Está en la página 1de 32

Crear una

nueva base de
datos
Se aplica a: Access 2007

Microsoft Office Access 2007 dispone de una


serie de caractersticas mejoradas que
simplifican el proceso de creacin de nuevas
bases de datos. Aunque haya creado bases
de datos con anterioridad, probablemente
apreciar estas caractersticas por su
capacidad de agilizar el proceso de creacin.
Este artculo aborda el proceso bsico de
iniciar Office Access 2007 y crear una base de
datos mediante una plantilla o creando sus
propias tablas, formularios, informes y otros
objetos de base de datos. Incluye asimismo
una descripcin detallada de algunas tcnicas
que puede utilizar para incluir informacin en
la nueva base de datos.

Qu desea hacer?

Conocer la pgina Introduccin a


Microsoft Office Access
Crear una base de datos mediante una
plantilla
Crear una base de datos sin plantilla
Copiar los datos de otro origen en una
tabla de Access
Importar, anexar o vincular a datos de
otro origen
Abrir una base de datos existente de
Access
Crear una plantilla personalizada en
blanco

Conocer la pgina
Introduccin a Microsoft
Office Access
Al iniciarse Access por primera vez o al
cerrarse una base de datos sin que se cierre
Access, aparece la pgina Introduccin a
Microsoft Office Access.

Esta pgina es el punto de partida para crear


nuevas bases de datos, abrir bases de datos
existentes o consultar el contenido destacado
de Microsoft Office Online.

Crear una base de datos


mediante una plantilla
Access proporciona una gran variedad de
plantillas que puede utilizar para agilizar el
proceso de creacin de bases de datos. Una
plantilla es una base de datos lista para
utilizar que contiene todas las tablas,
consultas, formularios e informes necesarios
para realizar una tarea especfica. Las
plantillas se pueden usar, por ejemplo, para
realizar un seguimiento de las incidencias,

administrar contactos o mantener un registro


de los gastos. Algunas plantillas contienen un
pequeo nmero de registros de ejemplo
cuya finalidad es mostrar su modo de
empleo. Las plantillas de base de datos se
pueden usar tal cual estn, o puede
personalizarlas para adaptarlas a sus
necesidades.
Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus
necesidades, la forma ms rpida de empezar
a crear una base de datos suele ser utilizar
una de ellas. Sin embargo, si hay datos de
otro programa que desea importar a Access,
tal vez considere conveniente crear una base
de datos sin plantilla. Las plantillas tienen una
estructura de datos ya definida y puede
resultar muy laborioso adaptar los datos
existentes a esa estructura.
1.
Si tiene una base de datos abierta, haga
clic en el botn Microsoft Office
y despus
en Cerrar base de datos para mostrar la
pgina Introduccin a Microsoft Office Access.
2.
En el centro de la pgina Introduccin a
Microsoft Office Access aparecen varias
plantillas destacadas y, cuando haga clic en
los vnculos del panel Categoras de plantillas,
aparecern otras nuevas. Puede descargar

tambin ms plantillas del sitio Web de Office


Online. Vea la siguiente seccin de este
artculo para obtener informacin detallada.
3.

Haga clic en la plantilla que desee utilizar.

4.
Access sugiere un nombre de archivo para
la base de datos en el cuadro Nombre de
archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo
desea. Para guardar la base de datos en una
carpeta diferente de la que se muestra
debajo del cuadro de nombre de archivo,
haga clic en , busque la carpeta en la que
desea guardar la base de datos y, a
continuacin, haga clic en Aceptar. Tambin
puede crear y vincular la base de datos a un
sitio de Windows SharePoint Services 3.0.
5.
Haga clic en Crear (o en Descargar para
una plantilla de Office Online).
Access crea o descarga la base de datos y, a
continuacin, la abre. Aparece un formulario
en el que puede empezar a escribir datos. Si
la plantilla contiene datos de ejemplo, puede
eliminar cada uno de los registros haciendo
clic en el selector de registro (el cuadro
atenuado o la barra que aparece a la
izquierda del registro) y luego siguiendo este
procedimiento:

En el grupo Registros de la pestaa Inicio,


haga clic en Eliminar.
6.
Para empezar a escribir datos, haga clic
en la primera celda vaca del formulario y
empiece a escribir. Utilice el panel de
exploracin para buscar otros formularios o
informes que tal vez desee utilizar.

