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Presenta
NICOLS HUMBERTO HAIDAR SALAZAR
Director:
Lectores:
Mxico, D. F.
2006
TABLA DE CONTENIDO
Introduccin.
1.1
10
1.2
36
1.3
44
Sistemas de Informacin.
50
2.1
Estructura y componentes.
51
2.2
Marco de referencia.
59
2.3
70
2.4
Matriz de Evaluacin.
83
Conclusiones.
88
Bibliografa.
91
Captulo 1
Captulo 2
Captulo 3
INTRODUCCIN
Las causas que provocan la situacin antes mencionada son variadas y en ocasiones, muy
complejas. Pueden ir desde una mala organizacin del proyecto, una deficiente seleccin
del paquete de programas de cmputo, hasta la no consideracin de la cultura
organizacional de la empresa. O la combinacin de todas estas y otras causas ms.
Las empresas actuales que no utilizan TI como apoyo para la consecucin de sus objetivos
y creacin de ventajas competitivas y comparativas, quedan en condiciones de
vulnerabilidad respecto de sus competidores y del mercado en general. Se corre el riesgo de
caer en un crculo vicioso del cual cada vez es ms difcil salir, con las consecuencias
negativas correspondientes. Los sistemas de informacin carecen de valor a menos que
brinden mejor informacin o mejores formas de hacer negocios. 1
Un elemento que nos permite paliar la problemtica arriba enunciada, es contar con un
marco de referencia que nos sirva de gua al enfrentarnos a proyectos de esta naturaleza.
Las experiencias en la aplicacin del modelo conceptual como marco de referencia han
sido muy exitosas en los ltimos aos y de hecho, los paquetes de programas lderes del
mercado han incorporado a sus mtodos de instalacin y configuracin de sus productos,
esquemas con base en el Modelo Conceptual de Sistemas de Informacin.
Objetivo:
aplicable a las empresas actuales, con el propsito de que sea utilizado como marco de
En el Captulo 2 hago una breve descripcin de los principales elementos que conforman
los sistemas de informacin. Menciono el contexto actual en el que se desenvuelven las
empresas y que representa un marco de referencia fundamental que toda empresa debe
considerar para sobrevivir en el mundo actual de los negocios. A continuacin describo,
paso a paso, el modelo conceptual que propongo seguir para elaborar y ejecutar los planes
de automatizacin en computadora de los procesos crticos de los negocios. Finalmente,
presento una herramienta complementaria que permite realizar un proceso de evaluacin
diagnstica del nivel de automatizacin que tienen las empresas.
El Captulo 3 contiene las conclusiones que personalmente obtengo del trabajo. Las
conclusiones que enlisto son enunciativas y no limitativas. Cada lector deber sacar sus
propias conclusiones y decidir si es o no aplicable, a su caso particular, el planteamiento
que propongo.
Esta situacin hace suponer que los grandes proyectos de automatizacin, integral o
parcial, de las empresas, cuenten con un marco de referencia que les permita planear y
ejecutar su proyecto con ms y mejores elementos de apoyo. Pese a que nadie ha llevado a
6
cabo una amplia transformacin de negocios con base en los sistemas empresariales de
informacin, muchos han logrado progresos considerables. 2
ALCANCES Y LIMITACIONES.
Idem.
APLICACIONES Y BENEFICIOS.
El documento final
Idem.
Captulo 1.
Nuevo Modelo de Empresa
a)
Antecedentes.
Existen dos enfoques para el desarrollo de la Teora General de Sistemas (TGS ), que la
misma teora sugiere. Estos enfoques deben tomarse ms bien como complementarios que
como competitivos o como dos caminos cuya exploracin tiene valor.
TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS; Ludwig von Bertalanffy; Ed. FCE, 2. Reimpresin, Mxico,
1980.
10
sea relevante para esos fenmenos. Este mtodo en vez de estudiar sistema tras sistema,
considera un conjunto de todos los sistemas concebibles, en el que se manifiesta el
fenmeno general en cuestin, y busca reducirlo a un conjunto de un tamao ms
razonable. Esto significa partir de los problemas, tal como han surgido en las varias
ciencias, mostrar la necesidad del punto de vista de los sistemas y desarrollarlo, con mayor
o menor detalle. Este enfoque nos da una visin panormica e integradora de los problemas
que tiende a desarrollarnos un nuevo modo de pensar.
Un segundo enfoque posible para la TGS es ordenar los campos empricos en una jerarqua
de acuerdo con la complejidad de la organizacin de sus individuos bsicos o unidades de
conducta y tratar de desarrollar un nivel de abstraccin apropiado a cada uno de ellos. Es
posible aceptar uno de los modelos y definiciones disponibles de sistemas y derivar
rigurosamente la teora consiguiente. El segundo es un enfoque ms sistemtico que el
primero y conduce a lo que se ha denominado un sistema de sistemas.
Boulding 2 presenta un ordenamiento jerrquico de los posibles niveles que tienen los
diferentes sistemas que nos rodean. La ordenacin de Boulding es la siguiente:
Primer nivel: Estructuras estticas ( ejemplo: el modelo de los electrones dentro del
tomo).
Segundo nivel: Sistemas dinmicos simples ( ejemplo: el sistema solar ).
Tercer nivel: Sistemas cibernticos o de control ( ejemplo: el termostato ).
Cuarto nivel: Los sistemas abiertos ( ejemplo: las clulas ).
2
Boulding, The Image Ann Arbor, The University of Michigan Press, 1956.
11
solo los elementos del sistema, sino las relaciones entre ellos. Esto requiere la exploracin
de los numerosos sistemas de nuestro universo observado, por derecho propio y con
especificidades.
