LECTURA CONTABLES Y FINANCIERAS sobre libros de contabilidad

LECTURA 1
http://actualicese.com/actualidad/2013/02/14/medios-electronicos-de-archivoscontables-tambien-pueden-destruirse-a-los-10-anos/

Medios electrnicos de archivos contables, tambin

pueden destruirse a los 10 aos
Muchas empresas llevan sus archivos en medios electrnicos, pero estos tambin
pueden ser destruidos a los 10 aos, al igual que los fsicos y no se necesita testigo
alguno para hacerlo.
Procedimiento para destruir archivos y soportes contables
Conforme a la Ley 962 de 2005 en su artculo 28, se modific el trmino durante el cual
el comerciante debe conservar su informacin comercial y contable, reduciendo de 20
a 10 aos, contados a partir de su ltimo asiento, pudiendo para ello utilizar a
eleccin del comerciante su conservacin en papel o en cualquier medio tcnico o
electrnico que garantice su reproduccin.
Lo anterior significa que tambin dichos archivos electrnicos pueden ser
destruidos a los 10 aos, pues a pesar de ser archivo electrnico sigue siendo
archivo de informacin comercial y contable, por lo que pueden tambin ser destruidos
despus de dicho tiempo los microfilms, CD, memorias, etc., pues despus de ese
tiempo no existe obligacin de su archivo, ni siquiera de los medios electrnicos, como
exiga el artculo 60 del Cdigo de Comercio que es inaplicable. (Muchos dirn que no
es gran volumen guardarlos, pero para muchas empresas grandes, puede ser de gran
volumen y dispendioso su custodia por ms de 10 aos, por lo que s se puede destruir
si se quiere).
Condiciones si se utiliza medio electrnico
Como anota la Superintendencia de Industria y Comercio en su Concepto 05054043 de
2005 a partir de la entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005 y en concordancia
con lo sealado en el artculo 12 de la Ley 527 de 1999, los libros y papeles del
comerciante nicamente deben ser conservados por un perodo de diez (10) aos
contados a partir de la fecha del ltimo asiento, documento, o comprobante,
pudindose utilizar para el efecto, a eleccin del comerciante, su conservacin en
papel o en cualquier medio tcnico, magntico o electrnico que garantice su
reproduccin exacta.
Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrnico para la
conservacin de tales documentos, el mismo deber reunir los requisitos establecidos
en el artculo 12 de la Ley 527 de 1999 y en dicho caso, no ser necesaria la
conservacin fsica (en papel) de los libros y papeles del comerciante. En este evento,
una vez se garantice la reproduccin exacta de los libros y papeles, a travs del citado
medio electrnico, el comerciante est en posibilidad de destruir directamente dichos
documentos, encontrndose obligado, nicamente, a conservarlos por un perodo de
diez (10) aos en el medio electrnico en el que se hubieren reproducido. (Subrayado
fuera del texto).

