HERRAMIENTAS

METODOLOGA PARA ELABORAR EL RBOL DE PROBLEMAS Y DE OBJETIVOS

El rbol de Problemas es una herramienta de anlisis en la fase de planificacin de los procesos de
fiscalizacin operativa y evaluativa. Dicha herramienta se puede aplicar ya sea despus de utilizar el Diagrama de
Entorno, como tambin luego de la determinacin de las reas criticas, justo antes de iniciar la formulacin de los
programas especficos de trabajo.
El rbol de Problemas es un apoyo metodolgico, cuya aplicacin coadyuva al establecimiento de los
objetivos general y especficos de un determinado programa de trabajo. Esto permitir visualizar y establecer las
alternativas de solucin, y estructurar tales objetivos de una forma ms expedita y fcil.

1.

Definicin y partes de un problema o asunto de estudio.

El problema se refiere a una situacin que denota inconveniencia, insatisfaccin, o un hecho negativo. Se
puede resumir por la carencia de algo bueno o la existencia de algo malo. Conocer del problema consta de al
menos dos partes:

2.

Conocer su importancia, sus incidencias, el peligro que representa para la organizacin, es

decir, los efectos que ocasiona, los cuales deben estar claramente identificados. Este examen
sistemtico permite verificar que el problema merece ser resuelto.

Identificar la razn de ser del problema, es decir, se deben tambin identificar las causas que
lo generan. Esto permite visualizar el camino que se debe seguir para la bsqueda de
soluciones.

Identificacin de la mejor opcin para un proyecto de fiscalizacin.

Los criterios para decidir entre una u otra opcin para desarrollar un proyecto de fiscalizacin se seleccionan
segn mejor impacten el problema. Dos parmetros comnmente utilizados son la factibilidad y la viablidad del
proyecto; el primero se orienta directamente al problema, y la viabilidad se relaciona con las orientaciones del rea
de fiscalizacin de la DFOE respecto del asunto en estudio.

3.

rbol de Objetivos.

Este rbol permite que el problema, redactado en trminos positivos, se convierta en el objetivo general para
un determinado proyecto de fiscalizacin. De la misma manera, los efectos de primer y ms niveles se utilizan para
la formulacin de los objetivos especficos.

4.

Alternativas de solucin.

Las alternativas de solucin sirven para establecer ms acertadamente los beneficios que se obtendran con
la ejecucin de los proyectos de fiscalizacin.

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5.

Empleo de la herramienta rbol de Problemas.

Para elaborar el rbol de problemas, debe aplicarse el siguiente procedimiento:
a. Identifique adecuadamente el problema.
b.

Elabore una lluvia de ideas acerca de los posibles efectos que se pueden generar para el problema
determinado en el punto a. Los efectos pueden ser de dos tipos: los que ya se vienen percibiendo
efectivamente y los que constituyen una amenaza o peligro si el problema no es manejado
oportunamente, ambos deben identificarse y a la vez priorizar su importancia en torno al problema.

c.

Luego de tener un orden de importancia de todos los efectos, se debe identificar las repercusiones
encadenadas del problema, para ello se elabora el rbol de efectos; este consiste en representar
grficamente hacia arriba los efectos priorizados en el punto b., identificados como una consecuencia
del problema.

d.

A continuacin coloque en el primer nivel (inmediato superior al problema) los efectos directos, cada
efecto directo nace del problema; por lo que se representa con una flecha desde el problema hasta
cada efecto directo o de primer nivel.

e.

Pregntese si para cada efecto de primer nivel existe alguno o varios efectos superiores importantes
que puedan derivarse de ese efecto. Represntelos en un segundo nivel, derivndolos con flechas de
abajo hacia arriba desde el efecto de primer nivel que opera como causa. Si a un efecto concurre como
causa otro efecto de primer nivel ya representado, indique la interdependencia con una flecha. As
sucesivamente para los otros niveles, hasta llegar a un nivel que se considere como el superior, dentro
de la rbita geogrfica o institucional donde se tiene competencia o posibilidades de intervencin. A
continuacin se presenta un ejemplo1 de lo mencionado hasta el punto e. de este procedimiento.

Ejemplo tomado del documento Conformidad de la infraestructura tecnolgica de la DFOE con los requerimientos de
procesos y sistemas de informacin asociados a la fiscalizacin, de Agosto 2003, preparado por: Alejandra Peraza, Alex
Monge, Evelyn Mora, Randall Montes, Mainor Montero, Gonzalo Elizondo y Rolando Castro, como parte del Curso Formulacin
y Evaluacin de Proyectos.
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Carencia de informacin oportuna

para la toma de decisiones

Desactualizacin de la
informacin de las bases
de datos existentes

Ineficiencia en el uso de
tiempo efectivo del usuario

Subutilizacin de los Sistemas

de Informacin Institucionales

Duplicacin en el ingreso y
consulta de informacin en
bases de datos paralelas

Altos tiempos de respuesta de

las aplicaciones informticas
utilizadas

Mayores
costos
en
procesos de fiscalizacin

los

Prdida de informacin por

equipos poco robustos

Falta de oportunidad en el
ingreso y acceso de la
informacin

Detrimento de la Calidad de los proyectos de Fiscalizacin

No conformidad de la infraestructura tecnolgica con los requerimientos de los procesos y

sistemas asociados a la fiscalizacin

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f.

