INDICE

Contenido
Introduccin........................................................................................................................... i
Objetivos............................................................................................................................... ii
I.

Marco Terico................................................................................................................ 1

II.

Planificacin del proyecto (diagrama de Gantt)..................................................................2

III.

Metodologa de la investigacin....................................................................................3

IV.

Definicin del sistema.................................................................................................4

1.

Formulacin del problema............................................................................................4

2.

Planteamiento del Problema (Mtodo de la Caja Negra)..................................................4

3.

Descripcin del sistema utilizando enfoque de sistemas...................................................5

V.

a)

Nombre del sistema:................................................................................................5

b)

Diagrama del enfoque de sistemas.............................................................................5

c)

Descripcin narrada de la situacin actual..................................................................6

Determinacin de requerimientos.....................................................................................8
1.

Requerimientos operativos...........................................................................................8

2.

Requerimientos Tcnicos.............................................................................................8

VI.

a)

Recurso Humano.....................................................................................................8

b)

Hadware................................................................................................................. 8

c)

Software................................................................................................................. 8
El diseo de la base de datos:.......................................................................................9

a)

Modelo conceptual ( digrama entidad relacion)...............................................................9

b)

Diccionario de Datos...................................................................................................9

c)

Modelo Logico ( Tablas normalizadas)..........................................................................9

VII.

Diseo de procesos con algoritmo narrado..................................................................10

VIII.

Conclusiones............................................................................................................ 11

IX.

Recomendaciones.....................................................................................................12

Anexos............................................................................................................................... 13

Introduccin

Objetivos

Objetivo general

Modelar y disear un sistema a nivel de prototipo, para la librera La Casa del

Libro, que permita mejorar el control de los pedidos, crditos adquiridos. As como
mejorar la comunicacin con los proveedores, volvindola eficaz.

Objetivos especficos

Analizar y determinar los requerimientos informticos, operativos y de desarrollo

para el control de pedidos que servirn para el desarrollo del sistema informtico.

Disear una posible solucin que satisfaga los requerimientos definidos por los
usuarios de negocio.

Revisar la solucin propuesta a travs de observaciones realizadas previamente.

~1~

I.

Marco Terico

Informacin:
Librera donde encuentra todo lo relacionado al estudiante y la oficina. Se comercializan ms de
6000 diferentes productos de las marcas ms prestigiosas. Ofreciendo la lnea ms completa de
papelera.
Descripcin:
Librera La Casa del Libro es una empresa lder en el rea de artculos para el estudiante y la
oficina, atendiendo con personal altamente capacitado; cuenta con 5 Departamentos: Departamento
de Libros de Texto, Departamento de Arte, Departamento de Bolgrafos, Departamento de
Papelera, Departamento de Ofertas.
Fundacin:
26 de marzo de 1984

Organigrama de la librera:

~2~
Elementos tcnicos del proyecto
Anlisis del sistema1: se refiere a una de las etapas de construccin de un sistema informtico, que
consiste en relevar la informacin actual y proponer los rasgos generales de la solucin futura.

Modelo Relacional2: Para el modelado y la gestin de bases de datos, es un modelo de datos

basado en la lgica de predicados y en la teora de conjuntos. Su idea fundamental es el uso de
relaciones. Estas relaciones podran considerarse en forma lgica como conjuntos de datos llamados
tuplas, pensando en cada relacin como si fuese una tabla que est compuesta por registros (cada
fila de la tabla sera un registro o "tupla") y columnas (tambin llamadas "campos").

Modelo Entidad-Relacin3: Es un concepto de modelado, mediante el cual se pretende 'visualizar'

los objetos que pertenecen a la Base de Datos como entidades, las cuales tienen unos atributos y se
vinculan mediante relaciones.
En un Diagrama Entidad Relacin se definen conceptos tales como:

Entidades: Es cualquier persona, lugar, cosa o evento de inters para la organizacin y acerca del
cual se capturan, almacenan o procesan datos.

Relaciones: Es el elemento del modelo que permite relacionar en s los datos del modelo.
Atributos: Son propiedades relevantes propias de una entidad y/o relacin.

