Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Bodega
Bodega
INDICE
M AN U AL D E O PE R AC I O N E S
1. Generalidades
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
3
3
3
4
4
5
2. Parmetros Generales
6
7
9
10
12
12
13
14
13. Salir
Seleccin de Mdulos
Seleccin de Artculos
Bsqueda de Transaccin de Inventario
SISTEMA DE BODEGA
MANUAL DE OPERACIONES
1. Generalidades
1.1 Objetivos del sistema
El Sistema de Bodegas entrega a la Municipalidad y a los usuarios del mismo las herramientas para
administrar en forma ordenada todo el proceso relacionado al almacenamiento de artculos.
Adems es una eficiente herramienta de apoyo para los departamentos que requieren de suministros y una
excelente ayuda a las funciones administrativas y de control relacionadas.
Ordena la recepcin de mercadera, considerando siempre la calidad, rapidez y exactitud de ella.
Provee al sistema de contabilidad gubernamental los asientos de centralizacin necesarios para registrar este
tipo de activos.
En forma ms especfica se puede mencionar como objetivos los siguientes:
-
1.2 Potencialidad
Este sistema est definido de modo que:
-
Maneja la informacin actualizada de las existencias de los artculos en las diferentes bodegas
Est integrado con los dems sistemas del rea financiera, especialmente con Adquisiciones
Junto con efectuar las Recepciones y las Salidas de mercadera, los registra en forma automtica para su
control
Efecta captura de datos y consultas interactivas
Valida en lnea cada registro de informacin, considerando los parmetros definidos
Puede manejar una cantidad ilimitada de bodegas
1.3 Mdulos
Considerando proporcionar una utilizacin ptima del sistema se ha determinado los siguientes
mdulos para efectuar la generacin y mantencin de informacin:
-
1.4 Informes
La utilidad prctica de todo lo procesado, adems del control que proporciona, se obtiene con los
informes. Se ha diseado una gran variedad, de los cuales mencionaremos los ms importantes:
2. Parmetros Generales
El mdulo definido como de parmetros es el primero que se debe utilizar, pues conforma la informacin
bsica que debe tener registrada la base de datos para proporcionar el servicio adecuado.
Al efecto de este sistema se considera como parmetros los parmetros generales propiamente tales, la
actualizacin del maestro de artculos y la mantencin del registro de proveedores
Interno. Las dos ltimas mencionadas solamente en caso que se haya determinado utilizarlas. La seleccin se
hace con el botn de ayuda, que abrir un recuadro titulado Seleccin de Mdulos (Ver Anexo A 1).
Finalmente se debe indicar el Nombre y la Direccin de Bodega, as como el cdigo para el Departamento
relacionado, para cada una de las bodegas que participarn en el sistema.
2.2 Artculos
Este mdulo est especialmente preparado para ingresar la informacin correspondiente a cada uno de los
artculos que se manejarn con el sistema. Para ello se utiliza el formulario de la Figura 4.
Si desea crear el subgrupo, en Cdigo de Artculo, debe escribir el cdigo del grupo y los dos dgitos que
identificarn al subgrupo y pulsar Intro. Le permitir escribir o actualizar el nombre del Subgrupo.
Lo mismo sucede para la generacin de un rubro. En Cdigo de Artculo, debe escribir el cdigo del grupo,
los dos dgitos que identificarn al subgrupo, los dos dgitos para el rubro y pulsar Intro. Le permitir escribir
o actualizar el nombre del Rubro y Unidad(Rubro).
Cada creacin de artculo requiere de su clasificacin previa como grupo, subgrupo y rubro. Indicados estos
en Cdigo de Artculo, agregndole los tres dgitos que identifican al artculo, permite escribir su nombre en
el casillero Descripcin, la unidad de adquisicin en Unidad(Art.) y el Stock Crtico.
Cuando se trata de una actualizacin, para ubicar el artculo deseado, se puede auxiliar con la ayuda que
proporciona el sistema utilizando el botn situado a la derecha del casillero del Nmero de Artculo. Abre
una ventana titulada Seleccin de Artculos, que se puede apreciar en el Anexo A 2.
