UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

UNIDAD INFORMTICA Y COMUNICACIONES

Gua de Backups
o
Copias de Seguridad

1. Introduccin
Esta gua pretende explicar por qu la realizacin de un backup es una operacin
necesaria y muy til que todos debemos acostumbrarnos a realizar cada cierto periodo.
Con esta gua pretendemos mostrar cmo realizar una copia de seguridad de la
informacin en el sistema operativo Windows, y algunos consejos a fin de poder
realizar su copia de manera correcta y sin inconvenientes.

2. Backups

2.1. Definicin
En informtica, realizar una copia de seguridad o Backup (en Ingls) es la operacin
que consiste en duplicar y asegurar datos e informacin contenida en un sistema
informtico.

2.2. Objetivos
Las copias de seguridad son tiles principalmente para dos cosas:
La primera y ms evidente es que permite restaurar un sistema informtico y
retornarlo a un estado anterior funcional (un disco duro, una memoria USB,
etc.). Al restaurar sistemas informticos completos, se involucra el sistema
operativo, ya que este se realiza a travs de programas de restauracin del
sistema; en algunas ocasiones esto es bastante complejo, por lo cual no vamos a
entrar en detalles sobre este procedimiento.
La segunda, la cual tambin se puede incluir en la primera, es facilitar la
restauracin de una parte del sistema informtico (una carpeta, un archivo, una
base de datos, etc.). Este procedimiento es mucho ms sencillo, y vamos a
detallarlo a continuacin

3. Como Realizar un Backup o Copia de Seguridad

La tcnica ms usada para realizar backups es copiar simplemente los archivos que
queremos guardar a otro dispositivo de almacenamiento ya sea una memoria, CD-ROM,
DVD, etc. Cuando uno realiza esta copia, lo importante es que los archivos que vaya a
copiar, no se estn usando a fin que no genere errores al realizar la copia. El
procedimiento no tiene ninguna dificultad simplemente seleccionamos los archivos que
queremos copiar y los pasamos al dispositivo que tengamos; al copiar informacin a un
CD o DVD utilizamos como tal el sistema operativo o tambin programas que nos
ayudan a realizarlo como Nero, Roxio, etc. (el funcionamiento de estos programas no es
objetivo de esta gua).
Es muy importante tener en cuenta la periodicidad con que se realiza la copia de
seguridad, esto depende mucho del manejo de la informacin en cada dependencia, ya
que hay informacin que se actualiza o se agrega o elimina, muy seguido o tambin su
actualizacin se realiza espordicamente.
Hay que tener en cuenta esto ya que la copia debe estar lo ms actualizada posible, si
por ejemplo la informacin se actualiza diariamente, es bueno tener el hbito de hacer la
copia a diario o dependiendo de la actualizacin sea semanal, quincenal, mensual, etc.
Otra cosa importante es clasificar la informacin, esto se hace para que realizar la copia
de seguridad no sea un proceso largo y tedioso por la cantidad de informacin que se
est copiando; es necesario hacer una clasificacin de la informacin en donde por un
lado tenemos la informacin que manejamos seguido, esta informacin debe ser liviana
a fin de poder realizar copia de manera rpida; y por otro lado tenemos la informacin
histrica en donde es mucho ms robusta y pesada, pero esta informacin no se
modifica peridicamente sino de manera espordica; de esta manera podemos hacer un
backup diario o semanal de la informacin liviana o la que trabajamos a diario y
podemos estipular de manera semestral o anual un backup de toda la informacin
histrica junto con la actual y as tener un repositorio de informacin organizado y
efectivo.
Tambin es importante en la clasificacin tener los archivos y documentos que son de la
dependencia, y son de importancia para la Facultad; la informacin personal como son
los archivos personales, msica y dems, deben estar aparte y cada persona tiene su
responsabilidad por dicha informacin, pero es bueno tener claro la diferencia entre la
informacin laboral y la informacin personal, porque al realizar una copia al tener esta
informacin mezclada tambin ocasiona congestin y demoras si se quiere hacer una
copia.

