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UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

MODALIDAD A DISTANCIA
TESIS DE GRADO
Previa a la obtencin del ttulo de:
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Propuesta de un Manual de Procedimientos para el control de
activos fijos en el Colegio Militar No.11 Hroes del Cenepa del
Cantn Mera Provincia de Pastaza.
AUTORA: LINA NARCISA MACHUCA PERALTA
TUTOR: ING. JONNY MOREANO
RIOBAMBA- ECUADOR
2010.
Ing. Jonny Moreano
CERTIFICA:
Que la presente investigacin fue revisada y autorizada para su presentacin

siendo su contenido original en su totalidad.
Ing. Jonny Moreano
TUTOR DE LA TESIS
Las ideas expuestas en el presente trabajo y que aparecen como propias de

la autora son de su responsabilidad
Firma:--------------------------------------------
INDICE
Dedicatoria
Agradecimiento
Introduccin...ii
Resumen.....iii
CAPITULO I
1.1
El problema de la investigacin...1
1.1.1
Planteamiento del problema1
1.1.1.1 Formulacin del problema...3

1.1.1.2 Subpreguntas....3
1.1.2
Objetivos..4
1.1.2.1 Objetivo general...4

1.1.2.2 Objetivo especifico...5
1.1.3
Justificacin..5
1.1.4
Limitaciones.7
CAPITULO II
2.1
Marco Terico..8
2.2
Valores Institucionales.....8
2.3
Misin..9
2.4
Visin..9
2.5
Objetivos Estratgicos...10
2.6.1 Del Rectorado:...12 a 14

2.6.2 Del Vicerrectorado.....14 a 16
2.6.3 Del Jefe del Departamento Acadmico..16 a 18
2.6.4 Del Departamento de Investigacin Educativa..19 a 20
2.6.5 Del Departamento de Evaluacin...20 a 22
2.6.6 De la Secretaria General.....22 a 25
2.6.7 Del Departamento Administrativo:....25 a 27
2.6.8 Del Departamento de Informtica.27 a 28
2.6.9 Del Departamento Financiero28 a 31
2.2
Marco Conceptual..32
2.2.1 Manual de Procedimientos.32

2.2.2 Control Interno...33
2.2.3. Bases Conceptuales y Niveles de Responsabilidad....34
2.2.3.1 Registro..35
2.2.3.2 Niveles de Responsabilidad en la Administracin, Custodia y Control de
los Activos Fijos.35
2.2.3.3Responsabilidad de la Administracin....36
2.2.3.4 Responsabilidad en el Registro y Control Contable de los Bienes36
2.2.3.5 Responsabilidad en control Fsico de los bienes36
2.2.3.6Responsabilidad en el Uso y Conservacin de los Bienes..37
2.2.4 Plan de cuentas codificadas e identificacin de activos fijos41 a 47
2.2.5 Procedimiento general para el ingreso y egreso de activos...48
2.2.6 Inventario y Connotaciones de Bienes Muebles....48
2.2.7 Entrega y Recepcin de Bienes Muebles...49
2.2.8 Mantenimiento y Reparacin, Control de Medidas de Activos Fijos.50 a 52
CAPITULO III
3.1
Metodologa de la Investigacin53
3.1.1 Matriz de Variables e Indicadores.53

3.2
Mtodos de Investigacin...53
3.2.1 Mtodo Inductivo...53

3.2.2 Mtodo Deductivo..54
3.3.
Tcnicas de Investigacin..54
3.3.1 Fuentes Primarias...54

3.3.2 Fuentes Secundarias..55
CAPITULO IV
4.1. Desarrollo de la Propuesta....65

4.1.1 Situacin Actual:...65
4.2. Manual de procedimientos....66
4.2.1 Proceso: Activos Fijos...66
4.2.1.1 Introduccin...66
4.2.1.2 Objetivo.....66
4.2.1.3 mbito de Aplicacin....67
4.2.1.4 Alcance...67
4.2.1.5 Responsabilidades..67
4.2.1.6 Vigencia.....68
4.2.1.7 Base Legal..68
4.2.1.8 Normas Generales..68 a 70
4.2.1.8.1Identificacin y Proteccin de Activos Fijos .71
4.2.1.8.2Constatacin Fsica.72
4.2.1.8.3Depreciaciones73
4.3.1.9Descripcin de los Procedimientos75
4.2.2
Procedimiento de Recepcin y Codificacin de Activos Fijos..75 a 79
4.2.3
Procedimiento de Inventario Fsico83 a 86
4.3.4 Procedimiento de Reposicin de Bienes Sustrados o Perdidos.89 a 91

4.3.6
Procedimiento de Traspaso, Entrega y Cambio de Responsables..94 a 95
4.3.7 Procedimiento de Baja de Activos Fijos...97 a 100

4.3
Organizacin Estructural Departamento Financiero103
4.5.1
Descripcin de Funciones del Cargo...105
4.6.
Transacciones tipo de adquisicin, baja, depreciacin y traspaso de

Custodio..107 a 108
CAPITULO V
5.1.
Conclusiones y Recomendaciones...109
5.1.1 Conclusiones109
5.1.2. Recomendaciones111
Anexos..113 a 136
Bibliografa137 a 138
Glosario de Trminos.139 a 140
DEDICATORIA
Dedico a mi amada madre Sra. Dolores Peralta M. y

a mi hermano y amigo Sr. Jos M. Machuca P. Que
aunque ya no estn presentes fsicamente los llevo
siempre en mi mente y mi corazn y s que desde el
cielo celebran un triunfo ms de mi vida estudiantil.
Lina Machuca P.
AGRADECIMIENTO
Agradezco a la Universidad Tecnolgica Equinoccial

por haberme facilitado el ingreso a estudiar en tan
prestigiosa institucin y lograr una meta que me
trac como el de ser Licenciada en Contabilidad y
Auditora (CPA), tambin agradezco al Ing. Jonny
Moreano por su ayuda en la Direccin de mi tesis, al
Colegio Militar Hroes del Cenepa por facilitarme
para el desarrollo del presente trabajo, a mi amado
esposo Dr. Xavier Siguenza por estar ah siempre
apoyndome, pero sobre todo a Dios por darme la
vida y guiarme en cada paso que doy.
Lina Machuca P.
ii
INTRODUCCION
Uno de los factores fundamentales del Colegio Militar No.11 Hroes del
Cenepa, del cantn Mera provincia de Pastaza, es contar con una administracin
eficiente, que su desempeo sea eficaz,
en respuesta a la demanda de la
sociedad de la provincia y del pas, que impulse la formacin de una cultura de

modernizacin y mejoramiento como parte del Ejrcito Ecuatoriano.
De este modo, se a visto necesario que el Colegio Militar No.11 implante
medidas que garanticen una mayor
racionalizacin y optimizacin de los
recursos, as como de un ejercicio austero y responsable, mediante el

establecimiento de normas y lineamientos, que sirvan de base para regular su
accionar.
El control es una etapa muy importante en toda administracin, por lo que, al
contar con un buen sistema de control de los activos fijos, al Colegio Militar le
permitir salvaguarde los intereses econmicos de la institucin.
El Manual de Procedimientos de Activo Fijo para el Colegio Militar No.11
Hroes del Cenepa, constituye la manera de cmo se debe proceder cuando se
realice una adquisicin y su codificacin, la baja, la toma del inventario fsico,
reposicin de bienes sustrados, traspaso, entrega y cambio de responsables de
los bienes de propiedad de la institucin, el mismo que se ha elaborado con
apego a la Normatividad vigente.
A travs de la optimizacin de los procedimientos indicados en cada formato
establecido en el presente Manual, permitir que cada gestin administrativa se
lleve a cabo oportunamente, tanto para el personal encargado del registro y
control como para los usuarios de los bienes.
iii
RESUMEN
Tomando en consideracin cada uno de los aspectos mencionados en el desarrollo

del presente trabajo se han establecido polticas y procedimientos que nos
permitirn normar y regular el control y administracin en el rea de activos fijos
del Colegio Militar No.11 Hroes del Cenepa del Cantn Mera provincia de
Pastaza, y tomando en consideracin que el Comil-11 se encuentra en un
programa de modernizacin, el cual
contempla la creacin de manuales de
procedimientos y definicin de funciones considerando que existe una

recomendacin de Auditora en donde indica se tome las medidas necesarias para
una correcta administracin de los bienes de propiedad del Colegio Militar.
Se realiz un diagnstico de la situacin actual, en lo referente al manejo y control
de los bienes muebles del Comil-11, hallando que lo vienen haciendo en forma
emprica y nada confiable, las actividades no se las realiza con responsabilidad
ms solo por cumplir y por costumbre. Existe un inventario manual, que contiene
el detalle de bienes, que no tienen valoracin real, los custodios registrados no
estn actualizados, no realizan tomas fsicas de verificacin inventarios con la
finalidad de determinar los responsables y su ubicacin fsica; no se encuentran
los bienes codificados facilitando as la prdida y su ubicacin dificulta; dentro
de los activos fijos se encuentran bienes obsoletos y en desuso.
Se ha desarrollado un manual de procedimientos de control de activos fijos, que
de implementarse, mejorar la vigilancia y buen uso de los bienes del Colegio
Militar Hroes del Cenepa, el mismo que contiene procedimientos en forma
detallada con determinacin de funciones.
Considero que al finalizar el trabajo se ha cumplido con el objetivo general y los
especficos descritos al inicio, y se ha concluido recomendando al Colegio la
difusin del manual, para una correcta aplicacin de los procedimientos que
permitirn un control eficaz sobre los inventarios y activos que pertenecen al
Colegio Militar No.11 Hroes del Cenepa
CAPITULO I
1.1
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACION
PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS EN EL COLEGIO MILITAR No. 11
HEROES DEL CENEPA EN EL CANTON MERA PROVINCIA DE
PASTAZA.
1.1.5
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa creado mediante convenio entre
los Ministerios de Educacin y Cultura y Defensa Nacional, funciona en el
cantn de Mera, lugar estratgico de la zona Central Oriental, cuyos objetivos son
los de realizar apoyo al desarrollo mediante la formacin educativa de los jvenes
del Pas, el respeto a los valores cvicos y patriticos buscando en sntesis una
educacin integral cumpliendo con las leyes y reglamentos definidos por el
Ministerio de Educacin y Cultura, enmarcados dentro de las normas
disciplinarias y de la formacin del Ejercito.
La educacin es el pilar fundamental del desarrollo de un Pas, razn por la cual

creemos que el Colegio Agropecuario cumpli en su primera etapa con la
ciudadana educativa, para el ao 1999 deba emprender su renovacin, el
entonces Director de Educacin Lcdo. Francisco Mantilla con visin del futuro,
plantea el reto de transformar a la institucin, el mismo que luego de un proceso
de anlisis y reuniones de trabajo, el 15 de julio de 1999, mediante la firma del
convenio, representados por la Dra. Rosa Anglica Adoum y el General Jos
Gallardo Romn, pasan a partir de la fecha en mencin bajo la administracin

Militar, con su personal docente y fiscal por lo que su funcin es netamente de
servicio a la colectividad.
El Colegio Militar Hroes del Cenepa del Cantn Mera, en la actualidad se

encuentra en un programa de modernizacin, dentro del cual se contempla la
creacin
de
manuales
de
procedimientos
definicin
de
funciones.
Respondiendo al informe de la Inspectora General de la Fuerza Terrestre emitido

con fecha 9 de marzo del 2008, en el que manifiesta dentro del informe final,
parte correspondiente a la cuenta activos fijos, recomendacin No. 15: 1al Jefe
Financiero: establecer procedimientos de control que garanticen la custodia,
salvaguardia y mantenimiento de los activos, con el objeto de evitar la prdida de
bienes que va en perjuicio de los intereses institucionales
El Colegio Militar, en los Balances presentados al 31 de diciembre del 2007 en la

cuenta principal INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACION
asciende a la suma de $359,489.07, los cuales est desglosado de la siguiente
manera:
BIENES DE ADMINISTRACIN
Bienes Muebles
$136,959.21
Bienes Inmuebles
$181,715.45
Semovientes
(-) Depreciacin acum.
$3,298.00
$49,289.09
Balances al 31 de diciembre re del 2008
BIENES DE PRODUCCION
Bienes muebles
$107,431.83
Bienes Inmuebles
$7,875.00
(-) Depreciacin acum.
$28,501.33
Es importante mencionar que al inicio y al finalizar cada ao lectivo esto es en los

meses de junio y septiembre, existe un gran movimiento de los bienes muebles, y
que se ha podido verificar que no hay ningn procedimiento que permita el
salvaguardar de los activos de la institucin como consecuencia de esto es la
prdida, daos constantes de los mismos, perjudicando econmicamente a la
institucin ya que no existe documentos ni empleados que respondan por lo antes
mencionado.
1.1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA
Por el gran movimiento de los bienes y la falta de un adecuado sistema de

control de los activos fijos, provoca que exista prdidas constantes al mismo
tiempo que no permite poder establecer responsabilidades y en consecuencia la
disminucin del patrimonio de la institucin?.
1.1.2.1 SUBPREGUNTAS
Es necesario dentro de la administracin de la institucin, contar con un

manual que permita el control de los activos fijos?.
En que se beneficiara el Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa del

Cantn Mera Provincia de Pastaza al tener un manual de control de activos
fijos?.
La existencia de un manual con una efectiva difusin dentro de la

administracin mejorar el uso de sus activos fijos?.
Cuenta actualmente el Colegio Militar con normativas para el uso y control
de sus activos fijos?.
Cmo se viene realizando en la actualidad el control de activos fijos?.
Existen activos en desuso u obsoletos?.
Existe diferencias entre los datos contables y la verificacin fsica de
activos?.
Los controles previo, concurrente y posterior permitirn ejercer un mejor
control de los bienes?.
Es necesario implementar un sistema de codificacin de activos?.
1.1.3
OBJETIVOS
1.1.3.1 OBJETIVO GENERAL
Determinar el manejo adecuado de los procesos, con la finalidad de mantener

eficientemente el control de los inventarios de bienes muebles e inmuebles
del Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa, as como, responsabilizar a
los custodios de los activos, patrimonio de la Entidad para manejar en forma
adecuada el mobiliario, equipo y herramientas asignados para el desarrollo de
sus funciones.
1.1.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Realizar un diagnstico de los procedimientos actuales sobre la asignacin,

uso, control y donaciones de los activos fijos.
Disear formatos, registros, flujos de procesos y tareas, para el control de los

bienes, en lo referente a ingresos, egresos,
toma fsica, actas de entrega
recepcin, traslado y baja.
Definir funciones y responsabilidades para el personal encargado de los

activos fijos.
Dar un valor histrico y actual a los bienes.
Proporcionar, cuando sea necesario, cuentas controladoras.
Describir exacta y concisamente lo que debe contener en cada cuenta de los

activos fijos.
1.1.4 JUSTIFICACION
Ante la imperiosa necesidad de que el control de los activos fijos est sujeto a
procedimientos prcticos y en
concordancia con las disposiciones legales
vigentes, es indispensable contar con un manual de procedimientos, que permita

una mayor eficiencia, efectividad, eficacia y agilidad en el desenvolvimiento de
las diferentes actividades relacionadas con el manejo y uso de los activos fijos.
El recurso humano designado para estas tareas debe disponer de una herramienta
que le permita conocer las funciones y responsabilidades.
Tomando en cuenta que en las Normas de Control Interno expedidas por la

Contralora General del Estado se establece:
250-05 TTULO: CUSTODIA
La mxima autoridad de cada entidad pblica, a travs de la unidad respectiva,

ser responsable de designar a los custodios de los bienes, as como de establecer
un conjunto de procedimientos que garanticen la conservacin, seguridad y
mantenimiento de las existencias y bienes de larga duracin.
Para el control de las existencias y bienes de larga duracin corresponde a la

administracin de cada entidad pblica, implementar su propia reglamentacin
relativa a la custodia fsica y seguridad, en cada una de las instalaciones con que
cuenta la entidad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado, esto
permitir una fcil identificacin del personal responsable de su custodia.
En la actualidad, este control se viene realizando no de una forma adecuada.

