4.

INVENTARIOS
OBJETIVOS ESPECFICOS

Comprender la importancia del control de las existencias de

mercancas y la incidencia del costo de ventas en el ente econmico.
Identificar y aplicar los diferentes mtodos y sistemas de inventarios.
Determinar las ventajas y desventajas de los mtodos de valuacin de
inventarios.
Entender la importancia del manejo y control de existencias mediante
un kardex.

COMPETENCIAS
El estudiante estar en capacidad de entender el manejo y control de las
existencias de mercancas en el ente econmico.

DESARROLLO TEMTICO DE LA UNIDAD

INTRODUCCIN.
Los
inventarios
de
los
entes
econmicos son muy importantes, pues
de ellos depende la supervivencia de
las empresas. El manejo de los
inventarios conlleva a las empresas a
realizar
grandes
inversiones,
que
pueden ser favorables o desfavorables
cuando no logran venderse, pues las
existencias se pueden volver obsoletas
o perder valor, lo que al final conlleva
una prdida en la inversin realizada.
Se mostrar en esta unidad la forma en
que las empresas pueden determinar el
costo de los artculos vendidos en un
periodo contable, que depende de la
forma de control y valuacin que el
ente econmico est llevando para la
determinacin del costo.

4.1 CONCEPTO DE INVENTARIOS

Un inventario es resultado de contar,
pesar o medir las existencias de un
activo tangible.
Pero para efectos contables el inventario es la existencia de mercancas
destinadas para la venta, en el curso regular del negocio, en empresas de
ndole comercial.

Las mercancas disponibles para la venta por lo general son convertidas

en efectivo a menos de un ao, por lo tanto es un activo corriente en el
balance general.
El registro contable del inventario debe realizarse al costo de adquisicin,
adicionando todas las erogaciones en que se incurre hasta ponerlo en
condiciones de ventas.
En las empresas de ndole industrial se pueden determinar tres tipos
bsicos de inventarios: materias primas, trabajos en procesos y productos
terminados. Que tambin son activo corriente en el balance general.

4.2 SISTEMAS DE INVENTARIOS.

Existen dos sistemas para la

contabilizacin
de
los
inventarios: sistema peridico y
sistema permanente o perpetuo.
SISTEMA PERIDICO.
El
sistema
de
inventarios
peridico
solo
podr
ser
aplicado en pequeas empresas
que no estn obligadas a tener
revisor
fiscal. Es
conocido
tambin
como
juego
de
inventarios.
En este sistema el registro de
las mercancas compradas debe
realizarse por dbito en la
cuenta compras de mercancas,
que es una cuenta nominal. Por
ende debe cerrarse
al
final
de periodo contra

resultados. En el momento de una venta no se registra el costo de ventas de

la mercanca vendida, la cuenta de inventarios se actualiza nicamente al
final del periodo contable cuando todas las mercancas disponibles hallan
sido contadas y valoradas.
Por ejemplo, el asiento para registrar la compra de mercanca de la
compaa XYZ por valor de 3.000 u.m. a crdito, quedara as:

Cuenta
Compra de mercancas
Proveedores

Dbito
3.000
u.m.

Crdi
to
3.000 u.m

Utilizando la ecuacin contable, para el anterior hecho econmico quedara

as:

Activos = Pasivos
0

+ patrimonio + (ingresos costos

= Proveedores 3.000

0 +

gastos)

- compras 3.000 - 0 )

Cuando se presenta la venta, este debe registrase acreditando la cuenta

ingresos operacionalesventas. La cual al finalizar el periodo debe cerrarse
contra resultados. Las ventas por obvias razones deben venderse a los
clientes con un importe superior al costo de adquisicin de la mercanca,
que cubra el costo en s y los gastos de operacin y deje un margen de
utilidad. Esto es lo que se conoce como precio de venta al pblico.
Si suponemos que la compaa XYZ vendi la mercanca en 4.000 u.m. a
crdito.
Cuenta
Dbito
Deudores clientes
4.000 u.m.
Ingresos operacionales ventas

Crdito
4.000 u.m.

