XPLOXION INK LTDA

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

LOS REGISTROS DE UN SISTEMA DE
GESTION INTEGRADA
VERSIN: 01
FECHA: 01/02/2016

CODIGO: NTL-T-01

TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo
2. Alcance
3. Responsabilidad
4. Normas y documentos de referencias
5. Definiciones y trminos
6. Desarrollo
6.1 Condiciones generales (opcional)
6.2 Diagrama de flujo
6.3 Matriz detallada
7. Anexos
8. Control de cambios

Elabo
r:
Cargo
Firma:

Revi
s:
Carg
Firm
a:

Aprob
:
Carg
Firma
:

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LOS REGISTROS DE UN SISTEMA DE
GESTION INTEGRADA
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1. Objetivo
Establecer y mantener los registros del sistema de gestin integrada de la
empresa XPLOXION INK LTDA con el fin de identificar, archivar, almacenar
conservar y disponer de los mismos.
2. Alcance
Aplica a todos los registros que forman parte del Sistema de Gestin integrada de la
empresa XPLOXION INK LTDA.
3. Responsable
La persona encargada de llenar los registros y archivarlos lder del proceso es Laura
Cardozo.

4. Normas y documentos de referencia

- Norma NTC-ISO 9001:2008
- Norma NTC-ISO 9000:2000 Fundamentos y vocabulario
- Norma NTC-ISO 14001:2004
- Norma OHSAS 18001:2007

5. Definiciones y trminos

- Formato de registro:
Son todas aquellas formas o formularios que se utilizan peridicamente para llenar
la informacin como resultado de una actividad determinada.
- Registro:
Es el formato lleno que presenta resultados obtenidos y que sirve como evidencia
de que se oper adecuadamente el Sistema de Gestin de la Calidad y /o el
Sistema de Gestin de Equidad de Gnero de la Organizacin.

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VERSION 01

- Disposicin de los registros:

Accin tomada sobre los Registros del sistema de gestin integrado una vez
concluido el tiempo de retencin definido (Ej. destruccin, archivo histrico,
depuracin de archivos).

- Tiempo de retencin:
Periodo que se debe guardar el registro, antes de su disposicin.

6. Desarrollo
6.1 Condiciones generales
Los documentos del sistema de gestin integrada deben cumplir con lo
establecido en el procedimiento de control de documentos y control de registros.

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6.2 Diagrama de flujo

Inicio
Disear el formato de registro
Asignar cdigos

Registrar en la lista maestra de control de registros y/o en la hoja de revisione

Establecer tiempos de almacenamiento

Llenar los registros

Archivar los registros

Si
Realizar cambios o modificaciones al formato de registro
Cambiar el
formato?
No
Almacenar, conservar y disponer de registros

Fin

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6.3 Matriz detallada

ACTIVIDAD

Disear formatos

Asignar cdigos

Establecer tiempos
de
almacenamiento

DESCRIPCIN DE LA
ACTIVIDAD
- Se disean los formatos de
registro que se emplearn en
su rea para mostrar la
evidencia objetiva de la
operacin
adecuada
del
Sistema de Gestin integrado,
y se
establecen
los requerimientos
mnimos para la elaboracin
del formato como ttulo,
cdigo, nmero de revisin,
fecha nombre y
firma de
quien loel elabor.
- Asignar
cdigo al formato de
registro de acuerdo con lo
establecido en el
procedimiento de control de los
documentos.
- Define
el tiempo de
almacenamiento.

El llenado del formato de

registro debe ser realizado por
la persona que realiza la
actividad
cuidando
los
siguientes aspectos:
-Que
la
informacin
este
completa y legible.
Llenar los registros
- Que no se lleven a cabo
tachones o enmendaduras.
- Los espacios del formato que
por alguna razn justificable no
vayan a ser empleados debern
ser cancelados con una lnea
horizontal
El/la responsable de cada rea
donde opera el procedimiento,
controla los registros, ya sea
con

RESPONSA
B LE

Elaborador/a
del Formato
de registro

Controlador/
a de
Documento
s
Elaborador/
a del
formato de
registros

Responsa
ble del
proceso de
registro

REGI
ST
RO

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Archivar y manejar
los registros

Realizar cambios o
modificaciones:

Almacenar ,
conservar y
disponer del
documento

7. Anexos
-N/A

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folios consecutivos, a travs de

listas, por fechas, etc.
Se archivan los registros segn
la informacin que se presenta
en la lista maestra, datos del
responsable de archivo tiempo y
lugar de archivo donde los
registros debern ser archivados
de forma tal que puedan ser
fcilmente
accesados.
Los
registros debern ser archivados
en un lugar que los asegure
contra dao deterioro.
Cualquier cambio a los formatos
que actualmente se tienen ser
realizado por la misma rea que
elabor
el
original,
quien
adems
modificar
los
procedimientos que se vean
afectados actuando conforme a
lo
establecido
en
el
procedimiento
Control
de Documentos.
Quin efecte un cambio en los
formatos, deber dar aviso por
oficio o memorndum a el/la
Controlador/a de Documentos
para que se hagan los cambios
en
UnaLista
vezMaestra.
que el periodo de
archivo del registro se concluye;
el/la responsable del mismo y se
procede a destruirlos.

Responsabl
e del
registro

Elaborador/
a del
formato de
registro

Responsable
del registro

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8. Control de cambios
VERSI
ON
1

FECHA DE
APROBACIN

DESCRIPCIN
DEL CAMBIO
no existen
cambios por ser
primera versin

SOLICITADO
POR