Mi primer da como Jefe de Almacn

y como no morir en el intento.

3 ENERO, 2015 / JORGE QUEZADA

Al iniciar una nueva gestin de almacn, lo primero que

debemos hacer despus de negociar nuestros beneficios
(sobre eso podemos hablar largo tiempo) es reconocer
fsicamente nuestra oficina y ver que vamos a cambiar,
porque no he conocido a ningn jefe que se sienta cmodo en
una oficia que anteriormente fue de otro jefe de almacn y
que ya no est, ya que muy pocas empresas nos dicen a
ciencia cierta porque se fue el jefe anterior?, pero volvamos
a lo que nos compete en este captulo. Luego de acomodarnos
en nuestra nueva oficina, mover las cosas a nuestro criterio,
solicitar nuestros accesos al sistema ERP, correo electrnico,
etc. Ya estamos listos y preparador para conocer a nuestro
equipo de trabajo.
Antes de que ellos nos conozcan, nosotros debemos
conocerlos primero, por eso sugiero una reunin breve con el
Jefe de RRHH (o como se dice ahora Gestin del Talento) para
que nos explique cul es nuestro organigrama y quienes son
las personas que estn a nuestro cargo, probablemente esta
informacin ya nos fue brindada por nuestro jefe inmediato
(usualmente Gerente de Operaciones o a veces Gerente
General) pero el nico capacitado y que puede brindarnos un
poco ms de informacin subjetiva sobre nuestros
colaboradores es el personal de RRHH, as que en no ms de
01 hora puede brindarnos a grandes rasgos como son las
personas que trabajan con nosotros, de esta manera
sabremos cmo comportarnos y que informacin compartir
con cada uno de ellos.
Usualmente una empresa mediana-grande, que se da el lujo
de tener un Jefe de Almacn (digo lujo porque en mi
experiencia he encontrado personal de limpieza o personal
obrero a cargo de un almacn, lo cual no es malo, pero si lo
haces por reducir precios las empresas incrementan sus
riesgos en sus operaciones, paralelo a ello he conocido
personal de limpieza y obreros con mayor criterio que
personas altamente capacitados con certificaciones Apics) se
presenta el siguiente organigrama funcional :

Organigrama Funcional Genrico

Ahora que ya tenemos la estructura, podemos saber con
quienes trabajamos y con el punto de vista del rea de RRHH,
estamos listos para nuestra primera reunin general de
presentacin (esto usualmente se realiza en las 2 primeras
semanas de gestin como mximo).
La reunin tiene que involucrar a todo el personal, ojo a todos,
no podemos hacer excepcin alguna, ya que ellos son el
motor de tu gestin y el buen trabajo de ellos implica tu xito
o tu fracaso, as que como mnimo debes presentarte ante
todos ellos.
En la reunin de presentacin, usualmente viene tu jefe
inmediato comenta unas breves frases y despus te presenta
mostrando tu altos grados acadmicos (de ser el caso) y tu
amplia experiencia (de ser el caso tambin). Una vez que
tengas la palabra debes manejar la reunin siguiendo este
orden:
1. Dar gracias a la empresa, la cual est confiando en tu
capacidad.
2. Indicar cul es tu forma de trabajo.
3. Indicar las reglas de juego de tu gestin.
4. Finalmente mencionar que durante estos primeros das
tomars una foto al estado actual del almacn y luego
del anlisis respectivo con tu jefe inmediato, lo

mostrars a todos ellos para que vean como lo estas

encontrando el almacn y que acciones deben tomar
para encaminarlo correctamente con el apoyo de todo el
personal, ya que el almacn es una pequea tienda y los
dueos son c/u de ustedes.
5. Te despides indicando que tu oficina siempre estar
abierta para escuchar todo tipo de comentario en
cualquier momento de todos ustedes.
6. Fin de la reunin.
Luego de la reunin, ten la plena seguridad que en tu oficina
habr por lo menos 2 personas esperando hablar contigo para
darte sus apreciaciones de la gestin anterior y ah conocers
el verdadero motivo del porque se retir el jefe de almacn
anterior, dicha informacin es muy importante ya que te
servir a entender a la empresa, porque en mi corta
experiencia he visto que las empresas no solamente les
importa que sus procesos caminen correctamente, sino que tu
seas una persona que les caiga en gracia es decir, aparte
de realizar un buen trabajo, tienes que caer bien a la empresa
(gerente general, jefe inmediato, dueos, personal, etc.) ya
que es el punto principal de toda relacin a largo plazo, he
visto como jefes de almacn muy buenos con gestiones muy
buenas han sido despedidos simplemente por no saber
mostrar sus ideas distintas a las que tiene la empresa, as
que atencin con todo lo que escuches estos primeros das.
Una vez terminado eso, debes sentarte en tu oficina, abrir tu
PC y empezar a generar tu plan de trabajo distribuido en 12
meses (recomendacin personal) de forma que todas las
aristas queden cubiertas y eso ser materia de estudio de
nuestro siguiente post.
Gracias por leer y compartir.
Saludos.

