Sistema Nacional de

Abastecimiento y
Contrataciones del Estado

IV

IV

Sistema de Abastecimientos y Control

Patrimonial
Ficha Tcnica
Autor : Lic. Jos Luis Nunja Garca*
Ttulo : Sistema de Abastecimientos y Control
Patrimonial
Fuente : Actualidad Gubernamental, N 17 - Marzo
2010

Sumario
1.
2.
3
4.
5
6
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Antecedentes
Marco Normativo del Sistema Nacional del
Sistema de Abastecimiento
Qu es el Sistema de Abastecimiento?
Cules son los objetivos del Sistema de
Abastecimiento?
Quin dirige el Sistema de Abastecimiento?
Principales Procesos Tcnicos del Abastecimiento
Cules son las Funciones Generales del rea
de Abastecimiento y Control Patrimonial?
Qu documentos se utilizan para el flujo
operativo del Sistema de Abastecimiento?
Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
Normas Generales del Sistema de Abastecimiento Vigentes (R. J. N 118-80-INAP/INA)
Polticas para el Sistema de Abastecimiento
Factores a considerar en la seleccin y organizacin del local de almacn
Administracin de los almacenes

Pblica, en armona con los Planes

Nacionales de Desarrollo y dentro de
los principios de autoridad y moralidad
que garanticen el gasto pblico. Posteriormente, se emiti el Decreto Ley N
22867- Ley que impulsaba el proceso
de desconcentracin administrativa, estableciendo las decisiones relativas a los
procesos tcnicos del Abastecimiento de
bienes y de servicios no personales en la
Administracin Pblica.
La norma estableci que el Instituto Nacional de Administracin Pblica (INAP)
era el ente rector de este Sistema y
como rganos de ejecucin, las Oficinas
de Abastecimiento de los Ministerios,

Organismos Pblicos Descentralizados y

Concejos Municipales. En el desempeo
de sus funciones, este organismo emiti
una serie de Directivas, Reglamentos
que coadyuvaron a la debida implementacin del Sistema de Abastecimiento en
la Administracin Pblica. Sin embargo,
sorpresivamente y sin mediar sustento
alguno se promulga la Ley N 26507
publicada en el diario oficial El Peruano
el 20.07.95 que declara en disolucin
al Instituto Nacional de Administracin
Pblica.
A la fecha algunas normas emitidas por
esta institucin disuelta an se encuentran vigentes.

2. Marco Normativo del Sistema Nacional del Sistema de Abastecimiento

La iniciativa privada es libre. Se ejerce en una economa
social de mercado. Bajo este rgimen, el Estado orienta
el desarrollo del pas, y acta principalmente en las reas
de promocin de empleo, salud, educacin, seguridad,
servicios pblicos e infraestructura.

Constitucin Poltica
58, 76 y 77

Las obras y la adquisicin de suministros con utilizacin

de fondos o recursos pblicos se ejecutan obligatoriamente por contrata y licitacin pblica, as como tambin la adquisicin o la enajenacin de bienes.
La contratacin de servicios y proyectos cuya importancia y cuyo monto seala la Ley de Presupuesto se hace
por concurso pblico. La ley establece el procedimiento,
las excepciones y las respectivas responsabilidades.

1. Antecedentes
El Sistema Nacional de Abastecimiento
fue instituido como Sistema de la Administracin Pblica mediante el Decreto
Ley N 22056, publicado el 30.12.77
y vigente a partir del ao 1978. Su
objetivo, entre otras medidas, fue dar
unidad, racionalidad y eficiencia a los
procesos del Sistema de Abastecimiento
de bienes y servicios no personales en
los Organismos de la Administracin

La administracin econmica y financiera del Estado

se rige por el presupuesto que anualmente aprueba
el Congreso. La estructura del presupuesto del Sector
Pblico contiene dos secciones: Gobierno Central e
instancias descentralizadas.
El presupuesto asigna equitativamente los recursos
pblicos, su programacin y ejecucin responden a los
criterios de eficiencia de necesidades sociales bsicas y
de descentralizacin. Corresponden a las respectivas circunscripciones, conforme a ley, recibir una participacin
adecuada del total de los ingresos y rentas obtenidos
por el Estado en la explotacin de los recursos naturales
en cada zona en calidad de canon.

* Especialista en Tributacin Municipal

Actualidad Gubernamental

N 17 - Marzo 2010

IV 1

Informes Especiales

rea

rea Sistema Nacional de Abastecimiento y Contrataciones del Estado

IV

Informes Especiales
Instituye a partir del 1 de enero de 1978 el Sistema de
Abastecimiento que conforman como Oficina Central
Tcnico Normativa la Direccin Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de Administracin
Pblica, y como rganos de ejecucin, las Oficinas de
Abastecimiento de los Ministerios, Organismos cuyo
Jefe tiene rango de Ministro, Organismos Pblicos
Descentralizados y Concejos Municipales.

Decreto Ley
N 22056

Decreto
Ley N 22867

Precisa las decisiones relativas a los procesos tcnicos del

Abastecimiento de bienes y de servicios no personales
en los Ministerios, en los Organismos Regionales de
Desarrollo u Organismos similares, Comits de Desarrollo
e Instituciones Pblicas Descentralizadas.

Res. Jefatural
N 118-80-INAP

Aprueba las Normas Generales del Sistema Nacional

de Abastecimiento.

Ley Orgnica de
Municipalidades
N 27972

Las contrataciones y adquisiciones que realizan los Gobiernos Locales se sujetan a la ley de la materia, debiendo hacerlo en acto pblico y preferentemente con las empresas
calificadas constituidas en su jurisdiccin, y a falta de ellas
con empresas de otras jurisdicciones (Art.34).
Los Gobiernos Locales estn sujetos a las leyes y disposiciones que, de manera general y de conformidad con
la Constitucin Poltica del Per, regulan las actividades
y funcionamiento del Sector Pblico; as como a las
normas tcnicas referidas a los servicios y bienes pblicos, y a los sistemas administrativos del Estado que
por su naturaleza son de observancia y cumplimiento
obligatorio (Art. VIII).