Existe un inventario manual de los activos que corresponde al Ministerio de
Educacin los mismos que no tienen una valoracin real, mientras que el del
Ministerio de Defensa se lo lleva en el sistema SIFFT (Sistema Integrado
Financiero de la Fuerza Terrestre. Los custodios registrados no son los actuales,
no se ha realizado una toma fsica de inventarios con la finalidad de determinar
Normas de Control Interno - Contralora General del Estado

(Acuerdo No. 020- CG)
su ubicacin fsica; dentro de los activos fijos se encuentran bienes obsoletos y

en desuso.
Al implementarse el manual de procedimientos de control de activos fijos, ste

ayudar a mejorar la vigilancia de los bienes del Colegio, dentro de este manual
se establecern normas para la creacin de un sistema de codificacin que
permitir un efectivo control y ubicacin fsica.
1.1.4
LIMITACIONES
La investigacin que se pretende desarrollar consiste en proponer un

manual de procedimientos para el control de los activos fijos para el
colegio Militar No.11 Hroes del Cenepa, considerada como el sujeto de
estudio y que est ubicada en la Av. Luis A. Martnez va a Baos en el
cantn Mera provincia de Pastaza, proceso investigativo que se tomar el
perodo mayo-septiembre del 2009 considerando la colaboracin de los
directivos del establecimiento educativo
CAPITULO II
2.1
MARCO TEORICO
El Colegio Tcnico Mera fue creado mediante acuerdo ministerial nmero 1177 del 31 de enero de 1977, publicado en el registro oficial 274 del 10 de febrero
de 1977, con resolucin nmero 505 de fecha 05 marzo de 1980 se le concede la
especializacin de Agropecuario, funcionando en esa condicin hasta el 15 de
julio de 1999 en donde se firma el convenio interinstitucional
entre los
Ministerios de Defensa y Educacin, en este convenio uno de los objetivos era el

cambio de denominacin y personera de Colegio Tcnico Agropecuario Mera
por el de Colegio Militar Agropecuario Hroes del Cenepa .
El 17 de julio del 2003 mediante acuerdo No. 11-DP-OPEP suscrito por el

Director de Educacin de la Provincia de Pastaza se cambia nuevamente de
denominacin de Colegio Militar Agropecuario Hroes del Cenepa por el de
Colegio Militar No. 11 Hroes de Cenepa, es as como el Colegio Militar pasa
a cumplir todas las leyes y reglamentos emitidos por el Comando de Educacin y
Doctrina del Ejercito y las Norma de Gestin Administrativas para los Colegios
Militares del Ejercito.
Actualmente el Colegio Militar cuenta con 56 funcionarios, 14 militares, 14

servidores pblicos, 29 docentes permanentes y 300 alumnos.
2.2
VALORES INSTITUCIONALES:
Honor
Disciplina.
Lealtad.
2.3
MISIN:
El colegio militar Hroes del Cenepa, proporcionar una formacin integral a
sus estudiantes con el objeto de obtener bachilleres de ptima calidad, con

capacidad de liderazgo, fundamentados en leyes y reglamentos del ministerio de
educacin y del subsistema de educacin regular del ejrcito, que les permita
continuar con xito en la educacin superior.
2.4
VISIN:
Convertirse en un establecimiento educativo que brinde a la juventud de nuestra
amazonia ecuatoriana una educacin integral, cientfica, tcnica, humanstica. que

forme ciudadanos creativos, crticos, solidarios, profundamente comprometidos
con el cambio social, que reconozcan y se sientan orgullosos de su identidad
nacional, pluricultural y pluritnica, que desarrollen y fortalezcan sus valores
cvicos, ticos y morales; aportando as a la consolidacin de una democracia en
la cual impere la equidad dentro de los gneros y la justicia social.
2.5
OBJETIVOS ESTRATGICOS:
Lograr que el Sistema Educativo del Comil, responda a las exigencias del
desarrollo institucional y nacional, la realidad econmica, social y cultural

del pas; y elevar la calidad de la educacin, tanto por su integridad,
continuidad y pertinencia cuanto por sus contenidos socialmente tiles
hasta alcanzar la excelencia educativa.
3
Plan Estratgico del Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa

5
4
Proporcionar una formacin cientfica, tcnica y humanstica que permita a

los cadetes desenvolverse en los campos: individual, social y profesional.
Fortalecer la formacin en valores ticos morales, cvicos y democrticos

de los cadetes que les permita una verdadera integracin con los elementos
de la institucin militar y la sociedad.
Desarrollar la investigacin y la experimentacin en el proceso pedaggico

que posibilite a los alumnos ser verdaderos reformadores de la educacin del
siglo XXI.
Fomentar la valorizacin y el enriquecimiento del patrimonio natural y

cultural ecuatoriano.
Fomentar la educacin integral y disciplinada como principio bsico de una

formacin cimentada en valores humanos, bajo el respeto y dignidad al ser
humano para hacer de ellos entes positivos para una mejor sociedad del
maana.
10
2.6. ORGANIZACIN ESTRUCTURAL
RECTORADO
CONSEJODIRECTIVO
JUNTAGENERAL DE
DIRECTIVOSY PROFESORES
ORGANOS DE
ASESORAMIENTO
JUNTADE PROFESORESDE
CURSO
JUNTADE DIRECTORES DE
AREA
JUNTADE PROFESORESDE
AREA
GESTIN DE LA
CALIDAD
COBE
ORGANODE CONTROL
COMISION DE DICIPLINA
VICERRECTORADO
INSPECCIN
GENERAL
SECREARA
GENERAL
RELACIONES
PBLICAS
DPTO.
CENTRO
UNIDAD
DPTO
DPTO. DE
DPTO. DE
ADMINISTRATIVO
INFORMATICO
FINANCIERA
ACADMICO
EVALUACIN
INVESTIGACIN
ORGANOS TCNICO
ADMINISTRATIVOS
ORGANOS DE PLANIFICACIN Y
ASESORAMIENTO
ESTUDIANTES
ORGANOS OPERATIVOS
11
2.6.1 DEL RECTORADO:
Es la primera autoridad y el representante oficial del colegio.
Es un oficial en Servicio Activo, profesional con formacin en Ciencias de

la Educacin de tercer o cuarto nivel, nombrado por el Comandante
General de la Fuerza, a travs de la Direccin de Personal.
Son actividades del Rector, a ms de las previstas en el Reglamento

General de la Ley de Educacin y del Reglamento de Educacin de la F.T,
las siguientes:
a) Establecer
objetivos,
polticas
estrategias
que
normen
la
administracin general y educativa de los Colegios Militares de la

Fuerza Terrestre.
b) Dirigir y participar en planificacin estratgica, operativa y
presupuestaria anual de los colegios militares.
c) Garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas en el
sistema educativo regular, sobre la base del marco legal vigente a fin
de promover el mejoramiento de la enseanza y del desarrollo
educativo mediante una accin sistemtica y permanente.
d) Promover y coordinar las actividades de integracin e investigacin
interinstitucional tendientes al desarrollo y mejoramiento de la imagen
institucional.
12
e) Dictar las medidas adecuadas para cumplir los principios de la

Institucin y evitar acciones que se interpongan al funcionamiento del
plantel.
f)
Acoger las iniciativas del personal docente, administrativo, padres de

familia y cadetes para su anlisis respectivo.
g) Coordinar con las Direcciones Provinciales de Educacin las

disposiciones legales y dems actividades que debern cumplirse, por
el objetivo de la ley.
h) Promover la capacidad y perfeccionamiento del equipo decente,
administrativo y de servicios del plantel.
i)
Disponer que se presente toda la documentacin e informacin

pertinente en la Direccin Provincial de Educacin conforme a lo
establecido.
j)
Presidir la Junta de Enseanza en los casos que amerite.
k) Dirigir y controlar la gestin del plantel en lo relativo al rgimen

acadmico, econmico, administrativo y disciplinario.
l)
Responsabilizarse en la administracin del presupuesto econmico

del plantel.
m) Arbitrar las medidas adecuadas para cumplir los principios de la

institucin y evitar acciones que se interpongan al funcionamiento del
plantel.
n) Hacer cumplir las disposiciones emitidas por el mando militar.
o) Nombrar y controlar y, en su caso, remover de los cargos a jefes
departamentales y otros funcionarios, de acuerdo al artculo 10 literal
m) de la Ley Orgnica de la Defensa Nacional.
13
p) Aplicar lo que determina la LOSCCA para la administracin del

talento humano.
q) Declarar aptos a los cadetes para los exmenes escritos de grado de
bachiller, previo el cumplimiento de los requisitos reglamentarios.
r)
Autorizar la concesin de becas, estmulos y subsidios a los cadetes de

acuerdo a la norma vigente.
s)
Celebrar contratos y autorizar inversiones de conformidad con la Ley

de la Contralora y de acuerdo a la Ley Orgnica de Contratacin
Pblica y directivas emanadas del Comando del Ejrcito Ecuatoriano.
t)
Asumir la responsabilidad sobre la contratacin en los montos

establecidos.
u) Conceder vacaciones y licencias al personal militar y servidores

pblicos segn la planificacin interna.
v) Dar a conocer el informe anual de labores a todo el personal docente y
administrativo del plantel.
2.6.2 DEL VICERECTORADO
El Vicerrector Acadmico es la segunda autoridad del Colegio, desarrolla

procesos de planificacin tcnico pedaggico, en los niveles meso y
micro.
Es un oficial en servicio activo o pasivo, o un profesional civil con
formacin en Ciencias de la Educacin, nombrado por el Comando
General de la Fuerza Terrestre. A ms de las previstas en el Reglamento
14
General de la Ley Orgnica de Educacin y del Reglamento de Educacin

de la Fuerza Terrestre, las siguientes:
a) Supervisar el cumplimiento de los objetivos, polticas y estrategias

emanadas por el Rector que norman la administracin general y
educativa de los centros educativos.
b) Participar en la Planificacin Estratgica, Operativa, Presupuestaria y
anual de los centros educativos.
c) Supervisar la ejecucin del plan estratgico institucional, sobre la base
de los proyectos del plan operativo y presupuestario de los centros
educativos.
d) Hacer cumplir los objetivos y metas establecidas en el sistema
educativo, sobre la base del marco legal vigente a fin de promover el
mejoramiento de la enseanza y del desarrollo educativo mediante una
accin sistemtica y permanente.
e) Participar en la planificacin, organizacin, direccin y control del
campo tcnico-pedaggico.
f)
Presidir la Junta de Directores de reas Acadmicas
y adoptar
resoluciones en materia educativa para ponerlas a consideracin del

Rector.
g) Coordinar y Supervisar el trabajo de las Comisiones Permanentes.
h) Presidir la Junta de Enseanza cuando sea de asesora.
i)
Presidir la comisin encargada de elaborar los horarios de clases que

estar conformada por el Coordinador Acadmico, del Sistema de
15
Educacin Bilinge, el Investigador, un Psiclogo Educativo del

nivel.
j)
Presidir el Consejo de Orientacin y el Comit Interno de

Contrataciones.
k) Planificar y supervisar junto con el Inspector General la Instruccin

Militar, en coordinacin con las unidades militares.
l)
Planificar, organizar, coordinar y ejecutar los eventos militares,

acadmicos y de protocolo, dispuestas por el Rector.
m) Cumplir y velar por el cumplimento de las leyes, reglamentos, normas

y disposiciones emitidas por el Ministerio de Educacin, Direccin
Provincial de Educacin, Comando de educacin y Doctrina del
Ejercito, Normas administrativas para los Colegios Militares.
n) Consolidar los instrumentos curriculares del ME y del Departamento
de Educacin Regular del CEDE.
2.6.3 DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO ACADEMICO
El Jefe del Departamento Acadmico, ser un profesional civil o militar,

con formacin acadmica de tercero o cuarto nivel, especialista en
Planificacin Educativa o Ciencias de la Educacin, liderazgo y don de
mando.
Son deberes y atribuciones del Jefe del Departamento Acadmico:
a) Asesorar al Rector y Vicerrector en los aspectos Acadmicos y
Tcnicos.
16
b) Presentar peridicamente el Vicerrector informes del anlisis

estadstico del rendimiento acadmico de los cadetes en las siguientes
asignaturas.
c) Es el responsable directo de los procesos educativos de todas las reas,
para verificar la continuidad y secuencia de los contenidos
programticos planificados en funcin de los perfiles de egreso de los
bachilleres.
d) Orientar, controlar y consolidar la planificacin curricular los niveles
educativos macro, mezo y micro curricular.
e) Supervisar y evaluar continuamente el sistema de evaluacin de los
aprendizajes y enseanza acadmica.
f)
Organizar el proceso de seleccin y calificacin de los aspirantes a

cadetes y docentes para el ingreso, concurso de merecimientos y
oposicin respectivamente.
g) Planificar el ciclo de conferencias anuales y designar a los docentes y

en coordinacin con el SOBE a los cadetes para su ejecucin.
h) Participar en la comisin de evaluacin del desempeo profesional de
los docentes y sugerir alternativas en los mtodos, tcnicas y
procedimientos didcticos.
i)
En coordinacin con el Departamento de Investigacin, presentar

proyectos
educativos tendientes al fortalecimiento e innovaciones
curriculares.
j)
Presentar
las
extracurriculares
autoridades
como
propuestas
concursos
sobre
intercolegiales,
actividades
convenios
17
interinstitucionales, seminario de capacitacin y actualizacin

docente, publicaciones, exposiciones, etc.
k) Elaborar el Proyecto Educativo Institucional con la participacin de
las autoridades, Jefe de Investigacin, Delegado del SOBE,
Inspectores, Jefes de rea, Personal Docente y Coordinadores de
Nivel.
l)
Ejecutar reuniones de mejoramiento con los coordinadores de los

niveles educativos afines y de educacin superior sobre temas de
planificacin, programacin y mejoramiento institucional.
m) Desarrollar instructivos y ms elementos curriculares internos, que

faciliten el proceso de interaprendizaje de acuerdo a las polticas del
mando.
n) Revisar peridicamente en Coordinacin con el Departamento de
Investigacin
Educativa,
los
instrumentos
curriculares
como
elementos bsicos de evaluacin para generar el mejoramiento

cualitativo del interaprendizaje del docente, discente y curricular, que
puedan dar respuesta al proyecto educativo y los resultados que sirven
de base para el informe anual de la unidad educativa experimental a
presentar por Departamento de Investigacin Educativa.
o) Planificar en coordinacin con los diferentes departamentos del
COMIL para la ejecucin de seminarios y cursos destinados al
perfeccionamiento y actualizacin de los docentes.
p) Responsable de la planificacin de los horarios de clase de toda la
Unidad Educativa o COMIL.
18
2.6.4 DEL DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION EDUCATIVA
El Jefe del Departamento de Investigacin Educativa ser un profesional

civil o militar con el ttulo de tercero o cuarto nivel en Ciencias de la
Educacin, con
especialidad en
Investigacin
Educativa,
Ingls,
conocimientos y experiencia de los lenguajes informticos y estadstica

aplicada a las ciencias de la educacin, es el responsable de los procesos
de:
Investigacin y mejora
Asesora psicopedaggica.
Son deberes y atribuciones:

a) Disear, ejecutar y participar en proyectos educativos innovadores de
investigacin.
b) Investigar las causas de bajo rendimiento en el aula en coordinacin
con el Departamento Acadmico, Inspectores y Directores de Area.
c) Realizar conjuntamente con el SOBE, trabajos de investigacin
psicopedagoga,
conductual
emocional
la
institucin,
especialmente para los estudiantes.

d) Proponer innovaciones educativas en metodologas y tcnicas de
enseanza; y evaluar sus resultados, dentro de la normativa vigente.
e) Coordinar con los diferentes estamentos educativos internos y
externos para el desarrollo de los proyectos de investigacin.
19
f)
Mantener actualizados los perfiles de egresados del bachiller, en

coordinacin con los diferentes departamentos y secciones pertinentes,
acorde a lo que demanda el mercado universitario o campo laboral.
g) Realizar el seguimiento y la evaluacin pertinente de los alumnos

egresados de bachilleres, en coordinacin con el SOBE para
determinar la ubicacin de los mismos.
2.6.5 DEL DEPARTAMENTO DE EVALUACION
El evaluador ser un profesional civil o militar con el ttulo de tercero o

cuarto nivel en Ciencias de Educacin, con especialidad en Evaluacin
Educativa, Ingls, conocimientos y experiencia de los lenguajes
informticos y estadstica aplicada a las ciencias de la educacin, es el
responsable del proceso de:
Evaluacin de Aprendizaje
Evaluacin docente.
Evaluacin Curricular.
Son deberes y atribuciones:
a) Disear, programar y supervisar el plan, ejecutar proyectos de

evaluacin educativa tendientes a mejorar el rendimiento acadmico.
b) Evaluar el desempeo profesional de los docentes en relacin al
rendimiento acadmico de los cadetes.
c) Asesorar a las autoridades en el rea de evaluacin.
20
d) Estudiar propuestas sobre innovaciones curriculares y formular

recomendaciones para la toma de decisiones, en el nivel directivo
correspondiente.
e)
Disear, ejecutar y participar en proyectos educativos innovadores de

evaluacin.
f)
Elaborar, analizar e interpretar estadsticas de rendimiento acadmico,

y del desempeo profesional del docente para identificar problemas y
proponer alternativas de mejora.
g) Disear instrumentos e indicadores de evaluacin que permitan

diagnosticar la realidad acadmica de la institucin.
h) Capacitar al personal docente en la aplicacin de la norma de
evaluacin para el subsistema de educacin regular.
i)
Evaluar conjuntamente con los Coordinadores de los diferentes

niveles educativos el cumplimiento de los objetivos propuestos en los
Instrumentos Curriculares del Ministerio de Educacin de la F.T.
j)
Evaluar los componentes del diseo curricular PEI.PUD. y PGE.
k) Elaborar informes permanentemente, trimestrales y final del ao

lectivo referente a los resultados del sistema de evaluacin aplicado en
el colegio.
l)
Aplicar los instrumentos, tcnicas y procedimientos que garantice la

objetividad en la verificacin cuantitativa y cualitativa del proceso
educativo.
m) Participar con el departamento acadmico y el departamento

administrativo y talento humano en la planificacin del plan de
21
capacitacin a los docentes en base a los resultados obtenidos en la

evaluacin.
n) Participar en el diseo curricular institucional en el nivel Macro, Meso
y Micro.
2.6.6 DE LA SECRETARIA GENERAL.
La Secretaria General es un profesional con titulo de Doctor o Abogado de

los juzgados y Tribunales de la Repblica con especialidad y experiencia
en Legislacin Educativa, Derecho Tributario, Derecho Laboral, Ley
Orgnica de la Contralora General del Estado, Derecho Administrativo,
LOSCCA y ramas jurdicas complementarias, as como con conocimiento
en el mbito de las Relaciones Pblicas, afiliado a uno de los Colegios de
Abogados del Pas.
La Secretaria General del COMIL contar, de acuerdo a las necesidades

del plantel con:
Un Secretario General-Abogado
Un Auxiliar y,
Oficinista digitador (segn la necesidad)
Son deberes y atribuciones, a ms de las previstas en el Art. 128 d la Ley

Orgnica de Educacin y Reglamento General, las siguientes.
22
Responder por las calificaciones oficiales de los cadetes como

promociones, certificaciones, transferencias de colegio, certificado de
terminacin de primaria, actas de grado y ttulos de bachiller.
a) Participar como elemento de apoyo en el proceso de admisin

b) Coordinar con los Jefes Departamentales para la elaboracin de las
listas de aspirantes, idneos, publicacin de los cadetes aceptado.
c) Orientar a los aspirantes en calidad de cadetes y servidores pblicos
para el ingreso al Colegio Militar.
d) Receptar y registrar trimestralmente los reportes de calificaciones para
cada una de las asignaturas de estudio.
e) Receptar de los docentes las calificaciones de los cadetes, registrar y
elaborar el reporte acadmico individual, sin perjuicio de los
resultados.
f)
Tener actualizado los siguientes libros a ms de los establecidos en el

