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2003
COMDOC II
El sistema de seguimiento de Expedientes ComDoc II fue desarrollado por el equipo del Proyecto
de Informtica del Ministerio de Economa y Produccin de la Nacin y cedido al SIU para su
distribucin entre las Universidades Nacionales.
El sistema (que se adapta al decreto 1883/91 que reglamenta los procedimientos administrativos)
est siendo usado en el Ministerio de Economa y Produccin y en el Ministerio de Planificacin
Federal, Inversin Pblica y Servicios.
Tiene todas las ventajas de un sistema de seguimiento electrnico de expedientes, brindando toda
la informacin necesaria, registrando todos los detalles importantes en el tema del manejo de
Documentacin gracias al uso auxiliar de un servicio de directorio como LDAP, se permite definir
con total granularidad la jerarqua de reas y usuarios, adems de otorgar permisos a cada uno de
stos, para cada evento que quieran realizar dentro del sistema.
Para un mejor aprovechamiento y comprensin del sistema, hemos armado el presente manual
para que un us uario pueda comprender los conceptos fundamentales que son los pilares del
sistema, as como aprender la forma de realizar los distintos trmites que el Sistema permite.
Adems del manual, existen dos listas de discusin, una de usuarios y otra de tcnicos en donde
se podrn evacuar las dudas y preguntas que vayan surgiendo, aprovechando el ambiente
colaborativo que esto aporta.
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COMDOC II
Tabla de Contenidos
SISTEMA COMDOCII ................................................................................................................ 5
Ingreso al Sistema ComDoc II ................................ ................................ ................................ . 5
Identificacin y Acceso al Sistema ComDoc II .......................................................................... 6
Concepto Generales .............................................................................................................. 11
Qu es el CUDAP?................................ ................................ ................................ ........11
Qu significa ser Responsable de Gestin y Responsable Local? ....................................12
Qu significa ser Depositario?................................ ................................ ........................ 13
Numeracin de los distintos Tipos de Documentacin ..................................................... 15
Cmo saber qu documentacin se encuentra en mi Area?............................................. 16
Creacin de Documentacin...................................................................................................17
Tipo de Documentacin .................................................................................................17
Cmo Crear Documentos .............................................................................................. 18
Cmo Iniciar una Carpeta .............................................................................................. 20
Cmo registrar los Documentos, Carpetas y/o papeles que se reciben? ........................... 24
Cmo realizar una carga inicial rpida de la Documentacin Recibida? ............................ 28
Como realizar Carga de Documentacin con Datos Repetitivos?......................................30
Cmo Completar los Datos a la Documentacin? ............................................................ 31
Combinar o Separar Documentacin ...................................................................................... 34
Documentacin No Agregada......................................................................................... 34
Documentacin Agregada.............................................................................................. 36
Cmo Incluir Documentacin en una Carpeta..................................................................39
Cmo Agregar Contenidos a una Carpeta.......................................................................41
Cmo Desglosar Documentacin? ................................................................................. 43
Relacionar Documentacin.....................................................................................................46
Cmo agregar Referencias a Documentos y/o Carpetas?................................ ................ 46
Cmo Ver las Referencias de los Documentos? .............................................................. 48
Tesauro............. .................................................................................................................... 52
Qu es el Tesauro? .......................................................................................................52
Cmo Administrar el Tesauro? ....................................................................................... 53
Cmo Agregar Palabras Claves a un Documento? .......................................................... 55
Cmo Ver Palabras Claves de un Documento? ............................................................... 57
Etapas............................................................................................................................................58
Qu es la Lista de Etapas ? .......................................................................................... 58
Cmo Administrar las Etapas? ....................................................................................... 59
Como Asignar Etapas a un Documento?......................................................................... 61
Como Ver las Etapas asignadas a un Documento? ......................................................... 63
Avances................................................................................................................................. 64
Qu es un Avance? .......................................................................................................64
Cmo Agregar un Avance en un Documento?.................................................................65
Cmo Ver un Avance agregado a un Documento? .......................................................... 67
Impresin........................................................................................................................................68
Cmo Imprimir Documentos y Carpetas ..........................................................................68
Cmo Ver/Reimprimir la Cartula de la Documentacin? ................................................. 73
DOCERRO............................................................................................................................ 74
Qu hacer con la Documentacin dada de alta errneamente?-El Area DOCERRO ..........74
Transferencia de Documentacin ........................................................................................... 75
Cmo Transferir Documentos y/o Carpetas ?..................................................................75
Cmo Recibir y/o Rechazar Remitos y/o Documentacin? ............................................... 85
Cmo Notificar Transferencias Manuales?......................................................................93
Consulta de Areas y Usuarios ................................ ................................ ................................ 96
Cmo Consultar Areas?.................................................................................................96
Cmo Consultar Usuarios? ............................................................................................ 98
Estados de la Documentacin ............................................................................................... 98
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COMDOC II
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COMDOC II
SISTEMA COMDOCII
Ingreso al Sistema ComDoc II
Los pasos a seguir para acceder al Sistema COMDOCII son los siguientes:
1.
2.
Escribir la direccin del sitio. Esta direccin depender de cmo ha sido instalado el sitio.
La direccin para ingresar al sitio web puede ser:
v Direccin IP/comdocII/webtier
v www.universidad.edu.ar/ comdocII/webtier
v Nombre Mquina/ comdocII/webtier
Ante cualquier duda Consultar Administrador del Sistema
Si la direccin es correcta, se acceder al mdulo visualizando la siguiente pantalla
Logo
Universidad
Logo
configurable
del organismo
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COMDOC II
En esta pantalla inicial se debe ingresar el usuario y la clave y luego presionar el botn
En caso de que el usuario ingresado sea de un formato invlido y/o la clave no sea la que
corresponda el mensaje de error ser el siguiente:
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COMDOC II
Una vez que el usuario haya ingresado al Sistema, y en caso de que este usuario pertenezca a
ms de un rea, se presentar la siguiente pantalla con la lista de reas a las que el usuario est
asignado,
En esta pantalla del sistema, se indica cul es el usuario que ha ingresado al sistema y cul es el
rea a la que pertenece.