1
2 https://es.wikipedia.org/wiki/Modelo_relacional
3https://es.wikipedia.org/wiki/Modelo_entidad-relaci%C3%B3n

~3~
Mtodo del prototipo de sistemas4: es un modelo de trabajo de las aplicaciones del sistema.
1).Identificacin de requerimientos conocidos:
Antes de crear un prototipo, los analistas y usuario deben de trabajar juntos para identificar los
requerimientos conocidos que tienen que satisfacer.
2).Desarrollo de un modelo de trabajo:
Es fcil comenzar los procesos de construccin del prototipo con el desarrollo de un plan general
que permita a los usuarios conocer lo que se espera de ellas y del proceso de desarrollo.
3). Utilizacin del prototipo:
Es responsabilidad del usuario trabajar con el prototipo y evaluar sus caractersticas y operacin.
4). Revisin del prototipo:
Durante la evaluacin los analistas de sistemas desean capturar informacin sobre los que les gusta
y lo que les desagrada a los usuarios.
5). Repeticin del proceso las veces que sea necesarias:
El proceso antes descrito se repite varias veces, el proceso finaliza cuando los usuarios y analistas
estn de acuerdo en que el sistema ha evolucionado lo suficiente como para incluir todas las
caractersticas necesarias.
6).Abandonarlo o dejarlo como esta:
Cuando se verifica que no es posible desarrollar el sistema para satisfacer los objetivos deseados.

Caja Negra5: En teora de sistemas y fsica, se denomina Caja Negra a aquel elemento que es
estudiado desde el punto de vista de las entradas que recibe y las salidas o respuestas que produce,
sin tener en cuenta su funcionamiento interno. En otras palabras, de una caja negra nos interesar su
forma de interactuar con el medio que le rodea (en ocasiones, otros elementos que tambin podran
ser cajas negras) entendiendo qu es lo que hace, pero sin dar importancia a cmo lo hace.

El enfoque de sistemas:6 Es una combinacin de filosofa y de metodologa general, engranada a

una funcin de planeacin y diseo. El anlisis de sistema se basa en la metodologa
interdisciplinaria que integra tcnicas y conocimientos de diversos campos fundamentalmente a la
hora de planificar y disear sistemas complejos y voluminosos que realizan funciones especficas.
4https://sisteminformacii.wikispaces.com/M
%C3%89TODO+DEL+PROTOTIPO+DE+SISTEMAS
5https://es.wikipedia.org/wiki/Caja_negra_(sistemas)
6http://www.monografias.com/trabajos25/enfoque-sistemas/enfoque-sistemas.shtml

~4~

II.

Planificacin del proyecto (diagrama de Gantt)

~5~

III.

Metodologa de la investigacin.

~6~

IV.

Definicin del sistema.

1. Formulacin del problema

Problema General:

Falta de un sistema informtico para la administracin de compras en la librera La Casa

del Libro.

Problemas especficos:
Cmo se controlarn las rdenes de pedidos realizadas?
Cmo se har ms eficiente la comunicacin con cada uno de los proveedores?
Cmo se puede mejorar el control de los pagos realizados con cada proveedor?

2. Planteamiento del Problema (Mtodo de la Caja Negra)

~7~
A
Estado inicial
Carencia de un sistema ptimo
para el control y manejo de los
datos, rdenes y crditos
adquiridos con los proveedores.

Proceso

B
Estado deseado
Existencia de un sistema
funcional y ptimo que permita
el control adecuado de los
pedidos, crditos adquiridos. As
como una comunicacin eficaz
con los proveedores.

~8~
3. Descripcin del sistema utilizando enfoque de sistemas.
a) Nombre del sistema:
Libro system

b) Diagrama del enfoque de sistemas

TEMA: Sistema para la gestin de pedidos y manejo de datos de los proveedores en la librera La Casa del Libro

Frontera
Frontera
Departamento
Departamento de
de administracin.
administracin.

~9~
c) Descripcin narrada de la situacin actual

En la actualidad en la librera La Casa del Libro, el proceso de recibo de pedidos no se registra electrnicamente.
Lo cual implica riesgos al no llevar un control adecuado, ya que hay malos entendidos al no contar con la
informacin oportuna y al instante para verificar los pedidos realizados. Ocurre, que los pedidos son realizados por
el gerente general, va telefnica o de forma electrnica; cancelndolo el departamento de contabilidad o muchas
veces quedan al crdito.