En la ecuacin contable quedara as:

Activos

= Pasivos + Patrimonio + (Ingresos

Deudores
Clientes 4.000 =

- costos

- Gastos)

+ (ing. Op. Vtas 4.000 0 - 0

Cuando se utiliza el sistema de

inventario
peridico,
las
empresas deben esperar hasta
el final del periodo contable
para determinar el costo de la
mercanca vendida. Para esto
deben contar con informacin
sobre el valor del inventario
inicial y el costo de las

mercancas compradas en el
periodo contable.

La determinacin del valor del

inventario
final
debe
de
realizarse
mediante conteo fsico de las mercancas existentes en el almacn y
bodegas de la

empresa. Debe efectuarse en el ltimo da de operaciones. Una vez

efectuado el conteo de las diferentes clases de mercanca, se procede a
multiplicarlo por su costo unitario, utilizando cualquier de los mtodos de
valuacin que veremos ms adelante. Y se suman los costos de las
diferentes mercancas para establecer el costo total del inventario final.
Entonces el costo de las mercancas vendidas por la empresa lo podemos
obtener de la siguiente forma:
Inventario inicial
Ms compras de mercancas
Igual costo mercancas disponibles para la venta
Menos inventario final
Igual al costo de ventas

XXX
XXX
XXX
XXX
XXX

El costo de ventas se presenta en el estado de resultados, restando de los

ingresos obtenidos por ventas ingresos operacionales para obtener la
utilidad bruta del periodo contable.
La cuenta de inventario de mercancas permanece igual hasta el final del
siguiente periodo que se presente nuevamente el cierre contable. El asiento
del inventario final se presenta as:
Cuenta

Dbitos

Inventario mercancas
Ganancias y prdidas

XXX

Crdit
os
XXX

Con la ilustracin del siguiente ejemplo simple, observaremos la

determinacin de la utilidad bruta y costo de ventas para un periodo
contable.
La distribuidora XYZ presenta la siguiente informacin:
Costo de la mercanca al principio del ao
Compras de mercanca durante el ao
Conteo existencias una vez valoradas al final del ao
Ventas de mercancas realizadas durante el ao

300 u.m.
4.000 u.m.
550 u.m.
6.000 u.m.

El costo de ventas de distribuidora XYZ se determina como sigue:

Inventario inicial de mercancas

Ms compras de mercancas
Igual costo mercancas disponibles para la venta
Menos inventario final de mercancas
Igual al costo de ventas

300 u.m
4.000 u.m
4.300 u.m
550 u.m
3.750 u.m

El estado de resultados del periodo se presenta de la siguiente forma:

DISTRIBUIDORA XYZ
ESTADO DE
RESULTADO
De enero 1 al 31 de diciembre de
200X En unidades monetarias
Ingresos operacionales
ventas Inventario inicial de
mercancas
Ms
compras de mercancas
Igual costo mercancas disponibles para la venta
Menos inventario final de
mercancas Igual al costo de
ventas bruta
Utilidad

6.000
300
4.000
4.300
550
3.750
2.250

Fjense que la empresa distribuidora obtuvo antes una utilidad de gastos

de comercializacin y distribucin de las mercancas de 2.250 u.m.
El costo de las mercancas de las empresas pueden versen afectadas por
algunos sobrecostos como fletes, seguros y gastos de nacionalizacin.

SISTEMA PERMANENTE
Tambin conocido como inventarios continuos, este sistema es obligatorio
para todas las empresas que deben tener revisor fiscal. En el momento de
preparar los estados financieros, el sistema suministra informacin tanto
para el balance general, como para el estado de resultados, el costo de
ventas y el inventario final de mercancas. Es decir, a medida que se
compran mercancas, estas se registran en el dbito en la cuenta de
inventario de mercancas y se acredita a medida que se van vendiendo a su
costo.
En este sistema, para determinar el costo de mercanca vendida, no es
necesario esperar a finalizar el periodo contable, pues se puede llevar el
control de existencias en forma individual, mediante una tarjeta auxiliar
llamada Krdex.
La tarjeta de krdex se debe llevar por cada una de las diferentes
mercancas que la empresa tiene para la venta, la tarjeta contiene el
nmero de artculos en existencia como su costo.