Por ltimo, en tercer lugar est la Filosofa de los Sistemas, a saber, la reorientacin del
pensamiento y la visin del mundo, resultante de la introduccin del concepto de sistema
como nuevo paradigma cientfico. En contraste con el paradigma analtico, mecanicista,
unidireccionalmente causal, de la ciencia clsica. 3
TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS; Ludwig von Bertalanffy; Ed. FCE, 2. Reimpresin, Mxico,
1980.
13
Sin embargo, encontramos otro aspecto notable. Han surgido problemas y concepciones
similares en campos del conocimiento muy distintos. Este paralelismo de principios
cognoscitivos generales en diferentes campos es aun ms impresionante cuando se tiene en
cuenta que se dieron independientemente, sin que casi nunca interviniera nada de la labor e
indagacin de los distintos campos.
Es necesario estudiar no solo partes y procesos aislados, sino tambin resolver los
problemas decisivos hallados en la organizacin y el orden que los unifican, resultantes de
la interaccin dinmica de partes y que hacen el diferente comportamiento de stas cuando
se estudian aisladas o dentro del todo.
14
La TGS es un instrumento til al dar, por una parte, modelos utilizables y transferibles
entre diferentes campos, y evitar, por otra, vagas analogas que a menudo han perjudicado
el progreso en dichos campos.
Esto pone de manifiesto las metas principales de la Teora General de los Sistemas: 4
1)
2)
Idem.
15
3)
Tal teora pudiera ser un recurso importante para buscar una teora exacta en
los campos no fsicos de la ciencia.
4)
5)
Los conceptos tericos de la TGS ms relevantes que nos van a permitir aplicar lo que
hemos llamado enfoque de sistemas se describen en las siguientes secciones de este
captulo.
b)
Concepto de Sistemas
16
Otro concepto, que agrega algunas caractersticas adicionales, seala que un sistema es un
conjunto de partes y objetos que interactan y que forman un todo o que se encuentran bajo
la influencia de fuerzas en alguna relacin definida 5
Cada una de las partes que encierra un sistema puede ser considerada como subsistema, es
decir, un conjunto de partes e interrelaciones que se encuentra estructuralmente y
funcionalmente, dentro de un sistema mayor, y que posee sus propias caractersticas. As
los subsistemas son sistemas ms pequeos dentro de sistemas mayores. A su vez, estos
denominados sistemas mayores estn contenidos en sistemas ms grandes denominados
suprasistemas.
17
en funcin de los objetivos del estudio o anlisis que desea realizar, de la naturaleza del
objeto de estudio, del nmero de variables que quiere o puede manipular, de su tamao, de
su complejidad, de su viabilidad, de su organizacin, etc. Un criterio un tanto polmico
para la anterior definicin enuncia que tanto los suprasistemas como los subsistemas
requieren cumplir ciertas caractersticas sistmicas.
Por ltimo, es importante mencionar que se distinguen varios tipos de sistemas, siendo los
ms relevantes:
1)
2)
Estn determinados
4)
5)
c)
Componentes de un Sistema
18
Todo objeto de estudio, visto como sistema, tiene los siguientes componentes o elementos
principales ( ver figura no. 1 ):
1)
2)
sistema.
Representados por la literal yn.
3)
Medio ambiente o Entorno. Es todo aquello que est fuera del sistema.
Representado por la literal a0.
4)
5)
6)
y1
y3
a1
a3
a0
Medio
Ambiente
y6
y4
y8
y2
y7
a2
y5
a4
y9
Marco de Referencia o Frontera
Figura no. 1
19
a5
y10
Retroalimentacin
Corriente
de
Entrada
Corriente
de
Salida
an
ei
Proceso de transformacin
et
Figura no. 2.
Donde:
ei representa el estado inicial del mecanismo.
et representa el estado terminal del mecanismo.
20
d)
Sinergia y Recursividad
Existe otra explicacin de sinergia propuesta por el filsofo Fuller que considero ms
completa y se alinea mejor a los propsitos de la TGS: un objeto posee sinergia cuando el
examen de alguna de sus partes o de cada una de ellas, en forma aislada, no puede explicar
o predecir la conducta del todo. 6
Visto como un sistema, la razn principal de esta caracterstica est determinada por las
relaciones o interacciones que existen entre los diferentes componentes del objeto de
estudio y que se denominan comportamientos; adems, influyen otras caractersticas de las
partes del objeto, tales como, su organizacin, su ubicacin en el tiempo y en el espacio,
etc.
Idem.
21
objeto sinrgico, el anlisis o los mecanismos aplicados sobre ella para que desarrolle una
cierta conducta esperada, debe tomar en cuenta la interaccin de las partes componentes y
los efectos parciales que ocurren en cada una de ellas.
Uno de los ejemplos ms representativos de sistemas del tipo: hechos por el hombre,
sociales, permanentes y semi-abiertos, es la empresa. La empresa es una totalidad con
sinergia. Peter F. Drucker en su libro La Ciencia de la Gerencia lo describe
admirablemente de la siguiente manera:
La empresa debe ser capaz, por definicin, de producir ms o mejor que todos los recursos
que comprende. Debe ser un verdadero todo: mayor que la suma de sus partes, o por lo
menos, diferente a ella, con un rendimiento mayor que la suma de todos los consumos.
Resumiendo, los objetos presentan una caracterstica de sinergia cuando el todo es mayor
que la suma de sus partes, o la suma de sus partes es diferente del todo, o bien cuando el
examen de alguna de ellas no explica la conducta del todo. Para explicarnos la conducta
global de ese objeto, es necesario analizar y estudiar todas sus partes y, si logramos
7
22
establecer las relaciones existentes entre ellas, podremos predecir la conducta de ese objeto
cuando le aplicamos una fuerza particular, que no ser normalmente, la resultante de la
suma de efectos de cada una de sus partes.
