Introduccin a

MS Project 2007
El estudio del contenido de esta unidad contribuir
a que usted adquiera las competencias para
definir el esquema lgico base de un proyecto y la
programacin del mismo; as como la creacin de
un proyecto y la configuracin del mismo en MS
Project 2007.

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1.1 Esquema lgico en la elaboracin de un proyecto

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1.2 Programacin de un proyecto

Project programa un proyecto a partir de la informacin introducida acerca de lo
siguiente:

El proyecto general.

Los elementos de trabajo individuales (denominados tareas)

requeridos para completar el proyecto.

Si es aplicable, los recursos necesarios para completar las tareas.

Si algn aspecto del proyecto cambia despus de crear la programacin, existe la

posibilidad de actualizar las tareas y los recursos y hacer que Project ajuste la
programacin automticamente.
Para cada una de las tareas es necesario introducir uno de los siguientes
elementos o todos ellos:

Duraciones
Dependencias entre tareas
Delimitaciones

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Utilizando esta informacin, Project calcula la fecha de comienzo y la fecha de fin

de cada tarea.
Existe la posibilidad de introducir recursos en el proyecto y asignarlos a tareas
para indicar qu recurso es responsable de completar cada asignacin; esto no
slo ayuda a planear la distribucin de personal del proyecto, sino que tambin le
permitir calcular el nmero de equipos necesarios y la cantidad de materiales que
van a consumirse. Si introduce los recursos, la programacin de las tareas se
ajustar an ms haciendo referencia a la siguiente informacin de recursos:

Trabajo

Unidades

Horario laboral introducido en los calendarios

Otros elementos, como el tiempo de adelanto y el tiempo de posposicin, los tipos

de tareas, la disponibilidad de los recursos y el recurso esencial pueden afectar a
la programacin, por lo que entender el efecto de estos elementos puede ayudarle
a mantener y ajustar la programacin segn sea necesario.

1.3 Crear un proyecto

Para crear un proyecto debe realizar lo siguiente:

Inicie el programa, es decir, abra MS Project 2007

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En el men Inicio haga clic en la opcin Nuevo

En el cuadro de dilogo que aparece en la parte izquierda de la pantalla

seleccione si va a generar un nuevo proyecto o va a utilizar uno existente

En este momento se debe definir si la programacin se har a partir de la fecha de

finalizacin o de la fecha de inicio del proyecto.

1.3.1 Configurando la informacin del proyecto

Es importante mencionar que para un proyecto programado desde la fecha de
finalizacin, las tareas que no requieran una fecha especfica se programarn lo
ms tarde posible, en lugar de hacerlo lo ms pronto posible, tener esta

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informacin desde un principio ya presente, facilitar el trabajo y configuracin de
las tareas al momento que se trabaje con ellas.
Teniendo esta informacin clara, realice lo siguiente:

Haga clic en el men Proyecto y luego en la opcin Informacin del

Proyecto

En el cuadro de dilogo que aparece deber llenar los siguiente, basado en

la planeacin de su proyecto:

Fecha de comienzo escriba la fecha de comienzo del proyecto; el

programa calcular automticamente la fecha de fin.
Programar a Partir de escoja si va a utilizar la programacin desde el inicio
o desde el final del proyecto
Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que debe ponerse es
en el cuadro Fecha de Fin y dejar constante la Fecha Inicio del Proyecto.

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Por defecto el programa utilizar la fecha del da que aparece en el cuadro Fecha
de Hoy para iniciar la programacin; si usted desea iniciar desde otra fecha
modifquela, haciendo clic en la flecha que se encuentra sobre el lado derecho.

Ahora resta definir el calendario que se utilizar, para esto se detalla la siguiente
informacin.

1.3.2 Definiendo el calendario del proyecto

Project proporciona tres calendarios base; estos calendarios son plantillas de
calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, tareas o al proyecto
en general.
La descripcin de cada uno de ellos es la siguiente:
Estndar est establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m.
con una hora libre a medio da.
Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el
proyecto, las tareas y los recursos.
Turno de Noche el calendario laboral est establecido desde las 11:00
p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco das a la semana, con una hora libre de 3:00
a 4:00 de la maana.
24 horas est determinado para perodos de 24 horas todos los das de
la semana, sin detenerse.

