Unidad 3

Trabajando con los

desperdiciadores
temporales.
TEMARIO
1. Cmo utilizamos nuestro tiempo?
2. Definicin de nuestras prioridades.
3. Los desperdiciadores temporales psicolgicos.
4. Los desperdiciadores temporales operativos.

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UNIDAD

Introduccin
En esta Unidad Didctica plantearemos las cuestiones relacionadas con
mejorar nuestras estrategias para una mejor Administracin del Tiempo.
El primer tema es una auto evaluacin para poder comprender cmo
administramos actualmente nuestro tiempo.
El segundo tema de importancia es el relacionado con el conocimiento,
y explicitacin, de nuestros objetivos principales, tanto personales como
laborales.
Una parte de esta Unidad trata sobre los desperdiciadores temporales
psicolgicos, que estn relacionados con actitudes muy fuertemente
arraigadas en nosotros, las que, por ser automticas, nos resultan invisibles.
Por ltimo, se sugerirn diversas estrategias para poder optimizar el uso
del tiempo en aquellas tareas diarias con alto contenido operativo.

Objetivos especficos
Descubrir cmo utilizamos nuestro tiempo.
Definir con mayor claridad nuestros objetivos, tanto personales
como laborales.
Detectar actitudes arraigadas en nosotros, que afectan el uso efectivo del tiempo.
Conocer estrategias ms efectivas para la realizacin de tareas operativas.

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1. Cmo utilizamos nuestro tiempo?

a. Auto evaluacin: Qu tipo de administrador del tiempo es
Usted?
Qu estilo de administrador del tiempo tengo?
Realizando la actividad que sigue, podremos tener una seal al respecto:
1. Cmo planea sus das?
a. No tengo tiempo para hacer ningn plan.
b. Anoto todo lo que necesito hacer, las priorizo y luego decido cundo deben ser hechas.
c. Considero mi plan y lo que voy a hacer, y enfoco mi atencin en ello durante el da.
d. Anoto lo que necesito hacer en una lista.
2. Cmo decide en qu orden hacer las cosas?
a. No analizo, sigo adelante con lo primero que se me ocurre.
b. Me pregunto qu debo hacer primero y lo hago, luego sigo
con el orden de importancia.
c. Empiezo con lo ms divertido, para alentarme a seguir.
d. Pienso que lo primero que debo hacer es quitarme de encima lo ms difcil.
3. Cuntas veces pierde el tiempo buscando cosas?
a. Al menos una vez al da.
b. Nunca. Tengo un lugar para todo.
c. Varias veces al da. Me complica mucho no poder encontrar
algo.
d. Un par de veces al da. Generalmente pongo las cosas en
un lugar determinado, pero a veces no puedo recordar
dnde exactamente.

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UNIDAD

4. Si alguien le pide hacer algo que interfiere en sus asuntos.

qu hace?
a. Busca una manera amable de decir que no puede.
b. Le dice que ver lo que puede hacer.
c. Dice de inmediato: desde luego, lo har, y aplaza otras
cosas.
d. Encuentra una forma de hacer ambas cosas, an a costa
de cierta presin.
5. Cuando las personas lo interrumpen en el trabajo, o en medio
de un proyecto, qu hace?
a. Las recibe y le complace tener una distraccin.
b. Se encarga de lo que necesitan, pero le molesta la interrupcin.
c. Le dice que est ocupado, y que tendrn que regresar ms
tarde.
d. Averigua qu necesitan, y luego decide si se ocupar del
asunto o no.
6. Usted est en medio de una conversacin y suena el telfono.
Qu hace?
a. Lo ignora y sigue conversando.
b. Atiende y mantiene una conversacin.
c. Atiende y dice que en este momento no puede hablar.
d. Deja que entre el buzn de voz.
7. Est en medio de una tarea y, de pronto, hay algo en la TV que
le interesa. Qu hace?
a. Hace una breve pausa, mira y luego contina con su tarea.
b. Deja la tarea y se sienta a mirar.
c. No hace ninguna pausa, para no desviarse de lo que est
haciendo.
d. Busca la forma de seguir con su tarea y mirar simultneamente.