Ley de Bases
de la Descentralizacin Ley 27783

Las normas tcnicas referidas a los servicios y bienes

pblicos, y los sistemas administrativos del Estado,
referidos a presupuesto, tesorera, contadura, crdito
pblico, inversin pblica, contrataciones y adquisiciones, personal y control, por su naturaleza son de
observancia y cumplimiento obligatorio para todos los
niveles de gobierno (Art.10).

Res. Jefatural N
335-90- INAP/DNA

Establece el Manual de Administracin de Almacenes

para el Sector Pblico Nacional y determina que
corresponde al rgano de Abastecimiento precisar,
instrucciones, plazos, mecanismos, instrumentos y
responsabilidades a efectos de realizar la verificacin
de bienes de almacn.

Ley de Contrataciones del Estado

D.Leg N 1017
D.S. N 184-2008-EF

D. Leg. N 1057
D.S. N 075-2008-PCM

Ley de Presupuesto
del Sector Pblico
para el Ao Fiscal
2010 Ley N 29465

IV 2

3. Qu es el Sistema de Abastecimiento?
El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas, objetivos,
normas, atribuciones, procedimientos y
procesos tcnicos, orientados a la gestin
eficiente de almacenes y al proceso oportuno de abastecimientos que requieren las
entidades del Estado, orientado al racional
flujo, de distribucin o suministro, empleo
y conservacin de los recursos materiales;
as como acciones especializadas para
atender las necesidades y requerimiento
de las entidades para el normal desenvolvimiento de sus actividades, y asegurar la
continuidad de los procesos productivos
que desarrollan las entidades integrantes
de la Administracin Pblica.
Actualmente el Sistema de Abastecimiento
tiene diversas instancias.
Concepto

a. Polticas

Son decisiones de alto nivel

que buscan unificar conductas
y orientar procesos hacia el
logro de metas y objetivos,
a travs de lineamientos que
guan las acciones del sistema de abastecimientos y
delimitan el grado de discrecionalidad en la toma de
decisiones, se puede definir
tambin como el conjunto
de orientaciones y guas de
accin que las autoridades
y la Alta Direccin de cada
organismo emite para regular la actuacin directiva de
sus funcionarios y las actividades de los servidores en
cumplimiento de los fines y
objetivos institucionales; por
lo tanto, las autoridades de
las diferentes entidades del
Sector Pblico adoptarn sus
decisiones en base a polticas
pblicas.

b. Objetivos

Los objetivos, son los aspectos cualitativos que se desea

alcanzar e involucran una
descripcin de los resultados
que se pretenden obtener
en un horizonte temporal,
cuyo propsito conduce a
alcanzar con eficiencia la misin y visin del sistema. Los
objetivos estratgicos son los
propsitos o fines esenciales
que una entidad pretende
alcanzar para lograr la misin
que se ha propuesto en el
marco de su estrategia.

c. Normas

Es el conjunto de reglas o
lineamientos legales de cumplimiento obligatorio, dictado
por autoridad competente
que tiene por finalidad establecer el marco normativo del
sistema de abastecimientos,
con un criterio de valor y
cuyo incumplimiento trae
aparejado una sancin. Generalmente, impone deberes
y confiere derechos.

La ley contiene las disposiciones y lineamientos que

deben observar las Entidades del Sector Pblico en los
procesos de contrataciones de bienes, servicios u obras,
y regula las obligaciones y derechos que se derivan de
los mismos.
El Reglamento del Decreto Legislativo N 1017 Ley de
Contrataciones del Estado regula la aplicacin de la Ley.
La presente norma regula el rgimen especial de contratacin administrativa de servicios.
Determina que el rgimen especial de contratacin
administrativa de servicios es aplicable a toda entidad
pblica sujeta al Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases
de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del
Sector Pblico, y a otras normas que regulan carreras
administrativas especiales; asimismo, a las entidades pblicas sujetas al rgimen laboral de la actividad privada,
con excepcin de las empresas del Estado.
Determina el enlace entre los Sistemas Informticos SIAFSP y SEACE, a fin de articular los procesos de de seleccin
de las contrataciones del Estado (Art. 5).
Establece la forma y montos cmo se determinan los
procesos de seleccin para efectuar las licitaciones
pblicas, concursos pblicos y adjudicaciones directas
en todas las entidades del Sector Pblico comprendidas
en el artculo 3 del Decreto Legislativo N 1017, Ley
de Contrataciones del Estado (Art. 16).

Actualidad Gubernamental

N 17 - Marzo 2010

rea Sistema Nacional de Abastecimiento y Contrataciones del Estado

Concepto

d. Atribuciones

e. P r o c e s o s
tcnicos

f. P r o c e d i mientos

Las atribuciones son el conjunto regulado por normas

de actividades, procesos y
procedimientos asociados
al desempeo de funciones
de logstica o almacn del
Estado
Planeamiento y programacin
(Plan Anual de Contrataciones)
Compra y contratacin (D. Leg.
N 1017,D.S.2008-MEF)
Proceso de almacenamiento
o internamiento
Proceso de distribucin
Inventario fsico y control de
almacn
Alta y Baja de bienes de consumo de almacn:
Registro y control de existencias
Control patrimonial (Ley N
29151 y D.S.007-2008-Vivienda )
Recepcin:
Verificacin y control de calidad
Internamiento
Registro y control:
Custodia
Formulacin del pedido
Autorizacin de despacho
Acondicionamiento de materiales
Control de materiales
Entrega de materiales, etc.,
etc.