En este lugar, se indica la ltima fecha de actualizacin de las funcionalidades del sistema, esos
cambios se muestran al hacer click con el mouse en el cartel indicado como
Cambios al dd/mm/aaaa.
Si se desea ingresar al sistema se debe clickear en el botn
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COMDOC II
SMBOLOS
v Opcin de Ayuda en lnea
v Indica que el texto sobre el que se ha posicionado el cursor es un vnculo o enlace
VNCULOS Y ENLACES
v Las pantallas poseen resultados, que son enlaces a vnculos a otras pginas con
informacin relacionada y ms detallada de la documentacin.
v Los vnculos o enlaces, se identifican como datos subrayados, los cuales al
posicionarse sobre ellos permiten acceder a un mayor detalle de informacin.
MEN DE OPCIONES
1 Nivel
1 Nivel de
Men
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COMDOC II
En el Primer Nivel del Men se encuentran las siguientes opciones y funcionalidades del
Sistema COMDOC II:
NOTA: Segn los permisos definidos para las reas y para los usuarios que pertenecen a dicha
rea se tendr o no se tendr acceso a determinadas opciones del Men de 1 Nivel.
2 Nivel
2 Nivel de
Men
COMDOC II
Enmendar Error
Agregar Avance
Ver Avances
Agregar Referencias
Ver Referencias
Reimprimir Cartula
Ver Palabras Clave
Agregar Palabra Clave
Asignar Etapa
Ver Histrico de Etapas
Volver a la Carpeta
Volver
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COMDOC II
Concepto Generales
Qu es el CUDAP?
Se define como CUDAP a la Clave Unica de Documentacin de la Administracin
Pblica.
El CUDAP tiene el siguiente formato:
v Caracteres de tipo Alfabtico, que identifican el tipo de Documentacin, por
ejemplo:
Expediente: EXP ; Actuacin: ACTU ; Proyecto: PROY ; Trmite Interno:
TRI, etc.
v Carcter -
v Tres Caracteres de tipo Alfanumrico, que identifican al Servidor donde est
instalado el sistema.
v Carcter :
v Nmero desde 1 hasta 7 dgitos. El formato ser completado con ceros a la
izquierda hasta los 7 dgitos, pero podr referenciarse correctamente sin estos
ceros.
v Carcter /
v Nmero de 4 dgitos que identifica al ao de creacin de la Documentacin
Ejemplos de CUDAP:
EXP -SIU:0000002/2003
MEMO-SIU:0000345/2001
DICT-UBA:0000038/2003
NOTA-UBA:0023458/2003
ACTU -SIU:0075678/2002
PROY-SIU:0112345/2003
TRI-SIU:0001111/2003
LEGC-UBA:0000333/2003
RESO-SIU:0898765/2003
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COMDOC II
Documento/Carpeta en Trnsito
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COMDOC II
Tipo de Documento/Carpeta
Servidor
Nmero
Ao
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COMDOC II
Creacin de Documentacin
Tipo de Documentacin
Los Documentos estn identificados con la letra (D), y las Carpetas con la letra (C).
Documentos
Carpetas
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COMDOC II
Para crear nuevos documentos, se deber acceder a la opcin del Men de 1 Nivel Crear
Documentos. Esta opcin estar o no disponible de acuerdo a los permisos asignados al
usuario y al rea ingresada.
Crear Documento
Al acceder a esta opcin, se mostrar la siguiente pantalla:
Los datos que se deben ingresar obligatoriamente para crear un documento, son los
siguientes:
v Tipo de Documento (ejemplo: Nota, Memorndum, Factura, Resolucin, Acta, etc.)
v Ttulo del Documento (Descripcin muy breve del Tema tratado en el Documento)
v Destinatario (Area Destinataria con el formato area@organismo )
v Texto (Descripcin ms exhaustiva y detallada, Texto del Documento)
v Vencimiento en fecha o Plazo en das (Se debe ingresar el Vencimiento o el Plazo,
alguno de los dos datos)
Los datos que pueden ingresarse, pero no son obligatorios, son los siguientes:
v Causante (Persona u Organismo que origina el Documento)
v Palabras Clave (palabras clave activas existentes en el Tesauro del Area)
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COMDOC II
Si los datos obligatorios han sido ingresados y son correctos, el sistema grabar la
informacin del nuevo documento, asignndole un nmero nico, correlativo que permitir
identificar unvocamente al documento creado.
El formato del nmero asignado ser de la siguiente forma:
v Caracteres de tipo Alfabtico, que identifican el tipo de Documento
o Ejemplo:
Memorndum: MEMO ; Factura: FACT ; Nota: NOTA ; Disposicin: DISP,
etc.
v Carcter -
v Tres Caracteres de tipo Alfanumrico, que identifican al Servidor
v Carcter :
v Nmero desde 1 hasta 7 dgitos. El formato ser completado con ceros a la
izquierda hasta los 7 dgitos, pero podr referenciarse correctamente sin estos
ceros.
v Carcter /
v Nmero de 4 dgitos que identifica al ao de creacin del documento.
CUDAP y Cdigo de
Barras Generado
correspondiente al Nuevo
Documento Creado
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COMDOC II
Iniciar Carpeta
Al acceder a esta opcin, se mostra r la siguiente pantalla:
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COMDOC II
Los datos que se deben ingresar obligatoriamente para iniciar una carpeta, son los
siguientes:
v Tipo de Carpeta (ejemplo: Actuacin, Expediente, Proyecto, Trmite Interno, Legajo de
Compra, etc.)
v Ttulo de la Carpeta (Descripcin muy breve del Tema tratado en la Carpeta)
v Destinatario (Area Destinataria con el formato area@organismo )
v Texto (Descripcin ms exhaustiva de lo que trata la Carpeta)
v Vencimiento en fecha o Plazo en das (Se debe ingresar el Vencimiento o el Plazo,
alguno de los dos datos)
Los datos que pueden ingresarse, pero no son obligatorios, son los siguientes:
v Causante (Persona u Organismo que origina la Carpeta)
v Palabras Clave (palabras clave activas existentes en el Tesauro del Area)
v CUDAP de otros Documentos y/o Carpetas contenidos dentro de la Carpeta que se
est iniciando.