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8. Compra un libro, y despus de haberlo ledo parcialmente, no

disfruta de su lectura. Qu hace?
a. Deja inmediatamente de leerlo.
b. Lee con dificultad el resto del libro por el tiempo que ya invirti.
c. Lee a la ligera el resto.
d. Salta las pginas buscando algo que le interese.
9. Cuntas veces revisa su correo electrnico?
a. Cada 5 o 10 minutos.
b. En un momento determinado del da.
c. Slo cuando recibo un aviso que recib un correo.
d. Los dejo acumular y los reviso una vez al da, o a la semana.
10. Cunto tiempo semanal dedica a actividades personales o
familiares?
a. Ms de 20 horas.
b. Entre 10 y 20 horas.
c. Entre 5 y 9 horas.
d. Menos de 5 horas. Tengo la sensacin que no tengo tiempo
para m.
11. Cul de los siguientes criterios aplica cuando estima la duracin de una tarea?
a. Generalmente subestimo la duracin, por lo que necesito
tiempo extra.
b. No estimo nada, slo sigo con la tarea.
c. En general, sobreestimo, lo que significa que tengo tiempo
disponible.
d. Casi siempre coincido con las estimaciones de tiempo.

Por favor, cuantifique las respuestas segn el siguiente criterio:

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PREGUNTA a b

d TOTAL

10

11

Una conclusin indicativa sera:

11 A 17 Puntos: tiene mucho por trabajar para administrar mejor su
tiempo.
18 A 26 Puntos: tiene algunos elementos bsicos, pero debe fortalecer
sus competencias como administrador de su tiempo.
27 A 33 Puntos: sobre una buena base, todava puede hacer algunas
mejoras.
34 A 39 Puntos: muy buenas condiciones, pero slo debe fortalecer
algunas reas.
40 A 44 Puntos: excelente estrategia de administracin del tiempo. El
desafo es mantener esas habilidades y fortalecer las pocas reas que
pueden estar dbiles.

Recomendacin: en todos los casos, se recomienda fortalecer aquellas consignas en las que obtuvo menores puntajes.

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2. Definicin de nuestras prioridades.

a. Cules son sus prioridades?. Las preguntas de Pareto.
Para fortalecer nuestras competencias para administrar el tiempo, resulta esencial no perder de vista la matriz de administracin temporal ya
vista.
Analizando esa matriz, es relevante mantener la atencin en los cuadrantes I y II, que son los que contienen las tareas que son importantes para nosotros, por ello, de esos cuadrantes deberan surgir nuestras
prioridades.
Es probable que las preguntas que siguen resulte una ayuda para elaborar esas prioridades:

Actividad
Cul es la tarea ms desagradable o difcil?
Cul es la ms fcil y rpida?
Cul puede hacer antes para sentirse ms seguro, y con una actitud positiva resolver el resto?
Cul tendr el efecto ms profundo y positivo en sus objetivos?
Cul le causa la mayor ansiedad, cuando piensa en ese asunto?
Qu podra dejar para maana, sin mayores consecuencias?
Cmo puede afectar mi criterio para priorizar en otras personas?
Cul es la tarea que ha estado esperando hacer con gran inters?
Cul es la que tiene el plazo ms apremiante?
En qu estado fsico y emocional necesito estar para llevar adelante algunos asuntos?
Si surgiera un imprevisto, qu tarea no podra esperar?
Cul sera la consecuencia de no hacer hoy esta tarea en particular?

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3. Los desperdiciadores temporales

psicolgicos.
a. El orden ayuda a administrar el tiempo de manera ms efectiva.
El orden simplifica nuestra vida. Cunto tiempo al da, semana o mes
empleamos buscando cosas que no estn en su lugar?
Se puede apreciar que, adems de simplificar nuestra vida, el orden nos
permite usar ms efectivamente nuestro tiempo.

Actividad
Slo como gua de auto evaluacin, conteste las siguientes preguntas:
Puede encontrar ahora mismo.
Esos papeles sobre los que trabaj hace un par de semanas?
La tarjeta de alguien que conoci en un evento el ao pasado?
El candado de la bicicleta que no usa hace seis meses?
Su pasaporte?
Su partida de nacimiento?
Las pilas de recambio para su cmara digital?

Se puede tener en cuenta algunas sencillas reglas para organizarse:

Destinar un tiempo semanal para organizar sus cosas personales y

laborales.
En ese tiempo, ordene sus cosas segn este criterio posible, o cualquier
otro similar:
Disponga de un lugar para documentos y papeles, estilo archivador,
donde pueda etiquetar el contenido.
Para las cosas que necesite en un futuro predecible, ordnelas en
un archivador que pueda ser organizado por fecha.
Las cosas que guard para leer, revselas peridicamente, y si no

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las ha ledo luego de 3 o 4 revisiones, es probable que las pueda

eliminar pues es evidente que no las ha necesitado.
De a cada papel las siguientes opciones de tratamiento:
Gurdelo: en el lugar previsto para su archivo.
Procselo: inclyalo en su ordenamiento temporal.
Trelo: sin ms comentarios.

