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nueva base de
datos
Se aplica a: Access 2007
Qu desea hacer?
Conocer la pgina
Introduccin a Microsoft
Office Access
Al iniciarse Access por primera vez o al
cerrarse una base de datos sin que se cierre
Access, aparece la pgina Introduccin a
Microsoft Office Access.
4.
Access sugiere un nombre de archivo para
la base de datos en el cuadro Nombre de
archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo
desea. Para guardar la base de datos en una
carpeta diferente de la que se muestra
debajo del cuadro de nombre de archivo,
haga clic en , busque la carpeta en la que
desea guardar la base de datos y, a
continuacin, haga clic en Aceptar. Tambin
puede crear y vincular la base de datos a un
sitio de Windows SharePoint Services 3.0.
5.
Haga clic en Crear (o en Descargar para
una plantilla de Office Online).
Access crea o descarga la base de datos y, a
continuacin, la abre. Aparece un formulario
en el que puede empezar a escribir datos. Si
la plantilla contiene datos de ejemplo, puede
eliminar cada uno de los registros haciendo
clic en el selector de registro (el cuadro
atenuado o la barra que aparece a la
izquierda del registro) y luego siguiendo este
procedimiento:
2.
En el panel Base de datos en blanco,
escriba un nombre de archivo en el
cuadro Nombre de archivo. Si no proporciona
una extensin de nombre de archivo, Access
la agrega automticamente. Para cambiar la
ubicacin predeterminada del archivo, haga
clic en Buscar una ubicacin donde colocar la
base de datos (junto al cuadro Nombre de
archivo), vaya a la nueva ubicacin y despus
haga clic en Aceptar.
3.
vista Diseo en lugar de en la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de
datos, haga doble clic en la tabla del panel de exploracin. Access pide un nombre
para guardar la nueva tabla y, a continuacin, cambia a la vista Hoja de datos.
2.
En la pestaa Hoja de datos, en el
grupo Campos y columnas, haga clic
en Nuevo campo.
Access muestra el panel Plantillas de campos,
que contiene una lista de los tipos de campos
utilizados habitualmente. Si hace doble clic
en alguno de estos campos o lo arrastra a la
hoja de datos, Access agregar un campo por
ese nombre y establecer sus propiedades en
los valores correspondientes a ese tipo de
campo. Puede cambiar las propiedades ms
adelante si lo desea. Si arrastra el campo,
deber arrastrarlo hasta un rea de la hoja de
datos que contenga datos. Aparece una barra
de insercin vertical, que le indica dnde se
colocar el campo.
3.
Para agregar datos, comience a escribir
en la primera celda vaca o pegue datos de
otro origen, tal y como se describe en la
seccin Copiar datos de otro origen en una
tabla de Access.
4.
Para cambiar el nombre de una columna
(campo), haga doble clic en el encabezado de
columna y escriba el nuevo nombre.
Es recomendable asignar un nombre
significativo a cada campo que le permita
3.
Si lo desea, puede escribir una
descripcin para cada campo en la
columna Descripcin. La descripcin se
muestra en la barra de estado cuando el
cursor se sita en ese campo en la vista Hoja
de datos. La descripcin se usa tambin como
texto de la barra de estado para los controles
de un formulario o informe que se crean
arrastrando el campo desde el panel Lista de
campos, y para los controles que se crean
para ese campo mediante el Asistente para
formularios o el Asistente para informes.
4.
Despus de agregar todos los campos,
guarde la tabla:
o
5.
Para empezar a escribir datos en la tabla
en cualquier momento, cambie a la vista Hoja
de datos y haga clic en la primera celda
vaca. Puede pegar tambin datos de otro
origen, tal como se describe en la
i.
ii.
Guarde la tabla:
Descripcin
Tamao del
campo
Propiedad
Descripcin
Mscara de
entrada
Valor
predeterminad
o
Propiedad
Descripcin
Principio de pgina
Guarde la tabla.
2.
En la vista Hoja de datos, haga doble clic
en cada encabezado de columna y, a
continuacin, escriba un nombre de campo
vlido para cada columna. Puede parecer que
est escribiendo datos, pero la fila de
encabezado de columna contiene nombres de
campo y no contiene datos.
