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Ann W. Phillips
Ttulo en castellano: Cmo gestionar con xito una auditora interna conforme a ISO 9001:2008
Traduccin: Carmelo Snchez Gonzlez
AENOR (Asociacin Espaola de Normalizacin y Certificacin), 2010
Todos los derechos reservados. Queda prohibida la reproduccin total o parcial en cualquier soporte,
sin la previa autorizacin escrita de AENOR.
ISBN: 978-84-8143-681-5
Depsito Legal: M-17440-2010
Impreso en Espaa - Printed in Spain
Edita: AENOR
Maqueta y diseo de cubierta: AENOR
Imprime: AENOR
Nota: AENOR no se hace responsable de las opiniones expresadas por la autora en esta obra.
Gnova, 6. 28004 Madrid Tel.: 902 102 201 Fax: 913 103 695
comercial@aenor.es www.aenor.es
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Prlogo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Despus de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Recibir el informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Proporcionar recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Garantizar la cooperacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Proporcionar consejeros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Auditores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Informar de no conformidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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5. Preparacin de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Los empleados que desarrollan su trabajo en este proceso tienen las piezas,
materiales, herramientas, equipo, hardware y software apropiados? . . . . . . .
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6. Realizacin de la auditora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Tcnicas de entrevista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Tono de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Expresiones faciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Ignorar al auditado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Pensar anticipadamente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Muestreo de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Prlogo
Para muchas organizaciones, cumplir con los requisitos de ISO 9001 puede ser
una tarea de enormes proporciones. Si intentamos desarrollar un sistema que nos
permita simplemente pasar las auditoras de certificacin, nos veremos tentados a
establecer procesos cuyo propsito principal sea cumplir con los requisitos de ISO
9001. De hacerlo as, es fcil que perdamos de vista la finalidad original de la norma:
mejorar de forma continua la eficacia del sistema de gestin de la calidad implementado en nuestras organizaciones.
Este libro est pensado para ayudar a los directivos, representantes de la direccin,
coordinadores de auditoras internas y auditores internos a implementar un proceso
prctico de auditora interna que cumpla con los requisitos de ISO 9001:2008, pero
que adems aporte un valor importante y medible al resultado neto de la organizacin. Las directrices ofrecidas en este libro tambin las pueden utilizar aquellas organizaciones que ya tengan un proceso de auditora interna establecido pero que estn
buscando formas sencillas de mejorar su eficacia. Las plantillas de los documentos
que aparecen en los apndices tambin se incluyen en el CD-ROM que acompaa
a esta publicacin, con el fin de facilitar su personalizacin en funcin de las necesidades especficas de cada organizacin.
Probablemente, el mayor impedimento para que un proceso de auditora interna
obtenga un resultado realmente eficaz sea la creencia de que las auditoras internas
deben imitar a las auditoras externas. Por ello, hacemos que nuestros auditores internos se formen con los mejores asesores para aprender a realizar auditoras. A continuacin, utilizamos a los auditores externos como modelos de comportamiento en
lo que se refiere a la preparacin de la auditora, la realizacin de la misma y la posterior creacin de informes. Los auditores externos son, por norma, muy profesionales y bastante capaces de lograr los resultados deseados. Pero no logramos apreciar la diferencia importante en el propsito de las auditoras externas frente a las
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internas, y por eso no logramos obtener los enormes beneficios que se pueden
derivar del proceso de auditora interna.
Mi intencin es que este libro sirva para:
Lograr que el lector pueda crear un entorno en el que la direccin y los empleados aprecien en toda su magnitud el valor de las auditoras internas para la
mejora continua de su organizacin y, de este modo, puedan contribuir a su
xito.
Ofrecer herramientas y mtodos especficos fciles de utilizar para la preparacin de la auditora, que permitan al auditor investigar ms profundamente
en la eficacia de los procesos, y obtener conclusiones que contribuyan realmente al xito de la organizacin.
Proporcionar tcnicas que se puedan utilizar para realizar la auditora aprovechando la experiencia del auditado, y descubrir las oportunidades de mejora
que puedan producir una importante recuperacin de la inversin.
Proporcionar mtodos y herramientas especficos para crear informes de los
resultados de la auditora interna, de modo que fomenten las acciones correctivas oportunas y rigurosas.
Las herramientas y tcnicas que se presentan en este libro han sido utilizadas por
numerosos auditores internos para realizar auditoras internas basadas en procesos,
guiadas por los requisitos de ISO 9001:2008. Siguiendo las directrices que se ofrecen en el captulo 5 para preparar paso a paso una auditora interna, la mayora de
los auditores nuevos llevaron a cabo auditoras que fueron igual de eficaces (e incluso
ms) que muchas auditoras realizadas por profesionales con experiencia en sistemas
de gestin de la calidad. Con las conclusiones de las auditoras obtenidas por auditores noveles usando las herramientas, tcnicas y mtodos descritos en este libro,
en muchos casos se ha logrado una importante recuperacin de la inversin.