La destruccin no necesita de testigos de la Cmara de Comercio

Conforme a las normas mencionadas, despus de los 10 aos no le asiste al
comerciante obligacin, de conservar en el medio que tenga (fsico o
electrnico) dichos archivos, de tal manera que los puede destruir, salvo alguna
norma especial que se lo impida o por alguna orden judicial.
De tal manera que al cesar la obligacin de los 10 aos puede destruir dichos archivos
directamente y no necesita la presencia de funcionarios de ningn ente, por ejemplo de
la Cmara de Comercio o de alguna Superintendencia, como lo estableca el artculo 60
del Cdigo de Comercio, que ha quedado inaplicable.
Cdigo de Comercio
ARTCULO 60. <CONSERVACIN DE LOS LIBROS Y PAPELES CONTABLES
REPRODUCCIN EXACTA>. Los libros y papeles a que se refiere este Captulo debern
ser conservados cuando menos por diez aos, contados desde el cierre de aqullos o la
fecha del ltimo asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrn
ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio tcnico adecuado
garantice su reproduccin exacta. Adems, ante la cmara de comercio donde fueron
registrados los libros se verificar la exactitud de la reproduccin de la copia, y el
secretario de la misma firmar acta en la que anotar los libros y papeles que se
destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproduccin.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se prev en este artculo,
se har constar el cumplimiento de las formalidades anteriores. (Subrayado es
inaplicable por supresin de trminos del artculo 28 de la Ley 962 de 2005)
Ley 962 de 2005
ARTCULO 28. RACIONALIZACIN DE LA CONSERVACIN DE LIBROS Y PAPELES DE
COMERCIO.Los libros y papeles del comerciante debern ser conservados por un
perodo de diez (10) aos contados a partir de la fecha del ltimo asiento, documento o
comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a eleccin del comerciante, su
conservacin en papel o en cualquier medio tcnico, magntico o electrnico que
garantice su reproduccin exacta.
Igual trmino aplicar en relacin con las personas, no comerciantes, que legalmente
se encuentren obligadas a conservar esta informacin.
Lo anterior sin perjuicio de los trminos menores consagrados en normas especiales.
LECTURA 2
http://actualicese.com/actualidad/2012/05/03/libros-de-comercio-necesarios-y-biendiligenciados-para-cualquier-reclamacion-judicial/

Libros de Comercio: necesarios y bien diligenciados

para cualquier reclamacin judicial
Nuevamente el Consejo de Estado llama la atencin de los comerciantes, pues
pretenden justificar grandes ingresos en un litigio por presuntos perjuicios, pero no

tienen como demostrarlo en sus libros de comercio o

pretendiendo desvirtuar la legalidad de sanciones de
la Dian.

Estn empezando a llegar procesos judiciales al

Consejo de Estado donde comerciantes demandan a
entes pblicos, en su mayora municipios y a la Nacin
(Invias), por construccin de calles, puentes, aceras,
etc., donde dichas construcciones menguan la
visibilidad de sus establecimientos de comercio, pues la nueva construccin,
obstaculiza la visibilidad o el acceso de sus clientes como lo tena antes de la
construccin, de tal manera que presentan demandas contra los entes pblicos que
efectuaron dichas obras, pretendiendo que se condene al pago del dao causado
representado en la disminucin de los altsimos ingresos que tenan antes de la
construccin.
Pero claro, en el derecho rige la mxima dadme las pruebas y os dar el derecho y
por ende, muchsimas de dichas demandas no prosperan y por el contrario, el
comerciante es condenado al pago de las costas judiciales.
El motivo de la prdida de dichas demandas, es que el comerciante manifiesta tener
ingresos mensuales de XX valor y que stos se redujeron en un X o Y porcentaje debido
a la obra, pero no logran demostrar con sus libros de comercio (No tienen o estn
mal diligenciados), los ingresos que obtena antes de las obras.
Igual sucede cuando hay conflicto entre comerciantes, por diferencias de valores o
cantidades de bienes o servicios cobrados, pues uno manifiesta un valor y una
cantidad y el otro, otra distinta.
De tal manera que el comerciante que presente mejor la tenencia de sus libros sern
los tenidos como pruebas para determinar la verdad procesal en un juicio. En todo caso
recuerde: Conflicto entre comerciantes: mecanismos alternativos de justicia. Ms
rpido y econmico
Reglas para darle valor probatorio a sus libros y papeles
El artculo 70 del Cdigo de Comercio establece las siguientes reglas:
1.

Si los libros de ambas partes estn ajustados a las prescripciones legales y

concuerdan entre s, se decidir conforme al contenido de sus asientos.

2.

Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no

concuerdan, se decidir teniendo en cuenta que los libros y papeles de comercio
constituyen una confesin.

3.

Si los libros de una de las partes no estn ajustados a la ley, se decidir

conforme a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aqulla no aduce
plena prueba que destruya o desvirte el contenido de tales libros.