3.
Diseo. Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario en la
tabla en el panel de navegacin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo. Para
cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el panel de
navegacin.
Principio de pgina
Importar, anexar o
vincular a datos de otro
origen
Es posible que tenga datos almacenados en
otro programa y desee importar esos datos a
una nueva tabla o anexarlos a una tabla
existente de Access. O tal vez trabaje con
personas que almacenan sus datos en otros
programas y desee trabajar con esos datos
en Access vinculndose a los mismos. En
cualquier caso, Access permite trabajar
fcilmente con datos de otros orgenes.
Puede importarlos de una hoja de clculo de
Excel, de una tabla de otra base de datos de
Access, de una lista de Windows SharePoint
Services 3.0 o de diversos otros orgenes. El
proceso que se usa vara ligeramente en
funcin del origen, pero para empezar puede
utilizar el procedimiento siguiente.
1.
En Access, en la ficha Datos Externos, en
el grupo Importar, haga clic en el comando
correspondiente al tipo de archivo que va a
importar.
2.
En el cuadro de dilogo Obtener datos
externos, haga clic en Examinar para buscar
el archivo de datos de origen o escriba la ruta
de acceso completa del archivo de datos de
origen en el cuadro Nombre de archivo.
3.
Haga clic en la opcin que desee (todos
los programas permiten importar y algunos
permiten anexar o vincular) bajoEspecifique
cmo y dnde desea almacenar los datos en
la base de datos actual. Puede crear una
nueva tabla que use los datos importados, o
bien, (con algunos programas) puede anexar
los datos a una tabla existente o crear una
tabla vinculada que mantenga un vnculo a
los datos del programa de origen.
4.
Si se inicia un asistente, siga las
instrucciones que aparecen en las pginas del
asistente. En la ltima pgina del asistente,
haga clic en Finalizar.
Si importa objetos o vincula tablas de una
base de datos de Access, aparece el cuadro
de dilogo Importar objetos oVincular tablas.
Elija los elementos que desee y haga clic
en Aceptar.
El proceso exacto depende de si opta por
importar, anexar o vincular datos.
5.
Access le preguntar si desea guardar los
detalles de la operacin de importacin que
acaba de realizar. Si cree que en el futuro
volver a realizar la misma operacin de
importacin, haga clic en Guardar los pasos
de la importacin y especifique los detalles.
Puede repetir fcilmente la operacin ms
adelante haciendo clic en Importaciones
guardadas en el grupo Importar de la
pestaa Datos externos. Si no desea guardar
los detalles de la operacin, haga clic
enCerrar.
Si opta por importar una tabla, Access
importa los datos a una nueva tabla y, a
continuacin, muestra la tabla bajo el
externo, como dBASE, Paradox, Microsoft Exchange o Excel. Puede abrir tambin
directamente cualquier origen de datos ODBC, como Microsoft SQL Server o
Microsoft FoxPro. Access crea automticamente una nueva base de datos de
Access en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vnculos a cada tabla
de la base de datos externa.
Sugerencias
Principio de pgina
1.
Haga clic en el botn Microsoft Office
luego en Guardar como.
2.
En Guardar la base de datos en otro
formato, haga clic en el formato de archivo
que desee para la plantilla.
3.
En el cuadro de dilogo Guardar como,
vaya a una de estas dos carpetas de
plantillas:
o
Carpeta de plantillas
personales Por ejemplo:
En Windows
Vista c:\Usuarios\nombre de
usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Plantillas
4.
En el cuadro Nombre de archivo,
escriba En_blanco.accdb (o En_blanco.md
b si crea una plantilla en una versin anterior)
y despus haga clic en Guardar.
Ahora que la nueva plantilla tiene una
ubicacin, los objetos de la plantilla se
incluirn de forma predeterminada en todas
las bases de datos que cree. Access abre una
nueva tabla en la vista Hoja de datos, de la
misma manera que cuando se crea una base
de datos en blanco sin plantilla.
Para dejar de usar la plantilla en blanco,
elimine o cambie el nombre del archivo
En_blanco.accdb (o En_blanco.mdb para las
versiones anteriores de Access).
Principio de pgina
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