Para crear efectivamente la Carpeta, se deber presionar el botn
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COMDOC II
Al presionar el Botn
Si los datos obligatorios han sido ingresados y son correctos, el sistema grabar la
informacin de la nueva Carpeta, asignndole un nmero nico, correlativo que permitir identificar
unvocamente a la Carpeta iniciada.
El formato del nmero asignado ser el siguiente :
v Caracteres de tipo Alfabtico, que identifican el tipo de Carpeta, por ejemplo:
Expediente: EXP; Actuacin: ACTU; Proyecto: PROY; Trmite Interno: TRI,
etc.
v Carcter -
v Tres Caracteres de tipo Alfanumrico, que identifican al Servidor
v Carcter :
v Nmero desde 1 hasta 7 dgitos. El formato ser completado con ceros a la
izquierda hasta los 7 dgitos, pero podr referenciarse correctamente sin estos
ceros.
v Carcter /
v Nmero de 4 dgitos que identifica al ao de creacin de la Carpeta.
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COMDOC II
Nmero de CUDAP y
Cdigo de Barras
Generado
CUDAP y Cdigo de
Barras Generado
correspondiente a la
Nueva Carpeta Creada
rpeta
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COMDOC II
Para registrar Documentos y/o Carpetas se debe ingresar a la opcin Registrar o Recibir
Papeles del Men de 1 Nivel.
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COMDOC II
Los datos que se deben ingresar en esta opcin son los siguientes:
v Procedencia: mediante este campo se indicar si la documentacin a registrar proviene
de otro organismo de la Administracin Pblica o si lo presenta un particular o empresa.
Las opciones disponibles son:
Administracin Pblica (A)
Particular (P)
Si la documentacin proviene de la Administracin Pblica (A), se debern completar los
siguientes datos.
Los datos son obligatorios si los documentos a registrar provienen de otro organismo de la
Administracin Pblica. No as si la documentacin proviene del mbito privado.
v Nro. Original: es el nmero que le asign el organismo de la Administracin
Pblica que inici el documento
v Fecha Original: es la fecha que figura en la documentacin que se registra (como
por ejemplo: fecha de factura, fecha de la nota, fecha de la carta documento, etc.).
v Area Iniciadora: se ingresar el cdigo del rea (u organismo) que asign el
nmero original a la documentacin que se registra.
v Area de Procedencia: se ingresar el cdigo del rea que enva la
documentacin que se registra. Es el rea que realiz la transferencia
v Tipo: Distincin de la documentacin en Documentos (D) y Carpetas (C).
Carpeta (C) es aquella documentacin que contiene o puede contener
Documentos (D) de distinto tipo y/o Carpetas (C)
Documento (D) es el elemento mnimo de gestin (memorndum, nota,
factura, dictamen, etc.).
v Ttulo: Texto distintivo, mnimamente descriptivo de un documento o de una
carpeta.
v Causante: Autor (persona fsica o jurdica) del documento inicial que genera el
trmite. Equivale al peticionante, requirente o presentante de la documentacin.
v Responsable Local: Responsable primario asignado dentro del organismo. Se
refiere al rea de competencia inicial para resolver un trmite en el organismo.
v Responsable de Gestin :es el cdigo correspondiente al rea de competencia
inicial para resolver un trmite dentro del mbito de la Administracin Pblica
Nacional.
v Destinatario:
Area
a
la
cual
est
dirigido
el
documento.
Este dato surge de la lectura del documento, generalmente en el encabezado.
v Consulta reas: permite realizar bsquedas de los cdigos de rea ingresando
parte del texto que compone la descripcin de un rea. Se debe seleccionar el
organismo previamente.
v Texto: es la descripcin detallada o aclaratoria del contenido esencial del
documento.
v Vencimiento: Fecha Mxima de Resolucin con formato dd mm aaaa.
v Plazo: Plazo Mximo de Resolucin en das.
v Palabras Clave: Palabras clave con la que clasificar la documentacin.
v Folios: nmero correspondiente a la ltima hoja foliada que integra la
documentacin en trmite.
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COMDOC II
Si se presiona el botn
pantalla:
se mostrar la siguiente
Se puede seleccionar el rea de esta lista, no seleccionar nada, buscar otro rea y
adems para ayudar a la bsqueda se puede ordenar el resultado por descripcin o por
cdigo.
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COMDOC II
La carga de la documentacin puede dividirse en dos etapas de modo tal que en la primera
se carguen unos pocos datos a los efectos de darle rpidamente al interesado una constancia
impresa a travs del sistema con el CUDAP y en una segunda etapa se complet en los datos
faltantes.
Si se desea Registrar para Completar, los datos a indicar, son los siguientes:
v Procedencia
v Tipo de Documento
v Ttulo
v Causante
Una vez que se han ingresado estos datos mnimos se presiona el botn
Nota: al iniciar un trmite, se debe indicar el cdigo del Responsable Local a los efectos de asignar
inicialmente la resolucin de un trmite. Si este trmite se traslada, en el futuro, de un organismo a
otro entonces surge la necesidad de diferenciar el Responsable Local del Responsable de Gestin.
Se observa que el Responsable Local ser diferente a medida que cada organismo por donde pasa
la documentacin le va asignando competencia a algn rea propia. Adems, dentro de un mismo
organismo, el Responsable Local puede variar.
Por otro lado, el Responsable de Gestin es el rea competente inicial frente a la Administracin
Pblica Nacional, por lo que permanecer invariable.
