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42
COMPETENCIAS
D
ICA
Diseadora Instruccional
Prof. Rosaura torres
Competencias a desarrollar
Conocimientos
Grales. del
proceso
administrativo
Habilidades y Destrezas
Elaboracin de
normas o
procedimientos
Desarrollo
econmico y
social
Tcnicas y
procedimientos
contables
Pg.
UNIDAD 1 Las organizaciones
Principios de la administracin.
Los sistemas: concepto, caractersticas, funciones
UNIDAD 2 ORGANIZACIN Y SISTEMAS
Concepto
Origen y antecedentes
Naturaleza de la carrera
Funciones y caractersticas de los anlisis de Organizacin y Sistemas
Perfil del analista de Organizacin y Sistemas
Definicin de trminos propios en Organizacin y Sistemas
UNIDAD 3 DIAGRAMACIN
Definicin y caractersticas
Utilidad
Criterios fundamentales para su elaboracin
Tipos de diagramas
UNIDAD 4 LOS ORGANIGRAMAS
Definicin y objetivos
Identificar
problemas o
necesidades
Elab
informes.
Administ
Elab
edos
financ.
Formular
proyectos
Elabo
proce
Utilidad
Tipos de organigramas
Criterios para la elaboracin de organigramas
Caractersticas: Sencillez, uniformidad, presentacin
UNIDAD 5 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Norma: definicin, caractersticas
Procedimiento: definicin y caractersticas
Tipos de procedimientos
Redaccin
UNIDAD 6 FLUJOGRAMAS
Definicin
Smbolos usados en lo diagramas de flujo
Tcnica para realizar los flujograma
Recomendaciones para usar y aplicar smbolos
UNIDAD 7 FORMULARIOS
Definicin y objetivos
Diseo del formulario
Consideraciones para la elaboracin del formulario
Control de formularios
UNIDAD 8 MANUALES ADMINISTRATIVOS
Nociones generales
Caractersticas de los manuales
Clasificacin
Tipos de manuales
Procedimiento general para elaborar manuales administrativos
UNIDAD 9 METODOLOGA DE SIMPLIFICACIN DEL TRABAJO
Planteamiento del problema (oportunidad de Mejora)
Recoleccin de los datos
Anlisis de los datos
Formulacin de recomendaciones
Implementacin
Seguimiento, evaluacin y control
Redaccin del informe tcnico
Bibliografa
PROGRAMA INSTRUCCIONAL
Objetivo General:
Al finalizar la unidad curricular el estudiante estar en capacidad de abordar el diseo,
control y mejoramiento de los procesos de una organizacin aplicando los principios
generales de organizacin y sistemas, de una manera sistemtica, racional y ordenada.
Sinopsis de contenido
UNIDAD 3. DIAGRAMACIN
Definicin
Caractersticas
Utilidad
Criterios fundamentales para su elaboracin
Precisin
Sencillez
Uniformidad
Presentacin
Tipos de diagramas (organigramas, flujogramas, pictogramas, mapas de
procesos)
Definicin
Objetivos
Utilidad
Tipos de organigramas
Criterios para la elaboracin de organigramas
UNIDAD 6. FLUJOGRAMAS
Definicin
o Smbolos usados en lo diagramas de flujo o Tcnica
para realizar los flujograma o Recomendaciones para
usar y aplicar smbolos
-En cuanto a dibujo
-En cuanto a su contenido
-Simulacin de procesos
UNIDAD 7. FORMULARIOS
Definicin
o Objetivo
o Diseo del formulario
o consideraciones para la elaboracin del formulario
o control de formularios
o
Nociones generales
Caractersticas de los manuales
Clasificacin
Tipos de manuales
-Organizacin y Funciones
-Normas y procedimientos
-Usuario
-Manual de Calidad
-Otros
Estrategias Metodolgicas
Exposicin del Profesor Asesor.
Dinmica Grupal Asincrnica.
Dilogo Didctico mediado por la Nuevas Tecnologas de la Informacin y la
Comunicacin (NTIC)
Prcticas en Laboratorios de Computacin Lecturas Dirigidas e Investigaciones en
la Web Presentaciones y Discusiones de Equipos de Trabajo
El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interaccin con sus semejantes,
por tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar unos con otros, por sus
restricciones personales, y deben constituir organizaciones que les permitan lograr algunos
objetivos que el trabajo individual no alcanzara realizar.
Entonces, una organizacin se define como: un sistema de actividades conscientemente
coordinadas formado por dos o ms personas. La cooperacin entre ellas es esencial para la
existencia de la organizacin, y sta existe cuando: Hay personas capaces de comunicarse y
dispuestas a actuar conjuntamente.
Este modulo instruccin al ha sido concebido para servir de apoyo a los participantes, ya que
su contenido esta orientado a brindar los elementos necesarios para comprender y utilizar
tcnicas que permitan lograr mejores resultados en el rea de organizacin y sistemas.
El trabajo que se ver a continuacin se hace con la finalidad de establecer y distinguir los
diferentes conceptos de un sistema de Organizacin y sistemas, para comparar las funciones
que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las caractersticas que debe
contener los analistas del mismo.
Para comprender esas definiciones se hablar un poco de la creacin y de los
antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo.
Se profundizar en las funciones que cumple la unidad de O y S, para poder destacar la mejor
ubicacin del mismo en una empresa u organismo, basndose y teniendo en cuenta la
coordinacin y las normativas de dicho rgano.
El contenido, ha sido seleccionado cuidadosamente con el objeto de proveer al lector
informacin til, sencilla y relevante que le permita comprender con facilidad los tpicos
principales del rea. Consta de ocho unidades, en la primera se aborda el estudio de
organizacin y sistemas, concepto, Origen, antecedentes, Naturaleza de la carrera, funciones
Caractersticas de los analista de Organizacin y Sistemas, Perfil y Definicin de trminos
propios del rea.
