archivo

Descargar cualquier archivo en Google drive es muy sencillo, tan solo debemos ir a Mi unidad y
hacer clic derecho en el archivo que queramos y seleccionar del men que aparece Descargar
2.3.3. Eliminar archivos y vaciar papelera

Para eliminar un archivo tan solo tenemos que ir a Mi unidad y hacer clic derecho en el archivo que
queremos borrar y clicar en la opcin Eliminar
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Ya estara eliminado, pero no del todo, ahora mismo el archivo est en la papelera, si hemos
borrado el archivo por error, podemos recuperarlo dndole a deshacer en la parte superior de la
pantalla.
Para Eliminar definitivamente ese archivo debemos hacer clic en
en la parte izquierda de
nuestra pantalla y hacer clic sobre Papelera

Despus nos aparecer una pantalla como est en la que seleccionaremos el archivo o archivo que
queremos eliminar y haremos clic en Eliminar definitivamente
12
Aplicaciones
3.1. Documentos
3.1.1. Qu encontramos en la interfaz del procesador de textos?
Documento sin ttulo: Si hacemos clic podremos cambiar el nombre de nuestro documento.
Podremos marcar el archivo que estamos editando como destacado.
Aqu podemos mover el archivo que estamos editando a una de las

carpetas que tengamos creadas.
Aqu vemos la barra de mens, ms adelante se detallarn las opciones para un uso bsico
de alguno de los mens.
Aqu podremos ver los comentarios que se hayan hecho de nuestro

documento.
Este botn nos permitir compartir nuestro documento para que otras
personas puedan verlo o incluso editarlo conjuntamente.
Con este botn podremos imprimir el documento que hayamos hecho.
Nos permite deshacer los cambios que hayamos hecho en el

documento.
Nos permite rehacer cambios que hayamos deshecho.
Este botn nos sirve para copiar el formato de un segmento de nuestro

documento y aplicrselo a otro texto de nuestro documento.
13
Este botn nos permitir cambiar entre distintos estilos para darle a
nuestro texto.
Este botn nos permite cambiar el tipo de letra (fuente).
Desde aqu podremos cambiar el tamao de la letra.
Cambia el estilo de la fuente a negrita.
Cambia el estilo de la fuente a cursiva.
Cambia el estilo de la fuente ha subrayado.
Desde aqu podremos cambiar el color a nuestra fuente.
Desde este botn podremos cambiar el color de fondo de nuestro texto
Sirve para aadir un enlace web a un texto o palabra que

seleccionemos. (Hipervnculo)
Nos permite aadir un comentario a una palabra o frase de nuestro
documento.
Este botn nos permite alinear nuestro texto a la izquierda.
Este botn nos permite centrar nuestro texto.
Este botn nos permite alinear nuestro texto a la derecha.
Este botn nos permite mantener nuestro texto justificado (alinea el

texto para que ocupe todo el ancho de la hoja).
Cambia el ancho del interlineado.
Con este botn podemos crear una lista numerada.
Con este botn podemos crear una lista desordenada (Sin nmeros).
14
Aqu podemos disminuir la Sangra (Distancia entre el margen y el texto)
Aqu podemos aumentar la Sangra (Distancia entre el margen y el texto)
3.1.2. Cmo descargamos nuestro documento?

Para descargar el documento al equipo tan solo debemos ir a la barra de mens, pasamos el puntero
sobre la opcin archivo y despus vamos a Descargar como. Google docs, nos permite descargar
nuestro documento en varios formatos (.docx, .odt, .rtf, .pdf, .txt, .html) hacemos clic en el que
queramos y comenzar el proceso de descarga.
15
3.2. Hojas de clculo

3.2.1. Qu encontramos en la interfaz de la hoja de clculo?
En la parte superior encontramos esto:
Hoja de clculo sin ttulo: Si hacemos clic podremos cambiar el nombre de nuestra hoja de
clculo.