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Procedencia
Tipo de Documento
Ttulo
Causante
Con esta carga mnima de informacin, se debe presionar el botn
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COMDOC II
Existe documentacin que posee una cantidad de datos en comn, es por eso que si se
desea cambiar solo algunos datos, y crear distintos CUDAP, para los documentos y/o papeles
recibidos, se puede utilizar los botones de la barra del navegador con el que se accede al Sistema
o las teclas <ALT>+_ , <ALT>+` y cambiar los datos que difieren, dejar los datos repetidos y
luego registrar la documentacin (definitivamente o para completar), esta accin generar un
nuevo CUDAP, sin necesidad de escribir completamente todos los datos requeridos.
Nota: Utilice BACK o ANTERIOR en los siguientes casos: Si cometi un error al cargar documentacin, no
necesita escribir todos los datos nuevamente, presione el botn BACK o ANTERIOR del Navegador y corrija
el error. El sistema le otorgar un nmero nuevo (CUDAP ) a la documentacin. Tenga en cuenta que el
documento anterior igual quedar registrado en el sistema.
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COMDOC II
En esta opcin se listan aquellos documentos o carpetas que han sido registrados con sus
datos mnimos y que pueden ser completados posteriormente.
Se mostrar la siguiente pantalla, donde se listan los documentos/carpetas en condiciones
de ser completados:
Al ingresar a cada uno de los documentos o de las carpetas que se observa en el listado el
sistema le permitir completar los datos de aquellos campos que se encuentren vacos.
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COMDOC II
Aqu se mostraran aquellos datos que ya se haban ingresado y solo estarn habilitados
para completarse los datos no ingresados.
Cuando se finaliza de completar los datos, se deber presionar el botn
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COMDOC II
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COMDOC II
Documentacin No Agregada
La Documentacin No Agregada, es aquella documentacin que no ha sido includa en
ninguna otra Carpeta.
La Documentacin No Agregada puede contener documentos o carpetas , pero ella en s
misma NO est contenida en ninguna otra documentacin.
Si se presiona la Opcin de Men de 1 Nivel Ver Resumen, se puede observar la
Documentacin No Agregada de la que el Usuario es Depositario, tanto la Documentacin en
estado Pendiente, como la que est en Estado Terminado.
Documentacin No Agregada,
Pendiente o Terminada, depositada
en el Area
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Documentacin Agregada
La Documentacin Agregada, es aquella documentacin que ha sido incluida en alguna
Carpeta.
La Documentacin Agregada puede a su vez tambin contener documentos o carpetas, y
ella en s misma estar contenida en otra Carpeta.
Si se presiona la Opcin del Men de 1 Nivel Ver Resumen, se puede observar la
Documentacin de la que el Usuario es Depositario, tanto la Documentacin en estado Pendiente,
como la que est en Estado Terminado. Tambin se puede acceder a la Documentacin de la cual
el usuario es Responsable o Destinatario.
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Incluir en Carpeta
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Al presionar el botn
Paso 2/2
Se mostrar la siguiente pantalla de confirmacin
Al presionar el botn
Carpeta indicada.
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COMDOC II
Al presionar el botn
Paso 2/2
Se mostrar la siguiente pantalla de confirmacin
Al presionar el botn
NOTA:
Para Agregar Contenidos en una Carpeta,
Se deber ser Area Depositaria de la Doc umentacin a agregar
La Documentacin a Agregar No podr estar agregada a otra Carpeta
La Documentacin a Agregar No podr estar Archivada
La Documentacin a Agregar No podr estar en Trnsito.
La Documentacin a Agregar deber estar Completa.
No podrn realizarse Relaciones Circulares.
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COMDOC II
Desglosar Contenidos
La opcin de Desglosar Documentacin se utiliza para realizar la separacin (desglose) de
documentacin que se encuentra agregada a la carpeta que est visualizando o bien para separar
parte del contenido de la carpeta generando un nuevo documento o una nueva carpeta.
La operacin inversa es Agregar Contenidos.
Luego de seleccionar el documento y de ingresar a la opcin desglosar contenido, se
mostrar la siguiente pantalla:
Paso 1/2
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COMDOC II
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COMDOC II
Paso 2/2
Aqu se registra el nuevo documento y/o carpeta. (Ver Seccin Cmo Registrar o Recibir
Papeles?)
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COMDOC II
Relacionar Documentacin
Cmo agregar Referencias a Documentos y/o Carpetas?
Esta opcin permite relacionar o vincular documentos o carpetas que no se encuentren en
estado Archivado.
Para agregar referencias entre Documentacin, se debe seleccionar un documento o
carpeta, y se debe ingresar en la opcin del Men de 2 Nivel Agregar Referencias. Esto significa
que el documento seleccionado HACE REFERENCIA al que se va a agregar
NOTA: Referenciar, NO es lo mismo que Agregar Contenidos
Agregar Referencias
Se mostrar entonces, la siguiente pantalla:
Paso 1/2
CUDAP al que se le
agregar/n referencia/s
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COMDOC II
Presionando el botn
NOTA:
Para agregar Referencias a la Documentacin:
La Documentacin debe estar No Archivada.
La Documentacin debe estar Completa.
Se le puede agregar Referencias a documentacin de la cual soy depositario.