4. Cules son los objetivos del

Sistema de Abastecimiento?
Los objetivos fundamentales del Sistema
de Abastecimientos son:
-

Promover la gestin de almacenes con

eficiencia, eficacia y economa.
Asegurar el flujo.
Asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de
abastecimiento de bienes y servicios
en la Administracin Pblica.
Propender la recepcin rpida y oportuna de los pedidos y requerimientos
de los bienes y suministros diversos
para el desarrollo de las actividades de
la entidad y aumento de la precisin.
Optimizar los recursos y actividades
a travs de una buena adquisicin y
distribucin bienes.
Control del inventario y reduccin
de los bienes no productivos (bienes
obsoletos, deteriorados, etc.).
Procesamiento ms rpido y con
mayor exactitud de los grandes volmenes de bienes y suministros.
Entrega a tiempo y garanta de mejor
nivel de servicio.
Monitorizacin del almacn y de
las actividades, as como el flujo de
recursos.

5. Quin dirige el Sistema de

Abastecimiento?
La Direccin de Abastecimiento, que
es el rgano de Apoyo encargado de
administrar mediante objetivos, normas,
atribuciones, procedimientos y procesos
tcnicos, orientados al uso racional y
disponibilidad en los bienes y suministros , as como la prestacin de servicios
y la Gestin y control patrimonial, para
asegurar la continuidad de los procesos
productivos y operativos que desarrolla
la entidad y lograr la consecucin de los
objetivos sealados en el plan estratgico
de la entidad y satisfacer las necesidades
de los usuarios, mediante la combinacin
adecuada de proporcionar los medios
materiales y econmicos de calidad, cantidad, oportunidad.
Por otro lado, el rea de Control Patrimonial es un rgano que depende jerrquicamente de la Direccin, Gerencia,
oficina o de la que haga sus veces, de
Abastecimientos y servicios auxiliares, que
goza de autonoma funcional y de Gestin;
y es responsable de la Administracin y
Gestin de los bienes muebles e inmuebles, adems cautela la seguridad de la
operatividad de los mismos.

6. Principales Procesos Tcnicos

del Abastecimiento
Los principales procesos tcnicos de abastecimiento son los siguientes:
a) Programacin
Este proceso comprende las siguientes
actividades:
- Determinacin de necesidades.
- Consolidacin de necesidades.
- Formulacin del Plan Anual de
Contrataciones.
- Ejecucin de la programacin.
- Evaluacin de la programacin.
b) Catalogacin de bienes
Este proceso comprende las siguientes
actividades:
- Identificacin de bienes no codificados.
- Actualizacin de bienes no codificados.
Se cumplen en coordinacin con la Superintendencia Nacional de Bienes.
c) Registro y control
Este proceso comprende las siguientes
actividades:
- Desarrollar estadsticas de la informacin de abastecimiento.
- Elaborar un sistema de registros que
posibilite controles posteriores.
d) Contrataciones del Estado
Este procedimiento est regulado por

Actualidad Gubernamental

IV

la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por Dec.Leg.

N1017 y su reglamento aprobado
mediante el Decreto Supremo 1842008-MEF.

7. Cules son las Funciones

Generales del rea de Abastecimiento y Control Patrimonial?
Gerencia de Abastecimiento
La Gerencia de Abastecimiento tiene como
objetivo conducir de manera eficiente y
eficaz los procesos tcnicos del Sistema
de Abastecimiento, tales como el planeamiento, la programacin, la obtencin,
la recepcin, el ingreso, el almacn, la
distribucin, y control patrimonial, as
como de los servicios auxiliares de apoyo
institucional y tiene como funciones:
-

Programar las necesidades de bienes

y servicios en coordinacin con las
dependencias de la institucin.
- Formular el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y
Servicios de la Institucin y elaborar
los presupuestos correspondientes.
- Efectuar las adquisiciones y contrataciones cumpliendo las normas vigentes.
- Custodiar y conservar los bienes y
materiales del almacn en buenas
condiciones, adoptando las medidas
de seguridad.
- Distribuir los bienes a las dependencias de acuerdo a los documentos
de salida de almacn, debidamente
autorizados.
- Efectuar los inventarios de almacn.
- Supervisar el registro y control patrimonial de los bienes de la institucin.
- Supervisar los servicios de seguridad,
vigilancia y limpieza de la institucin.
- Administrar el parque automotor de
la ANR.
- Formular y alcanzar a la Direccin
General de Administracin el Plan de
Trabajo Anual de la Direccin y los
informes de Evaluacin Trimestral.
Otras actividades inherentes dispuestas
por la Direccin General de Administracin.
rea Adquisiciones
Se encarga de la ejecucin de actividades
altamente especializadas, inherentes al
proceso de planeamiento, programacin
y de obtencin del abastecimiento en la
ANR.
En ese sentido realiza actividades tcnicas para el proceso de determinacin y

N 17 - Marzo 2010

IV 3

IV

Informes Especiales

consolidacin de necesidades, elaboracin del presupuesto valorado, cuadro

de obtencin, cuadro de adquisiciones y
reprogramaciones, entre otros.
Asimismo, ejecuta actividades de apoyo
profesional especializado a los Comits Especiales y Permanentes, en la conduccin
y ejecucin de los procesos de adquisiciones de bienes y servicios.
rea de Almacen
Se encarga de coordinar y ejecutar las
operaciones y actividades de recepcin,
almacenamiento, control, despacho y
distribucin de los bienes a las distintas dependencias de la ANR, a fin de
garantizar el normal desarrollo de las
actividades programadas, coadyuvando al logro de los objetivos y metas
determinadas.
rea de Control Patrimonial
Se encarga de la administracin y supervisin de las actividades tcnicas del
proceso de registro y control de los bienes
patrimoniales existentes en la Asamblea
Nacional de Rectores.
En ese sentido formula y propone directivas internas de procedimientos,
instrumentos y tcnicas que permitan la
optimizacin de los procesos del control
patrimonial.
rea de Mantenimiento de Maquinaria y Equipo
Se encarga de coordinar y supervisar la
ejecucin de actividades especializadas
en materia de ingeniera y mantenimiento
de infraestructura, maquinaria, equipos
e instalaciones de la Asamblea Nacional
de Rectores.
Asimismo, coordina y supervisa las actividades inherentes a la administracin
del parque automotriz de la Asamblea
Nacional de Rectores.