4.

Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales, se

prescindir totalmente de ellos y solo se tomarn en cuenta las dems pruebas
allegadas al juicio.

5.

Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no lleva contabilidad
o no la presenta, se decidir conforme a los de aqulla, sin admitir prueba en
contrario.

La Corte Constitucional y la condicionalidad al numeral 5 del art. 70 del

C.Co.
El artculo 70 numeral 5 del Cdigo de Comercio establece que si uno de los
comerciantes no lleva contabilidad o no la quiere presentar, se tendr en cuenta los
libros del otro comerciante siempre y cuando estn ajustados a la ley.
La Corte Constitucional ha hecho unos condicionamientos para su aplicacin en su
sentencia de constitucionalidad C-062 de 2008:
1.

Debe haberse presentado un conflicto jurdico entre comerciantes.

2.

El conflicto jurdico surgido entre los comerciantes debe poder resolverse

acudiendo a los libros de comercio.

3.

Uno de los comerciantes debe llevar los libros de comercio de manera

ajustada a la ley. Ello implica que debe llevar contabilidad de los negocios, que los
libros estn registrados, que no se presenten enmendaduras o tachas y, en
general, que se hayan observado los requisitos legales exigidos para la regularidad
de la contabilidad.

4.

Que el otro comerciante con quien se suscita el conflicto jurdico est incurso en
dos de las siguientes hiptesis: que no lleve contabilidad o que no la presente.

5.

El comerciante que no presenta contabilidad puede excusarse vlidamente

en virtud de la posibilidad que le otorga el artculo 288 del Cdigo de
Procedimiento Civil. En este sentido, el comerciante puede alegar la existencia de
una causa justificativa, la prdida o destruccin de los libros, dentro de los 3 das
siguientes a la fecha sealada para la exhibicin. Es de advertir que en estos casos
el comerciante no se excusa de presentar la contabilidad. Simplemente, deber
hacerlo en la nueva oportunidad que para ello le fije el juez. Si el comerciante
incumple esta nueva oportunidad, se dar aplicacin al numeral 5 del artculo 70
del Cdigo de Comercio.

LECTURA 3
http://actualicese.com/actualidad/2013/03/07/mas-de-4-meses-entre-ultima-operacionregistrada-en-libros-y-solicitud-de-exhibicion-es-sancionable/

Ms de 4 meses entre ltima operacin registrada en

libros y solicitud de exhibicin es sancionable

Muchas empresas llevan su contabilidad en software contable lo que es vlido sin

necesidad de estar en fsico. Pero en caso de solicitud de exhibicin por parte de una
autoridad competente, es menester en el momento de la visita demostrar que el
software o en fsico, no hay atraso superior a 4 meses.

A veces la costumbre y facilidad que nos da la tecnologa llevan a cometer errores

fciles de evitar, entre ellos, llevar y probar que las operaciones registradas en libros
de contabilidad no tienen un atraso superior a 4 meses al momento en que le soliciten
su exhibicin por parte de las autoridades competentes, como la DIAN o las Secretaras
de Hacienda (Inspeccin Tributaria)
Veamos primero la norma:
Sanciones Relacionadas con la Contabilidad y de Clausura del Establecimiento
Artculo 654. Hechos irregulares en la contabilidad. Habr lugar a aplicar sancin por
libros de contabilidad, en los siguientes casos:
a. No llevar libros de contabilidad si hubiere obligacin de llevarlos.
b. No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligacin de
registrarlos.
c. No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren.
d. Llevar doble contabilidad.
e. No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los
factores necesarios para establecer las bases de liquidacin de los impuestos o
retenciones.
f. Cuando entre la fecha de las ltimas operaciones registradas en los libros, y el ltimo
da del mes anterior a aqul en el cual se solicita su exhibicin, existan ms de cuatro
(4) meses de atraso. (Subrayado nuestro)
Prohibiciones establecidas por el cdigo de comercio sobre los libros de contabilidad.
* Alterar la fecha o el orden de los asientos (anotaciones)
* Dejar espacios en blanco que permitan intercalaciones o adiciones al texto de los
asientos
* Hacer correcciones o raspaduras a los asientos
* Borrar o tachar, total o parcialmente, los asientos
* Arrancar hoja
* Mutilar los libros
* Alterar el orden de las hojas
* Alterar los archivos electrnicos