Si se agrega dos veces una referencia a un mismo elemento, slo agrega uno
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COMDOC II
Ver Referencias
NOTA: Referenciar, NO es lo mismo que Agregar Contenidos
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COMDOC II
EXP-S01:0000063/2003
ACTA-S01:0000001/2003
NOTACION:
EXP-S01:0000064/2003
NOTA-S01:0000021/2003
RESO-S01:0000010/2003
EXP-S01:0000065/2003
MEMO-S01:0000022/2003
MEMO-S01:0000024/2003
MEMO-S01:0000023/2003
Documento/Carpeta
Documento/Carpeta
REFERENCIA A
Si se selecciona Ver Referencias del Documento RESO-S01:0000010/2003
Se mostrar la siguiente pantalla:
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COMDOC II
Los enlaces "Hace Referencia a" y "Toda la Documentacin Relacionada" le permiten ver
toda la lista de la documentacin relacionada.
v Si se accede al enlace Hace Referencia a se accede a la siguiente pantalla:
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COMDOC II
EXP-S01:0000063/2003
ACTA-S01:0000001/2003
EXP-S01:0000064/2003
NOTA -S01:0000021/2003
RESO-S01:0000010/2003
EXP-S01:0000065/2003
MEMO-S01:0000022/2003
MEMO-S01:0000024/2003
MEMO-S01:0000023/2003
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COMDOC II
Tesauro
Qu es el Tesauro?
El Tesauro es un conjunto de palabras definido dentro de un rea. Este conjunto de
palabras sern las palabras claves de la documentacin manejada por dicha rea.
La documentacin que circula en un rea o a la que el rea tiene acceso, generalmente
trata o refiere a un conjunto de temas similares. El Tesauro permite tener definidas las palabras
que identifican a cada tema y permite uniformar la asignacin de palabras claves o temas a la
documentacin.
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COMDOC II
Administrar
Tesauro
Paso 1/2
Se abrir entonces, la siguiente pantalla:
Palabras
Activas
Palabras
Inactivas
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COMDOC II
v Las palabras activas son aquellas que pueden utilizarse actualmente para asignar
como palabra clave de la documentacin.
v Las palabras inactivas son aquellas que no pueden utilizarse actualmente para
asignar como palabra clave de la documentacin, pero que han sido asignadas en el
pasado como palabras claves o que han sido dadas de alta errneamente.
v Slo se pueden ingresar palabras claves enteras (sin blancos), es por esto que si se
quiere asignar como palabra clave a una frase, se sugiere que se separen las palabras
de la frase con el carcter _, de forma que el sistema lo reconozca como una sola
palabra o string de caracteres, y de esta forma se adopte una regla uniforme dentro de
la organizacin para la notacin de palabras claves.
Ejemplos: Caja Chica, se notar como Caja_Chica, No Docente se notar como
No_Docente, Legajo Personal como Legajo_Personal, etc.
v Para agregar una palabra clave al Tesauro, se escribe la palabra sobre el recuadro
blanco y se presiona la tecla
v Para salir de la administracin del Tesauro y confirmar las Palabras Claves ingresadas
en la sesin, se presiona la tecla
v Para limpiar el cuadro de texto y no grabar las Palabras Claves agregadas en las
sesin, se presiona la tecla
Paso 2/2
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COMDOC II
En el recuadro blanco, se puede tipear la palabra clave deseada, que se encuentre activa
en el Tesauro, si se desea agregar ms de una palabra clave, debern estar separadas por
punto y coma.
O se puede clickear el botn
con lo cual se mostrar la
siguiente pantalla:
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COMDOC II
COMDOC II
cpcccvck
NOTA: Se pueden ver palabras claves del rea y de otras reas que hayan asignado palabras
claves.
Puede suceder que distintas reas hayan asignado las mismas palabras claves, porque han
definido las mismas Palabras Claves en sus respectivos Tesauros.
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COMDOC II
Etapas
Qu es la Lista de Etapas ?
Se define a la Lista de Etapas como una enumeracin de las distintas instancias por las
cuales va evolucionando la Documentacin (Documentos y/o Carpetas).
Estas instancias de evolucin de la Documentacin (Documentos y/o Carpetas), pueden
definirse dentro de cada rea.
La Lista de Etapas es un pseudo work flow de la documentacin, es flexible, es decir que
puede asignarse o no y no es mandatorio para la registracin de la circulacin de la
documentacin.
Un ejemplo de Lista de Etapas podra ser la siguiente, en el rea: Direccin de Compras,
Lista de Etapas: Pedido de Compra, Licitacin, Adjudicacin, Orden de Compra, etc.
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COMDOC II
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COMDOC II
Si se presiona la tecla
Paso 2/2
visceversa.
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COMDOC II
En el recuadro blanco seleccionado, se puede agregar una etapa activa que pertenezca a
la lista de etapas definidas en el rea, o presionando el botn
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COMDOC II
NOTA:
Para Asignar Etapas:
Debo ser Depositario de la Documentacin.
La Documentacin no debe estar en Trnsito.
La Documentacin debe estar Completa
Solo se podrn asignar Etapas Activas
Si se asigna ms de una vez la misma etapa, sta slo se asignar una sola vez.
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COMDOC II
NOTA: Slo se mostrarn en el Histrico de Etapas, las Etapas asignadas en el rea a la cual
pertenece el usuario que est consultando el documento.
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COMDOC II
Avances
Qu es un Avance?
Un Avance es un mensaje o comentario agregado a la documentacin, con el objeto que los
usuarios y/o responsables que accedan al documento puedan leer.
Podr agregar avances toda rea involucrada en la gestin del trmite, es decir, rea
depositaria, rea iniciadora, rea responsable o rea que dio de alta la documentacin.
NOTA:
La Documentacin en condiciones de que se le agreguen Avances ser la siguiente:
Documentacin Completa
Documentacin No Archivada
Area involucrada en la Documentacin
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COMDOC II
Agregar Avance
Se abrir entonces, la siguiente pantalla:
Paso 1/2
En el recuadro blanco, se podr ingresar el texto del mensaje y/o comentario, cuya
longitud mxima ser de 1024 caracteres.
Este avance ser guardado si se presiona el botn
En el caso de querer borrar el texto ingresado y no guardar el avance, se presiona
la tecla
COMDOC II
Paso 2/2
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COMDOC II
Para ver los Avances que posee un Documento, se deber seleccionar el Documento y
luego, eligiendo la opcin del Men de 2 Nivel Ver Avances
Ver Avances
Se mostrar la siguiente pantalla:
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COMDOC II
Impresin
Cmo Imprimir Documentos y Carpetas
Para imprimir Documentacin se debe acceder a la Opcin Imprimir del men de 2 Nivel
Imprimir
Esta opcin genera un archivo PDF conteniendo el documento o la carpeta buscado para
imprimir con sus respectivos contenidos.
