Libros de contabilidad

CONCEPTO:
Desde el punto de vista tradicional es el documento, encuadernado, foliado y
sellado, en donde, en forma clara y precisa se registra las operaciones que
realiza la empresa en orden cronolgico (de fechas).
Desde el punto de vista virtual, es el formato electrnico que permite registrar
las transacciones de un agente econmico en lnea, para facilitar
la evaluacin de los agentes de supervisin y control contable, tributario y
financiero.
CLASIFICACIN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD: Se clasifican desde
dos puntos de vista: Desde el punto de vista legal y financiero.
1) CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DESDE EL PUNTO
DE VISTA LEGAL:
Es la clasificacin establecida de acuerdo a ley y que puede ser de dos clases:
Libros Obligatorios; y, Libros Voluntarios
LIBROS OBLIGATORIOS:
Son aquellos libros que deben ser llevados por las empresas de acuerdo a ley y
que, segn el cdigo de comercio en su artculo 33, son los siguientes:

Libro de Inventarios y Balances

Libro Diario

Libro Mayor

Libro Caja y bancos

Libro de Registro de Ventas

Registro de Compras

Libro de Planilla electrnica.

Libro registro de activos.

Libro de Actas (para las sociedades)

Libros de Registro de Acciones (para las sociedades)

LIBROS VOLUNTARIOS:
Como su nombre lo indica, son de uso potestativo facultativo, que pueden ser
llevados por las empresas de acuerdo a la magnitud de sus operaciones y
segn las necesidades de la misma. El cdigo de comercio en su artculo 34
determina que son Libros Voluntarios, entre otros, los siguientes:

Libro de Registro de Mercaderas de Krdex

Libro de Registro de Clientes o Deudores

Libro de Registro de Proveedores

Libro de Registro de Letras por Cobrar

Libros de Registro de Letras por Pagar

Libro de Bancos

Libros de Caja Chica

Libro Mayor Auxiliar por divisionaria, etc.

ASPECTO LEGAL DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:

Para que un libro de contabilidad tenga carcter legal, es necesario que sea
legalizado ante el Notario Pblico o Juez de Paz, y para ello se debe abonar el
derecho que corresponda.

PLAZO PARA LEGALIZAR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:

a) En la apertura del negocio: sesenta das

b) Para el canje de libros:

15 das para el registro de ventas y el registro de compras

30 das para los dems libros.

PROHIBICIONES EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

En los libros de Contabilidad est prohibido:

Borrar

Mancharlo

Romperlo

Mutilarlo

Dejar espacios en blanco

Alterar el orden de los folios

Alterar el orden cronolgico de los asientos y los documentos

Hacer cualquier acto que le quite claridad y consistencia a las reglas

LIBROS CONTABLES
Son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los
cuales se registran en forma sistemtica y analtica las operaciones mercantiles
que se realizan durante un periodo de tiempo, tambin los comerciantes
pueden llevar otros libros como control de manera voluntaria
LIBROS ADMINISTRATIVOS

Tambin existen otros libros que tienen el resto de la informacin financiera de

la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro de registro de
accionistas etc.
SIRVEN PARA:
Hacer las anotaciones contables de la Empresa y se registran las cuentas.
Segn el Art. 435 del Cdigo Comercio, el Art. 139 del Cdigo Tributario y Art.:
74 y 78 del Reglamento del Cdigo Tributario, los comerciantes estn obligados
a llevar contabilidad debidamente organizada, los libros y la nomenclatura de
las cuentas y sub.- cuentas de acuerdo al tipo de actividad que desarrolla.
IMPORTANCIA
Son una herramienta fundamental para el proceso contable que permite
evidencias de la informacin de cada una de las operaciones de la empresa y
servirn de base para la presentacin de los Estados Financieros apegados a la
realidad.
Sirven de base de Consulta a los usuarios de los libros
Sirven

las

autoridades

fiscales

y legales

para

la

revisin

de la

Contabilidad que se lleva de acuerdo a lo prescrito.

