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Sistema de Informacion y Tecnologia PDF
Sistema de Informacion y Tecnologia PDF
El sistema de informacin y tecnologa (sistema) constituye una de las herramientas de mucha importancia
para la administracin de las empresas pblicas y privadas, ya que apoya la ejecucin de diferentes
procesos y la generacin de la informacin requerida para la gestin de las operaciones, si la empresa
no dispone del sistema, sera imposible su administracin, adems existen leyes y/o normas que obligan a la
empresa a brindar informacin sobre sus operaciones, ya sea a socios, instituciones contraloras como la DEI,
el Tribunal de Cuentas, Auditores, etc. Por otro lado se necesita informacin para efectuar el control
correspondiente, pero algo muy relevante es que con el crecimiento de las empresas el sistema se ha vuelto
indispensable, ya que de forma manual no podran ejecutar las actividades eficientemente.
Podemos definir que El Sistema de Informacin y Tecnologa es, "un conjunto de recursos tecnolgicos,
materiales y humanos, organizado sistemticamente, con el fin de apoyar los procesos y generar la
informacin necesaria para la gestin de las operaciones de la empresa".
Debemos entender en trminos generales como recursos tecnolgicos todos aquellos que forman parte de la
tecnologa de informacin, como equipos, aplicaciones, redes, documentacin, datos, metodologas, etc.
Recursos materiales tales como instalaciones fsicas, ambientales, elctricas, mobiliarios y equipos auxiliares,
insumos, entre otros y los recursos humanos lo constituyen todo el personal que tiene relacin con del sistema
de la empresa, mas adelante identificaremos cada uno de los recursos que integran el sistema, Adems
debemos tener bien claro que la Finalidad del sistema en una empresa es Apoyar los procesos y Generar la
informacin necesaria para la gestin de las operaciones de la empresa
1. Finalidad, Todo sistema tiene una finalidad, ya hemos establecido cual es la finalidad del sistema en una
empresa, pero es importante que la finalidad est documentada, actualizada y adems que sea conocida
por los recursos humanos. Normalmente en una empresa un profesional de la informtica hace un
diagnstico de requerimientos de informacin y tecnologa para la gestin de cada una de las operaciones,
luego ese diagnstico es socializado a nivel de la empresa y posteriormente utilizado para organizar el
sistema. Como es normal los requerimientos de los usuarios tambin evolucionan, as que debemos
mantener actualizado este diagnstico para lograr un mantenimiento adecuado del sistema.
2.
Funcionalidad, Cada elemento del sistema desempea una funcin determinada, para lograr la finalidad
del sistema tal como ha sido definida, es necesario la integracin del conjunto de elementos compatibles
entre ellos, a los cuales se le asigna una funcin especfica, cada elemento debe desempearse de manera
eficiente para lograr el funcionamiento integral del sistema. Es importante observar que cuando uno o varios
de estos elementos no funciona eficientemente, todo el sistema se ve afectado y la finalidad se ve
disminuida en trminos de produccin, calidad o eficiencia.
3.
Integralidad,
4.
Adaptabilidad, Todo sistema debe permitir los cambios del entorno, diariamente la ciencia, la tecnologa,
El sistema debe ser compatible con otros sistemas o subsistemas relacionados, una
empresa bien organizada es usualmente concebida como un sistema y dentro de ella podemos identificar
varios subsistemas (Finanzas, recursos humanos, produccin, ventas, control, etc.), estos subsistemas
deben funcionar coordinadamente para que la empresa pueda lograr la misin y los objetivos establecidos,
el sistema obligatoriamente debe estar organizado de tal manera que funcione en coordinacin con todos
los otros subsistemas que integran la empresa.
1. RECURSOS HUMANOS, est integrado por todas las personas que ejecutan algunas funciones fsicas y/o
intelectuales relacionadas con el sistema, este grupo de recursos podemos dividirlo en tres subgrupos
segn sus funciones:
TECNICOS, son aquellas personas que trabajan directamente en el desarrollo y mantenimiento del
sistema, los cuales generalmente se encuentran ubicados dentro del departamento de informtica, en este
subgrupo encontramos al gerente del sistema, analistas, programadores, operadores, administradores de
comunicaciones, personal de soporte tcnico, auditores de sistemas, en fin todos los que hacen posible
que el sistema funcione apropiadamente.