2
3
Aqu podremos ver los comentarios que se hayan hecho a nuestra hoja
de clculo
Este botn nos permitir compartir nuestra hoja de clculo para que
otras personas puedan verla o incluso editarla conjuntamente.
En ese cuadro de texto podemos escribir el texto o las frmulas que

vayan a ir en una celda.
Con este botn podremos imprimir la hoja de clculo que hayamos

hecho.
Nos permite deshacer los cambios que hayamos hecho en la hoja de
clculo.
16
Este botn nos sirve para copiar el formato de un segmento de nuestra

hoja de clculo y aplicrselo a otro texto de nuestra hoja de clculo.
Aqu podemos formatear nuestra celda o celdas texto como tipo

moneda.
En este otro botn podemos formatear nuestras celdas como tipo
porcentaje.
Si hacemos clic en este botn aparece una lista despegable con ms
formatos como fechas, otros tipos de monedas etc.
Este botn nos permite cambiar el tipo de letra (fuente).
Desde aqu podremos cambiar el tamao de la letra.
Cambia el estilo de la fuente ha tachado.
Aqu podemos cambiar el color de relleno de nuestras celdas.
En este otro botn podemos aadir bordes a las celdas que

seleccionemos y aplicar color a esos bordes.
Desde aqu podemos combinar distintas celdas para que formen una
sola.
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Aqu podemos alinear horizontalmente el texto de nuestra celda, a la

izquierda, a la derecha o centrado.
En celdas grandes, esta opcin nos sirve para alinear verticalmente

nuestra celda, arriba, abajo o en el centro.
En celdas con mucho texto esta opcin nos permite ajustar el texto al
tamao de la celda.
10
Nos permite aadir un comentario a una palabra o frase de nuestra hoja

de clculo.
Esta opcin nos permite insertar grficos con los datos que tenemos en
la hoja de clculo.
Cuando tenemos datos en la hoja de clculo esta opcin nos permite
aadir filtros como por ejemplo ordenar los datos de la AZ o de mayor
a menor.
Este botn nos permite acceder a las funciones/frmulas.
Por otro lado en la parte inferior izquierda vemos esto:
Aqu encontramos varias opciones como cambiar el nombre de la hoja o

eliminarla que veremos ms adelante.
Aqu vemos todas las hojas que formen nuestra hoja de clculo.
Aqu aadimos una nueva hoja a la hoja de clculo.
3.2.2. Cmo insertamos una funcin?

Para insertar una funcin tendremos que hacer clic en el icono
de la parte superior
Las funciones nos permiten agilizar clculos y optimizar nuestra hoja de clculo.
Hay muchas funciones ms, pero las funciones bsicas que vamos a tratar son: SUM (), AVERAGE (),
MAX (), MIN () y COUNT ().
SUM()
Esta funcin nos sirve para sumar los valores que pongamos entre
parntesis o para sumar un rango de celdas que seleccionemos.
AVERAGE()
Esta funcin nos sirve para sacar una media de los valores que haya en
las celdas que seleccionemos.
MAX()
Esta funcin obtiene el valor mximo de un rango de celdas que

seleccionemos.
MIN()
Con esta funcin se obtiene el valor mnimo de un rango de celdas

seleccionado.
COUNT()
Esta funcin nos permite saber el nmero de elementos que hay en un

rango de celdas que seleccionemos.
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El procedimiento para insertar estas funciones es similar, nosotros vamos a realizar el proceso con la
funcin SUM(), pero son los mismos pasos para las dems funciones.
Tenemos este caso en el que queremos saber

la suma de los elementos que tenemos.
Para ello nos colocamos en una celda vaca (1) en nuestro caso la que est sealada de color azul
despus hacemos clic en el botn Funciones
(2) y seleccionamos SUM (3)
Despus seleccionamos las celdas con valores

que queramos sumar, en nuestro caso de B1 a
B5.
Y pulsamos la tecla Intro en el teclado para que

se ejecute la funcin.
19
3.2.3. Cmo descargamos nuestras hojas de clculo?

Para descargar una copia local de nuestra hoja de clculo debemos ir a la barra de mens, pasamos
el puntero sobre archivo y despus sobre Descargar como. Google Hoja de Clculo nos permite
descargar el fichero en varios formatos (xlsx, ods, pdf, csv, txt, html) hacemos clic en el formato que
20
3.3. Presentaciones.
3.3.1. Qu encontramos en la interfaz de las presentaciones?
Presentacin sin ttulo: Si hacemos clic podremos cambiar el nombre de nuestra

presentacin.