Art. 323 del Reglamento General de la Ley Orgnica de Educacin:
1.
Libros de decretos ejecutivos, acuerdos y resoluciones ministeriales

referentes a la creacin de los diferentes niveles educativos del
COMIL y otros acuerdos o resoluciones que respalden el
funcionamiento legal de la institucin.
2.
Libros de convocatorias.
3.
Otros libros que corresponden a la Secretara General del COMIL.
g) Llevar los expedientes acadmicos de los cadetes segn la

normatividad vigente.
23
h) Llevar un control adecuado de las inscripciones de los aspirantes a

cadetes.
i)
Mantener la reserva y custodia de los libros que estn a su cargo.
j)
Evitar
cualquier
alteracin
en
los
libros que
estn
su
responsabilidad.
k) El Secretario redactar al inicio del perodo de matrculas una acta de
apertura y al pie de la ltima matrcula una acta de clausura que
llevar el Visto Bueno del Rector.
l)
Realizar los trmites que fueren necesarios en la Direccin Provincial

de Educacin Planeamiento de Educacin Ministerio de
Educacin y Departamento de Educacin Regular de la Fuerza
Terrestre.
m) Actuar como Secretario de la Junta de Enseanza, Comit de

Adquisiciones y avalar con su firma las actas de las sesiones de estos
organismos colegiados.
n) Legalizar y ser responsable con el Rector las matrculas de los cadetes.
o) Suscribir en unin de acto con el Rector los certificados de
promocin, actas de grado y ttulos de bachiller.
p) Realizar los trmites en la Direccin Provincial de Educacin para la
refrendacin de ttulos de bachiller, manteniendo el respaldo oficial de
entrega.
q) Conferir certificados, transferencias de colegio, y copias certificadas
de matrculas y promociones de los cadetes, previa autorizacin del
rector.
24
r)
Asesorar a las autoridades del colegio en asuntos legales.
s)
Mantener ordenado el archivo de resultados acadmicos de los

cadetes, es el responsable de la custodia del mismo y del historial del
COMIL.
2.6.7 DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO:
Proceso que Ejecuta
Gestin de Talento Humano
Logstica
Actividades que desarrolla
a) Cumplir con los objetivos, polticas y estrategias emanadas por el

Rector que norman la administracin general y educativa del centro
educativo.
b) Planificar el proceso de Promocin, en coordinacin
con los
departamentos acadmico, investigacin y financiero que garantice

resultados eficientes y efectivos.
c) Realizar funciones especficas de control interno dentro del mbito de
su actividad.
d) Mantener actualizada la informacin administrativa que haga posible
efectuar la inspeccin y evaluacin de las actividades relacionadas con
el cargo.
e) Desempear las funciones de Ordenador de Gastos, con el Control de
los Saldos Presupuestarios disponibles mediante kardex, que permita
25
conocer a nivel de partida presupuestaria los proyectos que mantiene

bajo su administracin.
f)
Recepcin de trmites y control de solicitudes de insumos, de las

dependencias y servicios de la Unidad.
g) Es responsable de controlar las planillas de rancho y de adquisiciones

que se realicen a travs de la hoja de requerimiento de los productos
entregados por el oficial encargado de bodega de rancho y el pedido
de la nutricionista o cocinero.
h) Enviar diariamente la planilla y la hoja de requerimiento debidamente
legalizada a la Unidad Financiera, a fin de que se revise, analice y
archive esta documentacin.
i)
Entregar
oportunamente
el
Proyecto
de
Presupuesto
para
conocimiento y aprobacin del Plan Bsico, de acuerdo a la normativa

del SISCOP.
j)
Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones y mantenimiento.
k) Controlar la calidad, condiciones y precios de los productos

adquiridos, que cumplan con las expectativas de la Unidad requirente,
as como tambin recomendar el cambio de proveedores calificados
para evitar el monopolio del mercado.
l)
Controlar que la documentacin correspondiente que soporta la orden

de gastos cumpla con los requisitos de la Ley de Rgimen Tributario
Interno y la LOCGE realizar control especfico continuo.
m) Establecer con el Jefe Financiero un sistema apropiado de control,

identificacin, organizacin y proteccin de las existencias de los
bienes
adquiridos para consumo interno, para transformacin
26
(construcciones), o para la venta (micro mercado y boticas), as como

de los bienes inmuebles de la Unidad.
2.6.8 DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA
Es un profesional, con el ttulo de Ingeniero en Sistemas e Informtica o

afines, buenos conocimiento del idioma ingls tcnico, dependiente del
Vicerrector del COMIL.
El Centro de Informtica estar integrado por:

a) Jefe del Departamento de Informtica para el caso de los colegios con
poca poblacin estudiantil.
b) Uno o dos asistentes con igual ttulo para los colegios de alta
poblacin estudiantil, segn el caso.
Adems es responsable de mantener en perfecto estado de funcionamiento
los equipos informticos tanto de las salas de computacin, como de las
oficinas administrativas, dar mantenimiento primario y asistencia tcnica a
los usuarios de la red. Es el responsable directo de las mquinas que se
encuentran en su poder y cuidado.
Sus funciones son:
a) Elaborar el proyecto de sistematizacin anual.
b) Planificar, organizar, controlar los procesos, archivos informticos y
las actividades del departamento, previo estudio y aprobacin del
Rectorado.
27
c) Proporcionar apoyo tcnico en el manejo de paquetes y utilitarios a los

usurarios.
d) Mantener en perfecto estado de funcionamiento los equipos
informticos y comunicaciones que tenga bajo su responsabilidad.
e) Mantener en perfecto estado el material requerido para los equipos y
custodiar las correspondientes licencias de uso.
f)
Informar al Vicerrector de cualquier anomala que detecte en el

funcionamiento de la red COMIL.
g) Preservar los equipos del Colegio de la entrada de virus informticos

mediante el empleo y actualizacin de programas antivirus.
h) Motivar a los cadetes y profesores en el empleo de nuevas tecnologas,
fomentando un espritu de confianza acadmica dentro de la
comunidad educativa.
i)
Recibir, clasificar, completar, procesar, archivar y custodiar la

informacin del Centro de Informtica.
j)
Organizar y evaluar el trabajo del personal bajo su responsabilidad.
k) Organizar archivos de gestin automatizada, ficheros para el control

de cintas, toners, tintas, disquetes, CD y otros recursos informticos de
audio y video del Departamento de Informtica.
2.6.9 DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO

Proceso que ejecuta
Financiero
Actividades que desarrolla
28
a) Organizar, dirigir, coordinar y controlar todas las actividades de

administracin financiera de la entidad.
b) Entregar oportunamente el proyecto de presupuesto de la entidad, afn
de que sea aprobado siguiendo el canal correspondiente; para lo cual
deber consolidar los proyectos de presupuesto que elaboraron los
diferentes ordenadores de gasto.
c) Aprobar
medidas
para
el
funcionamiento
del
sistema
de
administracin financiera.
d) Responsable directo de la recaudacin de los recursos econmicos del
centro educativo.
e) Entregar con oportunidad la informacin financiera requerida, a los
distintos grados gerenciales internos y a los organismos que lo
requieran.
f)
Asesorar a la mxima autoridad para la adopcin de decisiones en

asignatura de administracin financiera.
g) Asegurar la liquidacin y pago oportuno de toda obligacin de la

entidad.
h) Solicitar las modificaciones presupuestarias tipo AMPLI, DISMI,
INTRA1, INTRA2, INTER, TRANS al Ministerio de Defensa par que
posteriormente sea aprobado por MEF.
i)
Elaborar un informe de evaluacin presupuestaria y remitir al CEDE.
j)
Mantener actualizada la caucin para el ejercicio del cargo del

personal del rea financiera.
29
k) Asegurar la retencin liquidacin y cancelacin oportuna de toda

obligacin de la Unidad; dando prioridad al pago de servicios bsicos,
aportes al IESS, y obligaciones con el Servicio de Rentas Internas.
l)
Intervenir en la entrega y recepcin de funcionarios, entre los

Tesoreros, Contadores y Encargados de Activos Fijos de las Unidades
subordinadas cuando estos hayan cesado temporal o definitivamente
en sus cargos, de cuya gestin levantar las actas correspondientes
que suscribir conjuntamente con los servidores entrantes- salientes y
el Comandante de Unidad dejando constancia de las novedades
encontradas, para la toma la toma de decisiones inmediatas en caso de
faltantes o prdidas.
m) Informar a la mxima autoridad de la Entidad o Unidad sobre la

situacin financiera de la misma, en base a los reportes del sistema,
prohibindose destinar recursos financieros para operaciones que no
se encuentran aprobadas en los planes y programas presupuestarios y
controlados en documentos extracontables.
n) Designar un funcionario independiente del registro, autorizacin y
custodia para que realice constataciones fsicas peridicas de los
activos fijos y bienes de control interno (los que no tienen
caractersticas de activos fijos) y existencias de la Unidad, de lo que se
dejar constancia en acta escrita con las novedades detectadas
(faltantes, inservibles, prstamos, bajas) Esta constatacin ser
independiente de las que se realice el encargado del control de
Inventarios y Activos Fijos (NTCI.137-03).
30
o) Designar al auxiliar de contabilidad o si no lo hubiere, a un

funcionario independiente del manejo y registro, a fin de que realice
las conciliaciones bancarias; las mismas que sern legalizadas y
aprobadas por un funcionario de nivel superior (NTCI. Nro. 138-09).
p) Supervisar que el dinero en efectivo recibido por fondos de garanta
sea depositado como mximo a las 24 horas de su recepcin en forma
intacta.
q) Controlar que los fondos rotativos, establecidos para gastos
especficos, sean administrados a travs de una cuenta corriente
bancaria y que sus liquidaciones sean presentados mximo cuando se
ha gastado el 70% de los mismos, adjuntando los comprobantes de
pago correspondiente.
r)
Controlar la correcta inversin y gastos legalizados con los fondos

para pagos en efectivo, de sueldos, viticos, pasajes, ranchos.
s)
Verificar que el proceso interno previo al desembolso haya sido

cumplido y que la documentacin est completa antes de autorizarlos
con su firma; constatando la propiedad, veracidad y legalidad de la
documentacin
de respaldo de los egresos, en forma previa a la
entrega de los cheques a los beneficiarios.

t)
Controlar que se mantenga las medidas de seguridad por escrito por

acceso al Sistema de Informacin Financiera eSIGEF.
u) Cumplir y hacer cumplir al personal de la Unidad Financiera los

procedimientos y funciones establecidas en el Instructivo para la
Administracin Tcnica Financiera de los Colegios Militares.
31
v) Cumplir y hacer cumplir los dems deberes y obligaciones constantes

en las Leyes, Reglamentos, Directivas y Manuales de la Fuerza
Terrestre, en asignatura de administracin financiera y control.
w) Designar por escrito a un empleado del rea financiera que se
encargue de controlar la utilizacin de la secuencia numrica de los
formularios prenumerados, e informar de cualquier novedad por falta
de recibos de caja, comprobantes de egreso de los servicios (NTCI.
No. 130-07).
2.2
MARCO CONCEPTUAL
2.2.1 Manual de Procedimientos.
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno,
el cual se crea para obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e

integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e informacin
sobre polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones
o actividades que se realizan en una organizacin.
Las instituciones en todo el proceso de disear e implementar el sistema de

control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales, los cuales son
los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades,
estableciendo responsabilidades a los encargados de todas las reas, generando
informacin til y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control,
autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la funcin
institucional.
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm
32
El sistema de control interno aparte de ser una poltica de gerencia, se

constituye como una herramienta de apoyo en las direcciones institucionales
para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y
eficiencia.
2.2.2 Control Interno
Qu no es ms que un plan de organizacin de todos los mtodos coordinados
con la finalidad de:

Proteger los activos
Verificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financiera
Promover la eficiencia de las operaciones.
El control interno se clasifica en: control interno administrativo y control
interno contable.
Control interno administrativo: mtodos, medidas y procedimientos que
tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y
con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la
administracin municipal.
Control interno contable: mtodos, medidas y procedimientos que tienen
que ver principalmente con la proteccin de los activos y a la
confiabilidad de los datos de contabilidad.
2.2.3. Bases conceptuales y niveles de responsabilidad
Los bienes del sector pblico podran clasificarse en los siguientes:

1.- Activos Fijos (Inversiones en bienes de larga duracin)
2.- Suministros y materiales (Inversiones en Existencias)
7
http://www.gruposantander.es/ieb/glosario/glosarioindex.htm
33
3.- Bienes Sujetos a Control Administrativo (Gastos de Gestin)
Los bienes para considerarse activos fijos (Bienes de larga duracin) deben
cumplir con los requisitos sealados en la NTC 2.2.5.2 Aspectos
Generales (Acuerdo 182 MEF):
Bienes de propiedad privativa Institucional.
Destinado a las actividades administrativas y/o produccin.
Genere beneficios econmicos futuros
Vida til estimada mayor a un ao
Costo de adquisicin igual o mayor a cien dlares.
Para considerar como Suministros o Materiales (inversiones en

existencias) deben ser de carcter fungible sea porque se consumen,
venden o transforman.
Finalmente los bienes sujetos a control administrativo constituyen bienes
que no renen las condiciones necesarias para ser considerados activos
fijos, pero tienen una vida larga, tales como ciertos tiles de oficina (
engrampadoras, perforadoras, ect), utensilios de cocina, vajilla, lencera,
instrumentos mdicos menor, instrumentos de laboratorio, libros, discos,
videos, herramientas menores, cortinas, alfombras, etc. Por tanto las
adquisiciones de este tipo de bienes se cargarn al gasto y estarn sujetos a
las medidas de control interno respectivas. La mxima autoridad podr
emitir su propia reglamentacin para el control de esta clase de bienes,
tomando como base el Reglamento General para el control Administrativo
34
de los bienes no considerados como activos fijos, publicado en el R.O 26

del 16 de septiembre de 1996.
2.2.3.1 Registro
En cada una de las unidades administrativas se llevar registros de control
que permitan conciliar con los informes producidos por el subsistema de

Activos Fijos. En las entidades que mantengan sistemas computarizados,
la unidad de Control de Activos Fijos, ser la encargada de producir la
informacin.
2.2.3.2 Niveles de Responsabilidad en la Administracin, Custodia y control

de los Activos Fijos:
Administracin:
Mxima Autoridad
Directores y Jefes de unidad administrativa
Registro y Control: Contable.- Unidad de contabilidad
Fsico.- Servidores caucionados de la unidad de

activos fijos y Responsables del control en
cada unidad administrativa.
35
2.2.3.3Responsabilidad de la Administracin
La mxima autoridad, siendo su obligacin velar por la correcta
adquisicin, conservacin, mantenimiento, valoracin y enajenacin de

activos fijos o bienes en comodato, arrendamiento o almacenaje, y
adecuados controles internos. Comporten esta responsabilidad los
Directores y Jefes.
2.2.3.4 Responsabilidad en el Registro y control Contable de los Bienes

10
El registro y control de los activos fijos lo ejercer el personal de la
unidad de Contabilidad. El registro detallado a nivel de subsistema, lo

efectuar la unidad que ejerce el control de los bienes.
2.2.3.5 Responsabilidad en Control Fsico de los Bienes:
a)
11
Los servidores caucionados que cumplen funciones de guarda
almacn o bodeguero y aquellos que realizan similares funciones por

encargo escrito y que forman parte de la unidad de activos fijos.
b) Los responsables del control de los bienes en cada Direccin o unidad

administrativa designados por el Director en forma escrita.
11
10
36
2.2.3.6Responsabilidad en el uso y Conservacin de los Bienes
Corresponde a todos los servidores. En cada unidad debe mantenerse

registros que identifiquen a los responsables directos del uso custodia.
Eficiencia
12
Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles.
Valor de Reposicin
13
Coste que supone para una empresa sustituir un activo fijo por otro.
Valor Residual
14
Valor de un bien que figura en el balance tras deducir las amortizaciones o
depreciaciones.
Activo
15
Es la parte del balance que recoge los saldos deudores de las cuentas,
representando en unidades monetarias, lo que la empresa posee, o bien el empleo

que se ha dado al conjunto de recursos financieros que figuran en el pasivo del
balance.
12
13
14
15
http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm
37
Contabilidad
16
Es un soporte bsico para tomar decisiones sobre inversiones, basndose en
criterios y procedimientos existentes para asegurar la correcta valoracin de

bienes, derechos y obligaciones.
Enajenacin
17 Acto por el que se transmite la propiedad de una cosa o un derecho, ya sea a

ttulo gratuito u oneroso (sucesin hereditaria, donacin o compraventa,
permuta, etc.).
Depreciacin
18
Disminucin del valor de un activo fijo debido al desgaste por el uso normal.
Se utilizan generalmente dos mtodos para hacer las provisiones: mtodo de lnea
recta y mtodo de reducciones.
Patrimonio
19
Conjunto de bienes, derechos y obligaciones de una persona fsica o jurdica,
pas o entidad. Referido a una persona fsica suele abarcar exclusivamente los
bienes materiales con cierto valor econmico.
Aquellos bienes y derechos con los que el deudor garantiza su compromiso de
pago al acreedor.
16
http:/www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm.
17 11 http: // www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm
19 http:/www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm.
38
Robo
20
Delito contra la propiedad que comete quien con nimo de lucro se apodera de
un bien mueble ajeno utilizando violencia o intimidacin.
Diagnstico
21
Proceso de investigacin y anlisis sistemtico de eventos relacionados con la
organizacin motivo de la investigacin, permite identificar las causas que los
generan en aras de formular planes mediante los cuales proponen soluciones que
propicien su crecimiento y desarrollo.
Estados Financieros
22
Constituyen el producto final que persigue la contabilidad. En ellos se sintetiza
la posicin financiera de un ente contable a una fecha determinada y los

resultados de sus operaciones de un periodo de tiempo, se los utiliza como
mecanismo de control y para la toma de decisiones.
Hurto
23
Delito contra el patrimonio (la propiedad, la posesin o el uso). Apropia miento
intencionado (doloso) de una cosa mueble, sin la voluntad de su legtimo dueo y

con nimo de lucro.
Custodio
24
Persona que est encargada de un bien y responde por el buen estado y cuidado
de ste.
20 http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm
39
Codificacin
25
Proceso mediante el cual se identifica los bienes propiedad de la institucin
mediante numeracin. Esta se encuentra diseada en base a un nmero

determinado de dgitos que ubicados en campos o niveles proveen informacin
desagregada y uniforme que permite conocer principalmente las diferentes
clasificaciones, su clasificacin de los bienes y su ubicacin fsica
Toma Fsica
26
Proceso mediante el cual se realiza un reconocimiento de los bienes de la
institucin y sus caractersticas.
Bienes no Considerados Activos Fijos (o sujetos de control)