USUARIOS, son todas aquellas personas que operan el sistema y/o usan la informacin para desempear
sus funciones relacionadas con la gestin de las diferentes operaciones de la empresa, aqu encontramos
todo el personal operativo, administrativo y ejecutivo de la empresa
GERENTES, este es un subgrupo muy especial que aparte de encontrarse dentro del grupo de usuarios
y/o tcnicos , tambin desempea un papel importante en el proceso de toma de decisiones relacionadas
con el sistema, usualmente en este grupo encontramos al gerente general, gerentes de departamentos,
asesores tcnicos y algunas veces la participacin de la junta directiva u organismos de alto nivel que
deben participar en la toma de decisiones de mucha importancia, sin embargo, la composicin de este
subgrupo vara dependiendo del estilo organizacional, en algunas empresas encontramos que quin toma
las decisiones es un comit ejecutivo gerencial o un comit de informtica, estos comits generalmente
estn integrados por el gerente general, los gerentes de rea y los asesores tcnicos, as mismo podemos
observar que en las empresas medianas y pequeas normalmente el Gerente General toma las decisiones
relacionadas con el sistema sin considerar la opinin del personal administrativo u operativo.
2. METODOLOGIAS DE TRABAJO estn constituidas por el conjunto de leyes, normas, Convenios,
Tratados y reglamentos Internacionales; Leyes, normas y reglamentos Nacionales; normas o polticas y
reglamentos internas de la empresa; Procesos, procedimientos, sistemas de control, planes estratgicos y
operativos, estructura organizacional y todo aquello que establezca el funcionamiento de la empresa. Si
una empresa dispone de metodologas de trabajo cuidadosamente diseadas, tendremos la oportunidad
de organizar, desarrollar y mantener un sistema que permita alcanzar resultados que satisfagan los
requerimientos de los Usuarios y a la vez alcanzar un alto grado de eficiencia; en cambio cuando una
empresa no dispone de metodologas apropiadas es muy difcil que podamos organizar, desarrollar y
mantener un sistema satisfactorio. Al momento de organizar el sistema tambin debemos establecer las
metodologas para la gestin del mismo y pasarn a formar parte de las metodologas de trabajo de la
empresa. En conclusin podemos decir que las metodologas de trabajo establecen el marco de referencia
para la organizacin y mantenimiento del sistema de la empresa.
3. EQUIPO DE COMPUTACION (Hardware), est compuesto por todas aquellas herramientas de hardware
5. INSTALACIONES, estn integradas normalmente por cuatro grupos: 1) instalaciones fsicas, que son
todos los espacios donde se ubica el sistema, podemos identificar el espacio para servidores, para equipos
de comunicacin, oficinas para el personal tcnico, etc.; 2) Instalaciones ambientales son todas aquellas
que son necesarias para mantener un ambiente apropiado para la operacin normal del sistema, como
iluminacin, aire acondicionado, ambiente de oficinas en cuanto su privacidad, seguridad, localizacin, etc.;
3) instalaciones elctricas para el funcionamiento del equipo de computacin, todos los equipos
electrnicos y la luz, dentro de estas encontramos: la red de distribucin de energa, paneles de control,
ups, generadores de energa, etc.; 4) Instalaciones para transmisin electrnica o redes, las cuales
hacen posible compartir datos, aplicaciones, documentos, hardware, etc. entre los diferentes usuarios.
Cabe mencionar que las instalaciones algunas veces son consideradas como parte integral dentro del
diseo general de los edificios, sin embargo, las antes mencionadas forman parte del sistema ya que sin
ellas el sistema no funcionara.
6. MOBILIARIO Y EQUIPO AUXILIAR, est compuesto por todo el conjunto de muebles y equipos auxiliares
necesario para lograr un adecuado funcionamiento del sistema, tales como cajas de seguridad, Racks para
organizar servidores, escritorios y sillas para personal tcnico, Archivadores de documentos, trituradores
de documentos, muebles especiales para ubicar ciertos equipos, Racks para equipo de comunicaciones,
Patch panel para organizar cables de comunicacin, Herramienta para fijar conectores a los cables de red,
Equipo de diagnstico para la red, Equipo de diagnstico para flujos de energa, Otros relacionados con el
sistema. Claro est, que solamente incluiremos aquel mobiliario o equipo que tiene relacin directa con el
sistema o que est ubicado dentro del departamento de informtica.