Como sobrevivir a Mi Primer Inventario de Almacn. Plan de Trabajo Anual Parte 01

11 ENERO, 2015 / JORGE QUEZADA

Una vez que ya tenemos definido nuestras herramientas

previas a la realizacin de nuestro plan de trabajo, podemos
empezar por el punto CERO, la parte ms importante y la
base de nuestra gestin en esta nueva empresa, que es el
inventario inicial, para lo cual debemos tener las siguientes
consideraciones:
1. Identificar al personal que estar a cargo del inventario.
2. Verificar el libre acceso a todas las reas del almacn a
inventariar.
3. Estimar el tiempo aproximado que tomar realizar el
inventario.
4. Confirmar la fecha del inventario, de forma que no afecte
otros procesos.
5. Definir el mtodo de conteo que se realizar con las
existencias.
6. Definir qu informacin ser mostrada en el entregable
luego del inventario.
A continuacin pasaremos a detallar cada uno de ellos.
1. Verificar el libre acceso a todas las reas del
almacn a inventariar, debemos inspeccionar
personalmente todas las reas del almacenes que se tengan a
cargo y observar si presentan alguna dificultad o riesgo para
que puedan ser contabilizadas, usualmente existen zonas del
almacn que se encuentran bajo llave, que se encuentre con

los accesos cerrados o que el ingreso sea muy riesgoso

(escaleras sin pasamos, etc.) y de ser el caso levantar las
observaciones encontradas, de forma que no tengamos
sorpresas durante la ejecucin del inventario.
2. Identificar al personal que estar a cargo del
inventario, en esta parte debemos tener en cuenta cual es la
experiencia de cada persona y cul es su capacidad, como
tenemos poco tiempo en la empresa, debemos ayudarnos de
nuestro jefe inmediato y del rea de RRHH y principalmente
de nuestro instinto. Una vez distribuido el personal, le
asignamos una familia o grupo de productos a
contabilizar, teniendo en cuenta que despus del inventario
esas mismas personas deben convertirse en nicos
responsables de dichos productos, para lo cual (luego del
inventario) podemos empoderarlos (va documento formal
firmado) sobre dichos productos, en el corto plazo se darn
cuenta que dicho personal velara con uas y dientes dichos
productos.
3. Estimar el tiempo aproximado que tomar realizar el
inventario, este tema es muy importante, ya que va a definir
la aprobacin de ciertos adicionales que sern invertidos por
la empresa (un inventario no es gratis), usualmente se calcula
en base a la cantidad de existencias custodiadas y al histrico
anterior (recurrir al jefe inmediato y consultar cuanto tiempo
se demoran usualmente en realizar un inventario general). A
parte del tiempo a invertir se deben tener en cuenta los
siguientes adicionales que deben ser aprobados por la
Jefatura Inmediata:
a)
b)
del
c)
d)
e)

Horas Extra a Generar.

Aprobacin para alimentacin fuera de horas laborales
personal.
Aprobacin para transporte del personal.
Aprobacin para sobre tiempo nocturno.
Aprobacin para tiles adicionales (lapiceros, hojas, etc.)

