EVIDENCIA DOCUMENTAL DE AUDITORIA

La evidencia documental, es un tipo de evidencia que abarca varios registros que dan soporte al negocio de la empresa y al sistema de informacin contable: cheques, facturas,
contratos y minutas de las juntas. En parte su contabilidad depende de si fue preparada dentro de la empresa o fuera de ella.
Algunos documentos creados en la compaa como cheques se envan fuera de ella para que sean endosados y procesados, gracias a esta revisin crtica de externos, se
consideran ms confiables que otros documentos elaborados por el personal del cliente.
La evidencia creada fuera de la empresa y transmitida directamente a los auditores. Este tipo de documentacin es poco comn. Un ejemplo es el estado de cuenta bancario a la
fecha de corte.
La evidencia documental fuera de la empresa y conservada por el cliente, muchos documentos creados en el exterior que examinaron los auditores estarn en posesin del cliente:
estados de cuenta bancarios y facturas de los proveedores, declaraciones de impuestos, documentos por pagar, contratos, rdenes de compra de los clientes, acciones y
certificados de bonos.
La evidencia documental creada y conservada por el cliente: el cheque pagado es sin duda el tipo ms confiable de evidencia documental generada en ella. Lleva el nombre del
beneficiario y una perforacin o sello que indica el pago efectuado por el banco.
La confiabilidad que merecen los documentos preparados y utilizados solo dentro de la organizacin depende de la eficacia del control interno. Entre estos documentos tenemos a:
* Evidencias informticas.
- Documentos electrnicos.
- Cartas de abogados.
- Informes de especialistas.
Las evidencias informticas estn contenidas en soportes electrnicos, informticos y telemticos, as como los elementos lgicos, programas y aplicaciones utilizados en los
procedimientos de la entidad.
Documentos electrnicos. Gran parte de la documentacin son en hojas impresas, las mismas no se conserva fsicamente cuando el cliente tiene un moderno sistema contable
computarizado. Cuando se utiliza un sistema de intercambio electrnico de datos, los documentos de origen como facturas, rdenes de compra, cheques y documentos de
embarque, se constituyen como documentos electrnicos.
Una operacin de compra puede iniciarla automticamente la computadora de un cliente, enviando un mensaje electrnico e datos al sistema de cmputo del proveedor. El
mensaje se reemplaza despus con la orden tradicional.
Cartas de los abogados. La fuente primaria de informacin referente a un litigio contra el cliente son las cartas de los abogados. Para conseguirlas los auditores deben pedirle al
cliente que les diga a sus abogados que les entreguen su evaluacin de los resultados del litigio.
EVIDENCIA TESTIMONIAL DE AUDITORIA
La evidencia testimonial es la informacin obtenida de otros a travs de cartas o declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o por medio de entrevistas. Los registros de entrevistas pueden constituir de memorndums basados en
notas tomadas durante las entrevistas, preferiblemente firmados por las personas entrevistadas, o transcripciones Registradas de todas las conversaciones. La declaracin verbal o escrita de un funcionario de la entidad
acerca de, por ejemplo, la cantidad y estado de los inventarios, tiene un valor limitado como evidencia, Las declaraciones se tornan ms importantes y tiles, sin embargo, si estn corroboradas por revisiones de los registros y
de las pruebas fsicas de inventario. Las declaraciones de los funcionarios de la entidad son fuentes valiosas de informacin (Explicaciones, justificaciones, lneas de razonamiento e intenciones), para proporcionar
guas que no sern fciles de obtener a travs de una prueba independiente de auditora.se obtiene por medio de contactos, preguntas y reuniones con el personal de la empresa, y con terceros independientes. Permite
descubrir situaciones conflictivas, que deben ser investigadas posteriormente, o corroborar resultados obtenidos por otros procedimientos.
EVIDENCIA ANALTICA DE AUDITORIA
La obtencin de evidencias analticas consiste en el estudio y evaluacin de la informacin financiera utilizando comparaciones con otros datos relevantes.
Estos procedimientos se basan en la premisa de que existen relaciones de los datos y continuara existiendo esta relacin en ausencia de informacin que evidencie lo contrario
manifestndose a travs de discrepancias que deben ser analizadas, las mismas que nos aportaran la evidencia de posibles errores o falta de consistencia en la exposicin de los
datos analizados.
Surgen del proceso de descomposicin de un todo en sus partes para efectuar conclusiones al respecto desarrolladas a travs de clculos, estimaciones comparaciones, estudios
de ndice y tendencias, investigacin de variaciones y operaciones no habituales, de las cuales citamos:
El examen analtico ayuda a comprender la composicin de las cuentas y a identificar las reas de mayor riesgo, as como posibles deficiencias o fallas en los ciclos
transaccionales de la empresa.
Estos procedimientos, aportaran evidencia de posibles errores u omisiones contables, cambios en prcticas contables, falta de consistencia en la exposicin de los datos
analizados y eventos o tenencias inusuales.
Las tcnicas con que se efectan estos procedimientos pueden ser desde un simple anlisis de las tendencias y razones hasta complejos modelos matemticos que contiene
numerosas relaciones y datos en muchos aos anteriores.
Esencialmente la realizacin de los procedimientos analticos consta de cuatro pasos:
* Crear una expectativa del saldo de una cuenta.
* Se determina la diferencia con respecto a lo que puede aceptarse sin investigar.
* Se compara el saldo de la cuenta con la experiencia.
* Las diferencias significativas respecto a la expectativa se deben investigar y evaluar
Los auditores crean expectativas por medio de varias tcnicas como:
* Anlisis de tendencias.
* Anlisis de razones.
El anlisis de tendencias, incluye examinar los cambios del balance general a travs del tiempo. Por ejemplo una revisin de las ventas del cliente en los tres ltimos aos podra
indicar una tasa constante de crecimiento del 7%. Esta informacin ayudara a los auditores a crear una expectativa sobre cuales deberan ser las ventas en el ao actual.
El anlisis de razones, consiste en comparar las relaciones entre dos o ms cuentas de los estados financieros o los saldos de cuentas con datos no financieros, entre ellos los
ingresos por rdenes de venta. Las razones financieras tradicionales se clasifican en cuatro categoras:
* Razones de liquidez, como la razn del circulante y la prueba de acido.
* Razones de apalancamiento, como la razn pasivo/capital contable y la razn pasivo/capital contable a largo plazo.
* Razones de rentabilidad, como el porcentaje de utilidad bruta y el rendimiento sobre el activo total.
* Razones de actividad como la rotacin de inventario y de cuentas por cobrar.
Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y desagregacin de la informacin por reas, apartados y/o componentes. Se obtiene la evidencia analtica al analizar o verificar la informacin. La evidencia analtica puede originarse de
los resultados de: Computaciones Comparaciones con:
Normas prescritas;
Operaciones anteriores;
Otras operaciones, transacciones o rendimiento;
Leyes o reglamentos;
Decisiones legales.
Raciocinio
Anlisis de la informacin decidida en sus componentes. El juicio profesional del auditor acumulado a travs de la experiencia le orienta y facilita en el anlisis.