8. Qu documentos se utilizan
para el flujo operativo del
Sistema de Abastecimiento?
Los documentos fuente que se utilizan en
el rea de abastecimientos se encuentran
clasificados en dos rubros:
a) Documentos de ingreso. Orden de
compra y gua de internamiento,
nota de entrada de almacn, y gua
de remisin.
b) Documentos de salida. Pedido comprobante de salida (PCS), gua de
remisin,etc.
c) Kardex fsico de ingreso y salida de
bienes, control visible de almacn.
d) Reportes resumen de ingresos y salidas
de almacn en forma mensual.

IV 4

9. Normas Generales del Sistema

de Abastecimiento
La Resolucin Jefatural N 118-80-INAP
aprob las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento que fueron las
siguientes:
SA.01 Aplicacin de los Criterios de Eficiencia. (Derogada)
SA. 02 Integridad de Administracin del
Abastecimiento. (Derogada)
SA. 03 Actualizacin y Utilizacin de
Informacin para el Abastecimiento
(Derogada)
SA.04 Unidad de Adquisiciones de Bienes
y Servicios. (Derogada)
SA.05 Unidad en el Ingreso Fsico y Custodia temporal de Bienes (Vigente)
SA.06 Austeridad del Abastecimiento
(Vigente)
SA. 07 Verificacin del Estado y Utilizacin
de Bienes y Servicios. (Vigente)

10. Normas Generales del Sistema de Abastecimiento Vigentes (R. J. N 118-80-INAP/INA)

a) SA 05. Unidad en el ingreso fsico
y custodia temporal de bienes
Los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar fsicamente por
el Almacn Central, salvo que por su
naturaleza y caractersticas propias,
resulte imposible hacerlo; en cuyo
caso, el ingreso y salida se har slo
con documentos fuentes (orden de
compra: O/C, Orden de Servicio: O/S,
Nota de Entrada de Almacn: NEA y
Pedido Comprobante de Salida: PECOSA). Se denomina as por ser stos
de uso compartido por los Sistemas
de Abastecimiento, Contabilidad y
Presupuesto.
Y se codifican segn los Catlogos Nacionales vigentes, se registran tanto el
ingreso como la salida en las tarjetas
de control de salidas fsicas o Bind Card
y se informa documentadamente en el
Kardex Fsico, para que haga lo propio
ante la Oficina de Contabilidad en
el kardex valorado, a travs del Resumen del Movimiento de Almacn
(R. J. N 335-90-INAP/DNA).
Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacn con el
documento de salida pedido, comprobante de salida de almacn PECOSA . Los que van a ser utilizados
en fecha posterior (como es el caso
de los insumos para obras) podrn
hacerlo mediante Pedido Interno de
Almacn (PIA), que es un documento
interno de naturaleza extracontable,
previa su aprobacin y autorizacin
por resolucin de Oficina General de

Actualidad Gubernamental

N 17 - Marzo 2010

Abastecimiento, o la que haga sus

veces como es el caso de la Gerencia
de Administracin.
b) SA.06 Austeridad del Abastecimiento
En toda previsin, solicitud, obtencin,
suministro, utilizacin o administracin de bienes y servicios, se aplicarn
los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la
entidad a propuesta de la Oficina de
Abastecimiento, en concordancia por
la poltica gubernamental. La austeridad no significa dejar de gastar,
sino ms bien, hacer un mejor uso
de los pocos recursos econmicos o
materiales con los que se cuenta o de
los que se dispone.
La austeridad en el proceso de abastecimiento ha de entenderse como la
equilibrada estimacin de necesidades de bienes y servicios, el empleo
mesurado de los recursos asignados
a la Municipalidad y su adecuada
combinacin, para obtener ms y
mejores resultados en beneficio de la
colectividad en general.
La austeridad es condicin bsica del
abastecimiento. Su aplicacin, observancia y cumplimiento corresponden
a todas las dependencias de la entidad
pblica, cualquiera sea su denominacin, estructura, ubicacin, directivos,
etc.
Es competencia de la Oficina de Abastecimiento, de acuerdo a sus funciones
y atribuciones, estudiar y proponer
a la Gerencia de Administracin y
Gerencia Municipal, los criterios y
orientaciones para la mejor aplicacin
de las medidas de austeridad, sobre
bienes y servicios. Entre ellos tenemos
los siguientes:
La estandarizacin de bienes y
servicios: para controlar la excesiva variedad o mixtura de los
mismos.
La relacin de los bienes y servicios
de los que se puede prescindir,
por ser mnimo su requerimiento
anual.
Imprimir en los Cuadros de Necesidades, antes de entregarlos a las
dependencias de la entidad, la relacin e informacin bsica de los
bienes y servicios programables.
Establecer la cantidad mxima de
cada bien o servicio que puede
programarse, en funcin de los
objetivos y metas, frecuencia de
uso, real cantidad de personal que
labora, etc.
Los titulares de las dependencias
de la entidad son responsables

rea Sistema Nacional de Abastecimiento y Contrataciones del Estado

de supervisar la aplicacin de
las medidas de austeridad del
abastecimiento, en el mbito de
competencia.
Peridicamente, la Oficina de
Abastecimiento conducir y coordinar la evaluacin y resultado
de la austeridad del abastecimiento, para proponer su perfeccionamiento.
c) SA. 07 Verificacin del Estado y
utilizacin de bienes y servicios
Al Sistema de Abastecimiento le
corresponde la constatacin sobre la
existencia, estado y condiciones de
utilizacin de los bienes y/o servicios
que dispone la Municipalidad.

