4 RAZONES POR LAS QUE CONSOLIDAR

SUS SISTEMAS EN UN NICO ERP

CONTENIDO
Cambio de modalidad .......................................................................................................................................3
1. reportar costes e ingresos ........................................................................................................................4
2. Gestin del riesgo .....................................................................................................................................4
3. Economas de escala ................................................................................................................................5
4. Coste de licencias y mantenimiento ......................................................................................................6
Conclusin ..........................................................................................................................................................6

4 RAZONES POR LAS QUE CONSOLIDAR SUS

SISTEMAS EN UN NICO ERP
POR GREG ROMANELLO
SENIOR BUSINESS CONSULTANT
IFS NORTH AMERICA

Si su empresa ejecuta ms de un paquete de software para gestionar las diferentes reas de

su compaa, necesita consolidarlos todos en un nico ERP.
En este informe vamos a darle cuatro buenas razones para que elija esta opcin y tambin
explicaremos algunas de las barreras a las que se enfrentar al hacerlo y cmo puede
superarlas.
El software ERP cuesta dinero y cuantos ms productos distintos est ejecutando, ms
dinero le supone a su empresa. Adems, cuanto ms diferentes sean las plataformas de
software que utilice, menos beneficios obtendr si compara los resultados con los de un
sistema de negocios nico y consolidado. Todo esto parece indicarnos que tener un nico
producto ERP, si se usa en toda la empresa, ofrecer ms beneficios y ser menos
costoso que disponer de mltiples paquetes que se usan en diversas reas aisladas del
negocio.
Pero, la pregunta es: cmo es que las empresas llegan a ejecutar dos, tres o hasta ms
productos? Puede resultar un proceso insidioso impulsado por una serie de factores.

CAMBIO DE MODALIDAD
A lo largo de los ltimos cinco aos, ms de la mitad (54%) de las compaas han
afirmado que haber aadido nuevos sistemas al menos en dos ocasiones.
Cmo hemos llegado a esto?
Un estudio llevado a cabo por IFS Norteamrica sugiere que las empresas industriales
estn aadiendo ms y ms sistemas para la gestin de sus operaciones. La demanda de
los consumidores y del mercado fuerza a ambas parte a desempear un papel en esta
tendencia. As que imaginemos una empresa dedicada a la fabricacin contra stock como
es ACME Industries que aade una divisin de ingeniera bajo pedido (ETO) para
equilibrar los picos altos y bajos de la demanda. Esto exige la implantacin de un paquete
de software para la ingeniera bajo pedido (ETO). ACME aade otra lnea de servicio, la
asistencia postventa, reposicin de piezas de recambio y reparacin de productos
vendidos a sus clientes. Esto requiere la implantacin de un tercer paquete que les ayude a
gestionar los servicios. Posteriormente, ACME adquiere el negocio de uno de sus
proveedores que adems tiene un software ERP ya instalado.

Lo ms probable es que muy pocas personas estn preparadas para ejecutar mltiples
paquetes de software al mismo tiempo. Y consolidarlos todos en un nico producto ERP
es una tarea difcil por los siguientes motivos:

A menudo es complicado encontrar un producto ERP que sea capaz de gestionar todos los
diversos modelos de negocio que opera una empresa diversificada como es ACME. Incluso
si ya se est usando un producto que cumple todos los requisitos, con frecuencia se requiere
una reintegracin completa en lugar de un proceso sencillo cada vez que se quiere aadir una
nueva funcionalidad.
Los usuarios se han acostumbrado a su software de negocio. Por eso, para conseguir el
apoyo necesario para poder cambiarlo, el software tendr que plantear una opcin muy
atractiva y ofrecer una clara ventaja en lo que respecta a la ejecucin del negocio y a la
experiencia diaria de los usuarios finales.
Adems de todo esto, muchos directores de empresas como ACME son conscientes de que
sus negocios seguirn cambiando. Una vez que han reemplazado el sinfn de sistemas con un
producto ERP en toda la empresa, la siguiente adquisicin, una nueva lnea de producto o de
servicio podra hacer que regresasen al punto de partida, es decir, que volviesen a trabajar
con mltiples productos ERP.

