Etapas del proceso administrativo

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Planeacin
Organizacin.
Ejecucin.
Control.
Interrelacin entre las funciones
Definicin e importancia de los objetivos
Principales tipos de planeacin administrativa.

Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la

administracin como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que
constituyen el proceso administrativo nico. Este proceso administrativo formado
por 4 funciones fundamentales, planeacin, organizacin, ejecucin y control.
Constituyen el proceso de la administracin. Una expresin sumaria de estas
funciones fundamentales de la admn. Es:
1. LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de accin
que van a seguirse.
2. LA ORGANIZACIN para distribuir el trabajo entre los miembros del
grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias.
3. LA EJECUCIN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las
tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.
4. EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes.
PLANEACION
Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar
identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es
alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse?
Cundo y cmo se har? Cules sern los necesarios componentes del
trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un
patrn integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la
facultad de prever, de visualizar, del propsito de ver hacia delante.

Actividades importantes de planeacin

a) Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
b) Pronosticar.
c) Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el
trabajo.

d) Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

e) Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para
encontrar medios nuevos y mejores de desempear el trabajo.
f) Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo.
g) Anticipar los posibles problemas futuros.
h) Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
ORGANIZACIN.
Despus de que la direccin y formato de las acciones futuras ya hallan sido
determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, ser distribuir o
sealar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e
indicar la participacin de cada miembro del grupo. Esta distribucin del trabajo
esta guiado por la consideracin de cosas tales como la naturaleza de las
actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones fsicas
disponibles.
Estas actividades componentes estn agrupadas y asignadas de manera que un
mnimo de gastos o un mximo de satisfaccin de los empleados se logre o que
se alcance algn objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en l numero o
en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros.
Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a
su propia relacin con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.
Actividades importantes de organizacin.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos)

Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)
Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
Aclarar los requisitos del puesto.
Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admn..
Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control.

EJECUCIN.
Para llevar a cabo fsicamente las actividades que resulten de los pasos de
planeacin y organizacin, es necesario que el gerente tome medidas que
inicien y continen las acciones requeridas para que los miembros del grupo
ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para

poner el grupo en accin estn dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar
a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia
creatividad y la compensacin a esto se le llama ejecucin.
Actividades importantes de la ejecucin.
a) Poner en prctica la filosofa de participacin por todos los afectados por
la decisin.
b) Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
c) Motivar a los miembros.
d) Comunicar con efectividad.
e) Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
f) Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien
hecho.
g) Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el
trabajo.
h) Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados del control.
CONTROL
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que s
est haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma
satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir
las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecucin exitosa de
cada miembro no asegura que la empresa ser un xito. Pueden presentarse
discrepancias, malas interpretaciones y obstculos inesperados y habrn de ser
comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una accin
correctiva.
Actividades importantes de control
a)
b)
c)
d)
e)

Comparar los resultados con los planes generales.

Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo.
Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
Comunicar cuales son los medios de medicin.
Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y
las variaciones.
f) Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
g) Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
h) Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

Interrelacin entre las funciones

En la prctica real, las 4 funciones fundamentales de la administracin estn de
modo entrelazadas e interrelacionadas, el desempeo de una funcin no cesa
por completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se
ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situacin.
Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones ser quizs como se
indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede
encargarse del control en un momento dado y a continuacin de esto ejecutar y
luego planear.
La secuencia deber ser adecuada al objetivo especifico. Tpicamente el gerente
se haya involucrado en muchos objetivos y estar en diferentes etapas en cada
uno. Para el no gerente esto puede dar la impresin de deficiencia o falta de
orden. En tanto que en realidad el gerente tal vez est actuando con todo
propsito y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor nfasis en ciertas
funciones ms que en otras, dependiendo de la situacin individual. As como
algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse
en accin.
La ejecucin efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas
o hayan realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de
igual manera el control no puede ejercerse en el vaci debe haber algo que
controlar.
En realidad, la planeacin esta involucrada en el trabajo de organizar, ejecutar y
controlar. De igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear,
ejecutar y controlar con efectividad. Cada funcin fundamental de la
administracin afecta a las otras y todas estn relacionadas para formar el
proceso administrativo.
PLANEACION
Un comn denominador de todos los individuos y organizaciones de xito es que
establecen metas identificables, realistas pero retadoras y luego formulan planes
para alcanzarlas.
La esencia de la admn. Es alcanzar una meta declarada. Si no se busca un
propsito o resultado final, no hay justificacin para la planeacin administrativa.
Siglos atrs el filosofo romano Sneca expreso Si un hombre no sabe a qu
puerto se dirige ningn viento le es favorable.