11. Polticas para el Sistema de

Abastecimiento
Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de
abastecimiento de bienes y servicios no
personales en la Administracin Pblica
a travs de los procesos tcnicos de catalogacin, registro de proveedores, programacin, adquisiciones, almacenamiento y
seguridad, distribucin, registro y control,
mantenimiento, recuperacin de bienes
y disposicin final, en tal sentido se debe
tener en cuenta:
a) El Almacn debe ser un rea fsica
seleccionada bajo criterios y tcnicas
adecuadas, destinada a la custodia
y conservacin de los bienes que
van a emplearse para la produccin
de servicios pblicos o de bienes
econmicos. Las actividades que
en l se realizan esencialmente son
las que corresponden a los procesos tcnicos de Abastecimiento
denominados Almacenamiento y
Distribucin.
b) En cada organismo pblico, a nivel
central, descentralizado o desconcentrado, el rgano de Abastecimiento
tendr a su cargo la organizacin e
implementacin de uno o ms Almacenes para la custodia temporal de los
bienes que adquiere y suministra.
c) Loyaut de Almacn, a efectos de
planear el croquis o distribucin de
los espacios fsicos del almacn, de
acuerdo a las posibilidades de cada
entidad, o de acuerdo a las caractersticastcnicas y magnitud de las
compras, se establecer reas fsicas
de uso especfico para:
- Oficina.
- Recepcin y despacho.
- Corredores y pasadizos.
- Zona de almacenaje.
- Vestuarios de personal.
- Servicios higinicos.
- Zonas para ampliaciones.
- reas de estacionamiento exterior.

d) Es responsabilidad del Jefe de Almacn, entre otros:

- Presenciar, verificar y suscribir la
conformidad sobre el ingreso de
bienes a la entidad.
- Proteger y controlar las existencias
en custodia.
- Velar por la seguridad y mantenimiento del local y equipos de
almacn.
- Efectuar la distribucin de bienes
conforme al programa establecido.
- Coordinar la oportuna reposicin del
stock.
- Emitir los reportes del movimiento
de bienes en Almacn.

12. Factores a considerar en la

seleccin y organizacin del
local de almacn
-

rea requerida, debe permitir que las

operaciones que en ella se realicen, se
efecten en una rea fsica adecuada,
sin que tropiece con inconvenientes
por falta de espacio. Se determina
sobre la base de la cantidad y volumen
de los bienes previstos para adquirir,
incluyendo proyecciones de futuras
ampliaciones.
Seguridad, el lugar geogrfico y el
local deben reunir condiciones que
eviten el deterioro o merma ocasionado por agentes atmosfricos, as
como preservar la integridad humana
y fsica ante acciones de terceros o de
desastres naturales.
Facilidad de recepcin, contemplar
la no interferencia con otras actividades que ejecuta la Institucin; debe
existir vas de acceso para personas
y vehculos para que los proveedores
entreguen sin dificultad sus artculos.
Caractersticas de materiales, segn
la naturaleza de los bienes, se debe
tener en consideracin el peligro que
puedan o no ocasionar al personal
que labora en el almacn, as como
a la comunidad, ejemplo, explosivos,
productos qumicos, txicos, radioactivos, etc.
Facilidad de utilizacin por los usuarios, considerar la cercana y fluidez
de trnsito para que el abastecimiento
a las unidades usuarias sea en forma
econmica, rpida y segura.
Tiempo de suministro, considerar la
distancia en que se encuentran las
unidades usuarias y sus necesidades
de reposicin; ejemplo, cuando la
atencin de pedidos se tuviera que
efectuar el mismo da, el almacn
estara ubicado en la misma localidad;
si stos tuvieran que atenderse al da

Actualidad Gubernamental

IV

siguiente o al tercer da, la localizacin

puede hacerse fuera del permetro
del lugar en que se encuentran las
dependencias usuarias.
Centros de abastecimiento, tiene que
ver con la fuente de suministro y el
tamao del local del almacn; cuando
ms alejado est el almacn de las
fuentes de suministro, mayor ser su
tamao.
Vas de comunicacin, se localizar el
almacn en lugares en que haya fluido
servicio de transporte para el acarreo
de bienes y materiales.
Infraestructura disponible, considerar
reas o edificaciones que por sus
caractersticas resulten apropiadas y
que adems el costo de acondicionamiento resulte econmico.
Requerimientos de seguridad, analizar
y valorar el equipo de seguridad con
el mismo cuidado que se da a cualquier otro equipo, sobre todo en los
aspectos siguientes:
1) Diseo de protectores y cascos de
seguridad.
2) Eleccin de extintores apropiados
para combatir el tipo de incendios
e instalacin adecuada.
3) Ubicacin de sistemas de rociadores en zonas donde el agua no
cause ms dao que el fuego, etc,
etc.

13. Administracin de los almacenes

Las normas para la administracin de
almacenes estn previstas en la Resolucin Jefatural N 335-90-INAP/DNA
an vigente que establece los criterios,
procedimientos y responsabilidades para
la administracin de almacenes en organismos del Sector Pblico Nacional. Esta
norma es de aplicacin a los organismos
del Sector Pblico.

a) Requisitos que deben reunir para

la organizacin de los almacenes
i) Capacidad econmica de la entidad, a efectos de planear el
equipamiento de almacn.
ii) Caractersticas de los bienes, a fin
de rodearlos de las condiciones
que necesitan para su conservacin, de acuerdo con las instrucciones de los fabricantes o tcnicos
especializados.
iii) Naturaleza del trabajo en lo que
se refiere a:
1) Necesidad del mobiliario y
equipo.
2) Tiempo de duracin del trabajo.