Al momento de realizarse una venta de mercancas, se deben hacer dos

registros; uno por los ingresos, en la cuenta ingresos operacionales ventas,
y otro por el costo en una cuenta nominal llamada costo de ventas.
Por ejemplo la Distribuidora XYZ, realiza los siguientes hechos econmicos:
Compra mercanca a crdito por 6.000 u.m. El asiento para registrar la
compra quedara:
Cuenta

Dbito

Crdito

Inventario de mercancas
Proveedores

6.000 u.m
6.000 u.m

Ahora suponga que la Distribuidora XYZ vende mercanca a crdito por 4.000
u.m., con un costo de 2.800 u.m.
Con el sistema de inventario permanente se realizan dos asientos, el primero
por la venta en s, para registrar el ingreso y el segundo por su costo.
Cuenta

Dbito

Deudores clientes
Ingresos operacionales ventas

4.000 u.m

Crdito

4.000 u.m

Para registrar el costo.

Cuenta

Dbito

Costo de ventas
Inventario de mercancas

2.800 u.m

Crdito

2.800 u.m

Vase que el sistema siempre refleja, en la cuenta de inventarios de

mercanca, el costo de las existencias sin necesitar conteo fsico de las
mercaderas al final del periodo. Para efectos de control de los inventarios
el conteo solamente se utiliza para realizar un comparativo con la tarjeta de
kardex.
En la ecuacin contable los registros quedaran as:
Cuenta
Inventario de
Mcias
Proveedores
D. clientes
I. Op. Ventas.
Costo de
ventas
Inventario de
mcias. Totales

Activo = Pasivo + Patrimonio + (Ingresos Costo Gasto)

6.000
6.000
4.000
4.000

2.80
(2.800)
0
7.200 = 6.000
0
(4.000
2.800
0
+
)
Ntese que en el registro de la ecuacin contable se visualiza una utilidad
bruta de de

1.200 u.m. que pasara a aumentar el patrimonio. Es decir el activo ser de

7.200 u.m., el pasivo de 6.000 u.m., mientras que el patrimonio aumentara
por la utilidad de 1.200 u.m. as de esa forma se cumple con la igualdad.
Tambin se observa que el saldo de la cuenta inventario de mercancas es de
3.200 u.m., porque en el asiento de la ecuacin contable hay un registro
positivo de 6.000 u.m. correspondiente a la entrada de compra, y un valor
negativo que es la salida de mercancas

por 2.800 u.m., correspondiente al costo de

la venta. El estado de resultados se
presentara as:

DISTRIBUIDORA
XYZ ESTADO DE
RESULTADOS
Del 1 de enero al 31 de diciembre de 200X
Ingresos operacionales ventas.
Costo de ventas
Utilidad bruta

4.000 u.m
2.800 u.m
1.200 u.m

4.3MTODOS
DE
INVENTARIOS.

VALUACIN

DE

Los mtodos de valuacin de inventarios tienen relacin directa con la

utilidad que genera el ente econmico y con en el monto de los impuestos a
cargo de la empresa en un periodo contable, por lo tanto, el mtodo a
utilizar por la empresa es aqul que refleje razonablemente el costo.
Como
los
inventarios
de
mercancas se adquieren en
momentos diferentes y a precios
distintos,
entonces
surgen
interrogantes como qu precio
de compra utilizar para las
mercancas vendidas o qu
costo tomar para valorizar el
inventario final de mercancas.
Por esta razn existen los
siguientes mtodos de valuacin
de inventarios:

Primeras en entrar,
primeras en salir, PEPS.
ltimas en entrar, primeras en salir, UEPS.
Promedio ponderado.

Identificacin especifica
Retail.

MTODO DE PRIMERAS EN ENTRAR, PRIMERAS EN SALIR - PEPS

Este mtodo se basa, en que las mercancas se venden en el orden de
llegada al almacn o bodega de la empresa. La incidencia financiera que
tiene este mtodo en la empresa es que la utilidad queda sobrevaluada, al
darse un mayor valor de utilidades el ente econmico paga ms impuesto.
En este mtodo las existencias, al finalizar el periodo contable, quedan
valuadas a los

ltimos costos de compra, el costo de venta quedar valuado a precios del

inventario inicial y a los costos de las primeras adquisiciones.
Este mtodo tambin se conoce con el nombre de FIFO, sigla inglesa que
significa first in, first out. O sea primeras en entrar, primeras en salir.
Este mtodo es aplicable para los dos sistemas de inventarios, es decir
peridico y permanente.
Para ilustrar el manejo de este mtodo daremos el
siguiente ejemplo: La distribuidora XYZ Ltda., presenta la
siguiente informacin:
Durante el mes de febrero se presentaron los siguientes hechos
econmicos, referente a mercancas de referencia Z.
Compras
:

Febrero 2
80 unidades a
200 u.m.
c/u.
Febrero
130 unidades a
Febrero
220 unidades a 215
u.m.
c/u.
10
210
u.m.
20
Febrero
50 unidades a
218 u.m. c/u.
27
Febrero 8
90 unidades a
500 u.m.
Ventas:
Febrero
120 unidades a
c/u.
13
235 unidades a
510 u.m.
Febrero
c/u.
A febrero 1 la compaa mantena unas existencias de mercancas
referencia Z de 30 unidades con un costo unitario de 190 u.m.
Al finalizar el mes el inventario fsico arroj 65 unidades de
referencia Z. Primero utilizaremos el sistema peridico de
Cuenta
inventarios.
Inventario inicial de mercancas
Compras de febrero 2
10
20
27
Costo mercanca disponible para
vta.
Inventario
final
Costo de ventas

Cantid
ad
80
30
130
220
50
510
65
445

Costo
unitario
200
190
210
215
218

Costo
total
16.000
5.70
27.300
47.300
10.900
107.200
14.125
93.075

Puesto que el mtodo PEPS, asocia las existencias finales a las unidades
recibida recientemente, el valor del inventario final quedara:
50 unidades a
15 unidades a

21
215
8

10.900
3.225 u.m.

TOTALES

65

14.125 u.m.

Por otro lado el costo de la mercanca vendida de la referencia z,

correspondera a los siguientes lotes de compra:
Concepto
Inventario
inicial de febrero 2
Compra
Compra de febrero 10
Compra de febrero 20
Totales

cantid
ad 30
80
130
205
445

C.
U.
1
20
0
21
0
21
5

costo
total
5.700
16.000
27.300
44.075
93.075

Para el sistema de inventario permanente, el control se lleva en tarjetas

de krdex, que deben contener lo siguiente:

Clase y descripcin del producto.

Fecha de la operacin registrada.
Soporte que respalda el hecho econmico.
Costo unitario y costo total tanto de compras y ventas de mercancas.

TARJETA DE KRDEX.
Se utiliza como auxiliar solamente cuando la empresa tiene implementado
un sistema de inventario permanente.
Fech
a
1/2
2/2
8/2
10/2
13/2
20/2
22/2
27/2

Concepto
Invent. I
compra
venta
venta
compra
venta
Venta
compra
venta
venta
compra

Costo
unitario
190
200
190
200
210
200
210
215
210
215
218

Entradas
cantidad
C. T
80
130
220
50

salidas
Cant.
C. T

16.000
30
60

5.700
12.000

20
100

4.000
21.000

30
205

6.300
44.075

27.300
47.300
10.900

cant
30
80

saldo
C.T.
5.700
16.000

20
130

4.000
27.300

30
220

6.300
47.300

15
50

3.225
10.900

Ntese que al sumar de la tarjeta de kardex las entradas, nos da el total de

compras tanto en cantidad como su costo, entonces podemos decir que
la compaa adquiri de la referencia Z, 480 unidades con un costo de
101.500 u. m. Otra informacin que suministra la tarjeta son las salidas de

mercancas que corresponden a la venta. Por lo tanto establecemos el costo

de ventas sumando las salidas del periodo contable y decimos que la
compaa vendi 445 unidades con un costo de 93.075 u.m.

El estado de resultado para el mes de febrero se establece as,

cuantificando el ingreso total del mes, de la siguiente forma:

Ventas realizadas en febrero

8 Ventas realizadas en
Ventas
en febrero 22
febrero realizadas
13
Total de ingresos mes de febrero

90x500
120x510
235x512

45.000
u.m.
120.320
61.200u.m.
226.520 u.m.