Desde este botn podemos previsualizar nuestra presentacin de

diapositivas.
Aqu podremos ver los comentarios que se hayan hecho a nuestra
presentacin
Este botn nos permitir compartir nuestra presentacin para que
otras personas puedan verla o incluso editarla conjuntamente.
4
5
En esta parte podemos ver nuestras diapositivas, moverlas, eliminarlas etc.
Este botn nos permite aadir ms diapositivas si hacemos clic en la

fecha, podemos elegir entre distintos tipos de diapositivas.
Nos permite deshacer los cambios que hayamos hecho en la
presentacin
21
Este botn nos sirve para copiar el formato de algn texto de nuestra
diapositiva para aplicrselo a otro texto.
Este botn sirve para ajustar el tamao de la diapositiva al de la ventana

actual.
Con este botn podemos aumentar el tamao de la diapositiva para
verla ms de cerca.
Este botn nos permite sealar elementos de nuestra diapositiva.
Con este botn podemos aadir una caja de texto a nuestra diapositiva.
Este botn nos permite aadir una imagen a nuestra diapositiva.
Con este botn podemos insertar distintas formas (Cuadrados,

rectngulos, crculos...), flechas, bocadillos de texto, etc...
Con este otro botn podemos insertar: lneas, fechas, formas a mano
alzada etc
Este botn nos permite cambiar el color de la diapositiva, aadir una

imagen de fondo etc. (Ms adelante se detallar como hacerlo).
Nos permite cambiar entre distintos tipos de diapositivas (Ms adelante
se detallarn los tipos).
Este botn nos permite cambiar el diseo de nuestras diapositivas.
Este botn nos permite cambiar el tipo de animacin que tendremos al
cambiar de diapositiva.
Al hacer clic en una caja de texto aparecen las herramientas de formato de texto:
Nos permite cambiar el color de fondo de la caja de texto.
22
Con esta opcin cambiamos el color del borde de la caja de texto.
Aqu podemos cambiar el grosor del borde de la caja de texto.
Aqu cambiamos entre los distintos tipos de lnea para el borde de la caja de texto.
Aqu podemos cambiar el tipo de letra.
Con esta opcin cambiamos el tamao de la letra.
Cambia el estilo de la fuente ha subrayado.
Desde este botn podremos cambiar el color de fondo de nuestro texto
Sirve para aadir un enlace web a un texto o palabra que seleccionemos.

(Hipervnculo)
Nos permite aadir un comentario a una palabra o frase de nuestro documento.
Aqu podemos alinear horizontalmente el texto de nuestra celda, a la izquierda, a la

derecha o centrado.
Cambia el ancho del interlineado.
Con este botn podemos crear una lista numerada.
Con este botn podemos crear una lista desordenada (Sin nmeros).
Aqu podemos disminuir la Sangra (Distancia entre el margen y el texto)
Aqu podemos aumentar la Sangra (Distancia entre el margen y el texto)
23
En la parte inferior nos encontramos un cuadro de texto como el siguiente:
Aqu podremos comentar cada una de las diapositivas para aadir informacin que no quieres que
se vea en la diapositiva, pero que es importante.
3.3.2. Cmo crear una nueva diapositiva?

Para aadir nuevas diapositivas a nuestra presentacin, tenemos 2 opciones:
La primera opcin de ellas es clicar directamente sobre el + del botn

superior izquierda de la interfaz.
de la parte
De este modo nos crear automticamente una diapositiva de tipo Ttulo si no tenemos
una diapositiva de ese tipo o de tipo Ttulo y cuerpo si ya tenemos una diapositiva de tipo
Ttulo.
La segunda opcin es clicar sobre la flecha del mismo botn

saldr una lista
despegable y desde ella podemos elegir el tipo de diapositiva que queramos.
24
Los tipos de diapositiva disponibles son:

Ttulo
Nos crea una vieta con 2 cajas de texto para escribir un Ttulo y un subttulo.
Ttulo y cuerpo
Nos crea una diapositiva con 2 cajas de texto, la superior en la que podemos
aadir un Ttulo y una caja mayor en la que podemos escribir el contenido de la
diapositiva.
Ttulo y dos
columnas
Este tipo de diapositiva nos crea 3 cajas de texto, una superior, en la que
podemos aadir un ttulo a nuestra diapositiva y otras 2 en las que podemos
escribir el contenido.
25
Solo el ttulo
Este tipo de diapositiva solo nos aade una caja de texto para escribir un ttulo
en la parte superior de la diapositiva.
Ttulo
Aunque este repetido, este tipo de diapositiva es distinto. En este caso solo nos
aade una caja de texto ms pequea para escribir un solo Ttulo.
Vaca:
Nos crea una diapositiva sin ninguna caja de texto para que la configuremos a
nuestro gusto.
3.3.3. Configuracin bsica de las animaciones/Transiciones.