Se puede razonar ciertamente, todo gerente sabe lo que est tratando de

alcanzar. Por supuesto, pero desde el punto de vista prctico, los objetivos
tienden a perderse en el trfico de la actividad administrativa. Sus identidades se
obscurecen, la actividad se confunde con el logro y el nfasis sobre que hacer
obscurece por completo lo que tiene que lograrse. Un buen gerente siempre
debe estar haciendo la pregunta Que estoy tratando de lograr? Porque?
DEFINICIN E IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS
Un objetivo administrativo es la meta que se persigue, que prescribe un mbito
definido y sugiere la direccin a los esfuerzos de planeacin de un gerente. Esta
definicin incluye 4 conceptos, desde el punto de vista del gerente son:
1) META es la mira que va a perseguirse y deber ser identificada en
trminos claros y precisos. No se habr de confundir una meta con el
rea general de actividades deseadas, el hacerlo as pone en nfasis en
los medios, no en la mira.
2) AMBITO de la meta que se persigue est incluida en la declaracin de los
lmites o restricciones presitos que debern observarse.
3) As mismo un objetivo connota un carcter definitivo. Los propsitos
declarados en trminos vagos o de doble significado tienen poco o ningn
valor administrativo porque estn sujetos a varias interpretaciones y con
frecuencia el resultado es confusin y disturbio.
4) La direccin est indicada por el objetivo. Muestra los resultados que
deben buscarse y aparta esos resultados de los muchos objetivos
posibles que de otra forma podran buscarse. Esta direccin proporciona
los cimientos para los planes estratgicos apropiados que deben
formularse para alcanzar los objetivos.
Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el xito de la
administracin y sofocar las operaciones en cualquier organizacin. Una
sugerencia provechosa para todo gerente es concentrarse peridicamente y
reiterar los objetivos buscados y luego determinar si la accin que en la
actualidad se sigue esta en verdad contribuyendo al logro de esas metas. Tal
prctica ayuda a minimizar las dificultades que tienen muchos miembros de la
admn.. y sus subordinados para saber cules son sus objetivos actuales,
identificndolos tanto para ellos como para sus asociados, ponindolos al da y
usndolos con eficiencia en su trabajo administrativo.

TIPOS Y CLASIFICACION DE OBJETIVOS

En toda organizacin hay muchos objetivos pero algunos objetivos comunes a
todas las organizaciones incluyen los que siguen:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)

Proporcionar varios productos y servicios.

Estar delante de la competencia.
Crecer.
Aumentar las utilidades, aumentando las ventas y disminuyendo los
cotos.
Proporcionar bienestar y desarrollo a los empleados.
Mantener operaciones y estructura organizacional satisfactoria.
Ser un ciudadano empresarial socialmente responsable.
Desarrollar el comercio internacional.

Estas categoras, a su vez pueden sugerir reas claves especficas para las
cuales son capaces de derivarse sub objetivos, evaluando el grado de su
realizacin. Por ejemplo los gerentes de la compaa General Electric identifican
8 reas, que son vitales en el mantenimiento y progreso de liderazgo, fuerza y
habilidad competitiva de su compaa. Estas reas clave de resultado son:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)

Rentabilidad (grado de utilidad)

Posicin en el mercado
Productividad
Liderazgo del producto
Desarrollo del personal
Actividades de los empleados
Responsabilidad publica
Equilibrio entre los planes a corto y largo plazo

Establecer metas para cada una de estas reas, llevarlas a cabo y evaluar los
resultados logrados son partes importantes de los esfuerzos administrativos de
la compaa.

CLASIFICACION DE OBJETIVOS SEGN EL TIEMPO

1) Objetivos a corto plazo: por lo general se extienden a un ao o menos.
Por ejemplo el objetivo de la compaa es alcanzar 3 millones de ventas

brutas para el ao 2003 y un objetivo personal de vender 3 nuevos

contratos en el mes de marzo.
2) Objetivos a mediano plazo: Por lo general cubren periodos de 1 a 5 aos
por ejemplo crecer a 8 oficinas regionales del 2003 al 2008.
3) Objetivos a largo plazo: se extienden ms all de 5 aos. Por ejemplo
buscar establecerse en 10 pases extranjeros para el ao 2016.
Esta divisin de las metas es una de las ms antiguas clasificaciones y la ms
ampliamente aceptada.
CLASIFICACION DE LOS OBJETIVOS
1) Objetivos primarios: por lo general estn relacionados con una
compaa no con un individuo. Por ejemplo: proporcionar bienes y
servicios para el mercado realizando una utilidad al proveer tales bienes y
servicios, se les ofrece a los consumidores lo que desean y se pueden
dar recompensas a los miembros participantes de la compaa.
2) Objetivos secundarios: Ayudan a realizar los objetivos primarios e
identifican las miras para los esfuerzos destinados a aumentar la
eficiencia y la economa en el desempeo del trabajo de los miembros
organizacionales.
3) Objetivos individuales: Como lo implica su nombre, son los objetivos
personales de los miembros individuales de una organizacin sobre una
base diaria, semanal, mensual o anual. Dependiendo del punto de vista
que se tome se alcanzan siendo subordinados a los objetivos primarios o
secundarios de la organizacin o haciendo que tales objetivos apoyen en
forma realista la realizacin de los objetivos individuales. Las necesidades
que un individuo intenta satisfacer trabajando en una organizacin en las
relaciones entre el incentivo de una organizacin y las contribuciones
individuales son interdependientes.
4) Objetivos Sociales: se refieren a las metas de una organizacin para la
sociedad, se incluye el compromiso de dar apoyo al cumplimiento de
requerimientos establecidos por la comunidad y varias dependencias
gubernamentales que se refieren a la salud, seguridad, prcticas
laborales, reglamentacin de precios y contaminacin ambiental. Adems
se incluyen los objetivos orientados a aplicar el mejoramiento social, fsico
y cultural de la comunidad.