Aunque IFS s que defiende la idea de tener una nica solucin ERP global, sabemos que
no es fcil conseguir este objetivo. Pero hay motivos convincentes para tomar la decisin.
Esta lista no abarca todos pero s ofrece cuatro buenas razones para consolidar los
sistemas.
1. REPORTAR COSTES E INGRESOS

Cunto tiempo de administracin y contabilidad se emplea mientras se consolida la

presentacin de informes de costes e ingresos en todos los productos de software de
negocios?
Si se cuenta con algn tipo de integracin entre los diferentes productos ERP, cunto
cuesta mantenerla? Cunto cuesta, en trminos de honorarios de servicios profesionales,
actualizar o reconfigurar uno o ms de esos productos de software cada vez que es
necesario?
Si el equipo tiene que llevar a cabo una importante intervencin manual en este proceso y
quizs "preparar" los datos en Microsoft Excel para que estn en un formato estndar en
toda la empresa, cmo afecta esto a la capacidad de la empresa para cumplir con lo
dispuesto por la ley Sarbanes-Oxley o a la hora de prevenir el fraude en general ya sea por
parte de toda la empresa o de un individuo?
2. GESTIN DEL RIESGO

El fraude y abuso de datos de la empresa es solo uno de los riesgos empresariales

adicionales que puede generar el hecho de trabajar con mltiples paquetes ERP. La falta
de integracin en la empresa puede plantear barreras a la informacin que es fundamental
para la gestin del riesgo. La formacin y las certificaciones, por ejemplo, desempean un

papel en la identificacin de riesgos, si la empresa no dispone del nmero adecuado de

personas cualificadas para que lleven a cabo las funciones reguladas o restringidas, existe
un riesgo del que deben ser conscientes los ejecutivos, un riesgo que debern mitigar. El
mantenimiento y la gestin de activos tambin son claves en la gestin del riesgo, dado
que el estado en el que se encuentran los activos productivos, las cualificaciones y las
obligaciones contractuales de las empresas externas subcontratadas son factores que
afectan a la probabilidad y la responsabilidad fiduciaria en el caso de fallo de los activos.
La gestin documental es clave en la gestin del riesgo del mismo modo que los diseos
de productos, los planos finales, conforme con lo estipulado en el mantenimiento de los
activos, tambin son importantes a la hora de determinar y gestionar el perfil de riesgo de
una empresa.
Los riesgos generales asociados con el rendimiento financiero tambin forman parte del
sistema de la empresa, incluyendo los datos de gestin de relaciones con los clientes
como la trayectoria de ventas, datos sobre los clientes, sus ubicaciones geogrficas y los
sectores a los que pertenecen. Cualquiera de estos factores puede resultar determinante
para el riesgo de la empresa. La cadena de suministro tambin puede representar un
riesgo y de hecho nos encontramos con un riesgo cuando una empresa se apoya en
exceso en un nico proveedor que corre peligro o bien, importa de forma extensiva sin
respaldos slidos en caso de agitacin social o interrupciones del transporte en los pases
desde los que opera.
Si tenemos mltiples sistemas que se ejecutan en toda la empresa, cmo vamos a
conseguir visibilidad o tener la esperanza de ser capaces de mitigar estos riesgos?
3. ECONOMAS DE ESCALA