Descargar una plantilla de Office


Online
Si no encuentra ninguna plantilla que se
ajuste a sus necesidades en la
pgina Introduccin a Microsoft Office Access,
y est conectado a Internet, puede visitar el
sitio Web de Office Online, donde encontrar
una gran variedad de plantillas.
1.
En la pgina Introduccin a Microsoft
Office Access, en Ms en Office Online, haga
clic en Plantillas.
La pgina principal de plantillas de Office
Online aparecer en la ventana del
explorador.
2.
Utilice las herramientas de exploracin y
bsqueda de Office Online para buscar la
plantilla que desea utilizar y siga las
instrucciones para descargarla. Al descargar

una plantilla, se descarga un archivo de base


de datos en el equipo y se abre en una nueva
instancia de Access. Generalmente, la
plantilla est diseada para que abra un
formulario de entrada de datos, por lo que se
puede empezar a escribir datos
inmediatamente.
Para ms informacin sobre cmo trabajar
con plantillas, consulte el artculo Gua de las
plantillas de Access 2007.
Principio de pgina

Crear una base de datos


sin plantilla
Si no le interesa utilizar una plantilla, puede
crear una base de datos creando sus propias
tablas, formularios, informes y otros objetos
de base de datos. En la mayora de los casos,
este proceso implica alguna o ambas de estas
operaciones:

Escribir, pegar o importar datos en la


tabla que se crea al crear una nueva base de
datos y, a continuacin, repetir el proceso con
las nuevas tablas que cree mediante el
comando Tabla en la ficha Crear.

Importar datos de otros orgenes y crear


tablas en el proceso.
Para obtener ms informacin sobre cmo
planear y disear una base de datos, o sobre
cmo crear relaciones, formularios, informes
o consultas, visite los vnculos de la
seccin Vea tambin de este artculo.

Crear una base de datos en blanco


1.
En la pgina Introduccin a Microsoft
Office Access, en Nueva base de datos en
blanco, haga clic en Base de datos en blanco.

2.
En el panel Base de datos en blanco,
escriba un nombre de archivo en el
cuadro Nombre de archivo. Si no proporciona
una extensin de nombre de archivo, Access
la agrega automticamente. Para cambiar la
ubicacin predeterminada del archivo, haga
clic en Buscar una ubicacin donde colocar la
base de datos (junto al cuadro Nombre de
archivo), vaya a la nueva ubicacin y despus
haga clic en Aceptar.
3.

Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos con una tabla


vaca denominada Tabla1 y, a continuacin,
abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El
cursor se sita en la primera celda vaca de la
columna Agregar nuevo campo.
4.
Comience a escribir para agregar datos o
puede pegar datos de otro origen, tal y como
se describe en la seccin Copiar datos de otro
origen en una tabla de Access.
Escribir informacin en la vista Hoja de datos
es muy similar a trabajar en una hoja de
clculo de Microsoft Office Excel 2007. La
estructura de la tabla se crea conforme se
escriben los datos: cuando se agrega una
nueva columna a la tabla, se define un nuevo
campo. Access define automticamente el
tipo de datos de cada campo en funcin de
los datos que escribe.
Si no desea escribir informacin en Tabla1 en
este momento, haga clic en Cerrar . Si ha
realizado cambios en la tabla, Access le pide
que guarde los cambios a la tabla. Haga clic
en S para guardar los cambios, en No para
descartarlos o enCancelar para dejar la tabla
abierta.
IMPORTANTE: Si cierra Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access

elimina toda la tabla, aunque haya escrito datos en ella.

Agregar una tabla


Puede agregar nuevas tablas a una base de
datos existente mediante los comandos del
grupo Tablas en la pestaa Crear.

Crear una tabla empezando en la vista


Hoja de datos En la vista Hoja de datos,
puede escribir datos inmediatamente y dejar
que Access cree la estructura de la tabla en
segundo plano. Los nombres de los campos
se asignan mediante nmeros (Campo1,
Campo2, etc.) y Access define
automticamente el tipo de datos de cada
campo en funcin de los datos que escribe.
1.
En la pestaa Crear, en el grupo Tablas,
haga clic en Tabla.
Access crea la tabla y selecciona la primera
celda vaca de la columna Agregar nuevo
campo.
NOTA: Si no ve una columna Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la

vista Diseo en lugar de en la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de
datos, haga doble clic en la tabla del panel de exploracin. Access pide un nombre
para guardar la nueva tabla y, a continuacin, cambia a la vista Hoja de datos.

