REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD POLITECNICA TERRITORIAL ALONSO GAMERO
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACION EN CONTADURIA PBLICA
UNIDAD CURRICULAR: ORGANIZACIN Y METODOS

MANU
ALES
Bachilleres:

Profesor:
Lcdo. Alexis Mujica

Bonilla, Mara C.I. 25.390.345

Garca, Claribel C.I. 25.096.404
Mavares, Eysmar C.I. 25.925.202
Ramos, Dorothy C.I. 25.128.873
Snchez, Barlin C.I. 25.925.572
Seccin: 01

Santa Ana de Coro, Febrero de 2016

Introduccin

Manual:
Instrumento administrativo que contiene en forma explcita, ordenada y sistemtica
informacin sobre objetivos, polticas, atribuciones, organizacin y procedimientos de los
rganos de una institucin; as como las instrucciones o acuerdos que se consideren
necesarios para la ejecucin del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de
referencia los objetivos de la institucin.
Se denomina manual a toda gua de instrucciones que sirve para el uso de un dispositivo,
la correccin de problemas o el establecimiento de procedimientos de trabajo. Los
manuales son de enorme relevancia a la hora de transmitir informacin que sirva a las
personas a desenvolverse en una situacin determinada. En general los manuales son

frecuentes acompaando a un determinado producto que se ofrece al mercado, como una

forma de soporte al cliente que lo adquiere. En este caso, el manual suele tener una
descripcin del producto y de la utilizacin que del mismo debe hacerse, ya sea para
obtener un buen rendimiento de ste como para dar cuenta de posibles problemas y la
forma de evitarlos.
El manual en este caso sirve al tcnico en su proceso de comprensin para hacer un buen
uso del sistema. No obstante, es difcil que estos manuales en estos tiempos se entreguen
impresos; por el contrario, se encuentran disponibles en el sitio web de la empresa que los
comercializa.
Manual de procedimientos, es el que se utiliza en organismos administrativos, para
permitir conocer su funcionamiento, describiendo la ubicacin y funciones de los puestos
de trabajo, sus tareas y responsabilidades, con el fin de favorecer el vnculo entre reas,
dividir el trabajo, conocer las competencias, reformularlas, y brindar mayor eficiencia en el
control.
Definiciones de algunos autores sobre lo que es un manual:
A. Reyes Ponce: "Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fcil de
manejar

se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos

administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se

presenta entre cada grupo humano en la empresa"

Graham Kellog: "El manual presenta sistemas y tcnicas especficas. Seala el

procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de
cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas. Un
procedimiento por escrito significa establecer debidamente un mtodo estndar
para ejecutar algn trabajo".
Terry G. R: "Es un registro escrito de informacin e instrucciones que conciernen al
empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en
una empresa".

 Continolo G: "Una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones

necesarias para operar en un determinado sector; es una gua que permite
encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo".
Duhat Kizatus Miguel A. Un documento que contiene, en forma ordenada y
sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y
procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor
ejecucin del trabajo.
Importancia de los manuales:
La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los
procedimientos dentro de una organizacin; a travs de ellos logramos evitar grandes
errores que se suelen cometer dentro de las reas funcionales de la empresa. Estos pueden
detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones.
Adems son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organizacin ya que le
explican todo lo relacionado con la misma, desde su resea histrica, haciendo referencia a
su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado
departamento.
Objetivo del manual:
El objetivo de un manual es suministrar los lineamientos, reglas o normas de cmo
utilizar algo de una forma sistemtica, explcita y ordenada. Esta gua de instrucciones nos
servir tambin para la correccin de algn problema que est sucediendo con un equipo,
ya sea tcnico, en este caso si es un electrodomstico o aparato mecnico. El mbito
empresarial se rige por un conjunto de manuales especializados que dan referencia de cada
punto caracterstico que conforma dicha institucin. Algunas de las guas escritas o
manuales por lo general contienen imgenes relacionadas con el mandato de cmo hacer
un uso adecuado del producto. El lenguaje utilizado en los manuales debe ser claro para
que el usuario pueda entender sin ninguna dificultad lo que este quiere dejar dicho. Las
palabras empleadas se enfocan al tipo de contenido que se pretende desarrollar, y el mismo
emplea un vocabulario acorde con el pblico objetivo o mercado meta al cual va dirigido.
Tipos de manuales:

 Manuales de procedimientos: Esta clase de manuales son los que describen paso a
paso cules son las tareas que debern llevar adelante cada unidad y cmo estas se
vinculan con el resto, para que de esta manera la organizacin funcione
coordinadamente. Se deben detallar las tareas, pasos, objetivos y dems, para que
los integrantes logren comprender la funcin de la unidad que conforman y cmo se
relacionan con el resto. Tambin se especifican los materiales que debern utilizar
para sus tareas, cules son las fechas lmite para la concrecin de las mismas, y
establecer cul es la funcin de cada uno de los miembros de la unidad, para que de
esta manera no se superpongan las actividades, ni tampoco queden cosas sin hacer.
Manuales histricos: Dentro de una organizacin, los manuales conocidos bajo este
nombre son los que se encargan de recopilar la historia de la misma. En esta no slo
se incluye el ao en que fue creada y por quienes, sino tambin quines fueron las
autoridades que pasaron por la misma, cmo fue creciendo y evolucionando con el
paso del tiempo, cules fueron los logros alcanzados, entre otros datos
emblemticos. Estos manuales ayudan a perpetuar una determinada cultura e
identidad dentro de la organizacin, que se busca transmitir y preservar por parte de
las autoridades que la componen. Esto facilita la conexin tanto dentro como fuera
de la organizacin.
Manuales mltiples: Esta clase de manuales son los que contienen informacin de
distinta ndole con respecto a la organizacin. La idea de condensar en un nico
texto una diversidad de datos se debe a que es una manera sencilla de que los
directivos puedan transmitir ciertas instrucciones a todos los miembros que
conforman a la entidad. Por otra parte, se trata de una herramienta ms acotada,
sencilla y hasta econmica si se la compara con la publicacin de mltiples
manuales con contenido especfico. Por ltimo, que toda la informacin pertinente
se encuentre condensada en un nico texto la vuelve ms accesible para quienes
quieran efectuar alguna consulta. Por supuesto que para que estos manuales
cumplan su funcin deben estar bien redactados, incluyendo la informacin ms
relevante de cada aspecto. Adems, es muy importante que el contenido se
encuentre clasificado en captulos que aglutinen informacin que se encuentre

relacionada entre s. Tambin es esencial que los manuales de informacin mltiple

cuenten con un ndice bien detallado que ayude a sus lectores a encontrar aquello
que necesiten, de forma rpida y prctica.
Manuales tcnicos: Esta clase de manuales son los que se abocan a la explicacin
detallada y ordenada de las diferentes tcnicas que deben emplearse en la
organizacin para que de esta forma puedan alcanzarse los objetivos
preestablecidos. De esta forma, cada miembro podr tener conocimiento sobre todas
aquellas herramientas tcnicas que acompaarn su labor y as desempear sus
tareas de manera correcta. Por supuesto que con los avances de las tecnologas y el
descubrimiento de nuevos conocimientos, estos manuales deben ir actualizndose
constantemente, para ayudar a que el trabajo se vuelva ms eficiente en el corto
plazo.
Manuales de calidad: Los manuales conocidos bajo este nombre son los que
detallan cmo debe ser la calidad de la gestin, que incluye las distintas reas de la
entidad. Esto implica desde la calidad de la poltica, hasta de los procesos y
objetivos que debern alcanzarse. Tambin, estos manuales especifican cmo debe
ser medida la calidad en los diferentes aspectos para que de esta manera se puedan
llevar adelante correcciones y modificaciones que mejoren el desempeo de la
organizacin.
Manuales normativos: Manuales como estos son los que incluyen una gua
detallada sobre cmo se debe proceder ante ciertas situaciones, as como tambin
cules sern las estrategias dentro de la entidad. Por su contenido, muchos
denominan a este manual como poltico.
Manuales de cargos: Estos manuales son los que describen qu responsabilidad y
rol tiene cada puesto de la entidad, as como tambin cul es la relacin del mismo
con los otros cargos de la entidad. Esto ayuda a que no se superpongan las tareas y
que quede en claro cmo deben ser las relaciones interpersonales y las
responsabilidades dentro de la organizacin. Es por su contenido que muchas
personas llaman a este manual bajo el nombre de individual, justamente porque

individualiza e identifica las tareas que permiten el funcionamiento de la

organizacin.
Manuales de ventas: Como su nombre ya deja entrever, se trata de aquellos textos
que establecen pautas y procedimientos para llevar adelante las ventas de la
organizacin. En estos se puede incluir desde la manera en que se evaluarn las
mismas, hasta el comportamiento de la competencia. Tambin suelen detallar en qu
reas se encuentran los distintos clientes, proveedores, servicios o productos, as
como cules sern las estrategias para llevar adelante la comercializacin. Estos
manuales pueden aclarar cules sern las tcnicas de comercializacin y su
funcionamiento, entre otros detalles.
Clasificacin de los Manuales:
Puede resumirse en Generales y Especficos, siendo los Generales aquellos que
contienen informacin de aplicacin universal para todos los integrantes de la organizacin
y Especficos los que su contenido est dirigido directamente haca un rea, proceso o
funcin particular dentro de la misma.
Ventajas de los manuales:
Son una fuente permanente de informacin sobre las prcticas generales y
sectoriales de la empresa.
Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitacin de nuevos
empleados.
Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan
general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relacin con otros puestos de la
organizacin.

Otras ventajas:

Logra y mantiene un slido plan de organizacin.

 Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan
general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
Facilita el estudio de los problemas de organizacin.
Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones necesarias
en la organizacin.
Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del
personal clave.
Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la
organizacin.
Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de funciones.
Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos
niveles.
La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluacin
de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada quien.
Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms
antiguos.
Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos.
Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar.
Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las polticas, los
procedimientos, las funciones, las normas, etc.
Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs del
tiempo.
Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal.

 Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.

Desventajas:
Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un
manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un
manual y conservarlo al da.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.

Otros inconvenientes resultantes podran ser los siguientes:

Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las

operaciones.
El costo de produccin y actualizacin puede ser alto.
Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad.
Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los informales,
cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
Muy sinttica carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.
Contenido del manual:
El contenido vara de acuerdo al tipo y a la cantidad de material que se desea detallar,
las variantes para manuales ms especficos son:

Identificacin
ndice
Introduccin
Objetivo del manual
mbito de aplicacin
Autoridad
Como usar el manual
Directorio
Antecedentes
Base legal (en caso de organismo pblico)
Organigrama
Estructura funcional
Objetivos de cada unidad orgnica

Conclusin