Un error: llevar libros al da en software, pero no demostrarlo

El Consejo de Estado acaba de emitir una sentencia en la cual confirma una condena a
una empresa a la cual, la Secretara de Hacienda Distrital de Bogot le hace una visita

informada previamente, pero al exigrsele la exhibicin de libros presentaron los fsicos

con ms de 4 meses de retraso, pero no se les ocurri demostrar que en software
estaban al da, en el mismo momento de la visita, pues despus no es vlido.
En cuanto a la afirmacin de la sociedad apelante segn la cual al no haber
contemplado ni consultado el sistema de contabilidad que utiliza la empresa dicha acta
no puede tenerse como prueba respecto de la informacin y estado de la contabilidad
a esa fecha, la Sala observa que si bien se ha precisado que para efectos de poder
establecer si la contabilidad se encuentra al da se acepta que la misma se lleve
actualizada en el software del comerciante, tal verificacin debe surtirse en la misma
diligencia de inspeccin.
La conducta reprochable objeto de la sancin referida, se cumple instantneamente
cuando los funcionarios comisionados para el efecto, dejan constancia de la
irregularidad sancionable. Lo anterior por cuanto la razn de ser de las sanciones por
irregularidades en los libros de contabilidad es la necesidad de que los contribuyentes
cumplan los requisitos legales en su diligenciamiento, de tal manera que en cualquier
momento se pueda conocer la real situacin econmica y financiera del comerciante y,
en materia tributaria, permita la correcta determinacin de los impuestos.
La Sala observa que en el acta de visita la sociedad actora no dej constancia al
respecto: adicionalmente, ni en la respuesta al pliego de cargos ni en el recurso de
reconsideracin interpuesto contra la resolucin sancionatoria, el contribuyente aleg
el manejo contable a travs del Software xxxxxx, dicho argumento slo fue
planteado con ocasin de la interposicin de la demanda presentada ante el Tribunal
Administrativo de Cundinamarca, el 6 de agosto de 2009, esto es, transcurridos ms
de dos aos de practicada la visita. [] (Consejo de Estado, Seccin Cuarta, Sentencia
25000232700020090015601 (18954), 12/6/2012)
Conclusin:
Si le hacen visita de inspeccin tributaria, si no tiene libros fsicos pero los tiene en
software contable, dgaselo a los funcionarios que hacen la inspeccin en ese
mismo momento de la visita, no despus y sobretodo, debe permitir que le hagan
inspeccin al software y que evidencie que no tiene retraso superior a 4 meses.
LECTURA 4
http://actualicese.com/opinion/sin-obligacion-de-registrar-los-libros-de-contabilidadgabriel-vasquez-tristancho/

Sin obligacin de registrar los libros de contabilidad

Gabriel Vsquez Tristancho
El artculo 28 del Cdigo de Comercio estableci las personas y actos sujetos a registro.
En el numeral 7) obligaba a registrar Los libros de contabilidad, los de registro de
accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, as como los de juntas
directivas de sociedades mercantiles;
Mediante el artculo 175 del Decreto 0019 del 10 de enero de 2012, el ejecutivo
autorizado por el artculo 75 de la Ley 1474 de 2011, orientado a corregir
procedimientos y trmites innecesarios de la administracin pblica, simplific los