Los documentos y carpetas dentro del archivo PDF generado estn ordenados respetando
la fecha en que fueron agregados.
La documentacin a imprimir comienza con una cartula en la que se puede ver el CUDAP
y un ndice con los contenidos en el orden en que fueron agregados.
NOTA: Para poder ver un archivo PDF es necesario tener instalado el Acrobat Reader en su
Computadora.
Al acceder a esta opcin, se mostrar la siguiente pantalla:
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COMDOC II
Fecha
Hora
Area
v Encabezado
o
Procedencia
Nro.Original
Ttulo
Texto
Causante
Estado
Folios
Destinatario
Depositario
Usuario
Descripcin
Depositario Desde
Fecha
Hora
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COMDOC II
Area
v Encabezado
o
Procedencia
Nro.Original
Ttulo
Texto
Causante
Estado
Folios
Destinatario
Depositario
Usuario
Descripcin
Depositario Desde
Cambios de Estado
Estado
Fecha
Usuario
Area
Vencimiento Inicial
Fecha
Usuario
Area
Archivados y Desarchivados
Operacin
Fecha
Usuario
Area
Prrrogas
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COMDOC II
Cambios Responsable
Histrico Transferencias
Fecha
Hora
Area
v Encabezado
o
Procedencia
Nro.Original
Ttulo
Causante
Estado
Folios
Destinatario
Depositario
Usuario
Descripcin
Depositario Desde
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COMDOC II
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COMDOC II
Reimprimir Cratula
Se presentar la siguiente pantalla:
Para imprimir la cartula, se deber acceder al men del Navegador e imprimir a travs de
la opcin de impresin.
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COMDOC II
DOCERRO
Qu hacer con la Documentacin dada de alta errneamente?-El Area DOCERRO
La documentacin ingresada por error, debe transferirse al rea DOCERRO (Documentos errneos).
Esta rea debe definirse explcitamente para cada organismo.
Es un rea virtual, un recipiente de documentacin desechada.
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COMDOC II
Transferencia de Documentacin
Cmo Transferir Documentos y/o Carpetas ?
Para Transferir Documentacin, se debe seleccionar la opcin Transferir del Men de 1
Nivel, o ya teniendo un documento/carpeta seleccionado para transferir, se puede seleccionar
la opcin Transferir del Men de 2 Nivel.
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COMDOC II
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COMDOC II
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COMDOC II
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COMDOC II
v
v
Nmero de Remito
Fecha de Emisin o Impresin
Fecha de Transferencia
Destinatario-Area
Transferencia Desde
Realizada por
Motivo de la Transferencia
CUDAP transferido, Ttulo del Documento/Carpeta, Folios, Causante
Recibido por.
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COMDOC II
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COMDOC II
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COMDOC II
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COMDOC II
Los datos de los que consta el Remito, son los siguient es:
v
v
v
v
v
v
v
Nmero de Remito
Fecha de Emisin o Impresin
Fecha de Transferencia
Destinatario-Area
Transferencia Desde
Realizada por
Motivo de la Transferencia
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COMDOC II
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COMDOC II
Remitos:
En Trnsito hacia Ud. o su Area
En Trnsito desde Ud. o su Area
Rechazados/Revertidos en los ltimos 3 das hbiles
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COMDOC II
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COMDOC II
NOTA: Si se posee Lector de Cdigo de Barras, se pueden leer los CUDAP de los documentos
recibidos, y stos en forma automtica sern incorporados como aceptados.
Si se presiona el botn
, se marcarn
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COMDOC II
Carpetas
Carpetas
Carpetas
Carpetas
y Documentos Aceptados
y Documentos Rechazados
y Documentos que no llegaron a Destino
y Documentos Actualizados
Y presionando el botn
Remito.
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COMDOC II
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COMDOC II
Aqu, si el emisor del Remito, desea actualizar el estado del remito, es decir, si por
alguna razn la oficina destinataria no registr en el Sistema la recepcin del documento, pero s lo
hizo fsicamente, (la oficina emisora del remito tiene en su poder, el remito firmado), podr
actualizar el estado del remito completando quin fue el responsable de la recepcin, qu
documentos fueron recibidos, cules fueron rechazados y cules no llegaron a destino. (ver
seccin Remitos en Trnsito a Ud. o su Area)
Si el emisor del Remito desea cancelarlo, por algn error, deber marcar la casilla
NO LLEGO AL DESTINATARIO, con lo cual el remito ser revertido.
Tambin podr REIMPRIMIR el REMITO, clickeando en la opcin Reimprimir el
Remito con lo cual se mostrar la siguiente pantalla:
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COMDOC II
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COMDOC II
En esta ventana, se muestra la lista de los Remitos Transferidos desde Ud. o su Area
Rechazados por el Destinatario, esta lista posee informacin del CUDAP del Remito, y un detalle
de los documentos contenidos en el Remito y cul fue el motivo del Rechazo y la fecha de
recepcin del Remito. Para acceder al remito, se debe hacer click en el en enlace donde figura el
CUDAP del Remito. Tambin se puede acceder a la documentacin Rechazada o Revertida,
haciendo click en el enlace donde figura el CUDAP correspondiente.
Nota:
Luego de 5 das hbiles de haber sido transferido y no recibido, el Sistema deja sin efecto a los
Remitos. De esta forma, la documentacin permanecer en el rea emisora del remito. Este tipo
de Remito, es un Remito REVERTIDO
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COMDOC II
NOTA: Las reas involucradas en transferencias manuales NO adquieren visibilidad sobre los
documentos o carpetas transferidos.