Importante.mantenga ordenado lo que hay en su computadora.

El mismo criterio de archivos fsicos, puede llevarlo a archivos virtuales.

b. Postergar indefinidamente no es buena idea.

Resulta interesante preguntarnos, en primer trmino: por qu
postergamos? Hay algunas pistas sobre la respuesta, en el siguiente
cuadro:

Razones internas

Razones externas

Miedo al cambio

Tareas desagradables

Miedo al fracaso

Demasiado complicadas

Demasiados compromisos

Flujo de tarea difuso

Dejar para ltimo momento

Metas difusas

Algunas sugerencias, que pueden ser de utilidad, son las siguientes:

Divida la tarea en partes pequeas: en muchas ocasiones postergamos porque nos abruma la escala de lo que debemos realizar.
Establezca un tiempo de realizacin: fijarle un plazo a cada parte de una tarea compleja, o larga, implica asignarle una escala ms
manejable y predecible temporalmente.
Tenga claras, y definidas, cules son sus metas importantes:
tanto en lo personal como en lo laboral. Las verdaderamente importantes no pueden ser demasiadas. Lo que hay que hacer para
conseguirlas, es impostergable!!.

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UNIDAD

Si las tareas desagradables son impostergables: sin ms,

abrdelas, pues forman parte de aquello que lo llevar a sus metas.
Miedo al cambio y al fracaso: sea comprensivo con ud mismo.
Siempre el cambio genera incertidumbre, pero tambin es fuente
de aprendizaje y crecimiento. Y recuerde, adems, que el peor de
los fracasos es ni siquiera intentar aquello que nos resulta importante para nuestra vida.
La postergacin no siempre es negativa: en ocasiones, es necesario postergar para que una idea, un proyecto, una iniciativa,
maduren y podamos encontrar el tiempo justo y adecuado para
ocuparnos de ella, con mayor claridad y efectividad.

c. Cmo hace Usted estimaciones de tiempo?

Como principio general, podemos afirmar que: no hay buena
planificacin del tiempo, sin buenas estimaciones de tiempo.

Actividad
Pregntese si no ha dicho alguna vez frases como estas:
+ Bajo en un par de minutos.
+ Slo necesito una ducha rpida, no ms de cinco minutos.
+ Dejemos esto para maana a primera hora, no nos llevar ms de veinte minutos.

Y as result?...o nos llev ms tiempo que el calculado?

Algunas de estas sugerencias, pueden serle de utilidad:
Divida la estimacin en partes: cualquier tarea compleja que
pueda ser dividida en partes, tambin puede ser estimada en partes. Eso mejora la precisin de la estimacin del total.
Pinselo dos veces: antes de decirle a alguien cunto tiempo estima en hacer algo. Una vez establecido un tiempo, est en juego
su credibilidad si Usted lo cumple o no.

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Es mejor, y ms seguro, sobreestimar que subestimar: es

muy difcil que terminar antes una tarea resulte perjudicial.
Reserve un tiempo para lo imprevisto: nadie est a salvo de
sucesos inesperados que alteren el tiempo previsto.

4. Los desperdiciadores temporales

operativos.
d. Las llamadas telefnicas.
En este punto, Existen algunas estrategias sencillas para disminuir el
impacto de las llamadas telefnicas no funcionales en el uso de nuestro
tiempo. Algunas de ellas son:
Anticipar el tiempo disponible para las llamadas.
Planificarlas.
Bosquejar los temas a tratar.
Ser breve y directo.
No recibirlas en una reunin.
Transferirlas para su atencin.
Es Usted un esclavo del telfono? Si est hablando con alguien sobre
algn tema importante, interrumpe la conversacin para atender el
telfono?
Si su respuesta es positiva, surgen dos cuestiones:
En primer lugar, tomar el llamado, y dejar esperando a su interlocutor, indica que Usted prioriza la interrupcin telefnica a la conversacin con esa persona.
En segundo trmino, est dejando que otra persona disponga sobre
su tiempo.
Y si la llamada era urgente? Por el identificador de llamadas, Usted
podra saber si la persona que llama puede tener una urgencia que sea
relevante para Usted y, por otra parte, si Usted tiene el contestador
activado, esa persona puede dejar un mensaje y, en ese caso, Usted

