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Sec. III. Pg. 53776

III. OTRAS DISPOSICIONES

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PBLICAS

Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de
Administraciones Pblicas, por la que se aprueba la Norma Tcnica de
Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos.

El Esquema Nacional de Interoperabilidad se establece en el apartado 1 del artculo 42

de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios
Pblicos. Su finalidad es la creacin de las condiciones necesarias para garantizar el
adecuado nivel de interoperabilidad tcnica, semntica y organizativa de los sistemas y
aplicaciones empleados por las Administraciones pblicas, que permitan el ejercicio de
derechos y el cumplimiento de deberes a travs del acceso electrnico a los servicios
pblicos, a la vez que redunda en beneficio de la eficacia y la eficiencia.
El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica establece, en su
disposicin adicional primera, el desarrollo de la serie de Normas Tcnicas de
Interoperabilidad que son de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones
pblicas.
Las Normas Tcnicas de Interoperabilidad desarrollan aspectos concretos de diversas
cuestiones, tales como: Documento electrnico, digitalizacin, expediente electrnico,
copiado autntico y conversin, poltica de firma, estndares, intermediacin de datos,
modelos de datos, gestin de documentos electrnicos, conexin a la red de
comunicaciones de las Administraciones pblicas espaolas, modelo de datos para el
intercambio de asientos registrales y declaracin de conformidad; todos ellos necesarios
para asegurar los aspectos ms prcticos y operativos de la interoperabilidad entre las
Administraciones pblicas y con el ciudadano. Estas Normas Tcnicas de Interoperabilidad
se desarrollarn y perfeccionarn a lo largo del tiempo, en paralelo al progreso de los
servicios de Administracin Electrnica, de las infraestructuras que los apoyan y de la
evolucin tecnolgica, para dar cumplimiento al mandato del artculo 42.3 de la Ley 11/2007,
de 22 de junio.
Dentro de este conjunto de Normas Tcnicas de Interoperabilidad, las normas
relativas al documento electrnico, al expediente electrnico, a la digitalizacin de
documentos en soporte papel, a los procedimientos de copiado autntico y conversin y a
la poltica de gestin de documentos electrnicos responden a lo previsto en el citado
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, sobre interoperabilidad, recuperacin y conservacin
del documento electrnico, a la luz de la necesidad de garantizar todos estos aspectos
para el documento electrnico a lo largo del tiempo.
En particular, la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de
documentos electrnicos establece los conceptos relacionados con el desarrollo de
polticas de gestin de documentos electrnicos, identifica los procesos de la gestin de
documentos en el marco de la administracin electrnica y establece los principios
necesarios para el desarrollo y aplicacin de polticas de gestin de documentos
electrnicos por parte de todos los rganos de la Administracin y Entidades de Derecho
Pblico vinculadas o dependientes de aqulla.
La presente norma tcnica se ha elaborado con la participacin de todas las
Administraciones pblicas a las que les es de aplicacin, ha sido informada favorablemente
por la Comisin Permanente del Consejo Superior de Administracin Electrnica y
propuesta por el Comit Sectorial de Administracin Electrnica.

cve: BOE-A-2012-10048

10048

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Sec. III. Pg. 53777

En aplicacin de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposicin adicional primera del

Real Decreto 4/2010, de 8 de enero,
Esta Secretara de Estado resuelve:
Primero.
Se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de
documentos electrnicos cuyo texto se incluye a continuacin.
Segundo.
La Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos
electrnicos que se aprueba mediante la presente Resolucin se aplicar desde el da
siguiente al de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado, sin perjuicio de lo
dispuesto en la Disposicin Transitoria primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero,
por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la
Administracin Electrnica.
Madrid, 28 de junio de 2012.El Secretario de Estado de Administraciones Pblicas,
Antonio Germn Beteta Barreda.
Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de Gestin de Documentos
Electrnicos
ndice.
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.

Objeto.
mbito de aplicacin.
Contenido y contexto.
Actores involucrados.
Programa de tratamiento de documentos electrnicos.
Procesos de gestin de documentos electrnicos.
Asignacin de metadatos.
Documentacin.
Formacin.
Supervisin y auditora.
Actualizacin.