En la segunda unidad se incorporan elementos vinculados con diagramacin entre ellos:
Definicin, Caractersticas, Utilidad, Criterios fundamentales para su elaboracin y Tipos de
diagramas.
La tercera unidad desarrolla la plataforma tcnica para definir y plasmar la estructura de la
organizacin de forma tal que traduzca su objeto y razn de ser en funcin de su contexto, con
este fin se revisan su Definicin, Objetivos, Utilidad, Tipos de organigramas, Criterios para la
elaboracin y Caractersticas.
La cuarta unidad seala los aspectos correspondientes a normas y procedimientos: definicin,
caractersticas y Tipos de procedimientos as como la forma adecuada de Redactarlo.
Unidad I
ORGANIZACIN Y SISTEMAS
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
CONTENIDOS
Origen, antecedentes
Definicin.
Naturaleza de las funciones de la unidad de organizacin y sistemas.
Caractersticas de los anlisis de Organizacin y
Sistemas
Perfil del analista de Organizacin y Sistemas
2.-Definicin
El desarrollo incesante de la complejidad en la Administracin y todos los evidentes defectos
que ella acusa, ha generado una serie de inquietudes entre los miembros de las empresas los
cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a
su administracin.
Es as, como en la mayora de las organizaciones han sido creadas Centrales de Organizacin
y Sistemas para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo; Organizacin y
Sistemas es uno de los trminos que integran la labor general de la racionalizacin.
Sobre la Teora de Organizacin y Sistemas observamos definiciones como "Una forma de
consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar
las tareas, como disponer procedimientos y llevar trabajos administrativos mecnicos con la
mayor economa de esfuerzo y con el mximo de eficacia en los resultados". Y por extensin,
se llama unidad, equipo o servicio de Organizacin y Sistemas al conjunto de funcionarios
especializados en la aplicacin de la tcnica del mencionado servicio.
Organizacin y Sistemas estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la
Administracin, cumpliendo como funcin el aconsejar a los funcionarios interesados en
mejorar la organizacin y mtodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una
unidad de Organizacin y Sistemas es asegurar el mximo de eficiencia en el financiamiento de
la aparato administrativo, y mediante la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de
organizacin; conseguir economas en el costo de la produccin y en la utilizacin de mano de
obra, pero como regla general a Organizacin y Sistemas no se le concede autoridad sobre
otras unidades en administracin.
Se suele preguntar Por qu es necesario emplear un servicio especializado, si el deber de los
administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los
mtodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este
servicio, los administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organizacin y
Sistemas, y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda, hacindose totalmente
responsable de sus actividades. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de
asegurar que su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel
directivo, debe trazar la forma de la organizacin y crear los instrumentos apropiados o
mtodos para llevar a cabo la funcin.
La ventaja principal que Organizacin y Sistemas tiene sobre un administrador es, que su
responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para
pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo
estas considerando el hecho de reunir datos y obtener la mayora de su informacin a travs de
personas encargadas de la actividad que se analiza.
Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Crticas, es decir, pensar en trminos
de propsitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qu de ello.
-Naturaleza
Dirigir el estudio.
Ejecutar acciones orientadas a poner en prctica las recomendaciones.
Como podemos observar la unidad de organizacin y sistema, en este caso solo exige a la
unidad ejecutiva que lleve a cabo las recomendaciones, en este caso solo necesita la
aprobacin es la del autoridad mxima de la institucin.
Finalmente, es importante destacar que la unidad de organizacin y sistemas debe tener un
carcter asesor, salvo en algunas situaciones especiales en las cuales se hace necesario la
toma de decisiones de manera ejecutiva.
-Caractersticas
Decisiones:
el se
mejor
curso de accin cuando la
el
hecho o laSeleccionar
situacin que
analiza.
informacin
tal hecho o situacin.
se da en forma probable para el desarrollo sistemtico del
o Descomponerlo
con el fin de conocer los detalles y aspectos.
anlisis.
o Examinarlo
crticamente
comprender
cadaen
elemento
o componente
del
Juegos:
Es para determinar
layestrategia
ptima
una situacin
de competencia,
y
hecho
especfico en
aplicar
en problemas
de estudio.
productividad hacindose responsables pero conociendo las
o Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido,
reglas.
haciendo comparaciones y buscando analogas.
o Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta
los fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
o Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y
polticasdeadministrativas,
-Perfil del analista
Organizacin yfunciones
Sistemas y operaciones, equipo y ambiente
laboral.
El personal que labora en la unidad de Organizacin y Sistemas se conoce como analistas.
Es
importante
saber
las caractersticas
distinguen
de la unidad
de
ste
se encarga
de recopilar
y analizar que
informacin
conlos
el anlisis
fin de presentar
soluciones
Organizacin
Sistemas, as
las como
cualesasesorar
se denotan
as:
alternativas a yproblemas,
en la
implantacin de las modificaciones que
proponga. El analista puede ser un tcnico o profesional que requiere conocimientos, los
o Eliminacin:
la supresin de un sistema de trabajo, la eliminacin de
cuales se agrupan
en dosEs
tipos:
procedimientos o de pasos dentro de un proceso.
o Adicin: Introducir
sistemas o programas.
Conocimientos
Tericos:nuevos
Como conocimientos
de teora de la administracin y de la
o Combinacin:
Combinar
el orden de de
laslaoperaciones
de un procedimiento
organizacin,
de sistemas
y metodologa
investigacin.
que
considere
los
factores.
Conocimientos Tcnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnsticos
o Modificacin:
en los procedimientos
las operaciones,
administrativos
y elCambios
diseo organizacional,
anlisis yo elaboracin
de organigramas,
modificadores
en
las
formas,
registros
e
informes.
diagramas de flujo y distribucin de espacio.
o Simplificacin: Introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo
mediante
de las
de un procedimiento.