N 17 - Marzo 2010

IV 5

IV

Informes Especiales
3) Imposibilidad de hacer el trabajo con el equipo existente.
4) Especificaciones tcnicas de los
bienes.
Factores relacionados con la
capacidad del piso, humos,
humedad, calor, fro, suciedad, equipo auxiliar, tolerancia, etc.
iv) Requerimientos de seguridad,
analizar y valorar el equipo de
seguridad con el mismo cuidado
que se da a cualquier otro equipo,
sobre todo en los aspectos siguientes:
1. Diseo de protectores y cascos
de seguridad.
2. Eleccin de extintores apropiados para combatir el tipo
de incendios e instalacin
adecuada.
Ubicacin de sistemas de rociadores en zonas donde el agua no
cause ms dao que el fuego.
v) Equipo apropiado para el trabajo,
las guas para seleccin adecuada
de los equipos son las siguientes:
1) Capacidad necesaria.
2) Tamao conveniente.
Ajuste a las tareas por realizar.
vi) Costos de operacin de los equipos, en lo que respecta a mantenimiento, costos de suministro de
combustible o electricidad, etc.

b) Caractersticas que deben reunir

los almacenes
En el almacn de la entidad se es-

tablecern reas fsicas, de acuerdo

a las posibilidades de cada entidad
separando reas para:
- Oficina.
- Recepcin y despacho.
- Corredores y pasadizos.
- Zona de almacenaje.
- Vestuarios de personal.
- Servicios higinicos.
- Zonas para ampliaciones.
- reas de estacionamiento exterior.
El almacn contar con muebles y
equipos necesarios para efectuar la
conservacin, manipulacin, proteccin y control de los bienes en custodia. En la seleccin del mobiliario y
equipo se tomar en cuenta:
La distribucin y clasificacin de los
espacios en las zonas de almacenaje
debe ser cuidadosamente estudiada;
poniendo especial atencin en dar a
los bienes una clasificacin adecuada
que agrupe en secciones o anaqueles
correlativos a aquellos que guarden
cierta semejanza.
Son aspectos a considerar:
- Espacio disponible.
- Cantidad prevista de bienes por
almacenar.
- Cantidad de clase de bienes.
- Manipulacin que necesitan.
- Caractersticas que presentan.
- Condiciones ambientales que
requieren.
- Caractersticas de mobiliario y

rgano de Control Patrimonial

Ficha Tcnica
Ttulo : rgano de Control Patrimonial - Parte I
Fuente : Actualidad Gubernamental, N 17 - Marzo
2010

Funciones Especficas Oficina de Control

Patrimonial
8. Funciones del Encargado de Control Patrimonial
9. Funcin del Personal Asignado
10. Administracin y Gestin de Bienes Patrimoniales

Sumario

1. Concepto

1.
2.

Es el rgano encargado de la administracin, supervisin y gestin de los bienes

muebles e inmuebles y el desarrollo de
actividades tcnicas del proceso de registro y control de los bienes patrimoniales
existentes en la entidad y corresponde a
la Oficina de Control Patrimonial o a la
Oficina que haga sus veces:

3.
4.
5.
6.

Concepto
Qu unidad orgnica es la responsable del
Control Patrimonial a nivel institucional?
Objetivo
Finalidad
Base legal
Funciones generales

* Especialista en Tributacin Municipal

IV 6

a) Identificar y codificar los bienes patrimoniales adquiridos, de acuerdo a su

Actualidad Gubernamental

I
Parte

7.

Autor : Lic. Jos Luis Nunja Garca*

equipo necesarios para su conservacin.

- Seguridad que hay que proporcionarles.
- Control que necesitan.
- Frecuencia de demanda de cada
tipo de artculos.
En Almacenes cuyo tamao no permite una fcil ubicacin del lugar en que
se encuentran los bienes, se colocar
en una parte visible del mismo, el
plano de la distribucin de espacios
de la zona de almacenaje. Cada seccin o ambiente tendr un nmero o
smbolo que identifique su ubicacin y
el material que en ellos se encuentran
almacenados.
Cada espacio de la zona de almacenaje
debe ser acondicionado con muebles
y equipos especficamente para los
materiales que en ellos se van a depositar, rodendolos de las caractersticas
especiales que dichos materiales necesitan para su conservacin, de acuerdo
con las instrucciones del fabricante o
de tcnicos especializados.
Los bienes permanecen en almacn
en forma temporal, aquellos que se
encuentren almacenados por un perodo superior a los 12 meses y que
definitivamente no van a ser utilizados
por la entidad, deben ser transferidos
para satisfacer necesidades de otros
organismos del Sector Pblico.
Cada organismo, de acuerdo a sus posibilidades, cuidar de contratar una
cobertura de seguro que comprenda
a la infraestructura de Almacn y a los
bienes almacenados.

N 17 - Marzo 2010

naturaleza, asignndoles el respectivo

valor monetario.
b) Constituir el registro de los bienes
muebles de la entidad, en el cual se
inscribir todo su patrimonio mobiliario.
c) Mantener en custodia el archivo de
los documentos fuentes que sustentan
el ingreso, baja y transferencia de los
bienes, con la finalidad de elaborar
los correspondientes estados que
servirn como elementos de informacin simplificada del patrimonio de la
entidad.
d) Valorizar mediante tasacin, los bienes
patrimoniales que carecen de la respectiva documentacin sustentatoria
de su valor, as como aquellos que
van a ser dados de baja, subastados,
donados o transferidos.

rea Sistema Nacional de Abastecimiento y Contrataciones del Estado

e) Actualizar el valor de tasacin de los
bienes muebles que forman parte del
patrimonio mobiliario de la entidad,
para los trmites de disposicin de
los mismos y de acuerdo a las disposiciones legales vigentes sobre la
materia.
f) Integrar la Comisin de Inventario y
coordinar la elaboracin del inventario fsico del patrimonio mobiliario
de la entidad, para proporcionar la
informacin requerida por los distintos organismos del Estado.
g) Tramitar ante el respectivo Comit
de Altas, Bajas y Ventas de la entidad, las solicitudes de baja de los
bienes muebles, en los casos descritos en el artculo 37 del presente
Reglamento.
h) Realizar las dems funciones que le
asigne la Direccin General de Administracin o la oficina que haga sus
veces.

2. Qu unidad orgnica es la
responsable del Control Patrimonial a nivel institucional?
El responsable de la administracin y control patrimonial de los bienes patrimoniales
de la entidad es la unidad orgnica de control patrimonial sealada por norma expresa (art.11 del D.S.007-2008-VIVIENDA,
quien est a cargo de la planificacin,
coordinacin y ejecucin de las acciones
referidas al registro, administracin, supervisin y disposicin de los bienes de
propiedad de la entidad y de los que se
encuentren bajo su administracin.