I. Objeto
La Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos
electrnicos tiene por objeto establecer las directrices para la definicin de polticas de
gestin de documentos electrnicos.

II.1 El contenido de esta norma ser de aplicacin para el desarrollo de polticas de

gestin de documentos electrnicos en el mbito establecido en el artculo 3 del Real
Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica.
II.2 Las directrices establecidas en esta norma se podrn aplicar en el desarrollo de
polticas de gestin de documentos en entornos hbridos en que convivan documentos en
soporte papel y documentos electrnicos.

cve: BOE-A-2012-10048

II. mbito de aplicacin

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Sec. III. Pg. 53778

III. Contenido y contexto

III.1 La poltica de gestin de documentos electrnicos ser un documento que
incluir:
1. Definicin del alcance y mbito de aplicacin.
2. Roles de los actores involucrados.
3. Directrices para la estructuracin y desarrollo de los procedimientos de gestin
documental.
4. Acciones de formacin relacionada contempladas.
5. Actuaciones de supervisin y auditora de los procesos de gestin de documentos.
6. Proceso de revisin del contenido de la poltica con el fin de garantizar su
adecuacin a la evolucin de las necesidades de la gestin de documentos.
III.2 La poltica de gestin de documentos electrnicos:
1. Se integrar en el marco general de gestin de documentos y en el contexto de
cada organizacin junto al resto de polticas implantadas para el desempeo de sus
actividades.
2. Aplicar los criterios, mtodos de trabajo y de conducta generalmente
reconocidos, as como los estndares y buenas prcticas nacionales e internacionales
aplicables para la gestin documental atendiendo a lo establecido en la Norma Tcnica
de Interoperabilidad de Catlogo de estndares.
IV. Actores involucrados
Los actores involucrados en la definicin, aprobacin e implantacin de la poltica de
gestin de documentos electrnicos en una organizacin, sern, al menos, los siguientes:
1. La alta direccin que aprobar e impulsar la poltica.
2. Los responsables de procesos de gestin que aplicarn la poltica en el marco de
los procesos de gestin a su cargo.
3. El personal responsable de la planificacin, implantacin y administracin del
programa de tratamiento de documentos y sus operaciones, cualificado, dedicado e
instruido en gestin y conservacin documental y que participar en el diseo,
implementacin y actualizacin de los sistemas de gestin y conservacin documental.
4. El personal implicado en tareas de gestin de documentos electrnicos que
aplicar lo establecido en la poltica a travs del programa de tratamiento implantado.
V. Programa de tratamiento de documentos electrnicos
V.1 El diseo, desarrollo e implantacin de los procesos, tcnicas y operaciones de
gestin de documentos electrnicos se concretar en un programa de tratamiento
especfico para la gestin de documentos y expedientes electrnicos.
V.2 Dicho programa de tratamiento se aplicar de manera continua sobre todas las
etapas o periodos del ciclo de vida de los documentos y expedientes electrnicos para los
que garantizar su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad;
permitiendo la proteccin, recuperacin y conservacin fsica y lgica de los documentos
y su contexto.
VI. Procesos de gestin de documentos electrnicos
Los procesos de gestin de documentos electrnicos de una organizacin incluirn, al
menos, los siguientes:
1. Captura de documentos, que incluir el tratamiento de los metadatos mnimos
obligatorios definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico.