27
Aquellos que cumplen con los criterios de clasificacin de los activos fijos,
excepto que su valor individual es menor a los USD. 100 (valor sujeto a
actualizacin).
Se considerarn como bienes sujetos de control los siguientes ejemplos:
tiles de oficina: papeleras, basureros, protectores de alfombra, telfonos

digitales, grapadoras industriales, perforadoras industriales entre otros.
Utensilios de cocina, vajilla, lencera
Instrumental mdico, insumos y de laboratorio
Libros, revistas, leyes, discos y videos
40
Herramientas menores
Otros bienes de caractersticas similares a los descritos.
2.2.4 Plan de cuentas codificadas e identificacin de activos fijos

28
1. Activos.- Los activos estn integrados por los bienes corporales e
corporales de propiedad o dominio del Estado, expresados en trminos

monetarios, estn constituidos por los recursos Operacionales, las
Inversiones Financieras, en Existencias, en Bienes de Larga Duracin, y en
Proyectos y Programas en Ejecucin.
1.1 Operacionales.- Incluyen los activos de disposicin inmediata y

aquellos de fcil conversin a efectivo dentro del ejercicio fiscal; estn
conformados por los recursos en Disponibilidad, Anticipos de Fondos y
Cuentas por Cobrar.
11.1 Disponibilidades.- Comprenden las cuentas que registran y controlan

los recursos de fcil realizacin, incluye los fondos especiales destinados
a fines especficos, los ttulos recibidos del Estado para ser entregados a
terceros e inversiones de corto plazo no previstas en el Presupuesto,
realizadas con excedentes temporales de caja.
11.2 Anticipo de Fondos.- Comprende las cuentas que registran y

controlan los recursos disponibles entregados en calidad de anticipos,
garantas, fondos a rendir cuentas, dbitos indebidos sujetos a reclamos y
egresos realizados por recuperar.
28
Catlogo General de Cuentas del Ministerio de Finanzas
41
11.3 Cuentas por Cobrar.- Comprenden las cuentas que registran y

controlan los recursos provenientes de derechos a la percepcin de fondos,
dentro del ejercicio fiscal.
12. Inversiones Financieras.- Incluye los activos que se mantienen como

colocacin de fondos, derechos o valores; estn conformados por los
recursos en Inversiones Temporales, Permanentes, en Prstamos y
Anticipos, Deudores Financieros, Inversiones Diferidas e Inversiones no
Recuperables.
12.1 Inversiones Temporales.- Comprenden las cuentas que registran y

controlan las colocaciones de fondos, provenientes de excedentes
estacionales de caja, en inversiones de corto plazo previstas en las
proyecciones presupuestarias.
12.2 Inversiones Permanentes en Ttulos y Valores.- Comprende las

cuentas que registran y controlan las colocaciones de recursos, previstas en
el Presupuesto y con el carcter de indefinidas, o con el nimo de
mantenerlas durante prolongados perodos.
12.3 Inversiones en Prstamos Anticipos.- Comprende las cuentas que

registran y controlan los crditos previstos en el Presupuesto, otorgados a
terceros, sujetos a recuperacin o amortizacin, en las condiciones
pactadas en los respectivos convenios, contratos y acuerdos.
42
12.4 Deudores Financieros.- Comprende las cuentas que registran y

controlan los recursos por derecho o valores generados en la gestin
pblica, no incluidas en las agrupaciones anteriores.
12.5 Inversiones Diferidas.- Comprende las cuentas que registran y

controlan los gastos, que pos sus caractersticas se devengan con la
recepcin del servicio o se amortizan en el tiempo; as como los derechos
reales en intangibles.
12.6 Inversiones no Recuperables.- Comprende las cuentas que registran

y controlan las colocaciones, derechos o valores que se estiman o
determinan irrecuperables en el tiempo; estn sujetos a la baja definitiva de
conformidad con las normas legales vigentes.
13. Inversiones para consumo, produccin y comercializacin.- Incluye

los activos destinados a la formacin de existencias para el consumo,
transformacin y comercializacin de bienes y servicios, as como los
costos asociados a los procesos productivos.
13.1
Existencias para Consumo Corriente.- Comprende las cuentas
que registran y controlan los inventarios en bienes destinados a actividades

administrativas.
43
13.2 Existencias para la Produccin.- Comprenden las cuentas que

registran y controlan los inventarios en bienes destinados a la produccin
de bienes y servicios.
13.3 Inversiones en Productos en Proceso.- Comprenden las cuentas que

registran y controlan la acumulacin de costos de los insumos utilizados
para la produccin de bienes o servicios destinados a la comercializacin o
de bienes intermedios utilizados como materias primas en procesos
productivos complementarios.
13.4 Existencias de Bienes de Uso y Consumo para Inversin.Comprenden las cuentas que registran y controlan la acumulacin de
costos incurridos en la formacin de existencias destinadas a la venta y en
las actividades operativas que intervienen en los procesos de
comercializacin y distribucin.
14. Inversiones en bienes de larga duracin.- Incluye los activos en

bienes muebles e inmuebles; estn conformados por los recursos e Bienes
de Administracin y de Produccin.
14.1 Bienes de Administracin.- Comprenden las cuentas que registran y

controlan los bienes muebles e inmuebles, destinados a actividades
administrativas y operacionales.
14. Inversiones en Bienes de Larga Duracin
44
14.1 Bienes de Administracin

141.01 Bienes Muebles
141.01.03 Mobiliarios.
141.01.04 Maquinarias y Equipos
141.01.05 Vehculos
141.01.06 Herramientas
141.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos
141.01.08 Bienes Artsticos y Culturales.
141.01.09 Libros y Colecciones.
141.01.10 Percheros para la Defensa y Seguridad Pblica
141.01.11 Partes y Repuestos
141.03. Bienes Inmuebles
141.03.01 Terrenos
141.03.02 Edificios, Locales y Residencias
141.03.99 Otros Bienes Inmuebles
141.05 Bienes Biolgicos
141.05.12 Semovientes
141.05.13 Bosques
141.05.14 Acuticos
141.05.15 Plantas
141.99 Depreciacin Acumulada
141.99.02 Depreciacin Acumulada Edificios, Locales y Residencias
141.99.03 Depreciacin Acumulada Mobiliario
141.99.04 Depreciacin Acumulada de Maquinarias y Equipos
141.99.05 Depreciacin Acumulada de Vehculos
45
141.99.06 Depreciacin Acumulada de Herramientas

141.99.07 Depreciacin Acumulada de Equipos Sistemas Informticos
141.99.08 Depreciacin Acumulada de Bienes Artsticos y Culturales
141.99.09 Depreciacin Acumulada de Libros y Colecciones
141.99.11 Depreciacin Acumulada de Partes y Repuestos
141.99.12 Depreciacin Acumulada de Semovientes
141.99.14 Depreciacin Acumulada de Acuticos
141.99.15 Depreciacin Acumulada de Plantas
141.99.99 Depreciacin Acumulada de Otros Bienes Inmuebles
14.2 Bienes de Produccin.- Comprenden las cuentas que registran y

controlan los bienes muebles e inmuebles, destinados a actividades
productivas.
142.01 Bienes Muebles

142.01.03 Mobiliarios.
142.01.04 Maquinarias y Equipos
142.01.05 Vehculos
142.01.06 Herramientas
142.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos
142.01.08 Bienes Artsticos y Culturales.
142.01.09 Libros y Colecciones.
142.01.10 Percheros para la Defensa y Seguridad Pblica
142.01.11 Partes y Repuestos
142.03. Bienes Inmuebles
46
142.03.01 Terrenos
142.03.02 Edificios, Locales y Residencias
142.03.99 Otros Bienes Inmuebles
142.05 Bienes Biolgicos
142.05.12 Semovientes
142.05.13 Bosques
142.05.14 Acuticos
142.05.15 Plantas
142.99 Depreciacin Acumulada
142.99.02 Depreciacin Acumulada Edificios, Locales y Residencias
142.99.03 Depreciacin Acumulada Mobiliario
142.99.04 Depreciacin Acumulada de Maquinarias y Equipos
142.99.05 Depreciacin Acumulada de Vehculos
142.99.06 Depreciacin Acumulada de Herramientas
142.99.07 Depreciacin Acumulada de Equipos Sistemas Informticos
142.99.08 Depreciacin Acumulada de Bienes Artsticos y Culturales
142.99.09 Depreciacin Acumulada de Libros y Colecciones
142.99.11 Depreciacin Acumulada de Partes y Repuestos
142.99.12 Depreciacin Acumulada de Semovientes
142.99.14 Depreciacin Acumulada de Acuticos
142.99.15 Depreciacin Acumulada de Plantas
142.99.99 Depreciacin Acumulada de Otros Bienes Inmuebles
47
2.2.5 Procedimiento general para el ingreso y egreso de activos.
Ingresos de Bienes al Patrimonio de la Entidad.- Todos los bienes que

ingresen a la entidad, ya sea por compra, transferencia, reposicin, sern
registrados como parte del patrimonio institucional.
Egresos de Bienes.- Cuando la entidad procede a la venta, ya sea por

remate al martillo o sobre cerrado, o cuando se produce la baja o
transferencia, se procede a registrar el egreso de estos del patrimonio
institucional.
Traspaso Interno de Activos fijos.- Es el traslado de los bienes de una

unidad administrativa a otra; esta situacin no afecta al patrimonio de la
entidad. Este proceso se lo efectuar utilizando el formulario: Traspaso
Interno de Activos Fijos.
2.2.6 Inventario y connotaciones de bienes muebles

El inventario permite la localizacin, control e informacin sobre el
patrimonio, adems de una ordenacin previa estableciendo clasificaciones
de los bienes objeto de estudio facilitando la realizacin de cuantos
catlogos y dems registros sobre patrimonio necesarios para su
conocimiento, plena proteccin y difusin.
Es una herramienta que permite desarrollar estrategias de gestin para
actuar en torno al patrimonio de una institucin.
48
"El inventario constituye un instrumento fundamental toda vez que permite

conocer, cualitativa y cuantitativamente, los bienes que integran el
patrimonio de una institucin y posibilita el diseo y planificacin de las
polticas, normativas y acciones respectivas"
El inventario es:
Identificacin
Localizacin
Descripcin
Clasificacin
Valoracin
Proteccin
Realizacin estudios especializados
Documento referencial
Herramienta de gestin
Certificacin de la existencia de algo
Qu inventariar?, Por qu inventariar? y Para qu inventariar?

2.2.7 Entrega y recepcin de bienes muebles
El cambio de los empleados caucionados obliga a efectuar la entregarecepcin entre el entrante y saliente, participando la unidad de activos
fijos, la cual proceder a realizar la constatacin fsica de los bienes en
presencia de los mencionados. Se concreta en actas con los respectivos
anexos. (Anexo 2)
49
Acta de Entrega Recepcin.- Documento que certifica el traspaso de un

bien, a otro custodio o responsable.
Art. 77.-
29
Denuncia penal.- Cuando alguno de los bienes, cualquiera que sea
su naturaleza, hubiere desaparecido por hurto, robo o abigeato o por cualquier

hecho anlogo, el servidor inmediatamente encargado de la custodia de ellos
comunicar por escrito este hecho a la mxima autoridad, con todos los
pormenores que fueren del caso, dentro de los dos das hbiles siguientes al del
conocimiento del hecho.
La mxima autoridad formular de inmediato, ante el juez competente, la

correspondiente denuncia penal, debiendo adems, dirigir las acciones tendientes
a comprobar la infraccin e identificar a los responsables.
2.2.8 Mantenimiento y reparacin, control de medidas de activos fijos
La salvaguarda comprende medidas de conservacin y proteccin de los

activos fijos existentes en la institucin para cumplir con este propsito se
debe realizar las siguientes actividades.
a) Inspeccin peridica
El encargado de activos fijos efectuar visitas peridicas a las distintas
oficinas con el fin de verificar y controlar el adecuado manejo y estado
de los distintos activos fijos elaborando informes cuando sea pertinente
29
Reglamento General de Bienes del Sector Pblico (Acuerdo No. 00918)
http://www.monografias.com/trabajos31/inventarios-cultura/inventarios-cultura.shtml
50
con las observaciones detectadas para su remisin al departamento

Administrativo y Financiero con el propsito de adoptar las acciones
respectivas, tendientes a mejorar continuamente la administracin de
activos fijos.
b) Contratacin de Seguros
En prevencin de alguna contingencia que se pudiera presentar y en el
marco de la adopcin de las respectivas medidas de salvaguardia, la
institucin contratar al inicio de cada gestin anual los siguientes
seguros:
Seguros de automotores para el vehculo y la motocicleta.
Seguro SOAT para vehculos y motocicleta
c) Cronograma y contratacin de servicios de mantenimiento y

Asistencia Tcnica.
El encargado de activos fijos con el propsito que los activos
permanezcan en condiciones de uso, evitando el deterioro incontrolado,
averas u otros resultados indeseables que pongan en riesgo la
conservacin del bien, a inicio de cada gestin anual presentar al
Departamento
Administrativo
Financiera
cronograma
de
mantenimiento de los activos:
Servicio de mantenimiento preventivo y correctivos de los equipos

de computacin, fax. , scanner, impresoras, servidores.
Servicio de lavado y limpieza de los vehculos.
51
Servicio de mantenimiento preventivo y reparacin del sistema de

frenos, embrague, direccin, amortiguacin, elctrico, transmisin,
motor y chapera de los vehculos.
Servicio de mantenimiento preventivo de las fotocopiadoras.
Servicio de mantenimiento del inmueble.
Otros servicios de mantenimiento que requiera la institucin

debidamente justificada y previa autorizacin de los Departamentos
Administrativo y Financiero.
52
CAPITULO III
3.1
METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIO
3.1.1 MATRIZ DE VARIABLES E INDICADORES
VARIABLE
INDEPENDIENTE
Informacin financiera
Sistema de control de
activos
Disposiciones legales
3.2
VARIABLE
DEPENDIENTE
INDICADORES
til, adecuada, oportuna,

confiable
Toma de decisiones.
Correctivos
Toma fsica.
Financiera
Bienes para la baja
Inventarios de activos
fijos
Registros, bajas, adiciones, Procedimientos
mejoras
establecidos
Actas entrega-recepcin
METODOS DE INVESTIGACION
3.2.1 MTODO INDUCTIVO
Para el desarrollo de la presente investigacin se utiliz el mtodo inductivo, el

mismo que nos ha proporcionado la informacin general con que cuenta el
Colegio Militar, obtener una particular basada en las investigaciones de campo
que nos ha permitido visualizar resultados reales y confiables y que han servido
para desarrollar la propuesta.
En primera instancia, se realiz una observacin de los hechos como se

presentan. Para tratar aspectos tericos, se efectu consultas bibliogrficas, se
tom en cuenta trabajos realizados por otros investigadores sobre temas similares.
53
3.2.2 MTODO DEDUCTIVO
El trabajo fue de tipo descriptivo, ya que se detall en forma descriptiva, los

procesos y funciones.
3.3.
TCNICAS DE INVESTIGACIN.
Las tcnicas de investigacin utilizadas fueron las siguientes:
3.3.1 FUENTES PRIMARIAS
3.3.1.1 ENTREVISTA
Se las realiz a las personas encargadas del control y registro de activos fijos, as
tambin a los funcionarios, empleado y trabajadores del Colegio Militar del
Cantn Mera, provincia de Pastaza, que tienen a sus cargos activos fijos, con la
finalidad de conocer como se est manejando actualmente los bienes.
3.3.1.2 OBSERVACIN DE CAMPO
Nos permiti tener una idea de la situacin actual, para de esta manera realizar
los procesos en la institucin.
54
3.3.2 FUENTES SECUNDARIAS.
3.3.2.1 OBSERVACIN BIBLIOGRFICA

Se utiliz la consulta bibliogrfica para de esta manera contar con el respectivo
soporte del conocimiento.
3.3.3. INSTRUMENTOS
3.3.3.1CUESTIONARIOS ELABORADOS
Con preguntas abiertas y cerradas. (Anexo No1.)
3.3.3.2 TABULACIN DE RESULTADOS E INTERPRETACION
ENTREVISTA PARA FUNCIONARIOS DEL COLEGIO MILITAR

No. 11 HEROES DEL CENEPA
1.- Los activos fijos que actualmente estn a su cargo fueron entregados
mediante acta entrega recepcin?
Cuadro No. 1
SI
NO
TOTAL
ENCUESTADOS
100
100
Grfico No. 1
Fuente:
Elaborado:
Entrevistas
La autora
55
De acuerdo a las encuestas realizadas a los funcionarios del Colegio Militar No.11
Hroes del Cenepa, se ha obtenido que de los 6 empleados encuestados el 100%
no recibieron los bienes mediante una acta de entrega recepcin lo que les exime
de cualquier responsabilidad en el caso de prdidas o daos de los bienes que se
encuentran en su dependencia de trabajo y que son utilizados para el mismo.
2.- Tiene conocimiento usted cual es el procedimiento a seguir en caso de

que se extrave algn bien a su cargo?
Cuadro No.2
ENCUESTADOS
16,67
83,33
100
SI
NO
TOTAL
Grfico No. 2
Fuente:
Elaborado:
Entrevistas
La autora
Como se puede observar solo un funcionario conoce cul es el procedimiento a

seguir en el caso de prdida de los bienes que se encuentran bajo su
56
responsabilidad, mientras que el 83.33% desconocen que es lo que deben hacer

cuando un activo fijo que est bajo su cargo se extrava.
3.- Los bienes que se encuentran registrados a su cargo, son los que estn
bajo su custodia actualmente?
Cuadro No.3
SI
NO
TOTAL
ENCUESTADOS
83,33
16,67
100
Grfico No.3
Fuente:
Elaborado:
Entrevistas
La autora
Al preguntar a los empleados si los bienes que se encuentran registrados a su

cargo, son los que estn bajo su custodia actualmente, contestaron el 83.33% que
si mientras que solo un 16,67% que no, lo que significa que en su mayora si
conoce que bienes son los que estn bajo su responsabilidad.
57
4.- Conoce la ubicacin fsica de todos los bienes que estn bajo su
responsabilidad?
Cuadro No.4
ENCUESTADOS
66,67
33,33
100
SI
NO
TOTAL
Grfico No. 4
SI66.67
NO33.33
33%
67%
Fuente:
Elaborado:
Entrevistas
La autora
Al preguntar si conocen la ubicacin fsica de todos los bienes que estn bajo su
responsabilidad cuatro funcionarios contestaron que si que representa el 66.67%
del total mientras que solo dos empleados contestaron que no lo que constituye el
33.33% que del total, concluyendo que en su mayora si conocen donde estn
todos los activos fijos que fueron entregados para el desempeo de su trabajo.
58
5.- Conoce que implicaciones podra tener en el caso de no informar de la

prdida de un bien que este bajo su responsabilidad?
Cuadro No.5
ENCUESTADOS
16,67
83,33
100
SI
NO
TOTAL
Grfico No. 5
SI16,67
NO83,33
17%
83%
Fuente:
Elaborado:
Entrevistas
La autora
Segn los resultados obtenidos se puede observar que, el 83.33% de los

empleados encuestados desconoce que implicaciones pudiera tener en el caso de
no informar de la prdida de un bien que est bajo su responsabilidad, y solo el
16,67% est al tanto en es lo que pasara en el proceso de no informar por la
prdida o extravi de un activo fijo.
59
Podemos concluir diciendo que el personal del Colegio Militar No. 11 Hroes del
Cenepa no tiene conocimiento de los bienes que estn a su cargo, por lo tanto, su
responsabilidad
como custodios no la tienen sobre los bienes institucionales.
Los
inventarios se encuentran desactualizados, existen bienes que estn ingresados al Sistema

de Activos Fijos mientras que otros no, en los bienes no constan los cdigos asignados
por lo que se dificulta realizar cualquier tipo de constatacin fsica.
60
ENTREVISTA PARA EL ENCARGADO DEL CONTROL Y REGISTROS