El analista debe
tenerellaanlisis
capacidad
deoperaciones
anlisis, expresarse
con claridad, saber redactar y
o Series de
Interpretacin
las variaciones
presentar informes,
serTiempo:
observadores
y poder de
trabajar
en equipo.en los volmenes de
hechos, costos, produccin, etc., en perodos iguales y subdivididos en
unidades homogneas de tiempo.
o Correlacin: Determinar el grado de influencia entre dos o ms variables.
ACTIVIDADESUna
PARA
EL PARTICIPANTE
variable
puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
o Muestreo: A travs del uso de varios diseos, el muestreo hace posible
Organizados en
de tres participantes,
realicelas
las siguientes
actividades.
lasequipos
inferencias
acerca
de
caractersticas
del 1. personal.
o PERT (Tcnica para la Revisin y Evaluacin de Programas): La
Elabore un planeacin
cuestionarioy que
incluya:
control
de un conjunto complejo de actividades, funciones y
relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignacin de
recursos, etc.
o Programacin lineal: Para asignar los recursos incluyendo una funcin
objetiva, a travs de la eleccin entre varias alternativas y sistemas cuyos
elementos tienen valores para adquisicin, durabilidad, utilizacin en
diversas etapas.
o Simulacin: Usada para imitar una operacin antes de su ejecucin real,
para as proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones,
haciendo grupos complejos de variables.
o Teoras: Existen, en los anlisis de Organizacin y Sistemas, diversas
teoras que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que est
desarrollndose, stas se dividen as:
Lnea de espera: Es para determinar el nmero ptimo de
estaciones de servicio, y la mayora de los modelos suponen una
o Conocer
o Describir
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
Objetivos.
Funciones.
Forma adoptada para realizar sus labores atendiendo su naturaleza
ventajas y desventajas de esta unidad.
Unidad II DIAGRAMACION
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
CONTENIDOS
Definicin
Objetivos
Tcnicas para formular diagramas
Clasificacin de los diagramas
Caractersticas
El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia en el trabajo de los sistemas
estos son: estudio, diseo y presentacin.
Esta fase del estudio de sistemas es la investigacin inicial de los procedimientos, tal como
se llevan en el presente dentro de la organizacin. En esta etapa la exploracin se refiere
bsicamente a la forma en que se est ejecutando el trabajo. Los datos que el analista
necesita obtener deber ser correctos y completos. Una vez recopilada toda la informacin,
hace uso del diagrama del movimiento, un recurso sencillo que transformar la enorme
mezcla de detalles sin conexin en un sencillo mapa-ruta que seala en su totalidad los
procedimientos.
El diagrama es un producto final deseado, a travs del cual el analista refleja el procedimiento.
Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de perfeccionamiento y lo que ha sido una
simple investigacin, ahora empieza a marcar el rumbo; principal y contribuye sealando las
reas con necesidades de perfeccionamiento
Estas dos fases, comprensin de los procedimientos actuales e indicacin del mejor camino
para la accin futura, constituyen el valor fundamental en el usa de diagramas.
Esta fase en el trabajo de sistemas es, quiz, la ms importante y con seguridad el punto
crucial de una asignacin de sistemas. Aqu se desarrollarn los mtodos nuevos, el equipo,
las nuevas formas, los diagramas de flujo que fueron trazados en la fase del inicial, entran de
nuevo en esta etapa. Ahora deben seguirse los caminos de perfeccionamiento que antes
fueron sealados. Las reas en las que se duplican el esfuerzo, o se hacen inversiones
innecesarias se investigarn minuciosamente, los diagramas proyectados en esta fase del
estudio para el sistema propuesto se convertirn en las bases para los proyectos finales
alrededor de los cuales se centrar la representacin administrativa.
Todos los anlisis de sistemas bien ejecutados son el producto de una fase inicial de
planificacin cuidadosa y de una valoracin continua del proceso. En lo que respecta a
j.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Definir el concepto de organigrama
CONTENIDOS
Definicin
Objetivos
Tipos de organigramas
Todas las organizaciones cuentan al menos con un organigrama general, sin embargo, es
frecuente observar, diferencias en los criterios y enfoques considerados al momento de su
preparacin. Por ello es importante tener una base de informacin homognea, que permita
dar cohesin a este tipo de recursos.
-DEFINICIN
DE ORGANIGRAMA.
"Un organigrama es una manera grafica de mostrar la estructura formal de las relaciones,
responsabilidades y autoridad a travs de las que una empresa apunta al logro de sus
objetivos (Anderson 1981).
"El organigrama es la representacin* grafica de la estructura orgnica de una institucin o
de una de sus reas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos
que la componen (Benjamn. 2004).
"Es un documento que representa grficamente la estructura formal de una entidad
(Carrasco. Cit. P. Rinosa)
Como hemos podido apreciar los conceptos de organigramas expresados anteriormente,
poseen elementos comunes. Para efectos de nuestro trabajo, daremos un concepto
operacional de organigrama definindolo como:
"La representacin grafica de la estructura orgnica de una institucin que permite visualizar
las funciones y relaciones de las unidades, la lnea de autoridad y responsabilidades y los
niveles jerrquicos, entre otros aspectos
-OBJETIVO
DE LOS ORGANIGRAMAS.
Utilidad
Proporcionan una imagen
formal de la organizacin
-TIPOS DE ORGANIGRAMAS.
Los organigramas se diferencian entre si por las caractersticas de la organizacin que
representan. En este sentido a continuacin se mencionaran varios tipos, considerando una
serie de criterios y factores planteados por Benjamn (2004)
Por su naturaleza:
Microadministrativos
Macroadministrativos
Por su mbito:
Generales
Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel
jerrquico, segn su magnitud y caractersticas.
Particulares
Solo muestran una rea particular de la estructura en la organizacin.
Por su contenido:
Integrales
Funcionales.