Podemos entender por recursividad el hecho de que un objeto sinergtico est compuesto
de partes con caractersticas tales que son a su vez objetos sinergticos. Hablamos entonces
de sistemas y subsistemas, o si queremos ser ms genricos, de suprasistemas, sistemas y
subsistemas. Lo esencial de la recursividad, es que cada uno de estos objetos no importando
su tamao, tienen propiedades que lo convierten en una totalidad o sistema, es decir, en
elemento independiente.
El problema consiste en definir de alguna manera las fronteras del sistema (o marco de
referencia) que ser un subsistema dentro de un sistema mayor, de acuerdo con el concepto
de recursividad.
Como conclusin, podemos sealar que los sistemas consisten en individualidades; por lo
tanto, son indivisibles como sistemas. Poseen partes y subsistemas, pero estos son ya otras
individualidades.
23
Pueden formar parte del sistema, pero no son del sistema que deseamos o buscamos. Para
encontrarlo, debemos reunir aquellas partes y aquellos subsistemas y eliminar las otras
partes y subsistemas que estn de ms, o pertenecen a otro sistema o, por no tener relacin
directa con nuestro sistema, sus comportamientos no lo afectan. El concepto de
recursividad va de individuo en individuo, destacndose una jerarqua de complejidad, ya
sea en forma ascendente como en forma descendente.
e)
Entropa y Neguentropa
Cada acto que realizamos en el transcurso del da implica fuerza y energa. Todo sistema
diseado para alcanzar un objetivo requiere de energa que recibe a travs de la corriente de
entrada y en las formas ms diversas. Todo proceso natural o humano, implica utilizacin o
transformacin de energa, y por esta razn, los principios o leyes de la termodinmica se
aplican a la TGS.
24
permanece constante, con el incremento de la entropa, esa energa puede ser utilizada cada
vez menos. 8
La entropa ejerce su accin en los sistemas aislados o cerrados, es decir, aquellos que no
interactan con su entorno o medio ambiente. Existe una tendencia natural de los sistemas
cerrados a pasar de distribuciones menos probables a otras ms probables. El estado ms
probable de esos sistemas es el desorden y la desorganizacin. Estos sistemas se encuentran
condenados al caos y a la destruccin.
Si, por alguna razn estos sistemas no son controlados, lo ms probable es que comience a
funcionar la entropa: los sistemas irn perdiendo su estructura y cohesin. Todos los
sistemas se ven atacados o influidos por el fenmeno de la entropa. A travs del tiempo los
componentes de los sistemas tienden a cambiar su distribucin hacia aquel estado ms
probable, y este estado es la desorganizacin. La ley de la entropa indica que esta es
25
creciente, va en aumento. Los sistemas pasan por diferentes estados, cada vez ms
desordenados y ms caticos.
El sistema cerrado tiene una vida contada, sucumbe ante la entropa creciente. El sistema
abierto presenta caractersticas tales como, interaccin con su medio e importacin de
neguentropa u orden, que est en condiciones de subsistir y an de eliminar el fenmeno
de la entropa.
f)
Principio de Organicidad
La tercera ley de Newton dice que a cada accin corresponde una reaccin en igual
intensidad y en sentido contrario. Esta ley de Newton ha dado origen al principio de causa9
Idem.
26
efecto. Por lo tanto, los cambios que se producen entre los subsistemas se cancelan con
otros, permaneciendo as el sistema total en equilibrio.
Frente a los cambios externos que se producen en su medio, el sistema, provisto de los
homestatos necesarios, aminora esos impactos, desarrollando programas pre-establecidos
que tienden a hacer posible una serie de reacciones internas del sistema que lo defienden de
las variaciones del medio. Por otra parte, el principio de la sinergia tiende a nivelar los
cambios internos que sufren los subsistemas. Todo esto hace que el sistema tenga la
propiedad de autocontrol y autorregulacin que lo lleva hacia un equilibrio homeosttico o
hacia un estado permanente.
Idem.
27
cuando los cambios del medio lo exigen, o los mecanismos de excepcin cuando esos
cambios superan el radio de accin de los mecanismos homeostticos normales.
Los sistemas tienden a permanecer en un cierto equilibrio. La entropa es una fuerza que
tiende a destruir el sistema. Aparentemente, parece existir aqu una contradiccin entre esta
tendencia al caos, por una parte, y por otra, un proceso de evolucin que tiende a aumentar
el grado de organizacin que poseen los sistemas, a este fenmeno se le denomina principio
de organicidad.
El principio de organicidad sostiene que los sistemas abiertos, como todo sistema, tienden a
desorganizarse como efecto de las fuerzas entrpicas que los atacan. Sin embargo, poseen
mecanismos potenciales que buscan su supervivencia. La supervivencia de estos sistemas
parece encontrarse en su capacidad de organizacin o de mantenerse organizados frente a
los cambios y fuerzas negativas del entorno. Para que estos mecanismos puedan operar es
necesario proveerlos de energa. El sistema debe generar un exceso de energa sobre aquella
destinada a su proceso de transformacin caracterstico. Esa energa es la que denominamos
neguentropa. El principio de organicidad operar en la medida que el sistema sea capaz de
generar ese exceso de energa.
g)
Subsistema de Control
Para que un sistema pueda crecer y expandirse, adems de sobrevivir, es indispensable que
se desarrolle una capacidad de adaptacin con el entorno o medio ambiente que rodea al
sistema.