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podr disculparse con su interlocutor y preguntarle si puede tomar unos

segundos en escuchar el mensaje,

Acuerde un momento especfico para hablar con alguien. En caso

de no encontrarlo, informe que ser Usted quien volver a llamar, de
modo de poder decidir el momento ms adecuado y evitar interrupciones
no deseadas.
Tambin resulta de utilidad tener confirmado el nmero al que esa
persona desea que Usted lo llame, y llame exactamente en el momento
acordado.
Estas dos sugerencias, le evitarn llamados infructuosos, y respetar
el momento indica seriedad de su parte, y consideracin hacia su
interlocutor.
Si lo anterior no fuera posible, deje un mensaje a su interlocutor dicindole
en qu horario Usted prefiere ser llamado.
En cuanto a los mensajes, cuando es Usted quien deja uno sea preciso
con lo que desea transmitir.
Aunque resulte obvio, un mensaje debe contener cuatro frases muy
breves para ahorrarle tiempo a Usted y a su oyente:
Deje su nombre.
Su nmero telefnico. No confe en que la otra persona tiene un
identificador activo. El nmero reptalo al final del mensaje, por si
el oyente necesita tomar nota.
El da y la hora en que Usted ha llamado. Tampoco confe en que el
receptor de mensajes del oyente identifica esos datos.
Un breve, y concreto, mensaje acerca del propsito de la llamada.

Algo importante: no hable de manera confusa y atropellada. Tenga

en cuenta que la persona quizs desee tomar nota sin tener que escuchar el mensaje varias veces.

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Conversa Usted durante demasiado tiempo?

Enfocando en la perspectiva laboral, no se trata de ser extremadamente
seco y monosilbico, pero tampoco se trata de perder Usted demasiado
tiempo en conversaciones innecesarias, y hacerle perder tiempo a su
interlocutor.
Tenga en cuenta que hay pocas cosas ms molestas que inquietarse
porque el interlocutor telefnico nos conversa en forma dispersa, y sobre
temas que no nos interesan ni estn relacionados con el trabajo.
Lgicamente es aceptable tener algn momento de broma y una pequea
charla intrascendente para romper el hielo, pero la mayora de las
personas, y Usted mismo, seguramente preferir que vaya rpidamente
al grano.

Es Usted un adicto al celular?

Habla mientras maneja?, mientras est paseando con su familia?, en
todo lugar y momento?, sea cul sea el plan de llamadas que Usted
contrate siempre se queda corto?
De ser as, tal vez algunas sugerencias lo ayuden a salir de esa posible
adiccin:
Apguelo durante un perodo de tiempo preestablecido, a fin de reducir gradualmente su uso.
selo para funciones, en momentos, y con personas especficas.
Seleccione el nmero de personas a las que le da el nmero de su
celular.
Para cerrar este tema, algunas sugerencias generales que pueden ser de
utilidad:
Tenga sus nmeros habituales programados, de modo de no perder
tiempo en buscarlos y/o marcarlos.
Prevea qu va a decir antes de llamar a la gente, y cul o cules
sern los temas principales sobre los que conversar.
Tome notas mientras est hablando, de modo de no tener que volver a llamar por no haber registrado con precisin algn tema importante.

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UNIDAD

Programa sus llamadas durante un espacio de tiempo determinado,

si esto es posible.
Si recibe llamadas sobre promociones y ofertas de productos o servicios que a Usted no le interesan, dgale rpida, respetuosamente
pero firme que a Usted no le interesa y que necesita interrumpir la
llamada para seguir con su tarea.

e. El correo electrnico.
Antes de entrar en detalles, enumeremos un resumen de las principales
cosas que deberamos ocuparnos para que el correo electrnico no opere
como un distractor devorador de su tiempo:

Actividad
Para ello, evale y controle:
+ Cuntas veces y cundo lee sus correos electrnicos?
+ Quin le enva correos electrnicos?
+ Cundo usar el correo electrnico, en lugar de otras formas de comunicacin?
+ Cmo escribe sus correos electrnicos, de modo de facilitar la lectura del destinatario?
+ Cmo procesa los correos electrnicos?
+ Cules son las herramientas informticas que usa para manejar mejor el proceso?

Usted tiene abierto su correo de manera permanente, y lo revisa

en todo momento?
Si es as, puede ser que est al borde de la adiccin. Es ms, con
qu frecuencia a configurado a su programa de correo para que
baje los mensajes?. Si lo ha configurado con el tiempo mnimo posible,
estamos ms cerca de una conducta adictiva.