Para acceder a esta opcin, se debe seleccionar la opcin Notificar Transferencia Manual
en el men de 1 Nivel.
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COMDOC II
Se deber ingresar:
Fecha de Transferencia Manual: Fecha (dd/mm/aaaa) y la hora en que se produjo la
transferencia.
Tener en cuenta que esta fecha y hora debe ser:
v Posterior a la "fecha y hora de alta" de la documentacin.
v Inferior a la "fecha y hora en que se efecta esta operacin" .
Destinatario: Area a la cual se le transfiri la documentacin.
Agregar: aqu se indican los CUDAP a los que se deba aplicar la notificacin de su
transferencia manual.
Motivo: el sistema le ofrece la posibilidad de ingresar el motivo de la operacin.
Presionando el botn
Paso 2/3
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COMDOC II
Paso 3/3
Se mostrar la pantalla del Resumen de Documentos, carpetas y Remitos
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COMDOC II
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COMDOC II
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COMDOC II
Estados de la Documentacin
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COMDOC II
COMDOC II
Cambiar Estado
Se mostrar la siguiente pantalla:
1 Caso: Pendiente a Terminado
Y presionando el botn
COMDOC II
NOTA:
Para Cambiar el Estado a la Documentacin:
Debo ser Depositario de la Documentacin.
La Documentacin no debe estar en Trnsito.
La Documentacin debe estar completa.
La Documentacin no debe estar Archivada.
COMDOC II
Archivar/Desarchivar Documentacin
Archivar/Desarchivar
COMDOC II
COMDOC II
COMDOC II
Paso 3/3
NOTA:
Para Archivar Documentacin:
Debo ser Depositario de la Documentacin.
La Documentacin no debe estar en Trnsito.
La Documentacin no debe estar contenida en una Carpeta.
La Documentacin debe estar en Estado Terminado y sus Contenidos tambin.
La Documentacin no debe estar Archivada.
La Documentacin debe estar Completa
El motivo de Archivo tiene un mximo de 1024 caracteres.
COMDOC II
Archivar/Desarchivar
COMDOC II
COMDOC II
Paso 2/3
COMDOC II
Paso 3/3
COMDOC II
Actualizar Depositario
.
Se mostrar entonces la siguiente pantalla:
Paso 1/3
COMDOC II
Luego de incorporar todos los elementos a los que se les desea actualizar
el depositario, se debe presionar el botn
NOTA:
COMDOC II
Asignar/Prorrogar Vencimiento
COMDOC II
Presionando el botn
NOTA:
Para Asignar/Prorrogar Vencimiento:
La Documentacin no debe estar Archivada.
La Documentacin no debe estar en Trnsito.
La Documentacin debe estar en Estado Pendiente
La Documentacin debe estar Completa
El motivo, slo ser aceptado en caso de prrroga, no de asignacin.
La prrroga, deber ser posterior a la actual..
COMDOC II
Ttulo
Causante
Texto
Cabe destacar que ser un enmiendo y no una correccin, puesto que quedar registrado
todo lo ingresado en el campo, separado por los caracteres //.
Se debe seleccionar la opcin Enmendar Errores del Men de 2 Nivel
Enmendar Error
COMDOC II
En cada unos de los campos a enmendar, se mostrar el valor actual y permitir ingresar el
enmiendo en el recuadro blanco inferior a cada dato.
Tambin se indica la cantidad de caracteres que pueden ingresarse en el enmiendo,
calculados a partir del dato actual y el lugar que resta del campo.
Y presionando el botn
se enmendar el dato.
A partir de ese momento, la documentacin se mostrar con el dato anterior + //+ el dato
enmendado.
COMDOC II
Asignar Nmero de
CUDAP en forma Manual
COMDOC II
El campo [Nmero] no
pertenece al rango de
nmeros habilitados para su
rea
COMDOC II
Qu es la Numeracin Interna?
La numeracin interna es una numeracin correlativa, nica por tipo de documentacin
dada de alta en el rea, interna del rea, independiente del CUDAP.
Puesto que la numeracin de la documentacin ingresada al Sistema, es nica para todo el
sistema por tipo de documentacin, la numeracin interna sirve como un control interno de la
documentacin dada de alta en un rea.
COMDOC II
Bsqueda de Documentacin
COMDOC II
Tipos de Bsqueda
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
Por CUDAP
Por Fecha de Alta/Vencimiento
Por Datos de Procedencia
Por Ttulo, Texto, Avances, Causante y Motivo Archivo/Desarchivo
Por Tesauro
Por Etapa
Por Depositario
Por Responsable Primario/Destinatarios
Carpetas Iniciadas
Elementos Transferidos
Archivada
Estado: esta opcin permite restringir la bsqueda por docum entacin Pendiente o
documentacin Terminada. Por defecto, incluye ambas.
COMDOC II
COMDOC II
Fecha Original
Desde-Hasta .
Area Iniciadora Cdigo del rea u organismo que asign el nmero original a la
documentacin registrada
Area de
Cdigo del rea que envi la documentacin registrada
Procedencia
COMDOC II
SIMPLE :
se refiere a la bsqueda por palabras o parte de ellas,
utilizando
el
%
como
comodn.
La facilidad de esta bsqueda es que el comodn se puede
insertar delante, en el medio y/o detrs de esta condicin de
bsqueda. En este caso, la bsqueda no traer los mismos
resultados si se ingresa el criterio en maysculas o en
minsculas.
Ej: Para ubicar un documento o carpeta en cuyo texto se hace
referencia a un "crdito hipotecario", podramos escribir en el
campo correspondiente al Texto:
%cred%hipo% .
que
NO
es
lo
mismo
que:
%CRED%HIPO%.
EXTENDIDA:
se refiere a la bsqueda de palabras o parte de ellas
combinadas por los operadores AND y OR, utilizando el * como
comodn.
El comodn puede utilizarse en el medio o a la derecha del
criterio de bsqueda, nunca al principio.