28
El sistema debe estar capacitado para observar ese medio, para estudiar su conducta en
relacin a l e informarse de los resultados y consecuencias de esa conducta para la
existencia y la vida futura del sistema. Debe controlar su conducta.
11
Idem.
29
h)
Tendencias y Perspectivas de la TG S
Una formulacin de este orden csmico fue la visin aristotlica, con sus nociones
holsticas y telelgicas. La frase aristotlica el todo es ms que la suma de sus partes
es an vlida, como definicin del problema bsico de los sistemas. La teleologa
aristotlica fue eliminada en los desarrollos posteriores de la ciencia occidental, pero los
problemas en ella contenidos, tales como el orden e intencionalidad de los sistemas
vivientes, en lugar de ser resueltos, se negaron y soslayaron. Por lo tanto, el problema
bsico de los sistemas no ha perdido an vigencia. Antes al contrario, la complejidad de los
objetos de estudio en la actualidad, aunado a la cantidad de variables que interactan en
12
30
ellos, hacen que el mtodo de sistemas sea el ms adecuado para lograr un primer
acercamiento y entendimiento de dichos objetos de estudio vistos como sistema.
Una gran cantidad de pensadores, de un modo u otro, contribuyeron con sus nociones a
crear lo que hoy llamamos teora de sistemas. La concepcin del mundo como un cosmos
teolgico se vio reemplazada por la descripcin de los hechos dispuestos segn leyes
causales y matemticas.
Con la expansin creciente de los estudios y reflexiones sobre los sistemas, la definicin de
la teora general de los sistemas sufri una revisin. As que la denominacin teora
general de sistemas
13
Idem.
31
Planteamientos distintos y en parte opuestos deben, sin embargo, tender hacia una
ms total integracin, en el sentido de que los unos deben reducirse a casos
especiales de los otros, o pueda demostrarse su equivalencia o complementariedad.
2) Tecnologa de sistemas.
La sociedad y tecnologa modernas se han hecho tan complejas que las ramas
tecnolgicas tradicionales ya no son suficientes, urge un planteamiento de
naturaleza holista e interdisciplinaria. Independientemente de hasta qu punto la
comprensin cientfica sea posible, y en qu medida el control cientfico sea
33
deseable, no hay duda de que existen problemas tpicos de sistemas, esto es,
problemas que encierran interrelaciones de nmeros elevados de variables.
En tercer lugar se considera la filosofa de los sistemas, esto es, la reorientacin del
pensamiento y de la concepcin del mundo segn el nuevo paradigma cientfico de
sistemas. El concepto sistema constituye un nuevo paradigma o una nueva filosofa
de la naturaleza con una visin orgnica del mundo como una gran organizacin.
Tenemos que descubrir la naturaleza del animal: lo que se entiende por sistema y
como ste se da en los distintos niveles de nuestro universo de observacin. Esto es
la ontologa de sistemas.
34
35
que, a su vez, era experto en esa actividad de supervisin. Este esquema se replicaba a lo
largo y ancho de toda la empresa configurando una estructura jerrquica en forma de
pirmide.
Direccin
General
Mercadotecnia
Inteligencia
de Mercado
Promocin
y
Publicidad
Comercializacin
Territorio
1
Territorio
2
Territorio
3
Finanzas
Operaciones
Adquisiciones
Contabilidad
Tesorera
Administracin
Recursos
Humanos
Almacenes
Planta
37
Servicios
Generales
Vigilancia
Limpieza
y
Mantenimiento
En la segunda mitad del siglo XX, con la era de la posguerra, se consolidan los grandes
corporativos industriales. Se siguen conservando las estructuras de organizacin
jerrquicas, ya sea para las divisiones de los grandes corporativos o para sus diferentes
unidades de negocio.
Ante la complejidad que adquieren los grupos industriales, se hace necesaria una
administracin ms efectiva y estratgica. Se consolida el trmino management y se
reafirma la necesidad de realizar el proceso de planeacin con una visin ms amplia y de
mayor alcance. A este proceso de planeacin se le identifica como estratgica, a diferencia
de los planes tcticos y operativos que se deben seguir elaborando. Los responsables de
ejecutar el proceso de planeacin estratgica son los altos directivos de las corporaciones.
Por otro lado, se presentan una serie de corrientes de pensamiento tendientes al desarrollo
de los empleados y al incremento de su productividad. Se aplica en las empresas el
Conductismo de Skinner para desembocar en el concepto Desarrollo Organizacional; se
propone la teora de Administracin Creativa de Kobayaschi para mejorar la
comunicacin formal e informal en las empresas, entre otras muchas.
38
En todos los casos, las estructuras de organizacin formales, seguan siendo jerrquicas. El
dinamismo que se imprimi en las empresas fue con base en estructuras virtuales llamadas
comits. Mecanismos que se constituan en el momento que se reunan para trabajar los
empleados y/o ejecutivos en alguna asignacin especfica y que al trmino de la reunin
desaparecan.
Direccin
General
Comit
de
Planeacin
Mercadotecnia
Comercializacin
Comit
de
Compras
Operaciones
Figura no. 4
39
Finanzas
Administracin
Durante la dcada de los sesentas, los estudiosos de los sistemas liderados por Lois
Couffignal, toman a la ciencia administrativa como ejemplo para aplicar la teora general de
sistemas e identifican los grandes procesos administrativos y quines los realizan. Algunas
de las conclusiones a las que llegaron se presentan a continuacin.
Los integrantes de dichos comits eran los mismos empleados que ocupaban los puestos de
lnea, Mercadotecnia, Comercializacin, Operaciones, Finanzas y Administracin; con
apoyo de algn subcomit tcnico en ocasiones.