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Usted revisa correos mientras almuerza o cena, o se para en

mitad de la comida para ver si hay mensajes?; mientras conversa
con alguien, desva su mirada para ver si hay nuevos mensajes?
Si Usted contesta que s, no necesitar ms informacin para saber que
est frente a un hbito muy arraigado sobre el cual se debera trabajar.
Para esto, programe cundo revisar correo, o tngalo desactivado
mientras hace otra tarea en la computadora, de manera de resistir en
mejores condiciones la tentacin de revisar su cuenta.
Brrese de las listas de envos que no le interesan.
Utilice la opcin legal de pedir que lo remuevan de listas de inters que
envan informacin que Usted no quiere, o no le interesa recibir.
No autorice que se difunda su direccin de correo.
Y pida no ser incluido en mensajes mltiples que se reenvan sin cesar
favoreciendo la propagacin del SPAM.
No pierda tiempo eliminando una y otra vez estos mensajes. Vaya a la
raz del problema y brrese de la lista de envos.
No suministre su direccin de correo electrnico de manera
indiscriminada.
Sea Usted quien elije a quin darle su direccin. Retenga para Usted el
poder de decidir esto para evitar agregar a personas con las cuales no
tiene intereses en comn.
Controle cmo escribe sus correos electrnicos.
Por favor, no enve correos que slo dicen gracias. La cortesa es una
virtud, pero puede buscar medios alternativos para ejercerla.
Procure, cuando es posible, que sus correos electrnicos sean breves.
Revise su correo electrnico antes de enviarlo. Cuntas veces promete
enviar un archivo que luego olvida adjuntar?

Controle cmo procesa los correos electrnicos.

Cuando lea un correo, elija alguna de estas opciones:
Conteste de inmediato dando respuesta al tema planteado.
Deseche ese correo si se trata de propaganda que a Usted no le
interesa, y en lo posible cancele la suscripcin.

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UNIDAD

Si Usted no puede ocuparse del tema, y lo deriva, hgalo de inmediato y cpiele a la persona que lo envi para que se entere de su
intervencin.
Si no puede, o no es el momento adecuado para ocuparse del tema
planteado, enve un correo puente, donde Usted le informe en qu
momento lo har.
Utilice bien las opciones que le da su programa de correo.
Entre otras cosas, tenga en cuenta las siguientes sugerencias:
Tenga su bandeja de entrada lo ms limpia posible, de modo de
no olvidar ocuparse de correos que pueden ser importantes.
Vace peridicamente su carpeta de mensajes eliminados, o configure su programa para que lo haga con una periodicidad establecida.
Organice en carpetas los correos que desea guardar.

f. Navegar por Internet es muy lindo, pero

Actividad
Tenga en cuenta, y conteste, las siguientes preguntas:
+ Se le pasa el tiempo navegando por Internet, y ni siquiera se da cuenta?
+ Tiene su programa de Chat abierto permanentemente?
+ De ser as, cuando alguien se comunica con Usted le contesta de inmediato
dejando lo que est haciendo?
+ Utiliza su buscador, y de pronto se encuentra leyendo sobre un tema que no
tiene nada que ver con su bsqueda inicial?
+ Revisa en forma permanente su red social, para ver qu novedades hay de sus
contactos?

Podramos seguir preguntando en este sentido, pero ya se dio cuenta

hacia dnde vamos con este cuestionario.

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Todo lo poderosa que es Internet para satisfacer en tiempo real nuestros

requerimientos, lo puede tener de limitante para organizar adecuadamente
nuestro tiempo.
Algunos datos para poder ponderar esta situacin, donde incluimos
algunos datos sobre otro tipo de pantallas, como TV, o consolas de
videojuegos.
Lea y reflexione:
Un adulto medio mira televisin durante aproximadamente tres horas y media por da. Esto acumula cincuenta y tres das en el ao.
Si hacemos esto entre los veinte y los setenta aos, habremos pasado 7 aos y medio mirando televisin.
Alrededor del 51% de las personas entre diez y treinta y cinco aos
pasan una media de doce horas por semana en juegos electrnicos.
Esto equivale a casi veintisiete das por ao.
Navegar cuatro horas por da, implican casi dos meses en el ao.
Todo este tiempo de navegacin produce los resultados que esperamos en cuanto a nuestras metas personales y laborales?
Los nios en el Reino Unido pasan una media de dos horas y tres
cuartos mirando televisin, una hora y media en Internet y una
hora y cuarto en una consola de juegos. Estas son ms horas que
las que pasan en clase o interactuando con sus padres.
A qu estamos renunciando con el exceso de tiempo destinado a
estas actividades? A compartir con nuestros seres queridos?. Al
desarrollo personal? A ese programa de ejercicio fsico que nos
hara estar ms saludables?

Algunas sugerencias:
Sea selectivo con lo que mira por televisin.
Use Internet con propsitos especficos y siga concentrado en la
bsqueda sin desviarse a otros sitios que no tienen nada que ver
con ella.
Planifique su tiempo libre, para no caer en la tentacin de llenarlo
completamente frente a una pantalla.