Sin embargo es bodega quien lo recibe, basndose nicamente en el comprobante de

crdito fiscal, que lleva el proveedor; situacin que da lugar a que el proveedor pueda aumentar o disminuir cantidad
de producto pues no tiene el comprobante o el pedido que realizo el Gerente, lo cual afecta que el producto no sea el
que se necesite dentro de la empresa, y as no entregar los productos requeridos al cliente.
De igual manera, muchas veces se tiene atrasos en los pagos de los crditos realizado con los proveedores, debido a
que el gerente no tiene un registro ordenado de los pagos realizados, as como las fechas de los que se tienen que
realizar. As como tambin hay una falta de registro de datos de los proveedores que permita una adecuada
comunicacin con los mismos, lo cual resulta de gran importancia para la librera, pues se dan casos fortuitos, por
ejemplo que las escuelas de los alrededores de la librera realizan pedidos grandes y la librera se queda sin
existencias para responderle a sus clientes, por lo que en stos casos es necesario solicitar adelanto de pedidos o
agrandar pedidos, para poder satisfacer a los clientes.
Elementos de entrada:
Datos de los proveedores: se tomaran en cuenta datos de contacto del proveedor, como: nombre del proveedor,
empresa a la que pertenece, direccin de la empresa, telfono de contacto, correo electrnico, entre otros.
Procesos:

Ingresar los datos de los proveedores: Se registrara uno a uno los datos de los proveedores como por
ejemplo: nombre del proveedor, direccin de la empresa, telfono de contacto, correo electrnico, entre
otros.

Administrar los datos de proveedores: Se administraran en una base de datos cada uno de los registros
acorde a los campos establecidos.

Actualizar datos de proveedores: Se creara una opcin que permita actualizar los datos de los proveedores
cuando sea necesario.

Registro de las ordenes de pedido: Se registraran los datos de las rdenes de pedido como la cantidad, total,
fecha, producto y forma de pago.

~ 10 ~

Registro de crditos adquiridos: Se ingresaran los datos relacionados a los crditos adquiridos con los
proveedores como fecha de adquisicin, fecha de vencimiento, plazos, estado, entre otros.

Clasificacin de los crditos: Se realizara una clasificacin de los crditos conforme a la fecha de pago.
Actualizacin de estado de pago: Se har una actualizacin de datos cada cierto tiempo conforme se
acerque la fecha de pago del crdito.

Generar reporte de estado de pagos de los crditos: Se mostrara un reporte con el estado actual de pago de
los crditos.

Generar reporte de las ordenes de pedidos: Se mostrara un reporte con la descripcin de la orden de pedido
realizada.

Salidas:
Como elementos de salida, que bsicamente sern el producto del sistema, tenemos:

Reporte de los datos de los proveedores. En el cual se encontrara la informacin ms importante de los
proveedores que como empresa se tienen, lo que permitir que las personas encargadas de contactarse con
alguno de ellos, ya sea para la elaboracin de pedidos, ejecucin de reclamos o devoluciones, etc, tengan
mayor facilidad al acceso de informacin, pero sobretodo la informacin personal de dicho proveedores se
encontrara segura.

Reporte de Ordenes de pedido,

Donde se enlistara de forma clara y ordenada cada uno de los pedidos que como empresa se han realizado,
destacando el proveedor a quien se le realizado la compra, as como la fecha de la llegada de los productos
solicitados, lo que permitir un mayor orden a el momento de la recepcin y llevar un control de todo lo
que se ha comprado.

Reporte de los crditos adquiridos.

Este es quiz uno de los ms importantes, puesto que llevara un control exacto de todos aquellos crditos
que se han adquirido con los proveedores, siendo meticuloso es presentar cada uno de los pagos que se han
realizado hasta la fecha presente, y cuantas cuotas y cantidad de dinero restan para liquidar las deudas
contradas.

~ 11 ~
V.

Determinacin de requerimientos.

1. Requerimientos operativos
El uso del sistema propuesto siempre estar supeditado a la capacidad de aprendizaje rpido y
desenvolvimiento del personal del departamento administrativo donde el encargado podr
contar con un sistema de fcil uso en una interfaz amigable que le facilitara los procesos de
control de pedidos de la Librera La Casa del Libro. El sistema presentar fecha y hora local,
contar con un respaldo(backup) en caso de algn fallo.