DE ACTIVOS FIJOS DEL COLEGIO MILITAR No. 11 HEROS DEL
CENEPA
1.- Existe un inventario total, valorado de los activos fijos pertenecientes a

la institucin?
Cuadro No.6
SI
NO
TOTAL
ENCUESTADOS
33,33
66,67
100
Grfico No.6
Fuente:
Elaborado:
Entrevistas
La autora
Segn los resultados de las encuestas vemos que el 33.33% dice que si existe un
inventario total valorado de los bienes institucionales mientras que el 66,67%
menciona que no, es decir a la fecha que se realiz las encuestas no exista un
inventario total valorado.
61
2.- Se realizan peridicamente, constataciones fsicas de los activos fijos?
Cuadro No.7
ENCUESTADOS
0%
100%
100
SI
NO
TOTAL
Grfico No.7
SI0
NO100
SI0
0%
NO100
100%
Fuente:
Elaborado:
Entrevistas
La autora
Segn informacin proporcionada por los funcionarios encuestados podemos

observar que el 100% de las encuetas indican que no se realizan constataciones
fsicas de los bienes lo que significa que los encargados del control y registro
nunca verifican si no s bienes estn en el lugar asignado, en qu estado se
encuentran los bienes para una reparacin o baja de los mismos.
62
3.- Existe en la actualidad algn tipo de sistema que permita la codificacin

para el control de activos fijos?
Cuadro No.8
ENCUESTADOS
100%
0%
100
SI
NO
TOTAL
Grfico No.8
SI100
NO0
NO0
0%
SI100
100%
Fuente:
Elaborado:
Entrevistas
La autora
De las encuestas realizadas contentaron el 100% que si existe un sistema para el

control y codificacin de los bienes pero sin embargo no es utilizado en un 100%
4.- Los
activos fijos que se encuentran actualmente registrados en los
inventarios son los custodios respectivos actuales?

Cuadro No.9
SI
NO
TOTAL
ENCUESTADOS
0%
100%
100
63
Grfico No.9
SI0
NO100
SI0
0%
NO100
100%
Fuente:
Elaborado:
Entrevistas
La autora
El 100% de los funcionarios encuestados contestaron que los bienes que

actualmente se encuentran registrados no son los custodios actuales dando como
resultado que la informacin no es confiable para proporcionar informacin por
estar desactualizada.
Concluimos diciendo que la persona encargada de los activos fijos de propiedad del
Colegio Militar no sigue procedimientos adecuados, no asume con responsabilidad en
cuanto al cargo que desempea, tampoco existen actas que demuestren su compromiso.
El personal encargado del control y registro de bienes no cuenta con una herramienta que
le indique los lineamientos y polticas a seguir en este sentido. No estn establecidos
procedimientos para casos de extravi de bienes. En la contabilidad no estn registrados
lo valores reales de los bienes, afectando al patrimonio institucional. No se realizan
tomas fsicas peridicas, ni control, que permitan establecer faltantes o mal uso de los
activos fijos.
El sistema para la codificacin de los activos otorgado por la Fuerza Terrestre es utilizado
pero no en su totalidad por que la persona encargada de los activos fijos no quiere
cumplir con las disposiciones emanadas por el Ejercito indicando que orgnicamente ella
pertenece al Ministerio de Educacin.
64
CAPITULO IV
4.1.
DESARROLLO DE LA PROPUESTA
4.1.1 SITUACIN ACTUAL:
En la actualidad el Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa, carece de un

manual que determine las normas y procedimientos de control de sus activos
fijos, falencia que se da en muchas instituciones del sector pblico, que en los
ltimos aos han pasado por muchas dificultades las cuales se las puede atribuir
entre otras a la falta de aplicacin de normas y principios de control interno, que
promuevan la eficiencia y efectividad de las actividades, pero sin embargo en la
actualidad estamos en proceso de modernizacin para de esta manera conjugar
con la educacin.
La necesidad imperiosa de crear un manual que permita el control de los activos

fijos, no es ms que un plan de organizacin, de todos los mtodos coordinados
con la finalidad de proteger los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de la
informacin financiera, promover la eficiencia de las operaciones y determinar
responsabilidades de los custodios.
Al implementarse un manual que permita el registro y control adecuado de los

bienes propiedad del Colegio Militar, se contar con una herramienta de
orientacin y conocimientos a los empleados que tienen a su cargo la
administracin, custodia, uso y control de los activos fijos.
65
4.2 MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS DEL COLEGIO MILITAR NO.11 HEROES DEL

CENEPA DEL CANTON MERA PROVINCIA DE PASTAZA.
4.2.1
PROCESO: ACTIVOS FIJOS
4.2.1.1 INTROCUCCIN
El Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa
del Cantn Mera,
provincia de Pastaza en cumplimiento a las deposiciones legales vigentes,

ha implementado los procesos para la recepcin; toma de inventarios;
reposicin de bienes sustrados; traspaso, entrega y cambio de
responsables; baja y codificacin de los activos fijos propiedad de la
institucin.
El presente manual entrar en vigencia a partir de la fecha de aprobacin y

ser de aplicacin obligatoria para todos los empleados. Su cumplimiento
ser responsabilidad del Departamento Financiero, el Tesorero, el
Contador y la Encargada de Activos Fijos, en el mbito de sus
competencias.
4.2.1.2 OBJETIVO.
Contar con un instrumento administrativo, que permita establecer los

mecanismos necesarios de registro y control de activos fijos, mediante la
descripcin de las caractersticas fsicas, tcnicas, su costo, localizacin y
asignacin de los mismos, as como su autorizacin correspondiente para
66
su alta, transferencia y baja con el objeto de mantener permanentemente

actualizado el inventario de activos fijos del Colegio Militar No. 11
Hroes del Cenepa.
4.2.1.3 MBITO DE APLICACIN.
El presente proceso se aplica a todos los bienes, adquiridos o donados, del

Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa.
4.2.1.4 ALCANCE.
El contendido de este Manual del Procedimientos para el Control de

Activos Fijos es de carcter obligatorio para todas personal de la unidad de
activos fijos y todo el personal que tiene asignado activos del Colegio
Militar No. 11 Hroes del Cenepa.
4.2.1.5 RESPONSABILIDADES.
Los responsables de su aplicacin, cumplimiento y seguimiento de lo

establecido en estos procedimientos sern en primer grado la Encargada de
Activos Fijos, los Jefes de rea, Jefes Departamentales, y en segundo
trmino, todos los servidores pblicos y docentes que laboran en el Comil
y que tengan a su cargo mobiliario, equipo e instrumentos etc.
67
4.2.1.6 VIGENCIA.
A partir de la fecha de aprobacin del presente manual y luego de realizar

el respectivo inventario.
4.2.1.7 BASE LEGAL.
LOAFYC y su Reglamento.
Reglamento General de Bienes del Sector Pblico.
NEC.
Normas Tcnicas de Control Interno (NTCI) y Normas Tcnicas de

Contabilidad (NTC).
Reglamento de Control Administrativo de los Bienes no considerados

Activos Fijos.
4.2.1.8 NORMAS GENERALES.
Se consideran como bienes sujetos de control administrativo aquellos

que teniendo una vida til superior a un ao, tengan un costo individual
de adquisicin, fabricacin, estimacin o avalo inferior a $100,00
dlares vigentes a la fecha de su registro o ingreso.
Los bienes que no renan las condiciones para ser clasificados como
activos fijos, pero que tengan una vida til superior a un ao, tales
como ciertos tiles de oficina, utensilios de cocina, vajilla, lencera,
68
instrumentos mdicos, insumos, instrumentos de laboratorio, libros,

discos, videos y herramientas menores, sern cargados a gastos de
gestin y estarn sujetos a control administrativo interno.
Los bienes sustrados o perdidos el servidor encargado de la custodia

comunicar inmediatamente por escrito dentro de los dos das hbiles
siguientes al del conocimiento del hecho. El valor de reposicin es
cargado a la cuenta del custodio. Si el custodio se separa de la
institucin y hasta esa fecha no ha habido sentencia definitiva deber
reponerlo en especie o en dinero.
Los valores de los bienes sustrados o perdidos debern ser

reembolsados en su totalidad o reemplazados por bienes de similares
caractersticas.
En el caso de salida o cambio de custodios se seguir las acciones

previstas en el Art. 65 de las actas de entrega recepcin de bienes
muebles y equipos del Reglamento General de Bienes del Sector
Pblico.
Cuando una persona deje de prestar sus servicios en COMIL-11 o se

ausente por un periodo largo, deber acudir al Encargado de Activos
Fijos para efectuar el cambio de custodio(s) del o los activos a su
cargo, (AF-005: Traspaso de custodio) los que, a su vez, enviarn al
69
Departamento Administrativo (Personal) y Financiero la carta de no

adeudo de activos (AF-007: Carta de no Adeudo).
En lo referente a la movilizacin de bienes fuera de las instalaciones, el

personal que est de guardia verificar que los bienes trasladados
cuenten con la autorizacin de movilizacin emitida por la mxima
autoridad.
Con el propsito de que se de una debida proteccin de los bienes

institucionales deber contratarse plizas de seguro, contra los
diferentes riesgos que pudieran ocurrir,
mantenindose un control
estricto sobre las coberturas y vigencia de estas.
Ser responsabilidad de los empleados del Colegio Militar el uso,

custodia y conservacin
de los bienes entregados para el desempeo
de sus funciones nicamente y por ningn motivo para fines personales

o particulares.
Cuando los equipos asignados sufran deterioro o destruccin, se deber

notificar a travs de un memorndum al Encargado de Activos Fijos,
indicando la falla o dao que sufra el equipo a su cargo, y este
notificar al Departamento Administrativo acompaado de un dictamen
tcnico elaborado por un especialista que seale sus causas y, si es del
caso proceder con su reparacin.
70
4.2.1.8.1IDENTIFICACIN Y PROTECCION DE ACTIVOS FIJOS
La
codificacin
de
los
bienes
adquiridos
deber
efectuarse
inmediatamente luego del aviso de recepcin del bien. Ser solicitada

por el responsable de la adquisicin.
Cumpliendo con lo que establece las Normas de Control Interno de la

Contralora General del Estado se crear una codificacin adecuada para
la fcil identificacin, ubicacin y proteccin de los bienes, que llevarn
impresos en una parte visible el cdigo establecido.
La codificacin esta diseada
por 10 dgitos distribuidos en los
siguientes 6 campos o niveles:
CAMPO O NIVEL
1
1
CONCEPTO
6
Grupo de cuenta (Activo)
Tipo de cuenta (Fijo)
Cuenta de Mayor General
Subcuenta de Mayor General
Auxiliar de Subcuenta
4
00
00
00
00 Clase que pertenece el bien
Ejemplos:
1.
ACTIVO
14.
INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACION
141.01
BIENES MUEBLES
141.01.05
VEHICULOS
141.01.05.01
Camionetas
141.01.05.01.01 Nmero secuencial del vehculo

71
1.
ACTIVO
14.
INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACION
141.03
BIENES INMUEBLES
141.03.01
Terrenos
141.05
BIENES BIOLOGICOS
141.05.12
Semovientes
141.05.12.01
Vacas
141.01.12.01.01 Vaca de color negro 5 aos
4.2.1.8.2CONSTATACIN FSICA
La toma del inventario de los activos fijos se realizar por lo menos una
vez al ao, o por orden expresa de la mxima autoridad cuando las
circunstancias lo amerite.
La persona encargada de la unidad de activos fijos mantendr un registro

que sirva para el control, localizacin e identificacin de los mismos
(Anexo 5).
Las personas que intervenga en este proceso deber ser independiente

del que realiza el registro y manejo de activos, se elaborar un acta a la
que se adjuntarn los formularios en los que registrar los resultados de
la diligencia, estos contendrn un detalle de las novedades encontradas
72
sobre el estado, deterioro o diferencias que debern ser conciliadas con

los registros contables (Anexo 6).
De existir diferencias reales se proceder a la investigacin y se registran

los ajustes respectivos, previa autorizacin del Jefe Financiero,
determinando responsabilidades.
4.2.1.8.3DEPRECIACIONES
Las depreciaciones debern afectar contablemente en forma mensual, de

existir diferencias o errores en estas se har un cuadre previo al ingreso al
Sistema eSIGEF, este proceso ser de responsabilidad de la unidad de
contabilidad para lo cual utilizar tarjetas KARDEX y se las aplicar en
base a lo que determina el Reglamento para la Aplicacin de la Ley
Orgnica de Rgimen Tributario Interno en el Art 25.
Numeral 6:
Depreciaciones de activos fijos
..a)
30
(i) Inmuebles (excepto terrenos), naves, aeronaves, barcazas y
similares 5% anual
(ii) Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles 10% anual
30
Reglamento para la Aplicacin de la Ley Orgnica de Rgimen Tributario

Interno. Art. 25
73
(iii) Vehculos, equipos de transporte y equipo caminero mvil 20%

anual
(iv) Equipos de cmputo y sofware 33% anual (Anexo 7)
31
Reposicin de bienes o restitucin de su valor.- Los bienes de
propiedad de entidades u organismos del sector pblico, que hubieren

desaparecido, sufrido daos parciales o totales, y quedado inutilizados,
debern ser restituidos. Los custodios, servidores pblicos, trabajadores o
terceros, en contra de quienes se establezca la responsabilidad, debern
responder por la reposicin del bien, en dinero al precio de mercado o en
especie de iguales caractersticas del bien desaparecido, destruido o
inutilizado....
Para realizar el respectivo mantenimiento el Departamento Administrativo

una vez que haya realizado el proceso de contratacin, no podr retirar
bienes sin que est presente el custodio y sin que se haya firmado una
constancia de retiro respectivamente.
De existir bienes utilizados por varias personas, es responsabilidad de la

encargada de Activos Fijos determinar
los aspectos relativos al uso,
custodia y verificacin, con la finalidad de una correcta utilizacin y para

fines institucionales.
31
Reglamento General de Bienes de Sector Pblico. Art. 82.
74
4.2.1.9DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS.
El proceso consta de los siguientes procedimientos:

A. Procedimiento de recepcin y codificacin de Activo Fijo
B. Procedimiento de inventario fsico
C. Procedimiento de reposicin de bienes sustrados
D. Procedimiento de traspaso, entrega y cambio de responsables de
bienes
E. Procedimiento de baja de Activos Fijos
QUE
EN QUE
PARA QUE
Procedimientos En el control de los Cumplimiento
normativos con activos fijos de la de
a institucin.
apego
PARA QUIEN
Para
los
la custodios
normatividad,
activos fijos del
Reglamento de
para el control Colegio
Bienes
del
Sector Pblico
de
Militar
seguimiento No.11 HEROES
de los activos DEL CENEPA

fijos.
4.2.2
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN Y CODIFICACION DE

ACTIVOS FIJOS
4.2.2.1 OBJETIVO.
Recibir, codificar y controlar el mobiliario y equipo que ingresa al almacn

general mediante el reporte de entrada al almacn de activos fijo as como
la entrega a la unidad solicitante del Colegio.
75
4.2.2.2 ALCANCE.
Participan en el presente procedimiento el personal de la unidad de activos

fijos, quien recibe y quien compra los bienes.
La aplicacin, cumplimiento y seguimiento de lo establecido en este

procedimiento es responsabilidad de la unidad de activos fijos, de quien
recibe y de quien compra los bienes.
4.2.2.4 DESCRIPCIN.
Se inicia el proceso con el registro del ingreso de los bienes de activo fijo.
1) El Departamento Administrativo que es el encargado de las

adquisiciones enva una copia de la requisicin de compra, pedido y
escrito de asignacin de equipo a la Encargada de Activos Fijos.
2) La Encargada de Activos Fijos recibe copia de la requisicin de

compra, pedido y escrito de asignacin de activo, recepta el bien y
copia de la factura del proveedor, valida fsicamente con el pedido y
copia de la factura, elabora el formato de la acta de entrega-recepcin
en coordinacin con el Departamento Administrativo luego enva al
76
rea Especializada los activos junto con el pedido y la factura para su

validacin y elaboracin del dictamen.
3) El rea Especializada recibe los activos junto con el pedido y la

factura para su validacin y elabora el dictamen del activo y entrega el
activo al rea de Activo Fijo y/o Almacn junto con su dictamen.
4) Activos Fijos recibe el bien y el dictamen tcnico del rea

Especializada y entrega el activo al rea o persona solicitante quien
firma de recibido la hoja de recepcin conjunta enva memorando
luego al Departamento Administrativo encargado de adquisiciones.
5) El rea o persona solicitante recibe el activo y firma Hoja de