2.
En la pestaa Hoja de datos, en el
grupo Campos y columnas, haga clic
en Nuevo campo.
Access muestra el panel Plantillas de campos,
que contiene una lista de los tipos de campos
utilizados habitualmente. Si hace doble clic
en alguno de estos campos o lo arrastra a la
hoja de datos, Access agregar un campo por
ese nombre y establecer sus propiedades en
los valores correspondientes a ese tipo de
campo. Puede cambiar las propiedades ms
adelante si lo desea. Si arrastra el campo,
deber arrastrarlo hasta un rea de la hoja de
datos que contenga datos. Aparece una barra
de insercin vertical, que le indica dnde se
colocar el campo.
3.
Para agregar datos, comience a escribir
en la primera celda vaca o pegue datos de
otro origen, tal y como se describe en la
seccin Copiar datos de otro origen en una
tabla de Access.
4.
Para cambiar el nombre de una columna
(campo), haga doble clic en el encabezado de
columna y escriba el nuevo nombre.
Es recomendable asignar un nombre
significativo a cada campo que le permita

saber qu contiene cuando lo examine en el


panel Lista de campos.
5.
Para mover una columna, haga clic en su
encabezado para seleccionar la columna y, a
continuacin, arrastre la columna a la
ubicacin que desee.
Puede seleccionar tambin varias columnas
contiguas y arrastrarlas todas de una vez a
una nueva ubicacin. Para seleccionar varias
columnas contiguas, haga clic en el ttulo de
la primera columna y, a continuacin, con la
tecla MAYS presionada, haga clic en el ttulo
de la ltima columna.
Crear una tabla empezando en la vista
Diseo
En la vista Diseo, cree primero la
estructura de la nueva tabla. A continuacin,
cambie a la vista Hoja de datos para escribir
datos o introduzca datos mediante otro
mtodo, como pegar o importar.
1.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga
clic en Diseo de tabla.
2.
Para cada campo de la tabla, escriba un
nombre en la columna Nombre de campo y, a
continuacin, seleccione un tipo de datos en
la lista Tipo de datos.

NOTA: Si no ve las columnas Nombre de campo y Tipo de datos, puede que se

encuentre en la vista Hoja de datos en lugar de la vista Diseo. Para cambiar a la


vista Diseo, haga clic con el botn secundario en el panel de exploracin y luego
haga clic en la Vista Diseo
. Access pide un nombre para la nueva tabla y, a
continuacin, cambia a la vista Diseo.

3.
Si lo desea, puede escribir una
descripcin para cada campo en la
columna Descripcin. La descripcin se
muestra en la barra de estado cuando el
cursor se sita en ese campo en la vista Hoja
de datos. La descripcin se usa tambin como
texto de la barra de estado para los controles
de un formulario o informe que se crean
arrastrando el campo desde el panel Lista de
campos, y para los controles que se crean
para ese campo mediante el Asistente para
formularios o el Asistente para informes.
4.
Despus de agregar todos los campos,
guarde la tabla:
o

Haga clic en el botn Microsoft


Office
y luego en Guardar o presione
CTRL+S .

5.
Para empezar a escribir datos en la tabla
en cualquier momento, cambie a la vista Hoja
de datos y haga clic en la primera celda
vaca. Puede pegar tambin datos de otro
origen, tal como se describe en la

seccin Copiar los datos de otro origen en


una tabla de Access.
Crear una tabla mediante una
plantilla Access proporciona plantillas para
los tipos de tablas ms comunes. Con un
simple clic de mouse, puede crear una
estructura de tabla completa con campos ya
configurados y listos para usar. Si es
necesario, puede agregar o eliminar campos
para que la tabla se ajuste a sus necesidades.
1.
En la pestaa Crear, en el grupo Tablas,
haga clic en Plantillas de tabla y luego
seleccione una de las plantillas disponibles en
la lista.
2.
Para agregar datos, comience a escribir
en la primera celda vaca o pegue datos de
otro origen, como se describe en la
seccin Copiar los datos de otro origen en
una tabla de Access.
o
i.

Para eliminar una columna

Haga clic con el botn derecho en


el encabezado de la columna y despus haga
clic en Eliminar columna .
o

Para agregar una nueva


columna

i.