Pero, cuando el miembro del comit llegaba a su puesto de trabajo y se encontraba con tal
cantidad de pendientes, urgencias y excepciones, se olvidaba de la tarea que le haba
asignado el comit. En varias ocasiones, hasta la siguiente reunin del comit, llegaba sin
los resultados comprometidos.
Aunado a lo anterior, es de destacar que los perfiles de los ejecutivos miembros de los
comits, no eran consistentes. No todos los ejecutivos de segunda lnea son buenos
planeadores para participar en el comit de planeacin, y as respectivamente.
40
Cabe mencionar que el estudio realizado fue ms profundo y detallado, aqu solo se
presenta un resumen. Igualmente, las conclusiones anteriormente mencionadas representan
el diagnstico simplificado de la problemtica detectada.
Previsin
Planeacin
Planeacin
Integracin
Operacin
Organizacin
Direccin
Control
Control
Posteriormente se identificaron las reas responsables de realizar cada una de las fases del
proceso administrativo dentro de la estructura de organizacin de las empresas.
En el siguiente organigrama ( fig. no. 5 ) podemos distinguir el mapeo que refleja qu reas
de la empresa realizan qu procesos administrativos.
41
Direccin
General
Mercadotecnia
Comercializacin
Inteligencia
de Mercado
Territorio
1
Promocin
y
Publicidad
Territorio
2
Subsistema
de
Operacin
Subsistema
de
Planeacin
Finanzas
Operaciones
Adquisiciones
Contabilidad
Tesorera
Administracin
Recursos
Humanos
Almacenes
Vigilancia
Subsistema
de Servicios
de Apoyo
Territorio
3
Planta
Servicios
Generales
Limpieza
y
Mantenimiento
Figura no. 5.
autoridad delegada ( empowerment ) o que los diferentes participantes del proceso, slo
vean los intereses del rea funcional a la que estn adscritos ( feudos de poder ) pudiendo
llegar a convertir los procesos en algo ineficiente e ineficaz.
La comunicacin formal se hace ms lenta al tener que triangular los canales para respetar
las jerarquas.
El trabajo en equipo entre miembros de diferentes reas funcionales se hace ms difcil por
los intereses particulares de cada rea.
Hacia finales de la dcada de los 80s y principios de los 90s, los ttulos de los libros sobre
administracin y negocios escritos por los tericos principales, resumen el historial de las
condiciones cambiantes de los negocios ligadas a las transformaciones globales econmicas
y polticas. Todos ellos analizan los cambios fundamentales en la situacin econmica del
mundo, la naturaleza de los negocios y la necesidad de tener un nuevo paradigma,
43
S = Empresa
Medio
Ambiente
o
Entorno
Planeacin
Operacin
Control
Figura no. 6.
14
CAMBIO DE PARADIGMAS EMPRESARIALES; Don Tapscott & Art Caston; Ed. McGraw-Hill
Interamericana, S.A., Colombia, 1995.
44
La propuesta considera organizar a la empresa adoptando como criterio rector los 3 grandes
procesos administrativos, planeacin, operacin y control. A partir de esto, categorizar cada
una de las reas que conforman la empresa en funcin del proceso administrativo al que
corresponda, y adscribirla al mismo. Este esquema se puede replicar hasta nivel de puesto
como se representa en la fig. no. 7.
Por ejemplo, los objetivos principales del rea de Inteligencia de Mercado corresponden a
procesos de planeacin fundamentalmente, por consiguiente, dependera del proceso de
planeacin. Los objetivos principales del rea de Almacenes corresponden a procesos de
operacin, por lo tanto, pasara a reportar al proceso de operacin. Finalmente, los objetivos
principales del rea de Autora Interna corresponden a procesos de control, debera reportar
al proceso de control.
Por supuesto que existen reas ms difciles de categorizar que otras. En estos casos, lo
recomendable es tomar una decisin convencional y documentarla.
Planeacin
Medio
Ambiente
o
Entorno
Operacin
Figura no. 7.
45
Control
El correcto desempeo del sistema total, depende del desempeo de cada uno de sus
componentes. Los atributos de cada parte del sistema deben estar alineados con el objetivo
del sistema total. Adems, las relaciones entre los mecanismos o partes del sistema
denominadas comportamientos, deben ser oportunas y claras, entre otras caractersticas. En
el caso de organizaciones sociales, esas relaciones principalmente estn dadas por el flujo
de informacin (comunicacin formal e informal). La informacin se convierte en un
agente integrador por excelencia.
Medio
Ambiente
o
Entorno
Planeacin
Operacin
Administracin
De la
Informacin
Figura no. 8.
46
Control
Como consecuencia del modelo terico de empresa aqu representado, se inici una carrera
por desarrollar programas de cmputo que automatizaran los procesos de negocio de las
corporaciones.
sistemas, por su naturaleza, requeran de grandes cantidades de datos del entorno y del
interior de la empresa para procesar sus modelos de planeacin basados en computadora.
En la gran mayora de los casos, el detalle de los datos externos requeridos era grande y
consecuentemente la oportunidad para su obtencin, captura, revisin y registro era
inoperante. Las consecuencias eran que no se podan tomar decisiones con oportunidad a
partir de los MIS.
La otra opcin de los MIS era alimentar datos al sistema en forma agregada para ganar
oportunidad. El problema que se present es que los modelos de planeacin automatizados
en computadora no eran confiables con datos escasos y acumulados o en el peor de los
casos, ni siquiera funcionaban.
Este fracaso orill a los especialistas a cambiar de enfoque.
empresas. Es decir, aquellas que son ms fciles de automatizar, leccin aprendida del
esfuerzo de aos anteriores.