Involucra las principales funciones que tienen asignadas, ademas de las
unidades y sus interrelaciones.
Por su presentacin:
Verticales.
Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte
superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada.
Horizontales
Mixtos.
De bloque.
Constituyen una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un
mayor nmero de unidades en espacios mas reducidos.
DISEO
Es importante considerar aspectos formales, vinculados con la presentacin de un
organigrama, entre ellos se consideran.
Figuras:
Se utilizan en los organigramas para plasmar las unidades que la conforman
pueden ser de nivel directivo, medio u operativo.
Forma.
Debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento del
organigrama.
Dimensin.
Los rectngulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones
semejantes.
Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales sealan
especializacin y correlacin.
Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.
Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica relacin de
apoyo.
Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza medio
recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
4.
Sencillez
De fcil comprensin, se recomienda evitar trazos innecesarios o una
nomenclatura compleja
Uniformidad
Homogenizar las lneas y figuras que se utilicen en su diseo
Presentacin
En su presentacin deben considerarse criterios tcnicos y de servicio, en
funcin de su objetivo.
Vigencia
El organigrama debe mantenerse actualizado, se sugiere colocar al margen inferior
derecho el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la fecha de su
autorizacin y actualizacin, en este sentido el procedimiento para actualizar
organigramas debe seguir los pasos que a continuacin se sealan:
o
o
o
o
o
o
o
Autorizacin
Integracin del equipo de trabajo
Preparacin del plan de trabajo
Captacin de la informacin
Clasificacin y registro de la Informacin
Anlisis de la informacin
Diseo del organigrama
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
CONTENIDOS
Norma.
Procedimiento
Caractersticas de los procedimientos
Clasificacin de los Procedimientos
Descripcin de los procedimientos.
Redaccin.
Diagramacin de los procedimientos
2. -
PROCEDIMIENTO.
-CARACTERSTICAS
DE UN PROCEDIMIENTO.
Los procedimientos se pueden identificar a travs de ciertas caractersticas comunes que los
diferencian de otras acciones dentro de una organizacin, entre ellas tenemos:
1. El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo que indica como se
procede.
2. El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente, es decir, los pasos son
secuenciales.
3. Cubre un ciclo de accin.
Procedimiento:
Procedimiento:
Procedimiento:
Procedimiento:
Procedimiento:
UNIDADES RESPONSABLES.
ACCIONES.
Seccin Almacenes
Controla la existencia de mercanca a
- REDACTAR UN PROCEDIMIENTO.
travs de la ficha de stock. Si est cerca del
punto de pedido,
prepara
solicitud
dela intencin es brindar
Al momento de redactar un procedimiento
debemos
teneruna
presente
que
compra
en
dos
ejemplares.
informacin clara y precisa, de tal manera que permita al lector extraer rpidamente y sin
falsas interpretaciones la informacin contenida en el manual.
-Enva
el original a compras y archiva el
duplicado.
Por lo tanto, al momento de redactar
un procedimiento es pertinente considerar las siguientes
Departamento de
Compras.
recomendaciones.
-Recibe
y analiza la solicitud y la aprueba.
1.
2.
3.
4.
5.
Smbolos abstractos
Smbolos figurativos.
UNIDAD V FLUJOGRAMAS
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
o Definir
CONTENIDOS
o
o
o
o
o
Definicin
Caractersticas De Los Flujogramas
Tipos De Flujogramas
Simbologa De Los Flujogramas
Diseo Y Elaboracin De Flujogramas
o Recomendaciones Para El Uso Y Aplicacin De Los Flujogramas
Las organizaciones precisan recursos tcnicos que les permitan ubicar mediante un diagrama
y mapas de proceso, los elementos necesarios para llevar a cabo sus funciones en forma
lgica y consistente. En consecuencia un Flujograma es la representacin grfica de hechos,
situaciones, movimientos o relaciones , por medio de smbolos, tambin se conocen como
diagrama de flujo y muy rara vez fluxogramas, estos grficos ilustran la sucesin de
operaciones que implican movimiento, desplazamiento o curso de todo tipo, que bien puede
ser una actividad, un formulario, un informe, materiales, personas o recursos, son de gran
importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos de juicio idneos para la
representacin de procedimientos y procesos, as como las pautas para su manejo en sus
diferentes versiones.
-DEFINICION
El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa grficamente las distintas
operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su
secuencia cronolgica. Segn su formato o propsito, puede contener informacin
adicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las
personas, las formas, la distancia recorrida e tiempo empleado etc. (Gmez C. 1.997)
Segn Chiavenato Idalberto. (1.993); El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una grfica que
representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia
del proceso en cuestin, las unidades involucradas y los responsables de su ejecucin.
Segn Gmez Rondn Francisco. (1.995); El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la
representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo.
En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayoras de las empresas o
departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realizacin de
cualquier mtodo, constituye adems un elemento fundamental para descomponer en partes
procesos complejos y esto a su vez facilita la comprensin de la dinamita organizacional y la
simplificacin del trabajo.
Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993; los flujogramas constituyen un instrumento de suma
importancia en toda organizacin y departamento, ya que este permite la visualizacin de las
actividades innecesarias y verifica si la distribucin del trabajo est equilibrada,
CARACTERSTICAS DE LOS FLUJOGRAMAS
Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997:
1. Sinttica: La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber
quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas
extensivos dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto dejan de ser prcticos.