En la pestaa Hoja de datos, en el


grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo
campo.

ii.

Access muestra el panel Plantillas


de campos, que contiene una lista de los tipos
de campos utilizados habitualmente. Si hace
doble clic en alguno de estos campos o lo
arrastra a la hoja de datos, Access agregar un
campo por ese nombre y establecer sus
propiedades en los valores correspondientes a
ese tipo de campo. Puede cambiar las
propiedades ms adelante si lo desea. Si
arrastra el campo, deber arrastrarlo hasta un
rea de la hoja de datos que contenga datos.
Aparece una barra de insercin vertical, que le
indica dnde se colocar el campo.
3.
o

Guarde la tabla:

Haga clic en el botn Microsoft


Office
y luego en Guardar o presione
CTRL+S .
Definir propiedades de campo en la
Vista Diseo Independientemente de
cmo haya creado la tabla, es conveniente
examinar y definir las propiedades de los
campos. Esto slo se puede hacer en la vista
Diseo. Para cambiar a la vista Diseo, haga

clic con el botn secundario del mouse en la


tabla en el panel de exploracin y, a
continuacin, haga clic en la Vista Diseo.
Para ver las propiedades de un campo, haga
clic en el campo en la cuadrcula de diseo.
Las propiedades aparecen debajo de la
cuadrcula de diseo, bajo Propiedades del
campo.
Para ver una descripcin de cada propiedad
del campo, haga clic en la propiedad y lea la
descripcin en el cuadro situado junto a la
lista de propiedades bajo Propiedades del
campo. Puede obtener informacin ms
detallada presionando F1.
En la tabla siguiente se describen algunas de
las propiedades de campo que suelen
ajustarse.
Propiedad

Descripcin

Tamao del
campo

Para los campos de texto, esta propied


nmero mximo de caracteres que se
almacenar en el campo. El valor mxim
Para los campos numricos, esta prop
el tipo de nmero que se va a almace
largo, Doble, etc.). Para permitir un

Propiedad

Descripcin

almacenamiento de los datos ms efic


aconsejable asignar la menor cantidad
prevista para los datos. Puede aumen
posteriormente si cambian sus necesi
Formato

Esta propiedad define el modo en que


los datos. No afecta a los datos reales
almacenan en el campo. Puede selecc
formato predefinido o especificar un fo
personalizado.

Mscara de
entrada

Utilice esta propiedad para especificar


para todos los datos que se incluyan e
campo. De este modo, se asegurar d
los datos se escriben correctamente y
nmero de caracteres necesario. Para
ayuda en la creacin de una mscara
haga clic en situado en el margen de
cuadro de propiedades.

Valor
predeterminad
o

Utilice esta propiedad para especificar


predeterminado que aparecer en est
vez que se agregue un nuevo registro
si hay un campo de fecha/hora en el q

Propiedad

Descripcin

desea registrar la fecha en la que se a


registro, puede escribir "Fecha()" (sin
dobles) como valor predeterminado.
Requerido

Esta propiedad indica si un valor es ne


este campo. Si establece esta propied
Access no permite que se agregue un
registro a menos que se especifique u
este campo.

Principio de pgina

Copiar los datos de otro


origen en una tabla de
Access
Si los datos estn almacenados en otro
programa, como Office Excel 2007, puede
copiarlos y pegarlos en una tabla de Access.
En general, este proceso funciona mejor si los
datos ya estn separados en columnas, como
ocurre en las hojas de clculo de Excel. Si los
datos estn en un programa de

procesamiento de texto, es conveniente


separar las columnas de datos con
tabulaciones o convertir los datos en una
tabla en el programa de procesamiento de
texto antes de copiar los datos. Si los datos
requieren modificacin o algn tipo de
manipulacin (por ejemplo, separar los
nombres completos en nombres y apellidos),
quizs prefiera realizar esta operacin antes
de copiar los datos, especialmente si no est
familiarizado con Access.
Cuando pegue los datos en una tabla vaca,
Access definir el tipo de datos de cada
campo de acuerdo con la clase de datos que
encuentre. Por ejemplo, si un campo pegado
no contiene ms que valores de fecha, Access
aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese
campo. Si el campo pegado slo contiene las
palabras "s" y "no", Access aplica el tipo de
datos S/No al campo.
Access asigna nombres a los campos
dependiendo de lo que encuentre en la
primera fila de datos pegados. Si la primera
fila de datos pegados es del mismo tipo que
las filas siguientes, Access determina que la
primera fila forma parte de los datos y asigna
nombres de campo genricos (F1, F2, etc.). Si
la primera fila de datos pegados no es similar