OBJETIVOS EFECTIVOS POR ESCRITO.

La redaccin de un objetivo efectivo puede ser ms difcil que el solo escribir
unas cuantas palabras que deban ser entendidas por todos. Considrese el
siguiente objetivo de una universidad.
El objetivo bsico de la universidad es proporcionar oportunidades en la
educacin superior en los campos de las artes liberales y aplicadas, enseanza,
comercio y estudio profesional y el siguiente para un fabricante:
El objetivo de esta empresa comercial es producir, mediante los mtodos de la
produccin en masa, acondicionadores de aire en unidades de bajo costo en
reas selectas a precio de menudeo en gran manera competitivos con el fin de
que la compaa realice un rendimiento razonable sobre la inversin
A primera vista ambos enunciados parecen s objetivos razonablemente
buenos. Pero un estudio ms de cerca ofrece algunas dudas respecto a su
calidad y conveniencia para los propsitos administrativos.
1) proporcionar oportunidades, estudio profesional
2) Producir, mtodos de la produccin, reas selectas, rendimiento
razonable.
Todo esto quiere decir que todo objetivo administrativo est sujeto a cierta
interpretacin la prueba de la claridad y comprensin es lo que entienda el
receptor del enunciado del objetivo. En consecuencia, los objetivos deben ser
redactados tan cuantitativamente como sea posible sin detallar en exceso de
manera que el receptor sea incapaz de usar su creatividad e iniciativa personal
en la realizacin del objetivo.

MEDICION DE OBJETIVOS
Una expresin tal como haga tanto como pueda o haga lo mejor que pueda
tiene un valor administrativo. Mnimo porque su significado difiere para distintas
personas es preferible usar una expresin que se pueda medir como haga 200
unidades para las 5:00 p.m. de hoy. Esto es definitivo y facilita el entendimiento
mutuo de los objetivos en todos los niveles de la organizacin. La determinacin
de lo que deba medirse y como debe medirse presenta dificultades en especial
en las reas en donde los objetivos son un tanto abstractos como la lealtad a los
empleados, desarrollo del empleado o la responsabilidad social, sin embargo
tales reas pueden hacerse aproximaciones y obtenerse resultados

razonablemente satisfactorios. Hablando en trminos generales los gerentes

comerciales estn mejor capacitados para medir sus metas que los gerentes de
organizaciones
no
comerciales,
tales
como
hospitales,
agencias
gubernamentales y universidades. Por ejemplo los comerciales cuentan con
muchas fuentes de informacin que miden logros en varios factores en toda la
organizacin. Tpicas son las medidas de los medios fsicos y financieros para
adquirir y manejar recursos suficientes como las razones de tazas de
rendimientos, de rotacin o las relaciones pasivo capital.
Las medidas de la produccin que incluye la utilizacin de maquinas y la
productividad laboral son comunes lo mismo que las medidas de mercadotecnia
que se refieren a la penetracin de las ventas y la efectividad de la publicidad.
En contraste el administrador de un hospital tiene dificultad para medir lo que
proporciona el hospital (cuidado satisfactorio para el cliente) sin embargo los
factores que contribuyen a la atencin hospitalaria son medibles como el costo
de la habitacin por da, nmero de visitas de servicio y das paciente por tipo de
enfermedad, aunque no tan exactas como es de desear, el enfoque puede
utilizarse para dar medidas tiles para los objetivos de la atencin hospitalaria.

JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS

Para toda empresa existe una jerarqua de objetivos. Esta puede abarcar los
objetivos que se refieren a las empresas en general como las que se relacionan
con los deseos de los clientes al igual que con l pblico y la sociedad en
general.
Sin embargo la jerarqua contiene ms comnmente solo los objetivos dentro de
la empresa. En el nivel superior de la organizacin y proporcionando el objetivo
para todos los esfuerzos organizacionales se encuentran el objetivo u objetivos
principales subordinados, pero definitivamente relacionados con los objetivos
principales se encuentran los objetivos derivados incluyendo los objetivos
departamentales que fijan la recta de segmentos particulares de las unidades
organizacionales de la empresa. Estos objetivos departamentales a su vez
tienen objetivos de grupo subordinados que en subsecuencia se dividen en
objetivos de la unidad y por ultimo en objetivos individuales.
La realizacin de cada objetivo subsidiario debe contribuir a la realizacin de su
respectivo objetivo inmediato superior, proporcionando as un patrn de
objetivos totalmente integrado y armonioso para todos los miembros de la

empresa. Para una mxima efectividad un objetivo debe ser significativo y

oportuno para el individuo.
GUIAS PARA LOS OBJETIVOS
Los objetivos administrativos. Deben instituirse con gran cuidado, tienen una
mejor oportunidad de ser realizados cuando se toman en cuenta las siguientes
orientaciones:
1) Los objetivos deben ser el resultado de la participacin de los
responsables de su realizacin. Los que estn cerca de la situacin
probablemente conocen mejor lo que puede realizarse. Las personas que
ayudan a formular los objetivos tienen un fuerte compromiso por
alcanzarlos. Adems ganan la sensacin de pertenecer y de importancia.
Cuando los objetivos son impuestos por la alta gerencia cuando se
enfrenta una crisis seria, habr de explicarse la razn para esto y el
subordinado debe tener oportunidad de ayudar a determinar el objetivo
expresado.
2) Todos los objetivos en una empresa deben apoyar los objetivos generales
de la empresa. Dicho de otra manera los objetivos han de ser
mutuamente congruentes en una organizacin. Por ejemplo, el
departamento de ventas no habr de tener una variedad de productos
como su objetivo en tanto que el departamento de produccin posee dos
o tres productos como su objetivo. La congruencia de los objetivos ayuda
a lograr la unidad de esfuerzos.
3) Los objetivos deben tener cierto alcance. La mayora de las personas se
sientes mas satisfechas y trabajan mucho mejor cuando existe un reto
razonable. La gente desea esforzarse y disfrutar de una sensacin de
logro. Los objetivos adecuados pueden ayudar en estos esfuerzos.
4) Los objetivos deben ser realistas. El objetivo no solo necesita ser
razonable para la persona responsable de su realizacin sino tambin
realista a la vista tanto de las restricciones del entorno interno como del
externo en un caso dado. Conviene tener cuidado respecto a tratar de
lograr demasiado en un tiempo muy corto. Por lo general un objetivo
sencillamente expresado puede recordarse, mientras que una descripcin
larga y detallada pronto se olvida.
5) Los objetivos deben ser contemporneos al igual que innovadores. El
gerente de xito mantiene los objetivos al da, los revisa peridicamente y
hace revisiones cuando se cree que es ventajoso hacerlo. En varios
casos, la decisin ser continuar con el mismo objetivo, sin embargo en
estos tiempos de cambios rpidos el no ponernos al da o la falta de

innovacin al establecer los objetivos quizs sea una posible seal de

peligro para la administracin.
6) l numero de objetivos establecidos para cada miembro de la admn.
debe ser limitada. Muchos causan confusin y negligencia y muy pocos
permiten desperdicio y deficiencia. Cuatro o cinco objetivos para cada
miembro de la admn.. es el mximo. Si existen ms objetivos, habrn de
consolidarse en alguna forma. Demasiados objetivos disminuyen la
importancia de los que son en realidad importantes y enfatizan
indebidamente los de menos condicin.
7) Los objetivos deben ser jerarquizados de acuerdo con su importancia
relativa. Esto coloca el nfasis necesario en los principales objetivos y
dando a todo miembro de la administracin un valor para cada objetivo
que le interese ayudar a distribuir con efectividad los esfuerzos. En esta
forma se mejora todo el esfuerzo administrativo. Est en la naturaleza
humana mejorar el trabajo sobre los objetivos ms difciles y de sentir
satisfaccin realizando los menores pero fijando prioridades en los
objetivos y revisndolos peridicamente se puede combatir esta
tendencia.
8) Los objetivos deben estar en equilibrio con una empresa dada, los varios
objetivos no habrn de apuntar en conjunto al exceso de cualquier
condicin.
PRINCIPALES TIPOS DE PLANEACION ADMINISTRATIVA.
Los gerentes tratan diariamente con muchos diferentes tipos de planes; algunos
se refieren a una sola actividad o individuo en tanto que otros pertenecen a todo
un departamento o a toda la compaa. Existen 6 tipos de planes comunes
encontrados por los gerentes con regularidad.
1)
2)
3)
4)
5)
6)

Poltica
Procedimientos
Mtodo
Estndar
Presupuesto
Programa