MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO

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VILLAVICENCIO

PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO
PROCEDIMIENTO PARA LA REVISION POR LA
DIRECCION

1000-P-DIR-03-V2
Vigencia:
28/10/2015
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CONTENIDO

Pg.

1.

OBJETIVO

2.

ALCANCE Y RESPONSABLES

3.

DEFINICIONES

4.

MARCO NORMATIVO

5.

RECURSOS

6.

GENERALIDADES

7.

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

8.

REGISTROS

9.

PUNTOS DE CONTROL

Elaborado

Revisado

Aprobado

ORIGINAL FIRMADO

ANGIE KATHERINE
VERGARA
Profesional Universitario
Fecha: 16/10/2015

DIANA PATRICIA GARCIA M.

Directora Desarrollo Organizacional
Fecha: 19/10/2015

JUAN GUILLERMO ZULUAGA C.

Alcalde
Fecha Vigencia:28/10/2015

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1. OBJETIVO
El objetivo del presente procedimiento es definir los lineamientos para realizar la revisin
por la direccin a cerca de la adecuacin, pertinencia y estado del sistema de gestin de la
calidad del municipio de Villavicencio.

2. ALCANCE Y RESPONSABLES
Este procedimiento inicia con la solicitud de informacin a los dueos de los procesos y
termina con el planteamiento de acciones de mejora, tiene alcance a todos los procesos
de la Alcalda de Villavicencio, ya que comprende la revisin integral que la Alta Direccin
realiza al desempeo de la entidad integralmente en un periodo anual.
El Alcalde es el responsable de la revisin por la direccin.
El Director de Desarrollo Organizacional y Representante de la Direccin son los
responsables de la preparacin de documentacin necesaria para la ejecucin del
procedimiento.
Los dueos de procesos son los responsables de aportar la informacin requerida la para
la revisin por la direccin.

3. DEFINICIONES
Revisin por la direccin. Actividad de competencia de alta direccin mediante la cual se
revisa de manera integral el desempeo del sistema de gestin.

Plan de mejoramiento institucional. Documento que comprende las acciones de

mejoramiento que corresponden de manera general a todos los procesos. Se diferencia de
los planes de mejoramiento por procesos, porque estos ltimos contemplan asuntos
especficos del proceso.

Alta direccin. Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto nivel una
entidad.

4. MARCO NORMATIVO
La revisin por la direccin es un requisito establecido de manera explcita en las normas
tcnicas ISO 9001 y NTC GP1000.

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5. RECURSOS
La direccin por la direccin requiere la participacin del Sr. Alcalde y los dueos de los
procesos, as como el representante de la direccin ante los sistemas MECI y de gestin
de calidad, y el Director de Desarrollo Organizacional.
El recurso ms importante para la Revisin por la direccin es la informacin veraz,
completa y confiable entregada por los dueos de los procesos. El uso de tecnologa para
la transmisin de los datos (medio magntico o transmisin electrnica) hace parte de los
recursos relevantes para este procedimiento.

6. GENERALIDADES
Los insumos utilizados para la revisin por la direccin comprenden:
1. Desempeo de los procesos, reflejado en la medicin de los indicadores y
cualquier otra forma de seguimiento
2. Resultados de auditoras internas o externas, cuando estas se hayan realizado. Se
consignan en trminos de los hallazgos de las auditorias.
3. Resultado de ejercicios de autoevaluacin institucional o por procesos. La revisin
de actas de autoevaluacin por procesos son la fuente de informacin para este
tem.
4. La voz del cliente reflejada en la gestin de las peticiones, quejas y reclamos, as
como toda la informacin derivada de la relacin con el usuario. La gestin de las
Peticiones, Quejas, Reclamos, sugerencias y denuncias (PQRSD) y la aplicacin
de las encuestas de satisfaccin originan los datos para este punto.
5. La voz del cliente interno. La informacin se origina de los mecanismos dispuestos
por la Direccin de Personal para medir el clima organizacional, recibir peticiones
del cliente interno y gestionarlas.
6. Los cambios significativos de la estructura de la organizacin. Cuando se haya
presentado cambios en la estructura deben tenerse en cuenta durante la Revisin
por la Direccin.
7. Los cambios relevantes del entorno que afecten el cumplimiento de las funciones
de la alcalda.
8. La gestin de las acciones preventivas y correctivas. Cada dueo de proceso debe
gestionar sus propias acciones preventivas y correctivas, cuyo resumen se
presenta por la revisin, por la direccin en trminos de Acciones Preventivas y
Correctivas Cerradas en relacin con las Acciones Preventivas y Correctivas
abiertas en el mismo periodo.
9. La gestin de las recomendaciones para la mejora. Las recomendaciones para la
mejora pueden ser resultado de auditoras internas o externas o de la revisin por
la direccin. Cada dueo de proceso es responsable de su gestin.
10. La gestin de los productos y servicios no conformes. Cada dueo de proceso es
responsable de gestionar y controlar el producto y servicio no conforme. El
resumen de dicha gestin es la fuente de informacin para este tem.