En la parte inferior del formulario simula un tarjetero con dos tarjetas: Saldos por Departamentos y,
Movimientos por Departamentos, que permiten efectuar los procesos que sus nombres indican.
Saldos por Departamento
Seleccionando esta tarjeta con el ratn, despliega una grilla que muestra los saldos que tiene el artculo
elegido en cada uno de los departamentos que lo han solicitado.
La primera informacin que debe indicar es el Tipo de Documento que acompaa a la mercadera que est
recepcionando. Se hace con la ayuda del botn adjunto. Luego pide ingresar el Nmero correspondiente a ese
documento y el nmero que dar al documento de Recepcin. Con ayuda del botn adjunto al casillero
respectivo deber dejar establecido el Departamento usuario de la mercadera que llega. Para completar este
rengln, deber confirmar la fecha de recepcin en Fecha Actual.
Tambin existe un casillero para dejar constancia del Nmero Gua y su Fecha y el R. U. T. y Nombre del
proveedor.
En la mitad inferior del formulario hay un recuadro que:
- Cuando se trata de mercadera comprada con Orden de Compra, Decreto Alcaldicio u otro que maneja
documento previo, muestra los antecedentes de cada uno de los artculos indicados en ella, para que el usuario
especifique la cantidad realmente recibida: Descripcin, Unidad, Cdigo, Cantidad y Valor(Precio). Slo
ser necesario anotar la cantidad y el valor.
- Cuando se trata de recepcin sin Orden de Compra, todos los antecedentes deben ser digitados. Se comienza
ingresando el cdigo, y, si es vlido, el sistema extraer la descripcin y la unidad de la base de datos. Slo
ser necesario anotar adems la cantidad y el valor. Cuando encuentra el cdigo, al pie se tiene un casillero
denominado Descripcin Segn el Cdigo, en el cual muestra la descripcin que de l mantiene registrada.
Si desea efectuar la recepcin con nombre distinto, slo es menester digitarlo en Descripcin. Cuando no
recuerda el cdigo, posesionndose con el ratn en el casillero Cdigo, utilizando el botn derecho del ratn
abre una ventana de ayuda titulada Bsqueda de Artculos (similar a Anexo A 2) en la cual puede ubicar el
artculo deseado.
Emite el Formulario de Recepcin de Mercaderas, que contiene toda la informacin registrada en ella. (Ver
Anexo B 1).
10
11
Cuando desea revisar o actualizar alguna salida en particular, despus de confirmar en Fecha Actual la fecha
en la cual se efectu la salida o traspaso, puede ubicarla con el botn situado a la derecha del casillero
Nmero de Transaccin. Abrir una ventana de ayuda titulada Bsqueda de Transaccin de Inventario (Ver
Anexo A 4). Ubique la deseada, Aceptar y luego pulse Intro y le desplegar toda la informacin registrada.
Emite el Comprobante Movimientos de Bodega, que contiene toda la informacin registrada en este mdulo.
(Ver Anexo B 2).
5. Listados
Se ha elaborado la generacin de algunos informes que sirven de apoyo a la gestin de bodegas, como ser el
12
9.
Figura 9 Listado de Recepciones/Consumos Mensuales
13
Debe definir el Departamento para el cual necesita el listado, su Fecha Inicial y Final y el Artculo para el
cual requiere el informe.
14
15
Los Listados de Consumo por Departamento y Seccin estn en el formulario definido anteriormente y una
muestra de los informes se encuentran en los Anexos B 8 y B 9ANEXOS
Anexo A 1
Anexo A 2
16
Anexo A 3
Anexo A 4
17
Anexo B 1
18
Anexo B 2
19
Anexo B 3
20
Anexo B 4
21
Anexo B 5
22
Anexo B 6
23
Anexo B 7
24
Anexo B 8
Anexo B 9
25