TECNICA DE EVIDENCIA FISICA

A) Inspeccin:

La inspeccin fsica es un mtodo apropiado para la consecucin de

objetivos como el de existencia de ciertos elementos de activo. Slo las partidas que
representan elementos tangibles pueden ser susceptibles de inspeccin fsica como, por
ejemplo, los inmovilizados materiales, las existencias y el dinero en metlico. Sin embargo,
para las inversiones financieras y los inmovilizados inmateriales, la inspeccin que se puede
realizar es documental.
La inspeccin fsica puede suministrar evidencia relativamente adecuada sobre algunos
aspectos valorativos de dichos elementos como es la posible recuperacin de su coste. Por
ejemplo, si al observar la toma de inventario de existencias, determinadas partidas presentan
una capa de polvo considerable, habra que plantearse si dichas partidas presentan problemas
para colocarlas en el mercado y, de esta manera, recuperar su valor. Por su parte, la
inspeccin documental permite obtener evidencia no slo respecto a los activos, sino tambin
sobre los pasivos y las transacciones.
La inspeccin documental puede ser realizada de dos formas diferentes. Por un lado, puede
partir de los documentos fuente y contrastar los registros contables, conocindose esta
tcnica como rastreo (tracing), mientras que por otro, si la muestra se extrae de los registros
contables y se busca el documento que justifica una determinada partida, la prueba entonces
se denomina comprobacin (vouching).
En cuanto a los activos tangibles, la inspeccin documental indica el ttulo de dominio que se
ejerce sobre el elemento en cuestin. Sin embargo, la disposicin de una factura de compra
no acredita que todava se mantenga la propiedad sobre el bien, por lo que no es evidencia
suficiente. El objetivo de existencia puede ser un complemento adecuado, ya que muestra la
posesin del bien y es presumible, por lo tanto, que la misma se justifique en la propiedad que
respalda dicha factura.
Cuando puedan existir dudas sobre la propiedad, habr que realizar procedimientos
adicionales como, por ejemplo, la verificacin de la inscripcin a nombre de la empresa de los
bienes que requieren figurar en un registro pblico.
En cuanto a las cuentas a cobrar, la inspeccin documental puede referirse a las operaciones
de venta y a los cobros. Estas pruebas aportan evidencia sobre el objetivo de existencia, sobre
algunos aspectos valorativos y sobre la no omisin del saldo de clientes. Normalmente, las
cuentas a cobrar se suelen analizar confirmando los saldos con los propios deudores o
clientes. Sin embargo, si este procedimiento no resulta efectivo, la prueba alternativa suele
ser la inspeccin documental descrita anteriormente. Para los pasivos, la forma de obtener
evidencia sobre su existencia es estudiar los documentos que lo soportan. Cuando se
mantiene un volumen importante de deudas con los acreedores de la empresa, se suele
confirmar el saldo, con la intencin de detectar posibles omisiones o duplicaciones en la
contabilizacin de las adquisiciones efectuadas.