Comprueba la verificacin de las operaciones.
LIBROS PRINCIPALES:
Llamados tambin mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los
comerciantes deben llevar los siguientes libros: Libro Diario Libro Mayor Libro
de Estados Financieros
Se utilizan para registrar en forma sinttica las operaciones asentadas
analticamente
en
los
libros
auxiliares.
LIBROS AUXILIARES
Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analtica y detallada
los valores e informacin registrada en los libros principales. Cada empresa
determina el numero de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamao y el
trabajo que se tenga que realizar Llamados tambin mayores auxiliares
En ellos se encuentra la informacin que sustenta los libros mayores y sus
aspectos ms importantes son:
Registro de las operaciones cronolgicamente.
Detalle de la actividad realizada.
Registro del valor del movimiento de cada subcuenta
Tipos de libros auxiliares
Cuentas de control: En estos libros se detalla y ampla la informacin de una
cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede
ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.
Subcuentas: Este es el que sustenta la informacin presentada en los libros
mayores y diarios y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y
sus auxiliares.
Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y
ventas donde se registran en forma detallada la informacin solicitada por la
administracin de impuestos.

Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar
que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar Netas los libros que deben
llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cules se registran en forma
sinttica
Los libros Principales y Obligatorios, se deben de llevar empastados o en hojas
separadas, las cuales estarn foliadas y sern legalizados (Art. 17 Lt. B )
Por un Contador Pblico que haya sido autorizado por el Consejo de Vigilancia
de la contadura y la Auditoria (Art.5 Ley Reguladora del Ejercicio de la
Contadura) y nombrado por el comerciante (Art. 438 del Cdigo de Comercio)
(2)CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DESDE EL PUNTO
DE VISTA TECNICO O FINANCIERO
Pueden ser de dos clases: Libros Principales; y, Libros Auxiliares
LIBROS PRINCIPALES:
Son aquellos que tienen carcter de indispensables para llevar la contabilidad
de un negocio y son:

Libro de Inventarios y Balance

Libro Diario.

Libro Mayor
LIBROS AUXILIARES:

Son aquellos que sirven de complemento a los libros principales y que despus
de cumplir su cometido, se centralizan las operaciones anotadas en ellos, en
el Libro Diario. Son Libros Auxiliares todos los mencionados en la clasificacin
legal, a excepcin de los indicados como los libros Principales.
Foliacin de los Libros de contabilidad
CONCEPTO:
Desde el punto de vista tradicional, es el nmero pequeo que se coloca en la
parte superior de cada una de las hojas de los libros de contabilidad. Dicho de
otra manera, folio, es la pgina del libro de contabilidad.
CLASE DE FOLIACION:

Desde el punto de vista tradicional, la foliacin de un libro de contabilidad

puede ser de dos clases: Foliacin Simple y Foliacin Doble

a) Foliacin Simple.- Es cuando los folios se repiten una sola vez. Eje:
1, 2, 3, 4, 5, 6, etc. Son libros de filiacin simple: el Libro Diario y el Libro
de Inventario y Balances.

b) Foliacin Doble.- Es cuando los folios se repiten dos veces y estando

uno frente al otro. Ejemplo: 1-1, 2-2, 3-3, 4-4, 5-5, 6-6, etc. Son libros de
foliacin doble: el Libro Mayor y el Libro Caja.

Desde el punto de vista electrnico, informtico o virtual la foliacin es nica

(simple). El formato electrnico permite registrar muchos datos en forma
horizontal, lo que facilita una mayor utilidad para los libros contables.
Aspecto legal de los Libros de contabilidad
Para que un libro de contabilidad tenga carcter legal, es necesario que sea
legalizado ante el Notario Pblico o Juez de Paz, y para ello se debe abonar el
derecho que corresponda.
PLAZO PARA LEGALIZAR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:

a) En la apertura del negocio: sesenta das

b) Para el canje de libros:

15 das para el registro de ventas y el registro de compras

30 das para los dems libros.

PROHIBICIONES EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

En los libros de Contabilidad est prohibido:

Borrar

Mancharlo

Romperlo

Mutilarlo

Dejar espacios en blanco

Alterar el orden de los folios

Alterar el orden cronolgico de los asientos y los documentos

Hacer cualquier acto que le quite claridad y consistencia a las reglas

CLASIFICACIN:

libro diario
Principales

libro mayor
Libro de estados financieros
Caja

Punto de vista financieroAuxiliares

Bancos
Gastos
Ingresos
Control

IVAS
Libro diario (art.

435 C.C)

Obligatorios

Art. 40 C.C
Vista legal
Aumentos y disminuciones

Libro mayor (art. 435 C.C)

Libro de estados financieros
Contables art. 4.35 y 442 del C.C
Compras art. 141 C.T
Ventas a Consumidor Final
Ventas a Contribuyentes

De capital art. 312 C.C

Actas de Asamblea general
Punto de actas de junta
directiva
Administrativos

Caja
Voluntarios
Ingresos
Gastos

art. 40 C.C
Registro de Accionistas
Art. 155 C.C
Bancos