2. Requerimientos Tcnicos
a) Recurso Humano
El personal que manipulara el sistema en la librera sern personas con conocimientos bsicos
en el uso de una computadora, ya que sern los ms inmediatos en el uso del sistema para
realizar consultas e ingreso de datos requeridos en la gestin de pedidos y registro de los
proveedores, mientras que el personal especializado y conocedor del funcionamiento interno
del sistema sern el administrador y los dueos de la librera, a quienes les interesara el
desarrollo y progreso del negocio, confrontando los valores de los datos ingresados y
modificados por el personal anteriormente mencionado. No ser necesaria la intervencin de
nadie ms en el sistema para la manipulacin de datos.

b) Hadware
La factibilidad tcnica consisti en verificar la tecnologa existente en la empresa. Este estudio
fue realizado para recolectar informacin y verificar si la tecnologa existente estaba capacitada
para el desarrollo e implementacin del nuevo Sistema de gestin de pedidos y manejo de
datos de los proveedores.
Se detalla a continuacin una lista de los requerimientos en cuanto al hardware necesario para
la implementacin del sistema propuesto:

~ 12 ~
Servidor
Requerimientos Windows
Procesador

Intel Pentium serie G600 y serie G800 de dos ncleos

Memoria

32 GB

Chipset

Intel

Disco duro

1 TB

Estaciones de trabajo
Requerimientos Windows
Procesador

Intel core2 duo 2.5 GHz

Memoria RAM

4 GB

Arquitectura

32 bits o 64 bits

Disco duro

160 GB

Red

LAN, WLAN

Evaluando el hardware solo ser necesario adquirir 3 ordenadores con estas mismas
especificaciones para colocarlos a disposicin de los usuarios de la librera, permitiendo as el
progreso del negocio y la autenticacin y manipulacin de datos en tiempo real, ya que este
sistema se encontrara conectado mediante internet, permitiendo la verificacin de toda la
informacin en cada uno de los departamentos. El sistema debe tener la documentacin
necesaria para una mejor usabilidad de acuerdo a lo diseado.

c) Software

~ 13 ~
Servidor

Requerimientos Windows

Sistema operativo

Servidor web
DBMS

Microsoft Windows server 2012.

Apache 2.4
Microsoft Access.

Estaciones de trabajo

Requerimientos Windows
Windows 10
Sistema operativo

Windows 7
Windows 8

Ofimtica

Navegador Web

Microsoft Office 2010.

Google chrome, Chromium,
Mozilla Firefox, Opera

Antivirus

Avira PRO

~ 14 ~

~ 15 ~
VI.

El diseo de la base de datos:

a) Modelo conceptual ( digrama entidad relacion)

~ 16 ~
b) Diccionario de Datos
Diseo de diccionario de datos para tabla que almacena informacin del departamento:
NOMBRE

DESCRIPCIN

Id_departamento

Identificacin o cdigo de
departamento
Nombre del departamento

Nombre
Primernomencargado/a

Segundonomencargado/a_depar
tamento
Primerapellidoencargado/a_dep
artamento
Segundoapellidoencargado/a_d
epartamento
DUIencargado/a_departamento

NITencargado/a_departamento

Fk_Id_empleado

Primer nombre del

encargado o encargada del
departamento
Segundo nombre del
encargado o encargada del
departamento
Primer apellido del
encargado o encargada del
departamento
Segundo apellido del
encargado o encargada del
departamento
Documento nico de
Identificacin de la persona
encargada del departamento
Nmero de Identificacin
Tributaria de la persona
encargada del departamento
Cdigo o clave fornea,
resultado de la relacin de
uno a muchos con la entidad
empleado

TIPO
DE
DATO
Entero

LONGUITU
D

Carct
er
carcte
r

30

Carct
er

30

carcte
r

30

Carct
er

30

Entero

10

Entero

17

Entero

30

Diseo de diccionario de datos para tabla que almacena informacin del empleado:
NOMBRE

DESCRIPCIN

Id_empleado

Cdigo o identificador del

empleado
Documento nico de
Identidad del empleado
Nmero de Identificacin
Tributaria del empleado