4. Consejos
4.1. Sobre la organizacin de la informacin en un
sistema operativo
Es aconsejable que en los computadores se puedan crear dos particiones. La primera
corresponder al lugar en el cual se instalar el Sistema Operativo, la segunda
corresponder al lugar en el cual se guardarn los dems datos, aunque esto no garantiza
la permanencia de la informacin ni tampoco sea una regla que se deba tener en los
computadores, si se facilitan las cosas a la hora de hacer una restauracin del
computador por dao en el Sistema Operativo, porque simplemente los datos los
estamos guardando en una particin y los archivos de programas y dems en donde se
encuentra el Sistema Operativo. Si quieren contar con esto es bueno comunicarse con
nosotros en el rea de Soporte Tcnico para que a la hora de instalar el equipo puedan
optar por esta opcin.

4.2. Sobre el nombre de los archivos

Es muy recomendable que no se guarden archivos con nombres muy largos. Aunque
suena extrao esto es vital a la hora de realizar un Backup pues en ocasiones, los
archivos que tienen nombres muy largos ocasionan problemas.
Otro punto vital es nombrar los archivos con nombres que nos permitan reconocer que
contenido tiene un archivo dado. Esto se hace para no tener que revisar todos los
archivos que tenemos en el computador abrindolos, sino que simplemente nos
podremos limitar a leer el nombre del archivo, y con esto debera ser suficiente para
decidir si se guarda o se elimina.
Algunos Sistemas Operativos no permiten ingresar unos caracteres especiales al nombre
del archivo, pero no est de ms sugerirles que no nombren archivos o carpetas
utilizando caracteres especiales como (#$%&?').
En ocasiones, queremos guardar pginas de Internet, guardndolas en formato html. Por
lo general estos archivos html que guardamos de Internet, vienen con nombres
extremadamente largos y extraos. As que si queremos guardar informacin de una
pgina de Internet recomendamos copiar y pegar la informacin en algn otro archivo.
Si lo que queremos guardar no es la informacin contenida en la pgina sino el cdigo
html de esta, pues guarden la pgina con un nombre con el cual se identifique la pgina.
Pero renombrarla puede llevar problemas a la hora de bajar un conjunto de pginas de
Internet que tienen vnculos entre s.

5. Utilizacin de la herramienta NTBackup de Windows

Windows XP, Vista y 7 cuenta con un programa propio que permite realizar backups,
aunque suele ser un programa muy escondido que prcticamente ningn usuario diario
de XP conoce.
El programa se encuentra en la carpeta WINDOWS/system32/ y el ejecutable es
Ntbackup.exe. Tambin lo podemos ubicar en Todos los Programas, Accesorios,
Herramientas del Sistema, Copia de Seguridad
Al ejecutar el programa veremos un asistente que nos ayudar a crear el backup que
necesitamos.
Simplemente seleccionamos la opcin de realizar una copia de seguridad,

Tambin la opcin de elegir los archivos y carpetas a copiar,

luego elegimos que carpetas o archivos vamos a realizar la copia,

luego elegimos el lugar donde vamos a guardar esta informacin que puede ser una
ubicacin en el disco duro, o tambin en una memoria y se realiza el backup; esto se
guarda en un solo archivo con extensin bkf, es una especie de comprimido,

para poder restaurarlo se necesita nuevamente el programa de Copia de Seguridad, pero

esta vez se selecciona la opcin de restaurar copia y se selecciona el archivo bkf a
restaurar.

Luego damos en las opciones avanzadas, con el fin de cambiar la ubicacin en donde se
va a restaurar la copia, porque generalmente tiene la ubicacin original cuando se
realiz el backup, esto con el fin de evitar sobrescribir informacin.

Tambin podemos elegir la opcin de sobrescribir la informacin y tambin de

mantener la configuracin de seguridad y mantener el archivo bkf en donde se realiz la
copia

El procedimiento no es complicado, aunque tambin tenemos la opcin de la copia

normal, esta tambin es otra alternativa a la hora de realizar copias de seguridad.