Independientemente de que la empresa tenga varios productos ERP como resultado de

las adquisiciones o por la diversificacin orgnica de los procesos de negocio, al tenerlos,
la empresa est dejando pasar la oportunidad de beneficiarse de las economas de escala.
Esta es una de las razones por las que muchos de los clientes de IFS que estaban en pleno
proceso de fusin o adquisicin han desarrollado un protocolo para implantar IFS
Applications a las divisiones que acaban de adquirir. Es la nica manera de garantizar que
se obtienen la eficacia y las ventajas que se esperaban cuando se realiz la inversin en la
adquisicin.
A menudo, algunas de las primeras reas que presentan un incremento en la eficacia
despus de una adquisicin son el resultado de compartir servicios de back-end como
contabilidad, recursos humanos y compras. Esto se puede conseguir de forma mucho
ms eficiente con sistemas y conjuntos de datos unificados.
Lo que es bueno para unos suele ser bueno para todos. Estos niveles de eficacia pueden
ser interesantes tambin para las empresas con mltiples plataformas ERP aunque no sea
porque han pasado por procesos de fusin y adquisicin. Si su empresa se encuentra en
esta situacin, cunta ineficacia podra eliminar si consolidase sus productos ERP?

4. COSTE DE LICENCIAS Y MANTENIMIENTO

No debera ser necesario mencionar esto. Pero generalmente es ms caro, en trminos de

licencias y mantenimiento, operar dos productos de software en lugar de uno. El
mantenimiento a menudo se convierte en un factor importante a medida que pasan los
aos porque algunos de los distintos sistemas heredados que las empresas ejecutan han
sido modificados en numerosas ocasiones y de forma significativa. Ofrecer servicios de
mantenimiento y de apoyo tcnico a estas modificaciones aumenta los costes. Estas
modificaciones tambin se tienen que mejorar cada vez que el software se actualiza, lo
que hace an ms atractiva la posibilidad de llevar a cabo una consolidacin a un nico
producto ERP.

CONCLUSIN
Si ha encontrado este informe, es probable que est en ese punto en el que empiezan a ser
obvias las desventajas de tener mltiples paquetes ERP. Nuestra esperanza es que esta
lista de ideas le proporcionar el impulso necesario para que , al menos, sea consciente de
cules son esas desventajas, lo que le ayudar a la hora de presentar un argumento slido
en favor de la consolidacin.
Si necesita ms ayuda, puede ponerse en contacto directamente con nosotros y as
podremos explorar los beneficios que su empresa puede conseguir al uniformar las
plataformas y tener una solucin nica e integral en toda la empresa.
Greg Romanello es un asesor financiero principal en IFS Norteamrica, con treinta aos de experiencia en
gestin de materiales y el sector de la fabricacin. En estos aos ha trabajado en el soporte tcnico, diseo e
implantacin de sistemas IT a nivel de planta, con sistemas de gestin de proyectos y con sistemas integrales de
negocios (ERP). Romanello ha desempeado estas funciones tanto a nivel nacional como internacional, dado
que ha participado en implantaciones de sistemas para la fabricacin discreta y repetitiva en entornos de
fabricacin tcnica, para configuracin, para ensamblaje, bajo pedido y de modo mixto. Romanello es licenciado
en econmicas por el Ripon College de Ripon, Wisconsin (Estados Unidos) y ha obtenido varios certificados,
incluyendo el CPIM (production and inventory management) y el CIRM (integrated resource management) de
APICS.

ACERCA DE IFSTM
IFSTM (OMX STO: IFS) fundada en 1983, se dedica a
desarrollar, proveer e implantar IFS Applications, un ERP
basado en componentes que ofrece una amplia
funcionalidad, completamente integrado y construido bajo
tecnologa SOA (Arquitectura Orientada a Servicios). IFS TM se
dirige a aquellas empresas giles en las que cualquiera de
estos cuatro procesos son claves: servicios y gestin de
activos, fabricacin, cadena de suministro y proyectos.
IFSTM tiene 2000 clientes y cuenta con ms de 2.700
empleados y est presente en 50 pases.
Si quiere recibir ms informacin no dude en contactar con
nuestras oficinas en Espaa en el 918062345 o a travs de
ifsiberica@ifsworld.com