Cdigo: PR GC

PROCESO GESTIN DE CONTRATACIN

Versin: 5.0
Fecha: Junio 24 de 2015

CARACTERIZACIN DE PROCESO
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RESPONSABLE
OBJETIVO
ALCANCE

Subdirector Administrativo y Financiero

Adquirir los bienes y servicios requeridos por el Ministerio para cumplir con la misin institucional, en estricta observancia de la normativa
vigente.
Inicia con la elaboracin del plan de Accin y finaliza con la liquidacin de los contratos, en los casos en que aplique la liquidacin.

ENTRADAS
PROVEEDOR
INSUMOS
Gobierno Nacional Plan
Nacional
de
Desarrollo
Normativa
Aplicable
Proceso Gestin
Financiera
Plan
Anual
de
adquisiciones de bienes,
Agencia Nacional servicios y obra pblica
de Contratacin
Lineamientos
de
Colombia
compra
eficiente.

ACTIVIDADES

SALIDAS
PRODUCTOS

PLANEAR
Formular el Plan de accin

Verificar que las necesidades de bienes y servicios que hayan

identificado las reas se encuentren incluidas en el Plan Anual de
adquisiciones publicado en el SECOP.

Plan de Accin

CLIENTE
Todos los procesos.

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CARACTERIZACIN DE PROCESO
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ENTRADAS
PROVEEDOR
INSUMOS
Todos los Procesos Estudios y documentos
previos, pliegos de
condiciones, adendas y
Gestin Financiera dems actos
administrativos que se
surtan dentro del proceso.
Gestin de
contratacin

Atencin al
Ciudadano

Certificado de
disponibilidad.

ACTIVIDADES

SALIDAS

PRODUCTOS
HACER
Resolucin de
Ejecutar etapa precontractual, inicio de proceso de contratacin Adjudicacin, y/o,
Resolucin de
dependiendo de la modalidad de seleccin.
declaratoria de
Desierta, y/o
Suscripcin del contrato y verificacin de los requisitos de Aceptacin de Oferta,
y/o Contrato.
ejecucin e inicio.
Elaboracin de Estudios Previos de los contratistas que se
requieran para el grupo de Gestin Contractual.

CLIENTE
Todos los procesos
Contratistas.
Supervisores

Contrato debidamente
suscrito y numerado,
aprobacin de
garantas
contractuales.

Gestin de
Contratacin

Estudios Previos
aprobados.

Solicitante

Gestin Financiera

Supervisin y seguimiento de contratos.

Contrato legalizado

Responder PQRSD trasladadas por su competencia

PQRSD

Base de datos de
correspondencia.

Formato de informe
para pago, Matriz de
cumplimiento de
obligaciones del
contrato.
PQRSD contestadas

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ENTRADAS
ACTIVIDADES
PROVEEDOR
INSUMOS
Gestin
de Informes de cumplimiento
VERIFICAR
contratacin
de los supervisores
Archivar y verificar que todos los informes de supervisin y
documentos productos del contrato estn incluidos en el
Todos
los Soportes documentales expediente contractual correspondiente.
procesos.
para la liquidacin.
Verificar los requisitos necesarios para la liquidacin de los
Informes de Gestin.
Evaluacin
contratos que se deban liquidar de conformidad con las
Independiente
y
disposiciones legales vigentes as como revisar el acta de
administracin del Anlisis de datos
liquidacin del contrato para firma del ordenador del gasto.
SIG.
Seguimiento al Cumplimiento de los Planes
Entes de Control

SALIDAS
PRODUCTOS
CLIENTE
Informes de ejecucin Todos los procesos
de
contratos,
de
supervisin y pagos Proceso
de los contratos
Administracin
del
SIG.
Acta de liquidacin
Evaluacin
Independiente
Resultado Indicador
Actas de subcomit
integrado de gestin
Entes de Control

Medicin de indicador Tramites Contractuales

Evaluar y analizar los resultados generados de los mecanismos Indicadores y riesgos
evaluados
de seguimiento y medicin.
Seguimiento a los controles de los riesgos.

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ENTRADAS
ACTIVIDADES
PROVEEDOR
INSUMOS
Proceso
de Informes de auditora.
ACTUAR
Evaluacin
Elaborar e implementar planes de mejoramiento para
Oportunidades
de acciones correctivas, preventivas y/o de mejora.
Independiente
Procesos
Direccionamiento
Estratgico

mejora
de autoevaluacin.

Administracin del
SIG
Entes de Control

Informes de Gestin.
Anlisis de datos

de

SALIDAS
PRODUCTOS
CLIENTE
Planes
de Administracin del SIG
mejoramiento
implementados
Proceso Evaluacin
Independiente.
Entes de control.

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REQUISITOS NORMA DE LOS SUBSISTEMAS

DOCUMENTOS RELACIONADOS

POLTICAS DE OPERACIN

Matriz de Requisitos

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Ver Manual de Calidad y Operaciones

REQUISITOS LEGALES

GESTIN DEL RIESGO

Ver Normograma

Ver Mapa de Riesgos

MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN

Indicadores Plan Estratgico Institucional.
Indicadores Plan de Accin.
Formato de Seguimiento y Evaluacin del Indicador.
Seguimiento a la Gestin de Trmites y Repartos del Grupo de Gestin de Contratacin.