Recepcin conjunta
6) El Departamento Administrativo (Encargado de adquisiciones) recibe

hoja de recepcin conjunta.
7) Contabilidad enva a Activos Fijos memorando solicitando asignacin

de nmero de inventario, anexando copia de requisicin de compra,
pedido, factura, hoja de recepcin conjunta y nombre del custodio,
para su proceso de alta en la base de datos.
8) Activos Fijos recibe y valida documentacin del rea de Contabilidad

copias de: Requisicin de compra (pedido ) factura, hoja de recepcin
77
conjunta, escrito de asignacin de equipo, verifica en el Departamento

de Administrativo (Personal) que el resguardante sea personal de
nmina, de acuerdo a la asignacin del rea administrativa o docente
en que se encuentre fsicamente el activo fijo, se procede a generar el
nmero de inventario en la base de datos del rea de Activo Fijo y
aviso de alta, enva a Contabilidad del aviso de alta para su ingreso y
control en la base de datos correspondiente.
9) Almacn recibe de Activo Fijo el aviso de alta para el ingreso y

control en su base de datos.
10) Activos Fijos elabora documento que responsabiliza a custodio y

etiquetas de los activos, marca fsicamente el activo y solicita firma
del custodio correspondiente.
11) rea solicitante recibe documento que responsabiliza con dos copias,
vlida datos y firma de conformidad y entrega el acta firmada con una
copia y conserva otra.
12) Activos Fijos recibe documento firmado (original y copia), separa

documentacin para Contabilidad y archivo, elabora memorando para
entregar los registros de altas a Contabilidad.
13) Contabilidad recibe el memorando con el alta original del activo para
su contabilizacin y archivo.
78
14) Activos Fijos archiva, en numeracin consecutiva, las copias de avisos

de altas de activo fijo junto con copias de: requisicin de compra,
pedido, factura, hoja de recepcin conjunta, dictamen tcnico del rea
especializada en su caso, memorando de asignacin de equipo y
documento firmado, solicita a Contabilidad la hoja de capitalizacin
de activos, tanto de recursos propios como fiscales, correspondientes
al ejercicio.
15) Contabilidad recibe solicitud y enva hoja de capitalizacin de activo

fijo.
16) Activos Fijos recibe de Contabilidad la hoja de capitalizacin, tanto de

recursos propios como fiscales.
17) Activos Fijos concilia los avisos de alta de activos fijos con las hojas
de capitalizacin recibidas enva el resultado de las conciliaciones y la
distribucin contable de activos a Contabilidad y a la Direccin de
Finanzas de la Fuerza Terrestre.
18) Contabilidad
contabilizar,
mensualmente,
realiza
las
depreciaciones
se
previa constatacin del cuadre de las cuentas y
distribuye la inversin por rea administrativa y docente.
19) Activos Fijos archiva conciliaciones
79
Colegio Militar N11 Hroes del Cenepa

Mera-Pastaza
Av. Luis A. Martnez Km 11/2 va a Baos
s/n
Telef. (593) 32790119
GOBIERNO NACIONAL
DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE RECEPCION Y

CODIFICACION DE ACTIVOS FIJOS
Departamento
Administrativo
Activo Fijo
Almacn
rea
Especializada
Solicitante
Contabilidad
Inicio
1
Enva copia de
documentos
Recibe copia de
documentos
-Recibe activo y
copia de factura
-Valida el activo
-Elabora hoja de
recepcin conjunta
-Firma de hoja de
recepcin conjunta.
-Envo del activo,
pedio y factura para
validacin al rea
especializada
Recibe copia de
documentos
-Recibe activo y
copia de factura
-Valida el activo
-Elabora hoja de
recepcin conjunta
-Firma de hoja de
recepcin conjunta
-Envo del activo,
pedido y factura
para validacin al
rea especializada
Recibe activo y el
dictamen tcnico
Entrega el activo
al rea solicitante y
firma la hoja de
recepcin conjunta
-Envo de hoja de
recepcin conjunta
al rea de
adquisiciones
Recibe activo y el
dictamen tcnico
Entrega el activo
al rea solicitante y
firma la hoja de
recepcin conjunta
-Envo de hoja de
recepcin conjunta
al rea de
adquisiciones
Valida
y
recibe activo y
firma la Hoja
de Recepcin
conjunta
Recibe activo,
pedido, factura del
activo
-Elabora dictamen
tcnico del activo
-Entrega el activo y
dictamen tcnico
del mismo
Recibe hoja de
recepcin
conjunta
80
Departamento
Administrativo
Activo Fijo
Almacn
rea
Especializada
Solicitante
Contabilidad
Recibe y valida
documentacin
-Verifica que sea
personal de nomina
-Genera nmero de
inventario y aviso
de alta en la base de
datos
-Emite alta y
documento de
custodio
-Enva aviso de alta
Enva memorando
solicitando
asignacin
de
nmero
de
inventario
Recibe aviso de alta

-Etiqueta el activo
-Solicita firma del
custodio.
11
10
Elabora documento
y etiquetas de
activos
-Etiqueta el activo
-Solicita firma del
custodio
12
Recibe documento
firmando.
-Separa documentos
para contabilidad y
archivo.
-Elabora
memorando con
avisos de altas
Recibe documento.
-Entrega documento
firmado
12
Recibe resguardo
firmando.
-Separa documentos
para contabilidad y
archivo.
-Elabora
memorando con
avisos de altas
13
Recibe memorando
con avisos de altas
14
Archiva aviso de
alta.
-Solicita hoja de
capitalizacin de
activos de
recursos propios y
fiscales.
81
Departamento
Administrativo
Activo Fijo
Almacn
rea
Especializada
Solicitante
15
16
Contabilidad
Recibe solicitud y
enva hoja de
capitalizacin
Recibe de
Contabilidad la hoja
de capitalizacin,
tanto de recursos
propios como
fiscales
17
Concilia los avisos

de alta de activos
fijos recibidas enva
el resultado de las
conciliaciones y la
distribucin
contable de activos
a Contabilidad y a
la Direccin de
Finanzas de la
Fuerza
19
18
Mensualmente,
realiza las
depreciaciones y se
contabilizar,
previa constatacin
del cuadre de las
cuentas y distribuye
la inversin por
rea administrativa
y docente.
Archiva
Fin del
Proceso
82
4.2.3 PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FSICO.
4.2.3.1 OBJETIVO
Verificar fsicamente los activos de la institucin para llevar un control de

los mismos sobre su ubicacin y custodio.
4.2.3.2 ALCANCE
En las constataciones fsicas intervendrn al menos el funcionario

designado y el custodio del bien.
4.2.3.3
RESPONSABILIDADES.

procedimiento es responsabilidad de la unidad de activos fijos y de los
custodios.
Previa a la realizacin
de la toma fsica el Jefe Financiero o
mxima autoridad solicitar proceder a realizar una toma fsica de

los bienes para lo cual la encargado de activos fijos:
83
Informar por escrito el inicio del proceso y solicitar que los

custodios permanezcan en su sitio de trabajo y autoricen que se
abran muebles a fin de constatar equipos pequeos.
4.2.3.5 DESCRIPCIN.
1)
El Jefe Financiero enva un memorando a la Encargada de Activos

Fijos informando que se proceder a realizar una constatacin
fsica de los bienes.
2)
Jefe Financiero informa a Rector que se proceder a realizar una

constatacin fsica de los bienes para lo cual solicita nombre un
delegado para que proceda a la verificacin de los bienes.
3)
Rector nombra a la comisin que estar integrado por Jefe

Financiero, Tesorero y un Delegado del seor Rector.
4)
Mediante memorando se solicitar a la encargada de activos fijos

que proporcione la informacin terica de la base de registro de los
bienes y de sus custodios.
5)
Las personas designadas constatan fsicamente los activos que se

hallan en poder de todos los custodios responsables para lo cual se
enva un memorando a los custodios indicando que se proceder a
realizar una toma fsica por lo que debern permanecer en sus
84
lugares de trabajo y si es del caso ordenar el sitio de trabajo para

optimizar el mismo.
6)
Las personas designadas elaboran las Notas de Constatacin Fsica

utilizando el formato en el que consta: (Anexo 6)
Detalle de activos fijos existentes segn inventario.
Detalle de activos fijos existentes que no constan en el

inventario.
7)
Detalle de activos fijos faltantes segn inventario.
Detalle de activos fijos obsoletos, en desuso e inservibles.
El responsable de activos fijos confronta con la informacin

terica, y si se detectan bienes no registrados se procede con el
levantamiento de los datos del bien y se elabora el acta de entrega recepcin, una copia se entrega al usuario, otra copia forma parte
del respaldo de la toma fsica y con el original el encargado de
activos fijos actualiza la base de registro de activos fijos.
8)
Independientemente de la toma fsica anual, la unidad de activos

fijos realizar peridicamente controles a los bienes, cuando
considere pertinente o por orden superior.
9)
Durante la constatacin fsica no se autorizarn traspasos o salidas

de bienes. Se exceptuarn casos especiales aprobados por el Jefe
Administrativo.
85
10)
No se realizar la constatacin de bienes sin la presencia del

custodio. En caso de ausencia se elaborar un listado para realizar
una toma posterior tan pronto como sea factible.
86

Mera-Pastaza
Av. Luis A. Martnez Km 11/2 va a Baos s/n
Telef. (593) 32790119
GOBIERNO NACIONAL
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE INVENTARIO FISICO

Jefe Financiero
1
Activo Fijo
Rector
Delegado
Tesorero
Custodios
Inicio
Enva
memorando
informando que
se proceder a
realizar
una
constatacin
fsica de los
bienes.
Solicita a rector
que nombre un
Recibe copia de
documentos
Recibe copia de
memorando
y
designa
la
comisin
y
delegado
Recibe
memorando
del
Rector informando
que forma parte de
la comisin de
constatacin fsica
Recibe
memorando
del
Rector informando
que forma parte de
la comisin de
constatacin fsica
Recibe memorando
para que integre
comisin
de
constatacin
y
nombrando como
responsable
del
trabajo
Recibe activo,
pedido, factura del
activo
-Elabora dictamen
tcnico del activo
-Entrega el activo
y dictamen tcnico
del mismo
4
4
Enva memorando
solicitando
informacin terica
de la base de
registros de bienes y
sus custodios.
Recibe
memorando de
solicitud
de
informacin.
87
Jefe Financiero
Activo Fijo
Rector
Delegado
Tesorero
Custodios
Confronta con la
informacin terica,
y si se detectan
bienes
no
registrados
se
procede con el
de
levantamiento
los datos del bien y
se elabora el acta de
entrega - recepcin,
una copia se entrega
al custodio.
Con una copia se
actualiza la base de
registro de activos
fijos
Reciben
memorando
sobre
la
constatacin
fsica
Se procede a
validar
la
informacin
terica con la
fsica (Anexo 5)
Recibe acta de
entrega
recepcin
del
bien
Archiva
Fin del
Proceso
88
4.2.4 PROCEDIMIENTO DE REPOSICIN DE BIENES SUSTRAIDOS

O PERDIDOS
4.2.4.1OBJETIVO.
Reponer el valor total de los bienes sustrados o perdidos.
4.2.4.2ALCANCE.
Participan en el presente procedimiento el personal de activos fijos, un

delegado de la oficina de contabilidad y los custodios.
4.2.4.3RESPONSABILIDADES.

procedimiento es responsabilidad de la unidad de activos fijos,
contabilidad y de los custodios.
4.2.4.4DESCRIPCIN.
1)
El custodio del bien faltante debe informar inmediatamente el

acontecimiento
mediante
memorando,
en
que
describe
las
circunstancias del hecho, a la mxima autoridad administrativa, a la

unidad de activos fijos, y al Jefe Administrativo para que notifique a
la aseguradora.
89
2)
En caso de robo o hurto de un activo fijo (no de bienes sujetos de

control) el encargado de activos fijos coordina y colabora con el
Departamento Administrativo para formular la denuncia respectiva.
La denuncia es presentada en el lugar de los hechos por la mxima
autoridad del Colegio.
3)
El encargado de activos fijos certificar la posesin legal del bien

con la copia de la factura, o con el acta de entrega - recepcin en
caso de que el bien haya sido donado a la institucin, para proceder
con la denuncia legal y con el reclamo a la aseguradora (en el caso
de estar asegurado).
4)
El reclamo al seguro se lo realiza inmediatamente de ocurrido el

hecho en base a la documentacin disponible ese momento. La
justificacin completa se debe enviar dentro del plazo que estipula la
pliza.
5)
La aseguradora recibe el reclamo por el bien perdido o sustrado para

que se proceda a reponer el valor.
6)
El encargado de activos fijos, dar de baja el bien en la base de

registro de activos fijos y contabilidad, registra el valor a cuentas por
cobrar del custodio
mercado.
en el sistema de contabilidad al valor del
Contabilidad acreditar el valor recibido de la
90
aseguradora a la cuenta por cobrar del custodio. Si el valor

reconocido es parcial o cero, la diferencia es descontada al custodio
o se exige la reposicin del bien.
7)
Cuando se emita el fallo dentro del juicio implantado por la

sustraccin, y este libera de culpabilidad al custodio, se le reintegrar
el valor descontado o el bien repuesto.
8)
Es responsabilidad del custodio el seguimiento de la denuncia. Podr

solicitar el apoyo del rea jurdica de la Brigada.
91

Mera-Pastaza
Telef. (593) 32790119
GOBIERNO NACIONAL
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE REPOSICIN DE BIENES

Custodio Bien
Rector
Activos Fijos
Departamento
Administrativo
Contabilidad
Aseguradora
Inicio
1
Informa del bien

faltante
mediante
memorandos obre el
hecho acontecido
1
1
Recibe informe
sobre el bien
perdido
Recibe informe
sobre el bien
perdido
Formula
denuncia ante
las autoridades
competentes en
el lugar del
hecho
3
Certifica
la
posesin legal del
bien con la factura
o acta de entrega recepcin en caso
de que el bien
haya sido donado
a la institucin,
para proceder con
la denuncia legal
y con el reclamo a
la aseguradora (en
el caso de estar
asegurado).
Recibe
memorando
descuento o
solicita
reposicin
bien.
de
se
la
del
El encargado de
activos fijos, dar
de baja el bien en la
base de registro de
activos fijos.
Recibe informe
sobre el bien
perdido
Formula
denuncia ante
las autoridades
competentes en
el lugar del
hecho
Presenta
el
reclamo
inmediatamente
con
la
documentacin
disponible en ese
momento
Recibe reclamo del

bien perdido para
que
proceda
a
reponer el valor
Contabilidad,
registra el valor
a cuentas por
cobrar
del
custodio en el
sistema
de
contabilidad al
valor
del
mercado.
Acepta el valor
del
reclamo
por el bien
perdido
y
realiza
transferencia
Recibe acreditacin
de la aseguradora y
contabiliza a la
cuenta por cobrar
del custodio. Si el
valor reconocido es
parcial o cero, la
es
diferencia
descontada
al
custodio o se exige
la reposicin del
bien
92
Custodio Bien
Rector
Activos Fijos
Departamento
Administrativo
Contabilidad
Aseguradora
Deber
estar
pendiente sobre
fallo judicial para
lo cual puede
solicitar apoyo
jurdico de la
Brigada
Recibe
fallo
judicial sobre la
prdida el bien el
mismo que puede
ser a favor o en
contra.
Elabora
memorandos de
fallo judicial
Recibe
memorando
sobre
fallo
judicial
Recibe
memorando
sobre
fallo
judicial
Enva informe y
memorando
sobre
fallo
judicial
Archiva
Fin del
Proceso
93
4.2.5 PROCEDIMIENTO DE TRASPASO, ENTREGA Y CAMBIO DE

RESPONSABLES
4.2.5.1OBJETIVO.
Mantener un control sobre los activos de la institucin y sus custodios, y

registrar los cambios efectuados en el momento que se produzcan.
4.3.5.2ALCANCE.
Participan en el presente procedimiento el personal de la unidad de activos

fijos y los custodios.
Este procedimiento tambin aplica a los bienes sujetos de control.
4.2.5.3RESPONSABILIDADES.

procedimiento es responsabilidad de la unidad de activos fijos y de los
custodios.
4.2.5.4NORMAS GENERALES.
Todos los custodios son responsables de elaborar las actas de entrega recepcin cuando los bienes vayan a ser movilizados de su lugar
habitual de trabajo, o entregados a otro custodio.
94
5.2.5.5DESCRIPCIN.
1) El custodio del bien
elabora y hace firmar el acta de entrega
recepcin y obtiene la firma del nuevo custodio, firma la encargada

de activos fijos para que se actualice la base de registro. Sin la firma
del encargado de activos fijos el acta no se considera vlida.
2) Una vez firmadas las actas de entrega - recepcin el encargado de

activos fijos procede a numerarlas, actualiza en la base de registro de
activos fijos y archiva el original. Las copias son entregadas a quienes
intervienen en el traspaso para su respaldo.
3) El custodio que realice o permita el traspaso de un bien a su cargo sin

el acta de entrega - recepcin debidamente firmada continuar como
responsable del bien.
NOTA:
Si el bien debe salir del edificio donde se encuentra, el custodio debe
llenar el acta de salida temporal para responder por el buen uso del
mismo. (Anexo 4)
95

Mera-Pastaza
Telef. (593) 32790119
GOBIERNO NACIONAL
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO TRASPASO, ENTREGA Y

CAMBIO DE RESPONSABLES
Custodio Bien
Activos Fijos
Inicio
Nuevo Custodio
Recibe acta para

hacerse cargo del
bien y firma
Elabora el acta de
entrega recepcin la
firma y enva a
nuevo custodio
2
Recibe
acta
firmada por las
dos personas y
procede
a
firmar
El acta firmada
la enumera
segn orden
secuencial
Ingresa en el
sistema
de
Activos
Fijos
para actualizar
los registros.
Archiva
una
copia del acta y
una copia las
enva a los que
intervinieron en
el traspaso
Recibe
acta
firmada y archiva
Recibe
acta
firmada
y
legalizada
hacindose cargo
del bien
Archiva una
copia
Fin del
Proceso
96
4.2.6
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS
4.2.6.1 OBJETIVO.
Depurar los bienes de la institucin de manera que sean eliminados de los

registros los bienes obsoletos y los que no contribuyen al buen
funcionamiento de la misma.
4.2.6.2 ALCANCE.
Participa en el presente procedimiento una comisin asignada por el

Rector para dar de baja y destino final del bien.