En un principio los programas de cmputo eran desarrollados por el personal tcnico de las
propias empresas. Los procesos que inicialmente se automatizaron en computadora se
fueron depurando y sofisticando al punto que se vio que era factible comercializarlos en el
mercado en forma de paquetes de programas. Los primeros paquetes de programas que
hubo en el mercado correspondan a los procesos de soporte de la empresas y que eran
comunes a todas ellas con un mnimo de variantes ( Contabilidad, Nminas, Cuentas por
Cobrar, Cuentas por Pagar, Compras, Facturacin, Clientes, Proveedores, Control de
Inventarios, principalmente ).
Esta situacin, entre otras, da origen a las Casas de Software y a la creciente industria del
software que hoy da conocemos. Estos paquetes, en todas sus modalidades, son uno de los
principales componentes de los Sistemas de Informacin de las empresas en la actualidad.
48
15
Idem.
49
Captulo 2.
Sistemas de Informacin
50
2.1
Estructura y Componentes.
SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL; Gordon B. Davis & Margrethe H. Olson; Ed. McGrawHill/Interamericana de Mxico, S.A. de C.V., Mxico, 1989.
51
52
S = Empresa
Medio
Ambiente
o
Entorno
Planeacin
Operacin
Control
Figura no 9
Planeacin
Control
Operacin
Etapa 1
Etapa 2
Figura no. 10
53
Etapa 3
Etapa 1. Operacin.
Etapa 2. Control.
Etapa 3. Planeacin.
54
Lo que se debe hacer es identificar los procesos crticos de negocio ( cadena de valor ) y
los procesos de soporte a los mismos y definir la estrategia de implantacin por
procesos. Ahora si, hasta que tengamos la etapa de operacin de un proceso o procesos
interdependientes totalmente implantada, estabilizada y liberada, debemos continuar con
la siguiente etapa. De esta manera lo podemos ir haciendo para cada proceso o procesos
del negocio.
56
ACTIVIDADES
FUN CIONES
Mercado- Comercialitecnia
zacin
ORGA
Produccin
NIZACIO
Administracin
NALES
Finanzas
1. Planeacin
Estratgica
2. Control
Administrativo
3. Control
Operacional
4. Proceso de
Transacciones
Tabla no. 1
Cada una de estas funciones tiene necesidades nicas y cada una de ellas requiere un
sistema de informacin para ella. Es por ello que las Casas de Software han diseado los
sistemas de informacin denominados Paquetes ERP ( Enterprise Resources Planning,
por sus siglas en ingls ) utilizando este mismo enfoque. As vemos que los diferentes
mdulos o subsistemas de estos paquetes corresponden a las funciones organizacionales
o procesos de negocio. Ms an, en la actualidad se distinguen Paquetes ERP que tienen
un conjunto de mdulos que son comunes a todos los giros de actividad econmica de
las empresas ( mercados horizontales ) que satisfacen las necesidades de informacin de
los procesos de soporte, tales como, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Compras,
Cuentas por Pagar, Tesorera, Facturacin, Clientes y Proveedores
y mdulos
especializados por industria ( mercados verticales ) que apoyan a los procesos crticos
del negocio, tales como Administracin de Materiales, Administracin de Produccin,
Administracin de Inventarios, Mantenimiento de Planta, Manufactura Sincronizada,
Costos, etc.
57
En todo el mundo las empresas estn conectndose ms, una funcin organizacional con
otra, una unidad de negocios con otra, una compaa con otra. Se instalan sistemas de
informacin o paquetes ERP que ofrecen ms y mejor informacin y con mayor rapidez
que nunca. La informacin fluye de manera uniforme a los largo de diversas funciones y
unidades de negocios, as como de fronteras geogrficas, ninguna transaccin de
negocios pasa inadvertida. La tecnologa de comunicaciones que hace posible lo
anteriormente comentado es Internet y el aprovechamiento y uso que hacen de ella los
ERPs.
Todos estos beneficios traen consigo un riesgo, muchas empresas han gastado ms de lo
que presupuestaron o han encontrado resistencia por parte de gerentes y empleados no
preparados para los cambios que entraa la instalacin y uso de un ERP. Los ERPs
implican que se tendr que cambiar personas y la forma en que lleven a cabo su labor.
58
De ah la gran relevancia que tiene utilizar un modelo que nos oriente en la definicin de
una estrategia de implantacin gradual y controlada.
Por supuesto que lo anterior no invalida la necesidad de partir del plan de negocio y
alinear el plan de automatizacin a ste ( tambin llamado Plan Estratgico de
Tecnologas de Informacin, PETI ) con un mtodo formal de trabajo y todo lo que ello
implica.
2.2
Marco de referencia.
a)
b)
c)
d)
CAMBIO DE PARADIGMAS EMPRESARIALES; Don Tapscott & Art Caston; Ed. McGraw-Hill
Interamericana, S.A., Colombia, 1995.
60
Para todos los miembros del Consejo Directivo, el CIO ( Chief Information Officer ) es
el menos entendido, en la mayora de los casos porque su profesin es todava la ms
joven. Durante muchos aos las reas de Manufactura, Ventas, Finanzas y
Mercadotecnia han evolucionado dentro de un conjunto de prcticas comnmente
entendidas, con terminologa establecida y principios operativos comprendidos por
todos los miembros del Consejo.
61
Hacer que el rea de TI funcione bien demanda las mismas cosas que las otras reas de
los negocios hacen, liderazgo inspirado, ejecucin correcta, gente motivada, apoyo de la
Direccin y altas expectativas del Consejo Directivo.
El xito requiere de un entendimiento comn entre los altos directivos y los tecnlogos
de la informacin. El experto en TI debe aprender el lenguaje de los negocios y llegar a
ser un buen lder.
