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El Proceso Administrativo y Su Desarrollo
El Proceso Administrativo y Su Desarrollo
Organizacin
Direccin
Planificacin
Etapa de preparacin
Control
Etapa de ejecucin
Algunos autores resaltan, adems, la secuencialidad del proceso, dividiendo sus fases segn
la manera racional con la que los seres humanos afrontan la solucin de los problemas:
primero pensar y luego actuar. De esta forma, las diferentes etapas del proceso administrativo
se configuran de modo cclico: las dos primeras, planificacin y organizacin, corresponden a la
etapa del pensar, y las dos siguientes, direccin y control, a la etapa del hacer. As, se
establece una fase preparatoria y otra de ejecucin (ver figura)
verdaderamente efectivo. Estas caractersticas estn determinadas por el enfoque que venimos
haciendo en el proceso como un sistema abierto, y son las siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
Dinamismo.
Integridad.
Autorregulacin.
Utilidad.
Multidisciplinaridad.
Dinamismo
La secuencialidad del proceso est dominada por el continuo paso de una fase a otra. Cada
etapa o fase es necesaria para la siguiente, a la que orienta en los pasos a seguir. Aunque se
pueden estudiar separadamente, constituyen un todo dinmico en constante movimiento y
progresin hacia delante. En este sentido de movimientos cclico, ni siquiera el control es
una etapa final que termina el proceso, sino que constituye la orientacin para el nuevo
comienzo del ciclo.
Integridad
El proceso administrativo, enfocado como lo estamos haciendo en la consideracin sistmica,
tiene su base en la visin de todas sus fases o etapas relacionadas de forma integral. De esta
manera, slo todas ellas, relacionadas entre s e influyndose mutuamente, obtienen los
efectos deseados, y, as, si se planifica pero no se controla, no sabremos qu y cunto hemos
conseguido; si se organiza, pero no se ejecuta la accin teniendo en cuenta lo planificado y
organizado, perdemos esos puntos de referencia. Como en todo sistema abierto, la existencia
del ambiente externo puede influir (y de hecho influye) en la relacin integral de estos
elementos o fases del proceso, pero, si ste est bien diseado, las influencias sern
adecuadamente utilizadas e incluso pueden fomentar la integridad del sistema o proceso
administrativo.
Evaluaciones parciales
Planificacin
Organizacin
Direccin
Ejecucin
Control
Control final-Retroalimentacin
Fig. 3 -2 La autorregulacin del proceso a travs de la evaluacin parcial y final
Autorregulacin
Las dos caractersticas anteriores, de dinamismo e integridad, producen y condicionan esta
tercera. En efecto, el proceso dispone, en su avance dinmico e
El control no es, como hemos dicho, slo una etapa considerada como final, sino que su
finalidad principal es aportar informacin para recomenzar- el ciclo administrativo de forma
mejorada; pero, adems, se encuentra presente en las dems fases, de manera que en todo
momento el grupo pueden orientar adecuadamente el proceso (fig. 3-2).,
Utilidad
La Administracin y, por tanto, su aplicacin en el proceso administrativo, tiene un carcter
fundamentalmente instrumental, enfocado a conseguir una finalidad. En otras palabras, no
acta en el vaco, sino dentro ele una institucin, empresa o grupo, a quienes sirve para
conseguir resultados ptimos de su trabajo.
Esta caracterstica de utilidad es crucial, ya que toda empresa humana ha de preguntarse
siempre para qu est trabajando y s esas metas que se ha marcado son realmente tiles
para una finalidad de inters comn.
En materia de atencin a la salud y de prestacin de cuidados de enfermera, este elemento de
utilidad corre a veces el riesgo de perder su matiz ms importante, cul sera el de proporcionar
bienestar y mejores cuidados a los usuarios de los servicios, a causa de la influencia que sobre
el sistema de salud y de servicios sanitarios pueden ejercer los componentes econmicos y
sociales del entorno.
El proceso se convertira as, errneamente, en til para si mismo, encerrndose en la
aplicacin repetitiva de las acciones administrativas que produce la propia dinmica, sin lograr
alcanzar la autntica finalidad til del sistema de salud: la mejora de las situaciones de salud y
bienestar.
Multidisciplinaridad
El contexto en el que se producen los hechos administrativos, especialmente los referidos al
sector de atencin a la salud, es siempre de una gran complejidad. El mismo objeto del
proceso, la produccin de acciones en salud que aumenten las cuotas de bienestar y salud,
sufre una serie de influencias del ms variado matiz. Por eso, el enfoque de las actividades
administrativas a travs del proceso descrito debe hacerse conjugando los puntos de vista, los
esfuerzos y los conocimientos e intereses de variados sectores profesionales y tcnicos, as
como de los propios destinatarios del trabajo, los usuarios de los servicios, que aportan cada
uno su especificidad al inters de la finalidad comn. La administracin de salud no es slo
cosa de administradores, sino que su aplicacin mediante un proceso dinmico e integral
precisa de la intervencin de mdicos, enfermeras, economistas, socilogos, representantes de
los usuarios y otros que, trabajando organizadamente en grupos productivos, conjuguen en el
trabajo comn sus conocimientos y aproximaciones especficas a los problemas planteados.