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11. Los resultados de revisiones anteriores. Aplica despus de la primera revisin por
la direccin.
Toda esta informacin se origina fundamentalmente en los procesos y el Director de Desarrollo
Organizacional con su equipo de trabajo debe apoyar la recoleccin adecuada de la misma
para alimentar el proceso de revisin por la direccin.

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

DESARROLLO EN FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA REVISION POR LA
DIRECCION
N

ACTIVIDAD

DETALLE

INICIA

Inicia con el establecimiento de la

fecha para la revisin por la
direccin y la respectiva solicitud
de informacin a los dueos de
procesos, En formato Anlisis de
los procesos para informe de
revisin por la direccin 1000-FDIR-03

Alcalde
Representante de
la Direccin

Cada dueo de proceso, as

como los responsables de la
informacin solicitada, hacen
llegar sus informes en los
formatos establecidos. El equipo
MECI calidad, podr participa en
la revisin preliminar de dichos
informes.

Dueos de
procesos

Establecer fecha
para revisin por
la direccin

Presentar
informes

Consolidad
informacin para
la revisin

Revisar informes y
presentar propuestas
de mejora
4

La informacin entregada por los

diferentes procesos es recopilada
y procesada, para ser presentada
al Comit Coordinador del
Sistema de Control Interno.
Se analiza el informe general y
procesos, y de acuerdo con los
resultados se plantean las
propuestas de mejora que
pueden corresponder a: acciones
correctivas,
ajustes
a
la
estructura, ajustes a los planes o
a la plataforma estratgica de la
alcalda,
asignacin
o
redistribucin de recursos o
cualquier
otra
accin
de
mejoramiento. En el formato Plan
De mejoramiento 1020-F-CIG-18

P.C.

RESPONSABLE

Director de
Desarrollo
Organizacional

Comit
Coordinador del
Sistema de
Control Interno.

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Enviar a
consejo
de
gobierno

SI
5

Aprobar
por CG

NO

Analizar si las pruebas amerita

aprobacin por parte del Consejo
de Gobierno, se remiten a este
organismo para su estudio y
aprobacin. Estas propuestas
solo sern incorporadas al plan
de mejoramiento institucional una
vez sean aprobadas por consejo
de gobierno.

X
Alcalde Consejo
de Gobierno.

Aprobar propuestas
de
Mejoramiento

Las propuestas de mejora que no

requieren aprobacin por Consejo
de Gobierno son aprobadas por el
Alcalde y el comit coordinador
del sistema de control interno
para su ejecucin.

Alcalde, comit
coordinador del
Sistema de
Control Interno.

Elaborar el plan
de mejoramiento

Con base en las propuestas

aprobadas se elabora un plan de
mejoramiento institucional. En el
formato Plan De mejoramiento
1020-F-CIG-18

Representante de
la Direccin ante
MECI Calidad,
Director de
Desarrollo
organizacional

Los resultados revisados por la

direccin es divulgado y los
planes de mejoramiento puestos
en ejecucin de acuerdo con las
competencias respectivas.

Director de
Desarrollo
organizacional Dueos de
procesos.

Los planes de mejoramiento son

evaluados trimestralmente para
medir su ejecucin y que sirva de
insumo para una prxima revisin
por la direccin.

Representante de
la Direccin,
Comit
Coordinador,
Sistema de
Control Interno,
Oficina Control
Interno.

Divulgar y ejecutar
plan de mejoramiento

Evaluar el plan de
Mejoramiento
9

Fin

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8. REGISTROS

CDIGO

NOMBRE

ARCHIVO

RESPONSABLE

TIEMPO DE
RETENCIN

DESTINO
FINAL

Gestin Central

1000-F-DIR-03

Anlisis de
los procesos
para informe
de revisin
por la
direccin

1020-F-CIG-18

Plan de
Planes de
Mejoramiento Mejoramiento

Informes de
Gestin

Representante
de la direccin

2 Aos

1 Aos

Seleccin

Representante
de la Direccin

2 Aos

10
Aos

Seleccin

9. PUNTOS DE CONTROL

VERSION

FECHA

02

28/10/2015

01

31/10/2013

DESCRIPCION DE LAS MODIFICACIONES

Se modific el numeral 8. Registros: se anul el formato 04 y se
incluy la informacin en el formato 03.
Primera versin y nueva codificacin.
Se modific generalidades, Desarrollo del Procedimiento
Codificacin anterior: PR-1000-03-2010 de 10/11/2010