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CUENTAS A PAGAR
Banco: el destinatario final de la cobranza, emite extractos de cuenta que sirven para
conciliar.
Procedimiento General
El iniciador es el Listado de Cuentas a Cobrar (LCC), donde Cuentas Corrientes da info sobre
vencimientos en cuentas de los clientes. Este listado se entrega al Cobrador para que se
notifique sobre qu, cunto y cundo cobrarle a quin. El LCC puede ser emitido tambin por
Contadura, o Cobranzas, o bien ser el mismo Cobrador quien lo imprime (es mejor que el
Cobrador no tenga acceso a todo).
((Nota de color: el que tiene acceso al listado no implica que pueda modificarlo a su antojo, y
menos quien tenga acceso a los fondos. Por regla general, quien registra no tiene acceso a los
fondos!!))
((Ondando en LCC: en algunas empresas tienen todas las facturas que vencen en la semana, de
manera que el Cobrador cobra lo que est por vencer, en otras se hace ms seguimiento al
cliente, por eso al Cobrador se le da la totalidad de cobros para que presione ms al Cliente y
recaudar a toda costa. Se supone que el Cobrador ya tiene un talonario de recibos))
El Cheque que recibe un Cobrador de un Cliente, ser depositado en un Banco o retenido en
Tesorera hasta que se decida qu hacer con l (si darlo a un tercero, depositarlo, etc, en caso de
cheque diferido). Al ser diferido, el Cheque debe estar muy bien controlado por el Cobrador
(importe, fecha, si es un cheque de terceros que este endosado). El Cobrador emite tres recibos
un original Rb0 y un duplicado Rb2, el triplicado Rb3 queda en su poder para cobrar una cometa.
El Rb2 se utiliza para el control interno, puede quedar en Tesorera o Cuentas Corrientes o
Contadura, finalizando su recorrido cuando es archivado en el Legajo del Cliente LA
(recordamos: el legajo tiene facturas, remitos originales, etc). El legajo LA suele estar archivado
en el rea de Administracin o rea Contable, dentro de estas, en el rea de Cuentas Corrientes.
((Cuentas Corrientes debe estar bien separada de Cobranzas por el ppio de que quien cobra y
quien registra))
Polmica. Segn muchas variantes, la ms conveniente es que Cuentas Corrientes impute la
cobranza. Hay que resolver si el recibo duplicado Rb2 pasa primero por Contadura para que
controlen contrastando con Tesorera y el Banco, y luego los entrega a Cuenta Corriente, o
conviene que primero pase por Cuentas Corrientes y Contadura los desarchiva ah para
controlar. En principio parece mejor la segunda.
Otra polmica es Cobranzas, cuando no tienen tareas especficas, ni de ejecucin, ni de
supervisin, sino que es el mero lugar fsico donde los Cobradores reciben sus listados. En otras
empresas conviene que el rea este formalizada, se encargue de presionar a los clientes y
organizar el trabajo de los Cobradores. Luego de que estos terminen el laburo, emitir un Listado
de Cobranza LC con el pago recibido de todos los clientes. Dicho LC va a Tesorera con copia a
Contadura para control. A diferencia de LCC, LC detalla las cobranzas realizadas (ojo con
confundir estos listados).
Cuando el Cobrador entrega los cheques en la Tesorera, lo hace contra recibo. Este recibo ser
una copia de todos los recibos que posee el Cobrador validados (muy tediosa), o bien se acusa
recibo sobre LC directo. Lo ideal es que coincida el importe de la suma del LC con el importe de
los cheques sumados, Tesorera firme el recibido en el LC con un sello tipo recib todo OK los
valores detallados ac. Esto permite que el Cobrador vea asegurado su cometa reteniendo el
Rbo3 y con la LC firmada.
Tesorera clasifica los valores recibidos, segn los que sean de depsito inmediato, y los
diferidos. Estos ltimos se mantienen en una caja fuerte. Si la empresa dice de no usar ningn
cheque para pagar a los proveedores, se pueden sellar con el sello Para depsito nicamente.
Cuando los deposita, Tesorera los endosa colocando los datos de la cuenta corriente bancaria de
la empresa. Tesorera puede recurrir al Registro de Cheques RCH en donde se numeran y
ordenan los valores cronolgicamente.
Relevamiento alternativo: INICIO en Cuentas Corrientes analiza las cuentas de clientes,
detecta algo, manda legajos a Cobranzas. Cobranzas hace un archivo por vencimiento. Los
legajos a cobrar se los pasa a un LC por duplicado. Extrae tambin las facturas y hace un LF
(listado de facturas). Con esos dos listados, el Cobrador visita al cliente, recibe un cheque y
emite un recibo por duplicado, donde el original se lo da al cliente, el duplicado a Tesorera, el
triplicado a Cobranzas, y el cuatriplicado y LC se archiva definitivamente). Tesorera recibe y
controla la exactitud de importes entre cheques y recibos, archiva definitivamente el duplicado y
la planilla de caja la enva a Contabilidad. Cobranzas controla que las facturas y los recibos
coincidan con los totales del LC, sino hizo mal su trabajo (por ejemplo, si LC suma 100, y las
facturas 200, cobr la mitad). Las facturas cobradas con los recibos se van al legajo, y toda la
documentacin a contabilidad. El LC se archiva por siempre. Contabilidad controla la igualdad de
la planilla de caja con los formularios recibidos de Cobranzas ( o sea, lo que recibi de Cuentas
Corrientes y de Cobranzas, lo contrasta). Registra contablemente y emite el listado de cobranzas
efectuadas, archivando la planilla y el legajo, enviando el listado de cobranzas efectuadas a
Cobranzas. Cobranzas ingresa los datos de la cobranza diaria y emite el listado de deuda de los
clientes.