DISTRIBUIDORA
XYZ ESTADO DE
RESULTADOS
Del 1 al 28 de febrero de 200X
Ingresos operacionales ventas
Costos de ventas
Utilidad bruta en ventas

226.520
93.075
133.445

MTODO LTIMAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR UEPS.

Tambin se conoce con el nombre de LIFO,

last in, first out. Las mercancas se venden
en el orden contario del que se reciben, es
decir, ultimas en entrar primeras en salir,
por lo tanto,
el costo de ventas
correspondera al precio de las ultimas
compras, los cuales pueden presentar los
precios ms altos.

TARJETA DE KARDEX DISTRIBUIDORA XYZ

MERCANCIA REFERENCIA Z

FECH
A
1
FEB.
2
FEB.

CONCEPTO
INVENT
ARIO
INICIAL
COMPRA

ENTRADAS
CO
CANTI
ST
O
DAD

COST
O
UNIT
190
200

80

16.000

SALIDAS
CO
CANTI
ST
O
DAD

SALDO
CO
CANTI
ST
O
DAD
30
5.700
80

16.000

8
FEB.

10
FEB.
13
FEB.

VENTA

200

80

16.000

VENTA

190

10

1.900

COMPRA

210

VENTA

210

130

27.300

20
130

120

25.200

190
20
FEB.

22
FEB.

27
FEB.

COMPRA

215

220

47.300

3.800
27.300

10

2.100

20

3.800

220

47.300

210

10

2.100

190

20

3.800

VENTA

215

220

VENTA

210

10

VENTA

190

COMPRA

218

50

47.300

2.100

950

10.900

190

15

2.850

50

10.900

15

2.850

Ntese que el saldo al 27 de febrero corresponde al inventario final, debido

a que no se presentaron ms transacciones, por lo tanto el importe del
inventario final corresponde a 13.750 u.m. correspondiente a [(50*218)+
(15*190)], el costo de ventas es la sumatoria de todas las salidas durante el
periodo, es decir 93.450 u.m. correspondiente a 445 unidades.
El estado de resultados se presenta as:

DISTRIBUIDORA
XYZ ESTADO DE
RESULTADOS
Del 1 al 28 de febrero de 200X
Ingresos operacionales ventas
Costo de ventas
Utilidad bruta en ventas

226.520 u.m
93.450 u.m
133.070 u.m

MTODO DE PROMEDIO PONDERADO

Consiste en realizar un promedio ponderado de las existencias, el cual se
determina tomando el costo total disponible y dividindolo por la cantidad de
mercancas disponibles para la venta. El resultado se aplica a las unidades

vendidas, para determinar el costo de ventas y a las unidades de

existencias del inventario final, para establecer el importe del inventario
final.
DISTRIBUIDORA XYZ

TARJETA DE KARDEX
PROMEDIO
PONDERADO
FECH
A
1
FEB.
2
FEB.
8
FEB.
10
FEB.
13
FEB.
20
FEB.
22
FEB.
27
FEB.

CONCEPTO
INVENT
ARIO
INICIAL
COMPRA

ENTRADAS
CO
ST
CANTI
O
DAD

COST
O
UNIT

SALIDAS
CO
ST
CANTI
O
DAD

190
200

VENTA

197

COMPRA

210

VENTA

208

COMPRA

215

VENTA

214

COMPRA

218

80

16.000

110
90

130

20
150

24.996

47.300

30
250

235
50

17.755

27.300
120

220

SALDO
CO
ST
CANTI
OS
DAD
30
5.700

50.336

10.900

21.700
3.945
31.245
6.249
53.549

15

3.213

65

14.113

Observe que cada vez que hay una venta de mercanca se realiza un
promedio ponderado, por ejemplo, el da 8 de febrero hubo una venta, el
costo unitario se determino as. 21700/110 dando como resultado un costo
de 197 u.m. por unidad, de igual forma se puede determinar el costo de
ventas haciendo la sumatoria de las salidas de mercanca en la tarjeta,
obtenindose un resultado de 93.087 u.m. y el importe de inventario final
es el ltimo saldo de la tarjeta. En consecuencia el inventario final fue de
65 unidades con un costo de 14.113 u.m.
El estado de resultados arrojara una utilidad bruta as:

DISTRIBUIDORA
XYZ ESTADO DE
RESULTADOS
Del 1 al 28 de febrero de 200X
Ingresos operacionales ventas
Costo de ventas
Utilidad bruta en ventas

RESUMEN DE LA UNIDAD

226.520 u.m
93.087 u.m
133.433 u.m

Los inventarios son las existencias a precio de costos de las mercancas

producidas y compradas, con el fin de ser comercializadas.
Existen dos sistemas de inventario: el peridico y el permanente.
El sistema peridico es utilizado por aquellas empresas que comercializan un
gran volumen

de mercancas a precios bajos. Para determinar el costo de ventas de

mercancas es necesario realizar un conteo fsico de las existencias al
finalizar el periodo, para conocer el importe del inventario final.
En el inventario permanente, el control se realiza mediante las tarjetas de
kardex, que permite conocer las existencias y el valor del inventario final, sin
la necesidad de efectuar un conteo fsico. En este sistema la cuenta de
inventarios siempre est actualizada, porque al comprar mercancas se
debita la cuenta de inventarios y al vender se acredita la cuenta de
inventarios.
Para la valoracin de los inventarios los siguientes son los mtodos ms
usados:

Mtodo PEPS valoriza el inventario a precios ms recientes.

Mtodo UEPS valoriza el inventario a precios ms antiguos.
Promedio ponderado valoriza el inventario con un precio promedio.

GLOSARIO
Inventario
fsico. Conteo sistemtico de todas las mercancas
disponibles en el ente econmico.
Compras. Cuenta que representa el importe total de las mercancas
adquiridas tanto a crdito, como de contado. Esta cuenta se utiliza bajo el
sistema de inventario peridico.
Mtodo PEPS. Mtodo de valuacin de inventarios, que se basa en que las
mercancas que deben venderse en el orden de recibidas, por lo tanto el
inventario final se valora a precios ms recientes.
Mtodo UEPS. Mtodo de valuacin de inventarios, en el que las
mercancas se venden en sentido contrario al de recibidas, por lo que el
inventario final queda valorado con precios antiguos.
Mtodo retail. Mtodo de valuacin de inventarios, basado en el
supuesto de que el costo de las mercancas disponibles tiene la misma
relacin porcentual para los precios al detal.
Mtodo promedio ponderado. Mtodo de valuacin de inventarios, que se
realiza obteniendo un promedio entre los costos de las mercancas
disponibles y las existencias disponibles.

Mtodo de identifi cacin especifi ca. Mtodo de valuacin de inventarios

mediante la identificacin de unidades en el inventario final como
provenientes de compras especificas.

BIBLIOGRAFIA UTILIZADA
MONTAO, Edilberto. Contabilidad control, valuacin y revelaciones. Editorial
universidad del Valle, primera edicin, Cali, 2002.
FIERRO, ngel Mara. La contabilidad para todos. Editorial Universidad
Surcolombiana, primera edicin, Neiva, 1997.
CORAL, Lucy del Carmen, GUDIO, Emma Lucia. Contabilidad universitaria.
Editorial Mc

Graw Hill, quinta edicin, Bogot, 2004.

HARGADON, Bernard. Principios de contabilidad. Editorial norma, tercera
edicin, Bogot, 1996.
SINISTERRA, Gonzalo, POLANCO, Luis Enrique, HENAO, Harvey.
Contabilidad sistema de informacin para las organizaciones. Editorial Mc
Graw Hill, cuarta edicin, Bogot, 2003.

BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTARIA
DAZ, Hernando. Contabilidad general. Editorial Pearson, segunda edicin,
Bogot, 2006.
DE ROJAS, CARRILLO, Gladys. Contabilidad para la gestin empresarial.
Editorial Thomson, primera edicin, Bogot, 2004.
REY, Jos. Contabilidad general. Editorial thomson, primera edicin,
Espaa, 2003. Plan nico de cuentas P.U.C.

CRDITOS
Fotografas de:
William Picard
http://www.sxc.hu/profile/Ch
olin
barun patro
www.barunpatro.c
om
http://www.sxc.hu/profile/barunpatro
Josep Altarriba
http://www.sxc.hu/profile/L_
Avi
Mario Alberto Magallanes
Trejo
http://www.mmagallan.com
.mx