Teniendo informado estos temas y con la aprobacin del Jefe

inmediato, podemos estar tranquilos ya que la parte logstica
del inventario est cubierta.
4. Confirmar la fecha del inventario, de forma que no
afecte otros procesos, en esta parte debemos tener el
criterio necesario para saber en qu fecha debemos
programar el inventario, no necesariamente tiene que llevarse
a cabo al da siguiente de asumir el puesto de Jefe de
Almacn, usualmente debe ser programado a 30 das
calendario despus de asumir el puesto, teniendo en cuenta
que no se cruce con fechas pico, como pueden ser cierre de
mes, quincenas, fines de campaa, fumigacin, etc. As no
tendremos sorpresas el da que se deba iniciar el inventario.
5. Definir el mtodo de conteo que se realizar con las
existencias. Aqu debemos tener en cuenta que de los
diversos mtodos de conteo existentes para diversas
situaciones (wiki), pero en almacenes existen 02 tipos que son
bastante usados que son los siguientes:
Conteo Al Barrer: Se recomienda este tipo de conteo para
inventarios iniciales, ya que aqu se abarca absolutamente
todas las existencias que se encuentran dentro de la
infraestructura del almacn y tambin las que hayan sido
asignadas pero estn en zonas aledaas no fijas. Esto nos
permitir tener una amplia visin de lo que estamos
encontrando al iniciar nuestra gestin. En este caso se forman
cuadrillas de personas que con un formato en blanco
comienzan a barrer todo el territorio del almacn.
Conteo con Kardex: Este tipo de conteo se recomienda
realizarlo con productos muy especficos y solo funciona
cuando ya previamente hemos realizado un control de
inventario (wiki) y tenemos nuestras existencias bastante
controladas, usualmente se utilizan cuando las existencias
son muy parecidas e imperceptibles al ojo humano (mg de
esencias qumicas, etc.) previamente se imprimen formatos
con la data segn sistema la cual debe ser contrastada con

las existencias fsicas, usualmente este tipo de conteo lo

realiza el supervisor en conjunto con el jefe de almacn.
Una vez que el proceso de inventario se encuentra en
proceso, nosotros debemos involucrarnos y realizar el conteo
a los productos ms sensibles (usualmente los de mayor
valor) de forma que tengamos la certeza que nuestros
conteos son correctos. Tambin debemos realizar re-conteos
inopinados sobre algunos items al azar, a modo de revisin de
las tareas de nuestros colaboradores. Ojo recordar que todas
las hojas de conteo deben ser firmadas por las personas que
lo estn realizando, esto es bsico ya que ellos sern
responsables de las existencias que han contado en caso
exista alguna discrepancia posterior.
6. Definir qu informacin ser mostrada en el entregable
luego del inventario. Luego de realizar el conteo fsico, este
debe ser trasladado a nuestra hoja de clculo u otro software
que nos permita realizar un match (cruce) de informacin
entre las existencias registradas a nivel contable VS lo
encontrado a nivel fsico, tambin debemos valorizar las
existencias ya que nosotros como jefes debemos saber
CUANTO VALE NUESTRO ALMACN, he conocido muchos jefes
de almacn que no saben cunto vale su propio almacn y
esto no es admisible. El saber el valor de nuestro almacn nos
permite tomar decisiones a nivel seguridad (se sustenta la
inversin en equipos de seguridad fsica), nivel contable
(podremos informar que nuestro fondo de maniobra esta
afecta su contabilidad y nadie se ha dado cuenta) y otros usos
que en su momento podremos darlo.
Ahora en nuestro informe final debemos mostrar en lneas
generales la siguiente informacin:
a) Generales del Inventario (donde, cuando, como, quien,
etc.)
b) Existencias Encontradas (valorizado, estado,
observaciones)
c) Cruce con valores contables (Aqu generamos el ERI y se

compara con la base del 95% como mnimo)

d) Diferencia valorizada (cuanto sobra y cuanto falta en
dinero)
e) Conclusiones y Recomendaciones (Bosquejos de nuestro
futuro Plan de Trabajo)
Con esto ya tenemos cubierta la primera parte de la
elaboracin del Plan de Trabajo, que es el levantamiento de
informacin, con la cual ahora deberemos informar que
acciones se tomarn y en que plazos para levantar las
observaciones encontradas, lo cual ser materia de estudio
de nuestro prximo captulo.
Gracias por leer y compartir.

Lo simple siempre es lo ms dficil

de conseguir. Generacin de Informe
Final de Alto Impacto. Plan de
Trabajo Anual Parte 02
20 ENERO, 2015 / JORGE QUEZADA

El camino recorrido hasta ahora es una frase con la que

empieza una serie de cable muy conocida y la extraigo para
nuestro caso, ya que nuestra funcin liderando un equipo
humano que es responsable de todas las existencias de una
empresa, es una fuerte responsabilidad, que nos ensea da a
da a lograr sincronizar, la teora, la prctica, el instinto y una
fuerte dosis de caf y sueo, porque al igual que los policas,
t no eres jefe de almacn solo 8 horas, sino las 24.