B) Observacin:

El auditor deber reflejar en los papeles de trabajo su realizacin. Se

trata de un mtodo apropiado para la realizacin de pruebas sobre el funcionamiento de los
controles internos, as como para tutelar la ejecucin de determinadas pruebas sustantivas de
detalle en las que se utiliza al personal de la empresa como colaborador. El ICAC cita como
ejemplos: la observacin en la toma de un inventario y la revisin de un sistema de control.
El primero es un procedimiento que debe realizar la empresa para poder regularizar sus
existencias. Por otra parte, la observacin del segundo ofrece evidencia sobre la validez del
mismo y, en consecuencia, del saldo al que afecta. Sin embargo, a pesar de ser una evidencia
muy fiable, no garantiza la correcta aplicacin de un control en todo el perodo auditado.
La observacin del proceso de toma de inventarios de existencias es un procedimiento
habitual, dado que la empresa debe conocer el inventario de existencias al cierre del ejercicio.

El auditor observa la correcta ejecucin de dicho proceso de toma de inventarios, adems de

ejecutar algunas inspecciones sobre el mismo como evidencia adicional.
La observacin rene las siguientes limitaciones:
1) Slo resulta operativa en procesos que requieren un espacio corto de tiempo para su
realizacin.
2) No existe la posibilidad de comprobar posteriormente la correcta ejecucin del mismo.
Por su parte, la observacin de un control permite comprobar si los procedimientos que la
empresa tiene en funcionamiento son operativos. Para controles como la segregacin de
funciones o la salvaguarda de registros y activos, resulta especialmente apropiada, ya que no
existe otra forma de obtener evidencia sobre su implantacin.
La observacin presenta las siguientes debilidades:
1) Que el auditor no entienda lo que est observando.
2) La posibilidad de que el hecho de observar altere la ejecucin del proceso, efecto que se
denomina contaminacin del observador. La observacin y la inspeccin son dos mtodos
muy parecidos en cuanto a su contenido. En ambos se emplea el sentido de la vista para
obtener la evidencia, sin embargo, en el primero, el proceso se est ejecutando en ese
momento, mientras que dicha inmediatez no se encuentra presente en el segundo. La
evidencia escrita presenta la ventaja de poder ser revisada, debido a que el soporte se
mantiene estable a lo largo del tiempo, circunstancia ausente en la visual y oral. La evidencia
visual requiere una toma de contacto directa por parte del auditor, mientras que en la escrita
el auditor no toma contacto directo con la partida o la transaccin a auditar, sino que conoce
la realidad a travs de la versin escrita de un tercero.

TECNICA DE EVIDENCIA DOCUMENTAL

Revelamiento: Relevamiento: conjunto de actividades que permiten documentar la forma en la
que se ejecuta un procedimiento (evidencias documentales, testimoniales).
Un relevamiento es una revisin, una investigacin o un estudio de algo. Lo que se hace al
relevar, en este sentido, es registrar cierta informacin que se detecta a partir de una
observacin.
Repeticin: Generalmente, este procedimiento es utilizado cuando el control no es
documentado mediante una firma, inicial u otra forma de evidencia y/o cuando requerimos
corroborar el cumplimiento de dicho control. As por ejemplo, si hemos decidido confiar como
control clave, en la revisin de clculos aritmticos y en la existencia de la documentacin de
respaldo necesaria para el registro y pago de una transaccin, debemos revisar que dicho
control funcione eficazmente, mediante la repeticin del mismo.

Rastreo: Es utilizada para dar seguimiento y controlar una operacin de manera progresiva,
de un punto a otro de un proceso interno o de un proceso a otro por una unidad operativa
dada, para asegurarse de su regularidad y correccin.
Revisin: identificacin, clasificacin, y confrontacin de la informacin.
Consiste en verificar que los controles claves determinados a efectos de satisfacernos de las
afirmaciones para cierto nmero de cuentas y/o transacciones, se encuentren debidamente
respaldados con la documentacin de sustento pertinente, ratificando de esta manera que los
controles sobre los cuales se decidi confirmar inicialmente, operan eficazmente
Comprobacin: verificar la originalidad y legalidad de los documentos que soportan las operaciones y

transacciones.