3. TIPOS DE FLUJOGRAMAS
Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997:
Segn su forma:
a. Formato Vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia
abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la
informacin que se considere necesaria, segn su propsito.
b. Formato Horizontal: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a
derecha.
c. Formato Panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y puede
apreciarse de una sola mirada mucho ms rpidamente que leyendo el texto, lo que
facilita su comprensin, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en
lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas acciones simultneas y la
participacin de ms de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.
d. Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre
el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas
Por su propsito:
a. De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o
ninguna descripcin de operaciones con poca o ninguna descripcin de
operaciones.
b. De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, as como quin o en donde
se realiza y en qu consiste sta.
c. De mtodo: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la
manera de hacerlas.
d. Analtico: Describe no slo el procedimiento quin lo hace, y cmo hacer cada
operacin, sino para qu sirven.
e. De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona.
f. Combinados: Emplean dos o ms diagramas en forma integrada.
g. De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la informacin con textos y dibujos.
h. Asistido por computadora: El flujo de informacin se hace con recursos de
software.
SIMBOLOGA DE LOS FLUJOGRAMAS
Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997:
1. Principio y/o terminacin del diagrama: Este smbolo representa tanto la
disponibilidad de la informacin para su procesamiento (entrada), como la
mencin de que la informacin ya ha sido procesada.
2. Actividad u operacin: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan
como objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposicin de la informacin.
3. Anotacin, aclaracin, o ambos casos: Siempre que se quiera algn comentario al
margen, notas explicatorios, aclaraciones, etc.; se trazar indistintamente una lnea
punteada que vaya de la nota aclaratoria al smbolo en que se requiere esa nota.
4. Conector: Este smbolo se utiliza siempre que las condiciones fsicas de nuestro
diagrama obligue a interrumpir el graficado de la informacin que se tiene y deba
seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir informaciones
aisladas.
5. Documento: El smbolo se utilizar cuando se desee representar un documento
cualquiera. Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, etc. (excluidas la
tarjeta perforadora y la cinta magntica). Siempre que un documento tenga varias
copias, estas debern presentarse dentro del diagrama y numerarse con cero el
original: uno para la copia y as sucesivamente.
1. Destruccin: Este smbolo indica la destruccin de cualquier documento o
informacin. Es conveniente aclarar siempre que documentos se estn destruyendo.
2. Transferencia: Este smbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o sistema
interviene otra seccin o departamento que no sea el estudiado, siempre o cuando
nos interesen los pasos o trmites que se realizan en ese lugar.
3. Alternativa: Este smbolo representa el momento en que una actividad u
operacin cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes.
i.
Qu es un flujograma?
UNIDAD VI FORMULARIOS
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
i.
ii. Conocer los aspectos metodolgicos para manejar efectivamente las formas.
iii. Conocer los criterios tcnicos para analizar disear y controlar formas.
iv. Analizar los aspectos prioritarios con el fin de convertir el manejo de las formas en una
ventaja competitiva para una organizacin.
CONTENIDOS
i.
Definicin
Objetivo
Diseo Del
Formulario
Consideraciones
Para La Elaboracin
Del Formulario
ii. Control De
Formularios
iii. Sistema De Control
De Formularios
DEFINICION.
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar informacin
variable, el cul tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a la cual pertenezca. Puede
considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin
para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se
imprime informacin constante y que tiene una serie de espacios para asentar informacin
variable. Es todo papel que contenga informacin, texto, epgrafes, impresos o en blanco para
rellenarlos posteriormente.
Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, segn el tipo de informacin y el
grado de dificultad para su llenado, puede acompaarse de un instructivo.-
OBJETIVO:
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para
alcanzar un fin.
Representan un vehiculo de transmisin de datos e informacin organizacional
sencillo, claro y funcional, ya que permite ordenar sistematizar y orientar el manejo de
cualquier otro recurso en trminos escritos.
Objetivos especficos,
Facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los
procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por ultimo, dar valor legal a determinadas
transacciones.
-
El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo, siguiendo las
pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del prediseo, diseo y post-diseo.
Fases para el diseo.
Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer
aspecto a considerar es realizar una revisin y determinar la necesidad del formulario y si
existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamao estndar
de papel y letra adecuada para el diseo e impresin, y de ah elaborar una lista con toda la
formacin que contendr el formulario
El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo, siguiendo las
pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del prediseo, diseo y post-diseo.
Fase prediseo: En esta fase se debe realizar una lista de comprobacin y determinar con
detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de
esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseo y
proceder a realizar la fase del diseo.
Se determin la necesidad de la existencia del impreso?
Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo?
Son necesarias todas las copias previstas?
Es lgica la secuencia de los datos?
La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al mnimo? Esta
autorizado el diseo del formulario?
Cul es el departamento origen?
Cul es la finalidad del formulario?
Tienen relacin el nombre del formulario con la finalidad?
Es necesario un subtitulo?
Est la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del formulario? Cul
es el tiempo de entrega solicitado al impresor?
Con qu frecuencia se va a usar el formulario?
Debe tener el formulario un nmero de serie?
Este formulario elimina la necesidad de algn otro?
Puede afectar de alguna forma previsible, la aparicin de este formulario a los ya
existentes?
Fase del diseo:
Preparacin de una forma segn su objeto, tipo de informacin que contendr, origen,
mtodo de llenado, procedimiento en el que se utilizara, numero de copias, usuarios y
resultados esperados.
Manual: requiere espacios adecuados para que la informacin quede suficientemente clara y
se eviten errores de interpretacin.
A maquina: el espaciado debe adecuarse a la escritura de una maquina de escribir, aunque no
exista una estandarizacin. En impresora de equipo de cmputo : las formas son creadas en la
computadora previamente lo que evita problemas de este tipo de equipos.
Una vez realizado el diseo, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresin. Si es
necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor.
Lista de comprobacin del diseo: El formulario debe responder afirmativamente a las
siguientes preguntas, para poder pasar a la prxima fase:
Indica el titulo claramente la naturaleza y funcin del formulario?
Se encuentra en una posicin adecuada?
Los datos fijos se comprenden fcilmente?
El lenguaje es claro?
Estn las instrucciones especficas prximas al lugar de los datos a que se refieren? Estn
las instrucciones generales ubicadas adecuadamente?
Las lneas son las adecuadas?