Como vern desde nuestro primer da como Jefe de Almacn y

hasta este punto hemos ido viendo muchos temas tericos y
temas prcticos de la gestin logstica, en los cuales hemos
tomado decisiones a nivel operativo, buenas o malas, han
sido nuestras decisiones y deberemos vivir con ellas y

asumirlas como tal por siempre, por eso la nica forma de

poder evitar o por lo menos minimizar errores, debemos tener
un plan, una estrategia, una camino, un norte, un proyecto,
que tambin debe seguir la misin y visin de la empresa, de
forma que tengamos un slido inicio de gestin, en la cual
podamos construir nuestro pequeo Fort Knox que parezca
un Apple Campus y con la precisin del Cern, a eso debemos
apuntar as que empecemos.
El informe final y presentacin del plan de trabajo que
presentaremos a nuestra jefatura inmediata, debe ser dividida
en 02 partes, las cuales detallo a continuacin:
Forma. Nuestro informe debe reflejar pulcridad, desde la
ortografa, diccin, tamao de letra, pies de pgina, etc.
No podemos dejar de incidir en este tema, lo mas
recomendable es utilizar el Formato APA en nuestro Word
y si tiene ms de 8 pginas, debemos incluir un ndice, el
cual se genera muy rpidamente en word.
Fondo. Esto es lo que nos diferenciar del resto, ya que
cualquiera puede darle forma a un grupo de palabras y
presentarlos muy bonito, pero pocos son los que logran a
lo que refiere el ttulo del blog, Lo simple siempre es
difcil de conseguir recordemos que nuestro informe NO
ser ledo por Ed Frazelle o por Eliyahu M. Goldratt, sino
por personas que quieren ver la informacin de forma
clara, rpida y entendible.
Ahora que tenemos claro que consideraciones debemos tener,
pasaremos a mostrar una estructura base de informe final y
plan de trabajo para nuestro almacn:
1. Preliminares. Aqu se detalla desde que fecha se viene
laborando, bajo que gerencia, cual es nuestro horario de
labores y en donde est ubicada nuestras oficinas y los
almacenes a cargo, etc.
2. Situacin Actual. Debemos mostrar los datos
obtenidos, tal cual, sin recomendaciones o sugerencias,
aqui debemos plasmar la realidad actual del almacn.
1.
Infraestructura. Estado de los racks, de techos, de
paredes, piso,etc..
2.
Herramientas. Estado de Transpaletas, apiladores,
montacargas, etc.
3.
Personal. La cantidad exacta de personal que
labora con nosotros.

4.

Inventario. Aqu presentamos el cuadro resumen de

nuestro inventario valorizado en moneda nacional, de
forma que presentemos la cantidad exacta de dinero
que se tiene en productos. Si es posible se puede
realizar un comparativo con aos anteriores.
3. Situacin Problemtica. Aqu mostramos las
observaciones que hemos encontrado en cada item,
puntualmente en el inventario, debemos detallar al
milmetro las diferencias, para despus mostrar el ERI
encontrado, detallando las diferencias se traten de
mermas, productos perdidos o inventarios fantasmas.
4. Situacin Propuesta, aqu debemos mostrar nuestras
recomendaciones, para cada uno de los puntos
mostrados, usualmente se utiliza un cuadro simple en
donde podamos desarrollar brevemente cada punto,
podemos seguir el siguiente CUADRO
5. Planificacin. Una vez que ya hemos definido como
vamos a atacar, debemos mostrar el tiempo que nos
llevar la resolucin de observaciones, que recursos
vamos a necesitar. Lo ideal es presentarlo en un archivo
mpp (ms-project) de forma que se muestre inclusive los
montos de inversin necesarios, pero sino manejar la
herramienta, puedes utilizar excel (lo que no significa
que NO aprendas ms-project, todo ingeniero que se
respeta debe manejar ms-project a nivel intermedio).
Bueno eso sera todo, para finalizar les dejo un
archivo ejemplo de un informe final que presente hace
algunos aos a una empresa X, espero pueda servirles.
Un fuerte abrazo a la distancia y compartan.
Jorge Quezada
@warehouseperu
PD1. Recuerden que un ERI sea aceptable debe ser igual o
mayor que 95%, mas adelante dedicare un capitulo entero al
ERI.
PD2. Deben recordar que todo informa debe tener numeros
expresados en moneda nacional, es el unico lenguaje que
todos conocen y manejan, olvidense de items , sku , eso
nos servir mas adelante, pero a este nivel inicial debemos
expresarnos de forma que todos nos puedan entender. A parte
de ser posible estimen el monto que la empresa ahorrar

por tenerlos a ustedes al mando de los almacenes, es decir,

mejorar procesos, evitar perdidas, etc. Eso deben cuantificarlo
y mostrarlo, claro sin ser muy optimista ni pesimista, pero
basta que se logre ahorrar un 3% de los gastos actuales, su
presencia esta mas que justificada.