procedimiento es responsabilidad de la comisin asignada por el Rector.
Para tramitar la baja definitiva de los bienes muebles se deber contar con
el dictamen de no utilidad del bien.
El encargado de Activos Fijos a travs del Departamento Financiero

tramitar a peticin del custodio la baja de bienes muebles en los dos
siguientes supuestos.
97
Cuando el bien mueble, por su estado fsico o cualidades tcnicas, no

resulte til o funcional o ya no se requiera para el servicio al cual se
destin.
Cuando el bien mueble de que se trate se hubiere extraviado, robado,

accidentado o destruido.
El Departamento Financiero ser responsable de elaborar un dictamen de

todo bien mueble que haya sido puesto a disposicin por parte de la
Encarga de Activos Fijos y las reas o Unidades Administrativas del
Colegio Militar.
4.2.6.5 DESCRIPCIN.
1)
Activos Fijos informa con el detalle de bienes obsoletos, en desuso e

inservibles, resultante de la toma fsica, y presenta a consideracin
del Jefe Financiero quien puede solicitar por escrito al Rector se
inicie el proceso de baja de bienes de la institucin, que segn su
criterio sean obsoletos y no son de utilidad para las actividades que
se cumplen.
2)
El Rector designar una comisin, no podr formar parte
el
responsable de la custodia de estos bienes, para que realice la

inspeccin y sugiera la modalidad de a seguir, que puede ser:
98
Venta.- Para el caso de bienes que pueden ser de utilidad para

terceros.
Donacin. Para el caso de bienes que pueden ser de utilidad para

terceros y no son susceptibles de venta.
Demolicin.- para bienes inmuebles obsoletos.
Destruccin.- para los bienes muebles considerados obsoletos.
Todas estas modalidades se sujetarn a lo establecido en el

Reglamento General de Bienes del Sector Pblico.
3)
Una vez que se cuente con toda la documentacin requerida se

remitir el acta a la Direccin de Finanzas de la F.T. para que
autorice la baja de los bienes, para lo cual enviar la autorizacin de
baja y enviar dos delegados para que se proceda con la solicitud.
4)
La Direccin de Finanzas de la F.T enviar un memorando indicando

el da, hora y los delegados que vendrn a realizar el proceso de baja
del bien, el encargado de activos fijos y los funcionarios delegados
realizarn ya sea la venta, donacin, demolicin o destruccin de los
bienes, y se elaborar el acta de entrega - recepcin o de destruccin
segn sea el caso.
5)
Una vez realizada la baja del bien los delegados remitirn el acta de
baja del bien firmada y legalizada.
99
6)
Se recibe el acta del bien y la encargado de activos fijos en base a

estas actas, procede a dar de baja en la base de registro de activos
fijos y a su vez se enva una copia del acta para que contabilidad, la
misma que realizar el asiento contable respectivo. Tambin
notificar al responsable de seguros para el correspondiente trmite.
100

Mera-Pastaza
Telef. (593) 32790119
GOBIERNO NACIONAL
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE BAJA DE BIENES

Activos Fijos
Inicio
Jefe Financiero
Rector
Comisin
Direccin de
Finanzas F.T
Contabilidad
Enva memorando
con el detalle de
bienes obsoletos, en
desuso
e
inservibles,
resultante de la
toma fsica
Recibe
memorando
y
detalle de bienes
en desuso o
inservibles
1
1
Remite informe y
oficio solicitando
se proceda con el
proceso de baja
de bienes
Recibe informe y
oficio para el
inicio del proceso
de baja de bienes
2
2
Designa
comisin para
lo cual redacta
memorando de
designacin
Comisin recibe
memorando de
designacin.
Comisin
realiza
inspeccin
y
sugiere proceso
a seguir que
puede ser:
Venta
Donacin
Demolicin
Destruccin
Recibe acta para

baja de bienes.
Designa
dos
delegados para
que proceda a
dar de baja los
bienes
Comisin
redacta acta para
baja de bienes
Recibe oficio de
DDFT e informa
a la Comisin
con memorando
Enva
oficio
indicando
nombre
de
delegados, fecha
y hora para que
todo est listo
101
Activos Fijos
Jefe
Financiero
Rector
Recibe
memorando
informando
el
da que viene los
delegados
Comisin
Direccin de
Finanzas F.T
Contabilidad
Recibe
memorando
informando
el
da que viene los
delegados
Los Delegados
emiten
un
informe y las
actas
para
legalizar
las
mismas
Los Delegados
proceden a dar de
baja los bienes
5
5
Recibe actas y
da de baja los
bienes y archiva
una copia
Recibe
actas
firmadas y con
memorando indica
que se de baja en
la base de activos
fijos
y
en
contabilidad
Legalizan las
actas y envan
al Comil-11
Recibe actas
legalizadas y
firmadas
y
elabora
memorando
para que se
proceda
al
registro
Recibe
acta
y
contabiliza
en
sistema para dar de
baja
Archiva
una
copia del acta
Fin del
Proceso
102
4.3
ORGANIZACIN
ESTRUCTURAL
DEL
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
JEFE FINANCIERO
PRESUPUESTOS
CONTABILIDAD
ACTIVOS FIJOS
TESORERIA
AUX. TESORERIA
AUX.
CONTABILIDAD
Fuente: La Autora
103
4.4
ORGANIGRAMA POSICIONAL
ACTIVOS FIJOS ORGANIGRAMA POSICIONAL
JEFE FINANCIERO
CONTADOR
ENCARGADO
ACTIVOS FIJOS
104
4.5.2
DESCRIPCIN DE FUNCIONES POR CARGO
Nombre de la posicin:
Encargado de Activos Fijos
Reporta a:
Contador
Funcin bsica:
Administrar y controlar la utilizacin efectiva y econmica de los recursos y
materiales, as como la custodia y preservacin de los mismos.
Responsabilidades:
Codificar cada una de las nuevas adquisiciones y hacer formal y legalmente

la entrega a cada usuario mediante el acta entrega recepcin inicial.
Ingresar y mantener actualizado los Activos Fijos del Colegio Militar en el

Sistema Computarizado de la Fuerza Terrestre en el mdulo de Activos
Valorados y en los activos no considerados como tales en el mdulo de
estados internos valorados.
Custodiar la documentacin correspondiente a las actas entrega recepcin de

cada uno de los funcionarios.
Realizar actas entrega de nuevos bienes a los funcionarios.

105
Mantener una base actualizada de activos con sus respectivos responsables.
Hacer toma fsica de inventarios en forma peridica para efectos de

identificacin.
Tramitar los procesos de donacin y baja de inventarios cuando fuere el caso.
Tramitar ante el Departamento Administrativo para dar mantenimiento a los

bienes muebles, vehculos, maquinaria etc.
Recuperar y mantener en ptimas condiciones de empleo y utilizacin los

bienes bajo su responsabilidad verificando su codificacin al momento de su
recepcin.
Controlar que la ubicacin fsica de los bienes est acorde con la estructura
orgnica del Colegio Militar asegurando su recepcin con sus respectivos
recibos de los usuarios directos de los bienes.
Cumplir y hacer cumplir las disposiciones del Reglamento General de Bienes

del Sector Pblico, en lo que se refiere al destino, utilizacin, prdida y
reposicin de los bienes as como los procedimientos establecidos en el
Manual de Administracin y control de Activos Fijos del sector pblico.
106
4.6
TRANSACCIONES
TIPO
DE
ADQUISICION,
BAJA,
DEPRECIACION, TRASPASO DE CUSTODIO
Cdigo
Detalle
Debe
Haber
Asociacin
Presupuestaria
Se adquiere un computar Core 2 Duo 2.4

GHZ maimbord intel 26 de memoria Ram
disco duro de 320GB Factura No. 0099348
en $750, 00 dlares, el 24 de diciembre del
2008 a POINT TECHNOLOGY
Devengado
1410107 Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos
750,00
2138401 Retencin 1% Impuesto a la renta

Cuentas por Pagar Inversin en Bienes de
2138411 Larga Duracin
En el momento del pago
Cuentas por Pagar Inversin en Bienes de
2138411 Larga Duracin
Bancos (Anexo No. 11)
11115
2
Mediante trmite realizado al Ministerio de
Defensa y bajo su autorizacin se da de baja
una impresora marca EPSON F10
MULTIPASS automtica de color crema
color celeste por encontrarse en mal estado
6110101 Patrimonio Gobierno central
1419907 Depreciacin acumulada
1410107 Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos
3
Mediante memorando la Sra. encargada de
Activos Fijos notifica la prdida de un
escrito que est bajo la responsabilidad de la
Lcda. Sandra Pesantes docente de la
institucin por lo que se determina
responsabilidad del custodio.
Cuentas por Cobrar funcionario
11327
113271 Sandra Pesantes
1410103 Mobiliario
7,50
742,50
742,50
742,50
51,66
103,34
155,00
120,00
141010301 Escritorio de color caf con gaveta de metal

4
Depreciacin de computador adquirido el 24
de diciembre del 2009 se deprecia al 31 de
diciembre del 2009.
6385107 Depreciacin Bienes informticos
Depreciacin Acumulada equipos y Paquetes
1419907 Informticos
840107
120,00
169.92
169.92
107
5
SEMOVIENTES
Se adquiere una ternera de raza
HOLSTEIN 5 meses de edad a la Hacienda
Santa Marta
1410512 Semovientes
2138401 Retencin 1% Impuesto a la renta
800,00
Cuentas por pagar inversin en bienes de larga

2138411 duracin
Pago
Cuentas por pagar inversin en bienes de larga
2138411 duracin
792,00
792,00
11115 Bancos
6
Depreciacin Bienes de Administracin
6385112 Semovientes
1419912 Depreciacin Acumulada Semovientes
840512
8,00
792,00
50,00
50,00
108
CAPITULO V
5.1.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1.1 CONCLUSIONES.
El presente trabajo tiene como objeto presentar algunas ideas prcticas

de control que pueda manejar el Colegio Militar para lograr una
administracin eficaz de los bienes el primer requisito es conocer
tanto la forma en que se genera, la manera en que se aplica y el
destino adecuado que se le da.
Una institucin que se encuentre encaminada a la modernizacin,

necesita contar con manuales de procedimientos, ya que son
elementos del control interno, los cuales se crean para dotar de
informacin detallada, ordenada, sistemtica a los responsables y
personas inmiscuidas en las distintas actividades que se realizan en la
organizacin.
Actualmente, en el Colegio Militar No.11 Hroes del Cenepa del

Cantn Mera, no cuenta con un sistema o procedimientos que permita
un control eficiente sobre sus activos fijos, lo que ha provocado la
desviacin o el mal uso de stos desembocando en perjuicio
econmico para la institucin.
El desconocimiento que tienen la persona encarga de Activos Fijos y

los custodios de los mismos, no les exime de las responsabilidades.
El informe del examen especial practicado a las cuentas del Colegio

Militar emitido por la Inspectora de la Fuerza Terrestre con fecha 18
de Agosto del 2006 en el que indica que no existe un adecuado control
sobre los bienes de la institucin, ha sido el que ha dado inicio para el
desarrollo del presente manual.
109
La implementacin de nuevos procesos, que incluyan la recepcin,

codificacin, custodia, manejo responsable, actualizacin de saldos y
registros, tomas fsicas y baja de activos; garantiza la conservacin,
seguridad, mantenimiento de los bienes propiedad del Colegio Militar.
110
5.1.2. RECOMENDACIONES.
Con la culminacin del presente trabajo me permito recomendar:
El estudio de este manual para su aprobacin, implementacin y

difusin del manual de procedimientos para el control de activos fijos
en el Colegio Militar No.11 Hroes del Cenepa del Cantn Mera,
con la finalidad de salvaguardar los bienes de la institucin y de dar
cumplimiento a las normas legales vigentes.
Dentro de la difusin, es importante la capacitacin a todo el personal

involucrado, ya que los procedimientos actuales estn arraigados
desde hace mucho tiempo atrs.
El Colegio Militar deber dedicar esfuerzos a la implementacin de

sistemas de control interno, preparar manuales de procedimientos que
regulen las actividades que se cumplen, ya que dentro de toda
organizacin moderna, forman el pilar fundamental para el desarrollo
adecuado de las tareas, con eficiencia y eficacia, estableciendo
responsabilidades, generando informacin til y necesaria, que
permita tomar medidas de seguridad, control y autocontrol que
conlleven a la consecucin de los objetivos institucionales.
Se deber hacer evaluaciones permanentes de los procesos establecidos

en el presente manual con el propsito de realizar los correctivos
necesarios de acuerdo a las realidades existentes. Los usuarios del
manual tendrn a disposicin las modificaciones a los procesos o
anexos.
Con el propsito de evitar observaciones en las prximas revisiones de

la Contralora General del Estado, se deber aplicar lo establecido en
el presente manual, involucrando a todos los empleados y docentes del
instituto militar.
111
Con el uso del manual de procedimientos facilita proporcionar

informacin financiera confiable a las autoridades y tomar polticas
adecuadas.
112
ANEXOS
113
ANEXO No.1
GUA DE ENTREVISTA PARA FUNCIONARIOS DEL COLEGIO
MILITAR No. 11 HEROES DEL CENEPA
La aplicacin de la presente entrevista tiene como objetivo establecer los procedimientos

actuales que se aplican en el Colegio para la administracin, custodia, uso y control de
los activos fijos.
Nombre del entrevistado: ................................................................................
Cargo:.................................................................................................................
1.- Los activos fijos que actualmente estn a su cargo fueron entregados
mediante acta entrega recepcin?
SI
-----
NO
-----
Observaciones:.......................................................................................
...............................................................................................................
2.- Tiene conocimiento usted cual es el procedimiento a seguir en caso de

que se extrave algn bien a su cargo?
SI
-----
NO
-----
Observaciones:.......................................................................................
...............................................................................................................
114
3.- Los bienes que se encuentran registrados a su cargo, son los que estn
bajo su custodia actualmente?
SI
-----
NO
-----
POR QUE?......... .....................................................................................
.........................................................................................................
4.- Conoce la ubicacin fsica de todos los bienes que estn bajo su
responsabilidad?
SI
-----
NO
-----
Observaciones:.......................................................................................
...............................................................................................................
5.- Conoce que implicaciones podra tener en el caso de no informar de la

prdida de un bien que este bajo su responsabilidad?
SI
-----
NO
-----
Observaciones:.......................................................................................
...............................................................................................................
115
GUIA DE ENTREVISTA PARA PERSONAL ENCARGADO DEL

CONTROL Y REGISTROS DE ACTIVOS FIJOS COLEGIO MILITAR
No. 11 HEROES DEL CENEPA
La presente entrevista tiene por objeto determinar los procedimientos actuales que se
aplican en la institucin para la administracin, custodia, uso y control de los activos
fijos.
Nombre del entrevistado: ................................................................................

Cargo:.................................................................................................................
1.- Existe un inventario total, valorado de los activos fijos pertenecientes a
la institucin?
SI
-----
NO
-----
Observaciones:.......................................................................................
...............................................................................................................
2.- Se realizan peridicamente, constataciones fsicas de los activos fijos?
SI
-----
NO
-----
POR QUE?......... ......................................................................................
.........................................................................................................
116
3.- Existe en la actualidad algn tipo de sistema que permita la codificacin

para el control de activos fijos?
SI
-----
NO
-----
POR QUE?......... ....................................................................................
.........................................................................................................
4.-
Los
activos fijos se encuentran actualmente registrados en los
inventarios son los custodios respectivos actuales?
SI
-----
NO
-----
POR QUE?......... ................................................................................
117
ANEXO No.2
COLEGIO MILITAR No.11 HEROES DEL CENEPA
OFICINA DE ACTIVOS FIJOS

ACTA DE ENTREGA RECEPCIN DE BIENES MUEBLES
El Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa, entrega a .......... los
bienes objeto de la presente acta entrega-recepcin para uso y custodia, lo
siguiente:
CDIGO
DESCRIPCIN DEL BIEN
MARCA
Esta entrega recepcin se sujeta a las siguientes clusulas:

1.- Todos los bienes descritos en la presente acta a partir de la firma, estarn bajo
la responsabilidad, buen uso y cuidado de quien recibe.
2.- En caso de cambio o retiro, el custodio de los bienes deber elaborar un acta
entrega recepcin de descarga a nombre del jefe de la unidad o de la persona
autorizada para el retiro de acuerdo al formato establecido para ello, en tres copias
que presentar en el departamento de contabilidad (unidad de activos fijos) para
su actualizacin, registro y control.
3.- En caso de prdida comunicar del siniestro ocurrido, en forma inmediata
(dentro de las 48 horas siguientes) por escrito al departamento administrativo para
que realice la denuncia legal correspondiente y con el fin de que presente el
reclamo a la compaa de seguros, conforme lo establece el art. 77 del
Reglamento de Bienes del Sector Pblico.
En conocimiento de las clusulas descritas suscriben en acta en unidad de actos en
original y tres copias del mismo tenor.
En la ciudad de Mera,
-------------------------Nombre
Entregue Conforme
Encargada de Activos fijos
del ao.
---------------------------------Nombre
Recib Conforme
Departamento
118

ACTA DE ENTREGA RECEPCIN DE BIENES MUEBLES
El Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa, entrega a Lcda.
Leticia
Tacoaman los bienes objeto de la presente acta entrega-recepcin para uso y
custodia, lo siguiente:
CDIGO
DESCRIPCIN DEL BIEN
MARCA
A010U0040100088 Silla de metal con yute color gris
ATU

En la ciudad de Mera, 10 de Noviembre del ao 2009.
-------------------------Lcda. Margoth Escobar

Entregue Conforme
Encargada de Activos Fijos
-------------------------Lcda. Leticia Tacoaman

Recib Conforme
Contabilidad
119
ANEXO No.3

ACTA DE ENTREGA RECEPCIN DE BIENES ELECTRNICOS
El Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa del cantn Mera, entrega
alos bienes objeto de la presente acta entrega-recepcin para uso
y custodia , lo siguiente:
Cdigo
Descripcin Bien
Marca
Modelo
Serie

que realice la denuncia legal correspondiente y se presente el reclamo a la
compaa de seguros, conforme lo establece el art. 77 del Reglamento de Bienes
del Sector Pblico.
del ao.
-----------------------------------Nombre
Entregue conforme
Encargado Activos Fijos
-------------------------------------Nombre
Recib Conforme
Departamento
120