La finalidad de esta publicacin es que estos conceptos le sirvan para realizar auditoras conforme a ISO 9001:2008 ms eficaces y de forma ms sencilla. Disfrute de
la lectura!
Introduccin a la
auditora interna
segn ISO 9001:2008
Introduccin
Por su dilatada experiencia en la implementacin de los requisitos de ISO 9001 en
numerosas empresas desde 1989, he tenido el privilegio de formar parte de los
procesos de auditora interna de una amplia variedad de organizaciones e instalaciones. Mis clientes han sido desde pequeos negocios de limpieza hasta empresas
de fabricacin globales, desde grandes agencias gubernamentales hasta pequeos
fabricantes de cartn. Muchas organizaciones desarrollan procesos de auditora interna
que cumplen por completo los requisitos de ISO 9001, pero que consiguen poco
ms. Sin embargo, otras han aprendido a utilizar las auditoras internas para lograr
grandes xitos en su negocio, lo cual ha producido un impacto positivo en el resultado neto.
He estudiado ambos tipos de procesos de auditora para intentar comprender los
secretos que conducen al xito de las auditoras internas. Los procesos de auditora
que cumplen los requisitos de ISO 9001, pero que consiguen poco ms, tienen en
comn los criterios siguientes:
La direccin y los empleados ven el proceso de auditora interna simplemente
como una necesidad para mantener la certificacin requerida.
La organizacin establece el proceso de auditora interna nicamente para
garantizar que pasar la auditora externa.
El propsito principal del proceso de auditora interna es cumplir los requisitos
de ISO 9001 o de otra norma aplicable a la organizacin (ISO/TS 16949, etc.).
Los auditores internos emulan a los externos a la hora de realizar las auditoras.
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Creacin de un entorno
que favorezca el xito
de la auditora
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Hay diversas cuestiones relacionadas con esta conclusin. ISO 9001:2008 requiere
que la organizacin revise los documentos pertinentes cuando se cambien los requisitos del producto y que el personal correspondiente sea consciente de los requisitos
modificados (apartado 7.2.2). ISO 9001:2008 tambin requiere que los documentos
necesarios para el sistema de gestin de la calidad estn bajo control (apartado 4.2.3).
Preguntar Esto ha causado un problema? ha puesto de manifiesto que dos de
los cinco envos devueltos anteriores fueron provocados por las especificaciones
obsoletas del libro de especificaciones del cliente. En ambos casos, la accin correctiva simplemente consisti en actualizar el documento especfico que no estaba al
da. No se realiz un esfuerzo adicional para determinar la causa del problema ni
se llevaron a cabo acciones para evitar que se repitiese (apartado 8.5.2.b). Tener
dos envos devueltos por la misma razn y no preguntarse Por qu las especificaciones no estn al da? indica que la organizacin no comprende por completo el proceso de accin correctiva. Un estudio realizado ms en profundidad
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sobre el proceso de accin correctiva indic que justamente eso era lo que suceda.
Pero para simplificar esta cuestin, nos centraremos simplemente en los dos envos
devueltos.
Para comprender el coste asociado a un envo devuelto, primero hay que visualizar
el diagrama de flujo de lo que sucede desde el momento en que llama el cliente hasta
que el problema se ha resuelto por completo. Hay que determinar cunto tiempo se
ha empleado en la gestin de cada paso, el tiempo de produccin perdido (si procede) y el dinero real gastado en dicho paso. El tiempo de produccin se puede
perder en el reproceso del producto al acelerar la produccin del producto de reemplazo, e incluso durante el tiempo de cambio no programado asociado con el pedido
acelerado. En el dinero real gastado se incluyen los costes del transporte para devolver el producto defectuoso, el transporte urgente para llevar el producto de reemplazo al cliente, las tarifas de urgencia para conseguir las materias primas necesarias
para hacer el producto de reemplazo, los costes asociados con la eliminacin del producto devuelto, los gastos de viaje del personal de ventas o de la calidad al que se le
pide visitar al cliente para resolver los problemas, etc.
Por consiguiente, la conclusin se podra documentar de la siguiente manera:
El libro de especificaciones del cliente que utiliza el laboratorio est obsoleto y no est
incluido en la lista de distribucin de atencin al cliente para conocer las especificaciones del cliente. Dos de los cinco ltimos envos devueltos cumplan las especificaciones disponibles en el laboratorio, pero no cumplan las nuevas especificaciones que se
haban acordado por parte de atencin al cliente.