DUI_empleado
NIT_empleado

TIPO
DE
DATO
Entero

LONGUITUD

Entero

10

Entero

17

~ 17 ~
Cargo_empleado
Primernombre_empleado
Segundonombre_empleado
Primerapellido_empleado
Segundoapellido_empleado
Fk_Id_departamento

Fk_Id_pedido

Cargo al que pertenece el

empleado
Primer nombre del
empleado
Segundo nombre del
empleado
Primer apellido del
empleado
Segundo apellido del
empleado
Cdigo o clave fornea,
resultado de la relacin de
uno a muchos con la
entidad departamento
Cdigo o clave fornea,
resultado de la relacin de
uno a muchos con la
entidad pedido

Carcter 30
Carcter 30
Carcter 30
Carcter 30
Carcter 30
Entero

Entero

Diseo de diccionario de datos para tabla que almacena informacin del pedido:
NOMBRE

DESCRIPCIN

Pk_Id_pedido

Cdigo o identificador del

pedido
Fecha en la que se realiz
el pedido
Cantidad de productos de
tiene el pedido
Nombre del artculo que
tiene el pedido
Nombre de proveedor a
quin se le realiz el
pedido
Cdigo o clave fornea,
resultado de la relacin de
uno a muchos con la
entidad pago
Cdigo o clave fornea,
resultado de la relacin de
uno a muchos con la
entidad proveedor
Cdigo o clave fornea,

Fecha_pedido
Cantidad_pedido
Articulo_pedido
proveedor_pedido

Fk_Id_pago

Fk_Id_proveedor

Fk_Id_bodega

TIPO
DE
DATO
Entero

LONGUITU
D

Carcte
r
Carcte
r
carcter

40

Carcte
r

30

Entero

Entero

Entero

10
30

~ 18 ~

Fk_Id_empleado

resultado de la relacin de
uno a muchos con la
entidad bodega
Cdigo o clave fornea,
resultado de la relacin de
uno a muchos con la
entidad empleado

Entero

Diseo de diccionario de datos para tabla que almacena informacin del pago:
NOMBRE

DESCRIPCIN

Pk_Id_pago

Cdigo o identificador del

pago
Condiciones en las que se
pact el pedido
Monto de pagos realizados
Monto de pagos
pendientes
Cdigo o clave fornea,
resultado de la relacin de
uno a muchos con la
entidad pedido
Cdigo o clave fornea,
resultado de la relacin de
uno a muchos con la
entidad proveedor
Cdigo o clave fornea,
resultado de la relacin de
uno a muchos con la
entidad saldo

Condipago_pago
Pagado_pago
Pendiente_pago
Fk_Id_pedido

Fk_Id_proveedor

Fk_Id_saldo

TIPO
DE
DATO
Entero

LONGUITU
D

Carcte
r
Decimal
Decimal

30

Entero

Entero

Entero

10
10

Diseo de diccionario de datos para tabla que almacena informacin del saldo:
NOMBRE

DESCRIPCIN

PK_Id_saldo

Cdigo o identificador del

saldo
Cantidad de dinero que se
tiene como saldo con el
proveedor
Cdigo o clave fornea,

Cantidad_proveedor

Fk_Id_pago

TIPO
DE
DATO
Entero

LONGUITU
D

Decima
l

10

Entero

~ 19 ~
resultado de la relacin de
uno a muchos con la
entidad pago
Diseo de diccionario de datos para tabla que almacena informacin del proveedor:
NOMBRE

DESCRIPCIN

Id_proveedor
Nombre_proveedor

Cdigo o identificador del

proveedor
Nombre del proveedor

Direccion_proveedor

Direccin del proveedor

Telefono_proveedor

Telfono de contacto del

proveedor
Correo electrnico del
proveedor
Nmero de Identificacin
Tributaria del proveedor
Nmero de Registro del
Contribuyente del
proveedor
Cdigo o clave fornea,
resultado de la relacin de
uno a muchos con la
entidad pago
Cdigo o clave fornea,
resultado de la relacin de
uno a muchos con la
entidad pedido

Email_proveedor
NIT_proveedor
NRC_proveedor

Fk_Id_pago

Fk_Id_pedido

TIPO
DE
DATO
Entero

LONGUITU
D

Carcte
r
Carcte
r
Entero

30

Carcte
r
Entero

30

Entero

10

Entero

Entero

30
10

17

Diseo de diccionario de datos para tabla que almacena informacin del producto:
NOMBRE