Tcnica que se aplica en el curso de un examen, con el fin de corroborar la existencia, legalidad,
integridad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas por una entidad, mediante la
verificacin de los documentos que la justifican o sustenta una operacin o transaccin.
Es la tcnica mediante la cual el auditor, corrobora las transacciones registradas por el sistema de
contabilidad, inspeccionando los documentos que sustentan cada una de las mismas. Por la tcnica de
la comprobacin se puede verificar la legalidad de cada transaccin y se pueden obtener conclusiones
sobre la interpretacin contable de la misma para de esta manera formarse una opinin al respecto.
La tcnica de comprobacin se aplica teniendo en cuenta que los documentos examinados cumplan con
requisitos mnimos para su validez. Estos requisitos los determinan las pruebas de cumplimiento a los
cuales les somete el auditor, tales como el nombre de la empresa, fecha de expedicin, IVA, etc.
Los documentos comnmente sujetos a la tcnica de comprobacin son las facturas, actas de Junta
Directiva, actas de Asamblea General, recibos, contratos escrituras.

Consiste bsicamente en comprobar hechos a travs de la documentacin comprobatoria. En la revisin de la

documentacin sustentadora de gastos o desembolsos, el auditor deber tener en cuenta la legalidad,
autoridad, propiedad y autenticidad del documento.

La legalidad, se refiere a que toda operacin se sustente con su respectivo documento que renan los
requisitos legales de comprobantes de pago (Ejm.: factura).
La autoridad, se refiere a que todo desembolso debe estar autorizado por las personas facultadas para ello.
La propiedad, se refiere a que el gasto o desembolso se relacione con la empresa examinada y no para uso de
funcionarios o terceros.
La autenticidad del documento, se refiere a que deben ser documentos verdaderos, autnticos, que no sean
fraudulentos.

TECNICA DE EVIDENCIA TESTIMONIAL

Indagacin, que consiste en la bsqueda de informacin tanto financiera como no financiera,

analizando las respuestas obtenidas mediante consultas hechas a personas bien informadas
dentro o fuera de la entidad.
Encuestas y cuestionarios: Se les llama mtodo interrogativo o de opinin, se efecta con
un propsito especfico. La informacin que se obtenga por estas vas es poco confiable,
menos que la recolectada por los auditores en base a entrevistas. Por lo tanto debe ser
utilizada con mucho cuidado, a no ser que cuente con evidencia que la corrobore.
Entrevistas: Esta tcnica consiste en realizar entrevistas y discusiones con funcionarios de la
entidad y con otras personas. La informacin recopilada por medio de esta tcnica, puede
utilizarse para completar, explicar, interpretar o contradecir otra obtenida por otras fuentes.
Confirmacin: Permite comprobar la autenticidad de los registros, saldos y documentos
analizados a travs de informacin directa y por escrito, otorgada por funcionarios internos o
externos que participan, realizan o se vinculan con las operaciones sujetas a comprobacin.
Acta de Declaracin: Es un medio muy eficaz para el trabajo del auditor, dada las
peculiaridades actuales de nuestro trabajo, su objetivo es dejar constancia escrita, mediante
acta de las declaraciones que por cualquier motivo realicen ante los auditores los
trabajadores, funcionarios y dirigentes de la entidad auditada u otro personal que tenga
relacin con los hallazgos de la auditoria.

TECNICA DE EVIDENCIA ANALITICO

Conciliacin: explicacin de la diferencia entre dos cantidades que deben coincidir
determinando as su validez.
Tabulacin: Es la tcnica de auditoria, mediante la cual se agrupan los resultados logrados,
en las reas, segmentos, o elementos examinados, de manera que se facilite la elaboracin
de las conclusiones.
Calculo: Esta tcnica pretende aportar evidencia sobre la correcta cuantificacin de las
transacciones registradas por la empresa, as como del correcto pase de informacin entre
registros y de stos a las cuentas anuales.
Supone una re ejecucin de los procesos contables, pudiendo ser empleada esta tcnica con
fines sustantivos, como, por ejemplo, el clculo de la dotacin a la amortizacin anual del
inmovilizado, o como prueba de cumplimiento, aportando evidencia sobre la correcta
supervisin de las operaciones.
Comparacin: Es el estudio de los casos o hecho, para descubrir igualdad o diferencias al examinar, con el fin
de apreciar semejanzas.
Ejemplo:

Los gastos o las ventas, los comparamos mensualmente para averiguar en qu meses ha habido
variaciones importantes y descubrir porqu ocurren estas variaciones, porqu bajaron las ventas o subieron los
gastos.