Se han aplicado las lneas adecuadamente?
Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas?
Los datos fijos se encuentran el ngulo superior izquierdo?
Se identifican todas las copias del formulario?
Esta el formulario identificado mediante un cdigo numrico?
Posterior a esto, se debe realizar una lista de comprobacin del cumplimiento del formulario,
donde se deben responder afirmativamente las siguientes preguntas:
Se ha reducido al mnimo la cantidad de escritura necesaria?
Se encuentran los datos fijos en el orden ms lgico?
Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable?
Tiempo estimado
Caractersticas de
impresin:
Numero de copias
Papel (color, marca y base del original y copias)
Tinta, color de tinta.
Offset. Mediante este proceso se prepara un negativo fotogrfico de los originales que
despus se pasa a una placa metlica, la cual imprime por medio de una prensa.
Cada lmina soporta hasta 300 mil impresiones.
Mimegrafo: Se emplean estnciles o plantillas hechas a maquina, impresora o a
mano, permite reproducir de 100 a 500 ejemplares.
Linotipo: Consiste en la formacin de lneas con letras de tipos y tamaos distintos
hasta completar textos para su impresin.
Fotograbado: Se utiliza la fotografa, a partir del original se hace un negativo, que es
revelado por la accin de la luz y tintas especiales y despus queda grabado en una
placa metlica plana.
Rotograbado: Es anloga al fotograbado, pero para el grabado se emplean
rodillos de cobre, resulta adecuada cuando la impresin supera el milln de
ejemplares.
A maquina: Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de escribir
elctrica o mecnica.
Computadora: Implica el desarrollo de programas especficos o el uso de software
especializado, puede usarse como modelo de cualquier alternativa de presentacin,
ya sea por medio de impresin en papel o en discos pticos, disketes o cintas.
Es un plan o mtodo usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de
oficina, mediante la normalizacin del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad
de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma ms eficiente y mantener el
seguimiento a cada formulario implantado.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
o Definir
CONTENIDOS
o Definicin
o Ventajas
Los Manuales constituyen una de las herramientas mas utilizadas por Ias organizaciones para
facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas, son indispensables debido
a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones, los recursos que se les
asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopcin de tecnologas avanzada
para atender adecuadamente la dinmica organizacional. En este trabajo no se pretende
abarcar todas las posibilidades existentes para su formulacin, sino aportar elementos de
juicio tiles a toda persona o instancia encargada de realizar y aplicar un manual
administrativo ya que estos, tienen por objeto sealar a las autoridades de cada unidad de
manera escrita aspectos vinculados con lo que se espera de l, en materia de funciones,
tareas,
2.-Ventajas.
Ventajas de la disposicin y Uso de Manuales
1. - Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla
en una organizacin, elementos stos que por otro lado sera difcil reunir.
2. - La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento
Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trmite a
travs del tiempo.
3. - clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en
las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o a que nivel alcanza la
decisin o ejecucin.
4. - Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa y
evitan
La formulacin de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
5. - Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema.
6. - Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del
tiempo.
7. -Facilitan
Un instrumento que define con precisin cules son los actos delegados.
8. - Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en
funciones a las que hasta ese momento no haba accedido 9.- Economizan tiempo, al
brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberan ser analizadas,
evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
10. Ubican la participacin de cada
Componente de la organizacin en el lugar que le corresponde, a los efectos del
cumplimiento de los objetivos empresariales.
11. Constituyen un elemento que posibilita la evaluacin objetiva de la actuacin de
cada empleado a travs del cotejo entre su asignacin de responsabilidades segn el
manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.
12. Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos, ya que estos se
basan en procedimientos homogneos y metdicos.
Desventajas.
1. - Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe afrontarse.
2. - Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su
contenido acarrea su total inutilidad.
3. - No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que
evidentemente existe pero no es reconocida en
:lo manuales.
4. - Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que sean
tiles y suficientemente flexibles.
5. - Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un
nmero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el
volumen de tareas reducido.
Manual de Organizacin.
Manual de Polticas.
Manual de procedimientos y normas.
Manual del especialista.
Manual del empleado.
Manual de Propsito mltiple.
4.1.2-
TITULO I
GENERALIDADES
FINALIDAD DEL MANUAL
Especificar lo que se pretende lograr a travs de la aplicacin de las normas que contiene el
Manual.
BASE LEGAL
Sealar las normas legales que aprueban los documentos de organizacin y gestin.
ALCANCE
Determinar el mbito sobre el cual tiene jurisdiccin orgnica el Manual.
APROBACIN
Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia el Manual.
TITULO II
DEL DISEO ORGNICO FUNCIONES GENERALES DEL RGANO
Describir las funciones generales que le compete desarrollar al rgano, como parte integrante
de la organizacin institucional.
ESPECFICAS
DE
LOS
CARGOS
Determinar las funciones especficas de los cargos, observando el siguiente esquema:
Denominacin del cargo
5.2.-MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Para Silvia R. "El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de instrucciones
y normas reunidas en un cuerpo orgnico, que explican el desarrollo de los procedimientos
administrativos. Es una fuente de informacin permanentemente actualizada que facilita al
personal de una organizacin la correcta ejecucin de las tareas normalizadas. Adems,
regula la participacin de los distintos sectores de una organizacin, as como tambin de
entes externos (usuarios, organismos de control, proveedores, etc.)
Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en
orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la
organizacin compatibles con dichos procedimientos.
La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:
5.3.-MANUAL DE CALIDAD.
ndice O Contenido.
En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relacin de captulos que
constituye el cuerpo del documento.
Alcance.
Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las normas
internacionales aplicables.
Introduccin.
Se expone la situacin, filosofa y perspectivas de crecimiento de la organizacin.
Objetivos generales
Estructura organizacional.
Muestra la composicin de las unidades administrativas que la integran y sus
relaciones.
Responsabilidades.