Una vez que tiene el problema, los efectos de primer y dems niveles identificados, se debe
proceder a identificar las posibles causas que dan origen al problema, para ello:
Pregntese si para cada causa de primer nivel existen alguno o varias causas inferiores
importantes que puedan derivarse de ella. Represntelas en un segundo nivel derivndolas
con flechas de arriba hacia abajo desde el problema hasta las causas de primer nivel, y as
sucesivamente. Si una causa es originada por otra causa, indique la interdependencia con
una flecha. A continuacin se presenta un ejemplo para el establecimiento de las causas
que originan el problema.

FORMULACIN DEL OBJETIVO GENERAL, ESPECFICOS, OPCIONES Y ALTERNATIVAS

DE SOLUCIN
No conformidad de la infraestructura tecnolgica con los requerimientos de los procesos y sistemas asociados a la fiscalizacin

Desvinculacin
de
la
infraestructura
tecnolgica con
los procesos

Desvinculacin de
la infraestructura
tecnolgica con
los sistemas de
informacin

Insuficiente
cantidad
de
equipos
porttiles
y
acceso a red

Inadecuada
planificacin
de
la
adquisicin de infraestructura tecnolgica

Equipos
daados,
obsoletos
y
desactualizados

Inadecuada planificacin del

mantenimiento
y
actualizacin

Limitaciones
presupuestarias para la
compra, mantenimiento y
actualizacin
de
la
infraestructura tecnolgica

Insuficiente
programacin
presupuestaria

Desvinculacin de
infraestr. tec. con
las funciones de
los funcionarios

Inadecuada
Distribucin
Equipos

de

g. El siguiente paso, consiste en construir el rbol de objetivos para la solucin. Se trata de

colocar en trminos positivos todas las causas y efectos del rbol de problemas. El rbol
de objetivos ser el flujo interdependiente de propsitos y fines para la solucin de un
problema o asunto determinado. A continuacin para el ejemplo anterior se presenta el
correspondiente rbol de objetivos.

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Suficiencia, oportunidad y
calidad de la informacin para
la toma de decisiones

Basesde datos
actualizadas

Eficiencia en el uso de tiempo

efectivo del usuario

Optimizacin en el uso de los

Sistemas de Informacin
Institucionales

Unificacin en el ingreso y
consulta de informacin en las
bases de datos existentes

Menores costos en los

procesos de fiscalizacin

Bajos tiempos de respuesta

de
las
aplicaciones
informticas utilizadas

Minimizacin de la prdida de
informacin de los equipos a
travs de una capacidad
adecuada

Oportunidad en el ingreso y
acceso de la informacin

Lograr el mejoramiento continuo de los procesos de fiscalizacin realizados,

para cumplir con el objetivo primordial de ejercer un control superior de la Hacienda Pblica de manera eficaz y oportuna.
Conformidad de la Infraestructura tecnolgica con los requerimientos de los procesos

Vinculacin de la
infraestructura
tecnolgica con
los procesos

Vinculacin de la
infraestructura
tecnolgica con los
sistemas de
informacin

Suficiente
cantidad de
equipos porttiles
y acceso a red

Correcta planificacin de la adquisicin de

infraestructura tecnolgica

Modernizacin y
actualizacin de
equipos

Correcta planificacin del

mantenimiento y actualizacin

Suficiente presupuesto
para la compra,
mantenimiento y
actualizacin de la
infraestructura
tecnolgica

Vinculacin de
infraestr. tec.
con las
funciones de
las personas

Correcta
programacin
presupuestaria

Adecuada Distribucin
de Equipos

Alternativas de solucin

h. Identifique alternativas de solucin, estas son acciones para solucionar el problema. Para
cada base del rbol de objetivos plantee una alternativa que lo concrete efectivamente.
i.

Para formular el objetivo general de un determinado proyecto de fiscalizacin, este se toma

del rbol de objetivos; especficamente en la seccin donde se redact el problema en
trminos positivos.

j.

Para formular los objetivos especficos, stos se toman de los efectos de primer y dems
niveles en el rbol de objetivos.

k. Las alternativas de solucin sirven para mencionar cuales pueden ser los beneficios a
obtener si se ejecuta el proyecto de fiscalizacin.

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