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UNIDAD

Tal vez sea buena idea retirar la televisin del dormitorio, si es que
quiere reducir el nmero de horas que le dedica a ella.
Por supuesto que no pretenda un cambio abrupto en corto tiempo, sino que acte gradualmente y ponindose objetivos modestos
pero alcanzables.

g. Las reuniones.
Como existen Unidades didcticas especficas sobre reuniones, slo
haremos un breve recorrido por este tema.
Algunas estrategias para poder combatir eficazmente el efecto distractor
de las reuniones son:
Respetar los horarios de inicio y finalizacin.
Establecer previamente la Agenda.
Invitar slo a las personas necesarias.
Prepararlas.
Mantener el rumbo moderando el impacto de la Agenda Oculta.
Es muy til preguntarse entonces, cundo convocar las reuniones? Para
responder a esta pregunta, tenga en cuenta que es necesario convocarlas
cuando se trata de:
Definir objetivos de grupo.
Intercambiar informacin.
Analizar o resolver problemas de manera sinrgica alentando
mltiples visiones.
Tomar decisiones grupales.
Vender una idea, un plan o una decisin.
Motivar a un grupo.
A partir de esto, entonces, cundo no convocarlas?:
Cuando no existe propsito especfico.
Cuando existe otro medio alternativo.
Cuando falta tiempo para prepararla adecuadamente.
Cuando no est disponible una persona clave.

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Claro que hay circunstancias en las que debemos asistir a reuniones,

porque ms all de tener en cuenta estas sugerencias, podemos haber
sido convocados por otras personas.
En ese caso, podemos minimizar el efecto distractor y maximizar la
eficacia de la reunin, siguiendo estas sugerencias:
Preguntar quin convoca la reunin.
Solicitar los objetivos para los cuales se convoc la reunin.
Asistir con la documentacin precisa.
Consultar por los otros asistentes.
Contribuir a mantener el rumbo.

h. Cmo maneja Usted las interrupciones?

Las interrupciones son una fuente clsica, y principal, de los problemas
para administrar ms efectivamente nuestro tiempo.
Ya hemos abordado algunas de esas interrupciones, pero continuaremos
analizando esta situacin, y sugiriendo algunas estrategias que pueden
ser efectivas para enfrentarla.

Qu hacer con los visitantes inesperados?

Antes que nada, debemos comprender que NO todas las interrupciones
son negativas.
Para ello, resulta esencial distinguir rpidamente cules interrupciones
son positivas y cules no lo son.
Una pregunta muy sencilla nos puede ayudar para hacer esta distincin:

Esta interrupcin potencial es de mayor o menor valor que la tarea

que estoy haciendo?
An pensando que la interrupcin puede ser positiva, ser valioso atender
estas sugerencias:
Pregunte a su interruptor: necesitamos discutir esto ahora
mismo?

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UNIDAD

Admitiendo que se necesita conversar sobre esto, puede acordarse un horario especfico para ms tarde.
Es de utilidad preguntar: cunto tiempo estimado necesitaremos?
Si no est seguro que esta interrupcin valga la pena, por lo menos
en ese momento, puede preguntar: hay alguien ms con quien
puedas conversar sobre esto?
Note que, en todos estos casos, lo valioso de la intervencin es que
Usted es quien controla la decisin sobre el uso de su propio tiempo.
Otra estrategia que es obvia, pero no por ello menos efectiva, es cerrar
la puerta del lugar donde est trabajando. As como una puerta
abierta es una invitacin a asomarse e interrumpir, una puerta cerrada
podra mostrar a otras personas que Usted est ocupado y no desea ser
interrumpido.
Si an con estos recaudos, el visitante inesperado ingresa no se queje
de que se quede mucho tiempo, si Usted le ofrece sentarse, o lo convida
con un caf.
En cambio, puede ser una estrategia interesante ponerse de pie, o tener
ocupadas las sillas con documentos o carpetas, de modo que la ocasional
visita se de cuenta que Usted est enfocado en otras cosas.
Por supuesto que todo esto no implica quebrar las reglas de la debida
cortesa, sino que puede Usted programar con su visita inesperada
un buen momento para reunirse y dedicarle, as, todo el tiempo, y la
atencin, que esa persona merece.
Tampoco es una mala idea, si fuera necesario, cambiar la posicin de
su escritorio de modo de evitar el contacto visual con la gente que pasa
cerca de su lugar de trabajo.

i. Decir no puede ser el mejor antistress.