Se establece la responsabilidad general que asumen en relacin con el sistema de calidad.
Documentos y referencias aplicables.
Listado de normas que sustentan el sistema de calidad de una organizacin.
Elementos del sistema de calidad
Compendio de aspectos que debe cubrir el sistema de calidad de una organizacin, pueden
variar de una organizacin a otra, segn la norma de aplicacin, su naturaleza, giro, tamao
etc.
Definiciones.
Conceptos de carcter tcnico, relacionado con los procedimientos del manual de calidad.
Lista de distribucin
Registro que controla el nmero de copias y reas a las que se le entrega el manual.
Apndice para la codificacin de procedimientos
Clasificacin de los procedimientos de una organizacin segn el apartado de la norma de
calidad, rea de aplicacin y nmero consecutivo.
5. - PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS.
Existen diferentes recomendaciones a tener en cuenta al momento de redactar un manual de
procedimientos administrativos. No obstante, resulta sumamente conveniente, tanto por su
calidad tcnica como por el efecto de generalidad que se
logra con su uso, tomar como parmetro base lo establecido en la Norma IRAM 34.551, que se
ocupa del contenido y presentacin de los manuales de procedimientos administrativos. La
norma comprende los siguientes aspectos:
Marco Introductorio
Identificacin
En este apartado se incluyen los siguientes datos:
ndice
Se deben presentar de manera sinttica y ordenada los elementos constitutivos del
documento y de los principales temas que comprende el manual.
Introduccin
Este apartado cumple las funciones de prlogo y puede describir la circunstancia operativa o
estratgica que genera u obliga la elaboracin del manual de procedimientos administrativo.
Tambin sintetiza cmo se utilizar el manual, a quin va dirigido y cundo se utilizar. Suele
incluir un mensaje del titular del organismo.
Objetivos del procedimiento
En este punto deben explicarse, en forma clara y precisa, los propsitos y objetivos del
procedimiento que se describir en el manual.
Alcance del procedimiento
Este apartado debe contener la explicacin de las reas, secciones o personas sobre las
cuales se aplicarn los procedimientos, en qu circunstancias se harn y cules sern los
lmites de esa aplicabilidad. La presentacin de dichas unidades debe llevarse a cabo segn
el orden en que intervienen dentro del procedimiento.
Polticas y normas de operacin
Las polticas o normas de operacin deben prevenir situaciones alternativas que pueden
presentarse al operar los procedimientos, es decir definir expresamente qu hacer o qu
lineamientos deben tomarse como referencia en casos que no se presentan habitualmente o
no estn previstos en la diagramacin del procedimiento.
G. Instrucciones
Formularios para el uso del manual
En
estacontener
seccin,las
se instrucciones
debe explicarycmo
usar elpara
manual
y en qudeforma
Deben
referencias
la utilizacin
todosselosactualizarn
documentoslos
y
contenidos
del
mismo,
teniendo
en
cuenta
la
necesidad
de
revisar
y
reemplazar
lo quede
comprobantes que circulan, sus diseos y especificaciones; el manual debe incluir modelos
pierde
cubrir
losy describir
nuevos requerimientos.
La de
seccin
debe
llenado.vigencia
Adems,osepara
sugiere
incluir
a los responsables
la emisin
de incluir
cada los
siguientes
puntos:
formulario, el momento en que deben ser emitidos, la cantidad de copias, el tratamiento y la
distribucin prevista para cada copia, ejemplares de los formularios, listados, planillas,
activas
estructura:
indica
la disposicin
las partes en que est ordenado el manual;
pantallas
y todo
tipo de
impresos a de
utilizar.
codificacin: se debe explicitar el sistema y criterios de codificacin usados; y
actualizacin:
se deber indicar la forma de identificar las revisiones, modificaciones,
Anexos varios
actualizaciones, quines pueden efectuarlas, por qu medios y cmo introducir el
nuevo material
o destruir tablas,
el material
eliminado.
Este apartado
podr contener
cuadros,
grficos, ejemplos de aplicacin de los
procedimientos descriptos en el manual, etc. Otro contenido optativo del manual de
Cuerpo
Principal
procedimiento
es el "glosario que se usa para listar las definiciones de los trminos
tcnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar la interpretacin.
Normas de trmite
ACTIVIDADES
PARA
PARTICIPANTE.
En
este punto, se
debeEL
describir
la secuencia de los pasos en los procedimientos
administrativos. Conceptualmente la descripcin tiene dos aspectos:
Organizados en grupos, los participantes con ayuda del material investigaran y discutirn
aspectos vinculados con las preguntas siguientes para luego entregar en forma escrita un
Tareas y decisiones involucradas que debe incluir:
trabajo que contenga las siguientes actividades.
-
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Objetivos
Naturaleza de la funcin que ejecuta
Estructura.
Funciones asignadas.
Archivos utilizados; debe incluir:
Normas.
Procedimientos, formularios.
informacin a contener;
Instructivos.
mtodo de clasificacin de la informacin contenida; mtodo de bsqueda de
la informacin contenida; perodo de archivo de la informacin y tratamiento
posterior al mismo; y responsable de la custodia y mantenimiento
actualizado.
Cursogramas
Constituyen instrumentos importantes para la visualizacin global y esquemtica del juego
de tareas administrativas. Son recomendables para registrar una secuencia de tareas y sus
relaciones funcionales con las unidades involucradas en los circuitos administrativos
analizados.
OBJETIVOS
o Analizar
CONTENIDO
o Planteamiento
Esta metodologa no es ms que el uso organizado del sentido comn para encontrar formas
ms fciles y mejores de realizar una tarea. La simplificacin del trabajo posibilita la
racionalizacin de las tareas, lo que permite la disminucin de costos, menor inversin de
capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestros recursos y de los interesados en la
empresa, presupone el mejor mtodo de trabajo" el ms fcil; proporciona tambin un
enfoque organizado que no slo hace que la superacin personal sea ms fcil, sino que
adems se ajusta como una modalidad conveniente y continua.