5.1. Programas tiles para realizar backups

Existen en Internet una gran cantidad de programas que permiten realizar backups muy
fcilmente en diversos Sistemas Operativos.
Algunos privativos otros libres pero todos con el mismo fin. Vamos a mencionar
algunos pero no entraremos a fondo en su funcionamiento.
Algunos de estos programas son: Yosemite, Genie Backup Manager, Acronis True
Image, NTI Backup Now deluxe, PowerBackup, Norton Ghost, AISBackup,
TurboBackup, HandyBackup, WinBackup.

6. Copia de Seguridad del Outlook.

Algunas personas en su trabajo utilizan el correo electrnico, a travs del programa
Outlook, una herramienta bastante eficiente para organizacin del correo electrnico,
adems de la opcin de calendario, citas, tareas, etc.
Dependiendo de la configuracin del Outlook, podemos optar por tener copia de
nuestros mensajes en el servidor o simplemente tener todos nuestros correos en el
Outlook sin necesidad de una copia en el servidor; de todas maneras en cualquiera de
las dos opciones Outlook maneja un archivo de extensin pst en el cual se guarda toda
la informacin de los correos que se van llegando a su vez de lo que vamos enviando,
contactos, calendario, citas, en fin toda la informacin del Outlook.
Debido a que esta opcin es muy buena a razn de que tenemos limitaciones en
nuestros buzones de correo en el servidor, nos permite guardar mucha informacin ya
que nuestro espacio es el que contamos en el disco duro. Pero tambin esto puede
generar algunos inconvenientes, ya que este archivo pst est creciendo y entre ms
informacin guardemos el archivo va a tomar un tamao considerable; esto puede
generar problemas ya que la informacin est centrada en un nico archivo y si este
archivo es demasiado pesado, va a ser ms difcil poder tener una copia de esta
informacin.
Por tal razn es recomendable depurar la informacin del Outlook, eliminar mensajes
que no necesitamos esto con el fin de tener un tamao no muy grande en el archivo y de
esta manera poder realizar una copia de este sin contratiempos a su vez que podemos
tener respaldo en diferentes dispositivos.
Tambin como manera de depuracin en los mensajes es eliminar los mensajes que nos
envan con archivo adjunto, estos son los que mas tamao tiene debido a los archivos,
es bueno descargar el archivo, tenerlo en una carpeta aparte y poder eliminar este
correo, de esta manera bajaremos significativamente el tamao del archivo y ser
mucho ms manejable.

A continuacin explicaremos como sacar una copia del archivo PST que estemos
utilizando, para esto iniciamos el programa Microsoft Outlook
Ya iniciado vamos al men Herramientas y seleccionamos la opcin Configuracin de
la Cuenta

Nos aparece un cuadro de dialogo, con varias pestaas, elegimos la pestaa Archivo de
Datos, dentro de esta pestaa aparecen los archivos pst que tenemos y su ubicacin en
el disco duro, para llegar a ellos simplemente hay que seleccionar el pst que queremos y
darle clic en la opcin Abrir Carpeta. (Casi siempre se tiene configurado nicamente un
solo archivo PST, pero en ocasiones pueden salir varios dependiendo mucho de la
configuracin; si tiene dudas no dude en consultar a la Unidad de Informtica para
asesorarlo en este aspecto)

Despus de abrir la carpeta aparece la carpeta con los archivos que contiene, estos
archivos son los que hay que guardar; para hacerlo tenemos que cerrar Outlook, ya que
no permite hacer la copia si esta en uso el archivo, para hacer la copia se hace de
manera sencilla ya sea copindolos en otra ubicacin del disco, una memoria, CDs o
DVDs
Esperamos este documento sea de beneficio para ustedes, y podamos tener el hbito de
cuidar nuestra informacin a fin de prevenir prdidas de informacin inesperadas.
Para cualquier inquietud se puede comunicar con nosotros a la Unidad de Informtica
de la Facultad de Ciencias Econmicas a las extensiones 12301, 12303, 12304 o 12309,
con el fin de poder colaborarles en lo que necesiten.