3. Objetivo
Operar un sistema de gestin, registro y
control de bienes muebles e inmuebles,
que permita conocer e identificar todos
aquellos bienes que integran el patrimonio de la entidad y de los programas
especiales, as como contar con los registros actualizados que sirva para controlar
y gestionar el desarrollo, rendimiento
y mantenimiento de los activos de la
entidad,
Algunas entidades, an ven el control
patrimonial como parte del plan de
mantenimiento, hasta que se demuestra el impacto de una correcta gestin
patrimonial. Este cambio de mentalidad
demuestra el cambio que est ocurriendo
actualmente desde el control patrimonial
y mantenimiento a la gestin de activos
que promueve el planeamiento, la programacin y el desarrollo de actividades
para que los activos se encuentren en
buenas condiciones operativas. apelando
a la eficiencia de todos los activos, incluyendo inventario y cumplimiento de la
normativa vigente.

4. Finalidad
Tiene como finalidad administrar y
controlar el patrimonio de los bienes de
la entidad, as como la coordinacin y
supervisin de acciones y actividades de
mantenimiento y conservacin, seguridad
y resguardo del patrimonio institucional,
en concordancia con las normas legales
vigentes, as como registrar, administrar,
supervisar e informar sobre los bienes
patrimoniales e incorporacin fsica y
contable al patrimonio de la entidad,
buscando gestionar todo el ciclo de vida
de los activos fsicos de una organizacin
con el fin de maximizar su valor .

5. Base legal
-

Ley N 29151 Ley del Sistema Nacional de Bienes Estatales

D.S. N 007-2008 Vivienda Reglamento de la ley general del sistema
nacional de bienes estatales

6. Funciones generales
I. Realizar el levantamiento del inventario fsico, registro y control de los bienes muebles, en todas las unidades y
reas administrativas, en coordinacin
con los responsables de las diferentes
unidades orgnicas, identificando los
bienes, as como asignarle el cdigo
que le corresponda con las etiquetas
de cdigo de barra; sticker.
II. Elaborar, registrar y mantener actualizados los Kardex individuales de todos
los bienes, verificando que estn debidamente firmados por los usuarios, as,
como los responsables de las reas;
III. Llevar un expediente documentado
de los bienes adquiridos ordenado
de todos los usuarios, as como facturas o documentos que acrediten la
propiedad de los bienes muebles e
inmuebles;
IV. Llevar un control de los bienes con
ingresos temporal y que son utilizados para las actividades propias del
organismo;
V. Controlar y registrar todos los bienes
muebles e inmuebles que pasen a
formar parte de la entidad, los mismos
que se hayan recepcionado mediante
donaciones, transferencias o contratos
de comodato, identificndolos dentro
del sistema de inventarios;
VI. Reasignar los bienes muebles que
hayan sido dados de baja y que stos
hayan sido rehabilitados;
VII. Recepcionar copias de facturas o documentos de compra de activos nuevos
del rea de adquisiciones para la
elaboracin de los kardex correspondiente, etiquetas de cdigo de barra
o sticker y asignacin de cdigos;

Actualidad Gubernamental

IV

VIII.Coordinar con el almacn central el

registro y elaboracin de los kardex
de todos los bienes recibidos de
nivel central en apoyo a programas
especiales, construccin de obras
pblicas, etc., asignndoles el cdigo
de inventario, as como el programa
al que corresponde;
IX. Elaborar los contratos o convenios
de comodato y donacin por aquellos bienes que sean entregados en
calidad de donacin o transferencia,
en uso temporal o definitivo a otras
dependencias u organizaciones;
X. Mantener una estrecha coordinacin
con las diferentes unidades administrativas con respecto a las altas y
bajas de bienes, sean cual fuere su
origen, a fin de mantener el inventario
actualizado, as como llevar los expedientes y kardex correspondientes, y
conservarlos durante el tiempo que
establezca la ley; (art.32 literal i de la
Ley 27785, concordado con el art.20
de la R.C.N 367-2003-CG. pub., el
31.10.03).
XI. Realizar por lo menos una vez al ao,
reuniones con el comit de altas y
bajas, enajenacin de bienes muebles
e inmuebles, a fin de presentar los bienes que por su estado inservible sean
dictaminados para su baja, destino
final o destinados para la venta (ver
comentarios y caso prctico revista
N 6 abril-2009 pg.VI y NIIF 5);
Elaborando el acta correspondiente,
conservando en custodia la documentacin soporte de dichos activos;
Aplicando las normas y procedimientos generales para la afectacin, baja y
destino final de bienes muebles, para
los casos de transferencia, enajenacin, donacin o destruccin emitidas
por las distintas normas legales.

7. Funciones Especficas Oficina

de Control Patrimonial
-

Formular y aplicar normas para verificar la existencia, estado y condiciones

de utilizacin de los bienes con los que
cuenta la entidad;
Mantener actualizado el inventario
de los Bienes, Muebles y enseres de
la entidad, as como el Sistema de
Control de Activos Fijos, velando por
su custodia y conservacin;
Efectuar el inventario fsico de Bienes,
as como el registro, control y actualizacin patrimonial;
Efectuar la codificacin y rotulacin
de los bienes muebles de la entidad;
Promover y llevar a cabo en coordinacin con las dependencias de la entidad sobre el cuidado y conservacin
del Patrimonio de la entidad;