62
GETTING IT RIGHT; Charlie S. Feld and Donna B. Stoddard; Harvard Business Review, February 2004.
63
En vez de ser tratada como si fuera diferente del resto de la compaa, el rea de
TI debe trabajar como equipo y operar de acuerdo a los estndares de desempeo
de la empresa.
Estos principios se constituyen como un pre-requisito para asegurar el xito del modelo
que se propone en este documento.
Uno de los aspectos que con mayor frecuencia se pasan por alto en la elaboracin del
PETI es el anlisis de las consecuencias en la estrategia del negocio, as como en la
estructura y la cultura organizacionales de los Sistemas de Informacin integrados, los
denominados ERPs. Las empresas creen que tan solo estn introduciendo un sistema de
cmputo, as que dedican poco tiempo a reflexionar sobre los efectos estratgicos que
conlleva su sistema de informacin. No se dan cuenta de que puede tener consecuencias
significativas en la organizacin de la empresa, lo mismo que en su cultura
organizacional.
Todo plan de implantacin de sistemas de informacin empresariales, debe soportarse
en 3 columnas fundamentales: tecnologas de informacin, reingeniera de procesos de
negocio y administracin del cambio ( ver fig. 10 ).
64
Sistemas
de
Informacin
Tecnologas
de
Informacin
Reingeniera
de Procesos
de Negocio
Administracin
del
Cambio
No es nuevo decir que los sistemas de informacin ejercen influencia en la estrategia del
negocio, pero quien busque un acervo de conocimientos o experiencias acerca de cmo
influyen en la estrategia quedar insatisfecho.
Cules son las maneras posibles en que un sistema de informacin puede tener efecto
sobre las estrategias del negocio y competitiva?. Ante todo, en virtud del costo del
sistema, podra tener un efecto significativo en la estrategia financiera. Se puede afirmar
65
que es ms difcil adoptar una estrategia de productor con bajos costos cuando la
empresa gasta millones de dlares en un proyecto complejo de sistemas de informacin,
aunque es posible adoptar un enfoque de costo bajo al implantar el sistema. Finalmente
el costo del sistema de informacin se pulveriza en todos los productos y servicios de la
organizacin.
Pero las reas ms evidentes del efecto de los sistemas de informacin comprenden el
nivel operativo: cmo se dirige la empresa al mercado; cmo crea y elabora sus
productos y servicios, y cmo trabaja con proveedores, clientes y socios de distribucin.
Los sistemas de informacin pueden ejercer enorme influencia en las reas operativas
debido a sus efectos en los procesos esenciales del negocio. Ciertas prcticas operativas
en boga slo pueden lograrse con la ayuda de un sistema de informacin.
66
Por desgracia, lo que es bueno para la estrategia puede no serlo para la implantacin. Si
la industria en su conjunto adopta sistemas de informacin, cambia la base potencial
para obtener ventajas competitivas. No slo cuenta tener un sistema de informacin,
sino implantarlo mejor que todos los dems, o hacerlo al menos de modo que satisfaga
apropiadamente a la compaa.
68
informacin, los procesos o los sistemas. Las empresas que adoptaron este objetivo
sostuvieron generalmente en el pasado la posicin de no interferir, permitiendo que los
desertores siguieran su enfoque predilecto. El resultado ha sido por lo general la
proliferacin de distintos sistemas y maneras de llevar a cabo el trabajo, cada uno con
su propia informacin. Las empresas encuentran que algunos usuarios de sistemas y
gerentes se complacen con este enfoque, pero da como resultado una gran dificultad
para la integracin a lo largo de las funciones y unidades de negocios. Adems, puede
resultar muy costoso construir y mantener este tipo de ambientes de TI, ya que las
funciones bsicas se repiten en diversas partes de la empresa.
2.3
70
a)
Planeacin.
b)
Operacin.
c)
Control.
Planeacin
Control
Administrativo
Operativo
Operacin
(Transaccional)
71
Por supuesto que se pueden ir automatizando ciertas reas funcionales de las empresas
en sus distintos procesos y dejando otras para el futuro. Lo importante es una definicin
clara y oportuna de las prioridades de automatizacin en funcin del Plan de Negocio.
Por otro lado, para satisfacer la necesidad de separar los datos elementales de los
procesos y tenerlos almacenados una sola vez y disponibles para todos los usuarios, se
hace necesario el disponer de una base de datos.
72
Planeacin
Control
Administrativo
ERPs
Control
Operativo
Operacin
Base de Datos
Transaccional
El segundo paso en la automatizacin de las empresas debe estar dirigido a los procesos
de control tanto operativos como administrativos.
73
Los procesos de control son propios de la gerencia media y les ayudan a la toma de
decisiones en su mbito de competencia. Normalmente estn conformados por una serie
de reportes e informes pre-definidos, y en algunos casos estadsticos.
Planeacin
EIS, DSS
Control
Administrativo
ERPs
Control
Operativo
Operacin
Base de Datos
Transaccional
Figura no. 13
74
Integracin parcial
de procesos
Planeacin
EIS, DSS
Control
Administrativo
ERPs
Control
Operativo
Operacin
Integracin completa
mediate Correo
Electrnico y Herramientas
de Productividad
Base de Datos
Transaccional
76
Planeacin
EIS, DSS
Control
Administrativo
ERPs
Control
Operativo
Integracin completa
mediate Correo
Electrnico y Herramientas
de Productividad
Extraccin y
agregacin
de datos
Operacin
Base de Datos
Transaccional
Data
Warehouse
Business
Intelligence
(BI)
Reportes
Figura no. 15.