Las animaciones o lo que es lo mismo, transiciones, son los efectos que se producen al pasar entre
diapositivas y le dan un aspecto mucho ms vistoso a nuestra presentacin.
26
Para
ello
debemos
seleccionar
la
diapositiva a la que queramos cambiar la
transicin y hacer clic en el botn
de la interfaz
Nos aparecer a la derecha un cuadro con distintas opciones:
Diapositiva: Aqu podemos ver la

animacin que tenemos seleccionada
En este men despegable podemos

elegir entre los distintos tipos de
transicin:
Sin transicin.
Fundido.
Mover diapositiva desde la derecha.
Diapositiva desde izquierda.
Girar.
Cubo.
Galera
Aqu modificamos la velocidad a la que

se ejecutar ese efecto.
Aplicar a todas las diapositivas: Con

este botn podemos aplicar ese efecto
a todas las diapositivas de la
presentacin.
Reproducir: Aqu podemos ver el tipo

de transicin
Una vez tengamos la transicin configurada, ya podemos cerrar esa ventana dando clic en el aspa de
la parte superior.
27
3.3.4. Cmo descargamos nuestras presentaciones?

Para descargar una copia local de nuestra Presentacin debemos ir a la barra de mens, pasamos el
puntero sobre archivo y despus sobre Descargar como. Google Presentaciones nos permite
descargar el fichero en varios formatos (pptx, pdf, svg, png, jpeg, txt) hacemos clic en el formato que
28

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1. Cmo acceder a Google Drive?

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Cmo acceder a Google drive?

1.1. Qu necesitamos para acceder?

1.2. Cmo crear una cuenta de Google?

Una vez que accedamos a la pgina web de

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2.1 Qu encontramos en la interfaz?

Subir archivo: Google drive permite subir ms de 30 tipos de archivos para

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Cargar el procesador de textos y ya podemos empezar a escribir.

2.2.2. Cmo crear una hoja de clculo?

seleccionamos Hoja de clculo.

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Cargar la Hoja de clculo y ya podremos empezar a escribir.

2.2.3. Cmo crear una presentacin?

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en la parte superior izquierda.

Una vez seleccionado el archivo o la carpeta, la aplicacin comenzar el proceso de subida.

Y ya aparecer el archivo en Mi unidad.

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2.3.2. Descargar un archivo

2.3.3. Eliminar archivos y vaciar papelera

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Para Eliminar definitivamente ese archivo debemos hacer clic en

nuestra pantalla y hacer clic sobre Papelera

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Aqu podemos mover el archivo que estamos editando a una de las

Aqu podremos ver los comentarios que se hayan hecho de nuestro

Con este botn podremos imprimir el documento que hayamos hecho.

Nos permite deshacer los cambios que hayamos hecho en el

Este botn nos sirve para copiar el formato de un segmento de nuestro

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Desde aqu podremos cambiar el tamao de la letra.

Cambia el estilo de la fuente a negrita.

Cambia el estilo de la fuente a cursiva.

Cambia el estilo de la fuente ha subrayado.

Desde aqu podremos cambiar el color a nuestra fuente.

Desde este botn podremos cambiar el color de fondo de nuestro texto

Sirve para aadir un enlace web a un texto o palabra que

Este botn nos permite alinear nuestro texto a la izquierda.

Este botn nos permite centrar nuestro texto.

Este botn nos permite alinear nuestro texto a la derecha.

Este botn nos permite mantener nuestro texto justificado (alinea el

Cambia el ancho del interlineado.

Con este botn podemos crear una lista numerada.

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3.1.2. Cmo descargamos nuestro documento?