a las siguientes filas, Access determina que la


primera fila consiste en nombres de campos.
Access asigna nombres a los campos en
consecuencia y no se incluye la primera fila
en los datos.
Si Access asigna nombres de campo
genricos, deber cambiar los nombres de los
campos lo antes posible para evitar
confusiones.Siga este procedimiento:
1.
o

Guarde la tabla.

Haga clic en el botn Microsoft


Office
y luego en Guardar o presione
CTRL+S .

2.
En la vista Hoja de datos, haga doble clic
en cada encabezado de columna y, a
continuacin, escriba un nombre de campo
vlido para cada columna. Puede parecer que
est escribiendo datos, pero la fila de
encabezado de columna contiene nombres de
campo y no contiene datos.
3.

Guarde la tabla de nuevo.

NOTA: Puede cambiar tambin el nombre de los campos editndolos en la vista

Diseo. Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario en la
tabla en el panel de navegacin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo. Para
cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el panel de
navegacin.

Principio de pgina

Importar, anexar o
vincular a datos de otro
origen
Es posible que tenga datos almacenados en
otro programa y desee importar esos datos a
una nueva tabla o anexarlos a una tabla
existente de Access. O tal vez trabaje con
personas que almacenan sus datos en otros
programas y desee trabajar con esos datos
en Access vinculndose a los mismos. En
cualquier caso, Access permite trabajar
fcilmente con datos de otros orgenes.
Puede importarlos de una hoja de clculo de
Excel, de una tabla de otra base de datos de
Access, de una lista de Windows SharePoint
Services 3.0 o de diversos otros orgenes. El
proceso que se usa vara ligeramente en
funcin del origen, pero para empezar puede
utilizar el procedimiento siguiente.
1.
En Access, en la ficha Datos Externos, en
el grupo Importar, haga clic en el comando
correspondiente al tipo de archivo que va a
importar.

Por ejemplo, si va a importar datos de una


hoja de clculo de Excel, haga clic en Excel. Si
no aparece el tipo de programa que necesita,
haga clic en Ms.
NOTA: Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez

necesite iniciar el programa en el que cre originalmente los datos y, a


continuacin, usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo
comn (como un archivo de texto delimitado) e importar los datos a Access.

2.
En el cuadro de dilogo Obtener datos
externos, haga clic en Examinar para buscar
el archivo de datos de origen o escriba la ruta
de acceso completa del archivo de datos de
origen en el cuadro Nombre de archivo.
3.
Haga clic en la opcin que desee (todos
los programas permiten importar y algunos
permiten anexar o vincular) bajoEspecifique
cmo y dnde desea almacenar los datos en
la base de datos actual. Puede crear una
nueva tabla que use los datos importados, o
bien, (con algunos programas) puede anexar
los datos a una tabla existente o crear una
tabla vinculada que mantenga un vnculo a
los datos del programa de origen.

4.
Si se inicia un asistente, siga las
instrucciones que aparecen en las pginas del
asistente. En la ltima pgina del asistente,
haga clic en Finalizar.
Si importa objetos o vincula tablas de una
base de datos de Access, aparece el cuadro
de dilogo Importar objetos oVincular tablas.
Elija los elementos que desee y haga clic
en Aceptar.
El proceso exacto depende de si opta por
importar, anexar o vincular datos.
5.
Access le preguntar si desea guardar los
detalles de la operacin de importacin que
acaba de realizar. Si cree que en el futuro
volver a realizar la misma operacin de
importacin, haga clic en Guardar los pasos
de la importacin y especifique los detalles.
Puede repetir fcilmente la operacin ms
adelante haciendo clic en Importaciones
guardadas en el grupo Importar de la
pestaa Datos externos. Si no desea guardar
los detalles de la operacin, haga clic
enCerrar.
Si opta por importar una tabla, Access
importa los datos a una nueva tabla y, a
continuacin, muestra la tabla bajo el

grupoTablas en el panel de exploracin. Si


opta por anexar datos a una tabla existente,
los datos se agregan a esa tabla. Si opta por
vincular a datos, Access crea una tabla
vinculada bajo el grupo Tablas en el panel de
navegacin.
Para obtener informacin ms especfica
sobre cmo importar varios tipos de datos a
Access, vea los vnculos de la seccin Vea
tambin.
Principio de pgina