77
Consultas
Una vez que se tiene la Organizacin Integrada a travs del uso de las herramientas que
facilita la Tecnologa de Informacin, se debe iniciar la apertura de las empresas para
interrelacionarse con todos aquellos entes econmicos y sociales con los que debe
interactuar. Con el propsito de lograr un efecto multiplicador de los procesos crticos
del negocio, es altamente recomendable estar estrechamente vinculados y comunicados
con los Socios Tecnolgicos, Aliados Estratgicos, Clientes, Proveedores, Subcontratistas, Autoridades, Cmaras y Asociaciones, etc. Debemos evolucionar las
organizaciones a que sean Empresas Ampliadas ( ONO =
Open Networked
Organizations 5 ).
Por otro lado, si lo que necesita la empresa es una estrecha relacin con sus clientes,
existe la solucin CRM ( Customer Relationship Management o Administracin de la
Relacin con el Cliente ) donde la puesta en marcha de una solucin de esta naturaleza
le va a dar a la empresa un aumento de la calidad en el servicio permitindole ganar
mayor participacin de mercado. Los paquetes ERP ms completos tienen un mdulo de
la solucin CRM. ( Ver fig. no. 16 ).
CAMBIO DE PARADIGMAS EMPRESARIALES; Don Tapscott & Art Caston; Ed. McGraw-Hill
Interamericana, S.A., Colombia, 1995.
78
Planeacin
SCM
ERPs
EIS, DSS
Control
Administrativo
CRM
Control
Operativo
Operacin
Integracin completa
mediate Correo
Electrnico y Herramientas
de Productividad
Base de Datos
Transaccional
Cabe mencionar que una solucin integral de automatizacin en las empresas que
incluya ERP, EIS, SCM, CRM, Work Flow, etc. puede ser multi-proveedor, es decir, se
pueden adquirir e implantar los mdulos de diferentes fabricantes e integrarlos a la
plataforma tecnolgica de la empresa. En este caso, se debe ser muy cuidadoso en la
evaluacin y seleccin de herramientas tecnolgicas, verificando que hayan sido
desarrolladas con base en los estndares de la industria y se garantice la compatibilidad (
conectividad e interoperabilidad ) de las mismas.
denomina nueva economa digital de la cual han nacido una serie de empresas
innovadoras de gran creatividad tales como las llamadas punto.com (dot.com en ingls).
Implantar una solucin e-business puede ir desde tener presencia en la red de redes (
Internet ) con una pgina esttica hasta la realizacin de las transacciones ms
complejas en las modalidades de B2B ( Business to Business ) y/o B2C ( Business to
Consumer ). Ver fig. no. 17.
Planeacin
B2B
ERPs
Control
e-business
Administrativo
EIS, DSS
B2C
Control
Operativo
Operacin
Base de Datos
Transaccional
80
Integracin completa
mediate Correo
Electrnico y Herramientas
de Productividad
Cabe hacer notar que las modalidades de B2B y B2C de la tecnologa e-business se
pueden traslapar con las herramientas SCM y CRM. De la misma manera que los
mdulos de Consultas no Planeadas de los ERPs ocasionalmente se duplican con las
herramientas EIS y DSS. Esta situacin es comn cuando el desarrollo tecnolgico es
tan vertiginoso y se dan innovaciones en varias partes del mundo en forma casi
simultnea.
arroje los beneficios esperados o que estos sean marginales. Probablemente la situacin
anterior sea tan negativa para las empresas como el no usar herramientas tecnolgicas
como apoyo a los procesos de negocio. El resultado neto sera falta de competitividad y
consecuentemente la prdida de participacin de mercado y eventualmente, la
desaparicin de la empresa.
82
2.4
Matriz de Evaluacin.
83
Actividades
Administrativas
Planeacin
Control
Administrativo
Control
Operacional
Proceso
de
Transacciones
Mercadotecnia
Funciones
Comercializacin
Organizacionales
Operaciones
Admn.
Tabulacin Estadsticas
de
de Venta
Estudios
de
Mercado
Finanzas
Control
de
Activos
Fijos
Existencias
de
Materia Prima
Facturacin
Nminas Contabilidad
General;
CxC; CxP
Todos los cuadros que quedan en blanco, en principio, son reas de oportunidad para
automatizar.
84
Esta misma matriz la podemos desagregar con mayor detalle en las funciones
organizacionales para tener un panorama del grado de automatizacin a nivel de los
departamentos que las conforman.
85
Actividades
Administrativas
Funciones
Mercado tecnia
Organiza cionales
Comercia lizacin
Admn.
de
Ventas
Opera ciones
Adquisiciones
Almacenes
Planta
5
7
10
9
Lo anterior se hace para evitar la elaboracin de una matriz demasiado grande que la
haga poco manejable. Por supuesto, que tambin se puede llenar el cuerpo de la matriz
con el nombre de las aplicaciones automatizadas como en el primer caso.
86
11
Esta matriz de evaluacin del grado de automatizacin de las empresas o del nivel de
uso de herramientas tecnolgicas se constituye en un auxiliar muy valioso para el
proceso de elaboracin del plan estratgico de tecnologas de informacin ( PETI ).
Adems de permitir detectar reas de oportunidad para complementar la automatizacin
de las empresas, nos permite definir un camino evolutivo consistente para ir
implantando las aplicaciones automatizadas en computadora.
87
Captulo 3.
Conclusiones
88
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
89
a)
Reduccin de costos.
b)
Incremento de productividad.
c)
d)
e)
8.
9.
10.
Las reas de TI han llegado a convertirse en los catalizadores para los nuevos
directivos de empresas que reconocen un nuevo potencial: el potencial de
innovar con tecnologa. Esto involucra un cambio cultural.
11.
12.
90
BIBLIOGRAFIA
91
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
92