DESCRIPCIN

pk_Id_producto

Cdigo o identificador del

producto
Descripcin del producto,
incluyendo su nombre
Precio unitario del producto

Descripcion_producto
preciounit_producto

TIPO
DE
DATO
Entero

LONGUITU
D

Carcte
r
Decimal

30

10

~ 20 ~
Diseo de diccionario de datos para tabla que almacena informacin de bodega:
NOMBRE

DESCRIPCIN

Pk_Id_bodega

Cdigo o identificador de la
bodega
Fecha en que se recibi el
producto en bodega
Descripcin del producto
recibido en bodega
incluyendo su nombre
Cdigo o clave fornea,
resultado de la relacin de
uno a muchos con la
entidad pedido

Fecharecepcion_bodega
Descripcin_bodega

Fk_Id_pedido

TIPO
DE
DATO
Entero

LONGUITU
D

Carcte
r
Carcte
r

30

Entero

30

Diseo de diccionario de datos para tabla que almacena informacin del detallepedidoproducto:
NOMBRE

DESCRIPCIN

Pk_Id_detallepedidoproducto

Cdigo o identificador
del
detallepedidoproducto
Cdigo o clave
fornea, resultado de
la relacin de muchos
a muchos entre las
entidades pedido y
pedido
Cdigo o clave
fornea, resultado de
la relacin de muchos
a muchos entre las
entidades pedido y
pedido
Cantidad del producto
recibida por cada
pedido

Fk_Id_pedido

Fk_Id_producto

Cantidadrecibida_detallepedidoprodu
cto

TIPO
DE
DATO
Enter
o

LONGUITU
D

Enter
o

Enter
o

entero

10

Diseo de diccionario de datos para tabla que almacena informacin del detalleproducto
proveedor:

~ 21 ~
NOMBRE

DESSCRIPCIN

Pk_Id_detalleproductoprovee
dor

Cdigo o identificador
del
detalleproductoproveed
or
Cdigo o clave
fornea, resultado de la
relacin de muchos a
muchos entre las
entidades producto y
proveedor
Cdigo o clave
fornea, resultado de la
relacin de muchos a
muchos entre las
entidades producto y
proveedor

Fk_Id_producto

Fk_Id_proveedor

VII.

TIPO DE
DATO
Entero

LONGUITUD

Entero

Entero

Diseo de procesos con algoritmo narrado

1. Registrar los datos de los proveedores

2. Gerente General realiza solicitud de compra a proveedores
3. Determinar cantidad y tipo de producto a solicitar
4. Establecer condiciones de pago
5. Emisin de el pedido
6. Proveedor determina fecha de entrega del producto
7. Registro de fecha de entrega
8. Proveedor entrega la mercadera
9. Bodega recepciona mercaderas
10. Bodega revisa la mercadera recibida
11. Bodega determina o no coincidencia entre pedido y cantidad recibida
12. Bodega registra la cantidad de mercadera recibida
13. Proveedor entrega factura

~ 22 ~
14. Se cancela factura
Sino
15. Se cancelan cuotas de pago establecidas en el pedido

VIII. Conclusiones

1. El aplicar de forma adecuada el modelo del prototipo en el diseo de un sistema llev a satisfacer
las necesidades que el sistema requiri, as como

comprender la evolucin del mismo

permitiendo ver las mejoras que se han aadido constantemente.

2. La utilizacin de modelos conceptuales y lgicos en el desarrollo de un sistema permiti llevar de

un conjunto de ideas un sistema completo mediante representaciones lgicas, que permitieron
entablar relaciones de conceptos con la prctica.

~ 23 ~

IX.

Recomendaciones
1. El uso del sistema por parte del personal de atencin al cliente debe de estar
limitada solo al ingreso y consulta de datos, ya ellos nicamente podrn realizar
los procesos bsicos. Los procesos de eliminacin de datos e ingreso de productos
o alguna otra modificacin ser llevada a cabo solo por el personal administrativo
por rdenes de los dueos de la librera, delegando asi responsabilidades a cada
integrante de la empresa.

~ 24 ~

Anexos

~ 25 ~