Abrir una base de datos


existente de Access
1.
Haga clic en el botn de Microsoft
Office
y, a continuacin, haga clic en Abrir.
2.
En el cuadro de dilogo Abrir, vaya a la
base de datos que desee abrir.
3.
o

Siga uno de estos procedimientos:

Haga doble clic en la base de datos


para abrirla en el modo predeterminado
especificado en el cuadro de dilogoOpciones
de Access o en el modo establecido por una
directiva administrativa.

Haga clic en Abrir para abrir la base


de datos para acceso compartido en un
entorno de multiusuario, de manera que
cualquier usuario pueda leer y escribir en la
base de datos.

Haga clic en la flecha situada junto al


botn Abrir y, a continuacin, en Abrir en
modo slo lectura para abrir la base de datos
en acceso de slo lectura y, de esta forma,
poder verla pero no editarla. Otros usuarios
pueden seguir leyendo y escribiendo en la
base de datos.

Haga clic en la flecha situada junto al


botn Abrir y, a continuacin, en Abrir en
modo exclusivo para abrir la base de datos en
acceso exclusivo. Cuando tiene una base de
datos abierta en acceso exclusivo, cualquiera
que intente abrir la base de datos recibe el
mensaje "el archivo ya est en uso".

Haga clic en la flecha situada junto al


botn Abrir y, a continuacin, en Abrir en
modo exclusivo de slo lectura para abrir la
base de datos en acceso exclusivo. Otros
usuarios pueden seguir abriendo la base de
datos pero estarn limitados al modo de slo
lectura.

Si no encuentra la base de datos que


desea abrir
1.
En el cuadro de dilogo Abrir, haga clic
en Mi PC, o bien, haga clic en Mi PC en la lista
desplegable Buscar en.
2.
En la lista de unidades, haga clic con el
botn secundario del mouse en la unidad en
la que cree que podra estar la base de datos
y, a continuacin, haga clic en Buscar.
3.
Escriba los criterios de bsqueda en el
cuadro de dilogo Resultados de la
bsqueda y, a continuacin, haga clic
enBuscar para buscar la base de datos.
4.
Si encuentra la base de datos, haga doble
clic en ella para abrirla.
5.
Debe hacer clic en Cancelar en el cuadro
de dilogo Abrir para que la base de datos se
abra. A continuacin, cierre el cuadro de
dilogo Resultados de la bsqueda.
NOTA: Puede abrir directamente un archivo de datos en un formato de archivo

externo, como dBASE, Paradox, Microsoft Exchange o Excel. Puede abrir tambin
directamente cualquier origen de datos ODBC, como Microsoft SQL Server o
Microsoft FoxPro. Access crea automticamente una nueva base de datos de
Access en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vnculos a cada tabla
de la base de datos externa.

Sugerencias

Para abrir una de las bases de datos


abiertas ms recientemente, haga clic en el
nombre de archivo de esa base de datos en la
lista Abrir bases de datos reciente en la
pgina Introduccin a Microsoft Office Access.
Access abre la base de datos con la misma
configuracin de opciones que tena la ltima
vez que la abri. Si no se muestra la lista de
archivos usados recientemente, haga clic en
el botn Microsoft Office
y despus
en Opciones de Access. En el cuadro de
dilogoOpciones de Access, haga clic
en Avanzadas. En Mostrar, escriba el nmero
de documentos que se mostrarn en la lista de
documentos recientes, hasta un mximo de
nueve.

Si abre una base de datos haciendo clic


en el botn Microsoft Office
y usando
despus el comando Abrir, puede ver una lista
de los accesos directos a las bases de datos
que ha abierto previamente si hace clic en Mis
documentos recientesen el cuadro de
dilogo Abrir.
Para ms informacin sobre cmo abrir bases
de datos de Access existentes, consulte los
vnculos de la seccin Vea tambinde este
artculo.