libros con obligacin de registro mercantil del citado numeral 7) de la siguiente

manera:
Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de
socios.
Es decir elimina de la obligacin de registrar los libros de contabilidad y los de juntas
directivas de sociedades mercantiles. La razn la desconocemos, pero un trmite que
aparentemente era innecesario, podra generar riesgos graves en la veracidad e
integridad de la informacin si no se reglamenta adecuadamente lo que comentaremos
a continuacin.
A su vez, el mismo Decreto 0019 antes citado, incluye una actualizacin tecnolgica
que no exista en los inicios de los aos 70 cuando se redact esta norma, con un
prrafo adicional al que exista en el artculo 56 del Cdigo de Comercio:
Los libros podrn ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas,
siempre que unas y otras estn numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y
aparezcan autenticadas conforme a la reglamentacin del Gobierno.
Los libros podrn llevarse en archivos electrnicos, que garanticen en forma ordenada
la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la informacin, as como su
conservacin. El registro de los libros electrnicos se adelantar de acuerdo con la
reglamentacin que expida el Gobierno Nacional.
Reiteramos que el primer prrafo de la norma antes citada, ya exista y qued igual, es
decir se pueden continuar llevando en medios fsicos los libros de contabilidad, bien
sea en hojas removibles o series continuas de tarjetas. Lo nuevo es la posibilidad de
conservar en archivos electrnicos su informacin, pero garantizando su
inalterabilidad, integridad y seguridad.
Revisemos primero el caso de los libros fsicos. Que pasa si no hay obligacin de
registrar previamente las hojas en blanco en las cuales se puedan asentar las
operaciones? Los podra el comerciante cambiar, modificar, sin dejar rastro, habida
cuenta que es posible volver a imprimir los libros en medios fsicos, cuantas veces lo
desee. Es un riesgo alto, tanto en materia de aseguramiento de la informacin
(auditoria), como en los asuntos probatorios de impuestos.
Sobre las hojas o tarjetas fsicas, la norma original de los aos 70 determin que
puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la
reglamentacin del Gobierno. No conocimos un reglamento sobre la autenticacin,
diferente del sello y control que haca el registro mercantil. Luego en el futuro, habr de
establecerse de quien ser la tremenda responsabilidad, casi notarial, de autenticar
las hojas de los libros de contabilidad y si se debe hacer de manera previa o posterior a
su diligenciamiento. Creeramos que debe ser previa, por cuanto posterior, tendra
altos riesgos de modificacin de los datos consignados en los mismos.
Ahora bien, sobre los libros electrnicos, se estableci una reglamentacin para su
registro, que no ha salido an (Abril 19 de 2012). Lo aparentemente contradictorio es
que la obligatoriedad del registro se elimin del numeral 7 del artculo 28 del Cdigo de
Comercio.

Dado que las Cmaras de Comercio ya no estn registrando libros de contabilidad, hay
algunas situaciones que pudieran generar controversias futuras. Por ejemplo, que
despus de la expedicin del Decreto 19, se impriman libros de contabilidad de
perodos anteriores y se agoten las hojas. Entonces podra ocurrir que movimientos de
antes de enero del 2012, queden incorporados en libros sin registrar. O que haya que
anular movimientos del 2011 o incluso en los casos de contabilidades reconstruidas por
prdida de libros.
Una recomendacin tcnica, mientras se expide el reglamento, es llevar un control, con
hojas prenumeradas de los libros fsicos, con una autenticacin previa que pudiera ser
de la revisora fiscal. En el caso de los libros electrnicos, esperar al reglamento sera la
mejor opcin, o archivarlos con firma electrnica, igualmente sugerimos por la revisora
fiscal.
Cordialmente,
Gabriel Vsquez Tristancho
Columnista Vanguardia Liberal
Socio Impuestos Baker Tilly Colombia
E-mail: gvasquez@bakertillycolombia.com

VIDEO 1
Como informacin final tenemos el siguiente link que los llevar a un video muy
interesante.

Registro de libros en Cmara de Comercio por parte

de un profesional independiente
http://www.youtube.com/watch?v=LRLBtqKwK2Y