Aunque parece muy sencillo, sabemos que decir un NO oportuno no
siempre lo es.
No saber decir no en los casos que sea necesario, es un desperdiciador
psicolgico del tiempo del que resulta fundamental ocuparse por su
efecto sobre el tratamiento de otros desperdiciadores.

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Por eso decimos que decir no es el mejor antistress. Porque nos evita
la incmoda sensacin de vivir en la urgencia, y apagando incendios, no
siempre provocados por nosotros mismos.
Por qu nos cuesta tanto decir no? He aqu algunos motivos:
El que me est pidiendo algo es, justamente, mi jefe. As y todo,
debemos encontrar el modo de decir no, sin por ello dejar la cortesa y lesionar la relacin con l.
El deseo de complacer y la culpa. Nos parece que decir no va a provocar que la gente deje de apreciarnos como personas, y tambin
nos puede atacar la culpa porque la otra persona puede sentirse
abandonado por nosotros. Salvo que decir no sea su conducta habitual y repetitiva, comunicar con efectividad los motivos del no,
y dejar abierta una oportunidad concreta para reunirse, suele ser
ms que suficiente para mitigar esta sensacin.
No es un tema menor, que no decimos que no porque sencillamente
no sabemos cmo hacerlo. Hay algunas formas que pueden servirnos de gua. He aqu algunas de ellas:
Perdn, pero estoy concentrado en otras prioridades.
Este no es un buen momento, pero podemos agendar una fecha para reunirnos.
Puedo delegar en otra persona, para que se ocupe de esto tan
bien, o mejor, que yo.
Podra ayudarlo para que lo resuelva Usted mismo.
Necesito cuidar el tiempo que dedico a mi vida personal y familiar.
La sensacin de que podemos estar perdiendo alguna buena oportunidad. Siempre se pueden manejar las cosas de otro modo, de
modo que eso no ocurra, si es el caso.
No olvide que no siempre necesita dar explicaciones por decir No.
Por lo ya mencionado, prestemos mucha atencin a aquellas actividades
o compromisos que no alinean nuestro reloj con nuestra brjula.

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UNIDAD

j. Su jefe no debe robar su tiempo.

No solo su jefe debe respetar su organizacin del tiempo, y comprender
los motivos, sino que tambin puede ser Usted de gran ayuda para l,
de modo que tambin pueda mejorar su propia organizacin del tiempo.
Para esto, son de utilidad algunas de estas sugerencias:
Discuta con su jefe los problemas que surgen para administrar mejor el tiempo. Seguramente, algunos son compartidos y
complementarios.
Defina claramente con l, cules son las prioridades y cules
los plazos en los cuales las tareas deben estar cumplidas. Es
mucho mejor tomarse un tiempo para definir estas cosas, que estar
en permanente roce por cosas que nunca nos sentamos a definir y
clarificar.
Haga sugerencias. Sin ser inoportuno, sugiera estrategias que
pueden mejorar el tiempo que comparten.
Conozca mejor a su jefe. Hable con l, y muy especialmente,
escchelo, para poder entender cules son sus prioridades e intereses.
Plantee los problemas antes de las reuniones. Hacerlo de este
modo, puede evitar incmodas exposiciones pblicas donde Usted
disiente con su jefe sobre plazos, planes y prioridades.
Aprenda a decir No apropiadamente. Decirle no a su jefe puede
ser difcil, pero podemos hacer algunas sugerencias al respecto:
Puedo hacer esto para las 16 horas, pero tendr que desatender otras tareas que habamos definido como prioritarias.
Tenemos un conflicto de prioridades, cmo lo resolvemos del
mejor modo?
Le importa si delego esta tarea en otra persona?. Tal vez alguien ms est en mejores condiciones de hacerlo ahora mismo.
Comprendo la importancia de asistir a este compromiso fuera
del horario laboral, pero tengo un compromiso familiar al que
no puedo fallar.

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Si todo lo anterior fallara, hable con alguien de mayor nivel de responsabilidad y autoridad en la organizacin, de modo de plantear
de modo constructivo cmo hacer para cumplir con las expectativas
que han puesto sobre Usted de manera ms eficaz.

k. La delegacin: nadie lo puede hacer mejor que yo?