El coste de los dos envos devueltos (incluyendo los cargos por el transporte, la carga
en contenedores dedicados, el reproceso del producto no conforme y los cargos del
transporte especial para el reenvo) fue de 86.000 dlares. Por supuesto, los costes
puros y duros no incluan el dao causado a la reputacin de la empresa y a la satisfaccin del cliente. Simplemente, la actualizacin del libro de especificaciones del
cliente y pedirle a atencin al cliente que aada el laboratorio de esta sede a su lista
de distribucin de especificaciones del cliente evitarn la aparicin de contratiempos
similares en el futuro.
Conclusin:
Tres de las cinco impresiones revisadas en la obra en construccin tenan una desactualizacin de al menos dos revisiones.
El control de los documentos es un requisito de ISO 9001:2008 que se suele considerar un mal necesario para lograr la certificacin. Pero en esta empresa de ingeniera
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Conclusin:
El procedimiento PR-02 requiere que el planificador de produccin enve un plan de
produccin al departamento de compras dos semanas antes de la realizacin de la
produccin. Compras no recibe el plan de produccin hasta dos o tres das antes de
cada produccin.
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sobre el proceso que se est auditando. Para identificar los fallos en las interfaces que
hay entre los procesos, resulta vital obtener informacin del auditado.
Una organizacin debe castigar a los empleados basndose en los resultados de la
auditora? En algunos sectores sta es una pregunta difcil, pero para evitar el miedo
que se suele asociar a la palabra auditora, la mayora de las organizaciones deben
dejar claro que no se producir ninguna accin punitiva basada en los resultados de
sta. Para obtener ms informacin sobre las acciones punitivas despus de una
auditora interna consulte la seccin Despus de la auditora, que se encuentra
ms adelante.
Despus de la auditora
Hay que castigar a los empleados en funcin de la informacin que se descubra
durante una auditora interna? sta es una cuestin difcil que se debe debatir dentro de la organizacin antes de la primera auditora. Las acciones punitivas pueden
variar desde una reprobacin del supervisor a un empleado por ser responsable de
una de las conclusiones hasta el despido de un empleado en funcin de los resultados de la auditora. Al evaluar si se deben realizar acciones punitivas (o hasta qu
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de analizar esos datos y qu decisiones se toman basndose en esta informacin? Estas cuestiones se deben tratar en las sesiones de formacin de los empleados y los supervisores deben garantizar la precisin de los datos a lo largo
del ao.
En los casos en que la prctica de falsificar registros es endmica en la organizacin,
el auditor debe identificarlo para que se pueda determinar y eliminar la causa inicial.
Cuando las cuestiones que acabamos de mencionar se hayan resuelto y los empleados comprendan totalmente las consecuencias de falsificar datos, algunas organizaciones comunicarn claramente a los empleados que no se realizarn acciones punitivas tras la auditora salvo en casos de desconsideracin intencionada y descarada de
las polticas establecidas, como la falsificacin de registros. Este planteamiento es
obligatorio en ciertos sectores regulados (por ejemplo, productos mdicos o la industria aerospacial). Pero la direccin de la organizacin debe comunicar claramente las
reglas antes de la primera auditora, para que no haya malentendidos.
En resumen, una organizacin debe establecer y comunicar con claridad la poltica
relativa a las acciones punitivas en funcin de los resultados de la auditora. En el
caso de que exista la amenaza de las acciones punitivas, el miedo prevalecer durante
la auditora y se perdern datos vitales que deben aportar los auditados. Las auditoras internas perdern parte de su valor potencial.
Cmo supera una empresa las secuelas resultantes de la accin punitiva que se
produjo tras una auditora anterior cuando intenta crear un ambiente ms abierto en
el proceso de auditora interna? Una prctica que ha tenido xito en diversas organizaciones es emitir dos informes tras una auditora. El primero se emite slo para
el directivo responsable de la accin correctiva y para el representante de la direccin,
que suele ser el responsable de hacer el seguimiento del estado de las acciones correctivas. Este informe incluye las conclusiones de la auditora y es el informe de auditora tradicional que ser evaluado por el organismo de certificacin.
Sin embargo, aproximadamente 60 das despus de la auditora, se emite un segundo
informe. Este informe describe solamente los xitos como resultado de la ltima auditora interna. Describe aquellas acciones que se han realizado para mejorar el sistema
de la calidad, sus procesos y el producto o servicio. Este informe se emite para la alta
direccin y promociona los xitos de la auditora en lugar de los fracasos del sistema.
Adems de comunicar mejor los xitos del proceso de auditora interna, este planteamiento tambin fomenta la accin correctiva oportuna y rigurosa. Si el directivo
responsable sabe lo que se puede realizar en ese perodo de 60 das, se lo comunicar
al resto del personal, lo que fomenta una respuesta oportuna y rigurosa. Comunicar los xitos resultantes del proceso de auditora interna es vital para conseguir el
apoyo tanto del personal de direccin como de los empleados.