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Cuando haya terminado, es decir, ya haya seleccionado el calendario a

utilizar, la fecha del proyecto y el tipo de programacin; haga clic en
Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo.
Aqu se estableci el calendario base para el proyecto.
Puede modificar cualquiera de estos calendarios segn las necesidades del
proyecto que est trabajando, para hacerlo debe realizar lo siguiente:

Haga clic en el men Herramientas, luego seleccione la opcin Cambiar

Calendario Laboral

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Para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cuales son los das
de descanso que afectan la programacin y las horas de trabajo que se vaya a
implementar en el proyecto.
Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al de las
tareas y los recursos; aunque en casi todo proyecto, estos tres calendarios
coinciden.
Aparecer, entonces, un cuadro de dialogo donde usted debe decidir, si modificar
algn calendario base o va a crear uno totalmente nuevo.

Para modificar un Calendario Base, debe realizar lo siguiente:

En el cuadro de texto Para Calendario, seleccione el nombre del calendario
base que desea modificar.

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S solo desea modificar un da, en la pestaa Excepciones escriba el
nombre con que identifique el cambio y en las casillas de Comienzo y Fin
escriba las fechas donde vaya a realizar el cambio.

Estas excepciones no necesariamente tienen que durar un da, usted puede definir
esta duracin de varios das, semanas o meses; para esto debe realizar lo
siguiente:
Haga clic en el botn Detalles; en el cuadro de dilogo que aparece escriba
la informacin sobre la excepcin que desea describir.

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Si usted marca la excepcin como un da laborable, inmediatamente se activar la
opcin Desde y Hasta (que se encuentra en la tabla, ubicada debajo de las
opciones No laborable y Perodos laborables).
Para escribir la informacin en esta tabla, haga clic sobre la celda donde desea
escribir y presione la tecla F2 de su teclado.
Para terminar haga clic en el botn Aceptar.
Si desea modificar un da de la semana, debe realizar lo siguiente:
Resalte el da de la semana que desea cambiar presionado la techa Shift y
desplazndose con las fechas.

En la pestaa Semanas Laborales escriba el nombre para su identificacin

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Ahora debe hacer clic en el botn Detalles, en el cuadro de dilogo que
aparecer, escriba las caractersticas de esta semana y por ltimo de clic
en Aceptar.

En cada uno de los casos anteriores observe que el cambio que se hizo aparece
resaltado con un color diferente segn el tipo de informacin que usted haya
ingresado.
En el cuadro de dilogo del calendario, puede observar la convencin que utiliza
Project para cada caso.

Para crear un Calendario Nuevo, debe realizar lo siguiente:

Recuerde que lo ms recomendable es cada vez que se vaya a crear un nuevo
proyecto, se cree un calendario donde se defina los das que se van a trabajar,
das que tiene un mes, horas a la semana, etc., si ste no coincide con los
preestablecidos en Project.
Para esto realice lo siguiente:
Haga clic en el men Herramientas, luego seleccione Opciones

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Ahora haga clic en la pestaa Calendario, en el cuadro de dilogo que
aparece defina las condiciones para el proyecto.

Cuando haya terminado, haga clic en el botn Aceptar.

Ahora seleccione nuevamente el men Herramientas, luego seleccione la
opcin Cambiar calendario Laboral.

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Ahora haga clic en el botn Crear Calendario

Ahora en el cuadro de dilogo que aparece, en el cuadro de texto Nombre

escriba el nombre con el que vaya a identificar el calendario del proyecto.

Seleccione la opcin Crear nuevo calendario base o active la opcin

Hacer una copia del calendario base si desea adaptar un calendario
existente.

Luego haga clic en el botn Aceptar

Nuevamente en la pestaa Semana laborales escriba un nombre que identifique

el calendario y la duracin; as mismo haga clic en el botn Detalles y defina el
calendario a utilizar en todo el proyecto.
Es importante recalcar que cada vez que se definan las condiciones de un da, por
ejemplo: lunes, domingo; debe hacer clic sobre el botn Aceptar para que Project
vaya almacenando la informacin.
Cuando toda la informacin haya sido ingresada, el calendario aparecer con otro
color diferente al que tena inicialmente.

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Se debe tener cuidado de cambiar el calendario de todo el proyecto, ya que el

error ms frecuente es generar los cambios en una sola semana.