ACTA DE ENTREGA RECEPCIN DE BIENES ELECTRNICOS
El Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa del cantn Mera, entrega a Lcdo.
Caldern Oswaldo los bienes objeto de la presente acta entrega-recepcin para
uso y custodia, lo siguiente:
Cdigo
Descripcin Bien
Marca
Modelo
Serie
B04551050100001 Amplificador con salida para SHOW L.C.P
PS-360
dos micrfonos

que realice la denuncia legal correspondiente y se presente el reclamo a la
compaa de seguros, conforme lo establece el art. 77 del Reglamento de Bienes
del Sector Pblico.
En la ciudad de Mera, 10 de noviembre del ao 2009.
------------------------------Lcda. Margoth Esobar

Entregue conforme
-------------------------------------Lcdo. Oswaldo Caldern

Recib Conforme
Audiovisuales
121
ANEXO No.4
COLEGIO MILITAR NO. 11 HEROES DEL CENEPA

AF-001: AUTORIZACION DE SALIDA TEMPORAL DEL BIEN
COMIL-11
ORDEN DE SALIDA
DIA
MES
AO
RECTOR / JEFE ADMINISTRATIVO
SOLICITAMOS A USTEDES PERMITN LA SALIDA DEL ARTICULO QUE AL PORTADOR DEL

PRESENTE
C:
__________________________________________________________________________
SE LE HA AUTORIZADO DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE DESCRIPCION:
NOMBRE GENERICO
MOTIVO DE LA SALIDA:
NO. DE INVENTARIO
REPARACIN
MARCA
MANTENIMIENTO
MODELO
TRASPASO
COLOR
VENTA
NO. DE SERIE
PRESTADO
ASIGNACIN:
AREA DE ADSCRIPCION
DA
SOLICITANTE
NOMBRE Y FIRMA
MES
ACTIVOS FIJOS
NOMBRE Y FIRMA
RECTOR/ JEFE ADMINISTRATIVO

NOMBRE Y FIRMA
VIGILANTE EN TURNO
NOMBRE Y FIRMA
122
AO
COLEGIO MILITAR NO. 11 HEROES DEL CENEPA

AF-001: AUTORIZACION DE SALIDA TEMPORAL DEL BIEN
COMIL-11
ORDEN DE SALIDA
11
2009
10
DIA
MES
AO
RECTOR / JEFE ADMINISTRATIVO
SOLICITAMOS A USTEDES PERMITN LA SALIDA DEL ARTICULO QUE AL PORTADOR

DEL PRESENTE
C: 0602754160 Lina Machuca Peralta (Jefe Financiera del Comil-11)

_________________________________________________________________________
SE LE HA AUTORIZADO DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE DESCRIPCION:
NOMBRE GENERICO
MOTIVO DE LA SALIDA:
Impresora Deshjet HP
G08718010100002
REPARACIN
NO. DE INVENTARIO
HEWLETT PACKARD
MARCA
MANTENIMIENTO
840C
MODELO
TRASPASO
ABANO
COLOR
VENTA
ETUY110940
NO. DE SERIE
AREA DE ADSCRIPCION
Dao ocasionado por mal uso del

equipo
PRESTADO
ASIGNACIN:
DA
12
SOLICITANTE
NOMBRE Y FIRMA
MES
11
ACTIVOS FIJOS
NOMBRE Y FIRMA
RECTOR/ JEFE ADMINISTRATIVO

NOMBRE Y FIRMA
VIGILANTE EN TURNO
NOMBRE Y FIRMA
123
AO
2009
ANEXO No.5

COMIL-11

BASE DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
CODIGO
DETALLE DEL BIEN MARCA MODELO SERIE CUSTODIO DEPARTAMENTO
OBSERVACIONES
Nombre
Nota: Este formato ser elaborado en Excel el mismo que servir para llevar un
registro de todos los bienes que a la fecha existen as como tambin los nuevos
ingresos, como tambin su destino.
124

COMIL-11
BASE DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
CODIGO
DETALLE DEL BIEN MARCA
B020BA01010000 Retroproyector porttil de
1
dos lmparas
DALITTE
Impresora
Epson
G08718010100001 Multipass Automtica
CANON
G08722044000015 Monitor color negro
Sanzung
MODELO
SERIE
L.C.P
PS-6788
F10
SVGA
CUSTODIO
Oswaldo Caldern
LZK20232 Lina Machuca

551
Ing. Richar Salazar
DEPARTAMENTO
OBSERVACIO
NES
Audiovisuales
Financiero
Laboratorio de Computo
Nombre
125
ANEXO No.6

NOTAS PARA EL INVENTARIO FISICO
Mera a..De.De 20
LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO ------------------------DEPARTAMENTO---------------------------------AREA---------------------------------PISO---------------------------RESGUARDANTE/CUSTODIO---------------------------------------------------------------------------------------------
DESCRIPCION DEL BIEN
No. INVENTARIO
COMENTARIOS/SOLUCIONES
RESPONSABLES DEL LEVANTAMIENTO FISICO------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ENCARGADO DEL INVENTARIO-------------------------------------------------------------------------------------
Nombre
Delegado Constatacin Fsica
Nombre
Delegado Constatacin
Fsica
Nombre
Custodio del Bien
126
INSTRUCTIVO DE LLENADO
TITULO.- Notas para el Inventario Fsico
OBJETIVOS DEL REGISTRO.- Identificar y registrar los bienes que aparecen

en el resguardo y que por alguna razn no se encentran en el espacio fsico al que
estaban asignados y bajo la custodio del empleado responsable, que no estn
registrados con el cdigo, el estado fsico. Adems de anotar los comentarios
pertinentes y la solucin dada en cada caso.
RESPONSABLES DE SU LLENADO.- Responsables del levantamiento de
inventario.
FORMA DE LLENADO.- Manual
DESCRIPCION DE LLENADOS DE ELEMENTOS

ID.
ELEMENTO
DESCRIPCION
Fecha
Das, mes y ao de elaboracin
Levantamiento de inventario
Rectorado
rea
Piso
Ao o ejercicio al que corresponde el

levantamiento de inventario
Departamento al que se encuentra adscrita
que tiene adjudicado el bien
rea a la que se encuentra adjudicado el
bien
Ubicacin fsica del bien
Resguardante
Nombre y cargo del custodio
Descripcin
Nmero de Inventario
Comentarios/ Solucin
Caractersticas fsicas del bien de acuerdo al

acta
Numero del inventario y que se encuentra
registrado en el cdigo
La solucin y aclaracin a la que lleg
10
Responsables
11
Custodio
Nombre de las personas encargadas del

levantamiento fsico
Nombre y firma del custodio del bien
127
ANEXO No. 7
COLEGIO MILITAR No. 11 "HEROES DEL CENEPA"
DEPARTAMENTO FINANCIERO
COMIL-11
CUENTA.
FECHA DE ADQUISICIN
SUBCUENTA.
PROVEEDOR
CUSTODIO
PORCENTAJE DE DEPRECIACION...
DETARTAMENTO..
VIDA UTIL
CODIGO...
MARCA Y SERIE.
Fecha de Registro
Descripcin
Perodo
Valor de Adquisicin Depreciacin
Valor en Libros
128
ANEXO No.8

ACTA DE ENTREGA RECEPCIN VEHICULOS
El Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa del Cantn Mera, entrega a.
los bienes objeto de la presente acta entrega-recepcin para uso y custodia, lo
siguiente:
Cdigo
Descripcin Bien
Marca
Modelo
Serie
Placa

* En listado adjunto se detalla accesorios por vehculo.
..
Nombre
Entregu Conforme
Encargado activos fijos
del ao.
.
Nombre
Recib conforme
Departamento
129

ACTA DE ENTREGA RECEPCIN VEHICULOS
El Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa del Cantn Mera, entrega a Sgop.
De Transp. Mario Sampedro los bienes objeto de la presente acta entregarecepcin para uso y custodia, lo siguiente:
Cdigo
Descripcin Bien
Marca
Modelo
B06013010110 Camioneta 4x2 color MAZDA 2009
0002
rojo
Serie
Placa
AFEBD FTE 3848
318394

* En listado adjunto se detalla accesorios por vehculo.
En la ciudad de Mera, 10 de noviembre del ao 2009.
------------------------------Lcda. Margoth Esobar

Entregue conforme
--------------------------------------
Sgop. De Transp. Mario Sampedro

Recib Conforme
Transportes
130
ANEXO No. 9

COMIL-11
AF-005: TRASPASO DE CUSTODIO
Movimiento de: a c t i v o s f i j o s
TRASPASO DE CUSTODIO
________________________________________________________________
DESCRIPCION
DEL
ACTIVO
No. INVENTARIO
SERIE
UBICACIN:
EDIFICIO Y PRIVADO
En caso de robo, perdida o extravo turnar copia de este documento, anexado un memorndum,
al rgano Interno de Control, para su informacin y seguimiento.
FECHA:___________________________
OBSERVACIONES:
___________________________________________________________________________________________________
__________________________________
NOMBRE Y FIRMA DEL CUSTODIO
______________________
NOMBRE Y FIRMA DE LA PERSONA

QUE RECIBE Y CUSTODIA EL ACTIVO
______________________
131
COLEGIO MILITAR NO.11 HEROES DEL CENEPA

AF-005: TRASPASO DE CUSTODIO
COMIL-11
Movimiento de: a c t i v o s f i j o s
TRASPASO DE CUSTODIO
Sra. Mara Eugenia Castro traspasa a Lcda. Carmen Sols
_______________________________________________________________
DESCRIPCION DEL
ACTIVO
Silln de madera tipo
Gerente con garruchas y
tapizado estampado
No. INVENTARIO
A010T4010100001
SERIE
S/N
UBICACIN:
DEPARTAMENTO Y/ AREA
Biblioteca
En caso de robo, perdida o extravo turnar copia de este documento, anexado un memorndum,
al rgano Interno de Control, para su informacin y seguimiento.
FECHA: Mera 11 de noviembre del 2009
___________________________
OBSERVACIONES: El Bien se encuentra en perfecto estado de funcionamiento
___________________________________________________________________________________________________
__________________________________
NOMBRE Y FIRMA DEL CUSTODIO
NOMBRE Y FIRMA DE LA PERSONA

QUE RECIBE Y CUSTODIA EL
ACTIVO
______________________
Sra. Mara Eugenia Castro
___________________________
Lcda. Carmen Sols Pesantes
132
ANEXO No. 10

AF-007: CARTA DE NO ADEUDO
COMIL-11
NOMBRE
JEFE DE RECURSOS HUMANOS
Por medio del presente me permito hacer constar, que a la fecha el (la)
C.__________________________
quien
vena
desempeando
las
funciones
de:
_____________________________________________, No adeuda ningn bien de activo fijo a
esta rea.
Para los fines que haya lugar se expide la presente a los _____de ______de____.
ATENTAMENTE
-------------------------------NOMBRE
REA DE ACTIVO FIJO
Y/ ALMACN
133
ANEXO No. 11
134
135
136
BIBLIOGRAFA.
ACHIG, Lucas,
Metodologa de la Investigacin Social,
2 Edicin,
Cuenca Ecuador 1998.
COLEGIO MILITAR No.11 HEROES DEL CENEPA, Plan Estratgico,

2007.
CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO, Normas De Control

Interno, R.O. Ed. Especial 6, 10-Oct.2002.
CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO, Ley Orgnica de

Administracin Financiera y Control y su Reglamento, Ediciones Legales,
2006.
CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO, Reglamento General de

Bienes del Sector Pblico, Ediciones Legales, 2006.
CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO, Reglamento de Control

Administrativo de los Bienes no Considerados Activos Fijos,
Ediciones
Legales, 2006.
INSPECTORIA GENERAL DE LAS FUERZAS ARMADAS, Informe de

Examen Especial, 2006.
FONATUR-BMO, Manual de Normas y Procedimientos Sobre el Control

de Activos Fijos, Octubre 2004.
NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD,
Fudelco, Quito,
1999.
SERVICIO DE RENTAS INTERNAS, Reglamento para la Aplicacin de

la Ley Orgnica de Rgimen Tributario Interno, Ediciones Legales, 2008.
137
WEBGRAFIA
http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm
http://www.ilustrados.com/publicaciones/epyauvvvykvbljmjtc.php
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm
138
GLOSARIO DE TERMINSO
AMPLI (AMP). Son aquellas reformas que hacen aumentar los montos
totales o techos del presupuesto inicial sin que necesariamente a otra
institucin se deba aumentarla para compensar
CEDE. Comando de Educacin y Doctrina del Ejrcito
DISEO CURRICULAR. La Educacin se interesa por los cambios en

el rendimiento o en la conducta de los estudiantes, la conducta que
esperamos pueden ser especificadas previamente, por lo tanto la enseanza
se debe conocer que cambios estamos tratando de producir en la conducta
de los alumnos
DISMI/DIS. Este tipo de reforma permite disminuir los montos totales del
presupuesto inicial sin que necesariamente a otra institucin se deba
disminuirla/aumentarla para compensar.
EDUCACION. Es un proceso de socializacin y endoculturacin de las

personas a travs del cual se desarrollan capacidades fsicas e intelectuales,
habilidades, destrezas, tcnicas de estudio y formas de comportamiento
ordenadas con un fin social (valores, moderacin del dilogo-debate,
jerarqua, trabajo en equipo, regulacin fisiolgica, cuidado de la imagen,
etc.).
eSIGEF. Sistema de Administracin y Gestin Financiera, todas las

entidades que conforman el Gobierno Central utilizan este sistema
financiero el mismo que est administrado por el Ministerio de Finanzas.
INTRA1. Son reformas presupuestarias que solicita la Institucin y lo

aprueba la Subsecretara de Presupuestos y no afectan los presupuestos
institucionales totales aprobados. Son reformas en la cual una Institucin
pretende realizar cambios en la estructura presupuestaria a nivel de
139
Programas, Proyectos, transferencias entre grupos de gasto e incluso

cambio en la fuente de financiamiento.
INTRA2. Son reformas presupuestarias a los gastos se la realiza dentro de

un mismo Grupos e tems presupuestario, no as en la Fuente de
Financiamiento. Lo solicita y aprueba la propia Institucin y no afectan los
presupuestos institucionales totales aprobados
INTER. Son reformas presupuestarias de traspaso de montos entre dos o

ms instituciones y se harn exclusivamente sobre los saldos disponibles
no comprometidos
MACRO, MESO Y MICRO CURRICULAR. Es una una serie de

procesos y acciones sistemticas, continas e inherentes al proceso de
planeamiento, ejecucin y revisin de un diseo curricular, que pueden ser
productos conscientes o inconscientes del quehacer profesional y cotidiano
y que tiene como objetivos bsicos la comprensin de la calidad de la
prctica educativa estudiada y la realizacin de procesos de mejoramiento
en todos sus niveles.
TRANS. Es una reforma a nivel de Ingresos en la cual solo se puede

transferir recursos entre tems de un mismo grupo de ingreso y para una
misma fuente de financiamiento. La sumatoria de los montos de las
partidas que intervienen en la reforma debe ser igual a CERO.
SISCOP. Sistema de Planificacin a Corto Plazo
SOBE.- Servicio de Orientacin y Bienestar Estudiantil
140

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UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

AUTORA: LINA NARCISA MACHUCA PERALTA

TUTOR: ING. JONNY MOREANO

Ing. Jonny Moreano

Que la presente investigacin fue revisada y autorizada para su presentacin

Ing. Jonny Moreano

Las ideas expuestas en el presente trabajo y que aparecen como propias de

Planteamiento del problema1

1.1.1.1 Formulacin del problema...3

1.1.2.1 Objetivo general...4

2.6.1 Del Rectorado:...12 a 14

2.2.1 Manual de Procedimientos.32

3.1.1 Matriz de Variables e Indicadores.53

3.2.1 Mtodo Inductivo...53

3.3.1 Fuentes Primarias...54

4.1. Desarrollo de la Propuesta....65

Procedimiento de Recepcin y Codificacin de Activos Fijos..75 a 79

Procedimiento de Inventario Fsico83 a 86

4.3.4 Procedimiento de Reposicin de Bienes Sustrados o Perdidos.89 a 91

Procedimiento de Traspaso, Entrega y Cambio de Responsables..94 a 95

4.3.7 Procedimiento de Baja de Activos Fijos...97 a 100

Organizacin Estructural Departamento Financiero103

Descripcin de Funciones del Cargo...105

Transacciones tipo de adquisicin, baja, depreciacin y traspaso de

Dedico a mi amada madre Sra. Dolores Peralta M. y

Agradezco a la Universidad Tecnolgica Equinoccial

sociedad de la provincia y del pas, que impulse la formacin de una cultura de

racionalizacin y optimizacin de los

recursos, as como de un ejercicio austero y responsable, mediante el

Tomando en consideracin cada uno de los aspectos mencionados en el desarrollo

contempla la creacin de manuales de

procedimientos y definicin de funciones considerando que existe una

PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La educacin es el pilar fundamental del desarrollo de un Pas, razn por la cual

Gallardo Romn, pasan a partir de la fecha en mencin bajo la administracin

El Colegio Militar Hroes del Cenepa del Cantn Mera, en la actualidad se

Respondiendo al informe de la Inspectora General de la Fuerza Terrestre emitido

El Colegio Militar, en los Balances presentados al 31 de diciembre del 2007 en la

Balances al 31 de diciembre re del 2008

(-) Depreciacin acum.

Es importante mencionar que al inicio y al finalizar cada ao lectivo esto es en los

1.1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA

Por el gran movimiento de los bienes y la falta de un adecuado sistema de

Es necesario dentro de la administracin de la institucin, contar con un

En que se beneficiara el Colegio Militar No. 11 Hroes del Cenepa del

La existencia de un manual con una efectiva difusin dentro de la

1.1.3.1 OBJETIVO GENERAL

Determinar el manejo adecuado de los procesos, con la finalidad de mantener

1.1.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Realizar un diagnstico de los procedimientos actuales sobre la asignacin,

Disear formatos, registros, flujos de procesos y tareas, para el control de los

toma fsica, actas de entrega

recepcin, traslado y baja.

Definir funciones y responsabilidades para el personal encargado de los

Dar un valor histrico y actual a los bienes.

Proporcionar, cuando sea necesario, cuentas controladoras.

Describir exacta y concisamente lo que debe contener en cada cuenta de los

concordancia con las disposiciones legales

vigentes, es indispensable contar con un manual de procedimientos, que permita

Tomando en cuenta que en las Normas de Control Interno expedidas por la

250-05 TTULO: CUSTODIA