N 17 - Marzo 2010

IV 7

IV
-

Informes Especiales
Conservar en los expedientes correspondientes y los documentos que
amparan la propiedad de los bienes
muebles;
Informar al rgano correspondiente el
uso indebido de los bienes muebles,
maquinaria y equipo o irregularidades
detectadas en el manejo de los bienes,
realizados por malos funcionarios,
para que se proceda a ejecutar las
acciones correspondientes conforme
a derecho;
Elaborar los documentos correspondientes de uso y resguardo respecto
de los bienes en prstamo o cesin
de uso, los que nicamente podrn
ser devueltos, cuando se reintegre
fsicamente el bien objeto de la misma
y se verifique que su deterioro es el
que corresponde a su uso normal y
moderado;
Informar mensualmente a la Gerencia
correspondiente del funcionamiento
de su dependencia, as como de los
movimientos que se hayan efectuado
en el patrimonio municipal;
Establecer los mecanismos que faciliten
el acceso del pblico a los medios de
denuncia y cooperacin, para evitar el
uso indebido del patrimonio institucional y coadyuvar a su mejor conservacin y eficaz aprovechamiento;
Planear y llevar a cabo los sistemas
que se juzguen adecuados para proteger fsica y legalmente el patrimonio
pblico, coordinndose para ello con
el resto de las dependencias de la
entidad;
Proporcionar a las dependencias
usuarias los informes que le soliciten
en materia de bienes patrimoniales;
Realizar inspecciones tcnicas de sus
bienes y de los que se encuentran bajo
su administracin para verificar el uso
y destino, a fin de lograr una eficiente
gestin de los mismos;
Efectuar el diagnstico de la situacin
tcnica y legal de sus bienes y de los
que se encuentran bajo su administracin, ejecutando cuando corresponda,
las acciones de saneamiento tcnico y
legal de los mismos, de acuerdo a la
normatividad vigente:
Remitir y/o actualizar la informacin
sobre los bienes de su propiedad o
los que se encuentren bajo su administracin, para su incorporacin en
el SINABIP;
Poner a disposicin de los Gobiernos
Regionales o de la SBN los bienes
que no resulten de utilidad para la
finalidad asignada o aquellos que se
encuentren en estado de abandono,
en el marco de la aplicacin de una
poltica del uso racional de los bienes
y gestin inmobiliaria eficiente;

IV 8

Aprobar los actos de saneamiento,

adquisicin y administracin de sus
bienes, organizando los expedientes
sustentatorios correspondientes,
procurando el mejor aprovechamiento econmico y social de los
mismos;
Contratar Plizas de Seguros para los
bienes de su propiedad y los que se
encuentren bajo su administracin,
conforme a la prioridad y disponibilidad presupuestal;
Formular denuncias ante las autoridades correspondientes por el uso
indebido o prdida de sus bienes
y de los que se encuentren bajo su
administracin;
Realizar consultas a la SBN sobre la
aplicacin o interpretacin de las
normas sobre adquisicin, registro,
supervisin, administracin y disposicin de los bienes estatales;
Verificar In Situ los bienes patrimoniales entregados por el Almacn Central
o por donaciones de las diversas Instituciones pblicas o privadas;
Clasificar los bienes segn su naturaleza y valor unitario o de conjunto.
Bienes Depreciables (activos Fijos) y
Bienes No Depreciables;
Elaborar la informacin correspondiente a la Oficina de Contabilidad
respecto a los Activos Fijos consolidados por Unidad Ejecutora previa
Conciliacin Permanente;
Remitir en forma ordenada y cronolgica el inventario permanente
(incrementos, altas, bajas, etc., de
activos fijos) a la Superintendencia de
Bienes Estatales.

9. Funcin del Personal Asignado

-

8. Funciones del Encargado de

Control Patrimonial
-

Actualidad Gubernamental

Programar, coordinar y evaluar las

acciones referidas a la identificacin,
registro, custodia y control de los bienes patrimoniales, as como coordinar
con las distintas unidades orgnicas
correspondientes .
Dirigir, coordinar y evaluar las actividades tcnicas y administrativas
de la Oficina de Control Patrimonial
y la ejecucin de su presupuesto,
de acuerdo a normas y dispositivos
legales vigentes;
Organizar, coordinar y supervisar la
ejecucin de las actividades de Control
Patrimonial;
Supervisar la toma de Inventarios de
los Activos Fijos, Bienes Muebles e
Inmuebles;
Absolver consultas relacionadas con
el mbito de su competencia;
Proponer y promover controles internos para el buen uso de los muebles
y equipos de oficina;

N 17 - Marzo 2010

Suscribir las actas de entrega recepcin por las transferencias de Bienes

Patrimoniales de acuerdo a las normas
legales vigentes;
Elaborar el informe anual de Activos
Fijos y remitir para su contabilizacin
en los estados financieros (Estado
operativo, depreciaciones, deterioro
de activos, etc.).

Mantener el registro de documentacin, sistematizar su registro

Recepcionar, clasificar, registrar, sistematizar y dar trmite a la documentacin ingresada al rea de control
patrimonial;
Organizar y coordinar audiencias,
atenciones, reuniones y preparar la
agenda con la documentacin respectiva;
Remitir documentos necesarios sobre
informacin patrimonial solicitados
por el rgano rector, la OCI y otras
unidades competentes.
Organizar el control y seguimiento
de expedientes que ingresan, con la
finalidad de brindar una atencin
oportuna;
Organizar y Administrar el Archivo;
Coordinar y ejecutar la realizacin de
inventarios fsicos, as como la actualizacin del registro y codificacin de
bienes patrimoniales;
Mantener actualizado el Registro de
Ingreso y Salida de los Bienes patrimoniales del Almacn, debidamente
valorizados;
Mantener el registro de bienes asignados, por usuarios y reas y efectuar el
control de altas, bajas y Transferencias
de bienes patrimoniales;
Llevar el control de la salida y retorno
de los bienes del Activo Fijo que se
encuentren en proceso de reparacin
u otros;
Formular los informes sobre el control
patrimonial de los bienes, as como
del trmite de altas y bajas de bienes a
efectos de determinar las bajas y altas
de los bienes depreciables.

10. Administracin y Gestin de

Bienes Patrimoniales
La Administracin de bienes patrimoniales
consiste en desarrollar acciones y procedimientos adecuados de planificacin,
programacin organizacin, y control de
los bienes patrimoniales de la entidad con
el fin de obtener el mximo beneficio y
rendimiento posible de ellos; este beneficio puede ser econmico o social.
Continuar en la siguiente edicin...