Toda organizacin requiere establecer niveles de productividad vinculados con la necesidad
de prestar un mejor servicio al menor costo y en plazo conveniente, por los cual es necesario
simplificar o racionalizar las instancias y formalidades costosas e innecesarias del trmite o
procedimiento, sea cual fuere su naturaleza.
Para lo cual se debera desarrollar las siguientes fases:
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
En esta etapa es necesario precisar la naturaleza del problema, visualizar el alcance, los
resultados que se espera, las acciones a desarrollar, el potencial humano requerido y otros
recursos, en tal sentido, se hacen necesarios:
a. -Identificar el problema.
Identificar el problema, teniendo cuidado de no confundirlo con las causas que lo generan.
b. Definir el problema.
Precisar en que consiste el problema, su naturaleza y como se manifiesta dentro de la
organizacin, si estn incidiendo factores internos como (recursos humanos, materiales,
financieros, tecnolgicos, etc.) o externos como (medio ambiente, situacin econmica,
poltica, social del pas etc.).
c. Objetivo del estudio.
Precisar los beneficios que se pretenden alcanzar en la organizacin mediante la
investigacin del problema.
d. Alcance.
Sealar que unidades estarn involucradas en el estudio, o por el contrario si es toda la
organizacin.
e. Profundidad.
Indicar a que nivel llegara el estudio, especificando (estructura, procedimientos, servicios
etc.)
Propsito
Lugar
Sucesin
Persona
Medios
Cantidad
f.Relacionar
Actividades.
factores, tales como el personal que participa en la tarea, el volumen de
demanda y la duracin de las etapas del trabajo.
Necesidad
y uso
de los requisitos
Aqu deben
indicarse
las acciones
a seguirexigidos.
durante el estudio.
Disposiciones legales y administrativas que sustentan el procedimiento.
g.Sistema
de trmite documentario que se utiliza.
Recursos.
Gastosque
querecursos
ocasionaserna
el procedimiento
tantollevar
a losausuarios
como a la institucin.
Se deben especificar
necesarios para
cabo la investigacin
desde
Composicin
de
la
estructura
organiza,
especialmente
niveles
de
decisin.
el punto de vista humano, material y de tiempo.
Enrelacin
este proceso
de obtenidos
anlisis sehasta
sugiere
algunasseinterrogantes
bsicas que
En
a los datos
el momento
establecen prioridades
parapudieran
atender los
emplearse,
para
determinar
si
existe
la
necesidad
de
cambiar,
simplificar
o
eliminar
pasos
aspectos potencialmente racionalzables, teniendo en cuenta las limitaciones en cuanto
a
y
requisitos
innecesarios.
recurso humano y los recursos pertinentes en cada dependencia.
PARA EL ANLISIS CRTICO
2. RECOLECCIONINTERROGANTES
DE DATOS.
En relacin a la situacin actual de la organizacin se recomienda se obtengan datos
relacionados a:
a. Objetivos y funciones de cada unidad y sus relaciones con las dems unidades.
b. Organizacin y responsabilidad de la unidad objeto de estudio.
c. Estadsticas sobre volumen de trabajo, tiempo consumido en la ejecucin de
operaciones, frecuencia, costos y patrones de rendimiento adaptados.
d. Aspectos cualitativos y cuantitativos del equipo de oficina existente.
e. Ambientacin material.
f. Relacin o contactos con otras unidades.
g. Actitudes de los usuarios y trabajadores relacionados con las actividades de la
unidad.
Los datos recopilados deben ser completos, correctos y pertinentes, estos sern obtenidos a
travs de instrumentos como el cuestionario, la entrevista, la observacin directa y la
investigacin documental, dependiendo de las variables o elementos que se hayan decidido
estudiar y del tipo particular de datos que se desea obtener, posteriormente conviene
ordenarlos y sistematizarlos de forma escrita para su anlisis, haciendo uso de herramientas
como el organigrama, grficos de distribucin de espacios, planes y programas de trabajo,
cuadros de distribucin del trabajo, diagramas de recorrido, diagramas de flujo entre otros.
3. ANLISIS DE LOS DATOS.
Para analizar los datos obtenidos es necesario efectuar un examen crtico de la situacin
actual del mismo, a fin de determinar las causas o posibles fallas que impiden su ptima
ejecucin y verificar como puede ser mejorado.
En esta etapa se debe asumir una actitud interrogativa a fin de comprobar si lo que se esta
haciendo es correcto y necesario; y si los esfuerzos son convenientes y tienen una secuencia
lgica, para esto se recomienda:
Qu
hace?
se Dnde
hace?
se Cundo
hace?
se Quin lo
hace?
Cmo
hace?
se Por qu lo
hace esa
persona?
Por qu se Qu
hace de ese constante es
modo?
el trabajo?
Qu
otra En que otro Cundo
cosa
podra lugar
podra podra
hacerse?
hacerse?
hacerse?
Qu
deber
hacerse?
Dnde
debera
hacerse?
Qu otra
persona
podra
hacerlo?
se Qu
cantidad de
trabajo
realiza?
Cmo
debera
hacerse?
Qu tiempo
tomar
realizarlo?
Cmo
se Cunto
esta
necesita?
realizando?
Qu es lo
que hace?
se
3.
4.
5.
6.
BIBLIOGRAFA RECOMENDADA
Enrique B. Organizacin de empresas. Editorial Mc Graw Gil .ao 2004
Reinosa Eduardo Organizacin y Sistemas: Sus principales tcnicas,
Directorio de FUNDACA 1992-1994, (Fondo Editorial de la
Fundacin Universitaria "Cecilio Acosta , Los Teques, 1993.
Ramn Melinkoff La Estructura de la Organizacin: Los organigramas 82