De modo de abordar una primera aproximacin a este tema, podemos
preguntarnos: por qu delegar?
Algunas respuestas pertinentes pueden ser las que siguen:
Ampla la base de conocimiento.
Reconoce las habilidades de los otros.
Brinda oportunidad para la accin en equipo.
Mejora la gestin del tiempo.
Permite concentrarse en lo esencial.
No olvidemos que: delegar es confiar, desligarse emocionalmente,
dar libertad al otro para hacer las cosas del mejor modo que crea
posible, no del modo como yo las hara.
Ante la opcin de delegar, recomendamos efectuar la siguiente pregunta:

Hay alguien ms que pueda llevar a cabo esto mejor, ms rpido

y/o con menos costo y, adems, hacerlo tan bien, o an mejor que
yo?
Si su respuesta a esta pregunta siempre es no, tiene Usted un serio problema para delegar, para genera confianza, para estimular el aprendizaje
de sus colaboradores, y para gestionar su tiempo.
En un mundo que discute cmo hacer ms efectivo el trabajo, en un
entorno complejo como es la Sociedad del Conocimiento, surge como
recomendacin concentrarnos en aquello para lo que somos ms productivos y podemos hacer con excelencia. El resto de las tareas que son
subsidiarias, es ms efectivo delegarlas.

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UNIDAD

Hay un ancla psicolgica que nos puede hacer resistentes a delegar: la

sensacin que nadie puede hacerlo como yo, o el temor a ser considerados prescindibles.
Afortunadamente, ninguno de esos motivos suele estar presente. Es
ms, lo nico que puede mantenernos atractivos para un mercado laboral exigente y competitivo, es la permanente puesta al da de nuestros
conocimientos y habilidades.

l. La indecisin como barrera para administrar efectivamente el

tiempo.
Como primera aproximacin al tema, podemos decir que la indecisin se
puede deber a tres grandes factores:
Falta de informacin.
Excesivo perfeccionismo.
Temor a equivocarse.
Si se trata de falta de informacin, el problema no es tan grave, pues
siempre puede conseguirse la informacin que necesitamos para decidir.
De tratarse de excesivo perfeccionismo, ya estamos ante un mayor
desafo pues se trata de un cambio de conducta que, seguramente, est
muy arraigada y nos acompaa en otras reas de nuestra vida.
En este caso, debemos aprender a hacer un cuidadoso balance entre la
demora que puede ocasionar el exceso de perfeccionismo, y lo necesario
de resolver algo en tiempo.
Es til comenzar a convencerse que toda solucin es perfectible, por lo
que es una quimera ir tras una solucin ptima que nunca se decide.
Si, finalmente, estamos frente al temor a equivocarnos, afortunadamente no todos los das tomamos una decisin que afectar nuestra
vida, tanto personal como laboral, de manera definitiva e irreversible.
Muy por el contrario, se trata ms de una barrera artificial construida por
nosotros mismos, que de un temor fundado en hechos que pueden ser
objetivos.

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Actividad
Ante esa situacin, es de ayuda preguntarse:
+ Cules seran las peores consecuencias si mi decisin no es la adecuada?
+ Esas consecuencias, son irreversibles o, por el contrario, son subsanables?
+ En todo caso, puedo aceptar esas consecuencias sin poner en juego cuestiones
que son muy valiosas para m?

Como dijimos antes, afortunadamente, de la respuesta a estas preguntas

surge, generalmente, una puerta abierta para resolver el conflicto de
decisin.
Si an as, esto no ocurre, siempre podemos recurrir a pedir una opinin
a otra persona. Para ello, claro est, debemos aceptar nuestra dificultad
en decidir, y afrontar el proceso con la humildad del caso.

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UNIDAD

Ideas fuerza de la Unidad Didctica

III.
La primera actividad nos revela qu tipo de administrador del tiempo
somos, y de ese modo podemos detectar ms claramente cules son los
puntos dbiles que debemos mejorar.
Por otra parte, el planteo de Pareto nos muestra, y nos demuestra, cmo
la inversin de tiempo que hacemos en las cosas esenciales suele estar
invertida en cuanto a la importancia de dichas cosas tienen para nosotros.
Es decir, solemos dedicar mucho tiempo a cosas no demasiado relevantes,
y poco tiempo a aquellas que resultan sustantivas para nuestra vida.
Tambin pudimos observar aquellas actitudes, muy arraigadas en
nosotros, que introducen prdidas de un tiempo que podra ser destinado
a tareas ms efectivas y alineadas con nuestros objetivos. La dificultad
para decir No, o la dificultad para delegar, tal vez sean las principales a
resaltar en esta revisin de actitudes.
Por ltimo, conocimos algunas estrategias ms efectivas para atender
aquellas tareas que, por rutinarias, no dejan de ser fuente de desperdicio
de tiempo. Las llamadas telefnicas, el uso del correo electrnico, las
reuniones pueden ser mencionadas como tareas a las que puede aplicarse
estas estrategias ms efectivas.