7. INSUMOS o MATERIALES, est constituido por el conjunto materiales necesarios para lograr un
apropiado funcionamiento del sistema, un recurso que es a menudo considerado como menos importante,
sin embargo, la ausencia de cualquier insumo en un momento especfico, podra ocasionar problemas que
provocaran una disminucin de la eficiencia del sistema. Entre los insumos ms importantes tenemos:
energa elctrica, tinta para impresin, medios de almacenamiento auxiliar, papelera en general, lpices,
materiales de limpieza, material para mantenimiento de equipo electrnico, materiales para mantenimiento
de equipo de aire acondicionado, qumicos para destruccin de documentos, material para archivar
documentos, materiales para copias de datos, documentos, software y otros materiales necesarios para el
mantenimiento del sistema
8. DATOS, constituyen el insumo principal para el sistema, la mayora de los datos deberan estar
almacenados en la base de datos de la empresa, los datos al ser procesados generan la informacin
requerida. Es obvio que este recurso es el ms valioso para la empresa, en vista que es generado
internamente derivado de la ejecucin de las operaciones y no existe la posibilidad de adquirirlo fuera de la
empresa, por otro lado la recuperacin de datos perdidos generalmente ocasiona gastos relativamente
altos y algunas veces existen datos cuya nica fuente es el sistema, por eso vale la pena efectuar una
Metodologas
de Trabajo
Recursos
Humanos
Hardware,
Software,
Instalaciones,
Datos
Generados
Procesamiento
de datos
Informacin
sobre Gestin
de operaciones
Inicio
En una empresa solamente existe un sistema de informacin y tecnologa, el cual debe proporcionar la
informacin y el apoyo tecnolgico que cada uno de los usuarios necesita para la gestin de las operaciones,
segn las funciones que cada uno debe ejecutar y nunca se consideran unos usuarios ms importantes que
otros, Tal como podemos observar en el diagrama siguiente que los usuarios pueden estar ubicados en
diferentes niveles.
AREA
GERENCIAL
AREA
ADMINISTRATIVA
AREA OPERATIVA
USUARIOS EXTERNOS
PREGUNTAS DE REPASO
1. Defina: Que es un sistema de informacin y tecnologa (sistema) dentro de la empresa ?
2. Cul es la finalidad del sistema dentro de la empresa ?
3. Porque una empresa debe tener un sistema de informacin y tecnologa ?
4. Cules son los recursos que integran el sistema ?
5. Cules son los recursos humanos que participan en el sistema ?
6. Cules son los tipos de instalaciones que encontramos en el sistema ?
7. Indique las principales caractersticas de un sistema eficiente en una empresa.
8. Indique las principales razones por las que el sistema eficiente es importante para la empresa.
9. A quien o a quienes debe proporcionar informacin el sistema de una empresa ?
10. Porque debemos conocer las metodologas de trabajo al organizar el sistema en una empresa ?
11. Indique los principales factores que debemos considerar para lograr un sistema eficiente ?
12. Para qu sirve la documentacin tecnolgica del sistema ?
13. Indique los principales tipos de documentos que describen al sistema
14. Indique los principales tipos de aplicaciones que encontramos dentro de un sistema
15. Describa algunos insumos que normalmente encontramos en cualquier sistema ?
16. Indique los diferentes tipos de hardware que encontramos en un sistema
17. Porque una empresa debe proteger los datos relacionados con sus operaciones ?
18. Qu recomendara usted al gerente de sistemas para preservar o mejorar el medio ambiente ?
19. Que problemas podra enfrentar una empresa al no disponer de un sistema eficiente ?
20. Elabore el siguiente cuadro sinptico, mostrando las funciones de cada uno de los tipos o subtipos de
recursos que integran el sistema de la empresa?
Cuadro sinptico
Tipos / Subtipos de recursos
1. Recursos Humanos
1.1 Tcnicos
1.2 Auditores / Contralores
1.3 Usuarios
1.4 Autoridades (Gerentes)
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(siguientes)
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Funcin 1
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Funcin 2
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Funcin n
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