Principio de pgina

Crear una plantilla


personalizada en blanco
Cuando se crea una nueva base de datos en
blanco, Access abre una nueva tabla en la
que se pueden incluir datos, pero no crea
ningn otro objeto en la base de datos. Si
desea que haya otros objetos, como
formularios, informes, macros o tablas
adicionales en todas las nuevas bases de
datos que cree, puede crear una plantilla
personalizada en blanco que contenga esos
objetos. De ese modo, la prxima vez que
cree una nueva base de datos, ya contendr
los objetos incluidos en la plantilla. Adems
de estos objetos, la plantilla puede incluir
tablas previamente rellenadas con datos, as
como cualquier configuracin especial,
propiedad de base de datos o cdigo que
desee tener en todas las bases de datos
nuevas.
Por ejemplo, supongamos que tiene una
coleccin de macros que desea usar en todos
los proyectos. Si crea una plantilla en blanco

que contenga esas macros, Access las incluye


en todas las nuevas bases de datos que cree.
Puede crear plantillas en blanco con el
formato de archivo de Office Access 2007, el
formato de archivo de Access 2002-2003 o el
formato de archivo de Access 2000. La
plantilla debe denominarse En_blanco.accdb
para el formato de archivo de Office Access
2007 y En_blanco.mdb para los formatos de
archivo de las versiones anteriores.

Si el formato de archivo predeterminado


est configurado en el formato de Access 2000
o Access 2002-2003, Access usa
En_blanco.mdb como nombre de archivo para
la plantilla en blanco. La nueva base de datos
se crea con el mismo formato de archivo que
En_blanco.mdb. Por ejemplo, incluso si el
formato de archivo predeterminado es el de
Access 2000, cuando la plantilla denominada
En_blanco.mdb tiene el formato de archivo de
Access 2002-2003, todas las nuevas bases de
datos tienen el formato de Access 2002-2003.

Si el formato de archivo predeterminado


es el de Access 2007, Access usa
En_blanco.accdb como nombre de archivo
para la plantilla en blanco.

Cmo se cambia el formato de archivo


predeterminado?
1.
Haga clic en el botn de Microsoft
Office
y, despus, en Opciones de Access.
2.
En el cuadro de dilogo Opciones de
Access, haga clic en Ms frecuentes.
3.
En Creando bases de datos, seleccione el
formato que desee en la lista
desplegable Formato de archivo
predeterminado.
Para crear una plantilla en blanco, siga uno de
estos procedimientos:

Cree una nueva base de datos (puede


denominarla En_blanco o asignarle un nombre
temporal) y, a continuacin, importe o cree los
objetos que desee incluir en la plantilla.

Realice una copia de una base de datos


existente que ya contiene los objetos que
desee incluir en la plantilla y, a continuacin,
elimine los objetos que no desee incluir.
Tras incluir los objetos que desee en la
plantilla, deber guardarla en una ubicacin
especfica.

1.
Haga clic en el botn Microsoft Office
luego en Guardar como.

2.
En Guardar la base de datos en otro
formato, haga clic en el formato de archivo
que desee para la plantilla.
3.
En el cuadro de dilogo Guardar como,
vaya a una de estas dos carpetas de
plantillas:
o

Carpeta de plantillas del


sistema Por ejemplo, C:\Archivos de
programa\Microsoft
Office\Plantillas\1033\Access

Carpeta de plantillas
personales Por ejemplo:

En Windows
Vista c:\Usuarios\nombre de
usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Plantillas

En Microsoft Windows Server


2003 o Microsoft Windows
XP C:\Documents and Settings\nombre de
usuario\Application Data\Microsoft\Plantillas
NOTA: Las plantillas en blanco de la carpeta de plantillas del sistema reemplazan las

plantillas en blanco de cualquier carpeta de plantillas personales.

4.
En el cuadro Nombre de archivo,
escriba En_blanco.accdb (o En_blanco.md
b si crea una plantilla en una versin anterior)
y despus haga clic en Guardar.
Ahora que la nueva plantilla tiene una
ubicacin, los objetos de la plantilla se
incluirn de forma predeterminada en todas
las bases de datos que cree. Access abre una
nueva tabla en la vista Hoja de datos, de la
misma manera que cuando se crea una base
de datos en blanco sin plantilla.
Para dejar de usar la plantilla en blanco,
elimine o cambie el nombre del archivo
En_blanco.accdb (o En_blanco.mdb para las
versiones anteriores de Access).
Principio de pgina
Compartir