Esta participacin multidisciplinar tiene dos finalidades: la primera es impulsar la dinmica del
proceso, mediante la ajustada delimitacin de los objetivos, la determinacin de la mejor
organizacin, la puesta en marcha de la accin, en la que cada uno acta a su nivel de
competencia, y la evaluacin final, que no debe olvidar cada uno de los aspectos considerados.
La segunda finalidad es que el proceso tome en cuenta a todos los grupos participantes en la
consecucin de utilidades especficas que incrementarn el fin comn.
LA INFORMACIN Y LA COMUNICACIN EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO
La frase la informacin es poder se ha acuado por tericos de la comunicacin para significar
la importancia de este aspecto en las modernas relaciones sociales. Es bien sabido que quien
ms sabe, ms influencia puede llegar a tener sobre los dems, justamente en virtud de ese
saber, los modernos sistemas de manejo de la informacin han hecho, en todo caso, que el
saber y su difusin sean uno de los objetivos ms claros de los sistemas democrticos, que se
basan, justamente, en la capacidad de decidir adecuadamente entre varas posibilidades de
gobierno, mediante una generalizacin de la informacin ajustada a la realidad.
En los sistemas administrativos se puede ir an ms lejos, ya que es posible afirmar que, sin la
recogida de informacin fidedigna y ajustada a la realidad a atender, la utilizacin adecuada de
esa informacin, su tratamiento y almacenamiento que asegure la utilizacin posterior de la
informacin referida a esa situacin que se afronta no es factible que funcione adecuadamente
el proceso administrativo. Es decir, no slo hay que disponer de buena informacin, sino que
sta debe fluir sin dificultades a lo largo de todas las fases del proceso, constituyendo la savia
que vitaliza y proporciona mayor dinamismo a todo el ciclo.
Se define, pues, la informacin como el conjunto de conocimientos o noticias que existen y se
pueden obtener acerca de una cuestin determinada. El dato es la unidad bsica de la
informacin, y sta vendra a ser un conjunto de datos conocidos relacionados con una
situacin especfica. En toda informacin es preciso considerar dos aspectos:
1. Calidad. Es decir, el tipo de informacin referido a la situacin que hemos de abordar, en la
que tienen que ver la pertinencia la relacin real con el problema y la fiabilidad el grado de
confianza que merece para ser utilizada con toda seguridad.
2. Cantidad. O nmero de datos que se pueden obtener.
Calidad y cantidad son dos aspectos relacionados, y el equilibrio entre ambos nos asegura
disponer de una informacin adecuada, que es en realidad lo ms importante. Tener acceso a
una gran cantidad de informacin puede ser a veces necesario, pero, por s sola, la cantidad no
prejuzga su calidad, ni mucho menos su utilidad, ya que a veces un exceso de cantidad va en
detrimento de la calidad e, incluso, hace difcil, problemtico y costoso su manejo.
Tipos de informacin
En principio, se puede afirmar que toda informacin tiene un valor social, que puede quedar en
la mera curiosidad (qu pasa, cmo, a quin). En el terreno administrativo, es importante
traspasar esta primera fase para entrar en el valor de decisin de la informacin, que nos obliga
a preguntarnos qu hacemos? y para qu actuamos? Por eso, se reconocen, a los efectos
de utilizacin para decidir, diversos tipos de informacin, atendiendo a criterios que tienen que
ver con su validez, procedimiento y tipo de datos.
En cuanto a su validez, la informacin puede ser:
1. Permanente. Cuando el conjunto de datos tiene una validez estable. Como ejemplo,
podemos citar las leyes, las normas muy estructuradas. En el plano individual, la fecha de
nacimiento es un dato de validez estable.
2. Variable. Cuando los datos pueden sufrir modificaciones a travs de perodos de tiempo
ms o menos largos. Las estadsticas de salud son un ejemplo a gran escala; la edad o las
medidas antropomtricas lo son a nivel individual.
En cuanto a las relaciones y la estructura de los datos:
1. Organizada. Cuando los datos se encuentran slidamente estructurados, con normas de
utilizacin y almacenamiento. Nuevamente, las estadsticas generales, del tipo del
movimiento de la poblacin activa, as como las bibliotecas y archivos, son ejemplos de
esta informacin organizada.
2. No organizada. Los datos no estn estructurados y se encuentran dispersos a travs de la
institucin o grupo. Son un ejemplo las creencias populares que constituyen el acervo
cultural de un grupo social.
De acuerdo con su procedencia:
1. Implcita. Se denomina as al conjunto de informacin de que se dispone acerca de un
determinado grupo o comunidad y que atae fundamentalmente a sus valores y creencias;
se representa con la expresin se sabe que
Obtencin
Datos 1
Datos 2
Elaboracin
Resultados
Traslado
Informe
Almacenamiento
Archivo
Fig. 3-3 Esquema del movimiento de la informacin.
2. Individuales. En el caso en que los datos precisos tengan relacin con individuos
tomados de uno en uno. La historia clnica y otros registros personales son una
muestra de este tipo de mtodo.