La facilidad de esta bsqueda consiste en que traer los
mismos resultados si se ingresa el criterio en maysculas o en
minsculas. Ej: Para ubicar un documento o carpeta en cuyo
texto se hace referencia a un "crdito hipotecario", podramos
escribir en el campo correspondiente al Texto:
CORRECTO:
- Crdito and hipoteca*
- Cre*to and hipoteca*
-CREDITO and HIPOTECARIO
INCORRECTO:
Operador Lgico
Titulo
Texto
Causante
Avances
Motivo de
Archivo/Desarchivo
- credito *tecario
- *credito*tecario
- %cred*hipo*
O, Y
Texto o palabra que aparece en Ttulo
Texto o Palabra que aparece en Texto
Texto o Palabra que aparece en Causante
Texto o Palabra que aparece en Avances
Texto o Palabra que aparece en Motivo de Archivo/Desarchivo
COMDOC II
Bsqueda Experta
COMDOC II
COMDOC II
Permite buscar por la palabra clave asociada al documento o carpeta. Podr optar
por realizar una bsqueda por palabras clave del tesauro de su rea o por todos los
tesauros existentes.
Si se selecciona esta opcin de bsqueda, se debern ingresar los siguientes
datos:
Palabra Clave
Cuando se seleccione esta bsqueda, se mostrar la siguiente pantalla:
COMDOC II
Area Destinataria
Cuando se seleccione esta bsqueda, se mostrar la siguiente pantalla:
COMDOC II
COMDOC II
Para ejecutar todas las bsquedas mencionadas, se podr presionar la opcin Ejecutar Bsqueda
Ejecutar Bsqueda
COMDOC II
Listados
Para ingresar a los Listados se debe seleccionar la opcin Listados del Men de 1 Nivel
Listados
Para ingresar a los distintos listados, de debe seleccionar la opcin clickeando en el enlace
correspondiente.
COMDOC II
Parmetros de la Consulta
Tipo de Consulta
Tipos
Incluir Areas Subordinadas
Fecha de Alta Desde-Hasta
COMDOC II
COMDOC II
Parmetros de la Consulta
Tipo de Consulta
Usuario
Tipos
Incluir Agregados
Fecha de Alta Desde-Hasta
Etapas
COMDOC II
COMDOC II
Parmetros de la Consulta
Tipos
Tipos de Documentos
Para seleccionar varias opciones debe mantener
presionada la tecla <CTRL>
Fecha de Alta de los documentos en el Sistema. Este
Dato es obligatorio ingresarlo
COMDOC II
COMDOC II
Escribir palabras o parte de ellas en el campo Ttulo, utilizando el operador '%' como
comodn. Diferencia maysculas y minsculas. (opcional)
Ejemplo:
TIPO DE CONSULTA: Listado completo
AREA: AREA1@SIU
TIPOS: expediente - actuacin
TITULO: %Prorroga%Cuota%
o bien
%Pro%Cuota%
o bien
%Cuota%
FECHA DE INGRESO: DESDE: 10- Ago- 2002 HASTA: 10-Sep -2002
PERMANENCIA
"El tiempo que estuvo la documentacin en el rea ,que podra ser, desde que
se dio de alta en el rea hasta que sali de all o desde que entr al rea y
volvi a salir." Expresado en Das, Horas y Minutos
NOTA:
v La documentacin SALE del rea desde el momento en que se recibi el
remito correspondiente por el rea Destinataria del Remito.
v Como el tiempo de permanencia se expresa en das -horas-minutos, no se
tendrn en cuenta perodos inferiores a un minuto.
EJEMPLOS:
COMDOC II
Parmetros de la Consulta
Tipo de Consulta
Areas
Tipos
COMDOC II
COMDOC II
Ejemplo:
TIPO DE CONSULTA: Listado completo
USUARIO: usuario@SIU
TIPOS: expediente - actuacin
FECHA DE INGRESO: DESDE: 10- Ago- 2002
Si una documentacin ingres y no sali del dominio del usuario en el perodo considerado,
el listado mostrar la fecha de egreso y los das de permanencia vacos y no se incluir en
el clculo del promedio.
Como el tiempo de permanencia se expresa en das-horas -minutos, no se tendrn en
cuenta perodos inferiores a un minuto.
Al seleccionar esta opcin, se mostrar la siguiente pantalla para ingresar los
parmetros de la consulta:
COMDOC II
Parmetros de la Consulta
Tipo de Consulta
Usuarios
Tipos
COMDOC II
Este listado muestra los documentos o carpetas que salen desde el rea del usuario hacia
otros organismos.
Se incluye en el informe:
- la documentacin que fue transferida y cuyo remito fue aceptado.
- los documentos o carpetas que son cabeceras, es decir que no estn agregados en
otras carpetas.
El sistema le permite:
Parmetros de la Consulta
Tipo de Consulta
Organismo
Tipos
COMDOC II
Parmetros de la Consulta
Tipo de Consulta
Listado de
COMDOC II
Areas
Tipos
COMDOC II
Glosario
A
Activo
Agregado
Archivado
Archivar
Area
Area Destinataria
Area Emisora
Area Iniciadora
A Vencer
Avance
Carpeta
Causante
Consulta Extendida
Consulta Simple
CUDAP
COMDOC II
D
Depositario
Desarchivar
Destinatario
DOCERRO
Documento
E
En Trnsito
Etapa
Estado
Fecha Original
Folios
COMDOC II
N
No Agregado
No Archivado
Nmero Interno
Nmero Original
Palabra Clave
Pendiente
Plazo
Referencia
Remito
Remito Aceptado
Remito Rechazado
Remito Revertido
Responsable de
Gestin
Responsable Local
Responsable Primario
COMDOC II
Servidor
Stock Personal
T
Terminado
Tesauro
Texto
Tipo de Documentos
Tipos Documentos
COMDOC II
Ttulo
Transferencia Manual
Usuario
Vencido
Vencimiento