cve: BOE-A-2012-10048

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Sec. III. Pg. 53779

2. Registro legal de documentos, definido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre,

de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo
Comn que, adems del tratamiento de documentos electrnicos recibidos, atender a la
posibilidad de digitalizar documentos en soporte papel segn lo establecido en la Norma
Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos.
3. Clasificacin de documentos, que incluir los criterios de formacin de
expedientes y agrupaciones de documentos electrnicos segn la Norma Tcnica de
Interoperabilidad de Expediente Electrnico, as como la clasificacin funcional de
acuerdo con el cuadro de clasificacin de la organizacin.
4. Descripcin de documentos, que atender a lo establecido en el apartado VII de
esta norma as como a la posible redaccin de un esquema institucional de metadatos.
5. Acceso a los documentos, que contemplar la posible regulacin institucional de
dicha prctica as como la trazabilidad de las acciones que se realizan sobre cada uno de
ellos.
6. Calificacin de los documentos, que incluir:
i. Determinacin de los documentos esenciales.
ii. Valoracin de documentos y determinacin de plazos de conservacin.
iii. Dictamen de la autoridad calificadora.
7. Conservacin de los documentos en funcin de su valor y tipo de dictamen de la
autoridad calificadora, a travs de la definicin de calendarios de conservacin.
8. Transferencia de documentos, que incluir las consideraciones para la
transferencia entre repositorios as como las responsabilidades en cuanto a su custodia.
9. Destruccin o eliminacin de los documentos, que atender a la normativa
aplicable en materia de eliminacin de Patrimonio Documental y contemplar la aplicacin
de las medidas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 3/2010, de 8 de
enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito de la
Administracin Electrnica: Borrado y destruccin del captulo de Proteccin de los
soportes de informacin [mp.si] y Limpieza de documentos del captulo de Proteccin
de la informacin [mp.info].
VII. Asignacin de metadatos
VII.1 Las organizaciones garantizarn la disponibilidad e integridad de los metadatos
de sus documentos electrnicos, manteniendo de manera permanente las relaciones
entre cada documento y sus metadatos.
VII.2 La implementacin de los metadatos de gestin de documentos electrnicos
para su tratamiento y gestin a nivel interno ser diseada por cada organizacin en base
a sus necesidades, criterios y normativa especfica.
VII.3 Los metadatos de gestin de documentos electrnicos se articularn en
esquemas de metadatos que respondern a las particularidades y necesidades
especficas de gestin de cada organizacin.
VII.4 El Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico
(e-EMGDE), disponible en el Centro de Interoperabilidad Semntica, que incluye los
metadatos mnimos obligatorios, definidos en las Normas Tcnicas de Interoperabilidad
de Documento electrnico y Expediente electrnico, as como otros metadatos
complementarios pertinentes en una poltica de gestin y conservacin de documentos
electrnicos, podr ser utilizado como referencia para la adecuacin a los requisitos de
interoperabilidad en materia de gestin documental.
VIII. Documentacin
Cada organizacin elaborar y mantendr actualizados y documentados los
procedimientos de gestin de documentos a seguir en los distintos procesos de gestin
documental.

cve: BOE-A-2012-10048

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Sec. III. Pg. 53780

IX. Formacin
IX.1 El personal de las organizaciones recibir la formacin especfica y adecuada a
su rol necesaria para la gestin y conservacin de documentos y expedientes electrnicos.
IX.2 Las organizaciones exigirn, de manera objetiva y no discriminatoria, que
aquellos que les presten servicios relacionados con la gestin y conservacin documental
cuenten con unos niveles idneos de gestin y madurez en los servicios prestados.
X. Supervisin y auditora
X.1 Los procedimientos y acciones seguidos en los distintos procesos de gestin
documental generarn registros con las evidencias de la correcta aplicacin de dichos
procedimientos atendiendo a las necesidades de cada documento y organizacin.
X.2 Las organizaciones realizarn evaluaciones o auditoras peridicas,
convenientemente documentadas, que garanticen la adecuacin de la poltica de gestin
documental y que los procesos de gestin de documentos electrnicos se realizan
conforme a lo establecido en la poltica.
X.3 Los resultados de dichas evaluaciones sern considerados para la actualizacin
de la poltica, programa de tratamiento y procesos de gestin de documentos electrnicos.
XI. Actualizacin

cve: BOE-A-2012-10048

La poltica de gestin de documentos electrnicos, el programa de tratamiento y los

procesos de gestin documental sern convenientemente actualizados con el fin de
garantizar su adecuacin permanente a las necesidades reales de gestin de documentos
electrnicos y normativa aplicable.

http://www.boe.es

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D.L.:M-1/1958-ISSN:0212-033X